MØTEINNKALLING FOR Valgstyret

Transkript

1 GRIMSTAD KOMMUNE MØTEINNKALLING FOR Valgstyret Møtedato: Møtested: Formannskapssalen Møtetid: 13:00 Representantene innkalles herved til møtet. Forfall bes meldt snarest mulig til telefon eller slik at vararepresentant kan bli innkalt. SAKSLISTE: Saknr. Arkivsak Saktittel 001/10 09/54 STORTINGSVALG EVALUERING / ORIENTERING Grimstad, Hans Antonsen (sign.) Ordfører Side 1

2 GRIMSTAD KOMMUNE SAKSFREMSTILLING Styre, utvalg, komite m.m. Møtedato Saknr. Valgstyret /10 Avgjøres av: Sektor: Servicesenteret Arkivsaknr: Arkivkode: Saksbeh.: Aud Helen Moe K1-011 STORTINGSVALG EVALUERING / ORIENTERING GENERELT Organisering: Oppgaven valggjennomføring var organisatorisk plassert på tidligere OSS. Det viste seg etter hvert svært vanskelig å få på plass en organisasjon som fungerte mht. ressurser og andre arbeidsoppgaver. Ansvar og oppgaver ble byttet rundt flere ganger og så sent som 23. juni ble vi omorganisert, med de utfordringene det førte med seg. Vi mener erfaringene etter dette valget viser at Grimstad kommune er blitt så stor og valggjennomføring har blitt en så omfattende oppgave, at man må se på organiseringen av ansvaret for og gjennomføringen av de forskjellige oppgavene. Bemanningssituasjon: Bemanningssituasjonen var på de fleste områder kritiske og utfordrende, både under forberedelsene og under selve valggjennomføringen. Den varslede pandemien skapte forøvrig ingen problemer under valggjennomføringen. Som nevnt ovenfor mener vi at man er nødt til å tenke nytt når det gjelder bemanning før neste valg, spesielt med tanke på at man da står foran et kommune- og fylkestingsvalg. Men vi ser det også som viktig og minst ressurskrevende at man bygger opp en bred valgfaglig kompetanse innen egen organisasjon. Vedtak: Nødvendige vedtak ble stort sett fattet i henhold til tidsplanen. - Valgstyret: PØ-utvalget pga. sammensetningen. - Stemmekretser: Oppfatter at denne strukturen fungerer greit nå. Greie tilbakemeldinger. - Antall valgdager og tid: Fungerte greit. OK tilbakemeldinger. De som kom for sent, kom veldig sent. - Stemmestyrer: Måtte gjennom 3 behandlinger. Utsatt 2 ganger, sist 30. juni. Dette førte til at melding om valg ble sendt ut relativt sent og dermed kom behandlingene om fritak midt i en travel periode rett før valget. Dette valget bør gjennomføres tidligere og antallet medlemmer i stemmestyret viste seg å være for snaut i noen kretser. Det kom mange søknader om fritak. Samt mange henvendelser fra valgte som ikke skjønte hvorfor de var valgt og hva det innebar, noen var direkte motvillige og faktisk også engstelige. I tillegg kom det en del henvendelser fra tidligere stemmestyremedlemmer som lurte på hvorfor de ikke var blitt innkalt (valgt). Side 2

3 - Fullmakter: Ser for oss litt endrede fullmakter til neste valg. Spesielt i forbindelse med behandling av forhåndsstemmer mer administrativ behandling. Kursing: Vi ser det som viktig med kursing av nøkkelpersoner i tiden før neste valg, slik at det bygges opp og holdes ved like en valgfaglig kompetanse internt i kommunen. I tillegg ser vi at også opplæringen av stemmestyrene må bli bedre, grundigere, mer konkret mht. organisering av valglokalet samt obligatorisk og prioritert av stemmestyrene. TIDLIGSTEMMEGIVNING Den nye muligheten til tidligstemmegivning fra 1. juli til 9. august ble større enn forventet, veldig populært. Vi hadde nesten like mange som hele Kristiansand 52 stk. Tidligstemmegivningen foregikk på et såkalt stillerom på daværende OSS, og vi prøvde å være så fleksible som mulig slik at alle fikk stemme uten å måtte avtale tid først. Ved neste valg planlegger vi å sette opp fast stemmeavlukke i foajeen fra første dag, bemannet med ekspedisjonspersonale fra ISA. FORHÅNDSSTEMMEGIVNING Antallet som forhåndsstemte i Grimstad var mer enn dobbelt så høyt som ved tidligere valg ca mot i underkant av tidligere. Dette ble selvfølgelig en utfordring bemanningsmessig. De fleste oppga tilgjengelighet, at det var praktisk samt reise som begrunnelse for å forhåndsstemme. Det ble brukt en del ressurser på å gjøre forhåndsstemmegivningen så tilgjengelig som mulig: - Et ordinært forhåndsstemmemottak på rådhuset som fulgte ordinær åpningstid alle dager i hele perioden. Siste uken ble det satt opp 2 stemmeavlukker, men selv da ble det tidvis kø. - Ambulerende stemmemottak på følgende steder; UiA Dahlske Videregående Skole Drottningborg Videregående Skole Bibelskolen Berge Gård Frivolltun Feviktun Hjemmestemming etter avtale Når en tar med i beregning at det neste gang er kommunevalg og prøveordning med stemmerett for 16-åringer, ser vi det som helt nødvendig å operere med 2 komplette forhåndsstemmemottak på rådhuset den siste uka før valget. Det var ved dette valget planlagt en halv skoledag med ett stemmemottak på UiA. Dette viste seg å være alt for lite selv ved et stortingsvalg. Så her planlegger vi utvidelse til en hel dag med 2 komplette stemmemottak. Tilgjengelighet for alle: Tilgjengeligheten til forhåndsstemmemottaket på rådhuset var etter vår vurdering meget god. Stemmemottak var i 1. etg. med 2 stemmeavlukker tilpasset bevegelseshemmede. Vi mottok for øvrig også forhåndsstemme i bil på utsiden. I stemmeavlukket var det dessuten montert ekstra lys. Stemmesedler for blinde og svaksynte var tilgjengelig hele tiden, også ved ambulerende mottak. Side 3

4 VALGDAGEN Tilgjengelighet for alle: Det ble dessverre aldri tid til en gjennomgang av alle valglokalene før valget, men tilbakemeldingene var greie. Uansett er dette et punkt vi håper å prioritere før neste valg. I Holvika krets ble valglokalet endret til Oasen, dette er lokaler med bedre lys og tilgjengelighet enn tidligere. Det ble satt fokus på at Grimstad kommune ikke hadde Blindeforbundets stemmeseddelkassetter tilpasset blinde og svaksynte, men det var stemmesedler for blinde og svaksynte i alle stemmelokaler på valgdagen. Dessuten var det tilbud om assistanse fra en av stemmestyrets medlemmer. I tillegg ble det kjøpt inn ekstra lys til ett stemmeavlukke i hver krets. Telling av forhåndsstemmer: Som tidligere nevnt, mener vi erfaringene med den store økningen i antall tidlig- og forhåndsstemmegivninger, gjør det mest hensiktsmessig med administrativ telling av disse på valgdagen etter modell av andre store og mellomstore kommuner. Organisering av valglokalene: Tilbakemeldingene fra valglokalene viser at det må en strammere struktur og bedre organisering til. Dette må vi jobbe med frem til neste valg og ta med i den obligatoriske opplæringen som for øvrig må prioriteres av stemmestyrene. Foreløpig opptelling ute i stemmekretsene: Her må vi få på plass bedre rutiner og større forståelse, slik at dette blir en prioritert og strukturert oppgave som er utrolig viktig. Bevertning: Erfaringer fra dette valget viste at det ble veldig mye mat og kaffe som ble tatt med inn til rådhuset og som måtte kastes i tillegg til mengder av f.eks. engangsservice som var kjøpt inn. Det er også upraktisk for leder av stemmestyrene å måtte hente mat og drikke samt kjøpe inn tilbehør. Dette vil vi endre på ved neste valg, ved at det blir sentral bestilling på standard mat og drikke med avtale om utkjøring og returhenting. Offentliggjøring og rapportering av resultater fra foreløpig opptelling: Det ble en del usikkerhet om når og hvem som skulle offentliggjøre og rapportere de foreløpige resultatene på valgkvelden fra foreløpig opptelling ute i kretsene. Ved tidligere valg er resultatene rapportert til Valgnatt og pressen umiddelbart etter disse er ringt inn til rådhuset. Dette er ihht. standard prosedyrer som på nytt er avklart med fylkeskommune, andre kommuner, SSB samt forventninger hos pressen. Dette må avklares før neste valg. Offentliggjøring og rapportering av endelig resultater / fintelling: Fintellingen foregikk som ved tidligere valg, maskinelt på fylkeshuset i samarbeid med Aust- Agder Fylkeskommune og Arendal kommune dagen etter valget. Her oppsto det noen forsinkelser bl.a. på grunn av måten stemmesedlene var pakket på fra stemmestyrene. Dette endres i prosedyrene for neste valg. På grunnlag av fintellingen produseres møteboken for valget med de endelige resultatene, som skal godkjennes av Valgstyret før disse endelige resultatene rapporteres til SSB. Ideelt sett må således Valgstyret være tilgjengelig for innkalling på kort varsel, kvelden etter valget slik at Grimstad ikke blir en av de siste kommunene til å rapportere endelig valgresultat. Ved dette valget var Valgstyrets møte for godkjenning av resultatet og møteboken planlagt for lenge etter valget, slik at endelig valgresultat ble rapportert sent fra Grimstad. Side 4

5 UTSTYR Det må kjøpes inn 2 stemmeavlukker tilpasset bevegelseshemmede til forhåndsstemmemottaket på rådhuset. De to vi hadde kjøpt inn til dette valget ble overført til Vik og Fevik på valgdagen, og her kom de godt med. Det er en del lite hensiktsmessige og dårlige stemmeavlukker og stemmeseddelkassetter rundt i kretsene, så vi håper å kunne få midler til en trinnvis utskifting fremover. Før dette valget kjøpte vi inn noen nye stemmeseddelkassetter som ble fordelt ut i kretsene. For en forsvarlig gjennomføring av ambulerende forhåndsstemmemottak på skolene, må det kjøpes inn 2 bærbare stemmeavlukker. Det ble som tidligere nevnt satt fokus på at Grimstad ikke hadde kjøpt inn stemmeseddelkassetten med punktskrift som Blindeforbundet tilbyr. På denne bakgrunn anbefales det at det kjøpes 8 sett fra Blindeforbundet; ett til hver krets og ett til forhåndsstemmemottaket. For å få til en bedre organisering av valglokalene, anbefales det at kommunen går til innkjøp av sperrebånd, bukker og plakatholdere for en mer helhetlig og hensiktsmessig fysisk inndeling av valglokalene. Vurdering: Saken fremmes uten forslag til vedtak. FORSLAG TIL VEDTAK: Side 5

6

7