Felles kontorsenter UNN

Transkript

1 Felles kontorsenter UNN Universitetssykehuset Nord-Norge HF (UNN) Tromsø av Åse-Merete Hansen, avdelingsleder Presentasjon via STYRK konferanse Norsk sykehus og helsetjenesteforening april 2008

2 ORGANISASJONSKART - Felles kontorsenter UNN etter klinikkorganisering aug.08 FKU

3 ORGANISASJONSKART Felles kontorsenter UNN Avdelingsleder Felles kontorsenter UNN (FKU) Kontorleder FKU Prosjektkoordinator FKU engasjementstilling Seksjonsleder FKU Narvik Seksjonsleder FKU Harstad Seksjonsleder Journalarkiv Tromsø 53 sekretærer 7 sekr. - skriving 2 sekr. arkiv 13 sekr. skriving 1 sekr. arkiv 8 sekr. arkiv

4 Bakgrunn Problemer med kontinuerlig lang skrivetid på pasientdokumentasjon ved enkelte avdelinger Arbeid i startgropen med salg på deler av skrivetjenesten Epikriseindikator - krav om epikrise innen 7 dager etter utskrivelse av pasient Ønske fra toppledelse om samtidighet mellom behandling og dokumentasjon

5 Prosjekt iverksatt skrivetjenesten skilles fra resterende kontortjeneste Toppledelsen ga klarsignal til å starte prosjektering for å se hvordan ivareta skrivetjenesten på en bedre måte innad i eget sykehus Styringsgruppe etablert av toppledelsen Prosjekt arbeidsgruppe bestående av en gruppe kontorledere og ledet av en prosjektleder Arbeidsgruppen jobbet frem en egen avdeling for skrivetjenesten

6 Felles kontorsenter UNN -pilot Pilotdrift i gang klinisk somatiske avdelinger som pilot Sekretærer overført fra pilotavdelingene Arbeidsoppgaver overført fra pilotavdelingene Avdelingsleder tilsatt Oppstart i midlertidige brakkelokaler inne i sykehuset mens permanente lokaler utenfor sykehuset ble tilgjengelige og oppgraderte

7 Felles kontorsenter UNN videre fremdrift FKU-Narvik - ordinær drift FKU-Tromsø - ordinær drift FKU-Harstad - planlagt oppstart før sommeren 2008

8 Prioritering FKU skriving 1. Dokumentasjon merket som haster 2. Dokumentasjon på innlagte pasienter 3. Epikriser 4. Diverse notater stråle-/doseplannotat simulatornotat angio/pci telemedisinske notater journalnotater, brev o.l.) 5. Polikliniske notater

9 Klinikk i avdelingen Sekretærinndeling i forhold til de nye klinikkene i UNN Hver skriver for 4 avdelinger innenfor samme klinikk (inkl. den avdeling de er overført fra) Kvalitetssikring : Sekretærene blir spesialister innenfor fire fagområder

10 Hvordan har det gått? Overført tomme stillinger fra avdelingene stor restanse ved FKU i starten Stillingsbank blokkerer for ansettelser Sentralisering av sykefravær til FKU lang skrivetid Feil i DIPS-pasientjournal lengre skrivetid DIPS ikke er tilrettelagt for skriving fra en samlet kontortjeneste dårlig oversikt Skriving på tvers mange avvik ved oppstart

11 Hva er ordnet? Massiv sykefraværsoppfølgning- dette tar tid Innleid sekretærer på overtid Prosjektskriving HN IKT gir FKU prioritet - løst feilen i DIPS Undervisning i fellesrutiner Kontinuerlig internkontroll og opprydding i avvik

12 Hva gjenstår? Ansette i 6,3 ledige stillinger Besatt 41,9 av 48,2 stillinger Opprette vikariatpool via vikarbyrået Xtra? Internkontroll avvik Fortløpende undervisning

13 Samarbeidende avdelinger Kreftavdelingen Nevrokirurgisk avdeling Kvinneklinikken MedB Ortopedisk avdeling Barneavdelingen Avd. for gastroenterologisk kirurgi Avd. for urologi og endokrin kirurgi Avd. for fys.med. og rehab. Revmatologisk avdeling Nevrologisk avdeling Øre-nese-hals-avdelingen Plastikkirurgisk avdeling Hjertemedisinsk avdeling Nyremedisinsk avdeling Gastromedisinsk avdeling Geriatrisk avdeling Avd. for hjerte-/lunge-/karkirurgi Hudavdelingen (aug-08) Øyeavdelingen (juni -08)

14 Litt statustall Status per lydfiler fra 18 avdelinger og 350 leger Stor bedring av skrivetjenesten: Totalt sett er skrivetjenesten ved sykehuset mer ajour enn tidligere, selv om noen få avdelinger er mindre àjour enn tidligere Dokumenttype Skrivetid Hastesaker daglig ajour Dokumentasjon på innl.pas. daglig ajour Epikriser 10 dager (49 epikriser) Brev 6 dager (31 brev) Poliklinikk 3 uker (fra )

15 Stillingshjemler Skriving Journalarkivet Tromsø 55 (46,2) 9 (7,92) Narvik 7 (6,5) 2 (2) Harstad 1 (1) ca 15 1 (1) TOTALT 90 ansatte i FKU per

16 Resterende kontortjeneste Omorganisering ved Universitetssykehuset Nord-Norge HF Fra 36 avdelinger til 10 klinikker Prosjekt: Sengepost og poliklinikkressurser