Langtidsplanlegging og aktivitetsstyrt bemanning

Transkript

1 Helse Sør-Øst RHF Gode og likeverdige helsetjenester til alle som trenger det, når de trenger det, uavhengig av alder, bosted, etnisk bakgrunn, kjønn og økonomi. Langtidsplanlegging og aktivitetsstyrt bemanning Tilgjengelighets- og ressursstyringsprosjektet Utvidet ledersamling Med. avd. BS

2

3 Ressurser som skal bistå dere Fra TRP: Inge Pettersen 100% Per Anders Ifarness 100% Henning Moen 30% Siv Søgnen 50% Gro Mette Defries 50% Marielle Lae Slyngstad 20% Arne E. Aas 20% Fra VVHF: Susanne Svarverud Gro Melbye & co.

4 TRP organisering 2016

5 Hvorfor? Krav fra HOD om planleggingshorisont for bemanning og timetildeling på minimum 6 mnd. Planhorisonten for bemanning legger grunnlag for timetildelingen, altså må man planlegge bemanning slik at man tar høyde for: Kjent aktivitet Kjent fravær Kjente ressurser Riksrevisjonen peker på manglende bruk av aktivitetsdata i arbeidstidsplanleggingen og manglende samarbeid mellom kliniske enheter En fremtidig integrasjon mellom DIPS og Gat forutsetter at oppgaveplanlegging gjøres i Gat

6 Hensikt i et pasient- og medarbeiderperspektiv Faglig forsvarlig bemanning i forhold til planlagte pasientforløp Avstemme ressursbruken i forhold til planlagt aktivitet Muliggjøre planhorisont for timetildeling på min. 6 mnd. gjennom forutsigbar og pålitelig bemannings- og oppgaveplanlegging Samordne bemanningsplanleggingen for samarbeidende personell/seksjoner Mer forutsigbare arbeidsplaner for ansatte, med mulighet for aktiv medvirkning på egen arbeidsplan og ferie mv. Sikre hensiktsmessig fordeling av ubekvem arbeidstid Gi bedre mulighet for kompetanseplanlegging Gi bedre mulighet for å skjerme arbeidstid til FoU Forberede avdelingen på integrasjon mellom Gat og DIPS, med automatisk overføring av oppgaver til timebok

7 Hvordan kom vi hit? Oppstart i april Innhentet erfaringer fra 4 foretak i HSØ, samt Helse Bergen, UNN og Helse Nord-Trøndelag Utarbeidet utkast til metodikk Gjennomgått og godkjent av referansegruppe for pilotering Pilotforetak valgt ut på bakgrunn av kriterier VVHF og SIHF Avdelinger valgt ut i dialog med HR i foretakene Med. avd. Bærum sykehus Kir. avd. Lillehammer (oppstart november)

8 Hvorfor en pilot? Hensikten med å pilotere er å teste metodikk og måleindikatorer i realistiske omgivelser. På denne måten kan man oppdage feil og korrigere disse før en tilgjengeliggjøring for alle helseforetak. Det dere får er ikke et ferdig produkt, men noe som en referansegruppe har sagt er «godt nok» til å testes i praksis og så skal vi lære, justere og ferdigstille på bakgrunn av erfaringene vi gjør sammen

9 Forskjeller fra BRASSE BRASSE Medarbeiderdrevet prosess Ender i en handlingsplan som skal gjennomføres Fokus på å løse et bredt spekter av utfordringer gjennom en styrt prosess Griper ikke inn i Gat rent teknisk Gjennomprøvd og modent Metodikk Lederdrevet prosess Ender i nye arbeidsplaner som skal iverksettes Fokus på arbeidstidsplanlegging gjennom en styrt prosess Praktisk bruk av Gat er i fokus forenkling/kvalitet Prøves nå ut for første gang

10 Metodikk for langtidsplanlegging og aktivitetsstyrt bemanning

11 Begrepsdefinisjoner Langtidsplanlegging Arbeidsplaner, inkludert oppgavetildeling, i Gat har til enhver tid en gyldighet på minimum 6 måneder. Planen er aktivitetsstyrt og det brukes ikke manuelle sidesystemer som overstyrer planen, slik den foreligger i Gat. Aktivitetsstyrt bemanning Aktivitetsstyrt bemanningsplanlegging tar utgangspunkt i det definerte behovet enheten har, innenfor rammen av tilgjengelige årsverk. Behovet vil variere innenfor døgnet, uken, måneden og året. Det tas hensyn til kjente svingninger i aktiviteten, kjent fravær og kjent ressurstilgang, og man får derfor bedre samsvar mellom bemanning og arbeidsoppgaver.

12 Enkelt forklart Aktivitet planlagt på tvers, basert på fakta Planlegge arbeidstid & oppgaver Aktivitet tilpasset mål og behov!

13 I detalj Faktabasert forståelse av drift, bekrefte/avkrefte antakelser Seksjoner som påvirker hverandre planlegger sammen og velger løsninger sammen Det planlegges for kjent fravær og kjent aktivitet, på bakgrunn av kjente ressurser. 6 mnd. planhorisont inkl. oppgaver Alt i Gat! Hvordan ta kloke valg når planen møter hverdagen?

14

15 Valg av plantype Utfordringer med rullerende planer Ikke mulig å planlegge kjent fravær uten hjelpeplan Risikerer at en stadig må endre avtaler (og lønn) Gir økt arbeidsbelastning og høyere brukerterskel Metodikken bygger på planer som justerer for kjente variasjoner Kalenderplan Hva med ønskeplan? Tids- og ressurskrevende Teknisk utfordrende ved endringer i stillingsforhold m.v. Flere bytter og forskyvninger på avdelinger med ønskeplan Mindre oversikt over kompetanse på vakter

16 Hva blir nytt for dere? En rød tråd gjennom hele prosessen, der man i større grad tar hensyn til samarbeid mellom seksjoner Fraværskartlegging gjennom verktøyet «ukeplanperiode» Bruk av aktivitetsplan i Gat (heter «døgnrytmeplan» i VVHF) Planlegging av oppgaver i arbeidsplanen

17 Hvordan involverer metodikken tillitsvalgte? Helst allerede her! (og det gjør vi hos dere) Minimum her (som i dag) Og alle regler for samarbeid avtaler og involvering gjelder som før

18 Plan for pilotering AKTIVITET START SLUTT NOTATER Avtaler, informasjon Fraværskartlegging Analysere aktivitet og bemanning Samskapt planlegging Utarbeide aktivitets- og bemanningsplaner NB! Høstferie uke 40 Samarbeidsmøte Utarbeide arbeidsplaner Vår + sommer (2 planperioder, uten jul) Drøfting og iverksetting

19 Hvem gjør hva? Prosjektet skal ikke gjøre jobben for dere Dere skal fysisk gjøre jobben, akkurat som i dag men på en litt annen måte Når dere støter på problemer er vi fysisk tilstede, lett tilgjengelige og kan hjelpe dere! Vi gir nødvendig opplæring i det som er nytt for dere Metodikken tilgjengelig på nett

20 Tilgjengeliggjøring på nett

21 Hva treffer dere nå? Fra neste uke Analysere aktivitet og bemanning Hente spesifiserte data selv der de er lett tilgjengelig Bistand fra controller/virksomhetsdata på resten Fraværskartlegging Opplæring i bruk av verktøyet Om ca. 4 uker Samskapt planlegging, en hel dag!

22 Nyhetsbrev og sosiale medier: