SAKSFRAMLEGG Arkivsaksnummer.: Arkivnummer: Saksbehandler: 13/2854 410 Audun Eriksen Liv Hilde Ruud BEMANNINGSSENTRAL - HELSE- OG SOSIALETATEN RÅDMANNENS FORSLAG: Det vurderes å etablere bemanningssentral for helse- og sosialetaten i 2014. Kostander dekkes innenfor etatens budsjettramme. Vedlegg: Ingen Saksopplysninger: Følgende vedtak ble fattet i K.sak 59/12 den 18.06.2012: Hovedutvalget for helse- og sosial bes sette ned et utvalg bestående av politikere og administrasjon som ser på muligheten for bemanningspool. Med bakgrunn i dette vedtaket ble det nedsatt et utvalg med følgende sammensetning: Kjell Roger Larsen: Hovedutvalg for Helse- og sosialetaten Erik Hørlück Berg: Hovedutvalg for Helse- og sosialetaten Liv Hilde Ruud: Virksomhetsleder Tun funksjonshemmede Eva-Kristine Hansen: Avdelingsleder Modumheimen Gro Nanna Hovde: Plasstillitsvalgt Fagforbundet, Modumheimen Audun Eriksen: Virksomhetsleder Modumheimen Innledning: Oppdekking av ledige vakter innen turnusvirksomhetene er en stor og omfattende oppgave innen helse- og sosialetaten. Alle virksomheter har en grunnbemanning, men er avhengig av ledige vakter i forbindelse med sykdom, ferie og ulike permisjoner for å kunne utøve en faglig forsvarlig tjeneste. Samlet budsjett i 2013 for vikarbruk, ekstrahjelp og overtid er for hele helse- og sosialetaten på vel 23 mill kr. Til sammenligning var budsjettet for tilsvarende område i 2012 på ca 24,7 mill kr. Det virkelige forbruket i 2012 var derimot på 32,9 mill kr. Justert for merinntekter på sykelønnsrefusjon var netto merforbruk i forhold til budsjett ca 7,3 mill kr. I 2011 var tilsvarende merforbruk ca 8,2 mill kr. (alle tall uten sosiale kostnader) Variable kostnader (vikar- ekstrahjelp- overtid) i Helse- og sosialetaten ( mill kr) 2011 2012 2013 Variabel lønn Refusjon Variabel lønn Refusjon Variabel lønn Refusjon Budsjett Regnskap Budsjett Regnskap Budsjett Regnskap Budsjett Regnskap Budsjett Regnskap Budsjett Regnskap
22,4 32,4 9,8 11,7 24,8 32,9 9,8 10,6 23,3 9,9 Oppdekning av ledige vakter er i dag en lederoppgave. Ved ledige vakter blir først behovet for oppdekking vurdert ut fra en samlet belastningen i aktuell avdeling. Ved behov må den enkelte leder selv sørge for å få dekket denne vakta. De aller fleste enheter har døgndrift, mange har rutiner for inndekking av vakter utenfor normal arbeidstid. I akutte vanskelige situasjoner blir vakta ofte dekket opp ved forskyving av annen medarbeider, fortsetter å arbeide ny vakt, eller hel overtidsvakt. Alle alternativer utløser overtid. Disse tiltakene må særlig tas i bruk når det gjelder høyskoleutdannet/faglært personell som vernepleiere/sykepleiere og helsefagarbeidere. Dagens turnusverktøy(notus) er lite egnet for oppdekking av ledige vakter, NOTUS er ikke integrert mot lønn og økonomi, slik at timelister må skrives ut lokalt på den enkelte avdeling, for deretter kopieres og sendes lønn for videre manuell registrering. Dette er arbeidskrevende oppgaver, og nytt dataverktøy kan forenkle denne prosessen vesentlig, for ledere, merkantile og lønn/personal. Ved at en stor del av tiden for ledere går med til oppdekking av ledige vakter, samt oppgaver knyttet til lønn og personal, blir det mindre tid til andre viktige lederoppgaver. I vedtaket fra hovedutvalget var det brukt uttrykket bemanningspool. Arbeidsgruppen har ønsket å kalle ordningen en bemanningssentral, og vurderer dette som et bedre dekkende navn på ordningen. Ved etablering av en bemanningssentral vil fortsatt vurderingene om behovet for oppdekking av ledige vakter være en lederoppgave på den enkelte avdeling, mens det praktiske arbeidet vil bli utført av ansatte i bemanningssentralen. Målsetting for bemanningssentralen vil derfor være: o Dekke løpende fravær i de virksomhetene som er med i ordningen. o Frigjøre tid for ledere og andre ansatte. o Redusere omfanget av uønsket deltid. o Redusere bruk av overtid. o Øke kvaliteten på tjenesten, ved at ledige vakter dekkes opp med fagpersoner. o Større fleksibilitet for ansatte og etaten/kommunen o Bedre arbeidsmiljø. o Bedre holdninger blant ansatte til ulike brukergrupper. o Redusere presset på de som er på jobb muligheter for å redusere sykefraværet. Vurderinger: Gruppen har også sett på elektroniske ressursstyringsverktøy for administrering av bemanningssentralen. Det som er viktig er å ha dataverktøy som gjør det enkelt å holde oversikt over den enkeltes arbeidstid for å unngå overtid, enkelt å ha oversikt over ansatte som kan ta ledige vakter samt at det må være enkelt å tildele ledige vakter/innkalle ledige ansatte. Det må etableres gode og klare rutiner for hvordan bestilling skjer, og hvordan helgene skal håndteres ved akutt sykefravær, når bemanningssentralen ikke bemannet. Dataverktøy o Arbeidsgruppen har vurdert både GAT turnus program (levert av Gatsoft) og Visma ressursstyring (tidligere Notus).
Både Nøtterøy og Øvre Eiker kommuner bruker GAT turnusprogram i forbindelse med bemanningssentral. Begge kommunene er svært godt fornøyd med dette dataverktøyet. Ca 80 norske kommuner bruker GAT, mens hele 85 % av personalressursene på landets sykehus blir styrt via Gatsofts dataverktøyer. Gatsofts dataverktøyer kan integreres med Visma økonomi og personalsystem. Mer enn 250 kommuner i Norge bruker Visma ressursstyring i dag som selvfølgelig kan integreres med øvrige Visma programmer. På samme måte som Gatsoft er Visma ressursstyringssystem web basert, og kommuniserer med ansatte både via SMS og Web. Gat turnus program og Visma ressursstyring har omtrent samme funksjonalitet innen arbeidsområdet til en bemanningssentral. Gatsoft har allerede utviklet komme/gå funksjon, mens Visma vil implementere dette verktøyet mai 2014. Som et lederverktøy har Gatsoft flere analysemuligheter enn Visma. Prosjektgruppen mener at begge systemene dekker kommunens behov for elektronisk styring av bemanningssentralen. Et gruppemedlem ønsker kun GAT. Drift av bemanningssentralen o Den som ansettes for å drifte bemanningssentralen vil jobbe ordinær dagtid. Det vil bli vurdert om to personer skal dele stillingen slik at ferie / eventuelt annet fravær kan dekkes innenfor egne ressurser. Den som har driftsansvar for bemanningssentralen er også nærmeste leder for de ansatte i ordningen. o o De fire planlagte årsverkene ansettes fast i 100 % stillinger. Disse personene vil jobbe i en ordinær turnus med dag/kveld og tredje hver helg. Arbeidsstedet vil kunne variere fra dag til dag og en web basert dataløsningen, vil gjøre det mulig for den ansatte å se i forkant av vakten hvor vedkommende skal jobbe. Midlertidige ansatte som knyttes til bemanningssentralen, vil kunne gå inn på egen PC via en web-løsning og på den måten være med på å konkurrere om ledige vakter som bemanningssentralen har lagt ut. Dette vil være vakter som ikke dekkes opp av de fast ansatte i ordningen. Konklusjon: Arbeidsgruppen anbefaler at det opprettes en bemanningssentral i helse- og sosialetaten i Modum kommune. Arbeidsgruppen foreslår at det startes en pilotperiode fra januar 2014, hvor Skolegata (Tun funksjonshemmede) og avdeling 2 og 3 ved Modumheimen deltar. Ordningen evalueres innen utgangen av august 2014. Basert på resultater fra denne evalueringen foreslår arbeidsgruppen at ordningen trappes gradvis opp inntil den etter hvert kan innebefatte alle turnusvirksomhetene i Helse- og sosialetaten. Dette innebærer også flere ansatte i ordningen.
Også andre turnusvirksomheter i kommunen kan knyttes opp til denne ordningen for å benytte dataverktøyet til administrering av bemanning. Dette kan eksempelvis være barnehager, brannvesen osv. For å drifte bemanningssentralen ansettes midlertidig 1- et årsverk fra januar 2014. Funksjonen trappes opp i takt med utvidelse av ordningen. I tillegg til drift av bemanningssentralen, vil en annen viktig oppgave være å drive opplæring av ledere og ansatte i bruk av nytt web-basert turnusverktøy. For å kunne etablere en bemanningssentral forutsettes det at det innføres nytt elektronisk ressursstyringsverktøy, som er tilpasset det bruksområdet som bemanningssentralen skal jobbe med. Dette verktøyet må bidra til en effektiv kommunikasjon med ansatte, på SMS og WEB. Programmet må i tillegg være egnet som et lederverktøy som må være fullintegrert med personal, lønn og økonomi. I tillegg til 1 årsverk til drift av den foreslåtte piloten - bemanningssentralen, ansettes det fra januar 2014 fire årsverk fordelt på: 1 årsverk vernepleier, 2 årsverk sykepleiere 1 årsverk helsefagarbeidere. Det forutsettes at disse ressursene brukes fleksibelt innen hele bemanningssentralens arbeidsområde. Som en kompensasjon for denne fleksibiliteten for ansatte, gis kr 15 000 ekstra per årsverk. Dette blir lagt til lønn som et funksjonstillegg, og ligger oppå tarifflønn så lenge vedkommende er ansatt i bemanningssentralen. I tillegg knyttes det frivillige ansatte til ordningen. Dette vil være både faglærte og andre ansatte som har deltidsstillinger i Modum kommune, og som ønsker å jobbe i ordningen. Årlige kostnader: Drift av bemanningssentralen: 1 årsverk inkl sos kost = ca 0,6 mill kr Fast ansatte i bemanningssentralen: 4 årsverk inkl sosiale kostnader = ca 2,3 mill kr Administrativ drift = ca 0,05 mill kr o SUM årlig kostnad = 2,95 mill Besparelser: Det antas at effekten av bemanningssentralen vil medføre mindre bruk av overtid og forskjøvet arbeidstid. Forbruket av variabel lønn (vikar- ekstrahjelp- overtid) inkl. sosiale kostnader antas å kunne reduseres med minst 2,3 mill kr
VEDLEGG Referat etter besøk hos Nøtterøy og Øvre Eiker kommuner Nøtterøy kommune: GIPØ bo- og behandlingssenter er et sykehjem med både langtids- og korttidsplasser og har totalt 117 plasser. I tillegg er en rehabiliteringsenhet med i vikarordningen. Vikarordningen drives av en person som jobber normal arbeidstid fem dager i uka. For å ivareta driftssikkerhet er det utpekt en vikar for lederen av ressurssenteret. Ordningen startet opp som et prosjekt i 2006 etter at omfanget av uønsket deltid var kartlagt. Målsetting for ordningen har vært: Frigjøre tid for ledere Redusere uønsket deltid Redusere bruk av overtid Ordningen inkluderer 19 årsverk, hvorav 5 årsverk er knyttet til en BPA ordning. Totalt utgjør dette 30 personer. Disse personene var fast ansatte i ordningen. Gipø bruker GATSOFT turnusprogram, og har AGRESSO økonomiprogram. Andre viktige momenter fra befaringen: Kun fagarbeidere eller høyskoleutdannede var med i ordningen. Etter et års prøvetid var hele sykehjemmet med i ordningen. Stor skepsis innledningsvis blant ledere og organisasjonene. Stor turn-over i starten Innført høyere kvelds- og nattillegg Sykepleiere som jobber annen hver helg har 20 000 kr høyere årslønn, mens fagarbeidere har kr 12 000. (lettere rekrutteringssituasjon) For å stimulere til økt rekruttering av sykepleiere, betales ytterligere 20 000 kr for en 100 % stilling i tillegg til at nyansatte plasseres i minimum lønnstrinn 8. Alle har fast grunnturnus. Endringer varsles med 14 dagers varsel Den enkelte ansatte i vikarordningen sjekker selv via web-løsning hvor neste vakt skal utføres. Bare en sjelden gang hender det at arbeidssted ikke er bestemt før vedkommende kommer på jobb. I slike tilfeller er det frammøte hos leder for vikarordningen som distribuerer vikaren ut til en avdeling. Primært dekker vikarordningen korttidsfravær første 16 dagene. Behov for vikarer meldes pr telefon fra avdelingene til ressurssenteret. Lederen av ordnigen la vekt på betydningen av at en god IT-løsning turnusprogram var et helt avgjørende arbeidsverktøy for å kunne gjennomføre denne vikarordningen.
Innledningsvis hadde hun brukt mye tid på å involvere alle parter for å skape trygghet og forståelse for ordningen. De mente det hadde vært klokt å starte med en pilotavdeling for å bygge erfaring, i stedet for å starte med hele sykehjemmet på en gang. De så ingen hindringer nå i å kunne utvide ordningen til også å omfatte hjemmetjeneste eller andre bo- og dagsenter tilbud. Konklusjonen var at de var svært fornøyd med ordningen og ønsket å videreutvikle den. Øvre Eiker kommune: Øvre Eiker kommune har hatt vikarordning i 14-15 år. Ordningen er lokalisert til Eikertun og kalles VIKARSENTRAL. I tillegg til vikartjeneste er også nattevakter og BPA-ordningen organisert under vikarsentralen Ann Kristin Moe er leder av Vikarsentralen og sammen med Hilde Perry gjennomgikk hun ordningen slik den fungerer i Øvre Eiker i dag. Vikarordningen drives med 5,5 årsverk fast ansatte vikarer og ca 200 andre vikarer. Disse 200 vikarene er enten ansatte som har en fast ansettelse i en redusert stilling, eller personer som bare jobber som vikarer. For å administrere ordningen som er ukebasert -5 dager, er det ansatt to årsverk (100%) i tillegg til leder i 100 % stilling. Det blir opplyst at de dekker opp fra 120 150 vakter pr uke. For 5 år siden ble det ved hjelp av midler fra sykelønnsrefusjon ansatt vikarer i faste stillinger. Andre viktige momenter: Bruker i dag GAT turnus program og er etter en innkjøringsperiode godt fornøyd med dette. Skal i år starte med GATFLEX som er en tidsregistrerings-modul (komme/gå). GAT brukes også til oppfølging av sykemeldte osv. Fast ansatte vikarer følger en grunnturnus med 3. hver helg. For en 100 % stilling betales et tillegg på kr 10.000. Hvis en vikar har meldt seg til en vakt så er det en forpliktende avtale. Vikarsentralen har også en overordnet myndighet for omplassering av ressurser ved akutte behov. Dette innebærer at de i noen tilfeller har beordret ansatte som normalt jobber en bestemt avdeling til en annen avdeling som har hatt et akutt behov for bemanning. Vikarsentralen internfakturer den enkelte enhet for bruk av sine fast ansatte vikarer. Bruk av de andre vikarene belastes løpende den avdelingen som bruker vikaren. Vikarsentralen ønsker å utvide antall fast ansatte, men er avhengig av å få tilført midler til dette. Øvre Eiker er godt fornøyd med ordningen og ser at dette har bidratt til bedre utnyttelse av ressursene. De påpeker at et godt IT-verktøy er avgjørende for å lykkes med en slik ordning. Positive til å bistå med mer erfaringer i forbindelse med dette hvis det blir aktuelt for Modum å kjøre i gang et slikt prosjekt.