Prosjekt Etablering av HiBV faglig og administrativ etablering (versjon 1.0, 24.09.12) FUSJON MELLOM HØGSKOLEN I BUSKERUD OG HØGSKOLEN I VESTFOLD 1
Innhold 1. Innledning... 3 2. HiBVs profil... 3 3. Visjon for HiBV - grunnlag... 3 Styrende dokumenter:... 4 4. Organisering av fusjonsarbeidet... 4 Overordnet organisering for fusjonsarbeidet - prosjekteier... 4 Mandat for Prosjekt Etablering av HiBV... 5 5. Prosjekt Etablering av HiBV... 5 Prosjektets navn... 6 Mål for fasene (hovedmilepæler)... 6 Prosjektets verdigrunnlag... 6 Organisasjonskart... 7 Prosesser... 7 Hovedprosjekt 1) Faglig etablering... 8 Hovedprosjekt 2) Administrativ etablering... 8 Organisering fra 1. januar 2014... 10 Prosjektstyring... 10 Omstillingsservice... 10 Milepælsplan (nivå 2)... 10 6. Risikovurdering (uferdig)... 11 7. Budsjett og økonomi (utvikles høsten 2012)... 11 Referansedokumenter:... 12 2
1. Innledning Målsetting med denne planen og hovedprosjektene 1) faglig etablering og 2) administrativ etablering er at Høgskolen i Buskerud og Vestfold (HiBV) er etablert 1. januar 2014 i selskapsregistret, at felles opptak gjennomføres i august 2014 og at nye rutiner og regler er etablert innen 31. desember 2014. Saksforberedende organ (SO) vurderer tiden som knapp, men ved riktig prioritering av hva som må være ferdig innen 1. januar 2014 og øvrige hodemilepæler mener gruppen at det er realistisk. Planen krever at det settes av nok ressurser (tid, midler og kompetanse) for å nå angitte milepæler og målsetting. Denne planen beskriver mandat, organisering, tidsplan med milepæler og økonomi for etableringen av HiBV og de to hovedprosjektene. Følgende hovedaktiviteter er lagt til grunn: Faglig organisering (FO), Strategisk fagutvikling (SF), Sikker drift (SD) og Støttende, effektiv og sammensveiset administrasjon for primærvirksomheten (SESAP). 2. HiBVs profil Den nye høgskolen skal være en flercampusinstitusjon som består av fire studiesteder, og som er regionalt forankret, nasjonalt ledende på utvalgte områder og internasjonalt orientert. Institusjonens hovedprofil skal være profesjonsrettete, arbeidslivsorienterte og samfunnsrelevante utdanninger, praksisnær og ha anvendt forsknings- og utviklingsarbeid. Den faglige hovedprofilen og institusjonens ambisjoner tilsier at det legges til rette for internt, nasjonalt og internasjonalt samarbeid og tverrfaglige utdanningsprogrammer og forskningsprosjekter. Utvikling og gjennomføring skal skje i dialog med offentlig sektor og næringslivet både på nye og på etablerte arenaer. Høgskolens faglige hovedområder vil være profilerte, forskningsbaserte studieprogrammer innenfor helsevitenskap og optometri, teknologi og maritime fag, lærerutdanninger på alle nivå, humaniora og samfunnsvitenskap, samt økonomi og administrasjonsfag. 3. Visjon for HiBV - grunnlag Visjonen for en fusjonert høgskole skal ta utgangspunkt i at institusjonen skal: fremme internasjonalt orientert praksisnær, anvendt forskning og utviklingsarbeid som er internasjonalt orientert, tilby profesjonsrettete, arbeidslivsorienterte og samfunnsrelevante utdanninger, som er nasjonalt anerkjente og internasjonalt konkurransedyktige, på bachelor, master og ph.d.-nivå, ha ambisjoner om å utvikle institusjonen til et profesjons- og arbeidslivsrettet universitet, være samarbeidspartner for regionalt og nasjonalt samfunns- og næringsliv, 3
være en byggende og kritisk forsknings- og utdanningsinstitusjon med et arbeidsog læringsmiljø som fremmer nysgjerrighet, åpenhet, samarbeid, solid forskningsbasert kunnskap, kritisk refleksjon, etisk bevissthet og personlig integritet. Den nye høgskolen skal være en flercampus institusjon som er regionalt forankret i de to fylkene. Den skal være nasjonalt ledende innenfor prioriterte fagområder og internasjonalt orientert. Styrende dokumenter: Plattform for fusjon mellom HiBu og Hive. Avtale mellom Høgskolene i Buskerud og Høgskolene i Vestfold; - forutsetninger for gjennomføring av fusjonen. Forslag til avtale om medbestemmelse og omstilling. 4. Organisering av fusjonsarbeidet Overordnet organisering for fusjonsarbeidet - prosjekteier Fellesstyret for HiBV Fellesstyret får mandat fra KD og er ansvarlig for å etablere den nye institusjonen med bakgrunn i kongelig resolusjon, styrevedtak av 27.08.12, plattform for fusjon, avtale om forutsetninger og omstillingsavtale av xx1012. Direktørene i HiBu og HiVe er styrets sekretær. Styresekretariat/SO Direktørene forbereder og foreslår saker til fellesstyret i samråd med rektorene. Personal- /organisasjonsdirektørene er sekretariat for direktørene. IDF møte for HiBV Deltagere er direktørene, personaldirektørene, HiBu og HiVes representanter for tjenestemannsorganisasjonene, en sekretær fra prosjektgruppen. En av direktørene leder IDF. Ansettelsesutvalg for HiBV Egen gruppe som jobbet bare med ansettelser/valg til ny organisasjon. Oppnevnes av fellesstyret. Sammensetning: SO foreslår sammensetning og mandat til fellestyret tidlig i 2013. Ekstern ledelse/deltagelse bør vurderes. Forslag til utlysningsteksten for rektor (valg) og administrerende direktør klare til styremøte i februar 2013. 4
Mandat for Prosjekt Etablering av HiBV Saksforberedende organ (SO) styrer prosjektet og leder de to hovedprosjektene. Rapporterer til Fellesstyret. Mandatet er utarbeidet og gitt med bakgrunn i plattform og avtale om forutsetninger for fusjon vedtatt av institusjonenes styrer 27. august 2012. Mandat for prosjektet: a. Planlegge og gjennomføre etableringen av HiBV etter føringer og vedtak fra fellesstyret i overgangsfasen og deretter nytt styre for virksomheten: - Planlegge og gjennomføre nødvendige prosesser og arbeidsoppgaver for at HiBV skal være virksom som en ny institusjon og registrert i selskapsregisteret fra 1 januar 2014, - de prosesser og oppgaver som skal ferdigstilles innen 1. august 2014 (første felles studiestart) og - nødvendige prosesser og arbeidsoppgaver som må være ferdigstilt innen 31. desember 2014. b. Foreslå faglig og administrativ organisering pr 01.01.14 med bakgrunn i styrevedtak 27.08.12 (plattform og avtale) og kongelig resolusjon: - Faglig organisering og utvikling (med referanse til plattform og avtale). - Administrativ organisering og utvikling, med fokus på å gi best mulig støtte til primærvirksomheten innenfor en forsvarlig ressursramme (med referanse til plattform og avtale). c. Sørge for at administrasjon og forvaltning forløper og etableres i tråd med føringer gitt av institusjonene, fellesstyret, overordnede myndigheter og gjeldende lov- og regelverk. d. Organisere prosjektet i hensiktsmessige prosjekter, prosesser, delprosjekter og arbeidsgrupper. Etableringsprosjektet skal engasjere medarbeidere bredt i linjeorganisasjonene, sammenslåingen skjer mellom to likeverdige parter hvor fler-campus organisering er førende prinsipp og målsettingen er full integrasjon i ny organisasjon og institusjon. 5. Prosjekt Etablering av HiBV Prosjektet organiseres ved å opprette to hovedprosjekter 1)faglig etablering og 2) administrativ etablering. Det legges opp til god koordinering og referanselinjer mellom prosjektene. Saksforberedende organ(so) har hovedansvaret for koordineringen. 5
Prosjektene rapporterer til Saksforberedende organ (SO) som forbereder saker til Fellesstyret. Medvirkning iht hovedavtalen ivaretas i IDF møte (Informasjon, drøfting og forhandling). Det legges i tillegg opp til deltagelse i relevante delprosjekter og prosesser etter nærmere drøfting med tjenestemannsorganisasjonene. Fusjonsarbeidet fremover vil være tids- og ressurskrevende. Ledere for prosjekter, delprosjekt og ansvarlige for enkelte oppgaver vil måtte være forberedt på å arbeide utover ordinær arbeidstid. Det legges opp til kompensasjon med B tillegg. I tillegg til omprioritering av arbeidsoppgaver for mange ansatte i perioder rettet mot prosjektet, vil det bli leid inn ekstern kompetanse og arbeidskraft det det er nødvendig. Prosjektets navn Etablering av Høgskolen i Buskerud og Vestfold (HiBV). Mål for fasene (hovedmilepæler) Hovedmilepæl 1 Godkjenning av fusjon KD/Kongen i Statsråd og opprettelse av fellesstyre 01.12.2012 Hovedmilepæl 2 Organisasjonsplan ferdig, valg av rektor og tilsetting av direktør fra 01.01.14 01.07.2013 Hovedmilepæl 3 Ny organisasjon etablert nytt styre for HiBV 01.01.2014 Hovedmilepæl 4 Studiestart HiBV - felles opptak 15.08.2014 Hovedmilepæl 5 Implementering av HiBV ferdigstilt med nye styrende 31.12.2014 dokumenter Prosjektets verdigrunnlag Prinsippet om flere- campus institusjon og likeverdige parter er førende for arbeidet. Deltagerne forholder seg til de styrende dokumenter (plattform, avtale og omstillingsavtale). Alle skal medvirke til og understøtte en positiv arbeidskultur. Man skal lete etter de beste løsningene uavhengig av hvor de kommer fra. Omkamper på beslutninger eller styrende avtaler skal ikke skje. Prosjektleder og delprosjektleder skal utøve godt lederskap. Prosjektet har ikke og skal ikke ha ansvar for rekruttering og tilsettingsprosesser 6
Organisasjonskart Fellesstyret IDF møte Saksforber Ansettelse edende sutvalg organ Saksf. organ (SO) Faglig etablering (rektorene) Adm etablering (direktørene) Fag organisering Strategisk fagutvikling Sikker Drift Adm organisering SESAP Prosesser Utdanning Forskning og utvikling Ekstern virksomhet Internasjonalisering 7
Hovedprosjekt 1) Faglig etablering Delprosjekter er a) Faglig organisering og b) Strategisk fagutvikling. Prosjektet ledes av rektorene. Personalsjef HiBu er sekretær for prosjektledelsen. Dekaner, pro- og viserektorer, inngår som medlemmer i prosjektgruppen. Studentrepresentanter og ansattrepresentanter/tillitsvalgte vurderes om bør inngå i prosjektgruppen. Rektorene nedsetter dekanmøter med nåværende faglige ledere for forberedelse av fakultetsdannelser i ny organisasjon, foreslår faglig organisering/struktur (med bakgrunn i plattform) og gir innspill til visjon, profil og strategiske planer. Prosjektarbeidet vil foregå i faggrupper innen fagområder, samt arbeidsgrupper for hovedprosessene Undervisning, FoU, Ekstern samhandling (inkl internasjonalisering). Det faglige prosjektet er referansegruppe for det administrative prosjektet. Prosjektet rapporterer gjennom styresekretariatet/so til fellesstyret. Delprosjekt a) Faglig organisering (FO): Opprettes ila oktober/november. Delprosjekt b) Strategisk fagutvikling (SF): Oppretter ila oktober/november. Hovedprosjekt 2) Administrativ etablering Delprosjekter er i prosjektet er a) SD 1 (Sikker Drift) og b) SESAP (En støttende, effektiv og sammensveiset administrasjon for primærvirksomheten). Prosjektet skal ivareta etablering av HiBV, sikker drift og strategisk utvikling av den nye administrasjonen. Prosjektet ledes av direktørene. Organisasjons- og kommunikasjonsdirektør HiVe er sekretær for prosjektledelsen. Delprosjektledere, ledere for arbeidsgruppene (inkl. campusutvikling og studentparlament) inngår som medlemmer i prosjektgruppen. Ansattrepresentanter/tillitsvalgte vurderes om bør inngå i prosjektgruppen. Det etableres en rekke arbeidsgrupper under hovedprosjektet som skal ivareta både SAD og SESAP. Det faglige prosjektet vil være referansegruppe for arbeidet. 1 Ref forprosjekt SAD har omfattende dokumentasjon av det planarbeidet som ble utført i 2011. Med bakgrunn i SWOT og GAP analyser ble vedleggene fra delprosjektene (vedlegg x) utarbeidet og dannet grunnlag for en omfattende milepælsplan. Dette arbeidett legges til grunn for den nye planen som utvikles frem mot januar 2013. I arbeidet med forprosjekt SAD høsten 2011 ble det gjennomført et erfaringsseminar i Drammen med deltagere fra KD, UiT, HiOA og prosjekt Innlandsuniversitetet. Seminaret ga mange verdifulle innspill til arbeidet i forberedelsene til prosjektet og er meget relevant i etableringen av HiBV. 8
Prosjektet rapporterer gjennom styresekretariatet/so til fellesstyret. Administrativ etablering arbeidsgrupper: Direktørene fordeler rollene i arbeidsgruppene med bakgrunn i SAD 2011 og likevekt mellom institusjonene. Personal (gruppeleder Vestfold) Kommunikasjon og markedsføring (gruppeleder Buskerud) Økonomi (gruppeleder Vestfold) IKT (gruppeleder Buskerud) Studieadministrasjon (gruppeleder Buskerud) Bibliotek (gruppeleder Vestfold) Forskning og utvikling (gruppeleder Buskerud) Ekstern virksomhet /EVU (gruppeleder Vestfold) Arkiv (gruppeleder Buskerud) Drift og utvikling av en fler-campusinstitusjon (gruppeleder Vestfold (prosjektsekretær/org og kom. direktør Vestfold)) Studentparlament (delprosjektleder parlamentslederne) Delprosjekt a) Sikker drift (SD) Delprosjektet iverksettes umiddelbart og ledes av direktør HiBu. Delprosjekt 1 utarbeider forslag til milepælsplan nivå 2 som vil være førende for de andre delprosjektene og prosessene. Intensjon og ambisjon: Organisering og fremdrift i prosjektet skal sikre at Milepælsplanen (utvikles i oktober) overholdes og at pr 1. januar 2014 er ny organisasjon på plass og ansatte får riktig lønn 12. januar 2014. De viktigste dokumenter og samarbeidsfora med tjenestemanns- organisasjonene er etablert, mens valg til / opprettelse av lovpålagte utvalg vil bli gjennomført så raskt som mulig etter 1. januar 2014. Alle de sentrale It systemene (FS, Agresso, SAP, BiBsys, Ephorte) er bygd om til et felles system med nye rolle- og ansvarskart. Det er en ambisjon at noe opplæring er gjennomført (evt nye brukere). Den nye høyskolen virker på en felles IT plattform for kommunikasjon og kontorstøtte, som er den mest økonomiske i drift og som gir best mulig sikkerhet (høyest kost/nytte). Det vil kreves en betydelig investering i 2013 for å nå målet om tilsvarende kommunikasjonsmuligheter og tilgang til systemer som hver enkelt har i dag. Investeringene er nødvendige for å kunne operere felles systemer som FS, Agresso, SAP, Ephorte, epost og katalogsystem. Planen tilrettelegger og har fokus på at både intern og ekstern kommunikasjon om ny høyskole starter høsten 2012 og det er en ambisjon at komplett ny nettside er operativ senest oktober 2013, slik at studentrekruttering for studieåret 2014/2015 ikke blir skadelidende. Planen tilrettelegger for at en ny justert budsjettmodell og nye prinsipper legges til grunn for et nytt institusjonsbudsjett 2014, men den har ikke som ambisjon en fullstendig omlegging. Dette mener vi ny ledelse må utarbeide ila 2014. Planen tilrettelegger for at hver enkelt institusjon avlegger 2013 regnskapet som separate institusjoner men også at regnskapsføring fra 1. januar 2014 skjer som en ny institusjon. 9
Planen tilrettelegger for felles samordna opptak (SO) grunnutdanninger for studieåret 2014/2015. Det samme gjelder for lokale opptak (LOK). Planen tilrettelegger for at ny parlamentsleder er valgt og at det nye parlamentet kan konstituere seg innen 1. januar 2014. Planen forutsetter at de studieprogram som er i drift i 2013 fortsetter der de er (ref. avtale om forutsetninger). Planen tilrettelegger for arbeid med fakultetsdannelse ferdigstilles høsten 2012 og at de nye ledergruppene i institusjonen kan påvirke sentrale prosesser frem til etablering. Det planlegges for at nytt delegeringsreglement fra det nye styret, vedtak om lovpålagte utvalg og andre institusjonsdokumenter behandles i det nye styret innen 1. mars 2014. Enkelte rutiner og regler er foreslått behandlet innen 1. august 2014 og resterende innen 31.12.2014. De mest kritiske aktivitetene, som også har et avhengighetsforhold til andre er; nytt felles student system (FS), felles lønnssystem (SAP), organisasjonskart, Felles IT plattform og ny webside. Men, det er også viktig at ny arkivdatabase og felles regnskapssystem er klart slik at lovpålagte krav til arkiv og regnskap overholdes. Det må prioriteres vesentlig med tid til arbeid i prosjektet og budsjettmidler til innkjøp av tjenester og utstyr i 2013. Prosjektet vil knytte til seg kompetanse fra Uninett FAS (nett- og systemleverandør) og USIT (spesielt ansvar for FS), So (samordnet opptak), samt systemleverandører for alle administrative systemer. Det blir utarbeidet dataflyt- oversikt som beskriver avhengigheter mellom alle administrative systemer. Delprosjekt b) Administrativ organisering (SESAP): Etableres ila oktober/november. Organisering fra 1. januar 2014 Prosjekt organiseres som implementeringsprosjekt bemannet av den nye institusjonen. Prosjektstyring MS project brukes som prosjektverktøy. Det skal utarbeides retningslinjer for arkivering, rapportering og prosjektstyring. Omstillingsservice Det anbefales at det etableres en omstillingsservice ved de to høyskolene som bemannes med personer fra personal- og informasjonsseksjonene. Oppgavene er å svare på spørsmål, sørge for informasjon, nyhetsbrev til lederne, spre informasjon om stillingskunngjøringer, tilsetting av ledere osv. Støtter lederne i de to institusjonene i lederoppgaver i omstillingsarbeidet. Egen nettside og fusjonen er utviklet. Milepælsplan (nivå 2) Med bakgrunn i de fem overordnede milepælene vil det i fase 1 bli utledet ca 75 milepæler for prosjekt SD og administrative arbeidsgrupper som vil danne grunnlag for 10
begge prosjektenes fremdriftsplaner. Disse danner grunnlag for måloppnåelse den delprosjekt SD sin ambisjon for etablering av HiBV. 6. Risikovurdering (uferdig) I arbeidet med å fremme søknad om fusjon september 2012 er det utviklet en overordnet risikoanalyse. Se vedlegg 2 pkt.14. (Faktorer som vurderes videre: Tydelighet i roller og ansvar, Tid, prosjektledelse, kompetanse, motivasjon, økonomi, beholde ansatte, starte rekrutterings- og tilsettingsprosesser tidlig (mars/april), It plattform felles før fusjonstidspunkt, rekrutteringsvirkemiddel studenter klart høst 2013 (web, brosjyre), FS, Kommunikasjon). En enkel risikovurdering for planleggingsfasen avdekket følgende risikoområder, som kan brukes som beskrivelse også for kritiske suksessfaktorer: 1. Daglig drift i dagens institusjoner blir vesentlig skadelidende av arbeidet i fusjon (Tid). 2. Planleggingen blir utsatt og gjennomført for dårlig og for lite detaljert slik at iverksettelsen av prosjektets fase II (januar 2013 desember 2013) blir forsinket (motivasjon). 3. Ansatte som forventes å legge mye arbeid inn i prosjektet mister motivasjonen pga utrygghet for egen fremtid (motivasjon). 4. Manglende evne til å prioritere hvilke oppgaver skal utføres innenfor prosjektets ressursramme (tid, økonomi og kompetanse). 5. Manglende evne til samhandling mellom delprosjektene slik at helhetsløsninger ikke oppnås. 6. Prosjektstyring blir nedprioritert. 7. Budsjett og økonomi (utvikles høsten 2012) I arbeidet med å fremme søknad om fusjon september 2012 er det utviklet en overordnet vurdering av fusjonskostnader. Se vedlegg 2 pkt15. Det er søkt Kunnskapsdepartementet om SAK midler på kr. 14 millioner frem til 2014. Hver institusjon må i tillegg være forberedt på å avsette strategiske midler i 2013 for gjennomføring av Etableringsprosjektet fase 2 og 3. Drammen/Bakkenteigen 24.09.2012 Kai Mjøsund(S) direktør HiBu Terje Thomassen(s) direktør HiVe Kristin Ørmen Johnsen(s) rektor HiBu Petter Aasen(s) rektor HiVe 11
Referansedokumenter: 1. Erfaringsdokumenter fra forprosjekt SAD 2011 (Ny felles IT løsning overgang. Praktisk beskrivelse for overgangen fra tre IT plattformer til en felles. Beskrivelse av milepæler og KSF for hvert forvaltningsområde(maks en side pr område. Eksempel på tidsplan for ansettelser. Oversikt over arbeidsgruppene i planleggingsfasen høst 2011. Erfaringer fra arbeidsseminar 10 og 11 oktober Sikker Drift. Økonomi i prosjektet forslag fra 2011. Milepælsplan 2012 og 2013). Vedlagt til delprosjekt SD. 2. Plattform for fusjon, ikke vedlagt se www.hibuhive.no 3. Avtale om forutsetninger, ikke vedlagt se www.hibuhive.no 12