Møtetype: SAP HR statusmøte mellom SSØ og UNINETT FAS Til stede: Geir Knudsen, SSØ, Tone Thorstensen, SSØ, Tore Bjørn Hatleskog, UiS, Anne Grete Lindeland, UiA, Eirin Fjeld Melund, UNINETT FAS, Arild Halsetrønning, UNINETT FAS Forfall: Øyvind Akselsen, SSØ Sted: SSØ, Oslo Møtedato: 10-03-2010 Referent: Arild Halsetrønning Dato: 23.03.2010 Neste møte: Avtales senere Referat distribuert til: Geir Knudsen, SSØ, Tone Thorstensen, SSØ, Tore Bjørn Hatleskog UiS, Anne Grete Lindeland, UiA, Eirin Fjeld Melund, UNINETT FAS, Arild Halsetrønning, UNINETT FAS, SAP HR prioriteringsråd Saksliste 1. Presentasjonsrunde 2. Status på samarbeidsklimaet og hensikten med møtene 3. Referat fra forrige møte 4. Hva skjer i SSØ? 5. Informasjon fra UNINETT FAS/sektoren 6. Endringskoordinering 7. Eventuelt Sak Presentasjonsrunde Ansvarlig Frist 1 På bakgrunn av varierende deltakelse spesielt fra SSØ i disse faste møtene ble det gjennomført en presentasjonsrunde. Sak Status på samarbeidsklimaet og hensikten på møtene. 2 Sektoren mener at møtene hittil har vært av svært varierende kvalitet både når det gjelder deltakelse og forarbeid fra SSØ sin side. Det samme gjelder oppfølging av aksjonspunkter i etterkant av møtene. Selv om utbyttet derfor ikke vært som forventet hittil er begge parter enig om å fortsette disse møtene i tråd med målsettingen som ble satt i et felles notat i januar 2008, nemlig: - Gjensidig informasjonsutveksling, for eksempel status og planer for videreutvikling fra SSØ og tilsvarende når det gjelder ønsker og prioritering fra sektoren. - Gjennomgang av aktuelle endringsønsker i ulike faser, dvs. klassifiserte, forspurte og bestilte. Det er positivt at det til dette møtet kom en godt forberedt agenda god tid i forveien.
Sak Referat fra forrige møte. 3 Det mangler fremdeles tilbakemelding fra SSØ angående behovet for diskusjon på forhånd med sektoren når det gjøres endringer i bruk av datafelter eller dataunderlag for rapporter. Her ble det informert om at SSØ Drammen som tjenesteeier Personal og Lønn (ref. agendapunkt 4) utreder dette. Aksjon: Problembeskrivelse/mandat og om mulig tidplan for denne uredningen sendes UNINETT FAS. Når det gjelder Solman har nå en raskere måte å få tilgang til gamle saker blitt prøvd internt i to måneder. SSØ Kristiansand har bedt om at denne blir gjort tilgjengelig for to brukere i sektoren. Aksjon: Informere om konklusjon på forespørselen. 1. april asap Sak 4 Hva skjer i SSØ? Ny strategi. SSØ har gjennomført en strategiprosess og med resultat at de nå primært vil fokusere på tjenester innenfor lønn og regnskap med hovedmål felles og effektiv økonomisk styring i staten. Beslutningen om å ikke tilby e-rekruttering som del av SAP HR er delvis en konsekvens av en slik strategi. Kompetansestyring og oppfølging med utgangspunkt i en kompetansekatalog etablert i SAP HR ligger i utgangspunktet utenfor en slik strategi. Men en endelig beslutning om dette skal tilbys er ennå ikke tatt. Tjenesteeierskap. Som et ledd i en kundeorientering har SSØ etablert noen tjenester der eierskapet er lagt til de desentrale enhetene som følger: Kristiansand: Helhetlig styringsinformasjon Drammen: Personal og Lønn Trondheim: Budsjett og regnskap Tromsø: Rådgivingstjenester Stavanger: Markedsansvar
Hamar: Elektronisk fakturabehandling Kundeundersøkelser. SSØ har siden 2004 hatt en positiv utvikling når det gjelder hvor fornøyd kundene totalt sett er med tjenestene som leveres. Når det gjelder lønn- og personalområdet spesielt har SSØ Kristiansand vesentlig dårligere resultat enn de øvrige. På bakgrunn av det har de gjennomført en egen undersøkelse mot sine kunder som et tillegg for å finne ut hva som er årsaken og hvilke forbedringer som kan gjøres. Endring i organiseringen av brukerstøtten. Som en direkte konsekvens av resultatet fra den utvidete kundeundersøkelsen har SSØ Kristiansand besluttet å gjøre endringer i organiseringen av brukerstøtten. Dette gjelder den støtten som gjøres via telefon og skjer ved at det etableres en Servicedesk som et første mottak av alle henvendelser. De henvendelsene som ikke løses her sendes videre til en av fire faggrupper som også er tilgjengelig kontinuerlig via egne vaktlister. Workshops. Det vil ikke bli arrangert temadager i 2010 men i stedet satses det på workshops. Disse kan arrangeres enten for enkeltkunder eller flere kunder samtidig. Det oppfordres til å ta kontakt med kundeansvarlig ved behov (f.eks. avstemming, omorganisering etc.). Oppgradering til erp 6.0. Dette vil skje i henhold til revidert plan og gjennomføres for portalen 20 april. Det vil ikke bli gjennomført et vanlig endringsløp fra 1. april og det vil være minimalt med ressurser til slikt endringsarbeid i 2010. Når det gjelder hvor stor mulighetene er for å få gjennomført betalbare endringsønsker er det p.t. uklart. Aksjon: Avklare muligheten for å få tilbud, bestille og gjennomføre betalbare endringsønsker i 2010. Kunderåd. Det er ingen konkrete planer for etablering av et slikt 1. mai
råd slik det kunne oppfattes i siste statusmøte. Imidlertid er det under arbeid en strategi for hvordan kundene kan involveres og som skal være ferdig innen 01.01.2011. Sykepengerefusjon. Tidsplan her er: - applikasjonsløsning er ferdigstilt - det pågår pilotarbeid frem til 15.06 - løsningen lanseres 26.05 - utrullingsplan vil bli laget over sommeren - utrulling vil skje i 2010 Sak Informasjon fra UNINETT/sektoren 5 Rapport fra arbeidsgruppen om kontrollerbar registrering av tid/overtid. Hovedresultatene fra denne rapporten ble gjennomgått. Det som gjenstår er å finne ut hvordan dette kan løses i ESS (og evt. hva som blir vanskelig eller ikke lar seg løse) og hvilke endringsønsker dette skaper behov for. Hvis sektoren beslutter å videreføre dette arbeidet er SSØ positiv til å stille med nødvendige ressurser sammen med en arbeidsgruppe fra sektoren. Feide pålogging på ESS/MSS. Løsningen er ferdigstilt og UiA planlegger en snarlig overgang forutsatt at nødvendig endring av passordregime blir besluttet hos dem. Sak Endringskoordinering. 6 Nye endringsønsker. Det er meldt in 9 nye endringsønsker i siste periode. Av disse er en avslått, 4 kan tilbys som betalbar tilpasning og 4 må vurderes som del av FSI. Fra behandlingen i møtet: 103506 Finansieringskilde må utredes videre av SSØ på bakgrunn av svarene som er kommet fra sektoren
på de spørsmålene som er stilt. 104661 Slipper fra reiseoppgjør bør sjekkes i forhold til muligheter i erp 6.0 110135 Inkassotrekk er satt som betalbar tilpasning men bør revurderes i forhold til en mulig FSI implementering. Gjennomgang av tilbud. Sektoren har ingen tilbud for vurdering men forventer at et tilbud på endringsønske 52079, knytte fagområder til stilling, kommer om kort tid. Når det gjelder 86880, rapport av sykefravær til DBH forventes det et tilbud etter at arbeidet med oppgradering er ferdig. Status bestilte. Det er ingen i bestilling. Sak Eventuelt 7 Ingen saker