Konkurransegrunnlag - Rammeavtale kontorrekvisita. Vedlegg: - Utfyllingsskjema - Miljøerklæring kontormateriell

Transkript

1 Konkurransegrunnlag - Rammeavtale kontorrekvisita Vedlegg: - Utfyllingsskjema - Miljøerklæring kontormateriell

2 INNHOLD 1 INNLEDNING GENERELL BESKRIVELSE AV OPPDRAGSGIVER FORMÅLET MED ANSKAFFELSEN 3 2 ADMINISTRATIV INFORMASJON I FBM KONKURRANSEN KUNNGJØRING TILLEGGSOPPLYSNINGER OPPDRAGSGIVERS KONTAKTPERSON REGLER FOR KONKURRANSEN ANSKAFFELSESPROSEDYRE OFFENTLIGHET 4 3 KRAV TIL LEVERANDØREN INNBETALTE SKATTER OG AVGIFTER LEVERANDØRENS TEKNISKE OG FAGLIGE KVALIFIKASJONER 4 4 KRAV TIL TILBUDET TILBUDETS UTFORMING OG LEVERING TILBUDSFRIST VEDSTÅELSESFRIST LEVERINGSADRESSE TILBUD PÅ DELER AV OPPDRAGET KOMPLETT TILBUD SKAL BESTÅ AV: 5 5 OPPDRAGSGIVERENS BEHANDLING AV TILBUDENE TILBUDSÅPNING TILDELINGSKRITERIER FORHANDLING INNSTILLING PÅ KONTRAKTSTILDELING 6 6 BESKRIVELSE AV ØNSKET LEVERANSE GENERELL BESKRIVELSE OMFANG LEVERING STATISTIKK KVALITET PÅ PRODUKTENE SORTIMENT MILJØEGENSKAPER EHANDEL VARIGHET 8 7 KONTRAKTSBETINGELSER 8 Konkurransegrunnlag Rammeavtale kontorrekvisita 2

3 1 Innledning Stiftelsen Nasjonalmuseet for kunst (heretter kalt Nasjonalmuseet) ønsker med dette å invitere til konkurranse om rammeavtale for levering av kontorrekvisita. 1.1 Generell beskrivelse av oppdragsgiver Stiftelsen Nasjonalmuseet for kunst (org. nr ) er Norges største museum for kunst, arkitektur og design. Det ble etablert 28. april 2003 ved fusjon av de to statlige museer Nasjonalgalleriet og Museet for Samtidskunst samt de to privateide museer Kunstindustrimuseet og Arkitekturmuseet. Den ble Riksutstillinger integrert i Nasjonalmuseet. Nasjonalmuseet er 90 % finansiert over statsbudsjettet, eier ikke egne samlinger, men forvalter statens kunstsamlinger samt samlingene til Stiftelsen Kunstindustrimuseet i Oslo og Stiftelsen Arkitekturmuseet. Museet forvalter, samler, bevarer, stiller ut og formidler samlingene. Museet har et omfattende utstillingsprogram som også inkluderer vandreutstillinger i inn- og utland. Over besøker årlig Nasjonalmuseets utstillinger i Oslo, mens nesten besøker våre utstillinger andre steder i landet. 1.2 Formålet med anskaffelsen Formålet med anskaffelsen er å etablere en rammeavtale som dekker Nasjonalmuseets totale behov for løpende leveranser av kontorrekvisita i fbm daglig drift. Avtalen skal gi Nasjonalmuseet leveranser av produkter med riktig kvalitet til god pris og det skal etableres hensiktsmessige bestillings- og leveringsløsninger. 2 Administrativ informasjon i fbm konkurransen 2.1 Kunngjøring Anskaffelsen er kunngjort i DOFFIN den 24. November Tilleggsopplysninger Oppdragsgivers kontaktperson Dersom leverandøren finner at konkurransegrunnlaget ikke gir tilstrekkelig veiledning, kan han skriftlig be om tilleggsopplysninger fra Nasjonalmuseet ved: Ole Henrik Brinchmann-Hansen Ole.henrik.b-hansen@nasjonalmuseet.no Hvis forespørsel om tilleggsinformasjon i tilknytning til konkurransegrunnlaget eller kravspesifikasjon er fremsatt i tilstrekkelig tid før tilbudsfristens utløp, skal oppdragsgivers svar sendes samtlige som har mottatt konkurransegrunnlaget, senest 6 dager før tilbudsfristens utløp. Slike svar registreres i DOFFIN og sendes automatisk til alle som har registrert seg som interessenter for konkurransen. Skriftlig henvendelse om tilleggsopplysninger merkes Tilleggsopplysninger og sendes oppdragsgivers kontaktperson (over). Konkurransegrunnlag Rammeavtale kontorrekvisita 3

4 2.3 Regler for konkurransen Anskaffelsen gjennomføres iht. Lov om offentlige anskaffelser av 16. juni 1999 og ajourført med endringer, senest ved lov av 30. juni 2006, nr. 41. Forskrift fastsatt ved klg. res. av 7. april 2006, nr. 402 med hjemmel i lov av 16. juni 1999, nr. 69, om offentlige anskaffelser, 11 første ledd. Fremmet av Fornyings- og administrasjonsdepartementet. Endret ved forskrift av 24. november 2006, nr For denne anskaffelsen gjelder forskriftens del I (alminnelige bestemmelser) og II (Anskaffelser under EØS-terskelverdiene og uprioriterte tjenester). 2.4 Anskaffelsesprosedyre Denne anskaffelsen følger prosedyren konkurranse med forhandling. 2.5 Offentlighet For allmennhetens innsyn i tilbud og anskaffelsesprotokoll gjelder LOV nr 16: Lov om rett til innsyn i dokument i offentleg verksemd (offentleglova). I hht offentlighetsloven er tilbudsdokumenter offentlige dokumenter etter at valg av leverandør er gjort og Nasjonalmuseet er pliktig til å utøve meroffentlighet. Vi ber tilbyder markere eventuelle deler av tilbudet som tilbyder mener skal unntas offentlighet eller sende et ekstra eksemplar hvor slike opplysninger er sladdet. 3 Krav til leverandøren 3.1 Innbetalte skatter og avgifter Leverandøren skal ha ordnede forhold mht innbetaling av skatter og avgifter. Dette skal dokumenteres med skatteattester for merverdiavgift fra skattefogden og skatteattest for skatt utstedt av kemner/kommunekasserer (Skjema RF-1244) i kommunen der leverandøren har sitt hovedkontor. Attestene skal foreligge innen tilbudsfristens utløp, og de skal ikke være eldre enn 6 måneder regnet fra tilbudsfristens utløp. 3.2 Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner Det kreves god leveringssikkerhet. Dette dokumenteres med: 1) En generell beskrivelse av leverandøren med antall ansatte, størrelse og beliggenhet til hovedkontor og filialer. 2) Oversikt over oppdrag av tilsvarende karakter fra de siste 3 årene. Oversikten skal inneholde en kort beskrivelse av leveransen og navn på oppdragsgiver. 3) Eventuell annen dokumentasjon eller beskrivelse som synliggjør hvordan leveringssikkerheten ivaretas. Konkurransegrunnlag Rammeavtale kontorrekvisita 4

5 4 Krav til tilbudet 4.1 Tilbudets utforming og levering 1. Tilbudet skal være skriftlig og inneholde et tilbudsbrev som skal være datert og undertegnet 2. Tilbudet skal være merket: TILBUD Rammeavtale kontorrekvisita 3. Tilbudet skal oversendes i lukket forsendelse 4. Tilbudet og all dokumentasjon skal leveres på norsk 5. Tilbudet kan leveres direkte til leveringsadressen eller sendes med post. 4.2 Tilbudsfrist Siste frist for innlevering av tilbud er 11. desember 2009 kl 15:00 Tilbudet skal være oppdragsgiveren i hende på innleveringsstedet før utløpet av tilbudsfristen. 4.3 Vedståelsesfrist Leverandøren er bundet av tilbudet i 3 måneder fra tilbudsfristen 4.4 Leveringsadresse Postadresse: Nasjonalmuseet for kunst, arkitektur og design Postboks 7014, St. Olavs plass, 0130 Oslo Leveringsadresse: Kristian Augusts gate 23, Oslo 4.5 Tilbud på deler av oppdraget Det er et mål for Nasjonalmuseet å redusere antall leverandører og det er ønskelig med en avtale som omfatter flest mulig av de varegruppene som etterspørres. Tilbud som omfatter kun deler av det forespurte sortiment kan ikke påregnes å bli vurdert. 4.6 Komplett tilbud skal bestå av: - Tilbudsbrev, datert og signert - Dokumentasjon på kvalifikasjoner, se punkt 3 - Komplett utfylt tilbudsskjema, vedlegg 1 - Prisliste med veiledende pris, rabattsats og nettopris for det totale sortiment leverandøren fører - Produktkatalog for det totale sortiment leverandøren fører - Beskrivelse av leveringsløsning som tilbys og leveringsbetingelser - Utfylt miljøerklæring Konkurransegrunnlag Rammeavtale kontorrekvisita 5

6 5 Oppdragsgiverens behandling av tilbudene 5.1 Tilbudsåpning Leverandøren har ikke rett til å være til stede ved åpningen 5.2 Tildelingskriterier Tildelingen skjer på grunnlag av hvilket tilbud som er det økonomisk mest fordelaktige, basert på følgende kriterier i prioritert rekkefølge: 1. Pris Leverandør vil bli evaluert på grunnlag av de oppgitte nettopriser i vedlegg 1 prisskjemaet. Prisene ganges opp med de oppgitte forbrukstall og summeres. Oppdragsgiver vil også vurdere produktpriser på alternative/øvrige produkter fra leverandørenes prisliste i form av stikkprøver. 2. Levering Vurdering av opplegg og betingelser for bestilling og levering. 3. Sortiment Her vurderes bredde og hensiktsmessighet på leverandørens sortiment, herunder mulighet til å velge produkter med gode miljøegenskaper, og kvalitet på produktene. Det kan bli aktuelt å be om vareprøver av utvalgte produkter for testing. 5.3 Forhandling Nasjonalmuseet tar sikte på å gjennomføre forhandling med tre leverandører før endelig valg av leverandør. Utvelgelse av leverandører til forhandling vil baseres på de oppgitte tildelingskriterier. 5.4 Innstilling på kontraktstildeling Oppdragsgiverens beslutning om hvem som skal tildeles kontrakt, skal varsles skriftlig til alle deltakerne samtidig, og i rimelig tid før kontrakt inngås. Med kontrakt er inngått menes tidspunktet da begge parter undertegner kontrakten. Med rimelig tid menes at tilbyder får oppgitt en frist (karenstid) for å inngi kommentarer, spørsmål eller klage på oppdragsgivers begrunnelse av sitt leverandørvalg 6 Beskrivelse av ønsket leveranse 6.1 Generell beskrivelse Nasjonalmuseet skal ha en rammeavtale for levering av kontorrekvisita med riktig kvalitet til god pris og det skal etableres hensiktsmessige bestillings- og leveringsløsninger. 6.2 Omfang Det antas at rammeavtalen vil ha en årlig verdi på ca kr ,- eks mva. Dette er anslag etter beste evne basert på historiske data. Nasjonalmuseet kan ikke forplikte seg til et bestemt omfang på kjøp av kontorrekvisita. Konkurransegrunnlag Rammeavtale kontorrekvisita 6

7 6.3 Levering Leverandøren må kunne tilby en leveringsløsning som gir meget god leveringssikkerhet, med minst mulig administrasjon fra Nasjonalmuseets side og som gir Nasjonalmuseet god kontroll med leveransen. Vi ser for oss at det opprettes rekvisitalager med et sortiment som dekker basisbehovet for rekvisita til løpende forbruk hvor leverandøren leverer og utplasserer rekvisita. I den forbindelse ber vi om tilbud på følgende tjeneste fra leverandør; 1. Levere oppbevaringsinnretning for rekvisitalager og 6 etasjevise rekvisitarom/-hyller 2. Registrere varer i vårt sentrallager som er under minimumsantall eller nærmer seg det 1-2 ganger pr. måned og legge behovet til bestilling. 3. Levere de varer som må etterfylles i Kr. Augustsgate 23 etter avtale med innkjøper ved museet og plassere varene i sentrallager. Medbringe faktura for de varer som leveres, som vil bli kontrollert fysisk av museets innkjøper ved leveranse. 4. Etterfylle kopipapir fra sentrallager til 6 lokale rekvisitarom i Kr. Augustsgate Tar med seg tom emballasje 6. Motta e-postbestilling fra museets innkjøper på andre varer enn standardsortimentet for levering. 6.4 Statistikk Leverandøren skal vederlagsfritt utarbeide periodisk statistikk i excel-format, minimum hver sjette måned, over forbruk. Statistikken skal som minimum inneholde: Levert produkt Kvantum Bestillingsdato Rekvirent Pris 6.5 Kvalitet på produktene Oppdragsgiver er opptatt av at det leveres produkter av tilstrekkelig kvalitet, og som i størst mulig grad fremstår som vel egnet til sitt tiltenkte bruk. Produktene skal ikke ha overkvalitet som driver prisen opp. 6.6 Sortiment Et bredt utvalg av produkter vurderes å være positivt. Produktene angitt i prisskjema utgjør det vesentligste av oppdragsgivers forventede forbruk, men er ikke uttømmende for oppdragsgivers behov og det er ønskelig at avtaleleverandøren kan levere bestillinger av mer spesialiserte produkter eller andre varianter. 6.7 Miljøegenskaper Oppdragsgiver ønsker å benytte produkter som er miljøvennlige. Ingen av de tilbudte produktene skal inneholde stoffer som er nevnt i miljøerklæringens del 1 produkter som ikke skal kjøpes inn. Konkurransegrunnlag Rammeavtale kontorrekvisita 7

8 6.8 Ehandel Nasjonalmuseet planlegger å ta i bruk det offentliges markedsplass for denne avtalen i løpet av avtaleperioden. Leverandør på denne avtalen forplikter seg til å inngå avtale med operatøren av Ehandelsplattformen og tilgjengeliggjøre sine elektroniske kataloger på det tidspunkt Nasjonalmuseet angir. Ehandelsplattformoperatøren er kjøpers samarbeidspartner for tilrettelegging av tjenester over det offentliges markedsplass og har ansvaret for å sikre blant annet tjenester for tilgang til transaksjonsplattform, innholdsleveranser (produktkataloger), enkle salgsløsninger, tredjepartstjenester, samt infrastruktur, inkludert drift, åpenhet og sikkerhet. Partene oppebærer selv sine kostnader i fbm ehandel. For mer informasjon se Varighet Avtalen skal ha en varighet på 2 år med mulighet for prolongering i ytterligere år. 7 Kontraktsbetingelser 1 Pris mv 1.1 Alle priser er fritt levert, eksklusiv merverdiavgift, men inkluderer emballasje, toll, skatter og andre avgifter. Endres skatte- og avgiftsbestemmelser på en måte som innvirker på prisen, skal denne endres tilsvarende. 1.2 Kjøperen betaler ikke for ytelser og kvanta utover det bestillingen omfatter uten at disse og prisen for dem er skriftlig godkjent av kjøperen. 1.3 Leverandør kan påberope seg årlige prisjusteringer basert på forandringer i konsumprisindeksens totalindeks. Utgangspunkt skal være utviklingen de siste tolv måneder. Prisjustering kan skje årlig, første gang et år etter kontraktsinngåelsen. Leverandør skal sende skriftlig varsel minst en måned i forveien, og plikter å dokumentere grunnlaget for beregnet prisjustering. Manglende overholdelse av krav til korrekt varsel og varslingsfrist, vil ha som virkning at prisjustering ikke kan gjøres gjeldende før begge er overholdt. Oppdragsgiver skal informeres umiddelbart dersom produkter eller tjenester som omfattes av avtalen skal endres eller utgå av produksjon/avtalen. Ved lansering av nye produkter eller tjenester i avtaleperioden skal tilbud sendes oppdragsgiver i forkant av lanseringen. Prisstrukturen på nye produkter og tjenester skal ikke være dårligere enn de produkter og tjenester som allerede omfattes av avtalen. Oppdragsgiver vil ta stilling til om de tilbudte produkter og tjenester skal omfattes av avtalen. Vesentlige endringer fra leverandørens side i sammensetningen av produktsortimentet som etterspørres, kan gi grunnlag for reforhandling av priser og vilkår. Oppdragsgiver skal ved utgangen av hvert avtaleår ha rett til å kreve revisjon av avtalen, dersom avtalens prisbetingelser og/eller betingelser for øvrig i avtaletiden er kommet i utakt med tilsvarende betingelser for konkurrerende produkter/leverandører i markedet. Konkurransegrunnlag Rammeavtale kontorrekvisita 8

9 2 Levering 2.1 Levering skal anses å ha skjedd når materiellet er mottatt på avtalt sted. Kjøperen er forpliktet til uten ugrunnet opphold etter mottaket å kontrollere at leveransen er i samsvar med bestillingen. Dersom leveransen eller deler av den finnes å lide av en vesentlig mangel, har kjøperen rett til å avvise den eller de mangelfulle deler ved å gi leverandøren umiddelbar skriftlig beskjed om dette. For den avviste del av leveransen anses levering ikke skjedd. Leveransen skal ikke skje tidligere enn avtalt med mindre kjøper skriftlig gir tillatelse til det. 2.2 Leverandøren har plikt til å gjøre det som kan gjøres for å levere rettidig. Dersom leverandøren forstår eller har grunn til å anta at levering vil bli forsinket, skal det omgående gis skriftlig underretning til kjøperen om antatt varighet og med begrunnelse for forsinkelsen. 2.3 Dersom kjøperen ikke kan motta den bestilte vare til avtalt tid, skal kjøperen umiddelbart underrette leverandøren skriftlig med beskjed om hvordan leverandøren skal forholde seg. Kjøperen betaler de bestilte varer slik opprinnelig forutsatt og dekker for øvrig de merkostnader leverandøren måtte ha som følge av slik forsinkelse, dersom leverandøren har gått frem på en rimelig måte. 2.4 Følgende omstendigheter skal betraktes som force majeure (fritaksgrunner) dersom de inntrer etter avtalens inngåelse og hindrer dens oppfyllelse: Krig, opprør eller indre uroligheter, beslutning av offentlig myndighet, naturkatastrofe, avbrudd i den offentlige kraftforsyning eller i den alminnelige samferdsel, betydningsfull arbeidskonflikt eller brann eller annen omstendighet av liknende karakter og inngripende betydning. 2.5 Leveringsklausuler (fob, c&f m v) skal tolkes i samsvar med kjøpslovens bestemmelser og for øvrig i henhold til «Incoterms 2000», utgitt av International Chamber of Commerce. 3 Betaling 3.1 Betaling skal skje innen 30 dager etter at både leveransen og fakturaer med avtalte bilag er mottatt dersom ikke andre betalingsvilkår er avtalt. Betaling innebærer ingen godkjennelse av leveransen. 3.2 Dersom forfalne beløp ikke betales i rett tid, betales gjeldende morarente i henhold til «Lov om renter ved forsinket betaling m v» av Leverandører som overdrar fakturaer til tredjemann for innkreving står fortsatt ansvarlig overfor kjøper ved eventuelle reklamasjoner eller regresskrav. 4 Kvalitet 4.1 Leverandøren er ansvarlig for at de varer og tjenester som leveres er i samsvar med bestillingen, og kjøperen har for egen regning og etter rimelig varsel anledning til å inspisere og kontrollere at så skjer. 4.2 Hvis en leveranse eller del derav ikke tilfredsstiller de krav og betingelser bestillingen fastsetter, kan kjøperen tilbakevise eller vrake den eller deler av den. Kjøperens kvalitetskontroll og godkjenning fritar ikke leverandøren for de forpliktelser leverandøren har påtatt seg i henhold til bestillingen. Manglende kvalitetskontroll fra kjøpers side medfører ingen reduksjon av hans rettigheter. Konkurransegrunnlag Rammeavtale kontorrekvisita 9