Konkurransegrunnlag for kjøp av Konsulenttjenester til prosjekt i forbindelse med utbygging av leiligheter på Gullbringen For levering til Snåsa Kommune Anbudsfrist: 28.04.2016 kl. 11:00 Saksnummer: 15/7391
INNHOLD 1 OPPDRAGET OG ADMINISTRATIVE BESTEMMELSER... 3 1.1 Om Oppdragsgiver... 3 1.2 Oppdragsgivers kontaktperson... 3 1.3 Anskaffelsen gjelder... 3 1.4 Tidsplan... 3 1.5 Offentlighet og taushetsplikt... 4 2 KRAV TIL LEVERANDØRENE... 4 2.1 Krav til dokumentasjon... 4 2.2 Krav til konsulent... 5 3 KRAV TIL YTELSEN OG TILDELINGSKRITERIER... 5 3.1 Kravsspesifikasjon/leveransebeskrivelse... 5 3.1.1 Generelt om leveransen... 5 3.1.2 Gjennomførings- og leveringstidspunkt... 6 3.1.3 Kontrakt... 6 3.2 Tildelingskriterier... 6 3.3 Vektingsmodell... 7 4 REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN... 8 4.1 Anskaffelsesprosedyre... 8 4.2 Forenklet kunngjøring... 8 4.3 Krav til tilbudet og innleveringssted... 8 4.4 Pris... 9 4.5 Biomkostninger... 10 4.6 Underleverandør... 10 4.7 Tilbudsfrist... 10 4.8 Vedståelsesfrist... 10 4.9 Kostnader ved utarbeidelse av tilbud... 10 4.10 Tildeling av kontrakt og begrunnelse... 10 4.11 Avlysning av konkurransen... 10 5 VEDLEGG... 10 VEDLEGG 1: GJELDENDE REGULERINGSPLAN FOR «JERNBANEGRUNN»... 12 VEDLEGG 2: KONTRAKTSVILKÅR... 13 VEDLEGG 3: PRISSKJEMA... 14
1 Oppdraget og administrative bestemmelser Snåsa Kommune inviterer 5 konsulenter til å delta i konkurranse om anskaffelse av konsulenttjenester til prosjekt i forbindelse med utbygging av leiligheter på Gullbringen 1.1 Om Oppdragsgiver Snåsa Kommune ligger 3 kvarter fra Steinkjer, og vel en time fra Namsos. Både E6 og jernbanen går igjennom Snåsa. Administrasjonssentrum ligger ved jernbanestasjonen. Snåsa er en typisk distriktskommune. 1.2 Oppdragsgivers kontaktperson Navn: Are Tomter Postadresse: Sentrum Besøksadresse: Herredshuset e-post: are.tomter@snasa.kommune.no Telefon: 992 71 015 Eventuelle spørsmål skal rettes til kontaktpersonen per e-post. Det skal ikke være kontakt/kommunikasjon med andre personer hos oppdragsgiver enn nevnte kontaktperson. 1.3 Anskaffelsen gjelder Snåsa Kommune søker konsulent som kan bistå i prosessen med å anskaffe nye kommunale utleieleiligheter og hybler på en bebygd tomt ved sentrum av Snåsa. Tomten det er snakk om er i dag bebygd med en eldre enebolig som man ønsker å fjerne. Selv om reguleringsplanen ikke sier spesifikt hvilke type bygg som skal bygges på hver av tomtene, er det naturlig å ta denne til revisjon/justering i forkant av oppførelsen av utleieenhetene slik at gjeldende reguleringsplan og bygg stemmer overens. Man ønsker også konsulentbistand i selve utførelsesfasen og oppfølgingsfasen, men forventer mindre aktivitet i disse delene av prosjektet. 1.4 Tidsplan Planlagt uke Aktivitet 14 Invitasjonen sendt til tilbydere/konkurranse ble kunngjort 12.04 kl. 13:00 Anbudsbefaring Gullbringen 28.04 kl. 11:00 Tilbudsfrist 28.04 kl. 14:00 Anbudsåpning 18 Tilbudsevaluering og valg av tilbud 19 Kontraktsinngåelse 19 Oppstart av kontrakt
1.5 Offentlighet og taushetsplikt Offentleglova gjelder for allmennhetens innsyn i tilbud, anskaffelsesprotokoll og øvrige saksdokumenter, jfr anskaffelsesforskriftens 3-5. Tilbud og anskaffelsesprotokoll er unntatt offentlighet inntil valg av leverandør er bestemt, jfr offentleglova 23. Offentleglovas bestemmelser om unntaksrett og unntaksplikt for innsyn gjelder. Taushetsplikt gjelder for opplysninger i tilbudene om tekniske innretninger og framgangsmåter eller drifts- og forretningsforhold som det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde, jfr anskaffelsesforskriftens 3-6 og forvaltningslovens 13, 1.ledd nr 2. 2 Krav til leverandørene 2.1 Krav til dokumentasjon Leverandøren skal ha ordnede forhold med hensyn til skatte- og merverdiavgiftsinnbetaling Tilbudet skal inneholde: Krav Dokumentasjonskrav Vedlegg nr: Det kreves at leverandøren har ordnede forhold mht. skatteinnbetaling og momsinnbetaling. Skatteattest som ikke er mer enn 6 måneder gammel. Merverdiavgiftsattest som ikke er mer enn 6 måneder gammel. Dette bestilles på http://www.skatteetaten.no/no/omskatteetaten/kontakt-oss/e-post/send-nyepost/annet/bestill-attester-eller-utskrifter/attestfor-skatt-og-merverdiavgift/.
2.2 Krav til konsulent Utførende konsulent skal ha utført et tilsvarende oppdrag. Tilbudet skal inneholde: Krav Dokumentasjonskrav Vedlegg nr: Det kreves at den utførende konsulenten har uført et tilsvarende oppdrag. Det kreves at arkitekten har utarbeidet nødvendige anbudsdokumenter for prosjektering Det må dokumenteres at den utførende konsulenten har deltatt i ett tilsvarende prosjekt i løpet av de siste 3 årene. Liste over referanseprosjekt og kontaktperson vedlegges anbudet. Det må dokumenteres at den utførende konsulenten har utarbeidet anbudsdokumenter for prosjektering i en offentlig anskaffelse som har blitt gjennomført i løpet av de siste 3 år. 3 Krav til ytelsen og tildelingskriterier 3.1 Kravsspesifikasjon/leveransebeskrivelse 3.1.1 Generelt om leveransen På tomt 50/105 i Snåsa Kommune står det i dag et eldre hus, som kommunen eier, som er lite egnet etter dagens krav. Det har tidligere blitt brukt til utleiebolig for Snåsa Kommune. Snåsa Kommune har et stort behov for flere rimelige utleieenheter til flyktninger og andre vanskeligstilte i område, og denne tomten synes å ha kvaliteter, som nærhet og tilhørighet i et etablert boområde, som kommunen ønsker. Det er nå ønskelig rive huset for å gi plass til et bygg med flere boenheter. Selv om ikke reguleringsplanen sier spesifikt hvilke typer bygg som skal stå på tomtene, så er det naturlig å ta denne opp til revisjon i forbindelse med utbygginga. Gjeldende reguleringsplan «Jernbanegrunn» er vedtatt i 1981 og innehar en del begrensninger når det gjelder byggehøyde, utnyttelse av tomten samt byggegrense som vil begrense hvordan man kan bygge på tomten. Under arbeidet med reguleringsplanen, er det naturlig danne et forprosjekt for å komme frem til en skisse av hvordan man kan tenke seg utnyttelsen av tomten innenfor gitte rammer. Det vil også være nødvendig å få laget en avfallsplan og miljøsaneringsbeskrivelse for det eksisterende bygget i forbindelse med rivingen. Når reguleringsplanen er godkjent, kan man sammenfatte forprosjektet, avfallsplan, miljøsaneringsbeskrivelse og reguleringsplan til et anbudsdokument for en
totalentreprise som tar for seg rivningsarbeidet, byggingen av utleieenhetene samt uteområdet til en totalpakke. Under utførelsen er det ønskelig at konsulenten også bistår som byggeleder/byggherreombud samt i overtakelsesfasen og oppfølging i garantifasen. Snåsa kommune har i vedtatt økonomiplan avsatt totalt kr. 8,2 mill. inkl. mva. til utleieboliger i planperioden. Det står igjen ca. kr. 6,4 mill. inkl. mva. av disse avsatte midlene til dette prosjektet. I tillegg kommer eventuelle tilskudd fra husbanken som kan være opptil 40% av totale prosjektkostnader. Det vil si at de totale rammene for hele prosjektet, inkludert konsulenttjenester, er rundt kr. 8,9 mill. Det er viktig for kommunen å holde deg innenfor fastsatte rammer. Søknadsfristen til Husbanken er 01.06.2016, og det er et mål å kunne ha en søknad inne til denne fristen. Målet for hele prosjektet er å skaffe rimelige boenheter, som oppleves som private, til en sammensatt og utsatt gruppe. 3.1.2 Gjennomførings- og leveringstidspunkt Ytelsen skal utføres i perioden sommeren 2016 3.1.3 Kontrakt Avtaleforholdet reguleres av kontraktsbestemmelser i henhold til NS 8402 Alminnelige kontraktsbestemmelser for rådgivningsoppdrag honorert etter medgått tid. 3.2 Tildelingskriterier Tildeling av kontrakt skal skje på basis av hvilket tilbud som er det mest økonomisk fordelaktige ut ifra følgende kriterier:
Kriterie Dokumentasjon Vekting % Timepris. Prisskjema i komplett utfylt stand (Vedlegg 3) 40 Pris pr. møte Prisskjema i komplett utfylt stand (Vedlegg 3) 30 Forståelse av oppgaven Uavhengig av denne spesifikasjonen av oppdraget skal tilbyder vedlegge en beskrivelse av hvordan prosjektet tenkes gjennomført. Denne beskrivelsen skal redegjøre for hvordan arbeidet skal legges opp, hvordan oppgaven tenkes løst samt en presisering av ytelsen. Eventuelle viktige momenter eller tilleggsytelser som ikke er medtatt i tiltakshavers ytelsesbeskrivelse eller andre tilbudsdokumenter skal inngå i beskrivelsen. Man skal dokumentere hvilke ressurser man tenker å sette på oppgaven og legge ved CV er for aktuelle prosjektmedarbeidere. Også CV er for eventuelle underleverandører må vedlegges tilbudet 30 3.3 Vektingsmodell Når det gjelder pris og estimert timeforbruk, så vil vektingsmodellen være basert på en forholdsmessig metode: Timeprisen blir beregnet ut fra et snitt av totale kostnader basert på estimert antall timer. Poengscore = 10 x (laveste timepris) / (timepris gitt i tilbudet) Møtepris beregnes slik: Poengscore = 10 x (laveste møtepris) / (møtepris gitt i tilbudet) Når det gjelder forståelse av oppgaven, så gis det poeng etter besvarelsen. Eksempel: Kriterie Vekt % Levarandør 1 Leverandør2 Poeng Vektet Poeng Vektet Timepris 40 % 8,33333333 2,5 10 3 Møtepris 30 % 10 3 8,4 2,52 Forståelse av oppgaven 30 % 10 4 9 3,6 Total 100 % 9,5 9,12
4 Regler for gjennomføring av konkurransen 4.1 Anskaffelsesprosedyre Konkurransen reguleres av lov og forskrift om offentlige anskaffelser. Denne anskaffelsens anslåtte verdi er under den nasjonale terskelverdi på kr 500 000 ekskl. mva. og er fritatt fra kunngjøringsplikten. Konkurransen gjennomføres etter forskriftens alminnelige bestemmelser (del I) og de bestemmelsene som følger av dette konkurransegrunnlag. 4.2 Forenklet kunngjøring Konkurransen offentliggjøres på Snåsa Kommune sine hjemmesider. 4.3 Krav til tilbudet og innleveringssted Tilbudet skal leveres på norsk og i lukket og merket forsendelse. Tilbudet skal merkes "Anbud: Konsulenttjenester til prosjekt i forbindelse med utbygging av leiligheter på Gullbringen; Sak 15/7391.
Med tilbudet skal det følge: Levert Dokumentasjon dokumentasjon Ved innlevering skal det følge med et tilbudsbrev (følgebrev) som skal være datert og signert av bemyndiget person hvor det skal tydelig fremgå: Virksomhetens navn Adresse Tilbudsbrev Organisasjonsnummer Kontaktperson med e-postadresse og telefonnummer Eventuelle forbehold skal klart fremgå av tilbudsbrevet med henvisning til hvor i tilbudet forbeholdet. Prisskjema Prisskjema i komplett utfylt stand med signatur Dokumentasjon av kompetanse CV er av de som skal bistå prosjektet CV er av eventuelle underleverandører Vedlegg 3 Skatteattest /mvaattest Referanser Dokumentasjon, Anbudspapirer for prosjektering Skatteattest som ikke er mer enn 6 måneder gammel. Merverdiavgiftsattest som ikke er mer enn 6 måneder gammel. Dette bestilles på http://www.skatteetaten.no/no/omskatteetaten/kontakt-oss/e-post/send-nyepost/annet/bestill-attester-eller-utskrifter/attestfor-skatt-og-merverdiavgift/. En liste med referanser med kontaktinformasjon Anbudsdokumenter for prosjektering for et tilsvarende oppdrag, ikke mer enn 3 år gammelt Tilbudet skal leveres til: Navn: Snåsa Kommune v/ Are Tomter Adresse: Sentrum, 7760 Snåsa Det er ikke tillatt å levere tilbud pr e-post. 4.4 Pris Tilbudsskjema skal utfylles fullstendig av tilbyder og skal inkludere alle biomkostninger.
Prisen er fast innenfor angitt produksjons- og fremdriftsplan og eventuelle tilleggs bestillinger i samme prosjektet blir honorert med samme timepris som tilbudspris. 4.5 Biomkostninger Tilbudet skal inkludere biomkostninger. Som biomkostninger medregnes telefon, porto, reise- og diettutgifter, kopiering og plotting for tiltakhavers og eget bruk. Kopiering av tegninger og beskrivelser for anbudskonkurranser regnes også som biomkostninger. 4.6 Underleverandør Leverandøren må selv inngå avtaler med underleverandører innenfor alle aktuelle fagområder der firmaet ikke har egen kompetanse. Snåsa Kommune skal godkjenne eventuelle underleverandører. Dersom det blir forutsatt bruk av underleverandør, må dette oppgis i tilbudet. I så fall må det legges ved CV for det personellet som underleverandøren vil benytte til oppdraget. 4.7 Tilbudsfrist Tilbudsfrist er satt til 28.04.2016 kl. 11:00. Tilbudet skal være oppdragsgiver i hende på innleveringsstedet før utløpet av tilbudsfristen. For sent innlevert tilbud vil bli avvist. Dette gjelder også om forsinkelsen skyldes tredjepart (posten, budfirma, etc.). 4.8 Vedståelsesfrist Leverandørene er bundet av tilbudet i 90 kalenderdager etter Tilbudsfristen. 4.9 Kostnader ved utarbeidelse av tilbud Tilbyder bærer selv alle kostnader relatert til tilbudet og deltakelsen i konkurransen. 4.10 Tildeling av kontrakt og begrunnelse Alle leverandører som har deltatt i konkurransen vil få en skriftlig tilbakemelding om hvem oppdragsgiver vil inngå kontrakt med og begrunnelse for valget. 4.11 Avlysning av konkurransen Oppdragsgiverne forbeholder seg retten til å avlyse konkurransen dersom det foreligger saklig grunn, for eksempel ved bortfall av planlagt finansiering eller manglende godkjenning fra politisk hold. Oppdragsgiverne kan forkaste alle tilbudene dersom resultatet av konkurransen gir saklig grunn for det 5 Vedlegg Vedlegg 1: Gjeldende reguleringsplan for «Jernbanegrunn»; Samlet saksfremstilling fra orienteringssak til Formannskapet
Vedlegg 2: Kontraktsvilkår Vedlegg 3: Prisskjema
Vedlegg 1: Gjeldende reguleringsplan for «Jernbanegrunn» Jernbanegrunn_198 1002_B.pdf Plankart _ Samlet 1981002_Jernbanegrsaksfremstilling - Orien
Vedlegg 2: Kontraktsvilkår Avtaleforholdet reguleres av kontraktsbestemmelser i henhold til NS 8402 Alminnelige kontraktsbestemmelser for rådgivningsoppdrag honorert etter medgått tid.
Vedlegg 3: Prisskjema Prisskjema skal fylles ut av leverandøren, i motsatt fall kan tilbudet bli forkastet. Alle priser skal oppgis eksklusive merverdiavgift. Utvikling av Gullbringen - Prosjekt 7518 Fase Klargjøring av mandat Igangsetting, Kartlegging av fysiske forhold - Utarbeidelse av forprosjekt Justere reguleringsplan for område utarbeidelse av avfallsplan og miljøsaneringsrapport Kartlegging av krav og utvelgelsesegrunnlag Utarbeidelse av anbudsgrunnlag - Totalentreprise med rivning, bygging og uteområde Byggeledelse/Byggherreombud Overtagelse og garantioppfølging SUM Est. Timer Timepris totalt Beskrivelse Behovskartlegging, skisser av mulige løsninger. Innspill fra naboer. Innhente opplysninger om reguleringsplaner, naboer, infrastruktur, osv. for å avdekke eventuelle begrensninger i prosjektet. Til bruk i anbudsgrunnlaget. Dagens reguleringsplan gir anledning til oppføring av bolighus i 1 1/2 etasje. Byggets størrelse tillates ikke større enn 15%. I forkant av rivning til bruk i anbudsgrunnlaget. Kartlegging av hvilke krav man skal sette i anbudsgrunnlaget. Hvilke utvelgelseskriterier og måling av disse. Utarbeides som totalentreprise med kvalitet som hovedkonkurransegrunnlag siden vi har gitt pris til prosjektet. Alt må være omhandlet. Også uteområde. Her vil tilskuddsordninger fra Husbanken komme som et bidrag til prosjektet. Byggeledelsesoppdrag for å sikre riktig fremdrift og kvalitet til prosjektet. Forventer en månedlig fakturaoppfølging i tillegg til dokumentinnhenting i forkant av prosjektet samt ferdigstilling. Være med på overtagelsen, følge med at overtagelsen skjer i samsvar med standard, samt ved garantibefaring. Møtepris på Snåsa Est. Ant. Pris Totalt Inneholder kjøring med kjøretid til Snåsa, møte ca. 2 timer samt etterarbeid med rapportskriving Sted, dato: Underskrift og firmastempel: