VÅR DATO VÅR REFERANSE 1 04.06.2009 DERES DATO DERES REFERANSE VÅR SAKSBEHANDLER Bernt Kristian Øye tlf 959 63 941 SØNDRE LAND KOMMUNE Hovsbakken 1 2860 HOV Att: Rådmannen TILSYNSRAPPORT OG VARSEL OM PÅLEGG Vi viser til innhenting av informasjon i vårt brev av 20.2.09 og tilbakemeldingen fra 29.4.09 fra Søndre Land kommune. Vi viser også til felles oppsummeringsmøte den 30.4.09 der Arbeidstilsynet oppsummerte funn etter tilsynsbesøkene ved skolene, samt det som har fremkommet gjennom den skriftlig dokumentasjon fra virksomheten knyttet til inneklima. Hensikten med tilsynet Med tilsynssatsningen Med skolen som arbeidsplass ønsker Arbeidstilsynet å sette fokus på skolene og kommunes arbeid med å skape godt inkluderende arbeidsmiljø for arbeidstakerne i skolen. Et arbeidsmiljø som er helsefremmede og forebyggende i forhold til sykefravær og utstøting. Målet er et arbeidsmiljø hvor alle ansatte holder seg mest mulig sunne og friske, fysisk så vel som psykisk. Det handler altså om i størst mulig grad å fjerne mulige arbeidsrelaterte årsaker til helseplager og sykefravær. Et av virksomhetens viktigste redskap for å sørge for dette er gjennom det systematiske helse-, miljø- og sikkerhetsarbeidet (HMS-arbeidet). Systematisk HMS-arbeid er å forebygge sykdom ved å redusere risikofaktorene som forårsaker sykdom. I denne tilsynssatsingen er bl.a. det systematiske arbeidet med å forebygge et helseskadelig inneklima i skolen et sentralt tema. Arbeidstilsynet setter fokus på hvorvidt kommunene arbeider systematisk inneklima og vedlikeholdssituasjonen i skolene. Gjennom tilsynsprosessen i 2009 ønsker Arbeidstilsynet å fokusere på hvordan kommunee i samarbeid med skolenes ledelse har kartlagt bygningenes tilstand, planlagt utbedringstiltak, utarbeidet og fulgt opp vedlikeholdsplaner. Godt vedlikehold er nødvendig for å hindre at inneklima får negative innvirkninger på helse og arbeidsevne, og for å opprettholde en tilfredsstillende velferdsmessig standard. Beskrivelse av tilsynstema og tilsynsprosessen I brev av 20.2.09 etterspurte Arbeidstilsynet skriftlig dokumentasjon i forhold til følgende: 1. Kommunes system for kartlegging av inneklima og forhold som innvirker på inneklima i de skolene som kommune har ansvar for, samt dokumentasjon på gjennomførte kartlegginger og vurderinger ved to skoler. 2. Kommunes overordnede vedlikeholdsplan (vedlikeholdsstrategi), samt vedlikeholdsplaner for to skoler som viser hvordan vedlikeholdsstrategien er fulgt opp i praksis. 3. Tidfestet plan for mer omfattende rehabiliteringer med konkrete tiltak og grunnlaget for prioritering mellom de skolene som kommune har ansvar for. POSTADRESSE E-POST TELEFON ORGANISASJONSNR Postboks 4193 indre-ostland@arbeidstilsynet.no 81 54 82 22 974771659 2307 Hamar INTERNETT TELEFAKS Norge www.arbeidstilsynet.no 62 59 54 90
VÅR REFERANSE 2 4. Rådmannen eller privatkommunes vurdering av om vedlikehold på dette nivået vil være tilstrekkelig for å oppnå og opprettholde tilfredsstillende inneklima i skolene. 5. Om resultat av tilstandskartlegging og prioritering av vedlikehold og rehabilitering har vært lagt frem for politiske utvalg/kommunestyre eller annet styrende organ. Våre funn, observasjoner og kommentarer: Forhold som er merket med avvik vil bli varslet som pålegg. Med avvik menes forhold som vurderes som overtredelse av bestemmelse i lov eller forskrift. I begrunnelsen vil det bli forklart hva avvikene er og hvilken forskrift eller lov det er avvik fra. Forhold som er merket med anmerkning er ikke avvik fra lov eller forskrift. men det er forhold som Arbeidstilsynet anbefaler virksomheten til å se nærmere på. Her vurderer virksomheten selv om det er behov for å iverksette tiltak. Observasjoner relatert til inneklima under tilsynsbesøk på de enkelte skoler: Under tilsynet på Søndre Land ungdomsskole kom det fram i møte med ansatte at skolen har utfordringer med trange arbeidsrom, plassmangel og lite utsyn/dagslys for de som jobber i underetasjen pga det er kun et takvindu. På Fryal skole mangler solskjerming på vinduer. På Odnes var det ikke muligheter for utlufting pga vinduer kunne ikke åpnes i klasserom. Det vil ikke bli varslet pålegg på funn på de faktiske forholdene på skolene relatert til inneklima, fordi det blir kun ført tilsyn på systemnivå i forhold til innkommet dokumentasjon. Kommentarer i forhold til de 5 punktene Arbeidstilsynet ba om dokumentasjon under postalt tilsyn: 1. Kartlegging av inneklima. I oversendt dokumentasjon har vi fått oversendt følgende rapporter/ måleresultater fra: - T.E.S.T. As som har gjennomført termofotografering av byggisolasjon ved Odnes skole fra august 2002 - ISS Facility service som har foretatt muggsopp målinger etter fuktskader på Søndre Land Ungdomsskole i februar 2009 - Gjøvikregionen Helse- og Miljøtilsyn IKS (GHMT) som har utført inneklimamålinger på fukt, temperatur, luftkvalitet( CO2) på Fryal skole fra november 2005. GHMT har også utført målinger på radon, hvor det ble plassert ut måleinstrumenter i mars 1999 på alle skoler. - Enkelte vernerapporter fra Fryal skole datert den 21.08.07 og Søndre Land ungdomsskole datert den 7.7.08. Vi ser at Søndre Land kommune utfører en delvis kartlegging av innklima ved at GHMT utfører målinger, utarbeider rapporter og gir godkjenninger til skolene, og at andre firmaer er inne å foretar målinger og undersøkelser når det er nødvendig eller ved behov. Men vi kan ikke se at kommunen har et system for systematisk og regelmessig kartlegging av inneklima (avvik 1). Det er viktig at kommunen utfører en regelmessig kartlegging inneklima av
VÅR REFERANSE 3 sentrale parametere som fukt, belysning, støy, luftkvalitet, lys med mer for å kunne sikre at ansatte har et fullt forsvarlig arbeidsmiljø. Kommunen må selv vurdere hvor ofte kartlegging av inneklima skal utføres, hvem skal utføre den og hvor omfattende den skal være. Kommunen må også sørge for at kartleggingen utføres av personer med nødvendige kvalifikasjoner. Vi har også mottatt rapporter fra vernerunder og avviksmeldinger. Dette kan være en viktig del av kartlegging av forhold knyttet til inneklima. Spesielt gjennom avviksmeldinger hvor brukerne/ de ansatte ved skolene har mulighet til å rapportere om helseproblemer eller andre erfaringer knyttet til inneklima. 2. Overordnete vedlikeholdsplaner. Vi har mottatt en innvendig vedlikeholdsplan for Søndre Land Ungdomsskole og Fryal skole. Disse planene er svært mangelfulle, ikke oppdaterte og viser ikke for hvilket tidsrom de gjelder. Vi har også mottatt en plan for utvendig vedlikehold for Odnes skole som er revidert den 23.6. 2004. Vår vurdering er derfor at kommunen ikke har oppdaterte vedlikeholdsplaner for sine skoler (avvik 2) Det er også viktig at planene viser for hvilket tidsrom de gjelder, og at de omfatter både innvendig og utvendig vedlikehold. Vedlikeholdsplaner må også omfatte: - Hvilke forhold som skal kontrolleres, krav til kompetanse og hvem som utfører - Avtaler med virksomheter som har vedlikeholdsoppdrag - Plan for rutinemessig utskifting/rengjøring av komponenter - Eventuelle tilstandskriterier for tiltak (eks. gulvbelegg, vinduer, takbelegg) - Rutiner for registrering og oppfølging av rapporterte feil eller avvik fra skoleledelse - Dokumentasjon av kontroller, gjennomførte reparasjoner/utskifting - Rutiner for oppfølging av avviksmeldinger når nødvendige tiltak overskrider vedlikeholdsbudsjettet 3. Tidfestet plan for omfattende rehabilitering med konkrete tiltak Vi har mottatt en årsplan sist revidert den 17.04.2009 fra bygg- og eiendomsavdelingen. Denne viser frister for ulike tiltak for alle offentlige bygg, hvem som er ansvarlig for gjennomføring og kostnader forbundet med det enkelte tiltak. Vi kan ikke se at denne inneholder tiltak som er knyttet til rehabilitering eller omfattende vedelikehold til skolene i kommunen (avvik 3). Vi har heller ikke mottatt grunnlaget for hvordan de ulike tiltakene skal prioriteres (anmerkning 1). 4. Rådmannens vurdering om inneklimaet på skolene er tilfredsstillende Vi har ikke mottatt en vurdering fra rådmann om inneklimaet på skolene er tilfredsstillende (avvik 4). 5. Om resultat av tilstandskartlegging og prioritering av vedlikehold og rehabilitering har vært lagt frem for politisk styre. Vi har ikke mottatt noe dokumentasjon på at dette har vært lagt frem for kommunestyre eller øvrige politiske organ (anmerkning 2).
VÅR REFERANSE 4 Begrunnelse for varsel om pålegg: 1. Arbeidstilsynet har ikke mottatt dokumentasjon som viser at kommunen har et system for kartlegging av inneklima og forhold som innvirker på inneklima. Jf forskrift om arbeidsplasser og lokaler 8 og forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid 5 2. ledd punkt 3 og 4. Kartleggingen skal omfatte: - brukernes rapporterte opplevelse og erfaringer og meldte helseproblemer - målinger av inneklimafaktorer i nødvendig grad (CO2/luftmengder, temperatur, radon, belysning/synsforhold og støy med mer) - tilstandsvurdering av bygninger og installasjoner 2. Arbeidstilsynet har ikke mottatt dokumentasjon som viser at kommunen har oppdaterte vedlikeholdsplaner. Jf forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid 5 2. ledd punkt 6. 3. Arbeidstilsynet har ikke mottatt en tidfestet plan for prioritering og gjennomføring av omfattende vedlikehold/rehabilitering for de skolene der normalt forebyggende vedlikehold ikke vil være tilstrekkelig alene til å oppnå tilfredsstillende inneklima. Jf forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid 5 2. ledd punkt 6 4. Dokumentasjonen som Arbeidstilsynet har mottatt i brev av 29.4.2009 mangler rådmannens vurdering av om kommunens vedlikehold vil være tilstrekkelig for å oppnå tilfredsstillende inneklima. Jf forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid 5 2. ledd punkt 6 Varsel om pålegg: Arbeidstilsynet har hjemmel til å gi pålegg og til å sette vilkår i arbeidsmiljøloven 18-6 (1) og (6). På bakgrunn av ovennevnte vurderer Arbeidstilsynet å gi følgende pålegg: 1. Kommunen skal i samarbeid med arbeidsgiver og ansatte systematisk kartlegge helsefarer og problemer knyttet bygninger og installasjoner med hensyn til forhold som kan påvirke inneklima for derved å kunne sikre at inneklima til enhver tid er tilfredsstillende. System for kartlegging skal dokumenteres skriftlig. Jf Forskrift om arbeidsplasser og arbeidslokaler 6, 7 og 8, arbeidsmiljøloven 3-1 (2) c) jfr. forskrift om systematisk helse, miljø og sikkerhetsarbeid 5 nr. 6. Pålegget anses som oppfylt når Arbeidstilsynet har mottatt kopi av kommunens skriftlige system for å sikre systematisk kartlegging og som viser at også de forhold som er nevnt i begrunnelsen for pålegget ivaretas. 2. Kommunen skal i samarbeid med arbeidsgiver og ansatte utarbeide vedlikeholdsstrategi og planer for systematisk vedlikehold, og gjennomføre de tiltak som er nødvendige for å sikre at inneklima til enhver tid er tilfredsstillende. Overordnet vedlikeholdsplan (vedlikeholdsstrategi) skal dokumenteres skriftlig. Jf. Forskrift om arbeidsplasser og arbeidslokaler 6, 7 og 8, arbeidsmiljøloven 3-1 (2) c) jfr. forskrift om systematisk helse, miljø og sikkerhetsarbeid 5 nr. 6.
VÅR REFERANSE 5 Pålegget anses som oppfylt når Arbeidstilsynet har mottatt kopi av kommunens skriftlige overordnet vedlikeholdsplan (vedlikeholdsstrategi) og som viser at også de forhold som er nevnt i begrunnelsen for pålegget ivaretas. 3. Kommunen skal utarbeide en tidfestet plan for prioritering av omfattende vedlikehold/rehabilitering for de skolene der normalt forebyggende vedlikehold ikke vil være tilstrekkelig alene til å utbedre mangler og å oppnå tilfredsstillende inneklima. Jf. arbeidsmiljøloven 3-1 (2) c) jfr. forskrift om systematisk helse, miljø og sikkerhetsarbeid 5 nr. 6. Pålegget anses som oppfylt når Arbeidstilsynet har mottatt kopi av kommunens tidfestede plan for prioritering av omfattende vedlikehold/rehabilitering og som viser at også de forhold som er nevnt i begrunnelsen for pålegget ivaretas 4. Kommunen skal sørge for å utarbeide en vurdering om inneklimaet er tilfredsstillende for de ansatte i skolen Jf. arbeidsmiljøloven 3-1 (2) d) jfr. forskrift om systematisk helse, miljø og sikkerhetsarbeid 5 nr. 6. Pålegget anses som oppfylt når Arbeidstilsynet har mottatt kopi av kommunens skriftlige vurdering om inneklimaet på skole er tilfredsstillende for de ansatte. Videre saksgang Hvis virksomheten har kommentarer til det som er beskrevet eller til de pålegg med frister som er vurdert, ber vi om en skriftlig tilbakemelding innen 1.7.2009 Hører vi ikke noe fra virksomheten innen fristen, vil det gis pålegg i tråd med det som er beskrevet i dette varselet. Vedtaket vil deretter bli sendt virksomheten. Med hilsen Arbeidstilsynet Indre Østland Svein Myklebust tilsynsleder (sign.) Bernt Kristian Øye seniorinspektør (sign.) Dette brevet er godkjent elektronisk i Arbeidstilsynet og har derfor ingen signatur. Kopi til: Hovedverneombud Søndre Land kommune Hovsbakken 1 2860 HOV
VÅR REFERANSE 6 Søndre Land ungdomsskole v/ rektor Hovsbakken 1 2860 HOV Søndre Land ungdomsskole v/ verneombud Hovsbakken 1 2860 HOV Odnes skole v/ rektor Skoleveien 3 2879 Odnes Odnes skole v/ verneombud Skoleveien 3 2879 Odnes Fryal skole v/ rektor Hovsbakken 1 2860 HOV Fryal skole v/ verneombud Hovsbakken 1 2860 HOV SØNDRE LAND KOMMUNE v/ hovedstillitsvalgt for skolene Hovsbakken 1 2860 HOV Eli Randgaard Kjell Haugen