TJENESTEKATALOG DOKUMENTASJONSSENTERET versjon 1.1

Transkript

1 TJENESTEKATALOG DOKUMENTASJONSSENTERET 2017 versjon 1.1 Innhold 1. Felles skrive- og oppfølgingstjeneste Beskrivelse av tjeneste Hva er inkludert Hva kan du forvente Hvordan kan klinikken bidra til best mulig tjeneste Behov for mer informasjon Roller og ansvar Servicenivå Pasientjournalarkivet Beskrivelse av tjeneste Hva er inkludert Hva kan du forvente Hvordan kan klinikken bidra til best mulig tjeneste Behov for mer informasjon Roller og ansvar Servicenivå

2 1. Felles skrive- og oppfølgingstjeneste 1.1 Beskrivelse av tjeneste Felles skrive- og oppfølgingstjeneste skriver digitalt og analogt dikterte medisinske notater, følger opp oppgavemeldinger i forbindelse med talegjenkjenning, overvåker elektroniske meldinger som sendes ut fra St. Olav, skriver ut, pakker og sender ut brev, skanner, fletter journal og bemanner sekretærplass i klinisk avdeling. 1.2 Hva er inkludert Skriving av digitalt dikterte medisinske notat Skriving av analogt dikterte medisinske notat Behandling av oppgavemeldinger Utskrift og pakking av dokumenter Fletting av journal Skanning av oppholdsmapper Makulering Bemanning av sekretærplass i klinisk avdeling i henhold til serviceavtale 1.3 Hva kan du forvente Skriving og kvalitetssikring av lydfil innenfor avtalte frister. Skriving og kvalitetssikring av analoge kassettbånd innenfor avtalte frister. Behandling og oppfølging av oppgavemeldinger innenfor avtalte frister Utskrift, kvalitetssikring og sending av godkjente dokumenter per post. Fletting av journal alle dager 07:00 14:30 Skanning av oppholdsmapper innenfor avtalte frister Makulering utføres daglig Bemanning av sekretærplass i klinisk avdeling i henhold til avtale Åpningstid: Alle dager: 07:00 22: Hvordan kan klinikken bidra til best mulig tjeneste Tydelig diktat, korrekt dokumenttype og valg av riktig kopimottaker bidrar til best mulig tjeneste. Ved egenproduksjon av dokumenter er det avgjørende at forfatter gir tydelige beskjeder gjennom oppgavemeldinger til Felles skrive- og oppfølgingstjeneste, dette for opprettholdelse av god kvalitet og tidsfrist. 1.5 Behov for mer informasjon Se Dokumentasjonssenterets hjemmeside på Kilden for mer informasjon: 2

3 1.6 Roller og ansvar Seksjonsleder: Overordnet ansvar. Marius Oustad / Fagansvarlig Felles skrive- og oppfølgingstjeneste. Klinikkens/divisjonens nærmeste kontaktperson. Ansvarlig for endring/korrigering av Dok.guiden (prosedyrer i EQS). Kristin Ramsøskar / Fagansvarlig: Pasientnær virksomhet. Klinikkens/divisjonens nærmeste kontaktperson. Ansvarlig for endring/korrigering av Dok.guiden (prosedyrer i EQS). Tone Waagen / Kvalitetskoordinator: Klinikkens/divisjonens kontaktperson for avviksmeldinger og oppfølging av kundemøter Tove Kathrine Lervik Sekretær: Skriving og kvalitetssikring av diktat, sending av dokument til godkjenning, behandling av oppgavemeldinger i forbindelse med egenproduksjon og utskrift og kvalitetssikring av dokumenter som skal sendes per post. Utlevering av pasientopplysninger til andre som yter helsehjelp. Felles skrive- og oppfølgingstjeneste

4 1.7 Servicenivå Skriving: Notat som har angitt prioritet HASTER skal skrives fortløpende. Notat som har angitt prioritet I LØPET AV DAGEN skal skrives i løpet av dagen. Notat som har angitt prioritet INNEN 3 DAGER skal skrives innen tre dager. Notat som har angitt prioritet NORMAL skal skrives innen 14 dager. Innkomster, operasjoner, notater fra Skadepoliklinikken, skjermede notat, journalnotat for inneliggende pasienter og paragrafvurderinger skal skrives fortløpende uansett angitt prioritet. Epikriser skal skrives senest påfølgende virkedag uansett angitt prioritet. Telefonnotat, medisinnotat, brev til pasient og brev om pasient skal skrives innen tre dager uansett angitt prioritet. Det skal til en hver tid ikke være mer enn 400 notat på vent på <Alle> lista i rubrikken Diktater klare til skriving. Bruk av interne postkasser i DocuLive: All kommunikasjon fra DSFST til klinikk/avdeling foregår til èn forhåndsdefinert postkasse (hovedregel er Henvisning og søknader postkasse). Oppgavemeldinger: Listen over oppgavemeldinger skal ved dagens slutt være à jour til og med gårdagens dato. Utskrift og utsendelse av dokumenter: Utskrift utføres hver virkedag mellom kl. 14:00 og 15:00, samt alle dager mellom kl. 21:00 og 22:00. Dokumentene kvalitetssikres og pakkes for utsendelse neste virkedag. Arbeidsflyt (prioritering) på ubekvem tid (hverdager 14:30-22:00, helg og helligdager) Innkomstjournaler / Innkomstnotat og Paragrafvurderinger (fortløpende uansett prioritet) Poliklinisk journal Hjertemedisin Epikriser / Utskrivningsnotat for pasienter som skal overføres annen institusjon (kun de epikriser som er merket med dato og klokkeslett for overføring i kommentarfeltet og som er prioritert med HAST). Operasjonsbeskrivelser Notater med prioritet «haster» Notater med prioritet «i løpet av dagen» 4

5 2. Pasientjournalarkivet 2.1 Beskrivelse av tjeneste Pasientjournalarkivet skanner oppholdsmapper, åpner og skanner post for Ett Felles Postmottak, håndterer innkommende e-henvisninger, låner ut papirjournaler, registrerer kreftmeldinger og vedlikeholder hyllemeter med arkiv. 2.2 Hva er inkludert Skanning av oppholdsmapper Historisk skanning Postmottak Mottak av papirarkiv E-meldinger via Sharepoint Makulering Utlån av papirjournaler Registrerer kreftmeldinger i henhold til serviceavtale 2.3 Hva kan du forvente Skanning av oppholdsmapper innenfor avtalte frister Skanning av historisk journal gjøres fortløpende ved forespørsel Mottak og distribusjon av klinikkens/divisjonens eksterne post (elektroniske- og papirhenvisninger) Mottak av papirarkiv/annet arkivverdig materiale for oppbevaring E-meldinger via Sharepoint behandles fortløpende Makulering utføres daglig. Tilrettelegging for forskning, utlån av pasientjournaler, forvaltning i henhold til arkivloven. Åpningstid: Mandag-fredag: 07:00 17: Hvordan kan klinikken bidra til best mulig tjeneste Dokumenter som skal skannes må fylles ut korrekt (pasient-id og dato). Dersom utskrifter fra DocuLive med tilføyinger skal skannes, må dette merkes tydelig. Kun journalpliktige dokumenter skal sendes til skanning. Oppholdsmappene skal være ferdig ryddet før de sendes. Med ryddige oppholdsmapper menes at alle binders og stifter fjernes, og at alle dokumenter på samme pasient skal samles. Kopier skal makuleres. Klinikken har ansvar for at nye dokumenter opprettes i samsvar med prosedyre

6 2.5 Behov for mer informasjon Se Dokumentasjonssenterets hjemmeside på Kilden for mer informasjon: Roller og ansvar Seksjonsleder: Overordnet ansvar. Anne Grete Næss Fagansvarlig: Klinikkens/divisjonens nærmeste kontaktperson. Ansvarlig for endring/korrigering av Dok.guiden (prosedyrer i EQS). Jo Korsvold Kvalitetskoordinator: Klinikkens/divisjonens kontaktperson for avviksmeldinger og oppfølging av kundemøter Tove Kathrine Lervik Sekretær: Skanning, kvalitetssikring og registrering av journaldokumentasjon, utlån av papirjournal, mottak og distribusjon av henvisninger og utlevering av pasientopplysninger til andre som yter helsehjelp. Pasientjournalarkivet

7 2.7 Servicenivå Arkivtjenester: Skanning av historisk journal gjøres fortløpende. Levering og utsending av papirjournaler gjøres fortløpende. Postmottak: E-meldinger behandles fortløpende. Post til klinikkene (Ett Felles Postmottak) skal være ferdig behandlet i løpet av dagen Skanning av oppholdsmapper: Alle oppholdsmapper skal skannes fortløpende. Det skal til en hver tid ikke ligge mer enn 2400 dokumenter på vent (30 cm) Registrering av kreftmeldinger: Registrering av kreftmeldinger i henhold til serviceavtale 7