Bemanningsplan for Avdeling for dokumentasjonsforvaltning

Transkript

1 Bemanningsplan for Avdeling for dokumtasjonsforvaltning Utgangspunkt: : 28,2 årsverk -8,2% (- 2 årsverk) = 26 årsverk Bemanningsplan beskriver d ferdig implemterte Avdeling for dokumtasjonsforvaltning, som vil være i virke fra Fra tom må de ansatte påregne arbeidsoppgaver som gir beste sikkerhet, flyt og service i overgang fra destralisert til stralisert dokumtasjonsforvaltning, samtidig som at d nye struktur bør settes i gang raskt for å oppnå effekt. Funksjoner og oppgaver, fastsatt gjnom styrevedtak Bemanningsplan for Avdeling for dokumtasjonsforvaltning skisserer tjeste hvor det legges vekt på å være tilstede for brukerne og å utvikle seg til av premissleverandøre for digitalisering, standardisering og effektivisering av administrative prosesser ved NTNU. De tradisjonelle daglige oppgave som skanning, registrering, postmottak tillegges % lavere ressursmgde n hva de tidligere hete har hatt, stordrift vil veie opp for dette. Brukerstøtte, formidling og utvikling tillegges tilsvarde høyere ressursmgde for å spisse kompetanse og kunne arbeide utadrettet på flere nivåer. Justeringer i kvalitet, standard eller servicivå Avdeling ønsker å yte høy service overfor brukerne. Hvilk form servic skal ha vil påvirke ressursbruk. Bruk av skjermdeling (Skype), brukervideoer, faste kurs og bestilling av veiledning er eksempler på vanlige metoder for brukerstøtte som avdeling tker å ta i bruk. Avdeling selv vil ha stort behov for både å holde seg informert og gjøre seg synlig, flere araer for formidling vil derfor utvikles, også i samarbeid med andre heter, som IKT og Kommunikasjon/HR. Avdeling vil kunne tilby 1

2 opplæringspakker for nyansatte saksbehandlere, hvor forvaltning og informasjonssikkerhet i hverdag utgjør tema samm med dokumtasjon. Lokale superbrukere for arkivsystemet er ønskelig, m disse skal ikke ha no arkivfunksjoner eller tilhøre avdeling formelt. Enkel veiledning, videreformidling av arkivverdig dokumtasjon til avdeling er typiske oppgaver for superbruker. Unntaket er Ålesund og Gjøvik, hvor arkivfunksjon må være tilstede. Bemanningsplan skisserer 2 stillinger fysisk plassert i Gjøvik/Ålesund. Utover det må ansatte der finne stilling i bemanningsplan på lik linje med andre. Behov for ny kompetanse Avdelings ansatte innehar allerede høy kompetanse, spissing av dne gjnom mer spissede stillinger løfter hele avdeling. Over tid vil det være behov for økt kompetanse inn IKT, lovverk og formidling. Organisering av avdeling Avdeling for dokumtasjonsforvaltning har leder og ing gruppeledere de første 6-8 mnd. Det begrunnes med at dne period vil preges av dringer i oppgaver, både i overgang fra gammel stilling og i tidlig fase i avdeling og at leder bør foreta justeringe. Det er lite sannsynlig at avdeling vil bestå av mange med leder- eller personalerfaring. Leder må derfor ha sin støtte fra HR-avdeling, da man må påregne krevde situasjoner og ansatte som trger ekstra støtte. Noe lederstøtte innad må likevel påregnes for å få etablert arbeidsprosesse i avdeling. M avdeling vil trge tid til å finne sin form og tidlig gruppeinndeling kan stå i veg for dette. Vi anser at gruppeledelse vil gi d beste organisering av avdeling på sikt, dvs fra august

3 Nr Stillingstype Stil l% Rapporterer til Arbeidsoppgaver Kvalifikasjon skrav Stillingskode 1 Avdelingssjef 100 Organisasjons direktør 2-6 Dokumtasjonsforvalter 500 Avdelingssjef 7-9 Dokumtasjonsforvalter/ Dokumtasjonsforvalter /- 300 Avdelingssjef 300 Avdelingssjef Leder for avdeling 1060 Avdelingsdirektør Arkivdanning: Registrering, skanning, fordeling, journalføring, postmottak, brukerstøtte, kvalitetssikring, offtlig journal Systemforvaltning, integrasjoner, oppfølging mot leverandør og IKT. Utviklingsoppgaver som fremmer standardisering, digitalisering, eksempelvis webskjema, utvalgsmodul. Integrasjoner Opplæring, kurs/kurspakker, formidling mot fakultete. Potsiell veileder i prosjektdokumtasjon for virksomhet 1408 Førstekonsult /1363 Siorkonsult 1363 Siorkonsult /1434 Rådgiver 1408 Førstekonsult /1363 Siorkonsult /1434 Rådgiver 3

4 Dokumtasjonsforvalter 900 Avdelingssjef Dokumtasjonsforvalter /- 200 Avdelingssjef 23 Dokumtasjonsforvalter 100 Avdelingssjef 24 Dokumtasjons 100 Avdelingssjef 25 Dokumtasjonsforvalter 100 Avdelingssjef 26 Dokumtasjonsforvalter 100 Avdelingssjef Arkivdanning utgjør del av stillinge. Kombineres med ulike varianter: Opplæring og formidling mot virksomhet. Rutineutvikling. Systemforvaltning. Historisk arkiv. Innsyn Veileder ved innsyn, ansvar for avdelings hjemmesider inkludert offtlig journal og arkivplan. Rådgivde funksjon for avdeling/i virksomhet i lovverk og dokumtasjon 1408 Førstekonsult /1363 Siorkonsult 1363 Siorkonsult/1434 Rådgiver Historisk arkiv. Innsyn 1408 Førstekonsult /1363 Siorkonsult Rådgivde funksjon 1364 Sior overfor leder og avdeling Plassering i Gjøvik. Arkivdanning. Veiledning og kurs Plassering i Ålesund. Arkivdanning. Veiledning og kurs 1408 Førstekonsult /1363 Siorkonsult 1408 Førstekonsult /1363 Siorkonsult 4

5 5