SAKSPAPIRER Styremøte 17.09.2014 Kl. 15.00
BI Stavanger Innholdsfortegnelse Sak: 108 14 Behandlingssak: Godkjenning av innkalling og dagsorden Sak: 109 14 Behandlingssak: Valg av ordstyrer og referent Sak: 110 14 Behandlingssak: Godkjenning av referat Sak: 111 14 Oppføring av Eventuelt saker Sak: 112 14 Orienteringssak: Redegjørelse fra BIS Styret/Ledelsen Sak: 113 14 Til Behandling: Forlengning av avtale med Adecco Sak: 114-14 - Diskusjonssak: Opprettelse av sparekonto Sak: 115 14 Orienteringssak: Reiser som blir dekket av BIS Stavanger Sak: 116 14 Til Behandling: Generalforsamling Høst Sak: 117 14 Til Behandling: Lokalt vedtektsett for Stavanger Sak: 118 14 Til Behandling: Avvikling linje GF Sak 119 14 Eventuelt Saker.
Sak: 108 14 Behandlingssak: Godkjenning av innkalling og dagsorden Forslag til vedtak: Styret godkjenner innkalling og dagsorden Enstemmig godkjent Sak: 109 14 Behandlingssak: Valg av ordstyrer og referent Forslag til vedtak: Leder V/Erik T som ordstyrer, og HR v/hege referent. Enstemmig godkjent Sak: 110 14 Behandlingssak: Godkjenning av referat Forslag til vedtak: Referat fra styremøte 03.09.14 Godkjennes Enstemmig godkjent Sak: 111 14 Oppføring av Eventuelt saker Sak: 112 14 Orienteringssak: Redegjørelse fra BIS Styret/Ledelsen ØA: Jeg har bookført juni og vært på NSF. Har også hatt møte med banken med leder. SA: Har vært på NSF. Alf &Werner ønsker å bli bedre samarbeidspartner. Har planlagt Back2school og er veldig imponert over så mange deltakere som står på skal. Har hatt møte med linjeforeningene og Fag ansvarlig. LIM Har stått på stand,. Har også hatt et møte med Lim der vi kom fram til å et stort arrangement som dekke faglig og sosialt, i stedet for flere små. ØAF: Har hatt møte med undergruppen. Har også vært på møte med SA. Gullkalkulatoren denne måneden. HR1: Har fått satt alle klassekontaktene. Vært på NSF. Begynt å planlegge GF. Lyst ut Faddersjef vervet og HR vervet. Har også stått på stand for å rekruttere nye studenter. Irene: Promotert undergruppene og lyst ut vervene på Facebook. Har også redigert og lagt ut en del på www.bis.no/stavanger. Jens: Har deltatt på NSF. Møte med Adecco og fornyet avtalen. 3000 kr for å promotere av Nordic Marked. Har også hatt et møte med Econa HR3: Gjort det samme som HR1. Har laget sakspapirene til GF. Ryddet i vedtakene. Leder: NSF. Hatt møte med styringsgruppen der saken om NSO medlemskap ble tatt opp. Vi fikk en presentasjon av NSO. Slik det ser ut til nå; er vi ikke interessert i medlemskap i NSO. Slik vi ser det taper 300 000kr for å bli med og det vi får ut av det er å si meningene våres. Diskuterte også om vi skulle fortsatte bruken av Ticketpro. Vi kom fram til at vi skulle fortsette og at de var verdt de kronene. Har også hatt medarbeidersamtaler denne uken. Var på velferdstingmøte i går. Der gikk det i studentpolitiske saker. Utenom det har det vært en del mail. Har stått litt på stand med HRene.
HR2: Skal ha 14 intervjuer i morgen og workshop med NLD på fredag. Veldig med fornøyd med alle søknadene vi har fått i år. Har lyst ut Faddersjef og HR. Var også på velferdstinget i går. Sak: 113 14 Til Behandling: Forlengning av avtale med Adecco Bakgrunn: Adecco vil forlenge varigheten av avtale med BIS til 2 år om gangen MA redegjør: Adecco er super fornøyd med oss. Bis Bergen har fått veldig god avtale med det(mye penger). Vi ønsker å presse litt på de. Leder: De fikk en gratis avtale med oss i fjor, siden de hadde en veldig bra avtale med UiS. Har anbefalt MA å presse prisen litt høyt. SA: Er det mulighet for å ha avtale med to bemanningsbyråer? MA: Det er mulig. Men vi ønsker å presse prisen opp, derfor fokuserer vi på et. Forslag til vedtak: Styre gir MA rett til å signere avtale med bemanningsbyrå uten å ta det tilbake til styre om prisen er mer eller lik kr.15 000 i semesteret og ikke lenger en to år. Enstemmig godkjent Sak: 114-14 - Diskusjonssak: Opprettelse av sparekonto Bakgrunn: ØA ønsker å opprette en sparekonto til deler av pengene til BIS. ØA orienterer om de ulike kontoene som er aktuelle å opprette: Vi har bare hatt en vanlig driftskontor. Vil være mer praktisk å ha en sparekonto med høyere renter. Slik jeg ser det har vi bare kastet ut penger med å ikke ha sparekonto. Førstealternativet er en Sparekonto som har en rente på 2%. Det andre alternativet er Smartkapital som har en rente på 2,9%. Ulempen med smartkapital er at den er låst. Smart kapitalkonto er et fastrenteinnskudd som starter den 25. hver måned og utløper den 15. i påfølgende måned. I perioden fra og med 15. til og med 25. hver måned (uttaksperioden) disponerer vi kontoen fritt. LIM: Ville bare legge til at det koster 10% å ta ut fra sparekontoen utenom den perioden. Leder: Det hender at vi må ta ut penger utenom disse datoene. For eksempel av og til har vi fått en regning som må betales innen 10 dager. ØA: Det går en del penger ut før NLD og vi får ikke disse før etter NLD. Dette kan være problematiske siden det er nødt å være minimum kr.100. 000 innpå hele tiden. Det er ikke sikkert at vi klarer å ha et slikt beløp innpå under NLD. Jeg er i samtale med banken og ser etter andre alternativer. MA: Lurte på om det kostet å betale regninger fra sparekontoen? ØA: Ikke vis man overfører til driftskontoen.
Sak: 115 14 Orienteringssak: Reiser som blir dekket av BIS Stavanger Bakgrunn: MA og NLD deltar på Karrieredagen 25. september i Oslo. Vil forklare hva BIS Stavanger dekker, og hvorfor vi velger å dekke denne turen. ØA reiser til Bergen 30 september til 3 oktober, legger også frem en forklaring på dette slik det ikke blir noen misforståelser. ØA redegjør: Må bare være klar på hvorfor vi dekker disse turene, slik at det ikke oppstår noen misforståelser. Leder for NLD og MA ble oppfordret til å dra på Karrieredagene i Oslo når vi var på NSF. Det var flere av de andre NLD lederne og MA som skulle dit. Vi har valgt å dekke turen fordi vi ser at dette er noe de får igjen for. Man kan for eksempel få inn mer penger til NLD. LEDer: De dekker en del selv, men vi dekker flybilletter til Oslo. ØA: Jeg reiser selv til Bergen og det blir dekket av sentralt. Det som eventuelt LA Stavanger dekker er bevertning. Jeg fikser bosted, men ønsker å høre med de andre lokal avdelingene om hva de dekker. Dekker de også mat, ønsker jeg også dette. Dekker de ikke mat, vil jeg betale selv for dette. Leder: Disse turene bli bedømt etter kostnaden og hva som man får ut av det. Både Leder og ØA diskuterte disse sakene, så det er ikke bare ØA som står for disse beslutningene. Sak: 116 14 Til Behandling: Generalforsamling Høst Bakgrunn: Innkallelse må sendes ut og dato bli satt. Forslag til vedtak: Generalforsamlingen settes den 30.sep. kl.12:00. HR3: For å kalle inn til GF må dette bestemmes på et styremøte. ØA: Jeg kommer ikke på GF. Dermed tar Erik ansvar for presentasjon av budsjettet. SA: Skal jeg gå igjennom budsjettet? HR3: Nei, men du skal skrive redegjørelse til GF. Enstemmig godkjent. Sak: 117 14 Til Behandling: Lokalt vedtektsett for Stavanger Bakgrunn: HR3 har utarbeidet et samlet vedtektsett for lokale vedtekter Stavanger. Vedtektsettet inneholder kroas vedtekter, felles konsentrerte retningslinjer for linjeforeningene, linjeforeningenes stillingsinstrukser og generelle tillegg i Stavanger. Forslag til vedtak: Styret godkjenner vedtektsettet med endringsforslag som fremkommer på møtet, og saken meldes opp til generalforsamling Vedlegg: Presenteres på styremøte
HR3: Jeg har samlet alle vedtektene til et dokument. Slik det blir mer oversiktlig og vi ikke trenger å forholde oss til flere dokumenter enn vi trenger. Dette gjør at det er enklere å lete frem i vedtektene. Vi inkluderte det nye mailvedtaket. Leder: Mailvedtaket er at styremedlemmer kan stemme over mail. Dette gjelder bare hastesaker og ikke økonomisksaker som har stor påvirkningsgrad. Hvis ikke en av styremedlemmene svarer blir det ikke godkjent. Det vil si at det må bli enstemmig godkjent. Er enda i samtaler med leder i Sentralt om Mailvedtaket. Vi legger det opp som en sak på GF. HR2: Alle får det på mail ikke bare styremedlemmene? Leder: Ja, alle får det på mail. Det er bare styremedlemmer som har stemmerett. Ledelsen kan komme med kommentarer til vedtaket innen to dager. Det vil også bli satt en frist på å svare innen 2 dager for styremedlemmene. Hvis noen er uenige om at en sak blir tatt opp på den måten, bør de si i fra. Mailvedtaket skal sendes ut til hele ledelsen. HR3: Stillingsinstrukser for Kro ansvarlige. Ikke behov for vedtektene for DJ. Linjeforeningene side 5. Vedtektene for linjeforeningene er kortet ned og har begrenset dem litt. De skal følge vedtektene til BIS og GF. Ønsker at de skal ha faste verv som leder, nestleder og Økonomi Ansvarlig. Ikke behov for andre faste verv fra oss, dette bestemmer de selv. Alle samarbeids avtaler går gjennom MA. Leder: Greit å ha de faste vervene. Dere får mulighet til å utvide linjeforeningen med mer verv. Kan vi endre FA til styre? SA: Er greit å få informasjon. Ekstra rapport til SA. Enig med å bytte FA med Styre. HR3: Ønsker at dere i linjeforeningene skriver en erfaringsrapport fra perioden deres til neste styre, slik de kan lære fra tidligere erfaringer. LIM: Skal de stå noe i vedtektene med søknadsprosessen? LEDER: Har valgt å fjerne linjeforeningenes GF og så lyser vi ut linjeforenings ledere og tar det under vår GF. Bare lederne skal bli valgt inn på GF. Så velger leder sin gruppe, likt som undergruppene. Du lyser ut de vervene du trenger HR3: Dette dokumentet er ikke fullstendig. LIM. Ønsker ikke vennegjeng linjeforeninger. Der det er bare valgt inn en venneflokk. Leder: Legger til et punk at de velger undergrupper på lik linje som BIS. Enstemmig godkjent. Sak: 118 14 Til Behandling: Avvikling linje GF Bakgrunn: Fusjon av GF og vedtekter Forutsatt at sak 117-14 - Godkjennes:
Forslag til vedtak: Styret godkjenner at linjeforeningene kan avvikle linje. Generalforsamlingene der hovedsakene fusjoneres med BIS Stavanger sin GF, og vedtektene fjernes for å så bli inkludert i konsentrert format i Stavangers lokale vedtektsett. HR3: Ønsker å ta dette bare formelt. Leder: Egentlig er det ikke styremedlemmene som bestemmer. Linjeforeningene må godkjenne dette på sin egen GF. Hvis det går igjennom deres GF, må vi stemme dette inn på vår GF. HR3: De kan ikke fjerne GF sin uten styre. LIM: Hva skjer Hvis vi er uenige? Leder: Da kan vi ikke løse det slik. Da vil linjeforeningene fortsette slik de gjør. ØAF: Skal vi gjør det sammen? Leder: Vi tar alle linjeforeningene under en Ekstraordinær General Forsamling for linjeforeningene. Vi ønsker at hver linjeforeningene har sin egen farge. Når vi da går til avstemming har for eksempel de som går under LIM et gul kort og da viser de det når noe som LIM skal stemme på. Hver linjeforening får sin egen farge. Enstemmig godkjent Sak 119 14 Eventuelt Saker. Eventuelt sak 1: ØA: Mange er nok klar over dette, men kom med kvitteringene på et ark. Har du flere kvitteringer så plusser du alt sammen. Kontonummer og navn skriver du også på dette arket. Dette gjør det enklere for meg å ha kontroll over regningene. MA: Når jeg reiser rundt for å skaffe avtaler: Dekker dere transporten da? ØA. Har ikke diskutert dette før. Kan ta en samtale med Erik eller Tommy. Eventuelt 2: Leder: Kro ansvarlig spør om BIS kan komme før kl. 23:00. Anbefaler BIS å møte opp litt tidlig, slik at kroen ikke står tom så lenge før det kommer folk. SA: Det er to for en mellom 20:00-21:30. MA: Gjelder dette shots? SA: Det gjelder øl, vin og cider Eventuelt 3: Leder: Vi hadde en grunder som snakket på styremøtet i fjor. De samme har åpnet et kontor bak skolen. De skal ha en åpningsfest på fredag 19.september og har invitert oss. Greit å få de med på arrangement vi arrangerer. Møtet heves