Rammeavtale servere. Avtale om (navn på anskaffelsen) er inngått mellom: (heretter kalt Leverandøren) og. (heretter kalt Kunden) Sted og dato:

Transkript

1 Rammeavtale servere Avtale om (navn på anskaffelsen) er inngått mellom: (heretter kalt Leverandøren) og (heretter kalt Kunden) Sted og dato: (Kundens navn) (Leverandørens navn) Kundens underskrift Leverandørens underskrift Avtalen undertegnes i to eksemplarer, ett til hver part Oppstartsdato: Henvendelser Alle henvendelser vedrørende denne avtalen rettes til: Hos Kunden: Navn: Stilling: Telefon: E-post: Hos Leverandøren: Navn: Stilling: Telefon: E-post: SIDE 1 AV 10

2 Innhold 1. Avtalens formål og omfang Varighet Rett til tilknytning på avtalen Pris og Betaling Priser Betaling Prisgaranti Prisendring Gjennomføring av tildeling av kontrakt innenfor rammeavtalen Kjøp av varer og/eller tjenester Varslingstid Disponering av personell Bruk av tredjepart Tids- og ressursrammer, dagbot ved forsinket levering av varer Kundens ansvar Risiko og ansvar Opphavs- og eiendomsrett Taushetsplikt Mislighold og sanksjoner i forbindelse med tildelte kontrakter Møter Endringer og tillegg til rammeavtalen Tvister Rettsvalg Forhandlinger og mekling Doms- eller voldgiftsbehandling...9 SIDE 2 AV 10

3 1. AVTALENS FORMÅL OG OMFANG Denne avtalen er en rammeavtale mellom Kunden og Leverandøren om leveranse av varer og tjenester knyttet til IKT innenfor leveranseområder som er beskrevet i Bilag 1 og 2. En nærmere konkretisering av leveranseområdene fremgår av Bilag 1. Denne rammeavtalen gir Kunden rett, men ingen plikt til å tildele kontrakter innenfor rammeavtalen. Kunden er ikke forpliktet til å kjøpe noen bestemt mengde varer eller tjenester i rammeavtaleperioden. Avtalen skal være dynamisk gjennom avtaleperioden og skal kunne oppdateres med nye produkter og tjenester etter hvert som dette blir tilgjengelig, så lenge det har en logisk sammenheng med det som allerede eksisterer på avtalen. Oversikt over bilag for denne rammeavtalen: Alle rubrikker skal være krysset av (Ja eller Nei) Ja Nei Bilag 1: Kundens krav til leveranser Bilag 2: Leverandørens beskrivelse av leveranser Bilag 3: Avtaler for tildelinger innenfor rammeavtalen (tildelingsavtaler) Bilag 4: Administrative bestemmelser Bilag 5: Pris og prisbestemmelser Bilag 6: Endringer etter rammeavtaleinngåelsen Bilag 7: Oversikt over tildelte kontrakter over rammeavtalen Bilag 8: Kopi av kontrakter brukt i konkurransefasen med bilag Tabell 1. oversikt over bilag Leveranser skal tildeles etter reglene i rammeavtalens kapittel 4. En tildelt kontrakt innenfor rammeavtalen består av en undertegnet kontrakt. Denne legges så inn i oversikten over tildelte kontrakter (bilag 7) som skal holdes løpende oppdatert etter hvert som nye avrop gjøres. Bilag 3 skal ha en oversikt over hvilke avtaler som skal brukes ved avrop på rammeavtalen. Endringer som er gjort i avtalene i forbindelse med anbudskonkurransen, skal uten videre kunne brukes. Dersom det oppstår motstrid mellom denne generelle avtaleteksten og den enkelte kontrakt som blir tildelt under rammeavtalen, skal rammeavtalens bestemmelser om priser, prisgaranti og leveringstider gå foran. SIDE 3 AV 10

4 2. VARIGHET Rammeavtalen gjelder fra avtaledato og deretter i to år. Kunden har opsjon på ytterligere to års forlengelse, med ett år av gangen, slik at avtalen kan løpe til sammen maksimalt fire år fra signeringstidspunkt. Partene har gjensidig rett til å si opp avtalen med tre måneders skriftlig varsel. Leverandøren kan ikke si opp avtalen i den første tre års perioden. Varsel om forlengelse skal gis skriftlig innen 3 måneder før utløpet av hver periode. Tildeling av kontrakt under rammeavtalen kan skje i hele rammeavtalens periode. Hver tildelte kontrakt innenfor rammeavtalen kan ha varighet utover rammeavtalens varighet, og da slik at bestemmelser i rammeavtalen som angår den enkelte tildelte kontrakt gjelder tilsvarende også etter rammeavtalens opphør. 3. RETT TIL TILKNYTNING PÅ AVTALEN Resten av departementfellesskapet, statsministerens kontor og Statsbygg ha muligheten til å gjøre avrop på hele eller deler avtalen, eventuelt tre helt inn i denne, på tilsvarende vilkår så lenge avtalen virker og på ethvert tidspunkt. 4. PRIS OG BETALING 4.1 PRISER a) Ytelser på grunnlag av denne rammeavtalen gjennomføres etter de priser som er oppgitt i Bilag 5 for aktuelle varer og tjenester/personellkategori. Overtid godtgjøres ikke utover avtalte timepriser for aktuell personellkategori, utenom hvis dette blir særskilt avtalt ved det enkelte avrop. Alle timepriser er angitt i NOK, eksklusive merverdiavgift. b) Reisetid godtgjøres ikke, utover der det er særskilt avtalt med kunden. For øvrig gis det reisegodtgjørelse etter statens satser. c) Utgifter til kontorplass og kontorrekvisita dekkes av Kunden når Leverandørens personell arbeider i Kundens lokaler. d) Andre kostnader enn de som er nevnt ovenfor, kan dekkes dersom de er godkjent av Kunden på forhånd. e) Kunden kan når han finner det hensiktsmessig be om tilbud på fast totalpris for kontrakt som tildeles innenfor denne rammeavtalen. 4.2 BETALING Betaling skal skje i henhold til faktura med forfall pr. 30 dager etter fakturadato. Eventuelle fakturagebyr vil ikke bli dekket. SIDE 4 AV 10

5 For kjøp av løpende tjenester skal fakturering skje etterskuddsvis pr mnd, og fakturert tid skal gjelde den tid som er medgått fra gjennomføring av tjenesten til faktureringstidspunktet. Detaljert timeliste for den måneden fakturaen omfatter, skal sendes sammen med faktura. Timelister godkjennes av kunde før faktura betales. Faktureringen forutsetter at alle timer blir belastet for den aktuelle måneden. Manglende fakturering av påløpte timer som er gjennomført i en måned kan ikke tas med i neste avregning, med mindre det kan dokumenteres særlige grunner for forsinkelsen. Ved kontrakter som gjennomføres til fastpris, kan betalingsmåten avtales nærmere ved tildeling av kontrakt innenfor rammeavtalen. Som hovedregel skal det betales ved levering med 30 dagers forfall. Annen betalingsmåte kan avtales særskilt i den enkelte kontrakt. 4.3 PRISGARANTI Leverandøren skal sørge for at ytelsenes pris, alternativt forholdet mellom pris og kvalitet, til enhver tid er minst like gunstig for Kunden som den pris Leverandøren tilbudte i konkurransefasen og som han ble evaluert på. Dette gjelder for alle varer og tjenester avtalen omfatter, ikke bare de som ble tilbudt i konkurransefasen. Konkret betyr dette at leverandøren plikter å gi en like god pris på alle komponenter, som de komponenter denne har tilbudt i forbindelse med kjøp og vedlikehold av eksempelkonfigurasjoner. Leverandøren skal videre alltid sørge for at ytelsenes pris, alternativt forholdet mellom pris og kvalitet, til enhver tid er minst like gunstig for Kunden som tilsvarende eller sammenlignbare ytelser andre kunder normalt kan oppnå hos Leverandøren og underleverandører, dersom prisen som ble oppnådd i konkurransefasen er høyere enn prisen bestemt i dette avsnitt. Eventuell produktliste som leverandøren tilbyr, skal kunne oppdateres i forhold til at produkter med ny funksjonalitet kommer til, produkter erstattes eller på annen måte blir aktuelle innenfor avtalens formål. Priser på nye produkter skal da prises i forhold til denne bestemmelse. Ved brudd på denne bestemmelsen skal Leverandøren tilbakebetale overprisen til Kunden og redusere de aktuelle prisene forholdsmessig, jf 3.4 c). Kunden kan til enhver tid kreve dokumentasjon og revisjon hos Leverandøren for å sikre at Leverandøren overholder prisbestemmelsene i dette kapitlet, eventuelt ved bekreftelse fra en uavhengig revisor eller fra Leverandørens revisor. Leverandøren er forpliktet, på spørsmål fra Kunden, til å utlevere oversikt over sin avanse- eller rabattstruktur for de komponenter denne har tilbudt i eksempelkonfigurasjoner til konkurransen, slik at dette kan sammenlignes med hva leverandøren betinger seg for annet utstyr. Leverandøren plikter videre å godtgjøre ovenfor Kunden at øvrig sortiment er priset på samme gode vilkår. 4.4 PRISENDRING Prisene angitt i Bilag 5 kan endres: a) Dersom endrede regler fører til endringer i offentlige avgifter eller skatter på slike tjenester som rammeavtalen omfattes av. b) Etter to års løpetid, men begrenset til den økning som har funnet sted i den samlede konsumprisindeksen i perioden siden prisene ble fastsatt. SIDE 5 AV 10

6 c) Hvis avtale av tilsvarende karakter er inngått av Leverandøren med annen offentlig virksomhet til lavere priser, jf 3.3. d) Endringer i valutakurser som påvirker kostnader Leverandøren har i forbindelse med ytelsene, kan gjøres gjeldende overfor Kunden med 1 (en) måneds skriftlig varsel. Hvis økninger i valutakurser er grunnlag for endringer i vederlaget, skal vederlaget tilsvarende settes ned uten at Kunden må kreve det hvis valutakursene senere synker. 5. GJENNOMFØRING AV TILDELING AV KONTRAKT INNENFOR RAMMEAVTALEN 5.1 KJØP AV VARER OG/ELLER TJENESTER Kjøp av varer og/eller tjenester på grunnlag av rammeavtalen gjøres ved tildeling av kontrakt i de aktuelle tilfellene. Før tildeling av kontrakt kan gjøres skal Kunden sende en forespørsel til Leverandøren om sitt behov for kjøp av varer og/eller tjenester med beskrivelse av hva som skal anskaffes. Deretter utformer Kunden og leverandøren kontrakt i fellesskap. En tildelt kontrakt innenfor rammeavtalen, består av en underskrevet og utfylt kontrakt av en av de typer som er nevnt i bilag 3. Det skal også tillates kjøp ved at Kunden muntlig eller skriftlig plasserer sin bestilling hos leverandøren, uten tilhørende utfylling av kontrakt. Leverandøren plikter da, uten ugrunnet opphold, å sende en ordrebekreftelse som inneholder relevant informasjon om bestillingen. Denne må minimum inneholde varens pris, rabatt eller påslagsinformasjon slik at Kunden ser at rett pris er gitt, leveringstid og nøyaktig angivelse av hva som skal leveres. Hvis det i rammeavtaleperioden publiseres nye eller ajourførte standardavtaler innenfor de aktuelle tjeneste- eller leveranseområdene, kan Kunden anmode Leverandøren om at nye eller ajourførte standardavtaler skal benyttes ved tildeling av kontrakt. Endring til nye eller ajourførte standardavtaler for tildeling av kontrakt skal fremgå av Bilag 6 og innarbeides i Bilag 3. Det forutsettes at Kunde og Leverandør er enige, etter eventuelle forhandlinger, for at en eller flere nye eller ajourførte standardavtaler skal kunne tas i bruk. 5.2 VARSLINGSTID Leverandøren skal til enhver tid kunne levere varer og tjenester innenfor de områdene som er beskrevet i Bilag 1 og 2 til denne rammeavtalen, og til de leveringstider beskrevet her. Kunden skal gi Leverandøren en oversikt over fremtidig behov for uttak av tjenester i de møtene som avholdes etter punkt DISPONERING AV PERSONELL Leverandøren skal stille personell til rådighet som sikrer at arbeidet utføres på en mest mulig effektiv måte og med den forventede kvalitet. Leverandøren har ansvar for at tilbudt personell har relevant kompetanse i forhold til de varer og tjenester som det tildeles kontrakter for. SIDE 6 AV 10

7 Leverandøren skal i forhold til hver enkelt tildeling av kontrakt innenfor rammeavtalen benytte det personellet som er avtalt. I eventuelle påfølgende kontrakter skal Leverandøren, dersom Kunden ber om det, benytte det personell som tidligere er benyttet i rammeavtalen. Dersom Leverandøren ønsker å benytte annet personell, skal Kunden på forhånd gis anledning til å vurdere vedkommendes kompetanse og godkjenne vedkommende for deltagelse i arbeidet. Kunden kan ikke nekte å godkjenne personell uten saklig grunn. Leverandøren bærer kostnadene for kompetanseheving av nytt personell. Kunden forbeholder seg retten til å skifte ut personell. Kunden skal begrunne et krav om skifte, skriftlig eller muntlig etter Leverandørens ønske. Leverandøren skal i slikt tilfelle erstatte aktuelt personell så raskt som mulig, og i henhold til tidsfrister for oppstart av ytelsen/tjenesten, se pkt. 4.2, fra mottatt skriftlig henvendelse fra Kunden. Leverandøren kan ikke uten Kundens samtykke bytte ut personell hvis det ikke er saklig grunn for dette. Saklig grunn i denne sammenheng kan for eksempel være at personellet slutter i sin stilling hos Leverandøren eller går ut i permisjon. 5.4 BRUK AV TREDJEPART Leverandøren plikter å samarbeide med tredjepart i den utstrekning Kunden finner dette nødvendig for levering av varer og tjenester. Omfanget av slik samarbeid, og eventuelt vederlag, avtales nærmere i det enkelte avrop. Leverandøren plikter i slike tilfeller å ha en uavhengig stilling og opptre i samråd med Kunden. Leverandøren er imidlertid fritatt for pliktene som er nevnt i dette punktet dersom Leverandøren dokumenterer at slikt samarbeid vil virke uheldig inn på Leverandørens forretningsvirksomhet generelt eller på forholdet til Leverandørens eksisterende underleverandører, forretningsforbindelser eller andre tredjeparter spesielt. 5.5 TIDS- OG RESSURSRAMMER, DAGBOT VED FORSINKET LEVERING AV VARER Leverandøren skal gjennomføre oppdrag og/eller levere ytelser som tildeles ved kontrakter som følger denne rammeavtalen innenfor de avtalte tids- og ressursrammer, som de fremkommer i bilag 1 og 2. Leverandøren er ansvarlig for overskridelser av tids- og ressursrammen som følge av forhold hos ham eller Leverandørens personell. Andre rammer kan avtales i den enkelte kontrakt. Om det ikke er avtalt avvikende leveransetider i den enkelte tildelte avtale, gjelder de leveransetider som er oppgitt i bilag 1 og bilag 2. Blir ikke leveringstidene overholdt, påløper det dagbot automatisk. Dagboten utgjør 0,15 prosent av samlet vederlag for leveransen (kontraktssummen) ekskl. merverdiavgift for hver kalenderdag forsinkelsen varer, men begrenset til maksimalt 100 (hundre) kalenderdager. 5.6 KUNDENS ANSVAR Kunden skal til enhver tid sørge for å tilføre Leverandøren de opplysninger og personressurser som er forutsatt i den enkelte tildelte kontrakt. SIDE 7 AV 10

8 6. RISIKO OG ANSVAR Leverandøren har risiko og ansvar for alle dokumenter, beskrivelser og instrukser dersom disse skades eller ødelegges mens de befinner seg i Leverandørens varetekt og utenfor Kundens lokaler. 7. OPPHAVS- OG EIENDOMSRETT Rettigheter til det som leveres reguleres i den enkelte kontrakt som tegnes over avtalen. 8. TAUSHETSPLIKT Informasjon som partene blir kjent med i forbindelse med avtalen og gjennomføringen av avtalen skal behandles konfidensielt, og ikke gjøres tilgjengelig for utenforstående uten samtykke fra den annen part. Hvis Kunden er en offentlig virksomhet, er taushetsplikt etter denne bestemmelsen ikke mer omfattende enn det som følger av lov 10. februar 1967 om behandlingsmåten i forvaltningssaker (forvaltningsloven) eller tilsvarende sektorspesifikk regulering. Taushetsplikt etter denne bestemmelsen er ikke til hinder for utlevering av informasjon som kreves fremlagt i henhold til lov eller forskrift, herunder offentlighet og innsynsrett som følger av lov 19. mai 2006 om rett til innsyn i dokument i offentleg verksemd (offentleglova). Om mulig, skal den annen part varsles før slik informasjon gis. Taushetsplikten er ikke til hinder for at opplysningene brukes når ingen berettiget interesse tilsier at de holdes hemmelig, for eksempel når de er alminnelig kjent eller alminnelig tilgjengelig andre steder. Partene skal ta nødvendige forholdsregler for å sikre at uvedkommende ikke får innsyn i eller kan bli kjent med taushetsbelagt informasjon. Taushetsplikten gjelder partenes ansatte, underleverandører og tredjeparter som handler på partenes vegne i forbindelse med gjennomføring av avtalen. Partene kan bare overføre taushetsbelagt informasjon til slike underleverandører og tredjeparter i den utstrekning dette er nødvendig for gjennomføring av avtalen, forutsatt at disse pålegges plikt til konfidensialitet tilsvarende dette punkt 7. Taushetsplikten er ikke til hinder for at partene kan utnytte erfaring og kompetanse som opparbeides i forbindelse med gjennomføringen av avtalen. Taushetsplikten gjelder også etter at avtalen er opphørt. Ansatte eller andre som fratrer sin tjeneste hos en av partene skal pålegges taushetsplikt også etter fratredelsen om forhold som nevnt ovenfor. Taushetsplikten opphører fem (5) år etter leveringsdag, med mindre annet følger av lov eller forskrift. 9. MISLIGHOLD OG SANKSJONER I FORBINDELSE MED TILDELTE KONTRAKTER Nærmere regler om mislighold og sanksjoner i forbindelse med tildelte kontrakter følger reglene i disse. SIDE 8 AV 10

9 Bestillinger gjort på annen måte enn ved bruk av kontrakter oppgitt i bilag 3, skal ha slike egenskaper og betingelser som avtalt ved den enkelte bestilling og ellers følge bakgrunnsretten. Leverandøren har ansvaret for at denne til enhver tid kan levere sitt varesortiment til de leveringstider som er oppgitt i bilag 5 i denne avtale. Når avrop gjøres på avtalen, skal leveringstidene oppgitt i bilag 5, legges til grunn som leverandørens maksimale leveringstid, så fremt det ikke er gjort unntak i det enkelte avrop. 10. MØTER Det skal holdes regelmessige møter for å gjennomgå hvordan rammeavtalen fungerer. I møtene skal partene gjennomgå de tildelinger av kontrakter som har vært på rammeavtalen, og legge frem de planer som foreligger hos Kunden og Leverandøren for neste periode. Kunden er ansvarlig for innkallelse til møter og møtene skal holdes i Kundens lokaler. Når en av partene finner det nødvendig, kan han med minst 3 dagers varsel innkalle til møte med den annen part for å drøfte avtaleforholdet og måten avtaleforholdet blir gjennomført på. Ansvarlig person for forvaltning av rammeavtalen er angitt i Bilag ENDRINGER OG TILLEGG TIL RAMMEAVTALEN Endringer i avtalen gjøres i bilag 6. Endringer som følge av tilfang av nye produkter eller tjenester, skal prises i henhold til bestemmelser i pkt TVISTER 12.1 RETTSVALG Partenes rettigheter og plikter etter denne avtalen bestemmes i sin helhet av norsk rett FORHANDLINGER OG MEKLING Dersom det oppstår uenighet mellom partene om tolkning eller rettsvirkninger av avtalen, skal partene først forsøke å bli enige gjennom forhandlinger og/eller mekling DOMS- ELLER VOLDGIFTSBEHANDLING Dersom en tvist ikke blir løst ved forhandlinger eller mekling, kan hver av partene forlange tvisten avgjort med endelig virkning ved norske domstoler. Kundens forretningsadresse er verneting. Partene kan alternativt avtale at tvisten blir avgjort med endelig virkning ved voldgift i Norge i henhold til lov 14. mai 2004 nr. 25 om voldgift (voldgiftsloven). SIDE 9 AV 10