Zalaris: Mobil App og Elektroniske bilag SBN Konferansen 2014 Ingjerd Aamodt, SAP Consultant & Architect - Zalaris Consulting
Opphevelse av krav om orginalbilag på reise- og utgi6srefusjon gir nye muligheter for full utny:else av Mobil App, kredi:kor?ntegrasjon og portal
1 Nye regler rundt orginalbilag fra 01. juli 2014 2 Hva betyr nye regler for arbeidsgiver? 3 Hva betyr elektronisk lagring ift oppsett SAP Reise? 4 Live demo
Zalaris is a leading force in the Nordic and CEE with SAP HCM ü Zalaris Consulting is part of Zalaris ASA and representing the consulting business in Zalaris ASA. ü Zalaris Consulting is represented in seven countries. Norway alone representing 22 SAP HCM consultants out of 82 consultants Finland (61) Estonia (5+) in 2014 Language delivery capability English Norwegian Swedish Finnish Norw ay (117) Latvia (63) ü Each country Zalaris is represented in, deliver local HCM competence to meet country specific requirements ü Zalaris Consulting have since 2000 implemented and maintained some of the larges SAP HCM solutions in Norway, Nordic and CEE ü Zalaris can offer: Full outsourcing (BPO). Cloud based solution (ASP). New set-up on customers own SAP platform. Application management and SAP HCM advisory ü Norwegian and Nordic SAP Innovation Partner of the year in 2012 and 2013 Danish Polish Latvian Sw eden (57) Lithuanian Estonian Denm ark (43) Lithuania (9) Poland (13) India (33)
Skattedirektoratet: Kravet om orginalbilag i skattebetalingsforskriften opphevet 01.07.2014 ü Utlegg kan behandles elektronisk på arbeidstakers side, både på den ansattes hånd og bedriftens håndtering av bilagene etterpå ü Elektroniske bilag krever godkjent elektronisk signatur, gjennom identitetskontroll av utsteder samt at reiseregning ikke er endret etter utstedelse (integritetskrav) ü Billettløse reiser, reisekostnader må dokumenteres med reisebeskrivelse fra reiseselskapet (navn+addr+tid og sted for avreise+pris) ü Krav ved representasjon, navn på virksomheten som deltar, organisatorisk del av virksomheten eller navnet på personen som deltar. ü Krav til oppbevaring av elektroniske bilag iht regnskapet; sporbarhet, fullstendighet, dokumentasjon, oppvaring og sikring må ivaretas (Bokføringsloven)
Hva betyr nye regler for arbeidsgiver mhp reiseregningsprosess? ü Endring av kontroll-rutiner når papirkvittering ikke sendes inn til kontroll og arkivering ü Hvordan sikre/kontrollere at alle bilag er med? Uten bilag, ingen fradragsrett for arbeidsgiver og mulig trekkplikt for ansatte. ü Workflow for godkjenning i to steg? Først til kontroll hos lønnsavd. eller lignende, deretter til ansattes leder ü Sentral scanning som ansatte sender inn til? Knytte bilag til reise i SAP med barkode ü Desentral scanning der ansatt selv scanner og laster opp? ü Mobil App i kombinasjon med ESS i portalen? ü Import av kredittkort transaksjoner?
Hvor skal de elektroniske bilagene fra reisemodulen lagres? ü Hvor i SAP skal de elektroniske dokumentene lagres? Hør med Basis team om hva som er satt opp for eksempelvis elektronisk faktura. ü SAP Content server brukes til lagring av dokumenter. SAP Content server er inkludert i alle SAP systemer, slik at den er tilgjengelig for alle SAP kunder. ü På samme server som SAP systemet? Som office dokumenter? (kan bli dyrt med HANA) Eller på SAP Content Server som business documents på eget dedikert område? ü Eller lagre alle elektroniske bilag på en dedikert filserver for SAP Content Server? Som «business documents» ü Hvordan skal tilganger til dokumentene styres? Styres av autorisasjons objekter for blant annet archive link Laste opp? Display? Delete? Admin?
Hva betyr elektronisk lagring av bilag ift SAP og oppsett av Reisemodulen? ü Opplasting av bilag må gjøres tilgjengelig for ansatt i portalen ü Evt. import av kredittkort transaksjoner må sette opp ü Mobil App for reise tilpasses ü Hvilke scenario brukes av ansatt for registrering PR05(backend), portal (JAVA eller WD ABAP) og/eller Mobil App? ü Visning av bilag for leder i workflow for godkjenning ü Skal ansatte kun knytte bilag på «header» nivå til reiseregning? ü Skal ansatte kunne knytte bilag på linjenivå per utgiftstype (krever Business Funtion set FIN_TRV_4)? ü Er autorisasjoner tilpasset opplasting av vedlegg? I hvilke statuser tillattes det endringer på reiser?
Portal WD ABAP Laste opp vedlegg på «header» nivå ü Ansatt laster opp vedlegg under registrering under Generelle datata ü Ansatt laster opp vedlegg i oversiktsbilde for ansattes Reise- og utgiftsrapporter. «POWL» listene for Mine «Reise- utgiftsrapporter er konfigurerbare (hvilke tabs som er med, kolonner, sortering osv.)
Mobil App Ta bilde av kvitteringer og koble til utgiftypen ü Ansatt laster tar bilde av kvittering i Mobil App (offline) ü Vedlegg blir overført til SAP Reisemodul, og ansatt kan gjenfinne kvitteringen som vedlegg i portalen
Ansattportal WD ABAP Laste opp vedlegg på linjenivå ü Ansatt laster opp vedlegg per linje med utgiftstyper. Funksjonalitet kun tilgjengelig med aktivering av Business Function set FIN_TRAVEL_4
Ansattportal WD ABAP «merge» av kvittering med kredittkort-transaksjon ü Scenario: Ansatt har opprettet reiseregning i Mobil App og tatt bilder av kvittering. Reiseregning fra Mobil App blir synkronisert med SAP, og ansatt kobler kredittkorttransaksjoner sammen med utgiftstypene registrert i Mobil App en
Lederportal Leder ser på vedlegg og godkjenner ü Leder mottar reiseregning for godkjenning i sin Innboks, og kan derfra se på reiseregning og vedlegg i form av elektroniske bilag
LIVE DEMO!
Thank you! Ingjerd Aamodt, Zalaris Consulting AS Mobil: 982 24 920 Epost: ingjerd.aamodt@zalaris.com