FAGPLAN FOR INNKJØPERE TIL OFFENTLIGE OG PRIVATE VIRKSOMHETER Følgende fagplan er utarbeidet i samarbeid mellom NIMA Forbund, Norsk Test, DIFI og en rekke andre større miljøer innen anskaffelsesfaget. Fagplanen er ment å danne et grunnlag for å kunne måle et minstekrav til hva en person i privat sektor med innkjøpsansvar samt en person med innkjøpsansvar i offentlig sektor skal kunne for å ha tilstrekkelig teoretisk kunnskap innen anskaffelsesfaget. Fagplanens seks første kategorier omhandler anskaffelser generelt og omfatter innkjøpsfaglige tema både for privat og offentlig sektor. Kategori syv omhandler lov om offentlige anskaffelser (LOA) med forskrifter (FOA) som er det førende regelverket for gjennomføring av anskaffelser i offentlig sektor. Dagens Fagplan er fra 13. april 2012. Denne er nå oppe til revidering, og deres innspill vil også tas videre inn i dette arbeidet. Fagplanen er delt opp i enkle stikkord for å åpne for at de ulike utdanningsinstitusjonene kan forme utdannelsen slik at det passer deres øvrige utdanningsmål. Fagplanen skal ikke utdype spesialemner innen anskaffelsesfaget, men heller dekke de store linjene for de faglige minstekravene en utdannelse som skal ende i en form for sertifisering skal inneholde. Dere bes gi tilbakemelding på følgende: - Er det emner som hører under anskaffelsesfaget som mangler? - Er det emner som burde fjernes? - Er det noe som burde blitt plassert under andre kapitler eller noe som oppleves som behandlet dobbelt? 1. Generelle begreper 1.1 Begreper 1.1.1 Kjenne grunnleggende begreper og vite forskjellen på dem. 1.2 Roller og ansvar 1.2.1 Tverrfaglig kompetanse. 1.2.2 Forstå innkjøper og rekvirents rolle. 1.2.3 Forstå prosjektleders rolle i anskaffelsesprosessen. Side 1 av 9
2. Innkjøps strategier 2.1 Verdiskapning 2.1.1 Kjenne innkjøpets betydning i verdikjeden - muligheter - begrensninger 2.2 Strategisk innkjøpsmatrise 2.2.1 Kunne ulike karakteristika for anskaffelser: - Volumvarer - Strategiske - Flaskehals - Drift/vedlikehold I tillegg må også tjenestekjøp kunne redegjøres for, som f.eks.: - Service - Opplæring - Leie 2.3 Strategivalg 2.3.1 Kunne velge strategi ut fra strategisk matrise. 2.4 CSR 2.4.1 Ivareta samfunnsansvar i forhold til miljø. 2.4.2 Ivareta samfunnsansvar i forhold til etisk handel (jf. ILOs kjernekonvensjoner og menneskerettigheter). 2.4.3 Ivareta samfunnsansvar i forhold til universell utforming. 2.5 Innkjøpspolicy 2.5.1 Vite hvilke elementer en innkjøpspolicy skal inneholde: - Innkjøpsstrategi - Rutiner/maler 2.6 Risikostyring 2.6.1 Kunne identifisere risikoelementer i forhold til sannsynlighet og konsekvens. Kunne utarbeide relevante tiltak for å håndtere risiko. Side 2 av 9
3. Anskaffelsesprosessen 3.1 Gjennomføring av en anskaffelse 3.1.1 Kunne utarbeide og kvalitetssikre en behovsdefinisjon. Kunne leverandørkartlegging og markedsanalyser. Kjenne prinsippene for gjennomføring av en konkurranse og valg av leverandør. Kunne prinsippene rundt inngåelse av en kontrakt. Kunne vurdere om anskaffelsen er i overenstemmelse med overordnet anskaffelsesstrategi og mål. For offentlige anskaffelser gjelder egne regler, jf kategori 7. Prinsippene for gjennomføring av anskaffelser generelt er omtalt under denne kategorien, kategori 3. 3.2 Leveringsvilkår 3.2.1 Kjenne til siste versjon av Incoterms i forhold til prinsippene rundt: - Forsikring - Risikoovergang - Tid 3.3 Konkurransemodeller 3.3.1 Kjenne de ulike konkurransemodeller og tilhørende risiko. 3.3 Økonomiske faktorer 3.3.1 Kjenne til de mest vanlige økonomiske termer og begreper: - Inntekt/kostnad/resultat - Likviditet - Økonomistyring - Budsjettering - Regnskap 3.4 Supply Chain/logistikk 3.4.1 Forstå verdikjedens oppbygging og hvordan de ulike delene av verdikjeden påvirker hverandre. Kunne sentrale begreper knyttet til verdikjeden. Side 3 av 9
4. Innkjøp i praksis 4.1 Konkurransegrunnlag 4.1.1 Kjenne til oppbygging av et konkurransegrunnlag med fokus på følgende: - Formål - Oppbygging - Kvalifikasjonskrav - Tildelingskriterier 4.1.2 Kjenne ulike spesifikasjonstyper. 4.1.3 Kunne bruk av standarder, f.eks. kontrakter for beskrivelse av tjenestenivå (SLA). 4.2 ABC-analyse 4.2.1 Kunne beskrive en abc-analyse. 4.3 Forhandlinger 4.3.1 Kunne gjennomføre forhandlinger: - Ulike faser - Ulike mål - Ulike forhandlingstyper 4.4 Jus 4.4.1 Kjennskap til de mest aktuelle lover og regler: - Kjøpsloven - Avtaleloven - Offentleglova (om innsynsrett i offentlige anskaffelser) For offentlige innkjøpere og selgere til offentlig sektor er det viktig å vite om offentleg lova som regulerer innsyn i offentlige anskaffelsesprosesser. Regelverk for offentlige anskaffelser er omhandlet under kategori 7. 4.5 Internasjonalt kjøp 4.5.1 Vite om forskjell mellom et nasjonalt kjøp og et kjøp over landegrenser, på blant annet følgende områder: - Rettsregler - Kulturer - Ulike tekniske nivå/standarder - Toll/befraktning - Elektronisk handel/elektronisk fakturering Side 4 av 9
5. Kontrakt/Avslutning 5.1 Kontrakter 5.1.1 Kjenne til ulike tema for kontrakter og kontraktstyper f.eks.: - Kontraktsvilkår alminnelige og spesielle - Rammeavtaler - Kontrakter for tilvirkningskjøp - Kontrakter for handelsprodukter - Bygg- og anleggs kontrakter - Kontrakter for tjenestekjøp - IKT-kontrakter, f.eks. SSA - Norsk Standard (NS) for bygg - Utviklingskontrakter - Innovasjonskontrakter Kunne endringshåndtering av kontrakter. 5.2 Evaluering av tilbud 5.2.1 Vite hvordan det beste tilbudet velges: - Modeller og metoder for evaluering - Avdekking av strategisk prising m.m. - Prisregulering/prisfastsetting 5.3 Bestillingsfasen 5.3.1 Kjenne de ulike bestillingsmekanismer: - Kontrakten som bestilling - Avrop på løpende kontrakter (f.eks. rammeavtaler) Side 5 av 9
6. Leveranse og kontraktsoppfølging 6.1 Ulike kontraktsformer og oppfølging av disse 6.1.1 Kunne skille gjennomføring og oppfølging av de ulike kontraktsformene: - Rammeavtaler - Enkeltanskaffelser - Investeringskjøp - Konkurransepreget dialog Se kontrakter og kontraktsformer under kategori 5.1. 6.2 Leveranseprosessen 6.2.1 Ha kunnskap om hvordan en følger opp en leveranse. 6.3 Avvikshåndtering for leveranser 6.3.1 Ha kunnskap om hvordan avvik håndteres i forhold til avtalt leveranse og avtalt kontrakt. 6.4 Kontraktsavslutning 6.4.1 Ha kunnskap om hvordan en kontrakt avsluttes. 6.5 Kontraktsevaluering 6.5.1 Ha kunnskap om evalueringsprosessen og hva som skal evalueres. 6.6 Kontraktsendringer 6.6.1 Kunne hovedprinsippene for endring i kontrakten. Side 6 av 9
7. Lov om offentlige anskaffelser 7.1 Lov 7.1.1 Kjenne til formålet med lov om offentlige anskaffelser. 7.1.2 Vite hvem som er omfattet av loven. 7.1.3 Vite hvilke anskaffelser som er omfattet. 7.1.4 Vite hvem som er rettighetshavere. 7.1.5 Kjenne til grunnleggende krav til anskaffelsesprosessen, herunder livssykluskostnad og krav til ivaretakelse av miljø og universellutforming. 7.1.6 Kjenne til håndhevelsesmekanismen i loven. 7.1.7 Kjenne til at forskriften er detaljering av loven. 7.2 Alminnelige bestemmelser 7.2.1 Vite om anvendelsesområde for forskriften. Herunder: Hvem som er omfattet av FOA og hvilke kontrakter som er omfattet. 7.2.2 Vite anvendelsesområde for de ulike delene i forskriften. 7.2.3 Kjenne til reglene om terskelverdi og beregning av avnskaffelsens verdi. 7.2.4 Kjenne til reglene for blandede kontrakter. 7.2.5 Kjenne til forskjellen mellom prioriterte, uprioriterte tjenester. 7.2.6 Ha kjennskap til hvilke alminnelige regler som gjelder for konkurransen: - Offentlighet - Taushetsplikt - Habilitet - Attester - Bruk av rådgivere - Fristberegning - Bruk av kontraktsstandarder og spesielle kontraktsvilkår. - Reserverte kontrakter 7.2.7 Kjenne til forskriftens definisjoner. 7.3 Anskaffelser under EØS terskelverdiene og uprioriterte tjenester 7.3.1 Kunne redegjøre for de ulike anskaffelsesprosedyrene og hovedforskjellen mellom dem. 7.3.2 Forstå standarder og spesifikasjoner. 7.4 Anskaffelser over EØS terskelverdier 7.4.1 Kunne redegjøre for de ulike anskaffelsesprosedyrene og hovedforskjellen mellom dem. 7.5 Rammeavtale 7.5.1 Kjenne til hvordan rammeavtaler fungerer: - Rammeavtale med en leverandør - Rammeavtale med flere leverandører 7.6 Kommunikasjon 7.6.1 Kjenne til reglene for kommunikasjon: - Medier som kan benyttes - Elektronisk overføring Side 7 av 9
7.7 Grunnlag for konkurransen 7.7.1 Vite hva et konkurransegrunnlag skal inneholde. 7.7.2 Vite hvilke krav det stilles til rettelse, supplering eller endring av konkurranse-grunnlag. 7.7.3 Kjenne til hvordan krav stilles, og bruk av tekniske spesifikasjoner. 7.7.4 Vite hvilke kvalifikasjonskrav som kan stilles til leverandørene. 7.8 Kunngjøringsregler 7.8.1 Vite når er det plikt til å kunngjøre. 7.8.2 Vite hvor er det plikt å kunngjøre. 7.9 Frister 7.9.1 Vite hva vedståelsesfrist betyr og hvilke frister som gjelder over/under EØS terskelverdier. 7.10 Gjennomføring av konkurransen 7.10.1 - Vite hvordan tilbudet skal utformes - Vite hvordan avvik behandles - Hva med alternative tilbud? - Vite hvordan man kan tilbakekalle/endre tilbud 7.10.2 Forstå hvordan tilbudsåpning gjennomføres. 7.10.3 Forstå hvordan konkurranse med forhandlinger gjennomføres. 7.10.4 Vite når man kan avvise på grunn av forhold ved leverandøren. 7.10.5 Vite når man kan avvise på grunn av forhold ved tilbudet. 7.10.6 Vite når man kan avvise ved unormalt lave tilbud. 7.10.7 Forstå fremgangsmåten ved avvisning. 7.10.8 Vite hvordan oppdragsgiver begrunnelsesplikt fungerer. 7.10.9 Vite hvilke klagemuligheter og prosesser som gjelder for offentlige anskaffelser. 7.11 Forhandlinger, avklaringer 7.11.1 Vite hvilken kommunikasjon kjøper og selger kan ha gjennom hele anskaffelsesprosessen. 7.11.2 Vite hvilke regler som gjelder for innsending av dokumenter etter tilbudsfristens utløp. 7.12 Avslutning av konkurransen 7.12.1 Vite hvilke to muligheter/begrunnelser man har for tildeling av kontrakt. 7.12.2 Vite hva som menes med karenstid. 7.12.3 Vite hvilke rettigheter til innsyn der er i offentlige anskaffelser med utgangspunkt i offentleg lova. 7.13 Valg mellom ulike anskaffelses-prosedyrer 7.13.1 Vite hvilke prosedyrer som er tillatt over EØS terskelverdier 7.13.2 Forstå hvordan konkurransepreget dialog fungerer. 7.13.3 Vite når kan man bruke konkurranse med forhandlinger etter forutgående kunngjøring. 7.13.4 Vite når kan man benytte konkurranse med forhandlinger uten forutgående kunngjøring. 7.14 Konkurransegrunnlag 7.14.1 Kjenne til kvalifikasjonskrav og utvelgelseskriterier. Side 8 av 9
7.15 Gjennomføringsfasen 7.15.1 Forstå implementeringen av avtalen i organisasjonen: - Ivareta kjøper rettigheter og plikter - Måling og rapportering - Styring Side 9 av 9