HISTORIEN OM K4 (ELLER ER DET K3) SAMARBEIDET

HISTORIEN OM K4 (ELLER ER DET K3) SAMARBEIDET Bakgrunn Kommunene Gratangen, Lavangen og Salangen har lang erfaring fra interkommunalt samarbeid på flere områder med hverandre eller med andre kommuner. De viktigste samarbeidsområdene fram til K4 prosjektet startet opp var Indre Sør Troms Brannvesen (ISTBV) er et felles interkommunalt brannvesen som omfatter kommunene Gratangen, Lavangen og Salangen. Tiltaket drives fortsatt. Bokbussen var et felles interkommunalt tiltak som omfatter kommunene Gratangen, Lavangen, Salangen, Dyrøy og Ibestad. Tiltaket er overtatt av fylkeskommunen. Indre Sør Troms Museum som omfattet kommunene Gratangen, Lavangen, Salangen, Bardu, Dyrøy og Ibestad. Museene i disse kommunene er nå konsolidert i andre organisatoriske strukturer. Indre Sør Troms Arbeidsgiverkontroll (ISTAK) som omfatter kommunene Gratangen, Lavangen, Salangen, Dyrøy og Bardu. Tiltaket er avviklet og for Gratangen, Lavangen og Salangens vedkommende videreført i regi av K4 samarbeidet. Listen er ikke uttømmende, men viser at de involverte kommunene har vært opptatt av interkommunalt samarbeid som redskap for å løse kompetanse og ressurskrevende oppgaver på en hensiktsmessig måte. Noen av disse samarbeidstiltakene er avviklet og videreført i andre samarbeidskonstellasjoner. På tidlig 2000 tall var det på nasjonalt nivå en uttalt vilje til å ta i bruk kommunesammenslåing som et virkemiddel i arbeidet med å kvalitetssikre og effektivisere tjenesteproduksjonen i kommunesektoren. Som kjent skapte dette frykt for tvangslignende sammenslåinger rettet mot små distriktskommuner. Motsvaret på dette var økt vilje blant mindre distriktskommuner til interkommunalt samarbeid om tjenesteproduksjon også når det gjaldt lovpålagte tjenester. Samtidig kom interkommunale samarbeidsprosjekter om tjenesteproduksjon inn som et prioritert område ved Fylkesmannens fordeling av avsatte skjønnsmidler til prosjektarbeid. Formannskapene i de tre kommunene var samlet til felles møte på Gratangsfjellet hotell 4. 5. november 2004. På dagsorden sto drøftinger om interkommunalt samarbeid og i tråd med tidens trender vedtok formannskapene å utrede felles tjenester på områdene barnevern, IKT drift og økonomi. Administrasjonen arbeidsordre om å søke finansiering for og organisere felles utredningsprosjekt på disse tre områdene. Våren 2005 ble det sendt 3 felles søknader (en for hvert prosjektområde) om støtte over Fylkesmannens skjønnsmidler avsatt til prosjektarbeid. Det ble søkt om kr 1.200.000 totalt mens det ble ble innvilget kr 550.000 kr 200.000 til utredning av felles barnverntjeneste og kr 350.000 til utredning av felles IKT driftstjenester. Prosjektet felles digitaliserte økonomifunksjoner oppnådde ikke støtte under henvisning til at problemstillingen kunne ses i sammenheng med utredningen av felles IKT driftstjenester. Etablering av et felles prosjekt Kommunene besluttet å gjennomføre de tre planlagte utredningsprosjektene til tross for reduserte økonomiske rammer. Det ble oppnevnt en felles styringsgruppe for alle prosjektene der rådmennene

2 i de tre kommunene var representert. Etter at rammene for prosjektet var avklart startet styringsgruppa arbeidet med å organisere prosjektet. Det besluttet å engasjere en felles prosjektleder for delprosjektene og stilling/oppdrag ble utlyst. Etter en grundig vurdering av de søknader og konsept som kom inn, besluttet styringsgruppa å engasjere Ole Kristian Severinsen, Sessan Consult AS (den gang Severinsen kompetanse). Oppstartsmøtet mellom prosjektleder og styringsgruppa ble avviklet 05.10.2005. Her ble det lagt noen overordnede strategier og framdriftsplaner for hovedprosjektet og de respektive delprosjektene. Det ble avholdt kick off samling på Gratangsfjellet hotell den 07. 08.11.2005 der berørte medarbeidere, formannskapsmedlemmer og fagforeninger i de respektive kommunene samt styringsgruppa deltok. Her ble strategier, arbeidsopplegg, organisering og framdriftsplaner lagt fram og drøftet inngående. Etter denne samlingen var prosjektet i realiteten i gang. Prosjektet ble organisert i et Styringsgruppa hovedprosjekt med underliggende (Rådmennene) delprosjekt. Styringsgruppa hadde det overordnede ansvaret for gjennomføringen av de tre Prosjektleder delprosjektene. For hvert enkelt Prosjektgruppe Prosjektgruppe Prosjektgruppe delprosjekt ble det oppnevnt prosjektgrupper bestående av ansvarlig Barnevern IKT Økonomi Enhetslederne+Ansatterepr. IKT-ansvarlige+Ansatterepr. Enhetslederne+Ansatterepr. for den aktuelle tjenesten i hver enkelt kommune samt en representant berørte fag organisasjoner. Prosjektgruppene Lokale grupper Lokale grupper Lokale grupper jobbet tett med prosjektleder om utredning av de enkelte fellestjenestene. I tillegg til prosjektene var det åpnet for å oppnevne ulike underutvalg lokalt eller innenfor særskilte fagfelt. Den samlede rammen for hovedprosjektet ble satt til kr 550.000 tilsvarende Fylkesmannens tilskudd for direkte utgifter herunder prosjektledelse, møteutgifter, reiseutgifter, mm. Indirekte kostnader i form av egen innsats ble ikke justert. Det var lagt en stram framdriftsplan med planlagt ferdigstillelse og oppstart ordinær drift av felles tjenester innen 52 uker. Det var også regnet med parallell framdrift for alle tre delprosjekt med samtidig realisering av de tre felles tjenestene i september/oktober 2006. I prosjektets startfase meldte også Ibestad kommune sin interesse for å delta. Det ble gjennomført samtaler med administrativ og politisk ledelse i Ibestad kommune med sikte på å avklare forutsetninger og rammer for en utvidelse av prosjektet. Kommunen ble innlemmet i prosjektet på lik linje med de øvrige tre kommunene. Prosjektet fikk etter dette betegnelsen K4. Våren 2006 ble det sendt søknad til Fylkesmann tilskudd over skjønnspotten avsatt til prosjektarbeid med sikte på å dekke opp merkostnadene med å innlemme Ibestad kommune i prosjektet. De enkelte prosjektene Generelt De grunnleggende målsettingene for delprosjektene finner vi i prosjektsøknadene til fylkesmannen. Her finnes overordnede formål og avgrensninger som er lagt til grunn i prosjektarbeidet. Det er et gjennomgående trekk ved søknadene de handler om støtte til å etablere felles tjenester eller funksjoner på de respektive områdene.

3 I søknadene ligger det også forventninger om at en samling av ressursene i felles tjenester/ressurser i felles tjenester vil gi større faglige miljøer og mindre sårbarhet for fravær/sykdom. Utover dette forholdet ligger det noen uttalte skillelinjer mellom barnevernet og de andre områdene når det gjelder forventninger til effekten av delprosjektene. Barnevern I søknaden til Fylkesmannen er formålet med dette delprosjektet beskrevet slik: Hovedhensikten er derfor ikke økonomisk innsparing, men å utnytte de samlede resursene og kompetansen i de tre kommunene og etablere et større faglig miljø for å kunne gi et bedre tilbud til brukerne. Det pekes på at hver kommune er for liten til å ivareta denne funksjonen på en faglig god måte i forhold til brukernes behov og at barnets rettssikkerhet i enkelte tilfeller kan være truet. Det lå ingen forventninger om innsparinger i dette delprosjektet. Prosjektet ble da også lansert i en periode med sterkt fokus på kapasitet i barnevernet. Felles IKT tjeneste I søknaden til Fylkesmannen heter det for dette prosjektet at: Kommunene har som mål å utnytte moderne teknologi maksimalt for å effektivisere arbeidet. Alle i kommunene bør derfor ha samme teknologiske plattform. Det må utarbeides en felles IKT plan som legger opp strategien videre når det gjelder investeringer, drift, kompetanse mv. Det pekes på at kommunene hver for seg er for små til å ivareta IKT funksjonen på en tilfredsstillende måte og at det er et stort potensiale for effektivisering og modernisering ved å samarbeide. Kommunene har i dag samme type økonomisystem og sak/arkivsystem. Dette er viktige basissystemer som må oppgraderes og utvikles videre for å forenkle arbeidsprosessene, samtidig som det er viktige forutsetninger for andre fagsystemer. Det er ikke uttalt direkte, men det ligger her forventninger om at felles IKT driftstjeneste skal gi grunnlag for forenklede og mer effektive arbeidsprosesser også i andre deler av organisasjonen enn i IKT tjenesten selv. Felles digitaliserte økonomifunksjoner I søknaden til Fylkesmannen heter det for dette delprosjektet at: En viktig målsetting i dette prosjektet er å kunne digitalisere fakurerings og regnskapsfunksjonen slik at alt arbeid som i dag skjer manuelt på papir og mye dobbeltregistrering og manuell punching i økonomisystemet, skal kunne utføres digitalt. Det pekes igjen på at kommunene hver for seg er for små til å ivareta disse funksjonene på en rasjonell måte og at det er et stort potensiale for effektivisering og modernisering ved å samarbeide. Videre heter det at Kommunene har i dag felles økonomisystem. Dette er et viktig basissystem som må oppgraderes og utvikles videre for å forenkle arbeidsprosessene, gi bedre brukervennlighet og ledelsesinformasjon. Her ligger det klare forventninger om effektivisering av arbeidsprosesser både innenfor tjenesten samlet og i grensesnittet mot interne og eksterne brukere. Prosessene Generelt De tre delprosjektene hadde samme prosjektleder og konseptet for gjennomføring av delprosjektene var i utgangspunktet likt:

4 En prosjektgruppe for hvert område Felles tilnærning o Utarbeide mandat og prosjektplan o Kartlegge situasjonen i de tre kommunene o Fremtidige behov, oppgraderingsbehov, investeringsplan o Driftsopplegg og driftskostnader, opplæringsplan o Dokumentere arbeidet i en prosjektrapport o Avslutning, implementering inkludert opplæring Innlagt studietur Framdriften skulle være parallell og ende opp i et felles beslutningspunkt Det skulle vise seg at det utviklingen i delprosjektene skulle bli utfordret på flere måter. For det første var det knyttet utfordringer gjennomføring av en parallell framdrift ettersom de tre fagområdene hadde ulik arbeidsbelastning gjennom prosjektperioden. For det andre var det varierende forventninger knyttet til delprosjektene i de ulike kommunene og innen de ulike fagområdene. For det andre var det utskiftninger i en del av personell i de funksjonene som var representert i prosjektgruppene. Kart og oppmåling I begynnelsen av 2006 kommer det forslag fra de tekniske etatene i de fire kommunene om et nytt delprosjekt felles kart og oppmålingstjeneste. Formålet med prosjektet er å planlegge, beslutte og implementere en felles kart og oppmålingstjeneste for kommunene Gratangen, Lavangen, Salangen og Ibestad. Bakgrunnen er dels den nye loven om eiendomsregistrering (matrikkelloven) som stiller krav til kommunene om kompetanse og tilgjengelighet, dels ny webteknologi som gir muligheter for en mer åpen og brukervennlig tjeneste. Begge deler er kostnadskrevende og stiller krav om betydelig faglig kompetanse. Ny lov om eiendomsregistrering ble vedtatt i 2005 og delvis iverksatt fra 2007. Styringsgruppa besluttet å gjennomføre dette prosjektet parallelt med de øvrige og søkte Fylkesmannen om støtte over avsatte skjønnsmidler til prosjekter. Prosjektet oppnådde kr 300.000 i støtte. Spesielt om felles økonomitjenester Dette området er omfattende og komplisert. I tillegg var arbeidet i prosjektgruppa preget av kapasitetsproblemer blant medlemmene. Delprosjektet klarte dermed ikke å holde framdriftsplanen på lik linje med de øvrige prosjektområdene. Prosjektgruppa hadde to undergrupper som jobbet i kortere perioder en innenfor personal og en innenfor skatt. Det som var planlagt som én felles tjeneste ble splittet i to felles tjenester felles lønn og regnskap og felles skatt og innfordring. Det var delte oppfatninger om denne løsningen, men den ga i aalle fall muligheter til å foreta en jevnere fordeling av arbeidsplasser mellom kommunene. Framdrift Framdriften i prosjektene var tilnærmet parallell i alle tre delprosjekt unntatt i delprosjektet Felles økonomifunksjoner som var betydelig forsinket. Høsten 2006 var tre delprosjekter klar for beslutning om realisering Felles barneverntjeneste, Felles IKT driftstjeneste og Felles kart og oppmålingstjeneste. Et felles ordførermøte i november 2006 ble det gitt klarsignal om parallell behandling av de tre delprosjektene som lå ferdig utredet, i kommunestyrene i tre kommuner i desember. Ibestad kommune hadde signalisert at de ikke ville kunne holde samme tempo som de øvrige kommunene i beslutningsprosessen. Det ble samtidig besluttet at Felles økonomitjeneste skulle utredes videre med sikte på beslutning senere. Tilbakemeldinger etter dette felles ordførermøtet førte til at det ikke ble behandlet saker om felles tjenester i kommunestyrene sik som planlagt. Bakgrunnen for dette var sterke ønsker om at alle

5 delprosjektene måtte være ferdig utredet for slik at den samlede oversikten over fordeling av arbeidsplasser ville være klar. Innholdet i begrepet felles tjeneste var at ansatte i det berørte fagområdet de respektive kommunene skulle samles i ett miljø lokalisert til én av kommunene. Dermed var det duket for en prosess med fordeling av ansatte. Beslutningsprosesser Prosjektgruppene arbeidet for det meste i møter med utgangspunkt i materiale tilrettelagt av prosjektleder og egne kunnskaper om fagområdet. Prosessene ble løpende dokumentert i notater og etter hvert i en egen prosjektrapport. Eventuell uenighet i konklusjoner ble også dokumentert i rapportene. Antall møter i prosjektgruppene varierte færrest i prosjektgruppe kart og oppmåling og flest i prosjektgruppe økonomi. Styringsgruppa hadde det løpende ansvaret for framdriften i prosjektet på overordnet nivå. Prosjektleder hadde ansvaret for tilrettelegging og dokumentasjon av møtene i styringsgruppa. Inoen utstrekning var det fellesmøter mellom styringsgruppa og prosjektgruppene. Styringsgruppa tok stilling til ressursbruk i prosjektet og besluttet om felles saksforelegg til kommunestyrene. Politiske vedtak om realisering av felles tjenester ble fattet av de tre kommunestyrene. Beslutningsgrunnlaget var et felles likelydende saksforelegg vedlagt prosjektrapport og forslag til samarbeidsavtale for hvert fagområde. Sakskomplekset som ble lagt fram for kommunestyrene inneholdt følgende saker: overordnede forutsetninger K4 samarbeidet felles ikt driftstjenester felles økonomitjenester felles kart og oppmålingstjenester felles barneverntjeneste felles personalpolitiske retningslinjer Det var lagt inn som en klar forutsetning for gyldigheten av vedtakene i kommunestyrene at vedtakene måtte være likelydende i alle fire fagområdene. Alle kommunestyrene fattet enstemmige vedtak i samtlige saker. Vedtakene ble fattet i hht. forutsetningene slik: Gratangen kommune 03.05.2007 Lavangen kommune 24.05.2007 Salangen kommune den 04.05.2007 Etablering Arbeidet med å etablere tjenestene startet opp umiddelbart etter vedtak i de respektive kommunestyrene. Arbeidet omfattet i hovedsak overføring av arbeidsgiveransvar for berørte ansatte rekruttering av ledere til fellestjenestene tilpasning av lokaler tilpasning av budsjetter Dette arbeidet ble i hovedsak utført av kommunene selv med bistand fra prosjektleder på en del utvalgte områder. Tjenestene ble etablert slik Tjeneste Etablert Vertskommune

6 Astafjord kart og oppmåling 01.11.2007 Gratangen IKT driftstjeneste 01.12.2007 Salangen Astafjord barneverntjeneste 01.01.2008 Salangen Astafjord lønn og regnskap 01.03.2008 Lavangen Astafjord skatt og innfordring 01.03.2008 Gratangen Drift Tjenestene er fortsatt i drift og noe utviklingsarbeid er videreført etter etablering. For ett av områdene (Astafjord IKT driftstjeneste) nærmer det seg et vesentlig beslutningspunkt. Det handler om videreføring av prinsippet med eksternt driftssenter og drift i regi av ekstern organisasjon. OKS, 22.09.2011