1. Møbler Tastarustå bofellesskap Stavanger eiendom 28.06.2013
Innhold 1 Innledning... 2 1.1 Oppdragsgiver... 2 1.2 Anskaffelsens formål... 2 1.3 Kontraktens omfang... 2 1.4 Kontraktsperiode... 2 2 Frister, leveringssted og tidsplan for konkurransen... 3 2.1 Innleveringsfrist... 3 2.2 Innleveringssted... 3 2.3 Vedståelsesfrist... 3 2.4 Tidsplan for behandling av tilbud... 3 3. Gjennomføring av konkurransen... 4 2.5 Regler for konkurransen... 4 2.6 Anskaffelsesprosedyre... 4 2.7 Kunngjøring... 4 2.8 Tilleggsopplysninger.... 4 2.9 Rettelser, suppleringer eller endring av konkurransegrunnlaget... 5 2.10 Tilbakekalling av tilbud... 5 2.11 Tilbudskonferanse... 5 2.12 Tilbudsåpning... 5 2.13 Avvising av tilbud... 6 2.14 Alternative tilbud... 6 2.15 Tilbud på deler av oppdraget... 6 2.16 Kostnad med deltakelse i konkurransen... 6 2.17 Avlysning av konkurransen og totalforkastelse... 6 2.18 Innstilling på kontraktstildeling... 6 3 Krav til tilbudet... 7 3.1 Tilbudets utforming... 7 3.2 Språk... 7 3.3 Forbehold... 7 4 Krav til leverandøren - kvalifikasjonskrav... 8 4.1 Generelt... 8 5 Tildelingskriterier... 10 6 Oversikt over konkurransegrunnlagets dokumenter... 11 7. Sjekkliste for levering av tilbud... 12 1
1 Innledning 1.1 Oppdragsgiver Stavanger kommune ved Kommunalstyret for miljø og utbygging, heretter kalt oppdragsgiver, inviterer med dette til konkurranse. Informasjon om oppdragsgiver finnes på www.stavanger.kommune.no. Henvendelser i anledning konkurransen skal rettes til kontaktperson hos oppdragsgiver: Navn: Randi Sunde, Stavanger eiendom Tel: 51 50 78 06 / 93 65 68 95 E-post: randi.sunde.stavanger.eiendom@stavanger.kommune.no På grunn av ferieavvikling oppgis noen alternative kontaktpersoner om hovedkontakt skulle være utilgjengelig: Ellen Bergljot Ronold, tlf. 51 91 26 54, ellen.ronold@stavanger.kommune.no Odd Kåre Kvelvane, tlf 51507704/91754170, okvelvan@stavanger.kommune.no 1.2 Anskaffelsens formål Oppdragsgiver ønsker gjennom denne konkurransen å inngå kontrakt om møbler for Tastarustå bofellesskap. 1.3 Kontraktens omfang Kontrakten omfatter leveranse av inventar som opplistet i kravspesifikasjon (dokument nr. 2 i konkurransen). 1.4 Kontraktsperiode Bofellesskapet skal tas i bruk i november 2013. Møbler må derfor være på plass innen 1.november 2013 2
2 Frister, leveringssted og tidsplan for konkurransen 2.1 Innleveringsfrist Tilbudet skal være oppdragsgiver i hende på innleveringsstedet (se 2.2) senest fredag 2.august kl. 12:00. Tilbud som er innlevert etter fristens utløp vil bli avvist. Leverandøren har selv risikoen for at tilbudet er levert på leveringsstedet innen fristen. 2.2 Innleveringssted Merket tilbud skal leveres til: Stavanger kommune, Olav Kyrres gate 23, resepsjonen i 1. etasje, 4005 Stavanger. Tilbudet skal merkes Tilbud inventar Tastarustå bofellesskap. Randi Sunde, Stavanger eiendom. Tilbudet skal kun åpnes av adressat. Det vil bli gitt kvittering for anbud innlevert ved fremmøte. 2.3 Vedståelsesfrist Tilbudet skal være gyldig i 120 kalenderdager fra tilbudsfristens utløp. 2.4 Tidsplan for behandling av tilbud Oppdragsgiver har lagt opp følgende tidsplan for prosessen: Aktivitet Tidspunkt Frist for innlevering av tilbud Fredag 2.august 2013 Frist for å stille spørsmål til konkurransegrunnlaget Mandag 22.juli 2013 Meddelelse om valg av tilbud (tentativt) Fredag 23.august 2013 Klagefrist (tentativt) Kontraktsinngåelse (tentativt) Tilbudets vedståelsesfrist Tirsdag 2. september Onsdag 3.september 120 dager etter tilbudsfrist. 3
3. Gjennomføring av konkurransen 2.5 Regler for konkurransen Anskaffelsen er omfattet av lov om offentlige anskaffelser 16. juli 1999 nr 69 (LOA) og forskrift om offentlig anskaffelser (FOA) av 7.4.2006. For denne anskaffelsen gjelder forskriftens del II. Informasjon om regelverket er å finne på Fornyings- og administrasjonsdepartementets Internettsider www.regjeringen.no 2.6 Anskaffelsesprosedyre Denne anskaffelsen følger prosedyren åpen anbudskonkurranse. Dette er en anskaffelsesprosedyre som åpner for at alle interesserte leverandører kan gi tilbud, men som ikke tillater forhandlinger. 2.7 Kunngjøring Anskaffelsen er kunngjort i Database for offentlige innkjøp, Doffin (www.doffin.no) 2.8 Tilleggsopplysninger. Dersom tilbyder finner at konkurransegrunnlaget inneholder uklarheter, mangelfull informasjon eller forhold som tilbyderen ikke kan akseptere, kan han skriftlig kontakte oppdragsgiver, slik at oppdragsgiver får mulighet til å vurdere om konkurransegrunnlaget bør presiseres, utdypes eller justeres. Forespørselen skal sendes til oppdragsgivers kontaktperson. Forespørsel skal fremsettes i god tid før tilbudsfristens utløp. Dersom det lar seg gjøre før tilbudsfristens utløp, vil oppdragsgiver sende ut skriftlig meddelelse (Doffin) til samtlige registrerte tilbydere hvor spørsmål og svar angis. Det vil ikke bli angitt hvem som har stilt spørsmålet. Meddelelsen er da en del av konkurransegrunnlaget. 4
2.9 Rettelser, suppleringer eller endring av konkurransegrunnlaget Innen tilbudsfristens utløp har oppdragsgiver rett til å foreta rettelser, suppleringer og endringer av konkurransegrunnlaget som ikke er av vesentlig karakter. Rettelser, suppleringer eller endringer skal tilgjengeliggjøres på en måte som sikrer likebehandling mellom leverandørene. Dersom rettelsene, suppleringene eller endringene kommer så sent at det er vanskelig for leverandørene å ta hensyn til det i tilbudet, skal det fastsettes en forholdsmessig forlengelse av tilbudsfristen. Samtlige leverandører skal varsles om forlengelsen. 2.10 Tilbakekalling av tilbud Innlevert tilbud kan tilbakekalles eller endres inntil innleveringsfristens utløp. Tilbakekalling skal skje skriftlig. Endring av tilbudet er å betrakte som et nytt tilbud og skal utformes i samsvar med kravene i konkurransegrunnlaget. 2.11 Tilbudskonferanse Det vil ikke bli avholdt felles tilbudskonferanse i denne konkurransen. 2.12 Tilbudsåpning Det vil bli gjennomført lukket anbudsåpning. Leverandørene har ikke rett til å være tilstede ved åpningen av tilbudene. 5
2.13 Avvising av tilbud Oppdragsgiver følger reglene i Forskrift om offentlige anskaffelser (FOA) når det gjelder avvisning av tilbud. Tilbud som for eksempel inneholder forbehold, feil eller er uklare/ufullstendige kan medføre tvil om hvordan tilbudet skal vurderes sammenlignet med de andre tilbudene. Disse skal avvises. Det oppfordres på det sterkeste til å levere tilbud basert på de vilkår og føringer som fremgår av dette konkurransegrunnlaget og dokumentene som følger med i konkurransen. 2.14 Alternative tilbud Det er ikke adgang til å gi tilbud på alternative løsninger i tillegg til de løsninger som fremgår av konkurransegrunnlaget. 2.15 Tilbud på deler av oppdraget Det er ikke adgang til å gi tilbud på deler av oppdraget. 2.16 Kostnad med deltakelse i konkurransen Enhver kostnad som leverandøren pådrar seg i forbindelse med deltakelse i konkurransen må dekkes av leverandøren. 2.17 Avlysning av konkurransen og totalforkastelse Oppdragsgiver kan avlyse konkurransen dersom det foreligger saklig grunn. Oppdragsgiver kan forkaste alle tilbudene dersom resultatet av konkurransen gir saklig grunn for det. 2.18 Innstilling på kontraktstildeling Oppdragsgivers beslutning om hvem som skal tildeles kontrakt vil bli skriftlig meddelt samtidig til leverandørene senest 10 dager før kontrakt inngås. Kontrakt inngås på det tidspunkt da kontrakt er signert av begge parter. Meddelelsen vil inneholde en begrunnelse for valget og angi en frist for leverandøren til å fremme eventuell klage over beslutningen. 6
3 Krav til tilbudet 3.1 Tilbudets utforming Det skal leveres et eget datert og underskrevet tilbudsbrev. Dersom den som underskriver tilbudsbrevet ikke har offisiell fullmakt til å forplikte tilbyder, skal nødvendig fullmakt vedlegges tilbudsbrevet. Tilbudet skal utformes i henhold til kravene i konkurransegrunnlaget. Det skal leveres ett tilbud i papirformat. Tilbudet ønskes levert i ringperm og ingen dokumenter skal stiftes. Sidene skal nummereres. Dokumentasjon skal settes inn som vedlegg til tilbudsbrevet i henhold til vedleggs- nummereringen angitt i kapitel 5 og 6 i dette dokument. Det skal være skilleark mellom hvert vedlegg. Tilbudet skal leveres i lukket forsendelse, og merkes som angitt i 2.2. Tilbud sendt elektronisk eller på telefaks aksepteres ikke. 3.2 Språk Tilbudet, vedlegg og dokumentasjon skal foreligge på norsk. All kommunikasjon skal foregå på norsk. Tilbydere med originaldokumentasjon utstedt av offentlig myndighet eller offentlige registre i andre land skal ved siden av originaldokumentasjonen vedlegge autorisert norsk oversettelse. Dersom det ikke foreligger autorisert norsk oversettelse anses ikke dokumentasjonskravet for å være oppfylt og tilbyder vil bli avvist. Eventuelle fullmakter eller andre dokumenter som inneholder utsagn som har til hensikt å binde/ forplikte tilbyder rettslig, skal foreligge i original utgave på norsk med signatur. 3.3 Forbehold Forbehold skal klart fremgå i eget vedlegg for å være gyldige. Forbehold skal være presise og entydige slik at oppdragsgiver kan vurdere disse uten kontakt med leverandøren. Forbehold som kan medføre tvil om hvordan tilbudet skal bedømmes i forhold til de øvrige tilbudene kan medføre avvisning. Oppdragsgiver vil i evalueringen foreta en selvstendig vurdering av de økonomiske konsekvensene. Forbehold som ikke lar seg prissette vil medføre avvisning. Det er ikke adgang til å ta forbehold mot grunnleggende elementer i konkurransegrunnlaget. Tilbud som inneholder forbehold av denne art, vil bli avvist. 7
4 Krav til leverandøren - kvalifikasjonskrav 4.1 Generelt Leverandørene må dokumentere at de har de kvalifikasjoner som oppdragsgiver etterspør for å kunne delta i konkurransen. Dokumentasjon som kreves i denne konkurransen oppgis i tabellen nedenfor. Oppfyllelse av kvalifikasjonskravene er altså minimumskrav for deltakelsen i konkurransen, og skal sikre at leverandørene er egnet til å kunne oppfylle kontraktsforpliktelsene. Manglende dokumentasjon eller mangelfulle opplysninger vil føre til at leverandør blir avvist, iht Forskrift om offentlige anskaffelser. A: Kriterier B: Krav C: Dokumentasjon Organisasjon og juridisk stilling Økonomisk og finansiell stilling Lovlig registrert Ordna forhold skatt og avgifter Lovbestemte krav Økonomisk kapasitet Firmaattest Legg ved som vedlegg 5 av tilbudet. Skatteattest for skatt Ikke eldre enn 6 måneder. Legg ved som vedlegg 6 av tilbudet. Skatteattest for merverdiavgift Ikke eldre enn 6 måneder Legg ved som vedlegg 7 av tilbudet. HMS-egenerklæring Fyll ut skjema, dokument nr 4. i konkurransen. Legg ved som vedlegg 4 i tilbudet. Erklæring om lønns- og arbeidsvilkår jf. Forskrift om Lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter Fyll ut skjema, dokument nr 4. i konkurransen. Legg ved som vedlegg 4 i tilbudet. Årsregnskap for siste 2 år. Ved fusjoner/ oppkjøp/ nystarting kan leverandøren bli vurdert særskilt. Legg ved som vedlegg 8 av tilbudet. Kredittvurdering lik kredittverdig eller bedre. Kredittvurderingen som leveres skal: - ikke være eldre enn 1 år - basere på siste kjente regnskapstall - være utført av offentlig godkjent kredittvurderingsinstitusjon Legg ved som vedlegg 9 av tilbudet. 8
Kompetanse og erfaring fra tilsvarende leveranser Kvalitetssikringssystem Liste over de viktigste leveranser eller utførte tjenester de siste tre år. Denne skal inneholde opplysninger om: - Verdi på leveransene (kontraktsverdi) - Kontraktsperiode - Type leveranse - E-postadresse og telefonnr. til kontaktperson hos kunden Referanser vil kunne bli kontaktet. Ved fusjoner/ oppkjøp/ nystarting kan leverandøren bli vurdert særskilt Legg ved som vedlegg 10 av tilbudet. Attester (ISO) eller beskrivelse av leverandørens kvalitetssikringssystemet. Legg ved som vedlegg 11 i tilbudet. Produkt Krav til produktene Egenerklæring Fyll ut skjema, dokument nr 4. i konkurransen. Legg ved som vedlegg 4 i tilbudet. Garantitid Garantitid skal være minimum 5 år. Garantitid opgis i prisskjema. Fylles ut i prisskjema, dokument 5. i konkurransen. Legges ved som vedlegg 2 i tilbudet. Oppdragsgiver vil håndheve en streng praksis mht. å avvise leverandører som kan knyttes til mislige forhold. Av hensyn til leverandørenes krav på forutsigbarhet og likebehandling gjør vi derfor særskilt oppmerksom på følgende: Dersom oppdragsgiver blir kjent med at det kan knyttes mislige forhold til leverandøren slik som beskrevet i Forskrift om offentlige anskaffelser (FOA) 11-10 (2) eller 20-12 (2), og som oppdragsgiver av den grunn kan avvise, vil bli avvist. Oppdragsgiver vil, så langt det anses hensiktsmessig, foreta undersøkelser om de enkelte leverandører, herunder innhente attester og erklæringer slik det er beskrevet i FOA 11-10(3) eller 20-12(3). Leverandør som unnlater å gi opplysninger om forhold som er beskrevet i FOA 11-10 (2) og 20-12 (2), vil bli avvist. 9
5 Tildelingskriterier Tildeling av kontrakt skjer på basis av hvilket tilbud som er det økonomisk mest fordelaktige, basert på kriterier som fremgår av nedenstående tabell. Informasjon i tilbudsbrevet og vedleggene utfyller hverandre. Dersom tilbudsbrev og vedlegg skulle inneholde opplysninger som strider mot hverandre, gjelder opplysninger i tilbudsbrevet foran opplysninger gitt i vedleggene til tilbudet. Når det gjelder pris, går likevel opplysninger i tilbudsskjema foran opplysninger i tilbudsbrevet, dersom det skulle være motstrid. A: Kriterier B: Vekt C: Grunnlag Pris 50 % Utfylt tilbudsskjema med opplysninger om eventuelle forbehold. Prisskjema. Kvalitet og design 50 % Vurdering av kvalitet og design på tilbudte produkter i samråd med arkitekt. Vurderingen baseres blant annet på Norsk design råds kriterier for møbeldesign. For mer informasjon se norsk.design.no 1 Opptegnet møbleringsplan vedlagt tilbudet vil bli tatt med i vurderingen. Evaluering av pris: forholdsmessig mellom tilbyderne. Evaluering av kvalitet: Vurderingen av kriteriet er basert på en helhetsvurdering hvor de momenter som var spesifisert i konkurransegrunnlaget er lagt til grunn. Det er gitt poeng på en skala fra 0-10, der 10 er best. Det tilbud som vurderes som best for dette kriteriet oppnår den høyeste poengsummen. De øvrige tilbud får poeng ut i fra et skjønn som er basert på hvordan det enkelte tilbud fremstår i forhold til det beste tilbudet. Poengene blir deretter multiplisert med det angitte vekttallet, og disse vektede poengene summeres. Den tilbyder som har den høyeste poengsummen sammenlagt, vil bli tildelt kontrakt. 1 http://www.norskdesign.no/kategorier/moebeldesign-article2831-270.html 10
6 Oversikt over konkurransegrunnlagets dokumenter et utleveres vederlagsfritt og kan hentes ut på Doffin. Det er tilbyders ansvar å sørge for at alle dokumentene som gjelder som underlag for totalentreprisen er gjennomgått og medtatt i tilbudet. Tilbudet leveres komplett med dokumentasjon, jf. punkt 4.1. et består av følgende dokumenter: 1. (dette dokumentet) 2. Kravspesifikasjon 3. Plantegninger 4. Skjema for utfylling: A: Tilbudsskjema B: HMS-egenerklæringsskjema C: Egenerklæring om lønns- og arbeidsvilkår. D: Egenerklæring knyttet til krav til produktene 5. Prisskjema for utfylling. Tabell (Excel) som brukes som grunnlag for utfylling av fabrikat, type, spesifikasjon, pris og garantitid. 6. Dwg-filer for tegning av møbleringsplan basert på egne produkter. Det gjøres oppmerksomt på at eventuelle justeringer av konkurransegrunnlaget og eventuell, tilleggsinformasjon publisert på Doffin blir en del av konkurransegrunnlaget jf. punkt 3.4 i dette dokumentet. 11
7. Sjekkliste for levering av tilbud Denne tabellen kan brukes av leverandør som sjekkliste ved levering av tilbud og brukes av oppdragsgiver ved gjennomgang av alle innkomne tilbud. Vedleggsnr. kan markeres på dokumentene, men helst ved nummererte skilleark i ringperm. Vedlagt i tilbudet Vedleggsnr Levert Tilbudsbrev 1 Prisskjema 2 Møbleringsplaner 3 Skjema for utfylling: A: Tilbudsskjema B: HMS-egenerklæringsskjema C: Egenerklæring om lønns- og arbeidsvilkår. D: Egenerklæring knyttet til krav til produktene 4 Firmaattest 5 Skatteattest for skatt (ikke eldre enn 6 måneder) 6 Skatteattest for merverdiavgift (ikke eldre enn 6 måneder) 7 Årsregnskap for siste to år 8 Kredittvurdering lik kredittverdig eller bedre 9 Liste over viktigste leveranser siste tre år 10 Attester eller beskrivelse av leverandørens kvalitetssikringssystem 11 12