Handlingsplan ifb ROS-analyse 3.tertial 2014 Foretaksnivå

Transkript

1 Handlingsplan ifb ROS-analyse 3.tertial 2014 Foretaksnivå KD = Kirurgisk divisjon, Orto= Ortopedisk klinikk, MD = Medisinsk divisjon, KK = Kvinneklinikken, DPH = Divisjon psykisk helsevern, BUK = Barne og ungdomsklinikken, DST = Divisjon for service og teknikk, DDT = Divisjon for diagnostikk og teknologi, Stab = samlebegrep for stabsenhetene. Her inngår: HR, Enhet for Utvikling, Enhet for økonomi og finans, Enhet for forskning og pasientsikkerhet og Sekretariatet. Mål Målbeskrivelse Tiltak Måltall Ansvarlig Frist Kommentar/status måloppnåelse 1 Gjennomsnittlig ventetid alle pasienter < < 65 HF Middels Høy risiko: KD og Orto Middels risiko: MD Lav 65 dager risiko risiko: DPH, KK, BUK 1. Prosjekt Poliklinikk Måltallet for gjennomsnittlig ventetid er nå på over 65 dager. Tjenesteplanene for legene ble ytterligere forsinket, men er nå på plass. 2. Gjennomgå og rydde i ventelister, herunder rydde lister for de som venter på kontroller. BUK, KD, Orto: Direktør og BUK: Fokus på time til rett tid for kontrollpasienter. Ved habilitering er etterslepet på autismeutredninger hos psykolog nå tatt inn. KD: Redusere antall kontroller 3. Økt poliklinisk aktivitet. Optimal utnyttelse av poliklinikkene ved å ha flere legelister pr. dag. BRENDO: Kveldspoliklinikk 4. Gjennomgang av operasjonskapasitet i ledermøter. Ansettelse av flere operasjonssykepleiere i 2015 *Også tiltak under fristbrudd *Også tiltak under fristbrudd 5. Mulighet for poliklinikkavtale med Kongsvinger sykehus undersøkes

2 6. Etablere/vedlikeholde legelister frem i tid. 7. Organisere vurdering av henvisninger slik at frister overholdes, benytte oversikter over ventelister, fristbrudd og LIS portalen som styringsverktøy 8. Bruke av nasjonale prioriteringsveiledere ved vurdering av henvisninger 9. Forbedre plan for poliklinisk aktivitet for sommerferieavvikling for å forebygge fristbrudd i aug/sept 2015 BUK, MD:, MD*:, MD*:, BUK : Avdsjefer BUK: Legelister for 4 mnd frem i tid er en etablert praksis. MD: Legelister for 4 mnd frem i tid. Fire avd benytter legelister på ressurs/rollebasert, og fem avd benytter det ikke da pasienter følger faste leger på poliklinikk. KD: Legelister 6 mnd frem i tid *Også tiltak under fristbrudd. MD: Flere avd benytter faste overleger, eller leger som har konkrete oppgaver i turnus til å vurdere henvisninger daglig. Har medført kortere ventetid på disse avdelingene. Følges opp i "God ressursstyring" med egen handlinsplan for avdelingene i MD. * Også tiltak under fristbrudd. Benyttes både for pas med og uten rett Andel fristbrudd 0 % 0 % HF Middels risiko 1. Prosjekt Poliklinikk avdsjef Kontinuerlig Høy risiko: KD Middels risiko: MD, BUK, Orto Lav risiko: KK, DPH 2. Øke/utnytte aktivitet i poliklinikk - tilpasset til behovet. Bedre ressursutnyttelse og bruk av oppsatt tid, Orto, MD:, Orto: Kveldspoliklinikk.

3 3. Etablere/vedlikeholde legelister for 4 måneder (eller mer) frem i tid i alle avdelinger MD:, 4. Utarbeide arbeidsflyt, pasientflyt og interne rutiner som sikrer effektiv behandling av henvisninger med høy kvalitet. 5. Rekruttere overleger. Sikre tilstrekkelig kompetanse og bemanning i samsvar med behovet for poliklinisk behandling 6. Strykninger av pasientlister på poliklinikk skal godkjennes av avd sjef 7. Frigjøre kapasitet ved poliklinikk ved å henvise aktuelle kontrollpasienter til primærhelsetjenesten. 8. Opplæring for leger som prioriterer henvisninger MD:, MD:, MD:, MD:, avdsjef Avdelingene gjennomfører en arbeidsflyt som sikrer at henvisninger vurderes så effektivt som mulig, slik at pas får tilbakemelding og time innenfor de frister som er førende. KOLS pas.forløp er ferdig. Lungekreft forløp pågår. Lunge har konstituert to overleger og ansatt to i B- gren stillinger. Gjennomføres MD: Fordøyelse har gjennomgått pas på kontrolliste ila Rydding i ventelister pågår kontinuerlig Skal ha mer restriktiv kontrollpraksis, og at større andel av kontroller skal utføres i primærhelsetjenesten. 4 Pasienter får timeavtale sammen med bekreftelse på mottatt henvisning 80 % HF Middels risiko Høy risiko: Ingen Middels risiko: Orto, MD, KD, BUK, DPH Ingen Lav risiko: KK

4 1. Poliklinikk prosjektet kontinueres., seksjonsleder merkantil Godt samarbeid mellom NBH og Ski. 2. Legelister for minst 4 måneder frem i tid MD:, MD: Opprette rollebaserte legelister 3. Strykninger av pasientlister på poliklinikk skal gjodkjennes av avdelingssjef MD:, Gjennomføres 4. Jevnlige uttak av rapporter fra DIPS for å identifisere områder med utfordringer på direktebooking. Tiltak gjøres ut fra aktuelle flaskehalser. 5. Særskilt oppfølging ved avdelinger som har under 80 % direktebooking BUK: En arbeidsgruppe ved poliklinikken har analysert årsaker knyttet til direktebooking og identifisert flaskehalser. Pasienter som skal ha ulike us på forhånd av legetimen (MR/røntgen, gastroskopi etc) kan ikke direktebookes da man ikke rekker å få time til us innen 7 dager etter prioritering av henvisning. Det sendes ut plan for samtidig tverrfaglig utredning med time hos alle behandlere 6-8 uker før utredning starter. DPH 6 Det er skapt økonomisk handlingsrom som sikrer nødvendige investeringer 0 budsjett avvik HF Høy risiko Høy risiko: KD, MD, KK, Orto Middels risiko: BUK, DDT, Stab Lav risiko: DPH, DST, Stab 1. Økonomisk handlingsplan Ortopedisk klinikk er nå under 90 % belegg på sine sengeposter. En betydelig inntektssvikt hovedsakelig grunnet ø-hjelpssvikt som gir lite rom for nye investeringer.

5 2. Systematisk budsjett- og regnskapsoppfølging på avd- og seksjonsnivå. Driftsmøter med direktør og controller. Benytte rapporteringsverktøy for oppfølging av budsjett. 3. Fokus på kostnadskontroll: Ansettelser/lønnskostnader, innleie, varekostander, innkjøpskontroll/stopp og redusert bruk av overtid. 4. Kompetanseheving og oppfølging på regnskap av ledere, fakturahåndtering og budsjett MD:, MD:, MD:, Gjennomføres. Informasjon om økonomidrift på lederteam. Ansvarliggjøring Gjennomføres. Gjennomføres. De fleste har hatt oppfølgningstid med controller for å gjennomgå regnskap og hvordan finne tall. 5. Planlagt en arbeidsgruppe for å se på vakter, vikarbruk og turnus. 6. Jevnere fordeling av fødende med OUS KK: Alle ledere Svært utfordrende økonomi med forventet utgang med negativ balanse. Økt aktivitet Føde-barsel gir nå et positivt innteksavvik, men lavere enn forventet pga lavere indeks. Ved Gyn ligger aktiviteten over plantall, noe som medfører positive regnskapstall. Antall polikliniske behandlinger ligger 10 % over planlagt aktivitet. Har vært utfordringer på Fødebarsel med et negativt avvik ift vaktdekking. KK: Alle ledere 7. Tilpasse bemanning til aktivitet. Effektiviseringstiltak kontinueres med tilpasning av bemanningsplan leger (økt poliklinikk, reduksjon i legebemanning døgnpost. Identifisere flaskehalser i arbeidsflyt. BUK: Alle Det er ansatt praksisveileder ved avd nyfødt for å øke kompetansen. Økt kompetanse skal gi bedre kostnadskontroll og tilpasset styringsfart. 8. Etablere tydelige kompetansemål for avd nyfødt BUK: Avdsjefer Fire utdanningsstillinger er tildelt fra 2016.

6 7 90 % belegg i voksensomatikk 90 % HF Høy risiko Høy risiko: KD, MD Middels risiko: KK Lav risiko: Orto 1. Revisjon av eksterne avtaler med Kongsvinger og Diakonhjemmet Startet en prosess for å endre avtalen med Diakonhjemmet og avvikle avtalen med Kongsvinger. 2. Prosjekt visittforbedring Det har totalt sett vært en bedring i kontinuitet for visittgang, men også en utfordring med svingninger fra uke til uke. Mange nye leger under opplæring, bl.a. ift visittgang. Previsitt med seksjonslederne på sengeposten fungerer bra. 3. Fasttrack hofte 4. Deltagelse i prosjekt sengeoptimaliering 5. Logistikksykepleier i akuttmottaket er til enhver tid oppdatert på ledig kapasitet og informerer vaktlaget om status 6. Utarbeide en pasientflyt for fagområder som konkretiserer behovet/nivået for kompetanse, pleie, diagnostikk og behandling MD:, MD:, MD:, MD: Det pågår samarbeid på tvers av avdelinger og divisjoner. Gjennomføres så langt det lar seg gjøre Gjennomføres 7. Etablere akuttpoliklinikker MD:, 8. Ny organisering av indremedisinsk MD:, vakttjeneste Gjennomført Gjennomført Økende antall pasienter i mottak blir behandlet som pol kl og "snudd" 9. Sikre utskrivelser før kl 12 på formiddagen. Tilpasset fordeling av senger, etter behov for fagområder. MD:, Gjennomføres. MD har for få senger tilgjengelig ift be

7 10. Oppfølging av tiltak i samhandlingsreformen MD:, Gjennomføres. 11. Fokus på god ferieplanlegging 12. Behov for eget gyn sengeområde. Ses i sammenheng med sengebelegget på hele Ahus. KK: Avdsjefer S305 (gyn/ønh) har ofte overbelegg opp mot 120 % i ukene. Gjennomsnittlig belegg på Gyn er 93 % (inkl helg) og økende. Belegg er varierende ut fra fødselstall på Føde-barsel. Alle tiltak er gjort ift å konvertere til dagkirurgi og sammedagskirurgi. 8 Etterleve Arbeidsmiljølovens arbeidstidsbestemmelser 0 Aml brudd HF Middels risiko Høy risiko: KK Middels risiko: MD, KD, Orto, BUK, DPH, DDT Lav risiko:stab, DST Risiko for dette målet er vurdert å ligge uforandret på stor sannsynlighet, mens konsekvens er endret fra alvorlig til moderat. En del av forklaringen er tekniske brudd (feilregistreringer) i GAT samt tilfelle av AML brudd generert ved at ansatte bytter vakter eller brudd ved 0-ansatte (vikarer/vikarbyråer). 1. Opplæring av leger i GAT Orto: Ledere alle nivå Kontinuerlig. 2. Nøye vurdering av bytte av vakter og innleie. 3. Påse kompetanse blant ledere i regelverk/utarbeidelse av turnus/ Aml brudd. Organisering av turnusdekning med tanke på Aml brudd Orto: Ledere alle nivå MD: Avdsjefer, sekjsonsledere Kontinuerlig. AML brudd og sykefravær er redusert i løpet av høsten. Dispensasjonsavtalen brukes i større grad enn tidligere da den nå er tilrettelagt i GAT. Gjennomføres.

8 4. Forbedre turnusplanlegging og bedre styring av turnusplanene. 5. Fokus på arbeidsbelastning, bemanning og reduksjon av overtid og turnover KK: Seksjonsledere og enhetsledere KD: Div dir, MD: Avdsjefer, sekjsonsledere Samsvar aktivitet og personalressurser. Gjennomføres. 6. Bygge kompetanse blant ledere på oppfølging av sykmeldt personell. Sykefraværsoppfølging. Tiltak for å forebygge/redusere sykefravær og fremme jobbnærvær. 7. Rekruttere. Sikre spesialkompetanse og robust bemanning BUK: Avdsjefer, MD: Avdsjefer, sekjsonsledere BUK: Avdsjefer Gjennomføres. 8. Prosjekt AML brudd KK: Seksjonsledere og enhetsledere Klinikken har tidligere gjennomført et prosjekt der man har oppsummert hvilke AML brudd KK har. Prosjektet gjenopptas. Ved høy aktivitet er det vanskelig å unngå AML brudd da det ikke er mulig å innhente personell med adekvat kompetanse fra vaktsentralen. 9. Møte med OUS vedr jevnere fordeling av fødselstallet KK: Seksjonsledere og enhetsledere 10. Fordele overtidsbelastning på flere ansatte/ekstravakter. 11. Følge opp tiltaksplan for 2 seksjoner i divisjonen som har særskilte utfordringer med AML brudd DPH: Avdsjefer Flere ekstravakter er ansatt i døgnseksjoner for å unngå overtid/overbelastning på fast personale. DPH: Avdsjefer To seksjoner i divisjonen har hatt særskilte utfordringer med AML-brudd. Plan med tiltak er laget, og tiltak iverksatt.

9 12. Månedlig gjennomgang av alle AML brudd, pr ansatt og derav oppfølging av respektive ledere. Vider avdekke "faktiske brudd", og om noen av disse kan reduseres gjennom lokale avtaler. DDT: Ledere Målet er ikke oppnådd, men det har vært en kraftig reduksjon i antall AML-brudd. Opprettholder derfor fokus. 13. Gravide i jobb KD: Div dir,