Ledermøte 26.08.09
NYE RAMMEAVTALER (1) Kontor-, forbruk-, data-, og renholdsrekvisita Leverandør: Corporate Express Norge AS (tidl. Tybring-Gjedde) Forpliktende, gjelder fra 010809 310711, opsjon 1 + 1 år Bestilling foretas gjennom e-handelssystemet Proceedo.
NYE RAMMEAVTALER (2) Juridiske tjenester Leverandør: Vogt & Wiig advokatfirma Trondheim AS Stort firma, bred kompetanse, avdelinger i de store byene. Forpliktende. Gjelder fra 010709 300611, opsjon 1 + 1 år Dekker vårt behov for juridiske tjenester og rådgivning, herunder: ad hoc rådgivning bistand ved større prosjekter juridiske betenkninger bistand ved kontraktsforhandlinger annen juridisk bistand ved behov bistand i forbindelse med regelverk innen hovedsakelig følgende rettsområder: Arbeidsrett Forvaltningsrett Offentlig rett Generell kontraktsrett Offentlige anskaffelser
NYE RAMMEAVTALER (3) Multifunksjonsmaskiner - kopi/print Leverandør: Ricoh Implementering påstartes info fra IKT kommer.
KOMMENDE RAMMEAVTALER - Annonse- og rekrutteringssystem - Utenlandske tidsskrifter - Grafiske tjenester - Renholdsrekvisita - Profileringsmateriell
HVA ER EN RAMMEAVTALE (1) En rammeavtale er en avtale som har til formål å fastlegge de vilkår som skal gjelde ved anskaffelser hos en eller flere leverandører, men som ikke i seg selv innebærer noen levering. Det skjer først senere ved bestilling/avrop på rammeavtalen. En gjensidig forpliktende avtale! En avtale der selger forplikter seg til å levere varer og tjenester til gitte betingelser, i en gitt periode, til en gitt pris, og der kjøper forplikter seg til å gjøre avrop når en har behov.
HVA ER EN RAMMEAVTALE (2) Rammeavtaler kan inngås: - Når vi er usikre på det presise omfang av leveransen - Usikker på tidspunktet vi skal ha varen/tjenesten levert - Usikker på hvor vi skal ha varen/tjenesten levert - Egner seg bra til repetitive kjøp En rammeavtale bør ikke ha varighet over 3-4 år. Lengre avtaler kan utelukke konkurranse ved lengre tidsrom.
HVORFOR RAMMEAVTALER * Lov og forskrift om offentlige anskaffelser Krav til anbudskonkurranse for kjøp over kr 500 000,- (totalt sett for hele Hist over en periode på 12 mnd) * Ressursutnyttelse - Redusere tidsbruk på innkjøp - Reduserer antall leverandører og adm. Kostnader - Bedre oversikt over eget forbruk (statistikk) - Bedre kontroll over våre innkjøp = foretar bedre innkjøp
FORDELER MED RAMMEAVTALER Raskere bestilling Bedre koordinering av kjøpene Lavere priser (storbrukerfordeler) Standardisering Redusert lager Mindre administrasjon
ULEMPER MED RAMMEAVTALER Ikke garantert laveste pris til enhver tid Begrenset lokal frihet og tilpasning Redusert lojalitet og eierskap Svekker desentralisert innkjøpskompetanse
LOJALITET TIL RAMMEAVTALENE Troverdighet i markedet Lov om offentlige anskaffelser - Konkurranse som grunnprinsipp - Likebehandling og ikke diskriminering - Gjennomsiktighet og forutsigbarhet
MULIGE KONSEKVENSER PÅ BRUDD PÅ RAMMEAVTALENE - Innklaget til KOFA, kan føre til gebyr (inntil 15%) - Bemerkning fra Riksrevisjonen (manglende godkjennelse av regnskapet, reaksjon fra KD) - Erstatningspliktig til rammeavtaleleverandør jf. NTNU/Interia (forlik/rettssak) - Omdømmetap (ingen vil ha avtale med Hist) Mistanke om korrupsjon Interne konsekvenser (reaksjoner fra Hist ledelse)?
E-HANDEL Bestillingssystem Valgt løsning: Proceedo fra Visma UHR-avtale fremforhandlet av Uninett. Krav fra Regjering/departement 25% av alle innkjøp i 2009 vil bli fulgt opp av Riksrevisjonen. Hist har påstartet implementeringen - Ikt utstyr - Kontor-, forbruk-, data og renholdsrekvisita
NY STRATEGI NYE RETNINGSLINJER Fokus på området offentlige anskaffelser fra Regjering og Departement. Storingsprop. 1 fra Riksrevisjonen - Manglende etterlevelse av regelverket Krav til oppdatert interne rutiner/retningslinjer og strategi. Jf. brev fra KD. Skal behandles på styremøte i nov-2009 Hvordan forankre denne i organisasjonen?
OFFENTLIGE ANSKAFFELSER - HIST Hist har: - rutiner, retningslinjer, maler - mange rammeavtaler - god intranettside - innkjøpsleder, kompetanse - prosesstøtteverktøy - verktøy (innkjøpsverktøy (KGV), bestillingsverktøy (Proceedo) Brudd forekommer Hist mangler: - lederforankring? - kompetanse på ansatte (tilbud om kurs) Tiltak? Interne konsekvenser ved brudd (ved direkte anskaffelser)?