HMS-årsrapport for sentraladministrasjonen 2011

Transkript

1 HMS-årsrapport for sentraladministrasjonen Bakgrunn Driftsenhetene skal årlig rapportere HMS-statusen til enhetene per.. Driftsenhetene som begrep er i denne sammenhengen benyttet for alle organisatoriske nivå i fylkesorganisasjonen som er ansvarlig for å følge opp HMS-systemhåndbokens krav til et systematisk HMS-arbeid med hjemmel i arbeidsmiljøloven - og HMS-forskriftene. Driftsenhetene i denne rapporten er alle avdelingene i sentraladministrasjonen. Per dato har alle driftsenhetene i sentraladministrasjonen, med unntak av juridisk avdeling, levert HMS-årsrapport. HMS-årsrapport skal bidra til å: Kartlegge standard for driftsenhetene i henhold til HMS-krav som er fastsatt i lover, forskrifter og fylkets egne retningslinjer Analysere avvik fra standard Prioritere tiltak HMS-årsrapporten dekker samtidig krav til dokumentasjon av HMS-aktiviteter, dvs.: Fylkesnivåets behov for å dokumentere et systematisk HMS-arbeid i hele organisasjonen, jfr. kap. i systemhåndboken Driftsenhetenes behov for å dokumentere et systematisk HMS-arbeid i egen organisasjon Arbeidstilsynets (evt. andre tilsynsorgan) behov for dokumentasjon, slik det bla. går frem av arbeidsmiljøloven 7- () Følgende status inngår i årsrapporten fra driftsenhetene:. Status på driftsenhetenes systematiske HMS-arbeid. Status på HMS-resultatmål som er gitt av fylkesrådmannen. Rapporterte avvik pr.. desember. Sykefravær og andre HMS-indikatorer Status på driftsenhetenes systematiske HMS-arbeid Sjekkliste forklaring:. Har driftsenhetene egne mål for HMS-arbeidet? (AML -, a, jfr. HMS-arbeidsbok kap.). Har driftsenhetene organisasjonsplan der ansvar og myndighet i forhold til HMS-klargjort? (AML -, b, jfr. HMS-arbeidsbok kap.). Har driftsenhetene gjennomført arbeidsmiljøkartlegging eller vernerunde siste år? (AML -, c, jfr. HMS-arbeidsbok kap.). Har driftsenhetene gjennomført risikovurdering siste år? (AML -, c, jfr. HMS-arbeidsbok kap.)

2 . Har driftsenhetene utarbeidet handlingsplan for bedring av arbeidsmiljøet siste år? (AML -, c, jfr. HMS-arbeidsbok kap.). Har driftsenhetene rutiner for oppfølging/korrigering av avvik (forhold som ikke er i samsvar med lover, forskrifter og interne prosedyrer)? (AML -, e, jfr. HMS-arbeidsbok kap.) 7. Har driftsenhetene revidert/oppdatert HMS-arbeidsboken (egenprodusert materiell) siste år? (AML -, h, jfr. HMS-arbeidsbok kap.8) 8. Har ledelsen og vernetjenesten i driftsenhetene nødvendig opplæring for å ivareta ansvar og oppgaver på HMS-området? (AML - og -, jfr. HMS-arbeidsbok kap.7) Nr. Nr. Nr. Nr. Nr. Nr. Nr.7 Nr.8 8 % % % % % % % 7 % 8 % 9 % % Innfridd Dels innfridd Ikkje innfridd Figur : Status på driftsenhetenes systematiske HMS-arbeid sjekkliste Det viser seg at avdelingene i sentraladministrasjonen har utarbeidet egne mål for HMS-arbeidet og har organisasjonsplan der ansvar og myndighet i forhold til HMS er klargjorte. Avdelingene viser at stort sett alle har gjennomført arbeidsmiljøundersøkelse, men det skilles ikke mellom psykososial arbeidsmiljøundersøkelse og vernerunder. Det vil si at alle avdelingene har gjennomført psykososial arbeidsmiljøundersøkelse (MTM-undersøkelsen) siden dette var en undersøkelse som var sentralt styrt som alle ansatte i fylkeskommunen skulle fylle ut. Gjennom den oppførte statusen kan vi ikke hente ut om det er vernerunder som er gjennomført eller ikke. Med hensyn til risikovurdering er ikke dette gjennomført i alle avdelinger. Det viser seg også at det er delvis gjennomført opplæring av vernetjenesten. Status på HMS-resultatmål som er gitt av fylkesrådmannen Mål og resultatstyring er et viktig system for status på HMS-området i fylkeskommunen. Fylkesrådmannen har fastsatt seks resultatmål for hele virksomheten på HMS-området. Resultatmålene er som følger:. Alle ansatte i driftsenhetene skal ha årlige medarbeider-/utviklingssamtale, jf. fylkeskommunens "veileder for medarbeider- og utviklingssamtaler.

3 . Det systematiske HMS-arbeidet i driftsenhetene skal inngå i en fast årlig syklus, der disse hovedaktivitetene skal behandles i samarbeidsutvalget for sentraladministrasjonen (SAMU-S) - arbeidsmiljøkartlegging/vernerunde/risikovurdering - utarbeiding av handlingsplan og avviksbehandling - revisjon av driftsenhetenes HMS-arbeidsbok (inkl. HMS-aktivitetskalender). - HMS-årsrapportering. Tid til verneombudsarbeid skal avtales mellom leder og verneombud i den enkelte driftsenheten med utgangspunkt i en avklaring av verneombudets rolle og deltakelse i hovedaktivitetene i driftsenhetenes HMS-årssyklus. Verneombudsaktivitetene dette utløser skal være synliggjort i en HMS-aktivitetskalender og lagt inn i verneombudets arbeidsplan.. Driftsenhetene skal årlig gjennomføre risikovurdering med fokus på rutiner, kunnskap og holdninger i risikofylte arbeidsmiljø, for å forebygge helseskader og miljøforstyrrelser.. Driftseininga skal jobbe systematisk med forebygging og oppfølging av sykefravær i samsvar med ny IA-avtale - og HMS-retningslinje "Forebygging og oppfølging av sykefravær". Dette innebærer at oppfølgingsplaner skal utarbeides av arbeidsgiver i samarbeid med arbeidstaker senest etter uker.. Hver driftsenhet skal tilpasse sine interne rutiner slik at kravene til Miljøfyrtårnvirksomhet er oppfylte Prosent Figur : Prosentvis gjennomførte medarbeidersamtaler i - HMS-resultatmål Noe variabel gjennomføringsprosent på gjennomført medarbeidersamtaler. Utdanningsavdelingen viser til at åtte nyansatte ikke har hatt samtale i. Plan- og analyseavdelingen har ikke % gjennomførte medarbeidersamtaler på grunn av nyansettelser og permisjon i perioden.

4 Mål 7 Mål Mål Mål 7 Mål 9 % % % % % % % 7 % 8 % 9 % % Ja Delvis Nei Figur : Er resultatmålene - for oppnådd? Her viser det seg at verneombudsaktivitetene ikke er godt nok synliggjort i en HMS-aktivitetskalender og lagt inn i verneombudets arbeidsplan. Det er noen avdelinger som ikke har gjennomført, eller har kun delvis gjennomført risikovurdering i løpet av. Avvik per. desember i forhold til arbeidsmiljøfaktorene I henhold til rapporteringen ga driftsenhetene følgende presisering når det gjelder avviksbehandling i HMS-systemet: Avvik fra standarder skal behandles/lukkes fortløpende. Det er bare avvik som ikke er lukket per.. i rapporteringsåret som skal rapporteres i HMS-årsrapporten. Selv om avvik (pga. kostnader/kompetanse) blir rapportert til fylkesnivået, har driftsenhetene ansvar for sikkerhetsvurdering og risikoreduserende tiltak (jf. AML -, c/e) når det gjelder det rapporterte avviket inntil det er lukket. Ved avvik skal ei kortfattet fremstilling av kva som er årsaken til avviket, og hva slags lov/forskrift/retningslinje det er avvik fra, tas med i rapporten. Det skal da skilles mellom: A. Avvik som skal håndteres av driftsenhetene/finansieres fra egne budsjett

5 B. Avvik som rapporteres til fylkesnivået. Avvikshåndtering forutsetter kompetanse (faglig vurdering) som driftsenhetene mangler og/eller kostnader utover det driftsenhetene kan finansiere over egne budsjett.

6 Arbeidsmiljøfaktorene som inngår i HMS-rapporteringen: Fysisk arbeidsmiljø Inneklima Luftvolum, temperatur, trekk, støv/røyk/lukt, ventilasjon, luftfuktighet mm. Belysning Rombelysning, arbeidsplassbelysning, dagslys, solskjerming, blending/reflekser mm. Støy Støy fra maskiner/arbeidsprosesser, ventilasjonsanlegg mm. Universell utforming/ Tilgjengelighet for funksjonshemmede tilgjengelighet Renhold/ orden Generelt renhold, frie gulvflater, lagringsmuligheter, rømningsveier mm. Kjemisk helsefare Elektronisk stoffkartotek, kjemikaliebehandling, risikovurdering, verneutstyr mm. Maskiner/ utstyr Verneutstyr, verneinnretninger/nødstopp, opplæringsrutiner/bruksløyver mm. Psykososial arbeidsmiljø Organisatorisk arbeidsmiljø, samarbeid, kommunikasjon, konflikter, mobbing mm. Ergonomi Utforming av arbeidsplasser, kontorstørrelser, arbeidsstilling, muskelbelastning mm. Helse Arbeidsulykker, sykefravær, yrkessykdom mm. Brann Brannsikring, brann- og eksplosjonsfarlige varer, øvelser/opplæring mm. Elektriske anlegg Høyspentanlegg, sikring, tilsyn, vedlikehold/utbedring av elektrisk utstyr. Ytre miljø Utslipp, avfallshåndtering/-reduksjon, ENØK mm. Andre risikofaktorer Evt. faktorer som ikke omfattes av de andre faktorene. Rapportene dokumenterer at vi gjennomgående har et tilfredsstillende arbeidsmiljø i sentraladministrasjonen. av 9 avdelinger rapporterer tilsammen avvik Kategori A-avvik: avvik (8 i ) Kategori B-avvik: 7 avvik ( i ) Avdeling Kategori A - avvik Kategori B - avvik Administrasjonsavdelingen Utilfredsstillende temperatur på noen få kontorer i. etg., vestfløyen. Regelmessig nedvask av kontorene blir etterlyst av flere. Noen få kontorer i. etg., i vestfløyen har betydelig støy fra ventilasjonsanlegget. Det ble gjennomført en kvantitativ psykososial arbeidsmiljøundersøkelse for alle ansatte i Møre og Romsdal fylkeskommune høst. Se side Kvantitativ psykososial arbeidsmiljøundersøkelse for mer informasjon.

7 Kulturavdelingen Fylkestannlegen Plan og analyse avdelingen Samferdselsavdelingen Utdanningsavdelingen Manglet rømningsplan. Denne er på plass pr.. Ledninger er ikke samlet og hengt opp u/bord. Mangler førstehjelpsutstyr. Gjennomføre brannøvelse. Informere leietakere i. etg. Isolere kontakt kaffetrakter. Hjelp gjennomførte arbeidsplasstilpassing 9. anbefaling om å følge opp en av de ansatte - kjøpe ny stol. Stol er under utprøving. Meldt behov fra flere ansatte. Ergoterapeut bestilt og vedkommende vil ta en runde til alle på avdelingen. Nødvendige tiltak i etterkant blir fulgt opp. Merking av glassdører. Hadde personskade pga. umerka dører. Er retta opp Tatt tak i slurv som manglende avslåing av kaffetrakter og oppvaskmaskin. Tilrettelegging for godt renhold, evt. "rundvask". Hjelp skal gå gjennom inneklima i vinter og vurdere m.a. temperatur. Alternativ/tilleggsoppvarming kan bli aktuelt på enkelte kontor. Hvithuset mangler heis. Universell utforming ikke tilfredsstillende ved Tanngarden. Bygget lar seg vanskelig tilpasse til dagens krav til tilgjengelighet. Krever planlegging og budsjettoppfølging, - må ses i sammenheng med ev. nytt byggetrinn for Fylkeshuset AS. Inneklima + støy; meldt til vaktmester/fellestjenesten. Temperatur - stort sett blitt ordna opp i. Ventilasjonsstøy på et punkt ennå ikke ordnet opp i. Meldt til vaktmester/fellestenesta - gjelder dørstokker og døråpnere. Tiltak under planlegging/gjennomføring Rapportert til fellestjenesten - utvendig branntrapp reparert, varmgang i elektrisk komponent handtert. Rømningsveier mot nord må vurderes nærmere Fremdeles er det mange ansatte som rapporterer om helseplager pga tung luft, tørr luft og for varmt eller kaldt kontor.

8 Kvantitativ psykososial arbeidsmiljøundersøkelse Møre og Romsdal fylkeskommune har i løpet av høsten gjennomført en medarbeidertilfredshetsundersøkelse blant alle sine medarbeidere. Hensikten med undersøkelsen har vært å få oversikt over tilfredsheten til medarbeidere i ulike ledergrupper og avdelinger. Ved å få denne oversikten kan man bedre forstå de faktorene i arbeidet som bidrar til best mulig trivsel, helse og yteevne, samt bidra til å utvikle en kultur preget av åpenhet, trygghet, tillit og ansvarlighet. Ikke minst bidrar undersøkelsen til å få kunnskap om forhold ved arbeidsmiljøet som kan gi grunnlag for å iverksette forbedrings- og bevaringstiltak. Det ble sendt ut 7 spørreskjema med en svarprosent på 79 %. Dette er en svarprosent som gir legitimitet til undersøkelsen samlet for Møre og Romsdal fylkeskommune, samt også til alle driftsenhetene i fylkeskommunen. Hovedfunn fra undersøkelsen viser med høy gyldighet at medarbeidertilfredsheten i Møre og Romsdal fylkeskommune er veldig god. I summen av opplevde stimuli og belastninger gir de ansatte uttrykk for at de trives på jobb i fylkeskommunen, viser høy arbeidsglede, det er få tegn på negativt stress og utmattelse, samt at Møre og Romsdal vurderes positivt som organisasjon. Prosessen videre etter avsluttet arbeidsmiljøundersøkelse er først å behandle rapportene i ledergruppen/samu for deretter å gi tilbakemelding til de ansatte. På bakgrunn av rapporter skal det utarbeides handlingsplaner på enhetsnivå som oversendes personalseksjonen innen.februar. Utarbeidede handlingsplaner for avdelingene i sentraladministrasjonen skal oversendes arbeidstilsynet som svar på pålegg fra arbeidstilsynet innen.mars.

9 Sykefravær og andre HMS-indikatorer Hver driftsenhet skal registrere og rapportere sykefravær, skademeldinger og andre sentrale indikatorer på arbeidsmiljøet. Oppfølging av skader og sykefravær er et viktig ledd i det systematiske HMS-arbeidet. Målet er å klargjøre lederansvaret, avdekke risikofaktorer i arbeidsmiljøet, forebygge personskade og ved behov gi informasjon til eksterne organ som Arbeidstilsynet og NAV. Nøkkeltall ansatte og alder Per. var det ansatte i sentraladministrasjonen der ca. 8 % er kvinner og % er menn. Gjennomsnittsalderen i sentraladministrasjonen ligger på 8, (gjennomsnittsalder i var på 8,) Menn Kvinner 9 8 Alle Figur : Tall på ansatte fordelt på aldersintervall Skader, arbeidsavklaring og tidlig pensjonering Det er ikke meldt om skader eller arbeidsulykker i sentraladministrasjonen. Det er registrert en personskade, en person på arbeidsavklaring, og fire har gått av med AFP. Ingen er for tiden registret å følge et AKAN-opplegg. Fra og med.mars ble det innført en ny trygdeordning arbeidsavklaringspenger som erstatter attføringspenger, rehabiliteringspenger og tidsavgrenset uføretrygd.

10 Arbeidsulykker Arbeidsavklaring AFP AKAN-opplegg Figur : Oversikt over HMS-indikatorer for sentraladministrasjonen Sykefravær i sentraladministrasjonen Det viser seg i figur at sykefraværet har stabilisert seg, men har en økning fra, % i til,9 % i Sentraladm,8,,8,7,,7,7,,9 Figur : Utvikling i sykefravær i sentraladministrasjonen i prosent Enkelte avdelinger peker seg ut som å ha høyt sykefravær (se fig.7). Dette skyldes i all hovedsak at mindre avdelinger blir i stor grad påvirket av noen få tilfeller med langtidssykefravær (se fig.). Stillingsgruppene administrative- og driftsstillinger har et noe høyere fravær enn andre stillingsgrupper (se fig.8).

11 8 Ftjen Frev Adm Jur PoA Utd Ftann KU RN SA Heile sadm Prosent,,9,,9 8,8 8,,9,9,9 Figur 7: Sykefravær i sentraladministrasjonen fordelt på avdelingene i prosent, 9, 8, 7,,,,,,,, Leder Saksbehandlere Administrativ Drift,8, 8, 8,8 Figur 8: Sykefravær i sentraladministrasjonen fordelt på stillingsgrupper i prosent I figur 9 og får man en oversikt sykefravær fordelt på kjønn. Kvinner har over tid, og som det går av i disse figurene, et høyere sykefravær enn menn. Langtidssykefraværet gir størst utslag for både menn og kvinner, mens sykefravær på dager og under er generelt lav for begge kjønn.

12 9 8 7 Kvinner Menn Alle Sadm 7,9,,9 Figur 9: Sykefravær i sentraladministrasjon fordelt på kjønn i prosent,,,,,,, - dg - dg - dg > dg Kvinner,9,,, Menn,,,, Alle,7,,9,9 Figur : Sykefravær etter fraværsintervaller i prosent fordelt på kjønn Det viser seg i figur på neste side at aldersgruppen -9 år peker seg ut med et høyt sykefravær. Aldersgruppene -9 år kommer ut med et lavere sykefravær, mens år og oppover er det noe høyere.

13 år -9 år -9 år -9 år år og over Sentraladm 8,,8, Figur : Sykefravær i sentraladministrasjonen fordelt på aldersgrupper i prosent