eietakerhåndboktt.qxd:ayout 1 12.01.12 15.42 Page 1 eietakerhåndbok for leietakere av Fredriksborg Eiendom k o b d n å h r e k a t eie etakere av i e l r g o r f o b s k i r d Fre om Eiend plass Bytt vekst Skap
eietakerhåndbok for leietakere av Fredriksborg Eiendom Velkommen Innhold Vi håper dere vil trives i de nye lokalene! Avantor Drift AS skal sørge for at lokalene fungerer i henhold til avtale. Vi forvalter i dag 500 000 kvm, 1. Velkommen til oss 2. Fredriksborg Eiendom 3. Kontaktinformasjon 4. Eiendomsinformasjon 5. Generell informasjon 6. Brannvern 7. Samarbeidsavtaler 8. Drift og vedlikehold i leieforholdet 9. Fordeling av drift- og vedlikeholdskostnader es mer om prosjekter og eiendom på www.fredriksborg.no Bytt plass Skap vekst
eietakerhåndboktt.qxd:ayout 1 12.01.12 15.42 Page 3 eietakerhåndbok for leietakere av Fredriksborg Eiendom 1. Velkommen til oss Vi er glade for å ha dere som leietaker og håper dere trives i lokalene deres! takere av Fredriksborg Eiendom kan benytte seg av disse tilbudene. Vårt mål er å legge leieforholdet så godt til rette at dere kan konsentrere dere fullt om eget arbeid. Eller for å si det på en annen måte: Jo mindre dere tenker på oss, jo bedre. I tillegg har vi også en egen leietakerside på våre hjemmesider. Der legger vi ut praktisk informasjon, hvem vi har avtaler med og kontaktinformasjon. Se mer på www.fredriksborg.no For å gjøre dette enklest mulig har vi laget denne leietakerhåndboken. På de neste sidene finner dere praktisk informasjon rundt leieforholdet, samt informasjon om hvor dere skal henvende dere med eventuelle spørsmål. Det viktigste for oss er de som befinner seg inne i lokalene våre; kundene. Alle våre leietakere skal til enhver tid oppleve oss som en fleksibel, serviceinnstilt og løsningsorientert utleieaktør. Vi har også forhandlet frem gode avtaler med flere av våre samarbeidspartnere. Disse avtalene innebærer gunstige priser på produkter og tjenester som naturlig hører til i et vanlig leieforhold. Alle leie- Det skal lønne seg å være leietaker hos Fredriksborg Eiendom! Med vennlig hilsen Fredriksborg Eiendom AS 3
eietakerhåndbok for leietakere av Fredriksborg Eiendom 4 2. Fredriksborg Eiendom Fredriksborg AS har sin kjernevirksomhet innenfor forvaltning og utvikling av næringseiendom i Østfold. Vi ble etablert i 1990, men har røtter tilbake til slutten av 1940 tallet. Vårt hovedkontor ligger i Fredrikstad. Vår målsetting er å legge til rette for vekst og utvikling for kundene våre gjennom å tilby gode, fleksible og problemfrie leieforhold. Fredriksborg Eiendom eier og forvalter næringseiendom i Østfold. I tillegg har Fredriksborg tvikling interesser i andre selskaper gjennom hel- og deleierskap. Vår strategi er å investere i sentralt beliggende eiendommer, med fokus på de fire store byene: Fredrikstad, Sarpsborg, Moss og Halden. Vi tilbyr høy kompetanse og lang erfaring med forvaltning og drift av næringslokaler. Våre ansatte har bred erfaring med drift og utleie av næringseiendom. I samarbeid med kunden er vi behjelpelig med utarbeidelse av standard og utforming på våre lokaler, og basert på kundens ønsker fastsetter vi en konkurransedyktig pris. Ved behov for ombygging eller andre justeringer underveis i leieperioden er vi også behjelpelig med dette. Jo enklere hverdag for kundene våre, jo bedre har vi lykkes. Fredriksborg har som strategi å være en miljøbevisst eiendomsaktør og er derfor medlem av Grønn Byggallianse, Norges største nettverk for miljøbevisste eiendomsaktører. I tillegg har vi sammen med et sekstitalls av landets ledende aktører i bygg og eiendomsbransjen vært med og etablere Norwegian Green Building Council (NGBC), en landsdekkende forening som skal jobbe for at norske bygg skal få høy miljøstandard. Dersom dere har forslag til miljøtiltak i deres lokaler ta kontakt med oss. 3. Kontaktinformasjon Vanlig drift og vedlikehold Ved spørsmål om vanlig drift og vedlikehold rundt leieforholdet kan dere i kontortiden kontakte oss på sentralbordet, eller direkte til den ansvarlige for det dere lurer på. Oversikt over ansatte og ansvarsområder finner dere på nettsiden vår. Det er også mulig å kontakte oss per e-post. Telefon: 69 35 41 80 E-mail: kundeservice@fredriksborg.no Postadresse: Pb 814, 1670 Kråkerøy Besøksadresse: Gamle Beddingsvei 21, 1671 Kråkerøy www.fredriksborg.no Vakttelefon Ved akutte driftsproblemer i leiearealene som har behov for rask responstid vil dere få hjelp ved å ringe: Telefon: 40 00 48 33
eietakerhåndbok for leietakere av Fredriksborg Eiendom 5 4. Eiendomsinformasjon I vår eiendomsportefølje har vi kontorlokaler, butikklokaler og kombinasjonslokaler. Vår målsetting er at alle eiendommer til enhver tid skal være mest mulig funksjonelle, rasjonelle og tilpasset leietakernes behov, slik at leietakerne har et mest mulig problemfritt leieforhold. For at leietakerne skal kunne fokusere best mulig på egen næringsvirksomhet, legger vi vekt på å følge opp hver enkelt leietaker med egne ansatte og samarbeid med andre leietakere. For at vi som utleier skal kunne gi leietakerne best mulig service, er vi avhengig av god kommunikasjon og godt samarbeid. Vi har med bakgrunn i dette lagd noen felles spilleregler som vi håper alle leietakerne følger for å få et best mulig leieforhold: 1. Ta kontakt med Fredriksborg Eiendom dersom dere oppdager forhold som kan skade eiendommen, så som brannfarlig virksomhet og annen virksomhet som kan medføre skader på eiendommen. 2. tøv deres egen virksomhet slik at den er til minst mulig sjenanse og skade for øvrige leietakere, naboer og miljøet. 3. Hold det ryddig rundt egen virksomhet og bring søppel til anvist plass. 4. Parker på anvist plass i henhold til avtale. 5. a kun kvalifisert personell betjene tekniske anlegg. 6. Avtal alltid ny skilting med utleier. 7. Følg opp det lovpålagte brannvernet som gjelder i eget leieforhold i samarbeid med de andre leietakerne i eiendommen og huseier. 8. Alle bygningsmessige endringer i egne lokaler må avklares med Fredriksborg Eiendom i forkant. Ikke vær redd for å kontakte oss ved spørsmål. Vi er her for dere!
eietakerhåndbok for leietakere av Fredriksborg Eiendom 6 5. Generell informasjon Nøkkelsystem Nøkler og adgangskort bestilles via Fredriksborg Eiendom. Alle etterbestillinger utover det som er avtalt ved oppstart av leieforholdet, faktureres etter for tiden gjeldende satser. Ved behov, ta kontakt med vår forvaltningsavdeling. Alarm/vakthold I de eiendommer som har alarm- og/eller vakthold, må alle leietakere med ansatte sette seg inn i alarminstruksene på anlegget. Ved feilutløste alarmer, står leietakeren som utløste denne selv ansvarlig for evt kostnader som påføres ved utrykning av vaktselskap. Dersom man har vært uheldig å feilutløse en alarm, kontakt Fredriksborg Eiendom på vakttelefon 40 00 48 33, så skal vi være behjelpelig med å avstille alarmen og kontakte vaktselskap. Parkering Eiendommene til Fredriksborg Eiendom har forskjellige løsninger når det gjelder parkering. Dette står vanligvis beskrevet i leiekontrakten og det henvises til å følge det som er avtalt der. Renovasjon Det er vanligvis egne søppelcontainere satt ut på de enkelte eiendommene for felles bruk for alle leietakerne, men på enkelte eiendommer har leietaker egen renovasjon. Det oppfordres til kildesortering der hvor det er mulig. Ventilasjon De fleste av våre eiendommer har ventilasjonsanlegg med kjøling og varme. Det vil si at luften fra anlegget er oppvarmet om vinteren og nedkjølt om sommeren. For best utnyttelse av kjøleanlegget om sommeren, er det viktig at solavskjerming brukes aktivt der det finnes og at de senkes etter endt arbeidstid. Ventilasjonsanlegget er spesielt innregulert for hvert kontor og det er derfor viktig å ikke åpne vinduer og tette/justere ventiler slik at det ødelegger balansen i anlegget. Selv om det er kjøleanlegg på ventilasjonsanlegget, vil det i mange tilfeller ikke fungere optimalt på de varmeste dagene i løpet av sommeren. Ta kontakt med Fredriksborg Eiendom om det er spørsmål rundt dette og ikke gjør endringer i ventilasjonssystemet selv, da det kan forårsake større problemer.
eietakerhåndbok for leietakere av Fredriksborg Eiendom 7 6. Brannvern Brannvern Alle leietakere plikter å følge de retningslinjer som er satt opp av Fredriksborg Eiendom i forhold til brannsikkerhet og rømningsveier. Alle leietakere skal snarest mulig etter innflytting velge en brannansvarlig som følger opp brannvernarbeidet i bedriften, både internt og i samarbeid med huseier og de andre leietakerne i eiendommen. Tidsur bør monteres på kaffetraktere, kopimaskiner osv, og det bør ikke brukes levende lys uten oppsikt. Det vises ellers til egen beskrivelse om brannvernarbeid i din bedrift og egen brannverndokumentasjon for eiendommen. Krav Det er offentlig krav til både eier og bruker om brannforebyggende tiltak i hvert brannobjekt. Den som har bruksrett (leietaker) til et brannobjekt har plikt til å innrette sin virksomhet slik at brann ikke lett kan oppstå. eietakerne er med dette forpliktet til å føre tilsyn med at de bygningstekniske brannverntiltak og øvrige sikringstiltak ikke forringes i sitt leieobjekt. Bruker har plikt til å rapportere til eier av eiendommen, alle forhold av betydning som forringer sikringstiltakene. For eiendommer med flere leietakere skal alle leietakere utnevne sine egen brannvernansvarlig. Denne personen skal følge opp brannvernarbeidet i sitt leieobjekt i samarbeid med ansvarlig brannvernleder fra Fredriksborg Eiendom. I eiendommer hvor det kun er én leietaker på hele eiendommen, er brannvernansvarlig for leietaker den samme som brannvernleder for eiendommen. 1-3 i Forskrift om brannforebyggende tiltak og brannsyn, FOBTOT, viser hvilke ansvar du har som bruker. Brukerne må gi sine ansatte opplæring i brannvern (dette gjelder i alle brannobjekter ihht FOBTOT 1-3, veiledningen). Dette må dokumenteres med navn til hver enkelt deltaker, tidspunkt og hva opplæringen inneholdt. Vi anbefaler at nyansatte og vikarer vises rømningsveier, møteplass ved brannalarm og branntekniske installasjoner før de settes i arbeid. Bruker skal ha egen brannvernansvarlig. Om bruker leier flere etasjer, anbefales det å opprette etasjeansvarlig som har som primæroppgave å kontrollere at etasjen er forlatt ved brannalarm. Er han/hun usikker på dette, må dette meldes til brannvesenet. Er bruker i tvil om hva som skal gjøres, ta kontakt Fredriksborg Eiendom, så skal vi gjøre vårt beste for å hjelpe dere. Brannbok Alle Fredriksborg Eiendoms eiendommer skal være utstyrt med egen brannbok med branntekniske opplysninger om bygget og generelle opplysninger om leietakerne. For større leietakere er det vanlig at leietakeren i tillegg har sin egen brannbok for sin egen interne brannvernoppfølging. I brannboken skal det også ligge branntegninger av bygningen som viser hvilke vegger som har brannbegrensende funksjon (branncellevegg eller brannvegg). Branntegningene viser også plassering av slukkemidler, brannmeldere, alarmklokker, rømningsveier osv.
eietakerhåndbok for leietakere av Fredriksborg Eiendom 8 7. Samarbeidsavtaler Fredriksborg Eiendom har gjennom sine samarbeidspartnere forhandlet frem gode priser på produkter og tjenester som naturlig hører til i et leieforhold. Våre fremforhandlede avtaler sikrer dere både gode priser, sikker leveranse og oppfølging av kundeforholdet. Type avtaler dere kan benytte dere av som leietakere hos oss er: Strømleveranse everanse av strøm er et viktig element i et leieforhold, både når det gjelder leveranse og pris. Ikke minst er strøm noe som alle leietakere er avhengige av. Serviceavtale bygg Mange av våre leietakere har i løpet av leieforholdet behov for å vedlikeholde lokalene de leier. For andre kan det oppstå ønsker om å gjøre byggtekniske endringer, som innebærer bruk av fagkompetanse innenfor byggfaget. Serviceavtale elektro/ svakstrøm/ventilasjon Ved behov for vedlikehold eller endringer i de tekniske installasjonene internt i leieforholdet. Serviceavtale rør Ved behov for vedlikehold eller endringer i vann og avløp internt i leieforholdet. Flytteoppdrag Ved behov for flyttehjelp ved innflytting/ utflytting av leieforholdet eller annet flyttebehov i løpet av leieforholdet. Drikkeautomater Kaffe-, te- og drikkevannsautomater er en naturlig del av et kontormiljø for å øke trivselen på arbeidsplassen. Mat Vi kan tilby alle våre leietakere ekstra gode rabattavtaler på mat i restaurantene tilknyttet Restaurantgruppen. unsj, overtidsmat, kundemiddager osv, er også noe vi kan bistå med. Trening eietakerne kan benytte seg av gunstige avtaler på treningssentre. Kontorrekvisita Gode priser på alt av kontorrekvisita. Avfallshåndtering Storkundepriser på kontainere og tømming av alle typer avfall. NB: De fremforhandlede avtalene kan forandre seg både i antall og leverandører. For en oppdatert oversikt over gjeldende avtaler ta kontakt på tlf. 69 35 41 80, send e-post til post@fredriksborg.no eller gå inn på www.fredriksborg.no/leietakerinfo
eietakerhåndbok for leietakere av Fredriksborg Eiendom 9 8. Drift og vedlikehold i leieforholdet I de fleste leieforhold, avhengig av leiekontrakt, vil oppfølgingen av drift og vedlikehold rundt leieforholdet deles inn i tre: 1. Drift og vedlikehold som følges opp og belastes utleier (eksempelvis ytre vedlikehold). 2. Drift og vedlikehold som følges opp av huseier og belastes leietaker over felleskostnadene (eksempelvis felles tekniske anlegg, fellesarealer osv.). 3. Drift og vedlikehold som følges opp og belastes leietaker (eksempelvis drift og vedlikehold av leietakers eksklusive arealer). Det vises ellers til egen oversikt over fordeling av drifts- og vedlikeholdskostnader i vanlige leieforhold. I de forhold hvor leietaker selv har ansvar for oppfølging av drift og vedlikehold, kan Fredriksborg Eiendom være behjelpelig med å legge dette best mulig til rette, for å gjøre leieforholdet så uproblematisk som mulig. Ved behov for vaktmestertjenester, prosjektledelse av ombygning i leieforholdet, hjelp til intern brannvernoppfølging osv., kan disse tjenestene i de fleste tilfeller kjøpes direkte av oss. Dersom det er behov for mer omfattende arbeider/ tjenester bistår vi gjerne med hjelp og gjennomføring i samarbeid med våre samarbeidspartnere. I et leieforhold kan det også ofte være små praktiske ting en ønsker utført. Dette kan være alt fra små ombygginger, rydding, oppheng av bilder og andre forefallende oppgaver. Ved behov for hjelp til slike praktiske oppgaver kan disse tjenestene kjøpes timebasert direkte fra Fredriksborg Eiendoms egne vaktmestere. Dette er både enkelt og effektivt og gjør at man som leietaker kan forholde seg til en kjent part fremfor å kontakte og følge opp eksterne leverandører. Ved behov, ta kontakt enten via kundeservice@fredriksborg.no eller tlf. 69 35 41 80. Fredriksborg Eiendom har egne vaktmestere og eiendomsforvalter som kjenner bygningsmassen spesielt godt.
eietakerhåndbok for leietakere av Fredriksborg Eiendom 10 9. Velkommen Fordeling av drift- og vedlikeholdsutgifter Vi håper dere vil trives i de nye lokalene! Avantor Drift AS skal sørge for at lokalene fungerer i henhold til avtale. Vi forvalter i dag 500 000 kvm, Kontorbygg Forretningsbygg Kombinasjonsbygg = tgifter som belastes leietaker over felleskostnadsregnskapet = tgifter som belastes utleier Punkter som ikke er aktuelle for gjeldende eiendom strykes eller ansees som ikke relevante i henhold til nærværende kontrakt. Nivå og behov for service, rep. og materiell vurderes mot sikkerhet og generelt vedlikehold. Bytt plass Skap vekst
eietakerhåndbok for leietakere av Fredriksborg Eiendom 11 = tgifter som belastes leietaker over felleskostnadsregnskapet = tgifter som belastes utleier Energi Strømforbruk (fellesanlegg) Brensel/olje Tekniske anlegg Ventilasjon Service/rep/materiell Ombygning/nyinvestering Driftstid (man.-fre. 0700-1800) Automatikk Service/rep/materiell Ombygning/nyinvestering Fyringsanlegg Service/rep/materiell Ombygning/nyinvestering Sentral Service/rep/materiell driftskontroll Ombygning/nyinvestering Kjøleanlegg Service/rep/materiell Ombygning/nyinvestering Driftstid (man.-fre. 0700-1800) Heiser Service/rep/materiell Ombygning/nyinvestering Brannvarslings- Service/rep/materiell anlegg Ombygning/nyinvestering El-installasjon Service/rep/materiell Ombygning/nyinvestering Sanitær/pumper/ Service/rep/materiell rør (felles) Ombygning/nyinvestering Anmerkninger som ikke er medtatt i denne listen skal bedømmes analogt med ovennevnte oppdeling.
eietakerhåndbok for leietakere av Fredriksborg Eiendom 12 = tgifter som belastes leietaker over felleskostnadsregnskapet = tgifter som belastes utleier Bygningsmessig tvendig tak Fasader Takrenner tskifting/vedlikehold Fellesarealer Vedlikehold trappeløp, rømningsveier, inngangspartier, dører, porter o.l. Glassruter Glasskader, innv. vegger mot fellesareal Glasskader utvendig samt tak og p.g.a. setninger m.v. Avløpsledn. og Vedlikehold/rensing brønner ute/inne tskifting Vannledninger Vedlikehold utvendig Vedlikehold innvendig Vann-/avløpsavgifter Småanskaffelser trustning fellesarealer, verktøy etc. Reklameskilt Anskaffelse og vedlikehold Trafikk- og anvisningsskilt Parkerings- Vedlikehold anlegg Nyetablering tebelysning Drift (utsk. lyskilder), vedlikehold Nyetablering Gressplener/ Vedl. inkl. plenklipp, utsk. planter m.v. beplantning Nyetablering Gjerder/ Vedlikehold/nyetablering stolper Anmerkninger som ikke er medtatt i denne listen skal bedømmes analogt med ovennevnte oppdeling.
eietakerhåndbok for leietakere av Fredriksborg Eiendom 13 = tgifter som belastes leietaker over felleskostnadsregnskapet = tgifter som belastes utleier Service Renhold/vask Fellesarealer tvendig vindusflater Toalettartikler Fellesarealer Service tolettanlegg Service toalettanlegg Avfallshåndtering Avgifter og tømming Felles musikkanl. Drift/vedlikehold Nyinvestering Snørydding, strøing, feiing Vaktmester- (Eks. andel ifm. parkering tjenester og oppdrag for utleier) Varemottak Planteservice Skadedyrbekjempelse Informasjonstjenester HMS-dokumentasjon og oppfølging Sikkerhet/vakthold inkl. drift/vedlikehold av alarmanlegg Nyinvestering av alarmanlegg Forsikring, eget utstyr i fellesareal Forsikring, fellesarealer/-anlegg Forsikring, eiendom Anmerkninger som ikke er medtatt i denne listen skal bedømmes analogt med ovennevnte oppdeling.
Fredriksborghar som mål å bidra til utvikling og vekst for leietakerne våre. Vi utvikler, kjøper og forvalter næringseiendom i Østfold. eietakere hos oss skal erfare tett oppfølging, fleksible avtaler og service over all forventning. Jo enklere hverdag for kundene våre, jo bedre har vi lykkes. es mer om prosjekter og eiendom på www.fredriksborg.no Fredriksborg Eiendom AS Postboks 814, 1670 Kråkerøy Besøksadresse: Gamle Beddingvei 21 Telefon: 69 35 41 80, telefaks: 69 35 41 89 www.fredriksborg.no Bytt plass Skap vekst