Utvalg: Valgstyret Møtested: Formannskapssalen Møtedato: 30.11.2015 Tid: 16:00 MØTEINNKALLING Forfall med kortfattet begrunnelse og eventuelle habilitetsspørsmål meldes snarest til møtesekretær på valg@karmoy.kommune.no eller på telefon 52 85 74 21 / 19 / 22. Varamedlemmer møter kun etter nærmere avtale med sekretariatet. SAKSLISTE Saksnr. Arkivsaksnr. Tittel 12/15 15/1879 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE I VALGSTYRET DEN 18.05.2015 13/15 15/4134 NYTT VALGOPPGJØR - KOMMUNESTYREPERIODEN 2015-2019 14/15 15/1465 REFERATLISTA VALGSTYRET 30.11.2015 15/15 15/4641 EVENTUELT - VALGSTYRET 30.11.2015
MØTEPROTOKOLL Valgstyret Møtested: Formannskapssalen Møtedato: 30.11.2015 Tid : Kl. 17:45 17:50 Funksjon Navn Parti Ordfører Nilsen Jarle AP Medlem Nymann Heidi Synnøve AP Medlem Hult Robin AP Medlem Andersen Svanhild Irene L. AP Varaordfører Knutsen Leif Malvin KRF Medlem Friestad Cecilie KRF Medlem Grønningen Tor Asle SP Medlem Simonsen Aase H Medlem Gaard Tor Kristian H Medlem Borg Susan Elin FRP Medlem Døsen Pål Andre FRP Medlemmer: Fra adm. (evt. andre): Referent: 11. Ingen forfall. Fungerende rådmann og økonomisjef Formannskapssekretær Innkalling og saksliste godkjent. Protokollen skal godkjennes i neste møte.
Saknr. 12/15 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE I VALGSTYRET DEN 18.05.2015 Behandling: Innstillingen enstemmig vedtatt. Vedtak: Valgstyret godkjenner protokoll fra møte 18.05.2015. Saknr. 13/15 NYTT VALGOPPGJØR - KOMMUNESTYREPERIODEN 2015-2019 Behandling: Innstillingen enstemmig vedtatt. Vedtak: Valgstyret foretar nytt valgoppgjør, og Ernst Vikingstad (1973) rykker opp til 11. og siste varamedlemsplass for Høyre i kommunestyreperioden 2015-2019. Saknr. 14/15 REFERATLISTA VALGSTYRET 30.11.2015 Notat fra valgansvarlig til valgstyrets leder/ordfører av 23.11.2015: Kommunestyrevalget og fylkestingsvalget 2015 Evaluering av avviklingen i Karmøy. Til etterretning. Saknr. 15/15 EVENTUELT - VALGSTYRET 30.11.2015 Ingen saker meldt.
SAKSFRAMLEGG Saksbehandler: Kristine Tveit Arkiv: 033 Arkivsaksnr.: 15/1879 Sign: Dato: Utvalg: Valgstyret 30.11.2015 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE I VALGSTYRET DEN 18.05.2015 Forslag til vedtak: Valgstyret godkjenner protokoll fra møte 18.05.2015.
MØTEPROTOKOLL Valgstyret Møtested: Karmøy Folkehøgskule Møtedato: 18.05.2015 Tid : Kl. 17:55 18:05 Funksjon Navn Parti Fremmøte Leder Simonsen Aase H Medlem Thorheim Helge FRP Forfall Medlem Knutsen Leif Malvin KRF Medlem Nesheim Ole Henrik H Medlem Gaard Tor Kristian H Medlem Borg Susan Elin FRP Medlem Sæbø Nina Ve FRP Medlem Nilsen Jarle AP Medlem Storesund Siv J. AP Varamedlem Alsaker Roald KRF Møtte for Thorheim Helge Medlemmer: Fra adm. (evt. andre): Referent: 9 medlemmer. 1 forfall. 1 varamedlem møtte. Rådmann og økonomisjef Formannskapssekretær Kristine Tveit Innkalling godkjent. Saksliste godkjent. Protokollen skal godkjennes i neste møte.
Saknr. 9/15 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE I VALGSTYRET DEN 13.04.2015 Behandling: Innstilling enstemmig vedtatt. Vedtak: Valgstyret godkjenner protokoll fra møte 13.04.2015. Saknr. 10/15 KOMMUNESTYREVALGET 2015 - GODKJENNING AV VALGLISTER Behandling: Innstilling enstemmig vedtatt Vedtak: 1. Følgende fritas etter søknad fra å stå på valgliste i Karmøy ved kommunestyrevalget i 2015: - Tove Storesund Gaard, Torvastad (kandidat nr. 24 på Arbeiderpartis liste) - Arild Fagervold, Åkrehamn (kandidat nr. 16 på Fremskrittspartiets liste) - Synnøve Løberg, Kopervik (kandidat nr. 5 på Høyres liste) - Ingrid Marie Larsen, Skudeneshavn (kandidat nr. 23 på Kristelig Folkepartis liste) - June Karin Sverdrupsen, Skudeneshavn (kandidat nr. 8 på Partiet De Kristnes liste) - Alexander Fjell, Sandve (kandidat nr. 13 på Venstres liste) - Oddbjørn Broshaug, Kopervik (kandidat nr. 8 på Venstres liste) 2. Valgstyret godkjenner i tillegg følgende endringer i listene: - Jofrid Aarsvold Folkedal var oppført både på lista til Sosialistisk Venstreparti som kandidat nr. 20 og som kandidat nr. 6 på lista til Rødt. Hun har sendt skriftlig melding om at hun ønsker å stå på Rødt sin liste, og strykes dermed fra lista til Sosialistisk Venstreparti. - Henriette Lie, kandidat nr. 29 på Venstres valgliste er bosatt i annen kommune. Da det ikke er levert inn erklæring om at hun vil være valgbar i Karmøy valgdagen slettes kandidaten fra Venstres valgliste. - Maryon Østhus føres opp som ny kandidat på slutten av lista til Kristelig Folkeparti. - Tove Aase Aarekol føres opp på slutten av listeforslaget fra Høyre.
- Olav Harald Hagesæther føres opp på Venstres liste på den ledige plassen etter Fjell. - Tove Kristin Vågen føres opp på slutten av Arbeiderpartiets liste. - Inger Johanne Nordbø føres opp på Partiet De Kristnes liste på den ledige plassen etter Larsen. 3. For øvrig rettes opp navn, bosted og yrkestittel i den utstrekning sekretariatet får tilgang til endringer innen 1. juni. 4. Karmøy valgstyre godkjenner de 10 vedlagte listeforslagene til kommunestyrevalget i Karmøy 2015, med endringer vedtatt i pkt 1 og 2 fra: Arbeiderpartiet Fremskrittspartiet Høyre Kristelig Folkeparti Miljøpartiet De Grønne Partiet De Kristne Rødt Senterpartiet Sosialistisk Venstreparti Venstre 5. Valgstyret kunngjør overskriftene på de godkjente valglistene og opplyser om hvor de er lagt ut, jf. valglovens 6-7. Klage med krav om endring av valgstyrets vedtak vedrørende godkjenning av listeforslagene må fremsettes innen sju dager etter offentliggjøringen av overskriftene på de godkjente valglistene, jf. valglovens 6-8. 6. Valgstyret stiller kostnadsfritt til disposisjon inntil 25 000 lister til hvert av partiene. Saknr. 11/15 EVENTUELT - VALGSTYRET 18.05.2015 Ingen saker meldt. Side 3 av 3
SAKSPROTOKOLL - GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE I VALGSTYRET DEN 18.05.2015 Valgstyret behandlet saken den 30.11.2015, saksnr. 12/15 Behandling: Innstillingen enstemmig vedtatt. Vedtak: Valgstyret godkjenner protokoll fra møte 18.05.2015.
SAKSPROTOKOLL - SØKNAD OM FRITAK FRA KOMMUNESTYRET 2015-2019 - OLE HENRIK NESHEIM Kommunestyret behandlet saken den 22.10.2015, saksnr. 73/15 Behandling: Saken behandlet før sak 66. Ole Henrik Nesheim (H) fratrådte som inhabil jf fvl 6.1. Margaret Hystad (H) tiltrådte. 45 representanter til stede. Innstillingen enstemmig vedtatt. Vedtak: 1. Karmøy kommunestyre imøtekommer søknaden fra Ole Henrik Nesheim (Høyre) om fritak som medlem i kommunestyret for resten av valgperioden. 2. 1. varamedlem Margaret Hystad rykker opp som fast medlem til kommunestyret for Høyre. Øvrige varamedlemmer til Høyres gruppe i kommunestyret rykker en plass opp på varamedlemslista. 3. For å fylle 11. og siste varamedlemsplass til Høyre foretar valgstyret nytt valgoppgjør.
SAKSFRAMLEGG Saksbehandler: Kristine Tveit Arkiv: 033 &15 Arkivsaksnr.: 15/4134 Sign: Dato: Utvalg: Kommunestyret 22.10.2015 Valgstyret 30.11.2015 NYTT VALGOPPGJØR - KOMMUNESTYREPERIODEN 2015-2019 Forslag til vedtak: Valgstyret foretar nytt valgoppgjør, og Ernst Vikingstad (1973) rykker opp til 11. og siste varamedlemsplass for Høyre i kommunestyreperioden 2015-2019.
SAKSFRAMSTILLING I møte 22.10.2015 fattet kommunestyret følgende vedtak. 1. Karmøy kommunestyre imøtekommer søknaden fra Ole Henrik Nesheim (Høyre) om fritak som medlem i kommunestyret for resten av valgperioden. 2. 1. varamedlem Margaret Hystad rykker opp som fast medlem til kommunestyret for Høyre. Øvrige varamedlemmer til Høyres gruppe i kommunestyret rykker en plass opp på varamedlemslista. 3. For å fylle 11. og siste varamedlemsplass til Høyre foretar valgstyret nytt valgoppgjør. Suppleringsvalg av varamedlemmer til kommunestyret reguleres i kommuneloven: 14-2. Nytt valgoppgjør og suppleringsvalg til fylkestinget eller kommunestyret 1.Fylkesordføreren eller ordføreren skal sørge for at fylkesvalgstyret eller valgstyret foretar nytt valgoppgjør dersom en representantplass i fylkestinget eller kommunestyret blir stående ubesatt. 2.Det skal også foretas nytt valgoppgjør når en vararepresentantplass er blitt ledig, dersom fylkesordføreren eller ordføreren finner dette nødvendig. 3.Er antallet av vararepresentanter eller av en gruppes vararepresentanter blitt utilstrekkelig, og forholdet ikke kan avhjelpes ved nytt valgoppgjør etter annet ledd, kan vedkommende gruppe selv utpeke den som skal rykke inn på den ledige vararepresentantplassen. Gruppen underretter deretter fylkesvalgstyret eller valgstyret, som velger vedkommende som vararepresentant dersom valgbarhetsvilkårene er oppfylt. 4.Er kommunestyrevalget holdt som flertallsvalg, utpekes kandidaten til den ledige plassen av kommunestyret. Tredje ledd annet punktum gjelder tilsvarende. 5.For øvrig gjelder 11-11 og 11-13 tilsvarende. Valgresultatet viser at det er Ernst Vikingstad (1973) som skal fylle 11. og siste varamedlemsplass til Høyre etter at Margaret Hystad har blitt fast medlem. Vedlagt følger det aktuelle utdrag fra valgstyrets møtebok for kommunestyrevalget 2015.
SAKSPROTOKOLL - NYTT VALGOPPGJØR - KOMMUNESTYREPERIODEN 2015-2019 Valgstyret behandlet saken den 30.11.2015, saksnr. 13/15 Behandling: Innstillingen enstemmig vedtatt. Vedtak: Valgstyret foretar nytt valgoppgjør, og Ernst Vikingstad (1973) rykker opp til 11. og siste varamedlemsplass for Høyre i kommunestyreperioden 2015-2019.
SAKSFRAMLEGG Saksbehandler: Kristine Tveit Arkiv: 033 Arkivsaksnr.: 15/1465 Sign: Dato: Utvalg: Valgstyret 30.11.2015 REFERATLISTA VALGSTYRET 30.11.2015 Notat fra valgansvarlig til valgstyrets leder/ordfører av 23.11.2015: Kommunestyrevalget og fylkestingsvalget 2015 Evaluering av avviklingen i Karmøy.
Sentraladministrasjonen Notat Til: Ordfører/Valgstyrets leder Kopi: Fra : Valgansvarlig Kristine Tveit Arkivkode Arkivsaknr./løpenr. Dato 014 14/378 53399/15 23.11.2015 KOMMUNESTYREVALGET OG FYLKESTINGSVALGET 2015 - EVALUERING AV AVVIKLINGEN I KARMØY I dette notatet gjennomgår vi erfaringene med valgavviklingen i Karmøy 2015. Valgadministrasjonen har gjennomført evalueringsmøter med stemmestyrene, og det har kommet tilbakemeldinger fra valgstyret, velgere, media og fra kommunens administrasjon forøvrig. Dette er valgansvarlig sin oppsummering. Først noen bakgrunnstall: Kretsene: Skudeneshavn Åkrehamn Veavågen Kopervik Avaldsnes Torvastad Norheim Stemmestyremedlemmer PCer/manntall Stemmeberettigede 2015 9 14 8 13 9 10 15 4 6 3 5 4 3 6 3197 7139 2172 6642 3441 2658 6429 Stemmer 2015 1545 2987 1058 2281 1552 1342 2860 Stemmer 2013 1772 3464 1123 2317 1796 1436 3427 Valgdeltakelse kommunestyrevalget: År Prosent 2015 57,2 2013 76,2 2011 61,4 2009 74,6 Forhåndsstemmer: År Antall 2015 4.600 2013 6.753 2011 3.661 2009 4.796
Valgdeltakelsen Valgdeltakelsen i Karmøy 2015 var bare 57,2 pst. Deltakelsen var lav i hele landet. Landsgjennomsnittet var 60 pst. I Rogaland fylke var gjennomsnittet 59 pst. I Haugesund var deltakelsen 56,1 pst. Valgadministrasjonen kan ikke se at den lave valgdeltakelsen i Karmøy skyldes måten vi organiserer valget på, selv om det er enkelte forbedringspunkter Personellressurser ved valgstyrets sekretariat mm Valgadministrasjon er svært viktig. Det stilles store krav til nøyaktighet, og de lovbestemte fristene er ufravikelige. Dersom det blir gjort feil av kommunen, vil det få store konsekvenser både omdømmemessig, men også ift. selve avviklingen. Valgstyrets sekretariat og de andre som innehar viktige ansvarsområder (forhåndsstemming, skanning, koordinering av lokaler og utstyr) har meget god erfaring med valg og gjør en stor arbeidsinnsats over en lang periode - ved siden av sine ordinære arbeidsoppgaver. Det har vært stor stabilitet, uten sykefravær. Valgansvaret for disse oppleves som en stor påkjenning og det har vært en del stress-symptomer. Det er ingenting å gå på ressursmessig. Det er viktig at det er forståelse i organisasjonen for at det er knapt med tid og ressurser avsatt til valgadministrasjon, og at andre oppgaver dermed ikke kan prioriteres like høyt til enhver tid. Valgavvikling er et stort prosjekt, og det er på mange måter en unntaksstiltsand som berører mange avdelinger, særlig politisk serkretariat, arkivet, IT og Servicetorget. Det bør vurderes om det fremover bør settes av en prosjektstilling til gjennomføring av valg, spesielt i forkant av kommunestyrevalget i 2019. Elektronisk valgadministrativt program EVA og IT-støtte - Deltakelse i forsøk med elektronisk manntall var en suksess hos alle kommunene som deltok. - Det er meldt tilbake til KMD at krav til funksjonalitet på PCene i valglokalene kanskje var for høye. Dette har Karmøy også tatt opp i en evalueringskonferanse, og har sammen med øvrige forsøkskommuner meldt tilbake at det bør vurderes om det kan benyttes enklere maskiner eller lesebrett neste valg. - Stemmestyrene fylte for første gang ut sin protokoll elektronisk i EVA. Vi har erfart at det i tillegg er behov for telefonkontakt mellom leder og sekretariatet for å sjekke at alt er lagt inn riktig. Dette gir bedre mulighet til å gi gode forklaringer på avvik. - Elektronisk manntall krevde god nettilgang og strømuttak i valglokalene, samt at et visst antall bærbare PCer med installert sertifikat og håndskannere blir stilt til disposisjon i kretsene. - Det ble bestilt smartkortlesere til «valg-pcene» og Buypasskort til mange av stemmestyremedlemmene. Pålogging til valgsystemet fungerte veldig greit. Dette er den mest effektive måten å logge inn på, men det er nok ikke behov for at så mange har smartkort. - IT-avdelingen i kommunen har gjort en meget god innsats med installasjon av sertifikater, innkjøp og oppsett av PCer både til forhåndsstemmingen og valgdagen. Innsikten i hvordan valg avvikles og samarbeid har vært meget bra. Det har også fungert meget bra med tilrettelegging av internett i valglokalene. IT-avdelingen var i beredskap på valgdagen, men internett falt ikke ut noen steder. IT deltok også under skanningen. - Brukerstøtte EVA fra KMD fungerte også greit. 2
Forhåndsstemming Ordinær forhåndsstemming - Servicetorget fra (1. juli - tidligstemming) 10. august- 11. september, med lørdagsåpent de to siste lørdagene før valget og langåpent til kl 20.00 de siste tre dagene i forhåndstemmeperioden. - Det kom inn betydelig færre forhåndsstemmer enn ved stortingsvalget i 2013, men likevel et relativt høyt antall. Særlig mange kom de to første og de tre siste dagene. De to lørdagene var det veldig lite folk (som i 2013), og det bør vurderes om disse ressursene kan brukes bedre på noe annet (gjerne i hallene). - Det var i praksis vanskelig å kreve at velgere som hadde forhåndsutfylte sedler gikk innom avlukket, selv om det sto oppslag om dette. Dette er noe vi har meldt inn til KMD. - Kravet i valgloven om at det må være to forhåndsstemmmottakere fører til behov for større bemanning enn tidligere valg. Servicetorget var tilstede med alle sine ansatte, inklusive leder. I tillegg hjalp de fleste lederne og nestlederne i stemmestyrene til, og fikk på den måten trening med stemmemottak. August er erfaringsvis en veldig travel måned for servicetorget uavhengig av valget. Servicenivået i forhåndtemmeperioden 10. august til og med 11. september var ikke på høyde med det det pleier å være. Servicetorget må planlegge med større bemanning neste valg. Det bør tilføres ressurser fra andre avdelinger i kommunen (rådhuset) heller enn fra stemmestyrene. Leder vil til tider være opptatt med å organisere skanningen (med mindre en eventuell ny prosjektleder for valg kan ta seg av dette). Det er ikke heldig med mindre enn 3 servicekonsulenter i "torget". - Sannsynligvis bør også mottak (med minst tre personer) flyttes ut i foajeen - i hvert fall den siste uka, når tilstrømmingen er størst. Da kan også servicetorgets virksomhet for øvrig drives mest mulig normalt. Forhåndsstemming på institusjoner - I henhold til valgloven skal kommunen legge til rette for forhåndsstemming på helse- og sosial institusjoner. Selv om dette tidligere har vært annonsert bredt har tilstrømmingen vært størst fra beboere og ansatte. - I 2015 var forhåndstemmingen på alle institusjonene på samme dag. Det var tre «lag» som kjørte rundt med alt utstyret i bilen. Det ble brukt PC som ved andre forhåndsstememmottak, og dette var effektivt og vellykket. - I 2015 var det kun på Norheim bbh det var utvidet åpningstid for alle som ble annonsert bredt at var åpent for alle. Til tross for dette var det meget få som kom utenfra for å stemme på Norheim bbh. Det vurderes som bedre tilrettelegging å ta imot disse velgerne på forhåndsstemmemottaket i Norheimshallen. Ressursene kan i stedet nyttes til å ha to dager langåpent i Norheimshallen. (Velgere som møter opp på institusjonene vil selvfølgelig få avgi stemme likevel). - I 2015 ble det for beboerne lagt til rette for forhåndsstemming på rommene først og på et fellesrom etterpå. Dette bør endres, slik at en stiller seg på fellesrom først, og besøker de som ønsker det på rommet etterpå. 3
Forhåndsstemming ved de videregående skolene I 2013 var det for første gang forhåndsstemmemottak ved de videregående skolene i kommunen. Tilbudet ble annonsert og det var også avtalt at skolen skulle orientere godt om dette på forhånd (plakater, nettside og muntlig). Forhåndsstemmingen ble satt opp etter at skolene hadde avviklet skolevalget. Ved Kopervik videregående var det ca 70 som stemte. Omtrent halvparten var ansatte. Ved Åkrehamn videregående skole var det ca 30 som stemte. Omtrent en tredel var elever. Det var en del uten tilknytning til skolen som stemte. Vi ønsket å gi førstegangsvelgere en god opplevelse, og brukte moderne utstyr som avlukker, Pcer, roll-ups og valgurner. Vi var også godt bemannet for å kunne gi god veiledning. Når en så på oppslutningen ble det stilt spørsmål ved om dette var riktig ressursbruk. I 2015 inngikk valgstyret v/sekretariatet samarbeid med de to videregående skolene, slik at det kunne legges til rette for deltakelse - enten på valgdagen eller forhåndsstemming. Dette var første året at velgerne kunne gå i hvilket som helst lokale i sin kommune på valgdagen. Med Åkrahallen og Karmøyhallen som nær nabo til skolene hadde disse elevene svært god tilgang. Åpningstiden på forhåndsstemmemottaket i Åkrahallen ble koordinert med skolen. Det var likevel svært få velgere som møtte tidlig. Forhåndsstemmemottak i Norheimshallen, Åkrahallen og Skudehallen Utkjøring av materiell til hallene ble samordnet, slik at dette ble en del av klargjøringen til valgdagen. I tillegg fikk ledere i det aktuelle stemmestyret delta, slik at en fikk gjennomført test av nett, utstyr og logistikk mm før valgdagen. Det opplevdes ikke relevant å tilpasse åpningstiden i Åkrahallen med den videregående skolen (14.00-18.00), da det var svært få velgere som møtte tidlig. Det var god kontakt med Åkra videregående skole i forkant, og det ble også tatt kontakt med skolen like etter åpningen da det ikke virket som om det kom noen elever derfra. Det var noen velgere som kom etter stengetid til Åkrahallen (de fikk likevel stemt), da de trodde åpningstiden var lik som i Skudehallen og Norheimshallen (16.00-19.00). Forhåndsstemming i hallene fungerte bra, og det var godt oppmøte selv om det var et nytt og ikke så kjent tilbud. Ordningen bør videreføres med noen endringer: Det bør være lik åpningstid alle steder slik at det blir lettere å kommunisere ut, og det bør vurderes to dager på Norheim. I tillegg bør det vurderes å ha et forhåndsstemmemottak på Kolnes skole. Ambulerende stemmegivning / hjemmestemming Velgere som pga helsemessige årsaker ikke kan møte i et valglokale kan søke valgstyret om å få avgi stemme hjemme. Dette ble organisert som tidligere valg ved at to personer avtalte å møte velger hjemme. Antallet i 2015 var noe lavere enn tidligere valg. Ikke forslag til endringer. 4
Forsendelse av forhåndsstemmer Sekretariatet gjorde også dette valget avtale med posten og servicetorget om hvordan de siste stemmene best kunne sendes. Lørdagen før valget utvekslet vi forhåndsstemmer med Haugesund kommune samtidig som vi møtte opp på Posten for å hente inn de som var kommet inn til dem. Vi opplever det slik at alle forhåndsstemmer som skulle sendes fra Karmøy ble sendt på optimal måte. Vi gjorde vårt ytterste i forhold til dette. Vi mottok 1 stemme etter valgdagen, som vi måtte makulere. Denne kom fra en kommune i Nord-Norge. På grunn av opphør av postombringing på lørdager, blir det antakelig ikke anledning til å forhåndsstemme utenbys på fredagen neste valg. Rutinene bør videreføres og tilpasses endringene. Valgkvelden på rådhuset Forberedelse til skanning - Mange tester og to fullskala prøvevalg pga nytt skanningsystem og opplegg. Ga svært nyttig erfaring, men var krevende ift andre oppgaver som skulle løses. - Tidkrevende for valgstyrets sekretariat, de to skanning-ansvarlige, IT og arkivet (skanningpersonell). - Gikk stort sett fint Opptelling ved hjelp av skanning - Bemanningen (personell fra arkivet og IT-avdelingen) og opplegget fungerte fint. - Ikke behov for mer bemanning i 2017 (nesten ikke behov for verifisering av sedlene ved stortingsvalg) Informasjon og mediakontakt valgdagen - Korrekt informasjon lett tilgjengelig på nettside og facebook. Dette fungerte fint. - SMS-varsling til innbyggerne om forhåndsstemming (mandag 10.08) og åpningstider og lokaler mm (søndag 13.09). - Informasjon ble ivaretatt av valgansvarlig. - Pressemelding med fakta om åpningstider og stemmegivning, samt instruks for evt reportasjer fra lokalene, ble sendt til lokalmedia, og vi fikk gode oppslag og radioinnslag. - Medieovervåkning er nødvendig, men dette året var det kun greie oppslag - Egne reportasjer fra valglokalene ikke ønskelig - Resultatene ble sendt inn til «valgnatt» og presentert av KMD på en ny nettside for valgresultater. Dette virket litt tregt, men ga veldig god og ikke minst umiddelbar informasjon. Vi regner med at siden blir forbedret til neste valg. - Valgstyrets sekretariat har fått tilbakemelding fra media at vi gjør en god jobb med informasjon og tilgjengelighet. - Det ble laget en egen nyhet på nettsiden med oversikt over hvem som var valgt. Informasjonsrådgiver gjorde denne jobben på en god måte. Registrering av resultater i EVA og overføring til SSB/Valgresultat.no Fungerte helt fint, både pga nytt system og gjennomført prøvevalg. 5
Kretsene Hovedsakelig gikk det veldig fint i kretsene, og forbedringstiltakene etter valg 2013 virket etter hensikten. Internett fungerte fint i alle kretsene. Det var oppsiktsvekkende få telefoner fra kretsene inn til valgstyrets sekretariat, og heller ikke negative oppslag i media. At det gikk så fint for seg har nok også noe med at deltakelsen var lavere enn forventet. Med elektronisk manntall hadde valgstyrets sekretariat mulighet til å følge med underveis på hvordan tilstrømmingen i kretsene var. Den største tilstrømmingen til valglokalene var mellom kl 17.00 og 19.30.. Universell utforming er ivaretatt både ift lokaler og utstyr (også under forhåndsstemmingen). Skudeneshavn - Skudehallen Tilbakemeldingene fra kretsen er at alt fungerte veldig bra, og at det var god stemning. Åkrehamn - Åkrahallen Tilbakemeldingene fra kretsen er at det meste fungerte bra. - Tiltak i forhold til logistikk og parkering (ommøblering/endret «løype» for inn- og utgang, skilting og parkeringsvakter) fungerte bra - Sekretariatet bør vurdere å ta kontakt med idrettslaget for å forsøke å unngå at det er A- lagskamper valgdagen - Teppet i hallen måtte tapes på ny pga «bulker» - Kirkevalget virket påtrengende for velgerne («innkastere»). Annet lokale for dette bør vurderes neste kirkevalg (2019) - Valgflagget er av for dårlig kvalitet, og kan lett veltes av vind - Trenger flere avlukker i 2017, da en forventer større valgdeltakelse ved stortingsvalg Veavågen Veavågen skole (bibilioteket) Tilbakemeldingene fra kretsen er at det meste fungerte bra. - Kirkevalget virket påtrengende for noen velgere. Annet lokale for dette bør vurderes neste kirkevalg i 2019 - Stemmestyret opplevde vanskeligheter med å sende velgere med forhåndsutfylte sedler inn i avlukkene - Det ble noe kø til avlukkene trenger flere neste valg - Stemmestyret satte opp en PC med filmen «Slik stemmer du» i gangen. Dette fungerte meget bra Kopervik - Karmøyhallen Tilbakemeldingene fra kretsen er at det meste fungerte veldig bra, og at det var god stemning. - Kirkevalget virket påtrengende for velgerne («innkastere»). Annet lokale for dette bør vurderes neste kirkevalg i 2019. - Kopervik opplevde også at det var noe styr med valg-flagget utenfor. - Tiltak med parkeringsvakter fungerte fint. 6
Avaldsnes Avaldsnes skole (idrettshallen) Avviklingen gikk stort sett veldig fint. - Lokalet bør vurderes nærmere til stortingsvalget 2017, særlig med hensyn til trafikk og parkering. - Det var behov for ekstra avlukker, men behovet oppsto så sent at det ikke ville nytte å få dette tilkjørt. Antall avlukker må økes i 2017. - Det var problemer med noe ødelagt utstyr, og det er ønskelig å få utlevert småverktøy neste valg. - Kan kanskje klare seg med en PC mindre. Torvastad Torvastad skole og kultursenter Fungerte stort sett meget bra. - Behov for ekstra skilting inn til lokalet og evt endret flyt ift inn- og utgang. - Bør kanskje ha en ekstra PC i 2017. Norheim Norheimshallen Fungerte stort sett bra. - Ventilasjonen i hallen var avskrudd. Den bør stå på hele helga. - Det bør vurderes å øke tilgangen til forhåndsstemming i kretsen, f.eks. på Kolnes skole (hvor det er nett-tilgang), i tillegg til Norheimshallen. - Det var litt få bord til å få optimalt oppsett i hallen. - Passe bemanning i år, men muligens behov for én ekstra i 2017 pga forventet økt deltakelse. - Parkeringsvaktene var ikke tilstede når det var størst pågang, og dette må avklares bedre foran neste valg. 7
Tiltak 2017 og 2019 Opplegget fungerer stort sett meget bra og bør videreføres. Men det kan gjøres noen forbedringer: - Ressursene i valgadministrasjonen bør vurderes, spesielt fram mot neste kommunevalg - Be om å videreføre deltakelsen i forsøket med elektronisk manntall - Flere avlukker til alle - Vurdere lokalene i Avaldsnes og Norheim nærmere ift kapasitet/trafikk og parkering - Vurdere antall PCer og bemanning - alle lokaler - Informere kirkevergen om at det bør finnes andre lokaliteter til kirkevalget i 2019, og at bemanningen deres må få bedre instrukser for hvordan de skal opptre - Offentlig flagging ved neste kommunevalg (2019) bør avklares av valgstyret - Stemmestyrene må få oppgitt fast kontaktperson hos IT (med telefonnummer) - Valgstyrets sekretariat bør fordele primærkontaktansvaret for de ulike kretsene, spesielt ift registrering og rapportering av resultater. Evt også ved innlevering av valgmateriell på rådhuset. - Oversikt over hvilket materiell som utleveres og innleveres må være mer fullstendig og tydelig. - Stemmestyrene ønsker at det skal være en annen servering enn lapskaus på rådhuset valgkvelden pga at de får dette servert i lokalet tidligere på dagen. - Stemmestyrene har en svært lang dag, og blir slitne. Det bør vurderes om det er mulig å ha to skift. - Satsene for godtgjørelse til stemmestyrene vedtas av valgstyret og skal gjelde for alle, uansett hvor de jobber. Det må kommuniseres klart at ingen kan avtale andre kompensasjonsordninger. De som jobber i kommunen blir ikke trukket i lønn valgdagen. Andre kan levere krav om å få dekket tapt arbeidsfortjeneste. Godtgjørelsen kommer i tillegg. Valgstyrets serketariat mener at godtgjørelsen bør vurderes økt, da det har vært noen som har meldt om misnøye med denne og har ønsket annen kompensasjonsordning. Åpningstiden har økt med en time etter at satsen sist ble justert. Nivået er også noe lavere enn den er f.eks. i Haugesund kommune. Det har vært noen få som har hatt større lønnstap enn de har fått kompensert (maks 2500 kroner for legitimert tap, jf. godtgjørelsesreglementet). - Sentrale myndigheter har de senere årene prioritert å modernisere valggjennomføringen i Norge. Det forventes videre forbedringer av valgadministrasjonssystemet EVA frem mot neste valg. Vi har for øvrig meldt tilbake at to-falsede stemmesedler ikke fungerte så greit da det ikke var så lett for velgerne å brette disse og å holde dem slik at det ikke var mulig å se hva de stemte. Alle stemmemottakere har fått grundig instruksjon om taushetsplikt, men dette er likevel uheldig. I tillegg tok det ekstra tid å skanne disse lange sedlene. 8
SAKSPROTOKOLL - REFERATLISTA VALGSTYRET 30.11.2015 Valgstyret behandlet saken den 30.11.2015, saksnr. 14/15 Behandling: Vedtak: Notat fra valgansvarlig til valgstyrets leder/ordfører av 23.11.2015: Kommunestyrevalget og fylkestingsvalget 2015 Evaluering av avviklingen i Karmøy. Til etterretning.
SAKSFRAMLEGG Saksbehandler: Kristine Tveit Arkiv: 033 Arkivsaksnr.: 15/4641 Sign: Dato: Utvalg: Valgstyret 30.11.2015 EVENTUELT - VALGSTYRET 30.11.2015
SAKSPROTOKOLL - EVENTUELT - VALGSTYRET 30.11.2015 Valgstyret behandlet saken den 30.11.2015, saksnr. 15/15 Behandling: Vedtak: Ingen saker meldt.