HØGSKOLEN I BUSKERUD OG VESTFOLD

Transkript

1 HØGSKOLEN I BUSKERUD OG VESTFOLD FORSLAG TIL ORGANISERING AV MARKED OG KOMMUNIKASJON

2 1. Organisering Markeds- og kommunikasjonsmiljøene ved høgskolene i Buskerud og Vestfold er bedt om å utarbeide et forslag til organisering av eget fagfelt. Bestillingen har videre vært en å utarbeide stillingsinstruks for kommunikasjonsdirektør og beskrive støtte til fakultetene. Plattformdokumentet som ble lagt til grunn for fusjonen beskriver noen sentrale fagområder som peker seg ut med tanke på en egen fagdirektør. Disse kommer på bakgrunn av tidligere utredninger. Områdene er forskning, studie, kommunikasjon, økonomi, personal & organisasjon og drift. Vi opplever ikke at disse forutsetningene er betraktelig endret i forhold til tidligere utredninger. 1.1 Administrativ organisering Vedtatt ledelsesmodell Fellesstyret for HiBV har vedtatt en modell med to prorektorer uten linjeføring. Dette innebærer at det vil kunne bli opprettet to nye direktørstillinger: Direktør Utdanning og Direktør EV og FoUoI. Disse vil rapportere i linje til høgskoledirektør men faglig underlegges prorektorer.

3 1.1.2 Administrativ organisering Vi ser et klart behov for direktører for alle de fagområdene som er skissert i den foreslåtte løsningen. Vi mener videre at det ikke er formålstjenlig å slå sammen noen av de administrative direktørene. Dette vil svekke den faglige tyngden innen hvert funksjonsområde og gi svekket ledelse. Det er derfor vår mening at de nye direktørene ikke bør komme på bekostning av noen av de allerede foreslåtte direktørene Ledergruppens sammensetning Vi er av den klare mening at ledergruppens sammensetning og balanse ikke bør være førende for antall fagdirektører eller fagområder. Det bør i stedet vurderes hvilken funksjon ulike lederfora skal ha og hvilke roller som bør være representert i de ulike foraene. Her kan det være nyttig å se til andre utdanningsinstitusjoner. 1.2 Organisering av markeds- og kommunikasjonsfeltet Markeds- og kommunikasjonsmiljøene ved høgskolene i Buskerud og Vestfold kommer med tre klare anbefalinger med tanke på fremtidig organisering av fagområder:

4 1. Det må opprettes en avdeling for Marked og kommunikasjon (alt. Kommunikasjon). 2. Avdelingen må ledes av en kommunikasjonsdirektør. 3. Markedsføring / rekruttering må ikke skilles ut og legges til en annen organisatorisk enhet, slik som Studie / Utdanning Avdeling for (Marked og) Kommunikasjon Markedsføring og kommunikasjon er et eget fagfelt med særegne oppgaver som skiller seg fra oppgavene ellers i organisasjonen. Samtidig er både markedsføring og kommunikasjon noe som må gjennomsyre alt høgskolen foretar seg. Vi er av den oppfatning at omfanget og viktigheten av oppgavene tydeliggjør behovet for en handlingskraftig avdeling. Vi mener videre at oppgavene innen markedsføring / rekruttering og kommunikasjon / samfunnskontakt er så overlappende at det ikke vil være verken hensiktsmessig eller mulig å legge noen oppgaver til en annen organisatorisk enhet, slik det har vært foreslått Organisasjonsmodell Avdelingen vil bli ledet av en kommunikasjonsdirektør. Vi foreslår at organisasjonskonsulentene ved de to høgskolene plasseres i stab hos kommunikasjonsdirektøren. Disse er et viktig bindeledd mellom studentene, som er

5 vår viktigste målgruppe, og høgskolen. Vi anser disse for å være en kjemperessurs inn i arbeidet til avdelingen. Videre foreslår vi at avdelingen får to organisatoriske enheter: Marked & Kommunikasjon og Arrangement & Konferanse. Det bør i tillegg vurderes om det faglige ansvaret for Førstelinje / Kundeservice bør ligge i kommunikasjonsavdelingen. Oppgavene til de to organisatoriske enhetene presenteres under:

6 2. Organisatorisk plassering Organisatorisk plassering av kommunikasjonsdirektøren tydeliggjør hvordan høgskolen ser på strategisk og operativ bruk av kommunikasjon. 2.1 Organisatorisk plassering av kommunikasjonsdirektør Ved å plassere kommunikasjonsdirektøren i toppledergruppen signaliserer den fusjonerte høgskolen at den er opptatt av omdømmebygging, dialog med omgivelsene og bruk av kommunikasjon som et viktig strategisk virkemiddel for å nå sine strategiske mål. Vellykket omdømmebygging, lydhørhet overfor for omgivelsene, kunderelasjoner og god intern kommunikasjonsflyt er noen av nøklene til HiBVs suksess. Evnen til å håndtere kommunikasjon i krisesituasjoner er avgjørende for en organisasjons omdømme. Å klare å bygge bilder av en virksomhet i tråd med strategiske planer blir høyt verdsatt i de fleste organisasjoner. Analytisk og strategisk tilnærming til markedsutvikling og relasjonsbygging er kjerneområder i vellykkede organisasjoner. For å kunne bidra med sin faglige og strategiske kompetanse på disse områdene er det nødvendig at kommunikasjonsdirektøren er plassert i toppledergruppen Hva gjør andre sammenliknbare høgskoler og universiteter I en omorganiseringsprosess vil det være naturlig å se til andre sammenliknbare aktører i sektoren. Vi har tatt for oss to høgskoler (med universitetsambisjon) og tre av de "nye" universitetene og beskrevet kort hvordan markeds- og kommunikasjonsfeltet ved disse er organisering, samt hvordan ledelsesstrukturen ved høgskolen / universitetet er satt sammen Høgskolen i Oslo og Akershus (HiOA) HiOA har en avdeling for samfunnskontakt og kommunikasjon. Denne er delt inn i Seksjon for samfunnskontakt og forskningsformidling Seksjon for profilering, rekruttering og førstelinje Avdelingen ledes av kommunikasjonsdirektør. Ledelsesstruktur ved HiOA Rektor og høgskoledirektør utgjør høgskolens øverste ledelse sammen med to prorektorer. HiOAs sentrale lederfora består av dekanmøtet og direktørmøtet.

7 Kommunikasjonsdirektør er en del av direktørmøtet Høgskolen i Bergen (HiB) HiB har en seksjon for kommunikasjon. Seksjonen ledes av kommunikasjonsdirektør. Ansvar: Intern og ekstern kommunikasjon Profilering Rekruttering Høgskolens nettsider Sosiale medier Ledelsesstruktur ved HiB Ledermøtet på institusjonsnivå består av rektor, prorektor, høgskoledirektør, tre dekaner og syv stabsdirektører, Kommunikasjonsdirektøren en del av ledermøtet Universitetet i Stavanger (UiS) UiS har en Strategi og kommunikasjonsavdeling. Avdelingen ledes av Strategi- og kommunikasjonsdirektør Ansvarsområder: Tilrettelegging og koordinering av universitetet sitt strategiarbeid Utredningsarbeid Styresmakts-, medie- og arbeidslivskontakt Utarbeiding av kommunikasjonsstrategier Operasjonelt kommunikasjons- og informasjonsarbeid internt og eksternt (inkl. produksjon av magasinet UniverS og brosjyremateriell) Kommunikasjonsrådgiving Nettutvikling Markeds- og studentrekrutteringsarbeid Alumnivirksomhet Arrangements- og besøkstjenester Tilrettelegging av forskningsformidling Cristin Ledelsesstruktur ved UiS Ledergruppa ved universitetet består av rektor, prorektor, universitetsdirektør, strategi- og kommunikasjonsdirektør, dekanene ved de tre fakultetene og direktøren ved Arkeologisk museum.

8 2.2.4 Universitetet i Tromsø (UiT) UiT har en avdeling for kommunikasjon og samfunnskontakt. Denne er delt inn i Seksjon for marked og kommunikasjon Seksjon for karriere og arbeidsliv Avdelingen ledes av kommunikasjonsdirektør. Ansvarsområder: Ekstern og intern kommunikasjon Informasjon ved Universitetet i Tromsø Profilering og presentasjon av universitetet Studentrekruttering Ledelsesstruktur ved UiT Universitetsledelsen består av rektor, to prorektorer, universitetsdirektør og assisterende universitetsdirektør Kommunikasjonsdirektør er en del av universitetsdirektørens stab Universitetet for miljø- og biovitenskap (UMB) UMB har en Kommunikasjonsavdeling. Avdelingen ledes av kommunikasjons- og markedsdirektør. Ansvarsområder: Grafisk design og foto Redaksjon Studentrekruttering Skoletjenesten Web Ledelsesstruktur ved UMB Sentrallederteamet til UMB er rektor, universitetsdirektør, assisterende universitetsdirektør, prorektor undervisning, prorektor for forskning, studiedirektør, forskningsdirektør, personal- og organisasjonsdirektør, kommunikasjonsdirektør, strategidirektør og prosjektleder eiendom

9 3. Ansvarsområde og instruks for kommunikasjonsdirektør Markeds- og kommunikasjonsmiljøene ved høgskolene i Buskerud og Vestfold er helt samstemt i at en fagdirektør for marked og kommunikasjon må ha en kommunikasjonsfaglig bakgrunn. Dette er viktig både for å kunne forvalte de oppgaver som vil ligge til personen og avdelingen på en best mulig måte, men også for å kunne gi den nødvendige faglige stødigheten i sin støtte til høgskolens ledelse. Ansvar og arbeidsoppgaver omfatter blant annet: Strategisk kommunikasjonsrådgivning Sparringspartner for toppleder og andre i kommunikasjonsfaglige saker Utarbeide markeds- og kommunikasjonsstrategi og planer med realistiske handlingsplaner Innovasjon og videreutvikling av markeds- og kommunikasjonsområdet Omdømme- og profileringsaktiviteter Formidle nyheter (internt, eksternt, målgruppevis) Studentrekruttering Alumni Bidra til utvikling av metoder og verktøy for kunnskaps- og forskningsformidling Arrangere events Forvalte kundeoversikter og databaser Kunde- og brukerundersøkelser Krisekommunikasjon Pressekontakt/ mediearbeid Web og publikasjoner Utvikling av sosiale medier og andre digitale kanaler Forvalte grafisk profil Faglig utvikling av førstelinjetjenesten Kvalifikasjoner: Aktuelle kandidater må ha relevant høyere utdanning, gjerne innen informasjon, media, markedskommunikasjon og lignende. Relevant lederfaring fra de fleste fagområdene og fra personalledelse Erfaring fra en kunnskapsorganisasjon av en viss størrelse Har hatt en sentral rolle i gjennomføring av endringsprosesser Fordel med erfaring fra både fra offentlig og privat sektor

10 Ferdigheter og personlige egenskaper: Gjennomføringsdyktig Resultatorientert Flink til å få andre til å forstå hvorfor og hvordan Tydelig og åpen Meget god evne til samarbeid Meget god skriftlig og muntlig fremstillingsevne Strukturert og planmessig Selvstendig og initiativrik Kommunikasjonsdirektøren må sitte i høgskoledirektørens ledergruppe og rapportere til denne.

11 4. Lederstøtte til fakultetene Som en del av Fellestjenestetankegangen skal de ulike administrative enhetene gi støtte til fakultetene. Markeds- og kommunikasjonsmiljøene ved høgskolene i Buskerud og Vestfold har skissert følgende støtte til fakultetene. Administrative fag- og ansvarsområder: Arbeidsområder: Lokalt / lokalt L/L Lokalt / sentralt L/S Sentralt / dedikert S/D Sentralt / sentralt S/S Kommunikasjon Omdømmebygging Marked/markedsføring (studentrekruttering, alumni, EVU) Rådgivning Nyhetsformidling ekstern og internt Forskningsformidling Events, konferanser og seminarer Utvikling av servicetorg (sentralbord/resepsjon?) (på campus)