Tollregion Oslo og Akershus 2014/85842 Kjøp av frukt til ansatte Kravspesifikasjon 28.10.2014 1
INNHOLDSFORTEGNELSE 1. KRAVSPESIFIKASJON 3 1.1 Beskrivelse av oppdraget 3 1.2 Krav til produktene 3 1.3 Levering 4 1.4 Endringer i oppdraget 4 1.5 Minimumskrav 4 1.6 Tildelingskriterier 5 2
1. Kravspesifikasjon 1.1 Beskrivelse av oppdraget Det vil være 6 ulike leveringssteder innen området Oslo og Akershus. Se oversikt over leveransesteder med adresser i vedlegg 2. Denne anskaffelsen gjelder leveranse av frukt til cirka 570 ansatte pr dags dato, men antallet vil kunne variere noe gjennom avtaleperiodens varighet. Leveransen skal dekke én frukt per ansatt per dag. 1.2 Krav til leveransen Alle produkter som tilbys skal være av beste kvalitet. Det vil si fersk og frisk frukt som har god holdbarhet. Produkter skal leveres ferdig vasket, uten ekstra emballasje/plast/film. En leveranse skal bestå av minimum 4 ulike sorter. Et eksempel vil være eple, banan, druer og pærer. Utvalget skal varieres noe fra uke til uke, og kan bestå av helårsfrukt og sesongfrukt. Det skal være forholdsmessighet mellom de 4 sortene, slik at ikke noen av sortene utgjør mer enn ¼ av leveransen. Nedenfor defineres kvalitetskrav til frukt knyttet til noen eksempler. Nivået vil representere oppdragsgivers generelle krav til kvalitet: Epler: Eplene skal ha en frisk duft, være uten synlige skader i skallet, de skal ikke ha slagskader eller brune flekker i «kjøttet». Eplene skal være sprø å tygge på - ikke melne eller overmodne, og de skal ha en søt og frisk smak. Pærer: Samme beskrivelse som epler. Bananer: Bananene skal ha en god duft av banan og være gul og fin. De skal være modne og spiseklare (ikke overmodne og de skal heller ikke leveres grønne/umodne). Det skal ikke være brune flekker i skall eller i fruktkjøttet. Søt og frisk smak av banan. Appelsiner/ klementiner: Frukten skal ha frisk duft og være frisk i fargen. Den skal ikke ha myke partier. Frukten skal være søt i smak og saftig i fruktkjøttet. Det skal ikke være mye steiner. Druer: Druene skal være steinfrie og søte på smak. De skal ha sprøtt skall (ikke seigt og bittert). Ved avvik i kvalitetskrav, skal oppdragsgiver reklamere på leveransen innen kl. 13.00 på leveringsdagen. Erstatningsfrukt med riktig kvalitet må leveres innen kl. 09.30 påfølgende dag. Ved gjentatte mangler ved leveransen, kan oppdragsgiver kreve prisavslag. 3
1.3 Levering Levering skal skje direkte til de ulike tjenestestedene som fremgår av vedlegg 2. Leveringstid er mandager og onsdager innen kl. 09.30. Sjåføren må ringe ved ankomst (kontaktinfo utleveres fra oppdragsgiver). 1.4 Endringer i oppdraget Dersom Tollregion Oslo og Akershus går gjennom endringer organisatorisk, vil leveringssteder kunne endres gjennom avtaleperioden. Mengde frukt kan også variere etter antall ansatte. 1.5 Minimumskrav Kravene som er beskrevet nedenfor i pkt 1.5.1 er minimumskrav, og tilbud som ikke tilfredsstiller disse kan bli avvist. 1.5.1 Levering i henhold til lover og forskrifter Leverandøren er ansvarlig for at leveransen er i overensstemmelse med norske lover og forskrifter, og pålegg som gjelder for produktområdet. Dette gjelder for alle aspekter som angår produkt og distribusjon, så som krav til hygiene, merking, innholdsdeklarasjon, transport, sporbarhet, tilbakekalling osv. Dokumentasjonskrav er en signert egenerklæring om at dette blir fulgt. 1.5.2 Generelle kvalitetskrav/minimumskrav til produktene Leverandørens virksomhet skal følge de lover, forskrifter og krav, som til enhver tid er gjeldende for bransjen. Produktene som leveres skal være av beste kvalitet, frisk og fersk frukt. Oppdragsgiver har beskrevet dette i punkt 1.2 Krav til leveransen. Leverandøren må legge ved bilder av frukt som eksempler på hvilken visuelle kvalitet som vil bli levert. 1.5.3 Leverandørens miljøprofil Leverandøren skal være medlem i Grønt Punkt Norge eller tilsvarende returordning. Det settes også krav til at leverandørens kjøretøy må tilfredsstilles Euro 4-krav. Dokumentasjon på dette gjøres i form av medlemsbevis eller lignende for Grønt punkt, samt signert egenerklæring for etterfølgelse av Euro 4-krav. 1.5.4 Emballasje All emballasje skal være resirkulerbar eller gjenbrukbar, dette gjelder også ved bruk av paller og tilsvarende. Leverandøren skal, etter den enkelte levering, fjerne emballasjen ikke er påkrevd for mottakers videre distribusjon. Leverandøren skal tilby retur av pant/papp/paller/pallebur og tilsvarende. Emballasjen som frukten leveres i skal tas med i retur ved neste leveranse. Panteordninger for emballasje og lignede aksepteres ikke. Leverandør skal 4
beskrive løsning for retur og bekrefte gjenbruk og resirkulering av emballasje i sitt tilbud. 1.6 Tildelingskriterier I konkurransegrunnlagets pkt 6.2. Tildelingskriterier har oppdragsgiver under hvert tildelingskriterium oppgitt krav, hva som vil bli vektlagt under det enkelte kriteriet, og hva tilbyder skal besvare/dokumentere for å bli vurdert oppimot tildelingskriteriene. Ved tildeling gjelder i tillegg følgende: 1.6.1 Pris 70 % Leverandøren skal i sitt tilbud gi pris på leveransen av frukt til ansatte i Tollregion Oslo og Akershus. Alle kostnader som er nødvendig for en komplett leveranse skal være medtatt. Prisen skal oppgis som en pris, hvor alle kostnader for oppdragsgiver er inkludert. Prisen skal også ta høyde for eventuelle prisreguleringer og pris for sesongprodukter. Dokumentasjonskrav er at det skal foreligge en beskrivende oversikt over hvilke kostnader som inngår i prisen, og hvilken pris oppdragsgiver skal betale for varen. Det skal ikke påløpe andre kostnader enn det som blir oppgitt i tilbudet. Betalingsbetingelsene skal være 30 dager, og fakturagebyr godtas ikke. 1.6.2 Logistikk, leveringskvalitet og kvalitetssikring - tilsammen 30 % Under logistikk inngår vurdering av bestillings- og leveringsrutiner, samt rutiner for håndtering av reklamasjoner. Videre vurderes rutiner for avvik, sporing og tilbaketrekking av produkter. Leverandøren må legge ved beskrivelse disse punktene. Oppdragsgivers krav til produktkvalitet er utfyllende beskrevet under punkt 1.2 Krav til leveransen. Leverandør må legge ved bekreftelse på hvorvidt dette kvalitetsnivået kan innfris, samt legge ved eksempler på garantert leveringskvalitet i form av fargebilder av eksempelfrukt. Leverandør skal ved egen beskrivelse dokumentere hvilke temperaturkrav og forhold leverandør garanterer ved lagring og transport (egne eller innleide biler). 5