Konkurransegrunnlag. for kjøp av. Konsulenttjenester i forbindelse med utbygging av Flerbrukshall

Transkript

1 Konkurransegrunnlag for kjøp av Konsulenttjenester i forbindelse med utbygging av Flerbrukshall For levering til Snåsa Kommune Anbudsfrist: kl. 11:00 Saksnummer: 18/3778

2 INNHOLD 1 OPPDRAGET OG ADMINISTRATIVE BESTEMMELSER Om Oppdragsgiver Oppdragsgivers kontaktperson Anskaffelsen gjelder Tidsplan Offentlighet og taushetsplikt KRAV TIL YTELSEN OG TILDELINGSKRITERIER Kravsspesifikasjon/leveransebeskrivelse Generelt om leveransen Gjennomførings- og leveringstidspunkt Kontrakt Tildelingskriterier Vektingsmodell REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN Anskaffelsesprosedyre Forenklet kunngjøring Krav til tilbudet og innleveringssted Pris Biomkostninger Underleverandør Tilbudsfrist Vedståelsesfrist Kostnader ved utarbeidelse av tilbud Tildeling av kontrakt og begrunnelse Avlysning av konkurransen VEDLEGG VEDLEGG 1: GJELDENDE REGULERINGSPLAN VEDLEGG 2: KONTRAKTSVILKÅR VEDLEGG 3: PRISSKJEMA VEDLEGG 4: CV-MAL VEDLEGG 5: MØTEREFERAT 6 - FLERBRUKSHALLEN - ARBEIDSGRUPPE

3 1 Oppdraget og administrative bestemmelser Snåsa Kommune inviterer 5 konsulenter til å delta i konkurranse om anskaffelse av konsulenttjenester i forbindelse med utbygging av en flerbrukshall i Snåsa Kommune. Tiltakshaver vil i iht. 9-2 beslutte om det vil bli gjennomført dialog / forhandlinger med tilbyderne etter at tilbudsfristen er utløpt. På denne bakgrunn oppfordres tilbyderne å levere sitt beste tilbud ved innleveringsfristen. Det vil bli vurdert å gjennomføre dialog i form av forhandlinger for å avklare tekniske utfordringer ved anlegget. 1.1 Om Oppdragsgiver Snåsa Kommune ligger 3 kvarter fra Steinkjer, og vel en time fra Namsos. Både E6 og jernbanen går igjennom Snåsa. Administrasjonssentrum ligger ved jernbanestasjonen. Snåsa er en typisk distriktskommune. 1.2 Oppdragsgivers kontaktperson Navn: Are Tomter Postadresse: Sørsivegen 6; 7760 Snåsa Besøksadresse: Herredshuset e-post: are.tomter@snasa.kommune.no Telefon: All kommunikasjon skal foregå via KGV Mercell. Det skal ikke være kontakt/kommunikasjon med andre personer hos oppdragsgiver enn nevnte kontaktperson. 1.3 Anskaffelsen gjelder Snåsa Kommune søker konsulent som kan bistå i prosessen med å få på plass en flerbrukshall i forbindelse med skolen på Snåsa. Det er utarbeidet en reguleringsplan for formålet, så plasseringen for selve hallen er gitt. I den senere tid har Snåsa Kommune ervervet noen nabotomter med tanke for å kunne bedre trafikkavviklingen i området. Plasseringen av hallen blir på samme område som en ballbinge er i dag. Denne må flyttes i forkant av selve utbyggingen av flerbrukshallen. Oppdraget til konsulenten vil bestå i å finne en god løsning for trafikk, parkering, gangarealer, ballbinge, skoleplass osv. i tillegg til å finne en god løsning på hvordan en flerbrukshall kan utnyttes på en god måte for skole og fritid. Snåsa Kommune vil prioritere høyt å kunne utnytte diverse støtteordninger for å få realisert mest mulig. Om det er noen som ønsker å gjøre en befaring av området, så ta kontakt.

4 1.4 Tidsplan Planlagt uke Aktivitet 20 Invitasjonen sendt til tilbydere/konkurranse ble kunngjort kl. 11:00 Tilbudsfrist kl. 14:00 Anbudsåpning 24 Tilbudsevaluering og valg av tilbud 25 Kontraktsinngåelse 32 Oppstart av kontrakt 1.5 Offentlighet og taushetsplikt Offentleglova gjelder for allmennhetens innsyn i tilbud, anskaffelsesprotokoll og øvrige saksdokumenter, jfr anskaffelsesforskriftens 3-5. Tilbud og anskaffelsesprotokoll er unntatt offentlighet inntil valg av leverandør er bestemt, jfr offentleglova 23. Offentleglovas bestemmelser om unntaksrett og unntaksplikt for innsyn gjelder. Taushetsplikt gjelder for opplysninger i tilbudene om tekniske innretninger og framgangsmåter eller drifts- og forretningsforhold som det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde, jfr anskaffelsesforskriftens 3-6 og forvaltningslovens 13, 1.ledd nr 2. 2 Krav til ytelsen og tildelingskriterier 2.1 Kravsspesifikasjon/leveransebeskrivelse Generelt om leveransen Ved Snåsa skole, har kommunen fått regulert inn en flerbrukshall som de nå ønsker å realisere. Hallflatens størrelse er planlagt til en aktivitetsflate på 25x45 meter, fri takhøyde på 7 meter og med ett garderobesett. Plasseringen av flerbrukshallen er gitt, og den eksisterende ballbingen må flyttes. Dette kan det søkes tippemidler til.

5 Videre har Snåsa Kommune ervervet tomteareal i nærheten av skolen (gamle 50/23, 50/158 og 50/26), som gjør det mulig å revurdere trafikkareal og parkering etter innspill fra bussjåfører og Snåsa skole. Det er også viktig å ivareta en ryddig trafikksituasjon til skolen, og naboer i området, under og etter utbyggingen. Eventuell justering av eksisterende reguleringsplan eller omregulering vil bli vurdert. Under utarbeidelsen av reguleringsplanen, ble det gjort grunnundersøkelser med funn som må hensyntas. Det står delvis beskrevet i reguleringsbeskrivelsen. Vedlagte «Møtereferat 6 - Flerbrukshallen - Arbeidsgruppe » beskriver mer hvilke hensyn som bør tas i forbindelse med oppføring av en flerbrukshall. (Vedlegg 5) Det skal også utredes et minimumsalternativ (økonomisk) for å kunne gjøre en sammenligning. Når planen for uteområdet, trafikksituasjonen, flerbrukshallen og parkeringen er gjort, skal det utarbeides et anbudsgrunnlag til en totalentreprise som skal lyses ut Gjennomførings- og leveringstidspunkt Ytelsen skal utføres i perioden sommer/høsten Kontrakt Avtaleforholdet reguleres av kontraktsbestemmelser i henhold til NS 8402 Alminnelige kontraktsbestemmelser for rådgivningsoppdrag honorert etter medgått tid.

6 2.2 Tildelingskriterier Tildeling av kontrakt skal skje på basis av hvilket tilbud som er det mest økonomisk fordelaktige ut ifra følgende kriterier: Kriterie Dokumentasjon Vekting % Timepris. Prisskjema i komplett utfylt stand (Vedlegg 3) 70 Uavhengig av denne spesifikasjonen av oppdraget skal tilbyder vedlegge en beskrivelse av hvordan prosjektet tenkes gjennomført. Denne beskrivelsen skal redegjøre for hvordan arbeidet skal legges opp, hvordan oppgaven tenkes løst samt en presisering av ytelsen. Eventuelle viktige momenter eller tilleggsytelser Forståelse av som ikke er medtatt i tiltakshavers oppgaven ytelsesbeskrivelse eller andre tilbudsdokumenter 30 skal inngå i beskrivelsen. Man skal dokumentere hvilke ressurser man tenker å sette på oppgaven og legge ved CV er for aktuelle prosjektmedarbeidere. Også CV er for eventuelle underleverandører må vedlegges tilbudet 2.3 Vektingsmodell Når det gjelder pris og estimert timeforbruk, så vil vektingsmodellen være basert på en forholdsmessig metode: Timeprisen blir beregnet ut fra et snitt av aktuelle konsulenters timebetaling. Poengscore = 10 x (laveste timepris) / (timepris gitt i tilbudet) Når det gjelder forståelse av oppgaven, så gis det poeng etter opplysninger gitt i CV og beskrivelsen. Relevante referanser vil være deltagelse i arbeid på flerbrukshaller med planløsning og utomhusplan hvor det har blitt tildelt spillemidler eller andre aktuelle støtteordninger. Forståelse av oppgaven vil bli vurdert som eksempelet nedenfor: Eksempel:

7 3 Regler for gjennomføring av konkurransen 3.1 Anskaffelsesprosedyre Konkurransen reguleres av lov og forskrift om offentlige anskaffelser. Denne anskaffelsens anslåtte verdi er under den nasjonale terskelverdi på kr 1.3 mill. ekskl. mva. og er fritatt fra kunngjøringsplikten. Konkurransen gjennomføres etter forskriftens alminnelige bestemmelser (del I) og de bestemmelsene som følger av dette konkurransegrunnlag. 3.2 Forenklet kunngjøring Konkurransen offentliggjøres på Snåsa Kommune sine hjemmesider.

8 3.3 Krav til tilbudet og innleveringssted Levering av anbud: Bekreft ønske om å levere tilbud elektronisk i Mercell ved å gå til fanebladet «Gi tilbud», og deretter trykke på knappen «Jeg ønsker å tilby». Dette er kun ment som en indikator på hvorvidt innkjøper kan forvente tilbud eller ikke. Du binder deg ikke som leverandør ved å bekrefte at du ønsker å tilby. Det er ønskelig at tilbyder bekrefter om de ønsker å tilby så raskt som mulig. Alle tilbud skal leveres elektronisk via Mercell portalen, innen tilbudsfristen. For sent innkomne tilbud vil bli avvist. (Systemet tillater heller ikke å sende inn tilbud elektronisk via Mercell etter tilbudsfristens utløp.) Er du ikke bruker hos Mercell, eller har du spørsmål knyttet til funksjonalitet i verktøyet, for eksempel, hvordan du skal gi tilbud, ta kontakt med Mercell Support på tlf: eller på e-post til: support@mercell.com. Det anbefales at tilbudet leveres i god tid før fristens utløp, f.eks. minimum 1 time før tilbudsfristens utløp. Skulle det komme tilleggsinformasjon fra oppdragsgiver som fører til at du ønsker å endre tilbudet ditt før tilbudsfristen utgår, kan du gå inn og åpne tilbudet, gjøre eventuelle endringer og levere på nytt helt inntil tilbudsfristen utgår. Det sist leverte tilbudet regnes som det endelige tilbudet. Anbudsåpning: Lukket anbudsåpning. Anbudet vil bli åpnet umiddelbart etter at anbudsfristen har gått ut.

9 Med tilbudet skal det følge: Levert Dokumentasjon dokumentasjon Ved innlevering skal det følge med et tilbudsbrev (følgebrev) som skal være datert og signert av bemyndiget person hvor det skal tydelig fremgå: Virksomhetens navn Adresse Tilbudsbrev Organisasjonsnummer Kontaktperson med e-postadresse og telefonnummer Eventuelle forbehold skal klart fremgå av tilbudsbrevet med henvisning til hvor i tilbudet forbeholdet. Prisskjema Prisskjema i komplett utfylt stand med signatur Dokumentasjon av kompetanse CV er av de som skal bistå prosjektet. CV er av eventuelle underleverandører. Her skal det brukes CV-mal som er vedlagt konkurransegrunnlaget. Vedlegg 3 4 Skatteattest /mvaattest Referanser Skatteattest som ikke er mer enn 6 måneder gammel. Merverdiavgiftsattest som ikke er mer enn 6 måneder gammel. Dette bestilles på En liste med referanser med kontaktinformasjon. Legges i listen på CV-malen Pris Tilbudsskjema skal utfylles fullstendig av tilbyder og skal inkludere alle biomkostninger. Prisen er fast innenfor angitt produksjons- og fremdriftsplan og eventuelle tilleggs bestillinger i samme prosjektet blir honorert med samme timepris som tilbudspris.

10 3.5 Biomkostninger Tilbudet skal inkludere biomkostninger. Som biomkostninger medregnes telefon, porto, reise- og diettutgifter, kopiering og plotting for tiltakhavers og eget bruk. Kopiering av tegninger og beskrivelser for anbudskonkurranser regnes også som biomkostninger. 3.6 Underleverandør Leverandøren må selv inngå avtaler med underleverandører innenfor alle aktuelle fagområder der firmaet ikke har egen kompetanse. Snåsa Kommune skal godkjenne eventuelle underleverandører. Dersom det blir forutsatt bruk av underleverandør, må dette oppgis i tilbudet. I så fall må det legges ved CV for det personellet som underleverandøren vil benytte til oppdraget. 3.7 Tilbudsfrist Tilbudsfrist er satt til kl. 11: Vedståelsesfrist Leverandørene er bundet av tilbudet i 90 kalenderdager etter Tilbudsfristen. 3.9 Kostnader ved utarbeidelse av tilbud Tilbyder bærer selv alle kostnader relatert til tilbudet og deltakelsen i konkurransen Tildeling av kontrakt og begrunnelse Alle leverandører som har deltatt i konkurransen vil få en skriftlig tilbakemelding om hvem oppdragsgiver vil inngå kontrakt med og begrunnelse for valget Avlysning av konkurransen Oppdragsgiverne forbeholder seg retten til å avlyse konkurransen dersom det foreligger saklig grunn, for eksempel ved bortfall av planlagt finansiering eller manglende godkjenning fra politisk hold. Oppdragsgiverne kan forkaste alle tilbudene dersom resultatet av konkurransen gir saklig grunn for det 4 Vedlegg Vedlegg 1: Gjeldende reguleringsplan for «Detaljreguleringsplan Snåsa Skole og samfunnshus»; Illustrasjoner og bestemmelser Vedlegg 2: Kontraktsvilkår Vedlegg 3: Prisskjema Vedlegg 4: CV-mal Vedlegg 5: Møtereferat 6 - Flerbrukshallen - Arbeidsgruppe

11 Vedlegg 1: Gjeldende reguleringsplan Illustrasjonsplan Vedtatt plankart Illustrasjonsplan.pd f Plankart vedtatt.pdf Reguleringsbestemmelser Planbeskrivelse Reguleringsbestem melser_ pd Snåsa Planbeskrivelse_31.1

12 Vedlegg 2: Kontraktsvilkår Avtaleforholdet reguleres av kontraktsbestemmelser i henhold til NS 8402 Alminnelige kontraktsbestemmelser for rådgivningsoppdrag honorert etter medgått tid.

13 Vedlegg 3: Prisskjema Prisskjema skal fylles ut av leverandøren, i motsatt fall kan tilbudet bli forkastet. Alle priser skal oppgis eksklusive merverdiavgift. Tilbudt personell Timepris Est. Ant.timer Kommentar Sted, dato: Underskrift og firmastempel:

14 Vedlegg 4: CV-mal CV-mal.xlsx

15 Vedlegg 5: Møtereferat 6 - Flerbrukshallen - Arbeidsgruppe Møtereferat 6 - Flerbrukshallen - Arb