KONKURRANSEGRUNNLAG Flytting av Biblioteket Som del av konkurransegrunnlaget inngår følgende: Vedlegg 1: Innkjøpsvilkår tjenestekjøp Vedlegg 2: HMS - skjema Tilbudsfrist: Onsdag 1. november 2006, kl. 1200
1 Generell informasjon... 3 1.1 Oppdragsgiver... 3 1.1.2 Drammen kommune og følgende aktører:... 3 1.2 Informasjon om regelverket... 3 2 Generelle opplysninger og betingelser... 3 2.1 Anskaffelsen... 3 2.2 Anskaffelsesprosedyre... 3 2.3 Forbehold... 4 2.4 Tilbudsfrist... 4 2.5 Innlevering av tilbud... 4 2.6 Vedståelsesfrist... 4 2.7 Tilbudsåpning... 4 2.8 Omkostninger... 5 2.9 Kontraktstildeling og kontrakt... 5 2.10 Orientering til tilbyder... 5 3 Kvalifikasjonskrav til leverandør... 6 3.1 Attest for betalt skatt og trygdeavgift (Lovpålagt)... 6 3.2 Attest for betalt merverdiavgift (Lovpålagt)... 6 3.3 HMS - erklæring (Lovpålagt)... 6 3.4 Foretakets årsregnskap... 6 3.5 Kvalitetssystem... 7 3.6 Organisering og teknisk kompetanse... 7 4 Beskrivelse av oppdraget... 7 4.1 Priser og betingelser... 7 4.1.1 Pris- og leveringsbetingelser... 7 4.1.2 Betalingsbetingelser... 7 5 Tildelingskriterier... 8 5.1 Tildelingskriterier... 8 5.2 Beskrivelse av tildelingskriteriene... 8 5.2.1 Priser og kostnader... 8 5.2.2 Kvalitet... 8 5.2.3 Kapasitet og kompetanse... 8 2 av 8
1 Generell informasjon 1.1 Oppdragsgiver Drammen Bibliotek 1.1.2 Drammen kommune og følgende aktører: Høgskolen i Buskerud. Handelshøyskolen BI BI Buskerud. Studentsamskipnaden i Buskerud. Buskerud Fylkesbibliotek 1.2 Informasjon om regelverket Det anbefales at den enkelte tilbyder gjør seg kjent med rammevilkårene for offentlig innkjøp. På DOFFINs hjemmeside er det lagt ut grunnleggende informasjon om hvordan selge til det offentlige. Link til denne siden er: http://www.doffin.no/guides/guides_list.aspx?type=1 2 Generelle opplysninger og betingelser 2.1 Anskaffelsen Biblioteket som er lokalisert på Gamle Kirkeplass og følgende leietakere ved nåværende Drammen Høyskolesenter skal flytte sine virksomheter til et nytt bygg, "Papirbredden" ved Drammenselvas vestre bredd. Det er beregnet at innflyttingen skal skje innenfor tidsrommet 1. desember 2006 medio januar 2007. Vi gjør spesielt oppmerksom på at leverandører av teknisk utstyr som skal monteres for leietakers regning og risiko og som ikke inngår i denne konkurransen, må påregnes å ha tilgang til bygget Papirbredden i samme tidsrom som flyttingen pågår. Detaljert innformasjon finnes under punkt 4 "Beskrivelse av varen". Tilbudet skal inneholde alle de opplysninger som denne tilbudsinnbydelsen stiller krav om, og følge samme inndeling/nummerering som konkurransegrunnlaget. Ufullstendige tilbud kan bli forkastet. 2.2 Anskaffelsesprosedyre Anskaffelsen foretas etter en åpen anbudskonkurranse i henhold til forskriftene til Lov om offentlige anskaffelser. 3 av 8
2.3 Forbehold Eventuelle forbehold til konkurransegrunnlaget må spesifiseres. Leverandøren må beskrive forbeholdene og prissette konsekvensene. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å dele kontrakten mellom flere leverandører, anta hele eller deler av et tilbud, forkaste alle tilbud samt å avlyse konkurransen fullstendig, dersom det foreligger saklig grunn. Tilbyder kan ikke gjøre endringer i tilbudet eller kalle tilbudet tilbake etter tilbudsfrist. 2.4 Tilbudsfrist Tilbudet skal være oppdragsgiver i hende senest: Onsdag 1. november 2006 klokken 1200. For sent innleverte tilbud vil bli avvist. 2.5 Innlevering av tilbud To 2 sett av tilbudet, skriftlig og på cd, fullstendig utfylt, sendes/leveres i nøytralt lukket forsendelse merket Bibliotekflytting sak 06/4446 til: Drammen kommune, Engene 1, 3008 Drammen, Norge. Att: Servicetorget. Telefon: 03008. E-post: kommunepost@drammen.kommune.no Tilbudet skal ikke limes, stiftes, innbindes på en måte som vanskeliggjør kopiering. All kommunikasjon skal foregå på norsk. Vi ber om at tilbudet i tillegg sendes pr. e-post til : kommunepost@drammen.kommune.no.e-posten bes merket saksnr. 06/4446. Tilbud som kun er mottatt på e-post vil bli avvist. Tilbudet skal helst være utformet på norsk, men kan leveres på engelsk, dansk eller svensk. Tilbudet skal ikke limes, stiftes, innbindes på en måte som vanskeliggjør kopiering. All kommunikasjon, inklusive forhandlinger mv, skal foregå på norsk. Tilbud pr. e-post aksepteres ikke. 2.6 Vedståelsesfrist Tilbyder må stå ved sitt tilbud fram til: 30. november.2006. 2.7 Tilbudsåpning Det vil ikke bli foretatt offentlig tilbudsåpning. De innkomne tilbudene vil bli åpnet av 2 representanter fra oppdragsgiver. Tilbudene vil bli protokollført. Tilbud som ikke er i samsvar med konkurransegrunnlaget kan bli forkastet. 4 av 8
2.8 Omkostninger Omkostninger som tilbyderen pådrar seg ved utarbeidelsen av tilbudet vil ikke bli refundert av oppdragsgiver. 2.9 Kontraktstildeling og kontrakt Oppdragsgivers beslutning om innstilling til valg av leverandør/er vil bli skriftlig meddelt alle deltakerne i konkurransen i rimelig tid før kontrakt inngås. Meddelelsen vil inneholde en begrunnelse for valget og angi frist for leverandører til å klage over beslutningen. Det vil bli inngått avtale/kontrakt med den leverandør som får sitt tilbud antatt. Oppdragsgivers standard avtalevilkår utgjør en obligatorisk del av avtalen/kontrakten. Der det ikke er samsvar mellom bestemmelsene i konkurransegrunnlag og standard avtalevilkår, gjelder bestemmelsene i konkurransegrunnlag. 2.10 Orientering til tilbyder Merkantile spørsmål i forbindelse med tilbudet skal rettes til: Kontaktperson: Hans Petter Fjeldstad Avd./adresse: Telefon: 32046102 / 90612205 Telefaks: E-post: hans.petter.fjeldstad@drammen.kommune.no Tekniske spørsmål i forbindelse med tilbudet skal rettes til: Kontaktperson: Annikken Sigholt Avd./adresse: Telefon: 32046331 / 95876044 Telefaks: E-post: Annikken.sigholt@drammen.kommune.no Spørsmål i forbindelse med tilbudet skal være fremsatt skriftlig (gjerne e-post) i god tid før tilbudsfristens utløp, senest innen 15.10.2006. De spørsmål som medfører svar som kan ha betydning for leverandørenes tilbud, vil bli anonymisert og likelydende svar vil bli sendt til alle som har bedt om konkurransegrunnlaget. Det er viktig for leverandørene å huske på å gi tilbakemelding til ansvarlig innkjøper dersom de laster ned konkurransegrunnlaget og ønsker å gi tilbud. Bare på den måten kan vi gi tilbakemeldinger på eventuelle endringer og relevante spørsmål. 5 av 8
Det avholdes et informasjonsmøte med besiktigelse av biblioteket og øvrige aktører for potensielle leverandører tirsdag 12. september 2006. Interessenter som ønsker å delta på dette møtet bes melde sin interesse til : Drammen Høyskolesenter Kjell Brurberg Driftsleder Telefon 32 26 51 81/90 72 30 21 Fax: 32 26 99 49 E.mail: kjell.brurberg@drammen.kommune.no innen fredag 8. september 2006 3 Kvalifikasjonskrav til leverandør Leverandørens kvalifikasjoner vil bli vurdert ut fra følgende dokumentasjon (vedlegges tilbudet): 3.1 Attest for betalt skatt og trygdeavgift (Lovpålagt) Attest utstedt av den kompetente myndighet i medlemslandet, som bekrefter at leverandøren har oppfylt sine forpliktelser med hensyn til betaling av skatter og trygdeavgifter (henvendelse til kemner/kommunekasserer for skjema RF-1244) i samsvar med lovbestemmelsene i landet. Attesten må ikke være eldre enn 6 måneder, hvor leverandøren/entreprenøren hører hjemme. 3.2 Attest for betalt merverdiavgift (Lovpålagt) Attest utstedt av den kompetente myndighet i medlemslandet, som bekrefter at leverandøren har oppfylt sine forpliktelser med hensyn til betaling av merverdiavgift (henvendelse til skattefogd for skjema RF-1244) i samsvar med lovbestemmelsene i landet. Attesten må ikke være eldre enn 6 måneder, hvor leverandøren/entreprenøren hører hjemme. 3.3 HMS - erklæring (Lovpålagt) HMS - erklæring i henhold til forskrift om offentlige anskaffelser 5-16 og 12-10 (skjema vedlagt). 3.4 Foretakets årsregnskap Fremleggelse av selskapets årsregnskap eller utdrag fra dette for de to siste regnskapsår. Balanse- og resultatregnskap med revisorrapport skal vedlegges. o Hver enkelt tilbyder vil bli vurdert av oppdragsgiver ved hjelp av en kredittvurdering (credit rating) via Dun & Bradstreet svar direkte modell. Minstekravet for vurdering/rating vil være A. Oppdragsgiver innhenter selv dokumentasjon for kredittvurderinger. 6 av 8
3.5 Kvalitetssystem Tilbyder oppfordres til å fremlegge sitt kvalitetssystem 3.6 Organisering og teknisk kompetanse Leverandørens organisering, teknisk og faglig kvalifikasjon må beskrives Manglende dokumentasjon av økonomiske og tekniske minstekrav kan føre til at tilbudet blir avvist. Merk at skjema RF-1244 i pkt. 3.1. og 3.2 må fremskaffes fra to instanser. 4 Beskrivelse av oppdraget Drammen bibliotek / Buskerud fylkesbibliotek ca 200.000 bøker, språkkurs, dvd, vhs, kompaktplater, lydbøker, mikrofilmer, tidsskrifter. Flytting av kontorrekvisita for ca 43 personer, ca. 15 kontorarbeidsplasser, arkivskap, 1 skap og 3 bord i massiv eik med tilhørende stoler Datautstyr - tilsammen 46 PC'er, 12 skrivere, leseapparater 270 hyllemeter innbundne aviser. Scene med tilbehør, lydanlegg og høyttalere Høgskolen i Buskerud sine avdelinger og ansatte i Drammen. Det er ca. 70 ansatte fordelt på 3 bygninger. Flytteprosessen omfatter Bibliotek, Øvingsavdeling med ca. 20 sengeposter og utstyr, klasserom / auditorier, kontorer og øvrig inventar. Handelshøyskolen BI BI Buskerud. Det er 7 ansatte i administrasjonen og flytteprosessen omfatter inventar i klasserom og auditorier, kontorer og annet av inventar. Studentsamskipnaden i Buskerud (SiBu). Flytteprosessen omfatter inventar fra kontorer (4 ansatte) samt diverse utstyr fra kantinens kjøkken. Drammen kommune Flytteprosessen omfatter flytting av inventar og utstyr i PC senter 4.1 Priser og betingelser 4.1.1 Pris- og leveringsbetingelser Prisene skal oppgis fordelt på den enkelte aktør eksklusive mva., men inkludert alle leverandørens øvrige kostnader (toll, gebyrer, godtgjørelser og lignende). Fakturagebyr eller andre former for gebyrer aksepteres ikke. Jfr. oppdragsgivers standard avtalevilkår pkt 5.7. 4.1.2 Betalingsbetingelser Betalingsbetingelsene er fri leveringsmåned + 30 dager. 7 av 8
5 Tildelingskriterier 5.1 Tildelingskriterier Det mest fordelaktige tilbudet bli valgt ut fra følgende kriterier: Priser og kostnader, 30 % Kvalitet, 30 % Kapasitet og kompetanse til tilgjengelig mannskap og utstyr, 40 % 5.2 Beskrivelse av tildelingskriteriene 5.2.1 Priser og kostnader 5.2.2 Kvalitet Kvalitetssystem Service og evne til å betjene oppdragsgiver Forbehold Miljø Referanser: Tilbyder bes oppgi de 5 største relevante oppdrag i løpet av de siste 6 måneder Garantier 5.2.3 Kapasitet og kompetanse Tilbyder skal beskrive transportmidler og teknisk utstyr Flytteoppdraget av biblioteket vil innebære nedpakking og utpakking av bibliotekets ulike typer medier. Dette vil stille krav til norskkunnskaper, og tilbyder bes beskrive sitt mannskaps lesedyktighet og ferdigheter i norsk eller annet skandinavisk språk. En del av avisene og en mindre del av bøkene er skjørt materiale og må behandles som spesialtransport. Det er ønskelig med kompetanse innen dette. 8 av 8