Brukerveiledning Visma Bizweb i Visma Global Versjon 2.1 (gjelder versjon 7.50 eller nyere av Visma Global) 16.09.2011
Innholdsfortegnelse Brukerveiledning Visma Bizweb i Visma Global... 3 Hvordan sette opp integrasjonen... 3 Kunde/Leverandør - Grunndata... 3 Legg til ny kunde (tilsvarende for leverandør)... 4 Oppdater eksisterende kunde (tilsvarende for leverandør)... 7 Hvordan søke opp selskaper fra Bizweb i Global... 9 Merk oppdaterte data med tidsstyrt oppgave... 9 Masseoppdatere data... 10 Se firmakortet fra Bizweb i Visma Global... 11 Legg til din personlige Bizweb-bruker i Visma Global... 12-2 -
Brukerveiledning Visma Bizweb i Visma Global Bizweb er Vismas oppslagsverk for bedriftsinformasjon og nyheter. Vår database inneholder informasjon om alle norske selskaper og kontaktpersoner, totalt er ca 900.000 selskaper registrert i Bizweb. Visma Global 7.45 eller nyere med modulen Bizweb gir deg mulighet for å få oppdatert opplysninger om kunder og leverandører, direkte inn i ERP-programmet. Løsningen gir deg en mer effektiv arbeidsdag. Nå trenger du ikke lenger å bruke tid på manuell oppdatering av kundedata i ERP-systemet. Du får en kundebase av bedre kvalitet, ettersom antall feil blir minimert. Hvordan sette opp integrasjonen 1. Pass på at riktig lisensfil ligger inne. Lisensfilen må inneholde modulen Bizweb. Sjekk din lisenstilgang ved å trykke Vis, Lisensinformasjon. 2. Før du tar det i bruk, må du gjøre noen innstillinger i Visma Global. a. Logg deg på Visma Global med en bruker som har administratorrettigheter til Visma Global. b. Velg menyen Verktøy, Administratorfunksjoner c. Velg mappen Bizweb innstillinger under Adgang. d. Tast inn passordet (brukernavnet kommer automatisk når du lagrer). e. I Bizweb er alltid "Adresse 1" en postboksadresse hvis den finnes. "Adresse 2" er gateadressen eller sted, hvis det eksisterer. Dersom du har det på den måten i Visma Global, setter du "Adresse 1" tilsvarer "Adresse1". Har du det omvent, at "Adresse 1" er gateadressen og "Adresse 2" er postboksen, setter du "Adresse 1" tilsvarer "Adresse 2" for å få overført dataene til riktig felt i Visma Global. f. Trykk Lagre Kunde/Leverandør - Grunndata Integrasjonen mellom Visma Bizweb og Visma Global gir deg mulighet til å hente data fra Bizweb. Bedriftsinformasjonen kan hentes direkte inn både i ditt kunderegister og ditt leverandørregister. Begge steder har du en ny knapp: Søk i Bizweb : Denne gir deg mulighet til å legge til/oppdatere informasjon om din kunde eller leverandør. Søk i Bizweb forutsetter internettilgang. - 3 -
Legg til ny kunde (tilsvarende for leverandør) 1. Skriv inn navnet på kunden. 2. Trykk på Søk i Bizweb for å søke opp firmaet i Bizweb. For mer informasjon om hvordan du søker best mulig, se avsnittet Hvordan søke opp selskaper fra Bizweb i Global under. 3. Vinduet Bizweb integrasjon - Selskaper kommer opp. - 4 -
Velg det aktuelle firmaet og trykk på Neste. 4. Informasjon fra Bizweb om organisasjonen vises på venstre side. Velg hvilke felter du ønsker å overføre til Visma Global ved å hake av boksene. Eventuelt klikk på Alle. Deretter klikker du på Neste - 5 -
Trykk Fullfør når du er ferdig.. 5. På forbindelseskortet er nå feltene ferdig utfylt: 6. Trykk Lagre for å lagre de innhentede dataene. - 6 -
Oppdater eksisterende kunde (tilsvarende for leverandør) Slik oppdaterer du en eksisterende kunde 1. Søk opp kunden i Visma Global og hent grunndata om kunde. 2. Trykk Søk i Bizweb for å oppdatere data. For mer informasjon om hvordan du søker best mulig, se avsnittet Hvordan søke opp selskaper fra Bizweb i Global under. 3. Velg firma og trykk på Neste. - 7 -
4. Informasjonen fra Bizweb ligger til venstre, mens informasjonen fra Visma Global ligger til høyre. Merk av hvilke felter du vil oppdatere, eventuelt klikk på Alle. Merk at de feltene som har endret data er merket med en stjerne ved siden av avkryssingsboksen. 5. Klikk på Neste 6. Hak av Oppdater økonomiske nøkkeltall hvis du ønsker å oppdatere disse. Tallene blir som regel kun endret en gang i året. 7. Trykk Fullfør. - 8 -
Hvordan søke opp selskaper fra Bizweb i Global Når du trykker søk i Bizweb for å hente data fra Bizweb kan det av og til være vanskelig å finne riktig selskap. Her er noen tips til hvordan du kan søke. Søket baserer seg på de feltene du manuelt fyller ut på kunde-/forhandlerkortet eller som allerede er fylt ut. I de fleste tilfeller ved opprettelse av nye forbindelser vil du antagelig kun fylle ut navnefeltet og søket vil dermed basere seg på det. Men du kan også fylle ut andre felter som adresse, postnummer. Søket vil da også basere seg på disse feltene. Hvis du fyller ut / har fylt ut organisasjonsnummeret vil søket kun basere seg på det. Ved søk kan du bruke * som wild card på slutten av et ord. Eksempler på søk: Visma adv* - gir Visma Advantage AS og Visma Advokater AS. Visma og 0277 utfylt som postnummer gir alle Vismaselskaper som holder til på Skøyen i Oslo. Visma og Karen* utfylt i adressefeltet- gir alle Vismaselskaper som holder til i Karenslyst allé. Når du skal oppdatere data på en eksisterende forbindelse, så husk at du kan endre det som du har skrevet inn i navnefeltet i Visma Global ved å trykke F2. Merk: Søkeresultatet gir maks 100 selskaper. Får du 100 treff bør du endre søket ditt. Merk oppdaterte data med tidsstyrt oppgave Du kan kjøre en tidsstyrt oppgave som sjekker hvilke av dine forbindelser som trenger oppdatering. Den tidsstyrte oppgaven sjekker alle dine forbindelser som er registrert med organisasjonsnummer. Den merker de forbindelsene som endret seg i Bizweb siden sist du oppdaterte forbindelsen i Bizweb. Slik setter du opp en tidsstyrt oppgave: 1. Velg Verktøy, Administratorfunksjoner fra menyen. 2. Åpne mappen System - 9 -
3. Klikk på mappen Satsvise rutiner tidsstyrt og velg den satsvise rutinen Oppdater fra Bizweb som ligger i Bizweb-mappen ved å dobbeltklikke på den. 4. Her kan du sette opp hvor ofte du vil kjøre en slik rutine. Evt. velg intervall En gang og trykk Start. Når den tidsstyrte oppgaven er kjørt blir de forbindelsene som har organisasjonsnummer sjekket om de har blitt endret i Bizweb-basen siden sist. En dato i Global-basen sier når den var blitt oppdatert sist. Hvis det finnes en nyere endring hos Bizweb blir forbindelsen merket med at den trenger oppdatering. Ved å vise kundene i tabellform, kan du selektere frem alle kunder som trengs å oppdateres. Masseoppdatere data Etter at du har kjørt en satsvis oppgave for å merke dataene som trengs oppdatering, kan du oppdatere dem på tre måter: 1. Oppdatere en og en med kontroll på hva som overskrives: Dobbeltklikk på firmaet du vil oppdatere. Dette åpner kundebildet og du kan trykke søk i Bizweb slik beskrevet over i Oppdater eksisterende kunde. 2. Oppdater en og en direkte: Høyreklikk på valgt linje og velg Oppdater valgt kunde fra Bizweb (se bilde under) 3. Oppdater alle direkte: Høyreklikk og velg Oppdater alle kunder i tabellen fra Bizweb (se bildet under) - 10 -
Merk: Alternativ 2 og 3 overskriver eksisterende data. Spesielt vær oppmerksom på alternativ 3. Den oppdaterer alle som du har oppe i tabellen. Ikke bare de med hake på Bizweb nye grunndata. Se firmakortet fra Bizweb i Visma Global Her ser du ytterligere oppdatert informasjon om kontakten din. Fliken Bizweb viser en webside med oppdatert informasjon fra Visma Bizweb. Du kan klikke deg rundt på de forskjellige flikene for å hente fram informasjonen. - 11 -
Legg til din personlige Bizweb-bruker i Visma Global Krever at du har kjøpt en personlig tilgang til Visma Bizweb. Fordeler ved å legge inn en personlig bruker: Bruk av BizAlaram Kredittsjekke og kredittovervåke firmaer (krever kjøp av kredittinformasjon) Bruke BizSelect rett i Global (krever kjøp av BizSelect-modulen) Slik setter du opp din personlige bruker. Du må ha ditt brukernavn og passord til Bizweb tilgjengelig: 1. Åpne medarbeidertabellen (Grunndata, Vedlikeholde registre og velg Medarbeidermappen) 2. Søk fram medarbeideren som er deg selv. Der kan du legge inn ditt brukernavn og passord til Visma Bizweb. - 12 -