Erfaringer fra fusjonsprosessen HBV Samling for økonomiledere april 2015 Økonomidirektør Terje Thomassen

Transkript

1 Erfaringer fra fusjonsprosessen HBV Samling for økonomiledere april 2015 Økonomidirektør Terje Thomassen

2 HBV Høgskolen i Buskerud og Høgskolen i Vestfold vedtok fusjon i august Virksomheten fusjonerte pr HBV har nå fattet intensjonsvedtak om fusjon med HiT, med tentativt fusjonstidspunkt

3 Visjon Høgskolen i Buskerud og Vestfold (HBV) skal utvikles til et profesjons-, samfunns- og arbeidslivsrettet universitet, og være den foretrukne kompetanse-, forskning-, utviklings- og innovasjonspartner for regionalt samfunns- og næringsliv med nasjonal anerkjennelse og internasjonal orientering HØGSKOLEN I BUSKERUD OG VESTFOLD PROFESJONSHØGSKOLEN 3

4 HBV Nest største statlige høgskole i landet Ca 9500 studenter Ca 850 ansatte Budsjett 1,060 mill kroner HØGSKOLEN I BUSKERUD OG VESTFOLD PROFESJONSHØGSKOLEN 4

5 Erfaringer «HBV i dag er mye bedre enn HiBu og HiVe var hver for seg» Visjon, overordnet strategi og mål avgjørende for fokus og retning (plattform for fusjonen) Ledelse må på plass tidlig nok Tjenester for ansatte, studenter og omgivelser må være på plass fra dag en Utarbeid kommunikasjonsplan og markedsstrategi (internt og eksternt blikk, medvirkning internt og rekruttering eksternt) Involvering og medvirkning av studenter og ansatte viktig Valg kan være krevende i en fusjonsprosess HØGSKOLEN I BUSKERUD OG VESTFOLD PROFESJONSHØGSKOLEN 5

6 Erfaringer forts.. Vær lojal mot et prinsipp om at beste praksis videreføres (bør gå foran prinsippet om likeverdige parter) «Hestehandel» vanskelig å unngå SAK midler avgjørende Deleger ansvar og myndighet så langt som mulig i prosjektorganisasjonen (unngå unødig «politisering») Behov for oversikt over kapasiteter og begrensinger (DD?, øk, fagl osv) Faglig prosjekt bør fokuseres mot visjon, strategi, faglig utvikling og organisering Administrativt prosjekt bør fokuseres mot sikker drift, organisering og hvordan best støtte primærvirksomheten HØGSKOLEN I BUSKERUD OG VESTFOLD PROFESJONSHØGSKOLEN 6

7 Erfaringer forts.. Bruk ekstern bistand ved rekruttering og innplassering av ledere og juridisk bistand ved innplasseringsprosjektet Innleie av PWC som prosesstøtte var ikke en så god løsning som forventet Omfang avtale- og kontraktsadministrasjon må ikke undervurderes. Obs terskelverdier Et operativt intranett fra første dag vil gi en stor gevinst ved oppstart og gjennomføring i ny organisasjon Ordinær virksomhet vil være presset i perioder. Viktig å skjerme studenter, faglig virksomhet og omgivelser så godt som mulig HØGSKOLEN I BUSKERUD OG VESTFOLD PROFESJONSHØGSKOLEN 7

8 Erfaringer forts.. Ikke tro man er like selv om man har samme systemer og tilnærmet lik organisering Implementering av systemer/ applikasjoner, nye klienter krever sine ressurser og sin tid Systemkonvertering, implementering av nye klienter. Krevende, mye engangskunnskap, ikke alltid intuitive brukergrensesnitt. Agresso, oppbygging av grunndata krever agresso systemkompetanse. Fått stor hjelp fra Terje Aa. Man må være mer enn superbruker i Agresso og inneha ekstrem kompetanse for å komme gjennom dette på grei måte. En kommer aldri for tidlig i gang. Få alle medspillere (agresso, basware, bank, SSB, FS, DFØ) på banen tidlig og forbered dem på hva som skal skje ev start opp hele prosessen tidlig. Ikke undervurder arbeidsmengde og ressursbruk. Fusjonstidspunkt må være Ta høyde for uforutsette hendelser. Husk også at den daglige driften av tidligere selskaper ikke opphører det skal leveres årsregnskaper HØGSKOLEN I BUSKERUD OG VESTFOLD PROFESJONSHØGSKOLEN 8

9 Erfaringer forts.. Felles hovedprinsipper og budsjettfordelingsmodell kan være på plass hvis man kommer i gang tidlig og man er beslutningsdyktig ift ny organisasjon. Hvis ikke, så kan man vente til år 2. Bruk da i stedet «budsjettbidrag» fra to eksisterende modeller til første årsbudsjett Synergier og effektiviseringsgevinster vil i stor grad benyttes til økt kvalitet, aktivitet og funksjonalitet de første driftsår. For HBV ble det satt som en premiss at relativ ressursbruk til adm ikke skulle øke. Effektiviseringsgevinster kan derimot tas ut på sikt ved bevisst og planlagt styring HØGSKOLEN I BUSKERUD OG VESTFOLD PROFESJONSHØGSKOLEN 9

10