Sammen for et varmt og livskraftig Tromsø Årsmelding 2013
Byrådet i Tromsø kommune. Fra venstre: Byråd for næring, kultur og idrett Jonas Stein (V), byråd for utdanning Anna Amdal Fyhn (H), byråd for helse og omsorg Kristoffer Kanestrøm (FrP), byråd for byutvikling Britt Hege Alvarstein (FrP) og byrådsleder Øyvind Hilmarsen (H). Byråd for finans, Line Fusdahl (H) gikk av 8. januar 2014, og er ikke med på bildet.
Innhold 4 Byrådsleders forord 5 Økonomisk analyse 12 Tema: Beredskap 13 Tema: Pensjonskasse 14 Byrådsleders kontor 15 Kommuneadvokaten 15 Kommunikasjonsavdelingen 16 Byrådsavdeling for finans 17 Personalenheten 19 Økonomienheten 19 Kemner 19 Innfordring 20 Internservice 20 Fagrent 20 IT-sentret 20 Eiendom 24 Byrådsavdeling for utdanning 25 Skole 26 Pedagogisk-psykologisk tjeneste (PPT) 26 Barnehage 28 Barneverntjenesten 28 Flyktningetjenesten 28 Forebyggende helsetjenester 30 Byrådsavdeling for helse og omsorg 31 Pleie og omsorg 32 Boligkontoret 32 Allmennlegetjenesten 34 Rus- og psykiatritjenesten 34 Sosiale tjenester i NAV Tromsø Telefon: 77 79 00 00 Telefaks: 77 79 00 01 postmottak@tromso.kommune.no Postadresse: Rådhuset, postboks 6900, 9299 Tromsø Besøksadresse: Rådhusgata 2 Organisasjonsnr. 940 101 808 Årsmelding 2013 Foto: Mark Ledingham. Lay-out: Norbye & Konsepta AS Trykk: Tromsø kommune 36 Byrådsavdeling for næring, kultur og idrett 37 Næring 37 Kultur og idrett 39 Bibliotek og byarkiv 39 Kulturhuset 40 Servicetorget 40 Tromsø Havn KF 40 Tromsø Parkering KF 42 Byrådsavdeling for byutvikling 43 Byutvikling 44 Bydrift 44 Brann og redning 46 Vann og avløp 47 Tromsø kommunestyre 2011-2015 48 Organisasjonskart 49 Investeringstabell 56 Antall fastlønte årsverk 57 Personalstatistikk
ÅRSMELDING 2013 Tromsø kommune Byrådsleders forord Medarbeiderne i Tromsø kommune gjør hver dag en stor innsats for at befolkningen skal kunne motta gode tjenester på alle områder. Byrådet mener byens drøyt 70.000 innbyggere, tilreisende og andre har fått mye igjen for skattekronene. I denne årsmeldingen gir vi et lite innblikk i hva våre 5.086 ansatte har bidratt med i 2013. Årsmeldingen for 2013 er i et nytt og mer kompakt format. Den skal være mer leservennlig, og samtidig ikke gå på akkord med mengden informasjon en årsmelding både bør og skal inneholde. Dette er et mellomstopp på vei mot en digitalisert versjon. I 2013 har det vært viktig å være framoverlent, for å møte utfordringene som kommer. Innenfor skole og helse har vi hatt en IT-satsing. IKT-strategi for Tromsøskolen ble vedtatt av kommunestyret i juni, og kommunen deltar i helsedirektoratets nasjonale program for Velferdsteknologi. Samhandlingsreformen utfordrer også kommunen, blant annet i å skaffe nok sykehjemsplasser. I 2013 etablerte kommunen ni nye korttidsplasser, samt tolv midlertidige plasser for å ta i mot utskrivningsklare pasienter. Året før ble det etablert nitten nye korttidsplasser. Det har luktet asfalt i 2013. Gjennom året har byrådet hatt et historisk høyt asfalteringsprogram. Takket være godt samarbeid mellom Bydrift og Eiendom ble det rullet ut asfalt for 40 millioner kroner. 19. juni vedtok kommunestyret å omdanne Tromsø Parkering KF til AS. Vedtaket ble effektuert og per 1. januar var aksjeselskapet i drift. Samtidig har byrådet en forventning om at parkeringsselskapet så snart som mulig kommer i gang med bygging av flere parkeringsplasser i sentrum. Tromsø Parkering leverte et meget godt resultat for forrige år. Det gjorde også Aurora Kino IKS. Selskapet som for halvannet år siden i realiteten hadde negativ egenkapital, kan for 2013 levere historiens første utbytte. I 2013 gjennomførte kommunen en medarbeiderundersøkelse. Den viser at de ansatte er mer fornøyd og stolte over egen arbeidssituasjon. Vi har en nedgang i antall deltidsansatte og gleder oss over at også sykefraværet har en liten nedgang. Byrådet har det siste året hatt fokus på arbeidet med etikk og korrupsjon gjennom sin deltakelse i Transparency International. Kommunen har deltatt i et nettverk med flere kommuner hvor tiltak for forebygging av korrupsjon har vært hovedtema. Samtidig har byrådet revidert de etiske retningslinjene. Retningslinjene skal behandles i kommunestyret i april 2014. 2013 var også året hvor det kom en avklaring på arbeidet med plasseringen av pensjonsmidlene. En sak som har pågått siden 2010. Kommunen har i praksis vært kunde hos private DNB siden 1946. I fjor kom beskjeden om at DNB ikke lengre skal tilby dette produktet i sin portefølje. Kommunestyret hadde da to valg: å gå til andre private aktører eller rekommunalisere tjenesten. Kommunestyret fulgte byrådets innstilling. Kommunens egen pensjonskasse er etablert og vil starte opp for fullt 1. juli 2014. Byrådet har en overordnet politikk for vekst. Det betyr at kommunen må holde igjen på drift for å møte investeringsbehov for framtiden. Der hvor regnskapet for 2012 viste et overskudd på 39 millioner kroner, viste 2013-regnskapet et overskudd på knappe 15 millioner kroner. Det er for lite. Det anbefales et større overskudd for at kommunen skal ha driftsmidler til nye investeringer og/eller avsetninger for å sikre en strategisk forutsigbar drift. Jeg vil med dette takke ansatte, folkevalgte og tillitsvalgte som har bidratt til at Tromsø kommune har levert og fortsatt skal produsere gode tjenester til våre innbyggere. Øyvind Hilmarsen byrådsleder 4
ØKONOMISK ANALYSE Regnskapsmessig overskudd på 14,7 millioner kroner Tromsø kommunes regnskap for 2013 ga et overskudd på 14,7 millioner kroner. Rammeområdene tilknyttet kommunal drift viser et mindreforbruk på 18,5 millioner kroner. Økte refusjonsinntekter, andre inntektsendringer og færre fondsavsetninger, gjør at kommunen kan avlegge et regnskap med overskudd. Avviket på rammeområdene er satt sammen av områder med merforbruk og områder med mindreforbruk. Det største merforbruket er knyttet til tjenesteområdene Pleie og omsorg med 12,3 millioner kroner, Grunnskole/voksenopplæring/SFO med 6,4 millioner kroner og Samferdsel med 4,8 millioner kroner. Det største mindreforbruket knytter seg til tjenesteområdene Sosiale tjenester/forebygging/rus, Bygg- og eiendomsdrift og Kultur og idrett, med henholdsvis 29,3 millioner kroner, 10,3 millioner kroner og 2,9 millioner kroner. Hovedoversikt Hovedoversikten under er bygd opp etter rammeområder gjort gjeldene fra 1. januar 2005, jf. kommunestyresak 182/04. Tjenesterammer med avvik Tjenesteramme 1001 Politisk styring Resultat etter korrigeringer er et mindreforbruk på 2,2 millioner kroner. Mindreforbruket knytter seg hovedsakelig til reduserte utgifter til folkevalgte, som følge av endret pensjonsreglement. Tjenesteramme 1002 Administrativ styring, støtte Resultat etter korrigeringer er et merforbruk på 1 million kroner. Merforbruket er sammensatt av både enheter med merforbruk og enheter med mindreforbruk. Mindreforbruket knytter seg blant annet til kommunens personaltjenester og servicetjenester. Ufordelte rammereduksjoner trekker tjenesterammens resultat i motsatt retning og gir netto merforbruk på en million kroner. Hovedoversikt drift (tall i 1000) Tjenesteramme Korrigert Revidert Korrigert Korrigert regnskap 1 budsjett avvik avvik i % Politisk styring 34 087 36 278 2 191 6,0 % Administrativ styring, støtte 148 440 147 411-1 029-0,7 % Fellesutgifter -76-10 823-10 747 99,3 % Bygg- og eiendomsdrift, boligtjeneste 322 850 333 171 10 321 3,1 % Næringsliv - veiledning, støtte 6 928 9 796 2 868 29,3 % Barneverntjenesten 114 679 116 062 1 383 1,2 % Kommunale/private barnehager 578 395 577 759-636 -0,1 % Grunnskole/voksenopplæring/SFO 661 714 655 304-6 410-1,0 % Pleie- og omsorgstjenester 870 785 858 453-12 332-1,4 % Kommunehelsetjenester 125 079 127 229 2 150 1,7 % Sosiale tjenester/forebygging/rus 124 697 153 990 29 293 19,0 % Kultur og idrett 96 843 99 771 2 928 2,9 % Kirker og religiøse formål 28 130 28 104-26 -0,1 % Forebygging/beredskap brann og ulykker 42 376 38 754-3 622-9,3 % Fysisk planlegging og tilrettelegging 35 207 31 452-3 755-11,9 % Samferdsel, m.v. 77 145 72 364-4 781-6,6 % Netto renter og avdrag 313 315 317 460 4 145 1,3 % Disponert til avsetning m.v. -7 297 27 113 34 410 126,9 % Frie inntekter -3 339 824-3 384 717-44 892 1,3 % Motpost avskrivninger, renter og avdrag -233 472-234 931-1 459 0,6 % Sum 0 0 0 1) Korrigert for kompensasjonsinntekter fra merverdiavgift på investering og avskrivning av varige driftsmidler 5
ÅRSMELDING 2013 Tromsø kommune Tjenesteramme 2002 Bygg- og eiendomsdrift, boligtjeneste Resultat etter korrigeringer er et mindreforbruk på 10,3 millioner kroner. 4,7 millioner kroner av mindreforbruket knyttes til renholdstjenesten og skyldes redusert innkjøp og betydelige sykelønnsrefusjoner. 5,3 millioner kroner knyttes til eiendomstjenesten, hvor 2,9 millioner kroner av avviket skyldes utgifter til tjenestene utbyggingsområder/tiltak boliger. Resterende avvik skyldes lavere forbruk og energipriser enn budsjettert. Tjenesteramme 2003 Næringsliv veiledning, støtte Resultat etter korrigeringer viser et mindreforbruk på 2,8 millioner kroner. Avviket skyldes inntektsføring av tidligere avsatte fondsmidler på 1,7 millioner kroner og redusert utgiftsnivå på byrådsavdelingen med 1,1 millioner kroner, som følge av blant annet forsinket oppstart av næringsfondets samferdselsdel. Tjenesteramme 3002 Barneverntjenesten Resultat etter korrigeringer er et mindreforbruk på 1,4 millioner kroner. Flyktningtjenesten har et mindreforbruk på barnevernsrammen knyttet til enslige mindreårige flyktninger på tre millioner kroner. Dette skyldes økte inntekter på grunn av høyere aktivitetsnivå enn forventet, samt etterbetaling av inntekter fra 2012. Den ordinære barnevernstjenesten har et merforbruk på 1,6 millioner kroner, som i hovedsak skyldes ekstraordinære helsekostnader knyttet til et særskilt barn plassert på institusjon. Tjenesteramme 3003 Kommunale/private barnehager Resultat etter korrigeringer er et merforbruk på 0,6 millioner kroner. Tabellen under viser hvordan avviket er fordelt innenfor rammen. Korrigert Revidert Korrigert Tjeneste regnskap budsjett resultat Merforbruket knyttet til private barnehager skyldes i hovedsak etterbetaling av tilskudd for 2012. Mindreforbruket knyttet til styrkingstiltak i kommunale og private barnehager skyldes færre tildelte støttestillinger enn budsjettert. Tjenesteramme 3004 Grunnskole/voksenopplæring/SFO Resultat etter korrigeringer er et merforbruk på 6,4 millioner kroner. Som i 2012 er det stor variasjon mellom de enkelte enhetenes resultater. Avviket skyldes hovedsakelig økt ressursbruk til spesialundervisning, noe som også i 2012 var hovedårsaken til merforbruk på tjenesterammen. I 2013 har det i tillegg vært høyere kostnader forbundet med spesialundervisning i private skoler og økte kostnader til skoleskyss. Tjenesteramme 4001 Pleie og omsorgstjenester Resultat etter korrigeringer er et merforbruk på 12,3 millioner kroner. Tabellen under viser hvordan avviket er fordelt innenfor rammen. Korrigert Revidert Korrigert Tjeneste regnskap budsjett resultat Hjemmetjenesten 497 170 484 039-13 131 Institusjonstjenesten 286 725 282 068-4 657 Byråd for helse og omsorg -112 252-103 480 8 772 Rus- og psykiatritjenesten 51 683 50 384-1 299 Tildelingskontoret 98 531 98 436-95 Allmennlegetjenesten 5 556 6 158 602 Øvrige enheter 43 371 40 847-2 524 Sum tjenesteramme (tall i 1000) 870 784 858 452-12 332 6 % 1 % 11 % 13 % Ordinær drift kommunale barnehager 220 741 224 412 3 671 Tilskudd til private barnehager 303 994 296 100-7 894 Språk og andre styrkingstiltak 47 010 50 191 3 181 Andre tjenester (*) 6 650 7 056 406 Sum tjenesteramme barnehage (tall i 1000) 578 395 577 759-636 26 % 43 % *) Utgifter til barnehagefaglige rådgivere/barnehagemyndighet, Åpen barnehage, PPT Det positive avviket knyttet til drift av kommunale barnehager skyldes at pensjonskostnadene ble rundt 2,5 millioner kroner lavere enn budsjettert. I tillegg har enhetene gjennom ulike tiltak redusert kostnadene med ca. en million kroner i henhold til innsparingskrav. Hjemmetjenesten Institusjon Rus- og psykiatritjenesten Tildelingskontoret Allmennlegetjenesten Øvrige enheter Figuren viser enhetenes andel av samlet forbruk, korrigert for vederlag og refusjon for ressurskrevende tjenester tilknyttet fellesområdet. 6
ØKONOMISK ANALYSE Hjemmebaserte tjenester Resultatet til ordinære hjemmebaserte tjenester viser for 2013 et merforbruk på 13,3 millioner kroner. Kostnader til hjemmebaserte tjenester har økt med 9,1 prosent, og skyldes i hovedsak økning i antall brukere og økt brukerbehov. Antall brukere økte med 13 prosent og antall timer økte med 2 194 i løpet av året til totalt 26 291 timer per uke. Gjennomsnittlig timetildeling per bruker økte med 0,21 time per uke. Institusjonstjenesten Pleie og omsorg i institusjoner og boformer med heldøgnspleie og omsorg hadde et merforbruk på 4,6 millioner kroner i 2013. Forbruket økte med 6,4 prosent. I hovedsak skyldes dette økte kostnader grunnet økt brukerbehov og etablering av ni ekstra senger for å kunne ta i mot utskrivningsklare pasienter. Byråd for helse og omsorg Regnskapet viser et mindreforbruk på 8,8 millioner kroner. Dette skyldes hovedsakelig at beregning av refusjonsinntekter for ressurskrevende brukere ble større enn tidligere estimert. Økningen i refusjonsinntekter er ikke fordelt på driftsenhetene da den endelige beregningen først var klar ved regnskapsavleggelsen. Allmennlegetjenesten Mindreforbruket skyldes vakante sykehjemslegestillinger første halvdel av 2013. Tjenesteramme 5001 Kommunehelsetjenester Resultat etter korrigeringer er et mindreforbruk på 2,1 millioner kroner. Forebyggende helsetjenester har et mindreforbruk på 0,9 millioner kroner i 2013. Mindreforbruket skyldes hovedsakelig pensjonsfordelingen på slutten av året der enheten fikk tilbakeført overnevnte beløp. Allmennlegetjenesten hadde i 2013 et mindreforbruk på 3,4 millioner kroner. Avviket skyldes i hovedsak vakant legestilling i administrasjonen gjennom store deler av året, etterbetaling av statlige refusjoner knyttet til veiledning av leger og endrede rutiner på Legevakta i forhold til innkreving av pasientbetaling. Byrådsavdeling for helse og omsorg har et merforbruk på 2,8 millioner kroner, der avviket hovedsakelig skyldes feilpostering av utgifter til rustiltak. Tjenesteramme 5002 har et tilsvarende mindreforbruk. Det har også vært en merkostnad på 1,1 million kroner til dekning av forsikring i Norsk Pasientskadeerstatning og til refusjon av kostnader for helsetjenester gitt innenfor andre EØS-land. Tjenesteramme 5002 Sosiale tjenester/forebygging/rus Resultat etter korrigeringer er et mindreforbruk på 29,3 millioner kroner. NAV Tromsø hadde et mindreforbruk på 1,3 millioner kroner. Avviket skyldes færre brukere i kvalifiseringsprogram enn planlagt og fire vakante stillinger deler av året. Flyktningtjenesten viser et positivt resultat på 16 millioner kroner i 2013. Hovedårsaken til avvik skyldes at enheten har inntektsført fem terminer med integreringstilskudd, mot fire tidligere år. Dette har medført en økt inntekt på 11,8 millioner kroner i 2013. Det har i tillegg vært flere familiegjenforeninger som har ført til høyere inntekter. En hovedvekt av bosettinger har skjedd midt eller sent på året hvilket likevel gir helårlig inntekt for disse personene. Tiltak hjemlet i introduksjonsloven i 2013 er ikke igangsatt, derav sparte kostnader. Tiltakene vil starte i 2014. Erstatningsordningen for tidligere barnevernsbarn viser et mindre forbruk på 11,7 millioner kroner og skyldes færre behandlede saker og flere avslag enn først beregnet. Tjenesteramme 6001 Kultur og idrett Resultat etter korrigeringer viser et mindreforbruk på 2,9 millioner kroner. Mindreforbruket knytter seg blant annet til reduserte utgifter til idretts- og kulturbygg, kino og kulturskoletjenester. Kulturhusaktiviteter trekker rammen i negativ retning med et merforbruk på 1,2 millioner kroner. Tjenesteramme 7001 Forebygging/beredskap brann og ulykker Resultat etter korrigeringer er et merforbruk på 3,6 millioner kroner. 2,9 millioner kroner knytter seg til brann- og redningstjenesten der bemanningsforskriftene har ført til et netto merforbruk på lønn med 0,7 millioner kroner, merforbruk på 0,4 millioner kroner i forbindelse med vedlikehold av brannbiler samt en inntektssvikt i forhold til budsjett på 1,8 millioner kroner. Inntektene kan anslagsvis variere fra år til år, blant annet avhengig av ulike brann- og forurensningshendelser. Tjenesteramme 7002 Fysisk planlegging og tilrettelegging Resultat etter korrigeringer er et merforbruk på 3,7 millioner kroner. 2,9 millioner kroner av avviket skyldes at bokførte utgifter til tjenestene utbyggingsområder tiltak boliger er gjort på denne rammen, med tilhørende budsjettmidler på tjenesteramme 2002. Resterende avvik knyttes til bygge- og delesaksbehandling. Tjenesteramme 7003 Samferdsel m.v. Resultat etter korrigeringer er et merforbruk på 4,8 millioner kroner. Avviket knytter seg hovedsakelig til tjenestene vinterdrift, herunder brøyting og strøing med 6,3 millioner kroner. Mindreutgifter knyttet til administrasjon og plandrift trekker resultatet i positiv retning og gir samlet et merforbruk på 4,8 millioner kroner. Tjenesteramme 9702 Disponert til avsetning m.v. Resultat etter korrigeringer er et mindreforbruk på 34,4 millioner kroner. Mindreforbruket skyldes redusert investeringsaktivitet og derav lavere overføring av momskompensasjon til investering på vel 49,1 millioner kroner. Videre er årets regnskapsmessige overskudd på 14,7 millioner kroner utgiftsført på rammen, slik at netto mindreforbruk blir på 34,4 millioner kroner. 7
ÅRSMELDING 2013 Tromsø kommune Tjenesteramme 9901 Frie inntekter Resultat etter korrigeringer viser en mindreinntekt på 44,9 millioner kroner. Dette er et teknisk avvik og skyldes hovedsakelig lavere momskompensasjon fra investering på 49,1 millioner kroner. I tillegg bidrar blant annet en merinntekt på skatt, rammetilskudd og eiendomsskatt til et netto avvik på 44,9 millioner kroner. Økonomisk rapportering 2013 Økonomirapport 1 Økonomirapporten viste et budsjettavvik uten inndekning på 34,1 millioner kroner. De største avvikene knyttet seg til tjenesterammene Grunnskole/voksenopplæring/SFO, Pleie- og omsorgstjenester og Barneverntjenesten, som meldte henholdsvis negative avvik på 19,3 millioner kroner, 18,8 millioner kroner og ni millioner kroner. I tillegg ble det meldt fem millioner kroner på Samferdsel, 3,1 millioner kroner på Administrativ styring og støtte, samt 2,5 millioner kroner på Forebygging/ beredskap brann og ulykker. Resterende meldte avvik på 2,9 millioner kroner fordelte seg på fire tjenesterammer. Det ble samtidig meldt et mindreforbruk på seks millioner kroner på Sosiale tjenester/forebygging/rus, fem millioner kroner knyttet til pensjon og 16 millioner kroner grunnet økte inntekter. Pleie- og omsorgstjenester ble styrket med ti millioner kroner, der styrkningen ble finansiert av økte frie inntekter. Grunnskole/voksenopplæring/SFO og Barneverntjenesten ble styrket med henholdsvis sju og fire millioner kroner. Netto pensjonskostnad var forventet å bli fem millioner kroner lavere enn budsjettert. Byrådet foreslo derfor at rammeøkningen til Grunnskole/voksenopplæring/SFO og Barneverntjenesten ble finansiert ved reduksjon i pensjonskostnad og økte frie inntekter. Kommunehelsetjenester ble styrket med 0,3 millioner kroner. De resterende meldte avvik ble vedtatt dekket innenfor den enkelte ramme. Forsinkelser i overtakelse av Storelva idrettspark gjorde at kommunen måtte utbetale tilskudd på 0,5 millioner kroner som ble finansiert ved bruk av disposisjonsfond. Samme fond ble også brukt til nye prioriteringer i 2013. Kulturskoletimen i SFO fikk 0,96 millioner kroner til drift, kunstisbanen i Tromsdalen ble bevilget 0,4 millioner kroner til drift og opprustning, private kulturskoletilbud fikk 0,25 millioner kroner og Røde Kors fikk 0,3 millioner kroner til å opprettholde og utvikle frivillighetsarbeid. Økonomirapport 2 Økonomirapporten viste et avvik i forhold til revidert budsjett på 30,6 millioner kroner. Avvikene knyttet seg hovedsakelig til tjenesterammene Pleie- og omsorgstjenester med 37,5 millioner kroner, Grunnskole/voksenopplæring/SFO med 12,5 millioner kroner, Renter og avdrag med 8,7 millioner kroner, Samferdsel med seks millioner kroner, Barneverntjenesten med 4,5 millioner kroner, Kommunale/private barnehager med 2,9 millioner kroner og Forebygging/beredskap brann og ulykker med 2,5 millioner kroner. Resterende negativt avvik på 5,1 millioner kroner fordelte seg på fire tjenesterammer. Det ble samtidig meldt mindreforbruk på Fellesutgifter med 24 millioner kroner hvor økte frie inntekter utgjorde 20 millioner kroner. Videre ble det meldt mindreforbruk på Sosiale tjenester/forebygging/ rus med tre millioner kroner, Politisk styring med 1,6 millioner kroner og Kommunehelsetjenester med 0,5 millioner kroner. Pleie- og omsorgsrammen ble styrket med 19,5 millioner kroner som ble finansiert gjennom økning i frie inntekter. Resterende meldte avvik måtte tilpasses innenfor tildelt ramme. Grunnskole/voksenopplæring/SFO ble styrket med ni millioner kroner. Resterende avvik måtte tilpasses innenfor rammen. Bydrift ble styrket med fem millioner kroner. Barneverntjenesten, Rus- og psykiatritjenesten, Barnehage og Brann og redning ble styrket med henholdsvis 4,5 millioner kroner, tre millioner kroner, to millioner kroner og 1,1 millioner kroner. Forventet netto pensjonskostnad ble ti millioner kroner lavere enn budsjettert, samtidig som de forventede kostnadene til lønnsoppgjøret utgjorde rundt 14 millioner kroner mindre enn budsjettert. Overnevnte bevilgninger ble derfor finansiert ved reduksjon i pensjonskostnad og ubrukte midler til lønnsoppgjøret. Som følge av økning i medlemsmassen til andre trossamfunn ble tilskuddsrammen økt med 0,6 millioner kroner. Grunnet ekstraordinære avskrivninger økte årets minimumsavdrag med 8,7 millioner kroner. Økning i tilskudd til trossamfunn og økte minimumsavdrag ble finansiert av mindreforbruk på politisk styring med 1,6 millioner kroner og bruk av disposisjonsfond med 7,8 millioner kroner. Driftsresultat Hovedtall fra driftsregnskapet (tall i 1000) Regnskap 2010 Regnskap 2011 Regnskap 2012 Regnskap 2013 Sum driftsinntekter -3 872 897-4 239 704-4 509 752-4 747 453 Sum driftsutgifter 3 667 418 4 087 152 4 351 807 4 654 364 Brutto driftsresultat -205 479-152 552-157 944-93 089 Netto finansposter og avskrivninger 29 898 50 684 101 821 86 160 Netto driftsresultat -175 581-101 869-56 124-6 929 Bruk av avsetning -61 102-95 969-119 222-118 154 Avsetninger 184 780 159 809 136 439 110 407 Regnskapsmessig merforbruk (+) / mindreforbruk (-) -51 903-38 029-38 907-14 676 8
ØKONOMISK ANALYSE Brutto driftsresultat Driftsinntektene og driftsutgiftene må utvikle seg balansert for å sikre en bærekraftig og forutsigbar tjenesteutvikling. En positiv utvikling for brutto driftsresultat er en forutsetning for å kunne dekke økte rente- og avdragsutgifter, egenfinansiering av investeringer og fondsavsetning i fremtiden. Tromsø kommune opplevde i 2013 en vekst i driftsinntektene på om lag 238 millioner kroner. Dette knytter seg hovedsakelig til økt skatt på inntekt og formue og økt rammetilskudd. Samtidig økte driftsutgiftene med om lag 303 millioner kroner, og økte dermed mer enn driftsinntektene. Brutto driftsresultat har derfor hatt en negativ utvikling fra 2012. Driftsutgiftenes andel av driftsinntektene er i 2013 på 98 prosent. Dette innebærer at kun to prosent av driftsinntektene gjenstår til dekning av finansutgifter, avsetninger og egenfinansiering av investeringer. Netto driftsresultat Netto driftsresultat brukes ofte til å beskrive kommunens økonomiske handlefrihet. Netto driftsresultat i prosent av driftsinntektene, kalt netto resultatgrad, viser hvor stor del av driftsinntektene som kan benyttes til egenfinansiering av investeringer og fondsavsetning, når drifts- og finansutgifter er dekket. En positiv resultatgrad, er en forutsetning for at Tromsø kommune skal ha driftsmidler til nye investeringer eller avsetninger for å sikre en strategisk forutsigbar drift. Kommunaldepartementet anbefaler at netto resultatgrad over tid bør ligge på tre prosent. For Tromsø kommune har dette nøkkeltallet de siste årene vært positiv, men utviklingen har i likhet med brutto resultatgrad fra 2012 til 2013 vært nedadgående. Netto resultatgrad er i 2013 på 0,15 prosent. Diagram 1 Utvikling i brutto og netto resultatgrad Diagram 2 Utvikling i kostnadsarter (nominelle tall i millioner kroner) Lønnskostnadene økte i 2013 med 6,6 prosent eller 174 millioner kroner sammenlignet med 2012. I tillegg til lønnsoppgjøret er kostnadsveksten også knyttet til en årsverksvekst på tre prosent fra 2012 til 2013. Driftsutgiftene har økt med tolv prosent sammenliknet med 2012 og skyldes blant annet økte kostnader til drift av transportmidler, snøbrøyting og vedlikehold av anlegg. Økningen i tilskudd fra 2010 til 2011 skyldes at kommunen ble gitt finansieringsansvaret for private barnehager. Økningen fra 2012 til 2013 skyldes hovedsakelig etterbetaling av tilskudd til private barnehager for 2012 og økte kostnader til spesialundervisning i private skoler. Kommunens kostnader til renter og avdrag i 2013 er på tilnærmet samme nivå som i 2012. Diagram 3 Netto finansutgifter i prosent av driftsinntektene 8 7 6 5 4 3000 2500 2000 1500 1000 500 0 Lønn og sos.utg Driftsutgifter Tilskudd Renter og avdrag 2009 2010 2011 2012 2013 3 6 % 5 % 4 % 3 % 2 1 2007 2008 2009 2010 2011 2012 2013 Tromsø Gj. snitt ASSS Gj. snitt Troms 2 % 1 % Kilde: KOSTRA. Tall for 2013 er foreløpig ikke tilgjengelig for ASSS og Troms. 0 % -1 % -2 % -3 % 2004 2005 2006 2007 2008 2009 2010 2011 2012 2013 Diagram 3 viser at finansutgiftenes andel av driftsinntektene i Tromsø kommune i 2013 er på tilnærmet samme nivå som i 2012. Brutto Netto Diagrammet viser videre at Tromsø kommune for 2012 har en høyere andel finansutgifter enn gjennomsnittet for ASSSkommunene og øvrige kommuner i Troms. Tromsø kommune bruker altså en betydelig større andel av driftsinntektene til å dekke renter og avdrag i forhold til gjennomsnittet for disse to kommunegruppene. 9
ÅRSMELDING 2013 Tromsø kommune Regnskapsmessig resultat Diagram 5 Skattefinansiert lånegjeld per innbygger Regnskapet for 2013 er avsluttet med et regnskapsmessig mindreforbruk på 14,7 millioner kroner. Nedenfor presenteres kommunens regnskapsresultat fra og med 2003. 40000 35000 30000 26 642 27 373 28 142 39 580 Diagram 4 Utvikling i regnskapsresultat (tall i millioner kroner) 25000 22 087 20000 100 80 94,6 15000 10000 60 40 32,4 51,9 38,0 38,9 5000 0 2009 2010 2011 2012 2013 20 0-20 -40-41,7 13,6 9,5-32,6 5,8 14,7 Skattefinansiert gjeld per innbygger er på 39 580 kroner. Årsaken til økningen fra 2012 er en teknisk korrigering for å beregne skattefinansiert lånegjeld. Dette er gjort for lettere å kunne sammenligne skattefinansiert lånegjeld per innbygger med resten av kommunene i Norge. Tidligere var lån til Fokuskvartalet og lån til boliger trukket ut fra skattefinansiert, og det var feil i lånegjelden til vann- og avløpssektoren. -60 2003 2004 2005 2006 2007 De siste ti årene har regnskapsresultatene vært mer varierende enn forrige tiårsperiode. For å unngå negative konsekvenser for det etablerte driftstilbudet, er det viktig at kommunen unngår underskudd. I år med positive regnskapsresultater er det derfor strategisk viktig at kommunen avsetter midler til driftsfond, for å sikre en forutsigbar drift. 2008 2009 2010 2011 2012 2013 Renter og avdrag på låneportefølje Rentenivået i Norge har som i resten av verden vært lavt i 2013, noe som fortsatt skyldes stor usikkerhet i verdensøkonomien, med spesielt fokus på høy statsgjeld i store deler av Europa. I tillegg holdes renta lav i Norge på grunn av høy inflasjon og sterk krone. Kommuners flytende lånerenter lå ved utgangen av 2013 på om lag 1,8 prosent. 10 Lånegjeld Kommunens langsiktige lånegjeld var ved årsskiftet på 4,98 milliarder kroner. Det er en økning på 123 millioner kroner fra 2012. Nye låneopptak er relatert til blant annet investeringer som Hillesøy barnehage, Otium og Sommerlyst skole. I tillegg er det tatt opp nye lån til investeringer innenfor vann- og avløpssektoren og lån til videreutlån, såkalte startlån i Husbanken. I 2013 tok kommunen opp 105 millioner kroner i startlån, en halvering fra 2012. Lånegjeld tilknyttet skattefinansierte investeringer utgjorde ved årsskiftet omlag 2,8 milliarder kroner, en endring som er gjort for å samsvare med andre storbykommuner i Norge. (tall i millioner kroner) Endring i lånegjeld 2009 2010 2011 2012 2013 Opptak nye lån 270 445 270 460 355 - Avdrag (inkl. ekstraordinære avdrag) 203 154 196 196 232 = Endring i lånegjeld 543 292 74 264 123 Lånegjeld per 31.12 4 231 4 522 4 596 4 860 4 983 Diagram 6 Netto rente- og avdragsutgifter (tall i millioner kroner) 350 300 250 200 150 100 50 0 196,1 2009 Kommunens netto kapitalutgifter økte med 10,9 millioner kroner i 2013 i forhold til foregående år. Økningen skyldes hovedsakelig økt avdrag i form av at store byggeprosjekter var ferdig i 2012. Investeringer 212,0 2010 236,2 2011 303,8 2012 314,6 2013 Tromsø kommunes investeringer var i 2013 på totalt 690,8 millioner kroner. Utlån og avdrag på formidlingslån utgjorde 219 millioner kroner av dette. Avsetning til Tromsø kommunale pensjonskasse, investeringer i Vann og avløp og ordinære investeringer utgjorde henholdsvis 25 millioner kroner, 85,3 millioner kroner og 249,6 millioner kroner. I tillegg er det vedtatt kjøp av aksjer i Arnestedet Eiendom AS på 111,9 millioner kroner finansiert med overdragelse/salg av tomter. Investeringene ble 158 millioner kroner lavere enn budsjettert. Avviket mellom plan og gjennomføring forsterkes av at man justerte ned ordinære investeringer med 130 millioner kroner og Vann og avløp med 48 millioner kroner.
ØKONOMISK ANALYSE Nedenfor synliggjøres fordelingen av investeringene på tjenesteområdene (tall i 1000). Tjenesteområde Regnskap Revidert budsjett Rest beløp Administrasjon - felles 154 943 158 925 3 982 Administrasjon 13 731 21 555 7 824 Skole 9 075 10 336 1 261 Barnehager 21 316 29 362 8 046 Helse og sosial 255 512 288 671 33 159 Bygg og eiendom 15 150 32 159 17 009 Kultur og idrett 23 858 40 339 16 481 Kirker og gravlunder 5 562 6 051 489 Samferdsel 100 760 156 332 55 572 Brann og redning 5 593 5 337-256 Vann og avløp 85 338 99 800 14 462 Sum 690 838 848 867 158 029 Nærmere om vesentlige prosjekter og framdrift Sommarøy barnehage er planlagt åpnet 3. mars 2014. Store deler av aktiviteten har vært rettet mot utvikling av en rekke store prosjekter. Det gjelder Sommerlyst skole, Brensholmen skole, Otium, ombyggingen av den gamle brannstasjonen, arbeidet med nytt krematorium og folkebadet på Templarheimen. Tromsøpakke II ble i hovedsak avsluttet i 2013. Tromsøpakke III er i gang, og det er engasjert ekstern prosjektledelse. Det er gjort et betydelig arbeid med asfaltering og oppgradering av kommunale veier, og asfaltering av fortau og gang- og sykkelvei i 2013. Arbeidet med å bedre tilrettelegge Tromsømarka for fysisk aktivitet, friluftsliv, og som transportåre mellom bydelene har fortsatt i 2013. Lysløyper og turveier er oppgradert, og det er etablert utendørs treningspark i Telegrafbukta og på Charlottenlund. I tillegg har man gjennomført en rekke mindre tiltak i samarbeid med lag og foreninger, og det er bygget turveger i Kroken og på Kvaløya. Sikring av demningen ved Prestvannet er påbegynt i 2013. Erverv av bygg og boliger kostnadene til resultatenheten. Med 1,2 milliarder kroner i anleggsverdier er enheten følsom for rentesvingninger, noe det må tas hensyn til i avsetningene til selvkostfond. Damvannet i Simavika, som er hovedvannkilden til byvannverket, har vært tappet helt ned og inspisert. Etter omfattende vedlikehold er Damvannet igjen klar til å levere vann til kommunens innbyggere. Etablering av høydebassenget sammen med et nytt og viktig vannfordelingspunkt nord på Tromsøya er nå i gang, men påføres stadig forsinkelser. De to hovedvannledningene over til Tønsnes og Kroken skal settes i drift i 2014. I 2013 ble det kjøpt inn en spesialbil til filming inne i avløpsledninger. Slik filming vil avdekke hvor ressursene best kan utnyttes til vedlikehold og utskifting av ledningsnettet. Innen avløp er det gjort mange forbedringer av gamle pumpestasjoner og utskifting av gamle ledninger også i 2013. På Slettaholmen på Kvaløya er prosjektet for overføring av avløpsvann fra Kvaløya til Langnes renseanlegg godt i gang. Det er et stadig sterkere fokus på utskifting av gammelt og dårlig ledningsnett. Slike prosjekter søkes gjennomført i samarbeid med annen aktivitet i de aktuelle områdene, og er blant annet gjennomført i Mellomvegen, Karl Pettersens gate, Clodiusbakken, Johnsgårdsgate, Ærfuglvegen, Solstrandvegen, med flere. Prosjektet med etablering av småkraftverk i forbindelse med vannverket i Simavika er nå inne i fasen for bygging av selve kraftverket med hus og montering av turbin. Man forventer at anlegget er i produksjon i løpet av første halvdel av 2015. Finansiering Diagram 7 Kommunens finansiering av investeringer (tall i millioner kroner). Flere boligområder med høy byggemodenhet er i løpet av 2013 overført Arnestedet Eiendom AS. Det er ervervet tjue leiligheter i forbindelse med Otium-prosjektet og i tillegg to presteboliger. Mellomvegen 100 er kjøpt til helse- og omsorgsformål. Det er solgt én av to leiligheter i Conrad Holmboes gate, mens kommunen har ervervet eiendommen Strandvegen 30 fra Tromsø Taxi. Forhandlinger om salg av Strandvegen 8 er forventet i 2014. Friområdene i Tromsdalen, opp til skytebanen er endelig ervervet. 13 56 132 368 Vann og avløp I 2013 gjennomførte Vann og avløp investeringsprosjekter for 85 millioner kroner. Dette var fordelt med 47 millioner kroner innen vannområdet og 38 millioner kroner innen avløpsområdet. Flere store prosjekter kom ikke i gang som opprinnelig planlagt slik at investeringsnivået ble mye lavere enn budsjettert. I 2013 utgjorde kapitalkostnadene 45 prosent av de årlige 92 Salg 19 % Fond 13 % 30 Tilskudd 2 % MVA-komp. 4 % Avdrag 8 % Bruk av lån 53 % 11
ÅRSMELDING 2013 Tromsø kommune Beredskap I høst publiserte markeds- og meningsmålingsinstituttet Sentio resultatet av en landsomfattende undersøkelse. Den viste at innbyggerne i Tromsø kommune var de som hadde størst tillit til den lokale kriseberedskapen. På de neste plassene fulgte Ålesund, Sandnes, Stavanger og Trondheim. Den samme undersøkelsen kartla samtidig publikums opplevde trygghet med hensyn til kriminalitet og sykehustilbud. Også her kom kommunen svært godt ut. Vi tror dette henger sammen med at kommunen, år etter år, viser at den er klar til å møte uvær, stengte veger, store snøfall og skredfare på en god måte. Også ved alvorlige hendelser har kommunen vist at en har ressursene, kompetansen og evnen til å gjøre det situasjonen krever. Innbyggernes inntrykk av kommunens kriseberedskap bygges slik opp over tid. Etterjulsvinteren 2013 var i denne sammenheng krevende. Mange lokalsamfunn var isolert over lengre tid, noen innbyggere måtte evakueres fra hjemmene sine i flere døgn, og det måtte settes opp nødtransport for å få fram medisiner og mat, og for å få folk ut av isolerte områder. Selv om de som var direkte utsatt bar den tyngste børa, føler vi oss trygge på at kommunens innsats var vesentlig for at det hele gikk så bra som det gjorde. Disse vintererfaringene er på ingen måte nye. Slik er Tromsø, både byen og bygdene. Men hver gang streber vi etter å bli dyktigere. Derfor har kommunen nylig gått til anskaffelse av flere satellittelefoner. Disse skal stasjoneres ut i de bygdene som er mest sårbare dersom en skulle oppleve stengte veger, strøm- og telebrudd samtidig. Slik bygger vi, stein på stein, robuste lokalsamfunn. Indre havn. 12
TEMA Pensjonskasse 5. september 2013 vedtok Tromsø kommune å opprette såkalt «nøkkelferdig pensjonskasse», jfr. kommunestyrets sak 115/2013. Det har over flere år blitt utredet muligheter for etablering av egen pensjonskasse i Tromsø kommune. I desember 2010 vedtok kommunestyret og utrede fordeler og ulemper ved en slik pensjonsorganisering. Etter en grundig utredningsperiode, ble det i oktober 2012 fremmet en ny sak til politisk behandling i kommunestyret. Tromsø kommunes pensjonsordning er i dag levert og administrert av DNB Liv og gjelder alle ansatte og tillitsvalgte, med unntak for lovfestet avtaler som lærere og undervisningspersonell har med Statens pensjonskasse (SPK) og sykepleiere og leger har med Kommunal Landspensjonskasse (KLP). Målsetningen til Tromsø kommunen er å etablere den kommunale pensjonskassen per 1.7.2014, og pensjonsordningen med DNB Liv vil da bli avviklet. Premiereserven utgjør per 31.12.2013 om lag 2,3 milliarder kroner. Den kommunale pensjonskassen skal legge til rette for at kommunen har mulighet for økt avkastning på pensjonsmidler til forvaltning, gjennom en tilpasset investeringsstrategi. Årlige pensjonskostnader reduseres, og midler frigjøres til ordinær tjenesteytelse. Foto: Gaute Bruvik 13
Byrådsleders kontor Kontoret har 14 administrative stillinger. Dette omfatter ikke stillinger tilknyttet funksjoner ved Kommuneadvokatens kontor og prosjektet Oppreisningsordningen for tidligere barnevernsbarn. Andel av byrådsavdelingenes brutto utgifter i 2013 var en prosent.
BYRÅDSLEDERS KONTOR Kontorets kjerneoppgaver. Hovedoppgaven er koordinering mellom byrådsavdelingene, samt å kvalitetssikre formelle og juridiske rammer som styrer kommunens virksomhet. Kontoret skal tilse at vedtak i kommunestyret og byrådet blir iverksatt. Viktige oppgaver er generell veiledning, intern og ekstern informasjon, eierskap, beredskap og internasjonalt arbeid. Eierskap og internasjonalt arbeid ble tillagt kontoret fra 1.3.2013. Kontoret har dessuten den utøvende sekretariatsfunksjonen for byrådet, komiteer og kommunestyret, eldrerådet og rådet for funksjonshemmede. Dette relaterer seg til produksjon av sakslister, møteinnkalling og protokollering. Kontoret har også i 2013 hatt ansvaret for saks- og sekretariatsfunksjon for kommunens klageutvalg, men dette vurderes overført til ordføreren. Oppreisningsordningen for tidligere barnevernsbarn ble i 2013 utvidet fra tre til 19 kommuner, der Tromsø er vertskommune. Søknadsfristen for Tromsø, Harstad og Karlsøy utløp høsten 2013, for øvrige kommuner ultimo 2014. Det er mottatt 68 søknader til Tromsø, hvorav 60 er behandlet per 31.12.13. Det er tilkjent rundt 21 millioner kroner fra Tromsø kommune. Troms fylkeskommune bidrar til både drift og oppreisningsutbetalinger. Ordningen vil i 2014 være inne i sitt siste driftsår. Den vil bli forlenget noe inn i 2015 for å få sluttbehandlet de siste søknadene ilag med etterfølgende arbeid. Eierskap. Ny eierskapsmelding ble vedtatt i juni 2013. For å styrke eierskapsarbeidet ble det høsten 2013 satt sammen et eierskapsteam med tre rådgivere fra Byrådsleders kontor og en rådgiver fra byrådsavdeling for finans. En av stillingene har hatt dette som hovedarbeidsområde. Større saker i 2013 har vært revisjon av eierskapsmelding (k-sak) og orienteringssak om generalforsamlingsprotokoller (k-sak). Årlig eierskapsseminar ble gjennomført i juni 2013. Ekstern juridisk bistand. Kontoret har ytt veiledning og bistand til avdelingene herunder særskilt til byråd for utdanning. Bistand har vært relatert til enkeltsaker, men også til å generelt sikre gode rutiner tilknyttet enkeltvedtak. Kommuneadvokaten Kommuneadvokatens kontor prosederer kommunens rettssaker og bistår kommunens administrasjon, enheter og kommunale foretak med juridisk rådgivning. Kontoret har fire advokater, men vil øke til fem i løpet av 2014. I 2013 har kommuneadvokaten hatt saker i bl.a. barnevern, entreprise, skjønn og arbeidsrett foruten å bistå med juridisk rådgivning på ulike rettsområder. Kommuneadvokaten har også vært involvert i granskingen av Troms Kraft AS. Trenden med økt saksmengde både i barnevern og andre saker har fortsatt i 2013. Kommuneadvokaten legger til grunn at denne utviklingen vil fortsette i årene som kommer, særlig i forhold til bistand overfor de kommunale foretakene. Kommuneadvokaten ser videre behov for å justere bistanden til barneverntjenesten. Det bør utprøves en modell i løpet av 2014, der kommuneadvokatkontoret bistår barneverntjenesten fra et tidligere tidspunkt i saker som skal bringes inn for fylkesnemnda, ved å overta arbeidet med å utforme saksfremlegget (som en regulær stevning). En slik justering antas å ville frigjøre ressurser for barneverntjenesten, samtidig som effektiviteten og kvaliteten på kommunens samlede leveranse vil øke. Tromsø overformynderi ble avviklet i løpet av 2013, idet staten overtok ansvaret for landets overformynderier. Det praktiske arbeidet med overgangen til staten var krevende, men svært vellykket takket være stort pågangsmot, effektivitet og vilje til gjennomføring hos medarbeiderne som var involvert i prosessen. To av medarbeidere ved Tromsø overformynderi fulgte med over til fylkesmannen fra 1. juli 2013. Kommunikasjonsavdelingen Avdelingen er kommunens kommunikasjonsfaglige kompetansesenter, og skal yte tjenester til hele organisasjonen. Den har det faglige og redaksjonelle ansvaret for kommunens interne og eksterne informasjonsflyt. Det skjer gjennom blant annet kommunens hjemmeside, intranett, Gata Mi og internavisa Innblikk. Alle disse plattformene har gjennomgått forbedringer i løpet av 2013. Retningen er tydelig digital. Sosiale medier gir nye muligheter for god innbyggerkontakt. Tromsø kommune har 2700 følgere på Facebook, en økning på 600 siste året. Kommunen er også til stede på Twitter, Flickr og YouTube. Kommunikasjonsavdelingen har det faglige ansvar i forhold til medierådgiving, samt opplæring og kurs knyttet til dette. Avdelingen forvalter profilhåndboka. For å nå kommunens målsetning om god kommunikasjon og et styrket omdømme, er det en prioriteret oppgave for kommunikasjonsavdelingen å være tett på prosjekter som kan få ekstern eller intern oppmerksomhet. 15
Byrådsavdeling for finans Byrådsavdelingen består av enheter knyttet til økonomiforvaltning, personalforvaltning, informasjons- og kommunikasjonsteknologi (IKT), eiendom og renhold, innfordring av kommunale betalingskrav, skatteoppkreving og arbeidsgiverkontroll samt interne servicefunksjoner på rådhuset. Andel av byrådsavdelingenes brutto utgifter i 2013 var 25 prosent.
BYRÅDSAVDELING FOR FINANS Avdelingen har som sin fremste oppgave å yte støtte og veiledning til de andre byrådsavdelingene, forvalte kommunens eiendommer, ha det overordnede arbeidsgiveransvaret for kommunens 5086 ansatte, samt å ivareta en vesentlig del av saksbehandlingen til politiske organer. Videre har avdelingen en del publikumsfunksjoner knyttet til fakturering og innkreving av kommunale krav sammen med oppkreving av skatter. En stor del av de ansatte på rådhuset er tilknyttet byrådsavdeling for finans. Avdelingen har i 2013 vært preget av omorganisering og flytting av personale for å sette sammen en ny organisasjon tilpasset den parlamentariske styringsmodellen. Dette arbeidet sluttføres først i 2014. Tromsø kommune har sterk vekst. Antall ansatte i kommunen vokser naturlig nok også i takt med befolkningsveksten. Men veksten skjer ute i den eksterne tjenesteproduksjonen. Det betyr at byrådsavdelingen med sitt sterke interne fokus kontinuerlig må effektivisere sin virksomhet for å holde tritt med etterspørselen av tjenester fra politikere, ansatte og kommunens innbyggere. Personalenheten Tromsø kommune ferdigstilte sin arbeidsgiverstrategi i 2013. Strategien beskriver hvordan kommunen som organisasjon skal møte lokale arbeidsgiverutfordringer for å tiltrekke, utvikle og beholde nok og riktig kompetanse. Personalenheten har, på vegne av byrådet, hatt fokus på implementering og forankring av innholdet i strategien. Som et ledd i dette arbeidet har kommunen i 2013 startet med introduksjonssamlinger for nyansatte, hvor kommunens holdninger og verdier er et av hovedtemaene. Enheten har ansvar for kurs og opplæring på arbeidsgiverområdet, og har i tråd med arbeidsgiverstrategien fokus på ledelse og medarbeiderskap i opplæringer og arbeidsmiljøprosesser. Rekruttering er et av satsningsområdene i arbeidsgiverstrategien og Tromsø kommunes overordnede rekrutteringsplan ble også ferdigstilt i 2013. Kommunen har derfor utviklet felles profileringsmateriell som blant annet skal benyttes i arbeidet med rekruttering. Et annet satsningsområde er å fremme mangfold på arbeidsplassen. I 2013 har Tromsø kommune startet prosjekt tilknyttet mangfold, med fokus på holdningsskapende arbeid, mangfoldsledelse og yrkesrettet språkopplæring for minoritetsspråklige medarbeidere. Helsefremmende arbeid Arbeidet med å utvikle helsefremmende arbeidsplasser er et viktig satsningsområde. I 2013 ble det blant annet avviklet to konferanser med totalt 800 kursdeltagere fra alle sektorer i Tromsø kommune, som et ledd i det holdningsskapende arbeidet, noe som er i tråd med satsningsområdet i kommunens arbeidsgiverstrategi. I 2013 startet nærværsprosjektet MAL, for ytterligere å styrke dette arbeidet. Lønnsforhandlinger I 2013 har det ikke vært lokale pottforhandlinger etter Hovedtariffavtalen (HTA). Lønnsveksten for disse gruppene ble fastsatt sentralt. For akademiker-gruppene og ledere som bare har lokal lønnsregulering, ble det gjennomført lokale forhandlinger i juni 2013. Det ble brudd med ni akademikerforeninger med påfølgende lokal nemndsbehandling hos kretsmekler med nemndskjennelser i oktober. Personalomstilling Arbeid med personalomstilling pågår kontinuerlig. I 2013 har det vært størst overtallighet i barnehage- og skolesektoren og Kulturhuset. Personalomstillings- og omorganiseringsarbeidet for vaktmestertjenesten ble igangsatt høsten 2012. Selv om dette ikke var basert på nedstyring ville det på sikt ikke være det samme ressursbehovet, og de som ønsket det fikk benytte seg av tiltak i henhold til «Retningslinjer ved personalomstilling». Arbeidet ble ferdigstilt første halvdel av 2013. I 2012 ble fase 1 av omorganisering av byrådsadministrasjonen vedtatt av byrådet. Det resterende arbeid med fase 2, byrådsleders kontor og byrådsavdelingene med deres administrasjoner og støtteenheter, ble vedtatt av byrådet i februar 2013. Organisasjonsendringen har både handlet om sammenslåing av enheter og flytting av funksjoner fra en avdeling til en annen. Ny organisering av byrådsavdeling for finans startet i november 2013 og skal etter planen være ferdigstilt i mars 2014. Kvinner og menn i virksomheten Tromsø kommune har som mål å oppnå en jevnere kjønnsmessig balanse blant de ansatte. Av personalstatistikken som er vedlagt årsmeldingen ser vi at per 31.12.13 hadde kommunen 4334 årsverk fordelt på 5086 ansatte, hvor kvinneandelen utgjør 72,9 prosent. Det har vært lite endring i kjønnsbalansen de siste årene, men andelen menn har økt med 0,4 prosentpoeng siden i fjor. Økningen finner vi hovedsakelig innenfor de tjenesteområdene med størst kvinneandel; skole, barneverntjenesten og pleie og omsorg. Lønn og arbeidstid Tromsø kommunes ansatte har en gjennomsnittslønn på kr 411 637, hvor kvinners gjennomsnittlige lønn utgjør 97 % av menns. Det er en liten økning fra 2012. I Tromsø kommune arbeider 62 prosent kvinner og 76,9 prosent menn heltid. Kommunen har i de senere år hatt en positiv utvikling og ligger godt an sammenlignet med andre kommuner. Personalstatistikken som er vedlagt årsmeldingen viser gjennomsnittlig stillingsstørrelse fordelt på kvinner og menn i utvalgte tjenesteområder. Tall for 2013 viser at 33,9 prosent av de ansatte arbeider deltid. Til sammenligning utgjorde deltidsprosenten i kommunal sektor generelt 53 prosent i 2013. 17
ÅRSMELDING 2013 Tromsø kommune Antall seniorer (60+) har økt fra 482 personer i 2012 til 505 i 2013. Kjønnsfordelingen vises i personalstatistikken. Gjennomsnittlig stillingsprosent for denne aldersgruppen har også økt fra 80,1 prosent i 2012 til 82,1 prosent i 2013. Den positive utviklingen er i tråd med IA-avtalens målsetting. Sykefraværet totalt 15 12 Fagopplæring Ved utgangen av 2013 var totalt 61 lærlinger i praksis fordelt på fire ulike fag. Ved årsslutt var det 16 menn og 45 kvinner, hvorav fire lærlinger av utenlandsk opprinnelse. Det har vært avlagt 24 fagprøver. Samarbeidsprosjektet «Bli Helsefagarbeider» gjennom KS har vært aktivt også i 2013, og kommunen har hatt ansvar for rekrutteringsgruppen. Disse har som mål å besøke ulike skoler i Tromsø-regionen. Kommunen er også med i et prosjekt knyttet til utdanningsvalg for 10. klasser i ungdomsskolen hvor disse skal skaffe seg bedre kunnskap om yrkesfagene. Tromsø kommune går inn i et nytt prosjekt i samarbeid med Utdanningsdirektoratet og fylkeskommunen. Dette har basis i Stortingsmelding nr. 20, «På rett vei» og baserer seg på utprøving av vekslingsmodell mellom skole og bedrift i helse og oppvekstfag. Ny klasse vil starte opp høsten 2014. Sykefravær Helsefremmende arbeid har også i 2013 hatt fokus innen IA-arbeidet. I kommunens overordnede handlingsplan var delmålet å redusere det totale sykefraværet til ni prosent innen utgangen av 2013. Det gjennomsnittlige sykefraværet i 2013 var 9,2 prosent, noe som er 0,4 prosentpoeng lavere enn i 2012. Langtidsfraværet økte i 1. kvartal med 0,6 prosentpoeng sammenlignet med 1. kvartal 2012, men i de neste kvartalene gikk langtidsfraværet ned sammenlignet med 2012. I 3. kvartal sank langtidsfraværet med 0,6 prosentpoeng sammenlignet med 3. kvartal 2012. I første kvartal var det legemeldte sykefraværet på 9,2 prosent, noe som er en økning fra 1. kvartal 2012 med 0,7 prosentpoeng. I de resterende kvartalene var det en nedgang også i det legemeldte sykefraværet. Andelen graderte sykemeldinger økte i 2013 både blant kvinner og menn. Dette er positivt og kan ha vært en medvirkende faktor til at det legemeldte- og langtidssykefraværet er redusert i 2013. 9 6 3 0 2008 2009 2010 Blant kvinner var det i 2013 et totalt sykefravær på 10,3 prosent, som er en nedgang i sykefraværet på 0,4 prosentpoeng sammenlignet med 2012. Det totale sykefraværet blant menn var på 6,4 prosent, en reduksjon fra 2012 på 0,3 prosentpoeng. I aldersgruppene 16-19, 30-39,40-49, og 60+ er sykefraværet redusert fra 2012 til 2013. Den største nedgangen finner man i aldersgruppen 16-19 og 40-49, med en nedgang på henholdsvis 4,3 og 2,5 prosentpoeng. Sykefraværet i aldersgruppene 20-29 og 50-59 har i 2013 steget sammenlignet med 2012. 2011 Totalt Kvinne Menn 2012 Sykefraværet 4. kvartal fordelt på aldersgrupper 12 10 8 6 4 2 0 16-19 20-29 2012 2013 30-39 40-49 50-59 2013 60+ Sektorvist sykefravær 2012 2013 1-2012 2-2012 3-2012 4-2012 1-2013 2-2013 3-2013 4-2013 Skole 8,3 6,7 4,7 8,2 8,7 7,1 4,2 7,4 Barnehage 16,1 14,7 12,7 14,0 15,5 12,7 11,1 14,0 Sykehjem 11,7 11,3 9,8 10,5 12,5 10,7 8,2 11,3 Hjemmetjeneste/boligtjeneste 12,3 12,2 12,5 12,9 13,3 11,0 10,7 11,6 Støtteenheter 7,1 5,7 7,6 10,0 9,6 7,1 5,8 6,8 Enheter i Fokuskvartalet 8,1 6,8 6,8 8,2 7,9 6,1 6,7 7,3 Teknisk 8,7 9,9 9,9 11,3 9,4 7,7 6,8 7,3 Tromsø kommune totalt 10,7 9,6 8,7 10,4 11,3 9,5 7,9 10,0 18
BYRÅDSAVDELING FOR FINANS Barnehagesektoren er fortsatt den sektoren med det høyeste sykefraværet i 2013, men gjennom hele året har sykefraværet gått ned, med unntak av 4. kvartal hvor sykefraværet var det samme som i 2012. Skolesektoren har vært den sektoren med laveste sykefravær i Tromsø kommune. I 2013 gikk sykefraværet opp i de to første kvartalene i skolesektoren, men i de to siste kvartalene gikk sykefraværet ned, og i 4. kvartal var det en nedgang på 0,8 prosentpoeng. Innen helse- og omsorgssektoren har det vært en positiv utvikling i sykefraværet i hjemmetjenesten og boligtjenesten. Her gikk sykefraværet opp i 1. kvartal, mens det gikk ned i de resterende kvartalene. Sykehjemmene hadde en økning i sykefraværet i 1. og 4. kvartal sammenlignet med 2012, mens sykefraværet gikk ned i de resterende kvartalene. I 4. kvartal 2013 er det en nedgang i sykefraværet blant alle sektorene med unntak av i sykehjemmene. Her er det en økning på 0,8 prosentpoeng. I barnehagene er sykefraværet det samme som i 4. kvartal i 2012. Den største nedgangen finner vi i støtteenhetene med en nedgang på 3,2 prosentpoeng sammenlignet med 4. kvartal 2012. HMS-arbeid Arbeidet med revisjon og oppdatering av HMS-systemet på overordnet nivå har hatt høy prioritet i året som har gått. Av større revisjoner var styrende dokument i HMS hovedbok, HMS verktøykasse, retningslinjer og veiledning for oppfølging av sykemeldte og reglement for AMU og AU. Opplæring har vært et annet satsningsområde i 2013, og det er gjennomført langt flere HMS-kurs for enhetene enn året før. Blant annet er det utviklet og tilbudt en rekke nye kompetansetiltak, både knyttet til systematisk HMS-arbeid og helsefremmende arbeid. Det organiserte AKAN-arbeidet er kommet i gang med reetablering av AKAN-utvalg og AKAN-kontakter. Hovedfokus i 2014 vil være å få AKAN-arbeidet opp på dagsorden ute i enhetene. I året som er gått er det jobbet med å sluttføre implementering av det elektroniske kvalitets- og internkontrollsystemet, Kvalitetslosen. Det gjenstår fortsatt en del arbeid med implementeringen av avviksmodulen på enhetsnivå og innlegging og oppdatering av dokumenter i biblioteket, men stadig flere tar det i bruk. Satsningsområder i 2014 Vi vil i 2014 videreføre arbeidet og satsningsområdene fra 2013. I tillegg vil vi ha et spesielt fokus på iverksettelse av tiltakene og oppfølging av nærværsprosjektet MAL. Økonomienheten Økonomienheten administrerer om lag 115 rammeavtaler med leverandører, inkludert 87 avtaleområder, som til enhver tid følges opp med nye konkurranser, evaluering underveis og kontinuerlig oppfølging. I 2013 har fagområdet blitt mer involvert i saker innen helseområdet der nye områder er blitt og planlegges konkurranseutsatt. Som følge av dette er det utvidet med ett årsverk. I 2013 ble det kjøpt varer og tjenester som inngår i kommunens egenproduksjon for om lag 720 millioner kroner. E-faktura prosjektet ble satt i produksjon i september 2013. Per dags dato er det mottatt og behandlet 3200 fullelektroniske faktura. Bestilling av varer elektronisk via E-handelsportalen har fungert utmerket i 2013 med et stadig økende volum av leverandører og varekjøp. Byrådet skal årlig legge frem sak til kommunestyret om økonomisk internkontroll, som blant annet lister opp og dokumenterer alle arbeidsbeskrivelser og rutiner, som er sektorovergripende og som gjennomføres i støtteprosessene. Økonomienheten jobber kontinuerlig med å oppdatere gjeldende rutiner og arbeidsbeskrivelser, samt lage nye rutiner ved behov. Målsetningen er at ingen rutiner eller arbeidsbeskrivelser skal være eldre enn to år. Som en del av den økonomiske internkontrollen har økonomienheten i 2013 gjennomført 18 interne kurs i innføring i økonomi for ansatte i Tromsø kommune, regnskapsavslutning og tallbudsjettering. På kursene har de ansatte gjennomgått temaene økonomisk terminologi, innkjøp og e-handel, rekvisisjoner, attestasjon og anvisning, MVA, KOSTRA, og utarbeidelse av spørringer i kommunens økonomisystem Agresso. I 2013 var det påmeldt 182 deltakere på alle kursene. Totalt har økonomienheten gjennomført kurs for om lag 450 kommunalt ansatte de siste 2 årene. Kemneren Kemneren er et av de viktigste arbeidsredskaper forvaltningsnivåene stat, fylke og kommune har for å innfordre skatter og avgifter. En stor andel av kommunens inntekter kommer fra skatteinnbetalinger som Kemneren krever inn. For inntektsåret 2013 utgjorde inntekter vedrørende fellesinnkrevingen om lag 7,5 milliarder kroner, der Tromsø kommunes andel utgjorde 1,653 milliarder kroner. Kemnerens arbeidsoppgaver er relatert til skattebetalingsordningen og er regulert i et stort og til dels komplekst regelverk. Arbeidsoppgavene består blant annet i å innkreve skatter og avgifter til staten, fylket, kommunen og folketrygden. Andre oppgaver er registrering og kontroll av terminoppgaver for skattetrekk og arbeidsgiveravgift, samt lønns- og trekkoppgaver, arbeidsgiverkontroll/regnskapskontroll samt føring av skatteregnskapet. I tillegg utføres informasjon og veiledning til publikum og Kemneren er sekretariat som behandler ettergivelsessaker. 19
Innfordring Det har i 2013 vært en svakere økning i utfakturert beløp enn tidligere år på 5,5 prosent. Samtidig øker restansene for kundefordringene forholdsmessig likt med økningen i utfakturert beløp. Dette er en forbedring i forhold til tidligere, og viser at innsatsen på inkassosiden gir resultater. Det har vært utfordringer knyttet til bemanning som har resultert i at oppfølgingsprosessen før inkasso ikke har vært optimal. I løpet av året er denne situasjonen rettet opp, og det er forventet at restansene fremover ikke vil øke. Også i 2013 har det vært foretatt oppgraderinger av IKT-verktøy som i overgangsfasen har virket negativt inn på driften. Videre er det kun systemet for eiendomsskatt som må fornyes for å være godt nok tilpasset virksomheten. Internservice Kantina har i løpet av året merket betydelig økning i antall bestillinger. Det har medført økt bemanning på en person, som også var nødvendig for å takle fravær. Trykkeriet har over tid slitt med utilfredsstillende utstyr. Midtveis i året ble gjeldende avtale med leverandør av trykkerimaskinene sagt opp, og arbeidet med ny anskaffelse igangsatt. Nye maskiner er forventet å være på plass tidlig i 2014. Det er intensjonen at rådhustrykkeriet fremover overtar større andeler av de trykkerioppdrag som i dag kjøpes eksternt. Dokumentsenteret hadde i sommermånedene store problemer med å holde frister i forbindelse med journalføring av post. God arbeidsinnsats og rekruttering av nye medarbeidere var grunner til at man relativt raskt fikk kontroll på situasjonen. Bemanningen er nå styrket med et årsverk. Fagrent Hos Fagrent var det i 2013 et mindreforbruk på 4,7 millioner kroner av et totalt budsjett på 81 millioner kroner. På tross av en betydelig vekst i kommunens bygningsmasse de senere år har Fagrent redusert kommunens kostnader til renhold. Budsjettramme og regnskap for perioden 2008-2013 justert for prisindeks, viser at forbruket i 2013 var lavere enn i 2008. Gode resultater er oppnådd etter gjennomført bydelsorganisering. Ved utgangen av 2013 er samtlige fem geografiske soner etablert, hver med egen soneleder og teamleder. Hver sone jobber som en selvstendig driftsavdeling med budsjettansvar. Renholderne er blitt mer fleksible som følge av soneorganiseringen og behovet for hjelp fra eksterne byråer er redusert. Arbeidsmiljøet er i ferd med å stabilisere seg etter hvert som den nye driftsformen «setter seg». Sykefraværet i 2013 var 14,8 prosent. IT-senteret Ved IT-senteret har det vært 28 årsverk og fem årsverk med IKT-lærlinger i 2013. Driftsbudsjettet på cirka 30 millioner kroner har sørget for at brukere av cirka 8000 PCer har hatt trygg tilgang til om lag 200 ulike program. Totalt 20 598 henvendelser er besvart av datahjelpa. 19. juni ble IKT-strategi i Tromsøskolen 2013-2016 vedtatt i kommunestyret. Strategien la opp til økt satsing på IKT og læring i grunnskolen. IT-senteret har lånt ut 820 bærbare datamaskiner til årets 8. klassinger. I tillegg ble det kjøpt inn 638 datamaskiner og nettbrett i barneskolene og 45 ladeskap til oppbevaring av de bærbare enhetene. Satsingen videreføres i 2014. IT-senteret har i samarbeid med Eiendom utbedret det trådløse nettverket på alle ungdomsskoler og kombinerte skoler i 2013. Kommunen gikk over til en sentralisert innkjøpspolitikk til de ansatte i helse og omsorg og i oppvekstsektoren, der 460 ansatte fikk nye maskiner over denne ordningen. Eiendom Året har brakt med seg oppstarten på flere store prosjekter, samtidig som også flere er avsluttet. Enhetsleder fratrådte sin stilling høsten 2013. Man har også gjennomført omstillingsarbeid hvor målet har vært å effektivisere vaktmesterfunksjonen og styrke byggdriften. 2013 har i tillegg vært preget av to store medieomtalte saker, overskridelsene ved Tromstun og kollapsen av Hamnahallen, som begge endte i retten. Slutten av 2013 brakte med seg en omstillingsprosess en prosess som fortsetter inn i 2014. Byggeprosjekt I 2013 er det ikke ferdigstilt nye kommunale byggeprosjekter. Sommarøy barnehage åpner 19. mars 2014. Store deler av aktiviteten har vært rettet mot utvikling av en rekke store prosjekter. Det gjelder Sommerlyst skole, Otium, ombyggingen av gamle brannstasjonen, arbeidet med nytt krematorium og folkebadet på Templarheimen. I forbindelse med utvikling av ny Sommerlyst skole er Kunnskapsskolens areal og funksjonsprogram lagt til grunn. Det er samtidig gjennomført anskaffelse av prosjektleder, og gjennomført konkurranse for anskaffelse av entreprenør for oppføring av bygget. For Otium er det gjort anskaffelse av rådgivingsgruppe for utarbeidelse av skisseprosjekt og reguleringsplan. Det er samtidig arbeidet med programmering av arealer, og kravspesifikasjon for drift av anlegget. For Templarheimen er det ferdigstilt analyserapport for folkebad på Templarheimen. Det er også gjort anskaffelse av prosjektledelse og rådgivingsgruppe for utvikling av folkebad. Ved siden av arbeidet med disse prosjektene er det ferdigstilt et større plan og strategidokument «strategi for utvikling av eiendommer til helse og omsorg i Tromsø 2013 2032». 20