Dokumentasjonssenteret i endring. Dokumentasjonssenteret

Transkript

1 i endring

2 Historisk tilbakeblikk : etableres - 40 årsverk Pasientjournalarkivet Sakarkivet : Felles skrive og oppfølgingstjeneste implementert i ca 90 årsverk Sakarkivet ble flyttet til Sentral Stab i 2011 Åpent 24 timer i døgnet, 365 dager i året

3 Organisasjonskart

4 Fremragende dokumenthåndtering ved St. Olavs Hospital skal gjennom effektiv og målrettet drift levere støttetjenester etter avtale til våre kunder slik at disse kan fokusere på sin kjernevirksomhet. Summen av faglig kvalitet på dokumenthåndtering, kundetilfredshet og hvordan avdelingen bruker ressursene på beste måte, gir fremragende behandling ved hjelp av standardiserte prosesser for dokumenthåndtering.

5 De ansatte og deres kompetanse er sykehusets viktigste ressurs. Det er avgjørende at er en utviklende og helsefremmende arbeidsplass, og at det drives langsiktig og helhetlig aktivitets- og bemanningsplanlegging av høyt kompetente medarbeidere som er kvalitets- og sikkerhetsbevisste. skal væe en arbeidsplass preget av åpenhet og tverrfaglig samarbeid. Målet er å skape en arbeidskultur som støtter målet om å være fremragende på dokumenthåndtering. Vi skal ha synlige og ansvarlige ledere som arbeider mot felles mål, faste ansatte i hele stillinger og som tar ansvar og gis innflytelse i utviklingen av avdelingen. skal være en utviklende arbeidsplass hvor det er inspirerende å arbeide.

6 Kontinuerlig forbedring og effektivisering Kvalitet (ISO-sertifisert) Gode prosedyrer og arbeidsverktøy Standardisering av arbeidsprosesser (kundemøter, tjenestekatalog, serviceavtaler) Riktig person på rett plass «alle kan alt» Arbeidsflyt/turnus Tett samarbeid med Fagavdelingen

7 Teknologisk utvikling Overgang fra papirjournal til elektronisk journal (2008) Talegjenkjenning (2010) Direkte import i journal fra medisinsk teknisk utstyr (EKG 2017) MyWay2PAS (2018) Nye og bedre skannere

8 Pasientjournalarkivets tjenester Skanning av oppholdsmapper og historisk journal Mottak av papirarkiv og arkivverdig materiale Drift og vedlikehold av hyllemeter arkiv Mottak og videreformidling av e-meldinger i Sharepoint Utlevering av pasientopplysninger til andre som yter helsehjelp Makulering av skannede dokumenter i Doculive Ett Felles Postmottak ( ) Registrering av kreftmeldinger i Kreftregisteret (2016) Overtakelse av Saksarkivet (2018) (Utlån av papirjournaler)

9 Felles skrive og oppfølginstjenestes tjenester Skriving av digitalt dikterte medisinske notat Skriving av analogt dikterte medisinske notat Behandling av oppgavemeldinger i forbindelse med talegjenkjenning (2010) Pakking og utsending av brev Overvåking av elektroniske meldinger som sendes fra St. Olav Registrere mobilnummer til pasienter som ønsker SMSpåminnelse om timer ved sykehuset Utlevering av pasientopplysninger til andre som yter helsehjelp Makulering av skrevne og talegjenkjente dokumenter i Doculive

10 Brukerstøtte i DocuLive EPJ Utskrift av dokumenter/utsendelseslister (2014) Merkantile oppgaver for Klinikk for Akutt- og mottaksmedisin, inkludert bemanning av arbeidsstasjon i Observasjonsenheten (2016) Skanning av oppholdsmapper for Klinikk for Akutt- og mottaksmedisin (2016) Skanning av gamle røntgensvar og CTG (2016) Fletting av journal i EPJ og PAS (2018)

11 Skriving av makroskopiske undersøkelser og rettsmedisinske obduksjoner (2018) Bemanning av skranke i Akuttmottaket (2018)

12 Fremtidens dokumentasjonssenter Økt bruk av talegjenkjenning (reduksjon av antall digitalt dikterte notater) Reduksjon av skanning (MTU) Helseplattformen Jobbing på «tvers» av seksjonene Kan frigjøre ressurser til nye oppgaver

13 Oppgaver i kø Kopi av journal til pasienter Flere kreftmeldinger Medisinske kvalitetsregistre Bemanning av flere skranker