Konkurransegrunnlag - Renhold
1 Innledning 1.1 Formålet med anskaffelsen Stiftelsen Nasjonalmuseet for kunst (her nevnt som oppdragsgiver) ønsker med dette å invitere til konkurranse for avtale om renholdstjenester. 1.2 Generell beskrivelse av oppdragsgiver Stiftelsen Nasjonalmuseet for kunst (org. nr. 985 686 092) er Norges største museum for kunst, arkitektur og design. Det ble etablert 28. april 2003 ved fusjon av de to statlige museer Nasjonalgalleriet og Museet for Samtidskunst samt de to privateide museer Kunstindustrimuseet og Arkitekturmuseet. Den 1.7.2005 ble Riksutstillinger integrert i Nasjonalmuseet. Nasjonalmuseet er 90 % finansiert over statsbudsjettet, eier ikke egne samlinger, men forvalter statens kunstsamlinger samt samlingene til Stiftelsen Kunstindustrimuseet i Oslo og Stiftelsen Arkitekturmuseet. Museet forvalter, samler, bevarer, stiller ut og formidler samlingene. Museet har et omfattende utstillingsprogram som også inkluderer vandreutstillinger i inn- og utland. Over 500.000 besøker årlig Nasjonalmuseets utstillinger i Oslo, mens nesten 100.000 besøker våre utstillinger andre steder i landet. 2 Administrativ informasjon i fbm konkurransen 2.1 Kunngjøring Anskaffelsen er kunngjort i DOFFIN og TED. 2.2 Tilleggsopplysninger Oppdragsgivers kontaktperson Dersom leverandøren finner at konkurransegrunnlaget ikke gir tilstrekkelig veiledning, kan han skriftlig be om tilleggsopplysninger fra oppdragsgiver ved: Ole Henrik Brinchmann-Hansen Ole.henrik.b-hansen@nasjonalmuseet.no Hvis forespørsel om tilleggsinformasjon i tilknytning til konkurransegrunnlaget eller kravspesifikasjon er fremsatt i tilstrekkelig tid før anbudsfristens utløp, skal oppdragsgivers svar sendes samtlige som har mottatt konkurransegrunnlaget, senest 6 dager før anbudsfristens utløp. Skriftlig henvendelse om tilleggsopplysninger merkes Tilleggsopplysninger og sendes oppdragsgivers kontaktperson (over). 2.3 Regler for konkurransen Anskaffelsen gjennomføres iht. lov og forskrift om offentlige anskaffelser. For denne anskaffelsen gjelder forskriftens del I (alminnelige bestemmelser) og III (Anskaffelser over EØS-terskelverdiene).
2.4 Anskaffelsesprosedyre Denne anskaffelsen følger prosedyren åpen anbudskonkurranse. 3 Krav til anbudet 3.1 Anbudets utforming og levering 1. Anbudet skal være skriftlig og inneholde et anbudsbrev som skal være datert og undertegnet 2. Anbudet skal være merket: ANBUD Renhold 3. Anbudet skal oversendes i lukket forsendelse 4. Anbudet og all dokumentasjon skal leveres på norsk 5. Anbudet kan leveres direkte til leveringsadressen eller sendes med post. 3.2 Anbudsfrist Siste frist for innlevering av anbud er onsdag 27. august 2014 kl 12:00. Anbudet skal være oppdragsgiveren i hende på innleveringsstedet før utløpet av anbudsfristen. 3.3 Vedståelsesfrist Leverandøren er bundet av anbudet i 3 måneder fra anbudsfristen 3.4 Leveringsadresse Postadresse: Nasjonalmuseet for kunst, arkitektur og design Postboks 7014, St. Olavs plass, 0130 Oslo Leveringsadresse: Kristian Augusts gate 23, Oslo 3.5 Komplett anbud skal bestå av: - Anbudsbrev, datert og signert - Dokumentasjon på kvalifikasjonskrav - Komplett utfylt anbudsskjema 4 Oppdragsgiverens behandling av anbudene 4.1 Tildelingskriterier Tildelingen skjer på grunnlag av hvilket anbud som er det økonomisk mest fordelaktige, basert på følgende kriterier: Prioritet/vekt Kriterier 60 % Pris
40 % Kvalitet, herunder: - Ressursinnsats til å utføre oppdraget på en optimal måte. Dette gjelder både personalmengde, herunder vikarordning og kvalifikasjonene personalet har. - Rengjøringsmetoder; kvalitet og miljøegenskaper - Kvalitet og miljøegenskaper på papir og sanitærartikler - Rapporteringssystemer og metoder for egen oppfølging 4.2 Innstilling på kontraktstildeling Oppdragsgiverens beslutning om hvem som skal tildeles kontrakt, skal varsles skriftlig til alle deltakerne samtidig, og i rimelig tid før kontrakt inngås. Med kontrakt er inngått menes tidspunktet da begge parter undertegner kontrakten. Med rimelig tid menes at tilbyder får oppgitt en frist (karenstid) for å inngi kommentarer, spørsmål eller klage på oppdragsgivers begrunnelse av sitt leverandørvalg. 5 Krav til leverandøren og dokumentasjonskrav Leverandøren skal være godkjent renholdsvirksomhet av Arbeidstilsynet. For øvrig skal følgende krav tilfredsstilles og dokumenteres som angitt. 5.1 Innbetalte skatter og avgifter Leverandøren skal ha ordnede forhold mht innbetaling av skatter og avgifter. Dette skal dokumenteres med skatteattester for merverdiavgift fra skattefogden og skatteattest for skatt utstedt av kemner/kommunekasserer i kommunen der leverandøren har sitt hovedkontor. Attestene skal foreligge innen anbudsfristens utløp, og de skal ikke være eldre enn 6 måneder regnet fra anbudsfristens utløp. 5.2 Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner Det kreves meget god leveringssikkerhet, erfaring, kapasitet og kompetanse. Dette dokumenteres med: 1) En generell beskrivelse av leverandøren med antall ansatte, eierforhold og historie, beliggenhet til hovedkontor og filialer. 2) Beskrivelse av firmaets kompetanse og utstyr som er relevant for leveransen som skal tilbys, spesielt kompetanse og erfaring i bruk av Insta-800-standarden. 3) Oversikt over oppdrag av tilsvarende karakter fra de siste 3 årene. Oversikten skal inneholde en kort beskrivelse av leveransen, årlig verdi og navn på oppdragsgiver. Oversikten skal omfatte oppdrag til verdi av minimum 12 mill kroner pr år. Minst to av oppdragsgiverne skal oppgis med navngitt kontaktperson som kan kontaktes ved behov. 4) Sammendrag av årsregnskap for siste 3 år. 5) Eventuell annen dokumentasjon eller beskrivelse som synliggjør hvordan leveringssikkerheten ivaretas.
5.3 Leverandørens rutiner for og kompetanse om reduksjon av miljøbelastning Det kreves kompetanse som sikrer lav miljøbelastning ved utførelse av tjenesten. Leverandøren skal ha: Plan for opplæring av personalet i HMS, herunder avfallshåndtering, renholdsmetoder, bruk av rengjøringsmidler og utstyr Skriftlige arbeidsinstrukser Dette skal dokumenteres med en redegjørelse for eksisterende rutiner som dokumenterer at kravet er dekket. Hvis rutinene er beskrevet i virksomhetens kvalitets- eller miljøledelsessystem i henhold til ISO 14001, EMAS eller andre tredjepartsverifiserte systemer, er det nok å legge frem et gyldig sertifikat. Eventuelt lisens for Svanemerket for rengjøringstjenester eller andre tilsvarende ordninger. 5.4 HMS-egenerklæring Leverandører som skal utføre arbeid i Norge, skal framlegge en egenerklæring om at leverandøren oppfyller, eller ved eventuelt tildeling av kontrakt vil oppfylle, lovbestemte krav i Norge når det gjelder helse, miljø og sikkerhet.
6 Om leveransen 6.1 Generell beskrivelse Stiftelsen Nasjonalmuseet for kunst ønsker å inngå avtale for renhold og leveranser av tørkepapir og sanitærartikler i byggene der vi har virksomhet; Nasjonalgalleriet, Museet for samtidskunst, Arkitekturmuseet, Kunstindustrimuseet, Villa Stenersen, verksted i Maridalsveien og oppdragsgivers administrasjonsbygg i Kristian Augusts gate 23. Noe bestillingsrenhold vil også gjennomføres i andre bygg oppdragsgiver disponerer i Oslo. Renholdet beskrives og skal kvalitetssikres i henhold til nyeste versjon av NS-INSTA 800. Etter utført rengjøring skal avtalt kvalitetsprofil være oppfylt som beskrevet i kravspesifikasjonen i hht NS-INSTA 800. Oppdraget omfatter rengjøring av lokaler/rom i de bygg som er ført opp i renholdsplaner. Renholdet som skal foretas er i denne kontrakt delt inn i fire grupper; a) regelmessig renhold b) hovedrengjøring etter bestilling c) opsjon om vindusvask etter bestilling d) ekstraordinært renhold etter særskilt bestilling. 6.2 Generell beskrivelse av lokalitetene Arealer og frekvensplan for arbeidet som omfattes fremkommer i renholdsplan som tilsendes ved forespørsel (se punkt 6.3). 6.2.1 Kristian Augusts gate 23 Kristian Augusts gate 23 er oppdragsgivers administrasjonsbygg og inneholder i hovedsak kontorer fordelt over 5 etasjer, i tillegg til bibliotek og kantine. 6.2.2 Nasjonalgalleriet Nasjonalgalleriet ligger i Universitetsgaten 13. Bygget inneholder utstillingsarealer publikumsarealer, butikk, kafe, verksteder, magasiner og kontorer. 6.2.3 Kunstindustrimuseet Kunstindustrimuseet ligger i St Olavs gate 1. Bygget inneholder utstillingsarealer, butikk, kafe, verksteder, magasiner og kontorer. 6.2.4 Museet for samtidskunst Museet for samtidskunst har adresse Bankplassen 4. Bygget inneholder utstillingsarealer, kafe, verksteder, magasiner og kontorer. 6.2.5 Arkitekturmuseet Arkitekturmuseet har adresse Bankplassen 3. Bygget inneholder utstillingsarealer, kafe, butikk, magasiner og kontorer.
6.2.6 Verksted Maridalsveien På adressen Maridalsveien 17 har Nasjonalmuseet verksted og noe kontorlokaler. 6.2.7 Villa Stenersen Villa Stenersen i Tuengen allé er en fredet villa som benyttes til omvisninger og arrangementer. 6.3 Kravspesifikasjon renhold Leverandører som ønsker å levere anbud kontakter ole.henrik.b-hansen@nasjonalmuseet.no for å motta pr epost renholdsplaner, nærmere spesifikasjon av krav til leveransen, kontraktsbetingelser og utfyllingsskjema som benyttes ved anbudsbesvarelsen. Dokumentene vil bli utsendt fra uke 30.