ÅRSMØTE SOLA TURN MANDAG 14.mars 2016 kl. 19:00 SOLA TURNHALL SOLA TURN POSTBOKS 127 4097 SOLA www.solaturn.no
Innholdsfortegnelse 1. SAKSLISTE ÅRSMØTE SOLA TURN 3 2. STYRETS ÅRSMELDING 4 2.1 PÅ ÅRSMØTET 2015 BLE FØLGENDE VALGT: 4 2.2 VERV 4 2.3 KOMITE/UTVALG I SOLA TURN 4 2.4 STYRETS ARBEID 5 3. ØKONOMI 6 4. VEDLIKEHOLD AV TURNHALLEN 6 5. UTSTYRSINNKJØP 6 6. ARRANGEMENT 6 I REGI AV SOLA TURN I 2015 6 6.1 SOLA TURN DELTAKELSE I 2015 6 6.2 OPPNÅDDE RESULTATER I 2015 7 7. MEDLEMMER OG TRENINGSTILBUD 8 FORELDRE/BARN 2 ÅR- 1 PARTI 8 8. MEDLEMSUTVIKLING 2010-2015 9 MEDLEMSUTVIKLING SOLA TURN: 10 9. TRENINGSÅRET 2015 10 9.1 UTMERKELSER BARN 10 9.2 UTMERKELSER VOKSNE 10 10. INNKOMNE FORSLAG 11 11. MEDLEMSKONTIGENT 12 12. REGNSKAP OG BALANSE 12 13. REVISORS BERETNING 12 14. BUDSJETT 2016 12 15. ORGANISASJONSPLAN 13 16. VALG 13 16.1 STYREMEDLEMMER PÅ VALG 2016 13 16.2 VALGKOMITEENS INNSTILLING TIL NYE STYREMEDLEMMER 13 2
1. Saksliste årsmøte Sola Turn 1 Åpning av Årsmøtet a) Godkjenning av innkalling og saksliste b) Valg av ordstyrer c) Valg av referent og tellekorps d) Godkjenning av stemmeberettigede d) Valg av 2 representanter til å signere protokoll 2 Godkjenning av Styrets Årsrapport 2016 3 Innkomne forslag 4 Fastsette medlemskontingent 5 Godkjenne regnskap og balanse 2015 6 Revisors beretning 7 Godkjenne budsjett 2016 8 Godkjenne Organisasjonsplan 2016 9 Valg 3
2. Styrets Årsmelding 2.1 På årsmøtet 2015 ble følgende valgt: Leder: Nestleder: Synnøve Hopen Maybell Elin Årthun Marit F. Kristensen Christine Vemmestad Kenneth Ølberg Årsmøte ga styret i Sola Turn fullmakt til å finne erstatter for styremedlem som var på valg, men som trakk seg på årsmøte. Dette ble da Christine Vemmestad. 2.1.1 Konstituering av nytt styre Kasserer, Frode Hovdal, valgte å trekke seg fra styret og varamedlem, Anne Sofie Austigard, kom inn som nytt styremedlem. Nytt styre ble konstituert 1. juni 2015 og dette er protokollført. Nytt styre ble da følgende: Leder: Synnøve Hopen Nestleder: Maybell Elin Årthun Frank Epland Siri Todnem Marit F. Kristensen Anne Sofie Austigard Christine Vemmestad Kenneth Ølberg 2.2 Verv Medlem i Sola Idrettsråd Medlem i Gymnastikkutvalget Ungdom RGTK Leder i valgkomiteen RGTK Kristin Austigard Jannik B.T. Johansen Anita Horpestad Brede 2.3 Komite/utvalg i Sola Turn Velferds komité Sportslig Utvalg Kontaktperson Sport1 Sola Nettansvarlig Medlemsregisteret/Idrettsregistering NIF Medaljekartotek voksne Medaljekartotek barn Marit Sande/Mette Ellingsen Kjersti Sandanger, Therese Omdahl, Marianne Svahn (til oktober), Åse Marit Brøndbo, Irene Thuen Folkvord (til medio juni) Karine S. Jordbrekk Maybell Elin Årthun/Siri Todnem Siri Todnem/Maybell Elin Årthun/ Anne Sofie Austigard Kari Sunde Hansen Marit F. Kristensen 4
2.4 Styrets arbeid Det er avholdt 12 styremøter i perioden. Det er i tillegg blitt avholdt 3 instruktørmøter, ett i vårsemesteret, ett ved oppstart på høsten og ett i forkant av juleoppvisning. Styret holder den daglige driften av Sola Turn og vedlikeholder turnhallen. Det ble gjennomført Årslotteri 4. mai 2015. Det tilbys kurs og arrangementer til våre medlemmer og trenere. Sola Turn ønsker å satse på sine trenere, og tilbyr derfor alle å delta på kurs som er relatert til den gruppen de trener. I løpet av 2015 har 25 trenere deltatt på ulike idèkurs og sikringskurs. Eirik Ahlstrøm og Chanette Gundersen har gjennomført og bestått trener-1 utdannelsen. Sola Turn sin hjemmeside blir oppdatert jevnlig, sammen med Sola Turn sin Facebook side. Her orienteres det løpende om arrangementer og annen informasjon. Organisasjonsplan for Sola Turn foreligger i oppdatert utgave før årsmøtet 2016. Arbeidet med å skaffe trenere og treningslokaler er en stor jobb. Til å gjennomføre dette tidkrevende arbeidet har Sola Turn et eget utvalg til å gjennomføre denne jobben, Sportslig Utvalg (SU). Medlemstallet i Sola Turn i 2015 har vært 1052 medlemmer, noe som vi er stolte av. Sola Turn gikk over til medlemsregistrering i MySoft f.o.m. 01.01.15. Ved oppstart høsten 2015 ble MySoft for første gang tatt i bruk ved påmelding på partier blant våre medlemmer. Det ble en utfordrende start med mye tekniske problemer i MySoft. Vi måtte gjøre påmeldingen 3 ganger før det gikk i orden. Vi var i tett dialog med NGTF under denne prosessen. Styret hadde i denne perioden svært mange henvendelser fra frustrerte brukere som måtte håndteres, noe som var meget ressurskrevende. Det ble i etterkant sendt inn en formell klage på MySoft til NGTF og vi venter pr dags dato fortsatt på en formell tilbakemelding om forbedringspotensialer i MySoft. Det er nedsatt en komite til å jobbe med en løsning for at Sola Turn skal få faste treningsarealer i kommende Sola Arena. Dette arbeidet jobbes det kontinuerlig med. Styret har jobbet med å ansette en administrator i 50 % stilling. Stillingen ble utlyst på våre nettsider og med informasjon til alle medlemmer høsten 2015 via MySoft. Administrator ble ansatt f.o.m. 01.01.16. Ved oppstart høsten 2015 ble det sendt ut gamle trenerkontrakter som ikke omhandlet nye retningslinjer i forbindelse med betaling av kontingent for trenere og deres barn. Når dette ble oppdaget ble det sendt nye og oppdaterte trenerkontrakter. Sola Kommune v/idrettskonsulent og Sola Idrettsråd besluttet at det fra 15.11.15 kun skulle være en aktør for kafeteriasalg i kommunal hall. Sola Turn kontaktet Sola Kommune og klagde på vedtak og ønsket denne saken opp til politisk behandling. Dette ble først avvist, men 5
politikere som hørte om saken valgte å ta dette videre. Dette resulterte i at saken kommer opp til politisk behandling i januar 2016. Sola Turn fikk ikke selge kaker/kaffe o.l. under juleoppvisningen desember 2015, men vi fikk 15 % av brutto inntekt fra kafeteriasalget i Åsenhallen denne dagen. I forhold til budsjett ga dette oss et inntektstap på ca. 25.000,- for juleoppvisningen. Sola Turn søkte Sola Kommune ved oppvekst og levekår om kompensasjon for tapte inntekter. Vi fikk tildelt 20.000,- av Sola Kommune i denne forbindelse. Styret vil i det kommende året fortsette arbeidet i denne saken. 3. Økonomi Økonomien i foreningen er god. Vi har gjennomført vårlotteri, vårmønstring og juleoppvisning som har gitt gode bidrag på inntektssiden. Utleie av Turnhallen til Sola Videregående Skole har fortsatt i 2015 men med redusert utleie. Tilskudd fra Sola Kommune og andre kanaler til drift av foreningen og utleie av Turnhallen er også viktige inntektskilder 4. Vedlikehold av Turnhallen Rengjøring av hallen er utført 2 ganger i uken av Ren Pluss. Det er oppdaget en lekkasje i taket på Turnhallen over kafeteria. Dette dekkes ikke av forsikringen som vi har. Arbeidet fortsetter i 2016. Ellers er det gjort forefallende arbeid i hallen. 5. Utstyrsinnkjøp I 2015 har det blitt gjort større innkjøp spesielt rettet mot de eldste gymnastene på Saltopartier, Troppsgymnastikk og RG tropp. Det er kjøpt inn blant annet airtrack og airfloor for ca. 119 000 kr i 2015. 6. Arrangement I regi av Sola Turn i 2015 April: Mai: November: Desember: Vårlotteriet, Gym Cup Vårmønstring 2. seriekonkurranse i troppsgymnastikk Juleoppvisning, juledisko 6.1 Sola Turn deltakelse i 2015 o Turntreff 1.-4. trinn, Klepp o 1. Seriekonkurranse,troppsgymnastikk, Haugesund o 2. Seriekonkurranse, troppsgymnastikk, Sola o 3. Seriekonkurranse, troppsgymnastikk, Sandnes o Kretsturnstevne for voksne, Nærbø o Barnas Turnfestival - Stavanger 6
o Gymfest i Vest, Sotra o Gymnastrada, Helsinki o Turntreff 5.-7. trinn, Sandnes o Ungdommens turntreff, Klepp o Gym for Life, Sola o Treningssamling tropp junior, Sandnes o Camp Ollerud, tropp, Danmark o Rekruttsamling, Arendal o Rola Turnfest, Asker 6.2 Oppnådde resultater i 2015 1. Seriekonkurranse i troppsgymnastikk Haugesund 12. april: Rekrutt Trampett 2. plass 2. Seriekonkurranse i troppsgymnastikk Sola 1. november: Rekrutt Trampett delt 5.plass Junior Mix Trampett 1. plass Junior Mix Tumbling 1. plass Junior kvinner Trampett 2. plass 3. Seriekonkurranse i troppsgymnastikk Sandnes 15. november: Rekrutt - Tumbling 5. plass Junior Kvinner - Trampett 2. plass Junior Mix - Tumbling 1. plass Gymfest i Vest Sotra 12.-14. juni: Show/Akrobatikk 8. klasse og oppover Junior - Trampett 5. plass Junior - Tumbling 4. plass Treningssamling i troppsgymnastikk Sandnes 29. august 2015: Vi deltok med 8 gymnaster Camp Ollerup troppsgymnastikk Ollerup 2.-7. august 2015: Vi deltok med 23 gymnaster fra troppsgymnastikk rekrutt og junior Treningssamling i troppsgymnastikk Arendal 24.-26. april 2015: Vi deltok med 7 gymnaster fra troppsgymnastikk rekrutt ROLA Turnfest Asker 22.-26. mai 2015: Vi deltok med 6 gymnaster fra troppsgymnastikk junior 7
7. Medlemmer og treningstilbud I året 2015 har Sola Turn hatt 1052 medlemmer. Dette er en økning på 51 medlemmer i forhold til 2014. I aldersgruppen 0 5 år har vi hatt en økning på 7 medlemmer (4 jenter og 3 gutter). I aldersgruppen 6 12 år har vi en økning på 52 medlemmer (20 jenter og 31 gutter). I aldersgruppen 13 19 år har en økning på 4 medlemmer (1 jente og 5 gutter). I aldersgruppen 20 25 år er antallet 5 medlemmer, en nedgang med 1 medlem. I aldersgruppen 26 år og oppover har vi også i år en kraftig nedgang med 11 medlemmer. Nedgang på 8 damer og 3 herrer. Vi har 28 personer over 75 år som er medlemmer i Sola Turn. Vårt eldste medlem ble 90 år i 2015! Vi har i sesongen 2014/2015 hatt følgende partier: Foreldre/barn 2 år- 1 parti Foreldre/barn 3 år 2 parti Turnstigen 4 år 3 parti Turnstigen 5 år 3 parti Salto 1.klasse 2 parti Salto 2.klasse 2 parti Salto 3.klasse 1 parti Salto 4.klasse 1 parti Salto 5.-7.klasse 1 parti Salto 8. klasse og oppover 1 parti Turn/dans 1.-2.klasse 1 parti Turn/dans 3.-4.klasse 1 parti Show/akrobatikk 8.klasse og oppover 1 parti Eurogym 1 parti RG for alle 5.-7.klasse 1 parti RG Tropp 5.-7.klasse 1 tropp Troppsgymnastikk aspirant, rekrutt og junior Småbarnspartiene og salto opp til 4.klasse har vært fulle og tidvis hatt venteliste 8
8. Medlemsutvikling 2010-2015 - fordelt på aldersgruppe og kjønn ALDERSGRUPPE Økning Økning ÅR KJØNN 0-5 6-12 13-19 20-25 26 - - Totalt i antall i % 2015 Kvinne 185 271 41 4 188 689 Mann 125 149 28 1 60 363 Totalt 310 420 69 5 248 1052 51 5,09 % 2014 Kvinne 181 250 42 6 196 675 Mann 122 118 23 0 63 326 Totalt 303 368 65 6 259 1001 58 6,15 % 2013 Kvinne 165 215 46 5 209 640 Mann 117 102 23 0 61 303 Totalt 282 317 69 5 270 943 39 4,31 % 2012 Kvinne 163 207 54 3 228 655 Mann 124 68 17 1 39 249 Totalt 287 275 71 4 267 904 41 4,75 % 2011 Kvinne 156 179 73 3 232 643 Mann 93 76 11 1 39 220 Totalt 249 255 84 4 271 863 137 18,87 % 2010 Kvinne 107 213 64 3 187 574 Mann 52 56 9 1 34 152 Totalt 159 269 73 4 221 726 36 5,22 % 9
MEDLEMSUTVIKLING SOLA TURN: 9. Treningsåret 2015 Vårsesongen ble gjennomført med 60 trenere. Høstsesongen ble gjennomført med 67 trenere. 9.1 Utmerkelser barn Utmerkelser gis ved deltakelse på årlige turnfestivaler. 8 års medalje: Aslaug Fosså og Amalie Norland 9 års medalje: Lise Austigard og Riona Kierans 10 års medalje: Chanette Gundersen 9.2 Utmerkelser voksne 40 års aktivt medlemskap: Kari Huffman 15 års aktivt medlemskap: Wenche Grøtta og Aud Tesdal 10
10. Innkomne forslag I. Lov for Sola Turn Norges Idrettsforbunds (NIF) høyeste myndighet (Idrettstinget 2015) har utarbeidet en ny lovnorm for alle idrettslag. Dette vil også gjelde for Sola Turn. Loven må godkjennes av årsmøte og erstatter Lov for Sola Turn av 17.03.14. Styret ønsker etter anbefaling fra NIF om at årsmøte gir fullmakt til å oppdatere loven i samsvar med fremtidige endringer i NIF s lovnorm for idrettslag. II. III. IV. Vårlotteri Alle medlemmer i Sola Turn utenom de under skolealder, må betale for utleverte lodd. Dette gjelder uansett om loddene er utsolgt eller ei. Administrator Styret ønsker å få fullmakt til å utvide administrator stilling med inntil 100 % med virkning fra og med 2016 hvis økonomi og arbeidsmengde tilsier dette. Dette vedtak trenger ikke å fornyes ved årsmøte hvert år, men må reguleres på med nytt årsmøtevedtak om dette skal endres. Dugnad Styret ønsker at alle medlemmer i skolealder skal ha totalt 3 timer dugnad pr. medlemsår. Disse timene skal brukes på fortrinnsvis vedlikehold av Turnhallen/Sola Turn sitt utstyr. V. SFO Styret ønsker fullmakt til å starte opp arbeidet med å utvikle SFO (Skolefritidsordning). Dette ser styret på som en mulig inntektsbringende aktivitet og kan på sikt dekke deler av utgifter i forbindelse med administrator stillingen. VI. VII. Treningsavgift/Medlemskontingent Styret må øke medlemskontigenten til 100,- for alle medlemmer grunnet ny lov for Sola Turn. Samtidig økes alle partiers treningsavgift med kr. 200,- (gjelder ikke støttemedlemmer). Dette grunnes i ansettelse av administrator. Kompensasjon for styremedlemmer og SU Styret foreslår at styremedlemmer og SU på lik linje med trenere som ikke tar ut lønn, kan godtgjøres med uttak av treningstøy for kr. 1000,- pr. turnår (for utgående styremedlemmer, må dette tas ut før årsmøte). Dette gjelder hos leverandør/butikk som Sola Turn til enhver tid har samarbeid med/avtale hos. Det vil ikke bli godkjent kvitteringer fra andre enn godkjente leverandører/butikker, så sant ikke annet er avtalt med styret. Dette vedtaket overstyrer fjorårets vedtak om samme sak. Antall styremedlemmer Styret ønsker å gå fra 8 til 7 medlemmer i styret. Dette begrunnes med at det nå er ansatt en administrator, og behovet for det siste styremedlemmet ikke lenger er til stede. 11
11. Medlemskontigent Fotballag/innebandy/badminton som trener i Turnhallen følger samme satser som aerobic. Gjelder også for flere ganger pr.uke. Voksen=18 år og eldre. Medlemmer under skolepliktig alder fritas plikten å selge lodd ved det årlige vårlotteriet. Nye priser 2016/2017: Medlemskontigent: Kr. 100,- for alle medlemmer pr. kalender år Treningsavgift: Varierer fra parti til parti og gjelder for en sesong (fra oppstart høst til endt vårtrening.) Det vil komme ett fakturatillegg pr utsendte faktura. o Foreldre/Barn: kr. 1100,- o Turnstige: kr. 1100,- o Turn/Dans: kr. 1100,- o RG: kr. 1100,- o Salto: kr. 1100,- o Show/Akrobatikk: kr. 1100,- o Tropp: kr. 1700,- o Eurogym: 2018 kr. 1100,- o Senior: kr. 950,- o Damer Stevneparti: kr. 1400,- o Veteraner: kr. 1300,- o Aerobic1*: kr. 1700,- o Aerobic2*: kr. 2000,- o Aerobic3*: kr. 2200,- o Støttemedlemskap: kr. 200,- *Aerobic 1 = trening 1 gang pr. uke *Aerobic 2 = trening 2 ganger pr. uke *Aerobic 3 = trening 3 ganger pr. uke 12. Regnskap og balanse Se vedlegg 13. Revisors beretning Revisorer: Heljar Toska og Lars Ragnar Vigdel Revisors beretning blir distribuert på Årsmøtet. 14. Budsjett 2016 Se vedlegg 12
15. Organisasjonsplan Se eget dokument med organisasjonsplan. 16. Valg 16.1 Styremedlemmer på valg 2016 Leder: Nestleder: Varamedlem 1: Varamedlem 2: Revisorer: velges for 1 år 1 år 2 år 2 år 2 år 1 år 1 år 1 år 16.2 Valgkomiteens innstilling til nye styremedlemmer Leder: Nestleder: Varamedlem 1: Varamedlem 2: Revisorer: Synnøve Hopen - velges for 1 år 1 år som leder Håvard Sørlie velges for 2 år 1 år som nestleder Frank Epland - velges for 1 år Gry I. Sandal velges for 2 år Marit F. Kristensen ikke på valg Kenneth Ølberg ikke på valg Morten Falnes velges for 2 år Maybell Elin Årthun - velges for 1 år Anne Sofie Austigard - velges for 1 år Svend Egil Larsen og NN Styrets innstilling til ny valgkomitè er: Bodil Handeland og Mona Hegelstad 13