Tilbakemelding om oppfølging av pålegg etter gjennomført tilsyn

Arbeidstilsynet Postboks 4368 Hospitalsløkkan 7417 TRONDHEIM Dykkar ref: Dykkar dato: Vår ref: Vår saksbehandlar: Vår dato: 59068/2011/440 Dag Lervik, 71 25 84 30 31.10.2011 - Tilbakemelding om oppfølging av pålegg etter gjennomført tilsyn Viser til brev av 03.01. og 07.03.2011 om pålegg etter gjennomførte tilsyn høsten 2010. Vi vil i dette skrivet gi tilbakemeldinger på de 4 påleggspunktene samt gi en generell orientering om hvordan vi har jobbet med videreutvikling av fylkeskommunens HMS-system. 1. Om HMS-systemet I forbindelse med tilsynet er det pekt på en del forhold som går på selve HMS-systemet. Systemet slik det er dokumentert fyller kravene i Internkontollforskriften og vedtaket om pålegg omfatter ikke krav om systemendringer. Hovedmerknadene i AT-rapporten vedr HMS-systemet var: Systemet og de pålagde aktivitetene er lite kjent, og involverer de ansatte i liten grad Verktøyene finnes, men mange steder er det vanskelig å få fram dokumentert aktivitet Dokumentasjon på gjennomført arbeidsmiljøkartlegging og handlingsplaner for oppfølging er mangelfull o Man fant få registrerte avvik og/eller dokumentasjon på hvordan disse er lukket o Aktivitetene skal dokumenteres i de lokale HMS-arbeidsbøkene, men arbeidsbøkene synes i liten grad å vere operative Det det forelå ikke at organisasjonen har dokumentert systematisk overvåking av de lokale arbeidsbøkene ute i avdelingene og virksomhetene Det er ingen sentral kontroll med at de organisatoriske og psykososiale forholdene blir kartlagt og fulgt opp I løpet av det siste halvåret har vi gjennomført flere revisjoner, og det er lagt opp et løp for videre forbedringer. De viktigste endringene er: Tiltak-1: Lettere tilgjengelige HMS-systemmoduler på web HMS-systemet er gjort mer synlig på fylkeskommunens nettsider. Det er gjennomført en opprydding der systemet er gjort mer tilgjengelig og lettere å finne fram i. Vi har også ryddet opp dei de verktøyene vil har lagt ut på nett i form av skjema, retningslinjer og regneark. Postadresse: Fylkeshuset, 6404 Molde Besøksadresse: Julsundveien 9 Telefon: 71 25 87 05 Telefaks: 71 25 87 21 e-post: post@mrfylke.no www.mrfylke.no

Side 2 Tiltak-2: Lokale HMS-arbeidsbøker på Intranettet For å gjøre den lokale HMS-dokumentasjonen mer tilgjengelig for medarbeiderne er det lagt til rette for at arbeidsbøkene blir publisert direkte på web. Rammeverket er alt på plass, men vi må gjennomføre noen endringer i publiseringsrutinene, slik at brukerterskelen for å publisere sikkert på nett blir så lav som mulig. Når dette er på plass, vil vi gjennomføre opplæring i å publisere arbeidsbøkene på nett. Når de tekniske forutsetingene er på plass, vil vi legge opp til verkstedsamlinger der vi får de lokale HMS-arbeidsbøkene over på nett. For administrasjonsavdelingen er dette alt gjennomført, jfr. linken til nettstedet: http://mrfylke.no/intranett/kvalitetssystema/hms/hms-lokale-system/sentraladmavdelingane/administrasjonsavdelinga Vi vil med dette få et langt mer transparent system, der oppdaterte HMS-nøkkeltall og aktiviteter (mål, ansvarsfordeling, resultat fra kartlegginger, handlingsplaner, rapportering, AMU-referat, opplæringsdokumentasjon, etc.) ligger tilgjengelig for de ansatte. Dette vil også lette den sentrale kontrollen/overvåkingen av de lokale HMS-arbeidsbøkene, det vil også lette rapporteringen til fylkesnivået. Tiltak-3: Verktøy for risikovurdering Det er utviklet eit nytt og forbedret verktøy for risikovurderinger i form av nye retningslinjer og egne regneark. http://mrfylke.no/intranett/kvalitetssystema/hms/hms-retningslinjer/09.-risikovurdering Regnearkene er også lagt ut på web i HMS-systemhandboken, jf. regneark-malen på denne nettsiden: http://mrfylke.no/intranett/kvalitetssystema/hms/hms-systemhandbok/3.-kartlegging Det ble gjennomført opplæring i disse verktøyene på eget kurs i mars 2011. Tiltak-4: Reviderte HMS-retningslinjer Vi er inne i en prosess der vi reviderer alle retningslinjene. Denne prosessen er ikke fullført pr. dato. Disse retningslinjene er revidert: Risikovurdering (omarbeidet versjon med brukervennlige verktøy) Sykefravær forebygging og oppfølging Bedriftshelsetjeneste erstattet av egen nettside Registrering, analyse og rapportering av HMS forhold denne er under revisjon og blir erstattet av retningslinjer for avviksrapportering Vi vil også revidere de andre HMS-retningslinjene i samarbeid med Hjelp 24. De revisjonene som har prioritet framover er: AKAN (mindre justeringer) Kvalitetssikring av det mellommenneskelege arbeidsmiljøet (denne vil bli helt omarbeidet) Konflikthåntering Ny retningslinje for håndtering av mobbing/trakassering Nye retningslinjer for AKAN og oppfølging av sykefravær vil bli fulgt opp av egne opplæringstiltak tilknyttet grunnopplæringen for 2012. Når det gjelder retningslinjer for konflikthandtering og handtering av mobbing/trakkassering så er disse sett i sammenheng med opplæring og oppfølging av medarbeidarundersøking (MTM), jf. pkt. 2 nedenfor. Tiltak-5: Sentralt elektronisk avviksoppfølgingssystem I sammenheng med at vi bygger opp et rammeverk for kvalitetsledelse, har vi satt i gang en prosess der vi vurderer et felles, sentralt avviksoppfølgingssystem.

Side 3 2. Vedtak om pålegg 2.1 Pålegg nr. 1 Som et ledd i arbeidet med total kartlegging av arbeidsmiljøet i alle driftsenhetene i Møre og Romsdal fylkeskommune ble det gjennomført en kvantitativ medarbeidertilfredshetsundersøkelse (psykososial arbeidsmiljøundersøkelse) blant medarbeiderne i Møre og Romsdal fylkeskommune. Hensikten med denne undersøkelsen var å få oversikt over tilfredsheten til medarbeidere i ulike ledergrupper og avdelinger. Ved å få denne oversikten kan man også bedre forstå de faktorene i arbeidet som bidrar til best mulig trivsel, helse og yteevne, samt bidra til å utvikle en kultur preget av åpenhet, trygghet, tillit og ansvarlighet. Ikke minst bidrar undersøkelsen til å få kunnskap om forhold ved arbeidsmiljøet som kan gi grunnlag for å iverksette forbedrings- og bevaringstiltak. En undersøkelse av det psykososiale og organisatoriske arbeidsmiljøet var en del av en total kartlegging av arbeidsmiljøet i Møre og Romsdal fylkeskommunen, der fysisk arbeidsmiljøkartlegging gjennom vernerunder og risikovurdering ble foretatt våren 2011 og kartlegging av det psykososiale arbeidsmiljøet ble gjennomført høsten 2011. En slik todeling ble gjort for å sikre at gjennomføring av de to delene som inngikk i denne arbeidsmiljøkartleggingen, samt at enhetene fikk muligheten til kun å konsentrere seg om en kartlegging om gangen. Dette for å sikre best mulig oppfølging av de to delene av arbeidsmiljøkartleggingen. Metode I samsvar med avtale om bedriftshelsetjeneste har Møre og Romsdal fylkeskommune inngått samarbeid med Hjelp24 v/sensus for gjennomføring av undersøkelsen. Hjelp24 Sensus er en av de ledende i Norge på systematisk leder- og organisasjonsutvikling med utgangspunkt i arbeidsmiljøundersøkelse. Produktet deres heter MTM (Medarbeider Tilfredshets Monitoring), og bygger på det anerkjente, nordiske kartleggingsverktøyet QPS-Nordic (The General Nordic Questionaire for Psychological and Social Factors at Work). Undersøkingelsen er internettbasert som sendes ut som link gjennom e-post. Krav til anonymitet og konfidensialitet ble så langt som mulig overholdt for å sikre at personer ikke skal kunne identifiseres på bakgrunn av utfylt spørreskjema. Prosess Undersøkelsen skal kunne bringe fram dokumentasjon på ståsted og status på tilfredsheten i fylkeskommunen. Selv om undersøkelsen er anonym er det en forutsetning at medarbeidere, sammen med ledelsen, vernetjenesten, tillitsvalgte og evt. BHT v/hjelp24 vil delta aktivt i oppfølgingen av resultatene. I korte trekk ser prosessen slik ut: Planlegging Gjennomføring og utvikling av av undersøkelsen undersøkelsen Opplæringsdag for enhetsledere Analyse av egne rapporter Tilbakemelding til alle ansatte Oppfølging Når Mai - August 15.-27. sept. 26.okt. November November Desember/ januar Opplæringsdag for enhetsledere Det ble arrangert en opplæringsdag for enhetsledere der målet var å sikre at flest mulig ledere kan gjennomføre tilbakemeldingsmøter og utviklingsarbeidet etter medarbeidertilfredshetsundersøkelsen med høy kvalitet uten ekstern støtte, samt øke antall gjennomførte tiltak etter undersøkelsen. Enhetsledere er her rektorer, overtannleger, og avdelingsledere i sentraladministrasjonen. Hovedverneombud deltok på deler av opplæringsdagen.

Side 4 Analyse Det ble gjennomført tilbakemelding til toppledelsen 18.okt. og til hovedsamarbeidsutvalget for Møre og Romsdal fylkeskommune 25.okt. Alle enhetsledere, rektorer, overtannleger, avdelingsledere i sentraladministrasjonen, samt toppledelsen fikk oversendt resultater for sine enheter 27.okt. Alle resultater, og oppfølgingsløp skal drøftes med vernetjenesten før tilbakemelding til ansatte. Tilbakemelding av resultater Det er anbefalt at enhetsledere kommuniserer resultatene til alle medarbeidere gjennom allmøte/ avdelingsmøte/ seksjonsmøte der dette er hensiktsmessig i slutten av november eller begynnelsen av desember 2011. De enheter som har identifisert større utfordringer blir tilbudt prosess-støtte både i forhold til tilbakemelding av resultater og videre oppfølging. Dersom det avdekkes utfordringer i Møre og Romsdal fylkeskommune Prosess for oppfølging vil kunne variere ut fra identifiserte utfordringer. Felles for der det er identifiserte utfordringer er at prosess følger linjen. Det vil si at personalseksjonen vil ha samtale med topplederne for å informere om identifiserte utfordringer på enhetsnivå. Videre vil personalseksjonen ha en samtale med aktuelle rektorer/ overtannleger/ avdelingsledere i sentraladministrasjonen for å informere om identifiserte utfordringer sammen med topplederen. Rutine for håndtering av mobbing Mobbetall for Møre og Romsdal fylkeskommunen rapporteres som frekvenstall og kun på fylkesnivå. Det vil si at mobbetall ikke kan genereres på et lavere nivå enn fylkeskommunen samlet sett. Det er i forbindelse med undersøkelsen utarbeidet ny HMS-retningslinje med prosedyre for håndtering av mobbing. Prosedyre I denne prosedyren legges det vekt på at dersom mobbing/trakassering skal kunne håndteres må den enkelte tar opp sin sak med nærmeste overordnede. Andre som observerer mobbetilfeller skal underrette nærmeste leder at vedkommende er kjent med at det forekommer mobbing/trakassering på arbeidsplassen. Dersom det er nærmeste leder som oppleves som problemet, eller det av andre årsaker ikke kan ta opp saken med vedkommende skal man gå videre til neste ledernivå. Det kan også være aktuelt å kontakte verneombud, tillitsvalgt eller bedriftshelsetjeneste v/ Hjelp24. Dersom overordnet leder heller ikke kan håndtere problemet, kan personalseksjonen i administrasjonsavdelingen på fylkesnivå være et alternativt kontaktpunkt. Personalseksjonen vil kunne ta saken opp med øverste ledernivå. Om arbeidsgiver ikke behandler saken seriøst kan arbeidstilsynet koples inn../. Fullstendig prosessbeskrivelse og prosedyre for håndtering av mobbing følger vedlagt. Resultater av medarbeidertilfredshetsundersøkelsen for Møre og Romsdal fylkeskommune./. Vedlagt følger samlerapporten fra medarbeidertilfredshetsundersøkelsen for Møre og Romsdal fylkeskommune. Medarbeidertilfredshetsundersøkelsen ble avsluttet tirsdag 27.sep kl16:00. Svarprosenten baserer seg på antall besvarte spørreskjema i forhold til de utsendte skjema. Det ble her sendt ut 2327 spørreskjema med en svarprosent på 79%. Dette er en svarprosent som gir legitimitet til undersøkelsen samlet for Møre og Romsdal fylkeskommune, samt også til alle driftsenhetene i fylkeskommunen utdanningssektoren, tannhelsesektoren og sentraladministrasjonen. Hovedfunn fra undersøkelsen viser med høy gyldighet at medarbeidertilfredsheten i Møre og Romsdal fylkeskommune er veldig god. Summen av opplevde stimuli og belastninger gir de ansatte uttrykk for

Side 5 at de trives på jobb i fylkeskommunen, viser høy arbeidsglede, det er få tegn på negativt stress og utmattelse, samt at Møre og Romsdal fylkeskommune vurderes positivt som organisasjon. Undersøkelsen viser sterke resultater som at Møre og Romsdal fylkeskommune med tilhørende arbeidsoppgaver oppleves som stimulerende, uavhengig av sektor, noe som betyr mye for jobbtilfredsheten. Det er høy grad av rolleklarhet ved at medarbeiderne vet hva som forventes av dem, det sosiale samspillet mellom medarbeidere oppleves som godt, samt at ledere vurderes meget positivt. Det vil si at de fleste ledere støtter sine medarbeidere, involverer dem og behandler medarbeiderne på en rettferdig måte. Som i mange andre store organisasjoner finnes det naturligvis avdelinger/seksjoner med utfordringer. Det er ikke registret så mange tydelige utfordringer med unntak av mobbing. Gjennom undersøkelsen er det registrert tilfeller av både observert og egenopplevd mobbing, noe som står i kontrast til andre normale eller gode resultater på relasjoner i organisasjonen. Andre resultater viser at læringskrav oppleves noe høyere først og fremst for utdanningssektoren og sentraladministrasjonen, medarbeiderne opplever i en litt større grad enn andre at det ikke er helt sammenheng mellom mål og ressurser, samt at mange opplever liten styring av egen tid (utdanning og tannhelse). Med hensyn til identifiserte utfordringer på enhets- og avdelingsnivå ble det lagt vekt på relasjonelleog resultat faktorene forhold mellom medarbeiderne, forhold mellom leder og medarbeidere, graden av arbeidsglede, samt graden av utmattelse på arbeidsplassen. Risikovurdering av resultatene for sentraladministrasjonen Resultatene av undersøkelsen er svært gode for sentraladministrasjonen. Med hensyn til pålegget fra arbeidstilsynet om å legge frem en risikovurdering av resultatene sentraladministrasjonen vises det til følgende identifiserte utfordringer: Avdeling Seksjon Kommentar Administrasjonsavd IT IT-seksjonen har utfordringer for noen på sosialt samspill. Men leder står sterkt og bør kunne følge opp dette. Dette var utfordringer som fylkeskommunen lenge var kjent med, og ble iverksatt en prosess rundt det sosiale samspillet og samhandlingen høsten 2010. Som resultat ble det også iverksatt en del prosesser for å bedre situasjonen. Regional og næring Næring Generelt svakere skårer. Det anbefales at denne seksjonen får oppfølging på områdene samspill, ledelse, rolleklarhet, positive utfordringer, og resultatfaktorene (arbeidsglede, engasjement, utmatting) Kultur Fylkesbiblioteket (høy variasjon) Generelt svakere skårer på sosialt samspill, arbeidsglede, utmattelse - her er det en konflikt som krever løsning. Leder har en god posisjon i seksjonen. Dette var utfordringer som fylkeskommunen lenge var kjent med, og det ble iverksatt en prosess rundt det sosiale samspillet og samhandlingen våren 2011, med tilhørende konflikthåndtering. Som resultat ble det også iverksatt en del prosesser for å bedre situasjonen. Prosessen per dags dato pågår ennå. Oppsummering i forhold til påleggspunkt 1: Vi anser pålegget som fulgt opp.

Side 6 2.2 Påleggspunkt nr. 2 Kartlegging av omfanget av helseskadelig tidspress Med hensyn til påleggspunkt nr. 2 har vi gjennom MTM-undersøkelsen også forsøkt å få et overblikk over omfanget av helseskadelig tidspress. Det er flere temaer som indirekte berører helseskadelig tidspress, men i vår tilbakemelding har vi sett spesielt på disse to faktorene: Kontroll over arbeidsintensitet Utmattelse Oversikt over helseskadelig tidspress for fylkeskommunen under ett tilsier at det er noe lavere skårer når det gjelder kontroll over arbeidsintensitet enn det som er normalt i norsk arbeidsliv (basert på referansedata som Hjelp24 Sensus har samlet inn). Man må her ta høyde for stillingsegenskaper ved at lærere og tannhelsepersonell er i stor grad styrt av henholdsvis undervisningstimer og pasienttimer. Det vil si at utdanningssektoren og tannhelsesektoren viser til lavere skårer på kontroll over arbeidsintensitet. Sentraladministrasjonen viser høy og positive skårer på kontroll over arbeidsintensitet. Det vil si at sentraladministrasjonen opplever god kontroll over arbeidsintensiteten i arbeidshverdagen, og noe bedre enn utdanningssektoren og tannhelsesektoren. Med hensyn til faktoren utmattelse viser resultatene på fylkesnivået at medarbeidere ikke opplever nevneverdig grad av utmattelse på arbeidsplassen. Videre viser resultatfaktorene at både arbeidsglede og mestring av arbeidet er svært positiv i fylkeskommunen, noe kan konkluderes med at medarbeidere er tilfredse med sin arbeidshverdag i Møre og Romsdal fylkeskommune til tross for noe høyere arbeidsintensitet i utdanningssektoren og tannhelse. Oppsummering i forhold til påleggspunkt 2: Vi anser pålegget som fulgt opp. 2.3 Påleggspunkt nr. 3 Oppfølging Handlingsplan Det er her lagt opp til oppfølging av resultater, jfr. analyse, og utarbeidelse av handlingsplaner på enhets/avdelings-/seksjonsnivå på lavest mulig nivå i hele organisasjonen. Mal for handlingsplan på enhetsnivå skal hentes fra HMS-systemet på fylkeskommunens intranettsider (HMS-retningslinje 09 risikovurdering). Utarbeidede handlingsplaner med oversikt over forbedrings- og bevaringstiltak skal behandles i ledergruppen og SAMU/AMU. Det er også kommunisert målsetting om at handlingsplaner skal være utarbeidet innen 01.02.2012. Der det er behov for mer dyptgående prosesser med ekstern støtte kan det bli aktuelt med forlenget frist. Eventuelle avvik på det psykososiale arbeidsmiljøet skal også inngå i den årlige HMS-rapporteringen til fylkeskommunen. Oppsummering i forhold til påleggspunkt 3: Med bakgrunn i den prosessen vi har gjort rede for og de interne fristene som er satt for oppfølging av MTM-undersøkelsen, ber vi om utsatt frist for oversendelse av handlingsplaner til Arbeidstilsynet. Vi ber om at ny frist i påleggspunkt 3 blir satt til 01.03.2012.

Side 7 2.4 Påleggspunkt nr. 4 For å kunne overvåke de organisatoriske og psykososiale forholdene vil Møre og Romsdal fylkeskommune gjennomføre regelmessige medarbeiderundersøkelser. Slike undersøkelser vil måle temperaturen på arbeidsmiljøet og gi kunnskap om hvordan våre medarbeidere ser på eget arbeidsmiljø. Analyse og risikovurdering av resultatene vil gi oss kunnskap om hvor vi må gå inn med mer kvalitative undersøkelser og oppfølgingstiltak. For 2011 har vi valgt å bruke Hjelp24 Sensus sitt verktøy MTM. Ovenfor er det gjort nærmere rede for undersøkelsen og prosess for videre oppfølging. Fylkesrådmannen har også lagt til grunn at til det skal gjennomføres ny undersøkelse i 2013. På denne måten vil organisasjonen få kunnskap om utvikling over tid og skaffe seg et godt referansegrunnlag for videre oppfølging. Etter å ha evaluert erfaringene med MTM-verktøyet og enhetenes oppfølging av slike undersøkelser vil fylkesrådmannen på nytt vurdere verktøy og metode for videre overvåking av de organisatoriske og psykososiale forholdene. Gjeldende HMS-systemhåndbok vil bli oppdatert med hensyn til systembeskrivelse av regelmessig overvåking av de organisatoriske og psykososiale arbeidsmiljøforhold. Oppsummering i forhold til påleggspunkt 4: Vi anser pålegget som fulgt opp. Med vennlig helsing Ottar Brage Guttelvik Fylkesrådmann Dag Lervik Personalsjef