Aktivitetsbasert bemanningsplanlegging

STYRESAK Saksnr Utvalg Møtedato 30/2014 Styret ved Universitetssykehuset Nord-Norge HF 23.4.2014 Saksansvarlig: Tor Ingebrigtsen Saksbehandler: Mai-Liss Larsen Aktivitetsbasert bemanningsplanlegging Innstilling til vedtak 1. Styret ved Universitetssykehuset Nord-Norge HF tar saken om aktivitetsbasert bemanningsplanlegging til orientering. 2. Styret ber om at orienteringen inklusive prognosene for økonomisk inntil videre oppdateres og forelegges styret månedlig. Sammendrag Styret ved Universitetssykehuset Nord-Norge HF (UNN) vedtok høsten 2012 at det skulle innføres aktivitetsbasert bemanningsplanlegging (ABP) i UNN. Det ble budsjettert med at innføring av ABP skulle ha en samlet økonomisk på 30 mill kr i 2013 og 132,3 mill kr i 2014. Den forventede økonomiske en ble ikke realisert i 2013, og regnskapet hittil i år viser også lav gjennomføringsgrad. Styret ba derfor i sak 19/2014 Kvalitets- og virksomhetsrapport januar-februar 2014 om å få seg forelagt en skriftlig orientering om status i arbeidet. Gjennomgangen i denne saken viser at arbeidet med nå ABP er intensivert. Det er dokumentert gjennomførte eller planlagte tiltak med en beregnet økonomisk på 51,4 mill kr i 2014 og ytterligere 22,3 mill kr i 2015. Det foreligger videre god dokumentasjon for at ytterligere er vil bli realisert både i 2014 og 2015, men det har på det nåværende tidspunkt ikke vært mulig å tallfeste disse. Gjennomgangen viser videre at de fleste pleieenheter er godt i gang med å innføre ABP, mens arbeidet er kommet kort når det gjelder legenes tjenesteplaner. Direktøren konstaterer at innføring av ABP er mer krevende og tar lengre tid enn forutsatt, men mener at det fortsatt foreligger et betydelig ikke-realisert økonomisk potensial. Direktøren anbefaler derfor at arbeidet videreføres med hovedvekt på følgende tiltak: Ny gjennomgang av enheter der innføring av ABP ikke har gitt forventede gevinster. Innføring av felles bemanningsnormer og felles regler for vikarbruk vil i denne sammenhengen på ny bli vurdert som mulige virkemidler. Reorganisering og samordning på tvers av klinikkene av arbeidet med å innføre ABP for legene. Sak 30 side 1

Styrking av lederstøtten for ressursstyring og ABP Sentralisering av forhandlingsfullmakter for særavtaler til HR-senteret Direktøren foreslår at det inntil videre stilles krav om månedelig oppdatering av denne saken med rapportering av oppdaterte prognoser til direktøren og styret. Saken viser samtidig at det også er behov for å utvikle ytterligere innsparingstiltak med varig økonomisk. Det vises i denne sammenhengen til styresak 31/2014 Kvalitets- og virksomhetsrapport mars 2014. Bakgrunn Det er forventet at budsjetterte tiltak innenfor aktivitetsbasert bemanningsplanlegging (ABP) ved Universitetssykehuset Nord-Norge HF (UNN) skal ha en samlet økonomisk på 132,3 mill kr i 2014. På styremøtet 19.3.2014 ble det gitt en muntlig orientering om måten UNN innretter arbeidet med ABP. Styret har vært urolig for at arbeidet til nå ikke har gitt forventet. Styret ba derfor direktøren om å få seg forelagt en skriftlig orientering om status i arbeidet, samt en vurdering av om det er nødvendig å foreslå ytterligere innsparingstiltak. Formål Formålet med saken er å orientere styret om status i arbeidet med ABP samt å gi en vurdering av om det er nødvendig å foreslå ytterligere tiltak for å nå innsparingsmålene. Saksutredning God aktivitets- og arbeidsplanlegging skal være av de viktigste lederoppgavene på alle nivå ved UNN. Her dannes grunnlaget for gode pasientforløp, godt arbeidsmiljø og rasjonell bruk av personalressurser. Arbeidsplanprosessen består av følgende aktiviteter: 1 Utarbeide aktivitetsplan Utarbeide bemanningsplan Utarbeide arbeidsplan Dag til dag styring Tidligere saksutredninger har vist at arbeidsplanleggingen på UNN står sterkest i de siste aktivitetene i arbeidsplanprosessen (utarbeide arbeidsplan og dag til dag styring) og har minst 1 Figuren er hentet fra Helse Bergen. Sak 30 side 2

feste i aktivitetene som burde skje i starten av prosessen (utarbeide aktivitetsplan og utarbeide bemanningsplan). 2 Dette svekker styringen av personellressursene med bakgrunn i forventet aktivitet. Styret vedtok i 2012 at det skulle innføres ABP i foretaket. En aktivitetsbasert arbeidsplan tar utgangspunkt i de oppgaver som skal løses i den enkelte enhet, noe som vil variere innenfor døgnet, måneden og året. Den tar hensyn til kjente svingninger i aktiviteten, kjent fravær og kjent ressurstilgang, og man får derfor bedre samsvar mellom bemanning og arbeidsoppgaver (se vedlegg 1 for mer utfyllende beskrivelse av aktivitetene i en arbeidsplanprosess). Erfaringer fra andre foretak som har aktivitetsbaserte arbeidsplaner er en reduksjon av overtid, vikarinnleie og ikke minst uforutsette vakter. Dette gir både arbeidsmiljømessige og driftsmessige gevinster. 3 Det ble forventet at innføring av ABP skulle gi en samlet økonomisk på 30 mill kr i 2013 og betydelig større er fra 2014 (jfr. styresak 96/2012 Virksomhetsplan 2013). Den forventede økonomiske en ble ikke realisert i 2013. ABP innebærer en omfattende endring i forhold til etablert praksis for arbeidsplanlegging. En slik endring har tatt tid blant annet fordi den har blitt møtt med motstand flere steder i foretaket. Videre har det tatt langt tid å få alle til å forstå hva ABP innebærer og hva det i praksis betyr for den enkelte enhet. I budsjett for 2014 er det forventet at ABP skal ha en økonomisk på 132 mill kr. På styremøtet 19.3.2014 fikk styret en muntlig orientering om måten UNN for tiden innretter sitt arbeid med ABP på. Styret vedtok i samme møte i sak 21/2014 Budsjett 2014 ny behandling følgende: 2. Styret viser til orienteringen om status i arbeidet med aktivitetsbasert bemanningsplanlegging. Styret er sterkt urolig for at arbeidet til nå ikke har gitt forventet, med de negative økonomiske konsekvenser dette gir. En manglende måloppnåelse på dette området vil få store konsekvenser for alle planlagte investeringer i medisinsk teknisk utstyr og bygg, og vil også påvirke drifta i sykehuset fremover. Styret ber direktøren om å få seg forelagt en skriftlig orientering om status i arbeidet til neste møte, samt en vurdering av om det er nødvendig å foreslå ytterligere innsparingstiltak. Status i arbeidet med aktivitetsbasert bemanningsplanlegging Arbeidet med ABP er intensivert. Ledere fra samtlige klinikker, senter og staber gjennomgår innretningen av eget arbeid knyttet til ABP. Gjennomgangen startet i uke 11 og vil være ferdig i uke 19. Ledere i klinikkene samt rådgivere i HR-senteret og Økonomi- og analysesenteret går gjennom arbeidsplanleggingen i den enkelte enhet, status og utfordringer i arbeidet med ABP, forventet økonomisk av budsjetterte tiltak innenfor ABP samt nye tiltak innenfor området. 2 Ledermøtesak 80/12 Langtidsbudsjett, arbeidsgruppe 11, Bruk av personellressurser og lønnskostnader og ledermøtesak 175/12: Bemanningsnormer og legeårsverk. 3 Viser her til erfaringer i Helse Bergen, Helse Stavanger, Helse Førde, Helse Fonna og Helse Nord-Trøndelag. Sak 30 side 3

Vedlegg 2 viser status i arbeidet med ABP i de klinikker og sentra som er ferdig med gjennomgangen. Tabell 1viser brutto månedsverk, budsjetterte tiltak ABP 2014, prognose ABP 2014 og prognose 2015 fordelt på den enkelte klinikk/senter/stab. Arbeidet med å konkretisere og beregne økonomisk av alle planlagte og nye tiltak er ikke ferdigstilt og gir usikkerhet i prognosene, spesielt for 2015. Tabell 1: Prognose ABP per klinikk Klinikk Brutto månedsverk 4 Budsjetterte tiltak ABP 2014 Prognose ABP 2014 Prognose ABP 2015 Barne- og ungdomsklinikken 344 6,3 2,2 3,1 Hjerte-, lunge- og karklinikken 381 21,4 1,2 1,5 Kirurgi-, kreft- og kvinnehelseklinikken 593 19,0 4,5 9,1 Diagnostisk klinikk 556 9,0 9,3 10,0 Operasjons- og intensivklinikken 621 11,0 4,8 8,0 Nevro- og ortopediklinikken 482 15,5 6,8 6,8 Medisinsk klinikk 556 18,0 6,8 16,6 Rehabiliteringsklinikken 258 3,6 0,8 3,6 Akuttmedisinsk klinikk 475 16,0 2,5 2,5 Drifts- og eiendomssenteret 386 2,1 2,1 2,1 Allmennpsykiatrisk klinikk 648 2,8 2,8 2,8 Rus- og spesialpsykiatrisk klinikk 349 1,6 1,6 1,6 HR senteret 92 1,5 1,5 1,5 Økonomi- og analysesenteret 77 1,5 1,5 1,5 Fag- og forskningssenteret 55 1,5 1,5 1,5 Nasjonalt senter for telemedisin 196 1,0 1,0 1,0 Longyearbyen sykehus 0,5 0,5 0,5 0,5 6 207 132,3 51,4 73,7 Oversikten viser at prognosen for konkrete tiltak med tilhørende beregnet økonomisk er 51,4 mill kr i 2014. Helårsen er 22,3 mill kr mer i 2015 i forhold til 2014. Det gjenstår fremdeles et betydelig arbeid med å konkretisere ytterligere tiltak (se vedlegg 2). Den økonomiske en av ABP forventes derfor å være høyere enn foreløpig prognose. Medvirkning I prosessen generelt har det vært bred deltakelse fra de ansattes organisasjoner og vernetjenesten. Foreliggende styresak har ikke vært gjenstand for drøftinger ettersom den ble avsluttet like før gjennomføring av styremøtet. Vurdering Vedleggene i denne saken viser at de fleste pleieenheter har innført tiltak for å sikre aktivitetsbasert bemanningsplanlegging (kalenderplan, hinkehelg, personell i poliklinikk 4 Gjennomsnitt for januar og februar 2014. Sak 30 side 4

arbeider helg i sengepost med mer). Det er i de fleste av disse enhetene beregnet konkrete økonomiske er og dokumentert at disse vil bli realisert i løpet av 2014. De dokumenterte ene er summert til 51,4 mill kr i 2014 og nye 22,3 mill kr i 2015. Det foreligger videre god dokumentasjon for at ytterligere er vil bli realisert både i 2014 og 2015. Det pågår et omfattende utredningsarbeid for å konkretisere disse ene, men det er på det nåværende tidspunkt ikke mulig å tallfeste disse nøyaktig. Direktøren forutsetter en forløpende oppdatering av de klinikkvise vedleggene i denne saken slik at både direktøren og styret fra måned til måned kan legge oppdaterte prognoser til grunn for økonomistyringen. I enkelte enheter er arbeidet gjennomført uten at dette har ført til forventede gevinster. Ansvarlige ledere forklarer dette med at overbelegg og høyt sykefravær medfører mangel på personell. Direktøren vurderer det som nødvendig å gå nye runder i disse enhetene, og har stilt krav om nok en grundig gjennomgang av arbeidsplanleggingen i disse enhetene innen 1.september. Innføring av felles bemanningsnormer og felles regler for vikarbruk vil i denne sammenhengen på ny bli vurdert som mulige virkemidler. Den klinikkvise gjennomgangen har vist at ABP ikke er kommet like godt i gang for legene. ABP innebærer blant annet krav om langsiktig planlegging av aktivitet og bemanning samt innskrenkning i individuelle friheter knyttet til arbeidsplanlegging. Alt dette har tidligere vært delvis delegert til legene selv, og i noen tilfeller til plasstillitsvalgte. Det er avdekket at lederne har liten erfaring med arbeidsplanlegging for leger, og at lederstyring av dette arbeidet utfordrer tradisjonell autonomi. Direktøren mener fortsatt at bedre styring av legenes arbeidsplaner vil gi betydelige økonomiske er. Gjennomgangen i denne saken avdekker et behov for å reorganisere og samordne dette arbeidet på tvers av klinikkene. Innhenting av erfaringer fra andre helseforetak viser at arbeidstid og ressursstyring er komplisert og etter hvert har utviklet seg til å bli et eget spesialfelt. Flere foretak har egne stillinger og enheter knyttet opp mot ressursstyring. Direktøren vil derfor ta initiativ til en snarlig styrking lederstøtten på dette området, særlig når det gjelder arbeidsplanlegging for legene. Gjennomgangen viser videre at UNN har et stort antall særavtaler/beredskapsavtaler som ikke er harmonisert på tvers av klinikkene. I dag ligger forhandlingsansvaret for slike avtaler i den enkelte klinikk og til dels i den enkelte avdeling. Å gjennomføre slike forhandlinger krever inngående kunnskap om arbeidstidsordninger og om hva som vil tjene UNN som helhet. For å sikre god og ensartet ressursstyring i hele foretaket, vil direktøren inndra gitte fullmakter og sentralisere forhandlingsfullmakten til HR-senteret. Administrerende direktør konstaterer at innføring av ABP er mer krevende og tar lengre tid enn forutsatt. Det er direktørens vurdering at det fortsatt foreligger et betydelig ikke-realisert økonomisk potensial. Direktøren understreker at det relativt høye kostnadsnivået i UNN (sammenlignet med de andre universitetssykehusene) i stor grad skyldes høye bemanningskostnader, og anbefaler derfor at arbeidet med ABP videreføres. Det er i denne sammenhengen et mål å utarbeide et langt mer konkret grunnlag for å budsjettere er i 2015 og 2016 enn det vi har hatt for 2013 og 2014. Saken viser samtidig at det også er behov for å utvikle ytterligere innsparingstiltak med varig økonomisk. Det vises i denne sammenhengen til styresak 31/2014 Kvalitets- og virksomhetsrapport mars 2014 der det er foreslått videre utredning av alternative tiltak på en rekke andre områder. Sak 30 side 5

Konklusjon Direktøren mener at det fortsatt er et stort uforløst potensial i ABP og anbefaler at arbeidet videreføres, supplert med andre utvikling av andre økonomiske omstillingstiltak. Tromsø, 22.4.2014 Tor Ingebrigtsen (s.) administrerende direktør Vedlegg: 1. Aktiviteter i en arbeidsplanprosess: Definisjoner, hensikt og innhentning av informasjon 2. Gjennomgang av status i arbeidet med aktivitetsbasert bemanningsplanlegging i klinikker, senter og staber Sak 30 side 6

Vedlegg 1 Aktiviteter i en arbeidsplanprosess: Definisjoner, hensikt og innhenting av informasjon Aktivitet Definisjon Hensikt Innhenting av informasjon 1) Utarbeide aktivitetsplan En aktivitetsplan er en oversikt over oppgaver og aktiviteter som skal gjennomføres på en enhet i en gitt periode. 2) Utarbeide bemanningsplan En bemanningsplan er en oversikt over hvor mange personer og hvilken kompetanse som trengs til ulike tider på døgnet, fra dag til dag og fra uke til uke i henhold til aktivitetsplan. Få oversikt over faktisk ressursbehov Sikre forsvarlig drift for pasient og ansatt samt bruke tilgjengelige ressurser på best mulig måte. Plantall Budsjett Historiske aktivitetsdata (produksjonsstatistikk, fraværsmønster, studentaktivitet med mer) Kjente aktivitetssvingninger (ambulering, hospitering, faste oppdrag, aktivitetsendringer i samarbeidende avdelinger med mer) Tilgang på personell Kjent fravær Bemanningsplanen bygger på aktivitetsplan Tilgjengelig personell innenfor de ulike yrkesgrupper og profesjoner Tilgang på spesiell kompetanse Tilgjengelige fasiliteter 3) Utarbeide arbeidsplan En arbeidsplan er en samlet oversikt over de ansattes arbeidstid i en gitt periode i henhold til bemanningsplan. 4) Dag til dag styring Håndtering av uforutsette endringer i hverdagen utover arbeidsplanen (fravær, endring i aktivitet eller behov i egen eller annen avdeling mm). Sikre forsvarlig drift for pasient og ansatt i henhold til lov og avtaleverk, sikre gode og forutsigbare arbeidsforhold for ansatte samt bruke tilgjengelige ressurser på best mulig måte. Sikre forsvarlig daglig drift Arbeidsplan bygger på bemanningsplan Valg av metodikk (rullerende plan eller kalenderplan) Kan gi rom for individuelle tilpasninger i forhold til ønsker og behov Sykdom, annet uforutsett fravær Uforutsette hendelser Sak 30 side 7

Vedlegg 2 Gjennomgang av aktivitetsbasert bemanningsplanlegging i klinikker, senter og staber i UNN Oversikt over tidspunkt for gjennomgang Klinikk/senter/stab Uke Kommentar Barne- og ungdomsklinikken og Hjerte-, lunge- og karklinikken 11 Gjennomført Kirurgi-, kreft og kvinnehelseklinikken og Diagnostisk klinikk 12 Gjennomført i Kirurgi-, kreft og kvinnehelseklinikken, noen avdelinger gjenstår i Diagnostisk klinikk Operasjons- og intensivklinikken og Nevro- og ortopediklinikken 13 Gjennomført i Operasjons- og intensivklinikken, noen avdelinger gjenstår i Nevro- og ortopediklinikken Medisinsk klinikk og Rehabiliteringsklinikken 14 Gjennomført Akuttmedisinsk klinikk og Drifts- og eiendomssenteret 15 Gjennomført Allmennpsykiatrisk klinikk og Rus og spesialpsykiatrisk klinikk 17 Gjennomføres etter påske Nevro- ortopediklinikken - Leger 18 Gjennomføres etter påske HR senteret og Økonomi- og analysesenteret 19 Gjennomføres etter påske Fag- og forskningssenteret og Nasjonalt senter for samhandling og telemedisin 19 Gjennomføres etter påske Kommunikasjonssenteret og Administrasjonssenteret 19 Gjennomføres etter påske 1 Sak 30 side 8

Aktivitetsbasert bemanningsplanlegging (ABP) Barne- og ungdomsklinikken (uke 11) Omstillingskrav ABP 2014: Prognose ABP 2014: Prognose ABP 2015: 6,3 mill kr 2.2 mill kr 3.1 mill kr Oppsummering av tiltak ABP etter gjennomgang med samtlige ledere i BUK innslag av Ikke innført hinkehelg Nyfødt Intensiv Ikke helgearbeid i sengepost for spl på Barnepoliklinikk Ledere bruker mye tid på turnus arbeid Nyfødt Intensiv (NI)/Barne- og ungd seksjonen (BUS) 10 overleger får honorering for 9-delt vakt Innføre hinkehelg (1344 færre overtidstimer 100 %) Innføre arbeid i sengepost hver 4.helg (13 vakterx6splx8timer=624t) Har ønsketurnus pt. Besluttet av det skal innføres kalenderplan eller rullerende turnus. Innføre korrekt avlønning ved overføring av tjenesteplanene i GAT Har hatt møte med verneombud og tillitsvalgte Personalmøte 27.mars Drøftinger med tillitsvalgte, orienteringsmøte spl. Kalenderplan NI 16. juni BUS planlegges 16.juni Trolig kalenderplan Legene inn i GAT i løpet av mai : Års 16.juni 2014 395 000 790 000 1.september 2014 132 000 395 000 16. juni 2014 Usikkert, men de som allerede har kalenderplan har færre overtids/innleie timer. Skal overvåkes kontinuerlig Usikkert, men de som allerede har kalenderplan har færre overtids/innleie timer. Skal overvåkes kontinuerlig 1.juni 2014 187 000 375 000 2 Sak 30 side 9

innslag av Mye overføring av ferie ved årets slutt, og ferieuttak spredt ut over året. Medfører innleie av vikarer i ordinær drift Fri før vakans leger Vakansvakter i forbindelse med opplæring av nye leger Kursplanlegging leger planlagt uke 12,13,14 vakanser pga sein tilbakemelding om plass på kur 4- månedersperspektiv på pasientplanlegging innført i BUK, men samarbeidende avdelinger gjør ikke dette. Vanskeliggjør langtidsplanlegging. Økning inntekter Medisinsk genetikk Hovedferie deles i to puljer. 4 uker avvikling i hovedferieperioden. De som har tidlig ferie avvikler som hovedregel siste ferieuke på høsten og vice versa. Vurdere endring innenfor arbeidstidsbestemmelsene. Vurdere om overlegene skal ha en mer aktiv rolle Planlegge som om LIS-legene får plass på kurs for å unngå vakanser. Alle klinikker må forholde seg til det som er besluttet i dir. ledermøte Umiddelbart 1.juli 2014 Vanskelig å beregne pt Skal følge med utviklingen Umiddelbart 2 vakansvakter pr nytilsatte lege. Antallet varierer i takt med turnover Vanskelig å beregne : Års Vanskelig å beregne pt Skal følge med utviklingen Vanskelig å beregne Umiddelbart 20. august 2014 Usikker Usikker Vanskelig å beregne Vanskelig å beregne Planlagt tiltak 2014 I rute Januar 2014 1 300 000 1 300 000 Sum BUK 2.201 500 3 130 000 3 Sak 30 side 10

Aktivitetsbasert bemanningsplanlegging (ABP) Hjerte- og lungeklinikken (HLK) uke 11 Omstillingskrav ABP 2014: Prognose ABP 2014: Prognose ABP 2015: 21,4 mill kr 1.2 mill kr 1,5 mill kr Oppsummering av tiltak ABP etter gjennomgang med samtlige ledere i HLK innslag av Lungemedisin Bruker ekstravakter, har høyt sykefravær, stort behov for fastvakter Planlegging legeressurser 4 Kalenderplan innført (6 mnd. varighet) Nye vaktkoder vurderes Ukelister for legene: komme klart frem hvem som har ansvar for hvaeks: All elektiv drift kommer til B3- må komme godt frem på oversikten /rutine på hvem som skal ta i mot de elektive pas som skal legges inn B1/B2 Ferie tidlig/sein, 4 uker på sommer. 5 uke tas vår eller høst alt etter om tidlig eller sein ferie. Jobb søndager før og etter ferie er under kontroll. Innført fra 16/12 2013 Januar 2014 Se eget punkt side 12 : Års Se eget punkt side 12 Innført i kalenderplan med oppstart 16/12 13. utvidet med flere vaktkoder for kalenderplan med oppstart 23/6 14 Juni 2014 Må utredes Må utredes Innført pr mai 2014 Mai 2014 Innført med forrige kalenderplan oppstart 16/12 14. Når det gjelder jobb søndag før eller etter ferien så er dette noe vi har praktisert i alle år Sak 30 side 11

innslag av Oppgaveglidning Innført fra tidligere fleksibilitet mellom sengpost-lab/pol.kl /B3 Hjerteoppvåkning og intermediær Grunnturnus i Hjerteoppvåkning (6mnd.) Innført Kalenderplan på intermediær (6 mnd.) Vurdere innføring av e kalenderplan med 6 mnd intervall på Hjerteoppvåkning Avventer ny avtale mellom fagorganisasjonene og UNN. Når den foreligger planlegges det å i samarbeid med plasstillitsvalgte for hjerteoppvåkninga/interme diær å se på muligheten for overgang til kalenderplan. Når det skal sies går vi i dag i halv års planer (grunnturnus) og disse er godt justert med tanke på planlagt aktivitet i perioden. Det forventes at man er over på kalenderplan fom 15.12.14. Dette har vært gjort over lengre tid. På bakgrunn av at turnusen er aktivitetsbasert unngår vi at personellet står på ubekvemme vakter som ikke er reelle. For eksempel natt og aften vakter alle røde og inneklemte dager gjennom året. Besparelsen i ubekvemstillegg er omtrent i underkant av 1000 kroner per ansatt per måned i 100% stilling. Totalt 12 stillinger i turnus. I tillegg kan inneklemte dager planlegges til fag og man unngår innleie. : Års 0 144 000 5 Sak 30 side 12

innslag av Hinkehelg ikke innført Hjerteoppvåkingen er 5 dagers post med stengt på røde dager. Intermediær arbeid hver 6. helg. Ferie tidlig/sein, 4 uker på sommer. 5 uke tas vår eller høst alt etter om tidlig eller sein ferie. Jobb søndager før og etter ferie er under kontroll. Noe vikarinnleie Innføre hinkehelg? Nye vaktkoder? Vanskelig å opprettholde vår elektive virksomhet man-fre. Det samme gjelder i forhold til å benytte intensiv ressursene på røde dager etter turnus. Det vil i så fall ramme elektiv drift på sorte dager. Det avvikles i hovedsak 4 uker ferie på sommeren. 5. ferieuke planlegges i turnus, enten med innleie av vikar eller ved at vi har lavdrift perioder. Eks jul. I de tilfeller vi planlegger uttak av færre enn 4 ferieuker på sommeren er det for å sikre drift i mangel av vikarer. Enheten har allerede et innarbeidet system med en tilpasset vakt fra 12-19 for å ivareta økt behov for personell i gitte tidspunkt. VI holder stilling vakant til vikar innleie. Dette er gunstig da vikarene er fleksible mtp vakttyper og endring av vakt. Sparer inn noe på forskjøvne vakter. Ikke aktuelt Avdelingen har alltid vært svært driftstilpasset, og dette er ikke i så måte et nytt tiltak. : Års 6 Sak 30 side 13

innslag av Operasjon hjerte, lunge kar Aktivitetsstyrt turnus (grunnturnus og hjelpeturnus) Helgearbeid hver 5. helg, hjemmevakter. Usikkerhet rundt hviletid? Ferie tidlig/sein, 4 uker på sommer. 5 uke tas vår eller høst alt etter om tidlig eller sein ferie. Jobb søndager før og etter ferie er under kontroll. Rapport skal være ferdig til kl. 14:00 og 20:30, slik at man ikke blir sittende utenfor arbeidstid med rapportskriving Innføre kalenderplan med 6 mnd intervall? Pågår arbeid i samarbeid med HR mtp å utarbeide ny hjemmevaktsavtale Ikke riktig referert. Vi tilpasser ferie etter avdelingens behov. Vi er også avhengig av hvilken kapasitet ANOP gir ut mtp drift som pr i dag kommer alt for sent til at drift kan planlegges på en god måte. Mye adhoc løsninger mtp drift i ferie og høytider som følge av dette Ikke riktig referert. Vår morgenrapport er fra 0730-0740 og ettermiddag fra 1500-1510 og fungerer på en god måte. Pasientrapporter skrives fortløpende under operasjonene Venter på avklaring fra HR?? mht turnusarbeidere i 37,5 t/uke Snarest? : Års En del overtid på ikke planlagt aktivitet Vår overtidsaktivitet styres av 70-013, vi forholder oss til hva de bestemmer vi skal være med på av operasjoner 7 Sak 30 side 14

innslag av Noe vikarinnleie På ferieavvikling og ved sykdom, umulig å unngå med de krav som ligger til drift av avdelingen. Alternativet er å stryke pasienter Hjerte-, lunge og karkirurgisk sengepost Kalenderplan innført 6 mnd. intervall Hinkehelg ikke innført Innføre hinkehelg Starter opp neste turnusperiode, 23.06-14.12.14 Bedre planlegging mellom lege og sykepleieressurser Skriftlige rapporter skal være ferdig til kl 14 på dagvakt, og kl 20.30 på kveldsvakt. Ferie tidlig/sein, 4 uker på sommer. 5 uke tas vår eller høst alt etter om tidlig eller sein ferie. Jobb søndager før og etter ferie er under kontroll. Visitt tar for lang tid Nye vaktkoder vurderes Se på andre måter å gjennomføre visitt på? : Års 16. desember 2013 Januar 2014 Se eget punkt Se eget punkt side 12 side 12 Juni 2012 275 000 550 000 Er iverksatt, men kan innskjerpes. Vurderes i løpet av 2014 8 Sak 30 side 15

innslag av Hjertemedisinsk Intensiv Fordelt personale på helgevakter etter kompetanse Innført kalenderplan med 6 mnd intervall Ansatt 9 scoopvakter(legestudenter) i helgene, i intensivhjemler, som dekker D. A og N hver helg. Innført 16. desember 2013 Januar 2014 Se eget punkt side 12 ok Er igangsatt Blir billigere unngår overtid og vikarbruk : Års Se eget punkt side 12 Ferie tidlig/sein, 4 uker på sommer. 5 uke tas vår eller høst alt etter om tidlig eller sein ferie. Jobb søndager før og etter ferie er under kontroll. Vikarinnleie Planlegging for leger og sykepleiere sett samlet kan bli bedre Er satt i verk i kalenderplan fra des.13 og videreføres i 2014 Private spesialspl.jobber på tvers i klinikken. Lege og koordinator, felles driftsmøte på formiddag og planlegge ut fra hva skal flytte ut,telemetrier osv. samt hvilke ressurser som er tilgjengelige ok Høst2014 Bedre styring på 5.te ferieuke med at den planlegges i kalenderplan unngår å leie inn A og N. Samarbeid om private vikarer til klinikken. Driftsmøter hver mandag med Mia og Hjerteoppvåkningen. Gjennomføres umiddelbart. Avd.spl lager er kort funksjonsbeskrivelse hva som er viktig i forhold til drift Reduserte reiseutgifter og bruk av overtid på egne ansatte 9 Sak 30 side 16

innslag av Hjertemedisinsk sengepost og utredning Innført kalenderplan Har lagt inn mellomvakter på med 6 mnd intervall ukedagene Hinkehelg ikke innført Pre visitt og visitt tar for lang tid. Skriftlig rapport kontra muntlig rapport 10 Sykepleier fra utredning og poliklinikk dekker opp helger. Medfører noe mangel på personell ved fravær på poliklinikken og det har ført til forskyving av helg For få leger og en overfylt sengepost med komplekse pasienter. Planlegging av skriftlig rapport i god tid før vaktskiftene og gode rutiner for hva rapporteres. Avdelingssykepleier følger dette opp. ok Kalendeplan høst 2014 innføres ekstra lørdag/søndag. Redusert til tre sykepleier på N i helg. Flere overleger Umiddelbart Hjertemedisinsk laboratorium Turnus 7 uker, 37,5 t/uke Hviletid etter 11 timer Har godkjent avtale beredskapsvakt Service på lab Legges i lavdriftsperioder. Fortsette med det. Legeressurser tilgjengelig Personale tar ut ferie/avspasering Kursplanlegging Starte tidligere på morgenen Vanskelig å si på grunn av en stadig overfylt sengepost Innsparingskrav på ca.50 000 Gruppeledere frigjøres tidligere til postens drift. Ikke overtid for å skrive rapport. Legger dagvaktene til kl. 15.30 i kalenderplan for gruppeledere : Års Se eget punkt side 12 Sak 30 side 17

innslag av Antall personer tilsted på enkelte prosedyrer for eksempel. TAVI Tre stillinger tilknyttet Ekko, to teknikere og en assistent. Det er ikke budsjett fordisse stillingene Hjerte og karpoliklinikken Arbeidsplan over 6 uker som videreføres Rett på time og rett på helsehjelp er fokusområder Ventelister Se på rutinene. Nå går to sykepleiere fra lab ned på denne prosedyren Stillingene er kommet inn på bakgrunn av økt arbeidsbelastning på legene. Prosjekt rett på time Kommer inn under Lean prosessen høst 2014 Sees på raskt Ut 2014,det er lange ventelister så dette er en krevende jobb, vil komme inn under Lean prosjektet. Gjennomgang av alle rutiner, pasientførløp, ventelister, arbeidsplanlegging osv. Nye vaktkoder Utvidet åpningstid Poliklinikken er åpen fra kl.08.00 til kl.16.00. Oppstart nå i vår Unngå innleie av ekstra personale( eget personale) på lab på Tavi dagene Bedring for pasientene Får inn ekstra pasienter mellom 08.00 og 15.00 : Års 11 Sak 30 side 18

innslag av Kursplanlegging lite planlagt og i perioder uforutsig bare legeressurser Årshjul i avdelingen Oversikt over kurs konferanser, fagdager for personell i avdelingen Satt i drift fra mars 2014 tilgjengelig på fellesområde hjertemed. Bedre forutsigbarhet. F.eks planlegging av avspasering og ferie i disse perioder : Års Mange samarbeidsavdelinger Vil ha dette med i Leanprosessen til høsten Innføring av 900 000 700 000 kalenderplaner (se tidligere punkter) SUM HLK 1 200 000 1 500 000 12 Sak 30 side 19

Aktivitetsbasert bemanningsplanlegging (ABP) Kreft-, kirurgi- og kvinnehelseklinikken (K3K) uke 12 Omstillingskrav ABP 2014: Prognose ABP 2014: Prognose ABP 2015: 19 mill kr 4,5 mill kr 9,1 mill kr Oppsummering av tiltak ABP etter gjennomgang med samtlige ledere i K3K innslag av Kreftavd/Stråleterapien Beredskapsplan som ikke står i henhold til regler eller drift og som er svært dyr Beredskapsplaner sies opp og ny ordning for beredskap etableres Ny beredskapsplan forhandles. Start 08.04. Gammel avtale sies opp fra 01.06. Ny plan fra 01.09. : Års 1.9.2014 170 000 500 000 Kreftavd/Stråleterapien Bemanningsplanlegging Kreftavd/Stråleterapien Ferieplanlegging Skal bemanne mer forutsigbart uten bruk av overtid på kompensasjonsdager, også lørdager. CT kan evt betjenes av radiografer. Normal arbeidstid for dagansatte er fra 07:00-17:00 Overtid skal unngås Analysere pasientstrømmen for å optimalisere Unngå innleie Unngå dyre ferieavtaler. Spre ferie til de ansatte utover hele ferien. Se over. Forslag om at kompensasjonsdager bakes inn i vaktordning. I tillegg vaktteam er på vakt til kl. 16.00 på hverdager. NB! Dette må forhandles m/tillitsvalgte og verneombud. Vi må ha innleie i ferien, da driften som regel er høy ila sommeren. Kun pasienter m/prostatakreft som kan forskyves. Se over Se over Se over Se over Se over Se over 13 Sak 30 side 20