Tilsyn - RØRVIK SYKESTUE

v. Arbeidstilsynet VAR DATO 04.12.2013 DERES DATO DERES REFERANSE var SAKSBEHANDLER Margrethe M Aune, tlf. 90541602 1 av 5 VIKNA KOMMUNE v/rådmann Postboks 133 Sentrum 7901 RØRVIK Tilsyn - RØRVIK SYKESTUE Vi viser til tilsynet hos RØRVIK SYKESTUE den 16.10.2013. Hensikten med tilsynet Hensikt med tilsynet var å rette spesiell oppmerksomhet mot hvordan ledelse, verneombud og tillitsvalgte samarbeider for å få til gode arbeidsbetingelser og et helsefremmende arbeidsmiljø. Tema i tilsynet var blant annet: Fordeling av roller, oppgaver, ansvar og myndighet i helse-, miljø- og sikkerhetsarbeidet Kartlegging, risikovurdering, plan og tiltak Rekruttering og opplæring for å løse virksomhetens oppgaver Bruk av vikarer og innleie av arbeidskraft Samhandling mellom de ulike enhetene i helse- og omsorgstjenesten i kommunen, og med sykehuset Endring i antall langtidsplasser og korttidsplasser i sykehjem, og hvordan dette eventuelt påvirker arbeidsforholdene Vurdering av konsekvenser for arbeidsmiljøet ved endring og omstilling Arbeidstidsordninger Arbeidstøy og smittevern Bruk av godkjent bedriftshelsetjeneste Oppsummering av tilsynet Kontrollen ble utført på/ved: 7900 RØRVIK Til stede fra virksomheten: Tove Severeide (Avdelingsleder ), Mette Wagnild (Hovedtillitsvalgt NSF), May-Linn Waagø (Tillitsvalgt Fagforbundet), Anne Breivik (Verneombud - sykestue), Turid Bondø Waagø (Verneombud - kjøkken), Yvonne Forsmann (hovedverneombud), Nina Schmidt (Tillitsvalgt NSF) og Frøydis Wangsfjord (Hovedtillitsvalgt Fagforbundet). Til stede fra Arbeidstilsynet: Margrethe M Aune (seniorinspektør) og Gunvor Steinkjer Solstad (seniorinspektør). POSTADRESSE E- POST TELEFON ORGANISASJONSNR Postboks 4720 Sluppen post@arbeidstilsynet.no 815 48 222 974761211 7468 Trondheim INTERNETT TELEFAKS Norge www.arbeidstilsynet.no 73 19 97 01

A 2 av 5 Tilsynet var meldt på forhånd og ble gjennomført som et møte i Rørvik sykestue sine lokaler. Organisering Rørvik sykestue er organisert under Helse- og sosialtjenesten i Vikna kommune og har mellom 60 og 70 ansatte fordelt på 35 årsverk. De ansatte er i alderen fra 17-70 år og er i hovedsak kvinner. I tillegg til tradisjonell sykehjemsavdeling, har de kjøkken, skjermet enhet og dialyseavdeling som ledes av en avdelingsleder. De ansatte har i hovedsak helsefaglig utdanning. Det jobbes i hovedsak deltid og vi fikk opplyst at det jobbes med å øke stillingsandelen for de som ønsker det. Sykepleierstudenter og elever fra videregående skole/helsefagutdanningen blir brukt som vikarer. De ansatte ga uttrykk for god trivsel ved Rørvik sykestue og at de opplever et godt samarbeid med sykehuset. Sykfraværsprosenten ved Rørvik sykestue ble opplyst å ligge på 10% (Vikna kommune har samlet 6.5%). HMS - arbeid I tilsynet ble vi informert om at verneombud og avdelingsleder har gjennomgått lovpålagt opplæring. Videre kom det frem at leder og verneombud har faste møter 6g/år. I disse møtene er HMS tema og blant annet utarbeides det handlingsplan etter gjennomført vernerunde og det diskuteres hvilken bistand avdelingen skal få fra bedriftshelsetjenesten. Det vil være en forbedring om også plasstillitsvalgte deltar i denne gruppen. Videre fikk vi informasjon om at verneombudet ikke har noen formelle oppgaver i personalmøter, men deltar på lik linje med de andre ansatte. Det vil være en forbedring a gi verneombudet en mer aktiv rolle ipersonalmolene. Vi ble informert om at leder og verneombud har samarbeidet om gjennomføring av kartlegging av ulike risikoforhold. Videre at det gjennomføres vemerunder som i hovedsak omfatter fysisk arbeidsmiljø. Vernerunden følges opp med tiltak. I tilsynet fikk vi opplyst at de ansatte ikke melder avvik. Det ble uttrykt usikkerhet knyttet til hvilke forhold som betraktes som avvik og terskel for å melde. Det vil bli varslet pålegg til Vikna kommune v/ Rådmann om å utarbeide en rutine for hvordan arbeidstakerne skal melde fra om uønskede hendelser knyttet til arbeidsmiljø. Vikna kommune gjennomførte en medarbeiderundersøkelse for alle ansatte i kommunen i 2012. Denne ble gjennomført med bistand fra bedriftshelsetjenesten. Bedriftshelsetjenesten har gjennomgått resultatene i de respektive avdelingene i etterkant, og arbeidet med handlingsplanen var godt i gang. Det varsles pålegg om at Arbeidstilsynet ønsker å få oversendt ferdig handlingsplan. Omstilling I tilsynet kom det frem at en konsekvens av samhandlingsreformen er at de ansatte opplever "et større trykk" i form av en jevnt over mer stresset arbeidssituasjon. Arbeidspresset varierer

VA 3 av 5 fortsatt, men de ga uttrykk for at toppene varer lengre nå enn tidligere. Det ble uttrykt usikkerhet knyttet til om dette skyldes samhandlingsreformen alene eller om det er en utvikling som ville ha hatt kommet uavhengig av samhandlingsreformen. I tilsynet var det ikke kjent om Vikna kommune har rutine som sikrer at omstillinger/endringer blir risikovurdert under planlegging og gjennomføring. Det varsles pålegg til Vikna kommune ved Rådmann om å utarbeide en slik rutine. Bedriftshelsetjeneste Vikna kommune har avtale om kjøp av bedriftshelsetjenste fra AktiMed Nord-Trøndelag. Videre ble det opplyst at tiltakene i handlingsplanen for Rørvik sykestue er kommet frem etter kartleggingen av risiko som leder og verneombud gjennomførte. Det vil være en forbedring ved utarbeidelsen av neste års plan, at det angis hvem (fra Rørvik sykestue) som er ansvarlig for gjennomføring av tiltaket. Arbeidstid Vi fikk oversendt inngått turnusavtale mellom Vikna kommune, Rørvik sykestue og berørte arbeidstakerorganisasjoner. Det ble opplyst at tillitsvalgte involveres i utarbeidelsen av turnus ved at de får fremlagt et forslag for kommentarer. Videre at de ansatte får se turnusen før det endelige vedtaket fattes. Arbeidstøy I tilsynet fikk vi opplyst at alle ansatte ved Rørvik sykestue får utlevert arbeidstøy og at det blir vasket i arbeidsgiver sin regi. Alle har tilgang på garderober med egne skap. Varsel om pålegg Dette er et varsel om at vi vurderer å gi pålegg til virksomheten. Hvis dere mener at beskrivelsen ikke er korrekt eller har kommentarer til de pålegg og frister som er varslet, ber vi om skriftlig tilbakemelding senest 15.01.2014. Dere vil deretter motta et eget brev om den videre oppfølgingen. Pålegg - HMS - arbeid - tiltak og plan (ref. 1) Arbeidsgiver skal iverksette tiltak og/eller utarbeide plan for å redusere risikoforholdene i virksomheten. Tiltakene skal bygge på en gjennomført kartlegging og risikovurdering. Verneombud/ansattes representant skal medvirke i utarbeidelsen av tiltak og/eller plan. Vilkår: For å kunne vurdere om pålegget er oppfylt, må vi innen fristen ha mottatt: Oversikt over gjennomførte tiltak og/eller

A 4 av 5 Plan med frist for gjennomføring av tiltak Beskrivelse av hvordan verneombud/ansattes representant har medvirket Hjemmel: arbeidsmiljøloven 3-1 første ledd og andre ledd bokstav c og 4-1 første ledd og forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter (internkontrollforskriften) 5 andre ledd nr. 6 Dersom vi gir pålegg, vil vi sette fristen til: 01.04.2014 Begrunnelse: Arbeidsgiver skal sørge for at arbeidsmiljøet i virksomheten er fullt forsvarlig ut fra en enkeltvis og samlet vurdering av faktorer i arbeidsmiljøet som kan innvirke på arbeidstakernes fysiske og psykiske helse og velferd. For å redusere risikoen i arbeidet, skal arbeidsgiver iverksette tiltak og/eller utarbeide plan. Tiltakene og/eller plan må bygge på en gjennomført kartlegging og risikovurdering. Arbeidstakerne og deres tillitsvalgte skal medvirke i utarbeidelsen av tiltak og/eller plan. Dette følger av arbeidsmiljøloven 3-1 første ledd og andre ledd bokstav c og 4-1 første ledd, jf. internkontrollforskriften 5 andre ledd nr. 6. Å sørge for et godt og sikkert arbeidsmiljø skal inngå som en del av den ordinære styringen av virksomheten. Arbeidet skal planlegges og organiseres slik at kravene i arbeidsmiljøloven blir ivaretatt. Arbeid med helse, miljø og sikkerhet skal skje på alle plan i virksomheten. 1tilsynet kom det frem at det arbeidet med utarbeidelse av handlingsplan etter medarbeiderundesøkelsen var i gang, men det kunne ikke fremlegges en tidfestet handlingsplan. Gi en kopi av dette brevet til verneombudet Verneombudet skal gjøres kjent med vedtak fra Arbeidstilsynet, jf. arbeidsmiljøloven 6-2 sjette ledd og 18-6 åttende ledd. Vi har derfor lagt ved en kopi av dette brevet som arbeidsgiver skal gi videre til verneombudet. Hvis virksomheten har under ti arbeidstakere og partene har skriftlig avtale om ikke å ha verneombud, skal arbeidsgiveren gi dette brevet til representanten for de ansatte. Har dere behov for mer informasjon? Dere finner mer informasjon om Arbeidstilsynet og om regelverket på www.arbeidstilsynet.no, eller dere kan kontakte oss på telefon 815 48 222. Dersom dere har spørsmål til saken deres, ber vi dere kontakte saksbehandleren. Oppgi referansenummeret hvis dere tar kontakt.

VA 5 av 5 Med hilsen Arbeidstilsynet Trond Reinseth tilsynsleder Margrethe M Aune (sign.) seniorinspektør (sign.) Dette brevet er godkjent elektronisk i Arbeidstilsynet og har derfor ingen signatur. Kopi til: Vikna kommune v/ Helse- og sosialetat Rørvik sykestue v/ verneombud Vikna kommune v/ hovedtillitsvalgt NSF Rørvik sykestue v/ tillitsvalgt NSF Rørvik sykestue v/tillitsvalgt Fagforbundet Vikna kommune v/ hovedverneombud Vikna kommune v/ hovedtillitsvalgt Fagforbundet Rørvik sykestue