Saksframlegg styret i DA Saksbehandler: Roar Bakås Arkiv: Unntatt offentlighet Arkivsaksnr.: 14/1239-10 Rapportering på økonomi og virksomhetsplan første tertial 2015 Styremøte Vedlegg: Vedlegg 1 - Kap. 61 Høyesterett Vedlegg 2 - Kap. 410 Tingrettene og lagmannsrettene Vedlegg 3 - Kap. 411 Domstoladministrasjonen Vedlegg 4 - Kap. 413 Jordskiftedomstolene Vedlegg 5 - Resultat balanse noter SRS 1.tertial Vedlegg 6 - Søknad fra FK om tilleggsbevilgning 2015 Direktørens sakssammendrag: Styret er forelagt økonomi- og virksomhetsrapportering etter første tertial 2015 på kap. 61 Høyesterett, kap. 410 Tingrettene og lagmannsrettene, kap 411. Domstoladministrasjonen og kap. 413 Jordskiftdomstolene. På kap. 410 Tingrettene og lagmannsrettene innebærer forslaget en styrkning av IKT-området med 2,2 mill. kroner. I tillegg foreslås omprioriteringer på IKT-området på 2,3 mill. kroner. Det har vært høy deltakelse på dommerseminarer. En full oversikt over kostnadene vil først foreligge i løpet av juni. En eventuell overskridelse for aktiviteten 3-7-1 Tiltak dommere, dekkes innenfor kompetanseområdet. Nødvendige budsjettjusteringer blir i tilfelle forelagt styret i september 2015. I forbindelse med fremleggelse av revidert nasjonalbudsjett 2015 foreslås kap. 410 redusert med 2,3 mill. kroner. Av dette finansieres 1,3 mill. kroner ved å anvende reserven. Videre foreslås det å dekke 1 mill. kroner ved å redusere domstolsbudsjettene, der det har vært utgifter knyttet til utskrift av avhør sårbare vitner. På kap. 413 Jordskiftedomstolene er det et tilpasningsbehov på 1,5 mill. kroner. Dette foreslås dekt inn med reduksjon i sentrale tiltak og reserven. Avviksrapporteringen på virksomhetsplanen for første tertial 2015 viser ingen vesentlige avvik.
1. Bakgrunn I saksfremlegget forelegges DAs styre regnskapsrapporter for første tertial 2015 for kap. 61 Høyesterett, kap. 410 Lagmannsrettene og tingrettene, kap. 411 Domstoladministrasjonen og kap. 413 Jordskiftedomstolene. Det rapporteres på virksomhetsplan etter 1. tertial 2015. I det periodiserte virksomhetsregnskapet etter de statlige regnskapsstadardene (SRS), se vedlegg 5, fremkommer domstolenes inntekter og kostnader. Dette er første rapportering hvor sammenlignbare tall fra tilsvarende periode i 2014 er tilgjengelig. Justering av immaterielle eiendeler med 5,1 mill i åpningsbalansen ble ved en inkurie ikke gjennomført i 2014. Dette skulle øke bokført verdi for domstolenes intranett og digitale arkiv som ble påstartet i 2013. Justeringen ble oppført i styreprotokoll til sak 14/45. Dette ble oppdaget høsten 2014, og forsøkt korrigert i regnskapssystemet Agresso men dette lot seg ikke gjøre jf. kommunikasjon med Direktoratet for økonomistyring (DFØ). Etter anbefaling fra DFØ er det derfor tatt inn en kommentar i note 4, hvor kalkulert bokført verdi og kalkulerte avskrivninger vil fremkomme. Riksrevisjonen er orientert om dette. Med lineær avskrivning over 5 år vil eiendelen være nedskrevet i 2018. Den opprinnelige utgiftsføringen av beløpet ble foretatt i 2013-regnskapet (kontantregnskapet). 2. Vurderinger 2.1. Kap. 61 Høyesterett Vedlegg 1 viser budsjett og forbruk for Høyesterett. I revidert budsjett er overført mindreforbruk fra 2014 og forslag til endringer i Prop. 119 S (2014-2015) Tilleggsbevilgninger og omprioriteringer i statsbudsjettet 2015 (RNB 2015) hensyntatt. Endringene i RNB 2015 inkluderer 1,6 mill. kroner i lønnsøkning for Høyesteretts dommere i perioden 1.10.2014 til 31.12.2015, 1,3 mill. kroner til 200- års jubileum og 2,9 mill. kroner til å ferdigstille etableringen av sikkerhets- og adgangskontroll. I tillegg er det lagt inn helårsvirkning for lønnsoppgjøret per 1.10.2013, som ved en inkurie ikke var inkludert i tildelt bevilgning for 2015. Regnskapstallene etter første tertial i 2015 viser et noe lavere forbruk sammenlignet med tildelt budsjett. Dette har sammenheng med kostnadene til 200-års jubileum og til sikkerhets- og adgangskontroll påløper i 2. og 3. tertial. Refusjoner fra NAV går til fratrekk i regnskapet og er hensyntatt i rapporteringen. 2
2.2. Kap. 410 Tingrettene og lagmannsrettene Forbruket til tingrettene og lagmannsrettene etter 1. tertial 2015 ligger på 33,8 pst. av revidert budsjett, jf. vedlegg 1. I forbindelse med RNB i 2015 er det foreslått en tilleggsbevilgning på 29,6 mill. kroner som kompensasjon for lønnsjustering for embetsdommere i tingrettene og lagmannsrettene per 1.10.2014. Budsjettjusteringen foretas først etter at RNB er behandlet av Stortinget juni 2015. Embetsdommerne mottar nå lønn fastsatt 1.10.2014. Dette medfører at lønnsutgiftene vil være noe høyere enn hva som ligger til grunn i budsjettet per 1. tertial 2015. Kap. 410 foreslås redusert med 2,3 mill. kroner i revidert nasjonalbudsjett 2015. Av dette overføres 1,3 mill. kroner til kap. 61 Høyesterett. Dette foreslås finansieres ved å anvende reserven. Prop. 112 L (2014-2015) Endringer i straffeprosessloven (avhør av barn og andre særlig sårbare fornærmede og vitner) er til behandling i Stortinget. Dersom lovforslaget vedtas og trer i kraft etter planen 2. oktober 2015, innebærer dette at ansvaret for avhør av barn og særlig sårbare vitner i straffesaker overføres fra domstolene til politiet. I denne sammenheng foreslås det i revidert nasjonalbudsjett 2015 å trekke ut 1 mill. kroner fra kap. 410. Endringen vil medføre reduserte kostnader for domstolene. Det foreslås å trekke inn 1 mill. kroner fra domstolsbudsjettene basert på regnskapsførte utgifter til utskrift av avhør. I saksfremlegget presenteres IKT-området og kompetanseområdet spesielt. Etter dette følger inndelingen i prosjekter, AMA og Tjenester/driftsoppgaver. 2.2.1. IKT-området Etter første tertial 2015 viser prognoser på IKT-området et høyere forbruk enn dagens budsjett på en del aktiviteter. Det foreslås derfor å tilføre IKT-området til sammen 2,2 mill. kroner. Samtidig foreslås det omprioriteringer innenfor IKT-området på netto 2,3 mill. kroner. Endringsforslagene kommenteres nedenfor. 2-15 Portalleveranser Under AMA 2-15 Portalleveranser budsjetteres blant annet Aktørportalen. Utprøving av Elsam har avdekket manglende funksjonalitet i Aktørportalen. Dette må løses for at nye domstoler skal kunne ta i bruk løsningen i 2016. Innenfor IKT-området foreslås det å omprioritere til sammen 1,7 mill. kroner for å gjøre de nødvendige utbedringene i aktørportalen i 2015. 2-16 Tilgang og brukerstyring Etter første tertial er budsjettet på 2 mill. kroner ubenyttet. Det utarbeides nå en kravspesifikasjon og det skal gjennomføres en anskaffelse, av løsning for bruker- og tilgangsstyring. Løsningen skal bedre domstolenes prosesser og automatisere opprettelse og kontroll med brukerkontoer og tilganger i domstolenes IKT-løsninger. Konkurransen er ennå ikke igangsatt og det er mulig å påvirke fremdrift for gjennomføringen av leveransen slik at utgifter forskyves til 2016. For å finansiere andre merbehov på IKT-området 3
foreslås det derfor å redusere budsjettet i 2015 med 1 mill. kroner. Konsekvensene vil primært knytte seg til utsatt fremdrift for gjennomføring av tiltaket. 2-18 Kommunikasjonsplattform I 2014 ble de domstolene som hadde IP-telefoniløsning flyttet over til en ny og fremtidsrettet felles kommunikasjonsplattform. Grunnet endringer på leverandørsiden har det tilkommet utgifter ved bytte av sentralbordklient og lisensoppgradering. Ved overgang fra fasttelefoni til IP-telefoni overføres utgiftene fra domstolene til DA. Det foreslås å redusere domstolenes budsjetter fra det tidspunkt de går over til IP-telefoni. Budsjettmidlene for de domstolene som i løpet av 2015 får IP-telefoni er beregnet til 0,3 mill. kroner. Midlene foreslås tilført IKT-området og benyttes til å dekke økte kostnader for DA. Det er i dag 6 domstoler som ikke har tilfredsstillende telefoniløsninger. Dagens budsjett gir ikke mulighet for videre utrulling av IP-telefoni i 2015, men kun utskiftninger dersom anlegg slutter å fungere. 2-19 Nytt helpdesksystem Et helpdesksystem er et system hvor alle innmeldte oppgaver til Brukersenteret (support) blir registrert og fulgt opp. Systemet reduserer sårbarheten til enkeltpersoner og forenkler oppfølgingen til driftsleverandør i forhold til feil og oppgraderinger. Etter første tertial 2015 er det ikke regnskapsført utgifter for nytt helpdesksystem. Utgiftene vil først påløpe når anskaffelsen er ferdig i sept/oktober 2015. 2-20 Sikker dokumentdeling Aktiviteten omfatter utvikling av en sikker løsninger for synkronisering og deling av dokumenter. Pågående aktiviteter, bl.a. arbeidet med "Digitale rettsmøter" har behov for mekanismer for å kunne utveksle digitale utdrag. Det er ikke regnskapsført utgifter for denne aktiviteten første tertial 2015. Driftsleverandør er i ferd med å implementere og kostnader vil påløpe høsten 2015. 3-6-1 Teknisk infrastruktur Budsjettet til teknisk infrastruktur består av en rekke poster/tiltak. I forbindelse med budsjettarbeidet for 2015 ble det trukket ut merverdiavgift på en budsjettpost for lønn (brukerstøtte). Det foreslås å rette opp feilen ved å tilføre budsjettet 0,31 mill. kroner. Midler til innkjøp og vedlikehold av PCer faller også inn under budsjettposten for Teknisk infrastruktur. For å dekke merbehov på andre budsjettposter foreslås det å redusere budsjettet med 0,6 mill. kroner 4
3-6-2 Vedlikehold Lovisa og høyesterett Budsjettposten består av flere tiltak. Prognoser viser at budsjettet kan nedjusteres med 150 000 kroner. 3-6-3 Eksterne registre Grunnet stadig økende bruk av oppslagstjenester i domstolene viser prognose et merforbruk på 212 000 kroner. Det foreslås å øke budsjettet tilsvarende. 3-6-6 Vedlikehold sak/arkiv For å dekke inn merbehov på andre aktiviteter foreslås det å redusere budsjettet med 0,1 mill. kroner. 3-6-8 Bistand og råd/rådgivningstjenester (inkl. Fagråd IKT) Denne aktiviteten er budsjettert med 1,45 mill. kroner, mens det rapporteres en prognose på 2,45 mill. kroner. Dette skyldes i hovedsak to forhold som ikke har vært budsjettert. For det første er det påløpt 345 000 kroner for å dekke innleie av konsulent på mellomvareplattformen som et resultat av en oppsigelse på dette området. Her gjenstår det fakturering av 1 måneds innleie. For det andre er det påløpt 210 000 kroner for å dekke prosessledelse knyttet til handlingsplanen for Digitale Domstoler 2020. For å få ønsket fremdrift måtte det leies inn ekstra ressurser på dette området da det ikke var tilgjengelige ressurser internt i DA knyttet til prosessledelse. Dette arbeidet vil foregå frem til juni. Det innhentes bistand til anskaffelser av samhandlingsløsninger (Aktørportal etc.) og publiseringsløsninger (inter- og intranett) fra ekstern leverandør. Kostnadene er til sammen anslått til 0,5 mill. kroner og vil påløpe til høsten. Det foreslås å øke budsjettet til Bistand og råd med 1 mill. kroner i 2015. 3-6-9 Lisenser/hjemmekontorordningen På grunn av pågående forhandlinger om avtale / lisensrevisjon, var det svært vanskelig å estimere kostnadene i 2015. Etter avsluttet lisensrevisjon ble kostnadene 1,25 mill. kroner høyere enn budsjettert. Det foreslås å styrke budsjettet tilsvarende. 3-6-10 Eksterne ressurser brukersenteret For å dekke merbehov blant andre aktiviteter foreslås det å redusere budsjettposten med 0,4 mill. kroner. 5
Oppsummert IKT-område Tabellen nedenfor viser en oppsummering av foreslåtte budsjettendringer på IKT-området. Aktivitet Budsjettendring (mill. kr.) 2-15 Portalleveranser, Aktørportal 1,70 3-6-1 Teknisk infrastruktur, mva-korrigering 0,31 3-6-3 Eksterne registre 0,22 3-6-8 Bistand og råd 1,00 3-6-9 Lisenser 1,25 Budsjettøkninger 4,48 2-16 Tilgang- og brukerstyring -1,00 3-6-1 Teknisk infrastruktur, PC-utstyr -0,60 3-6-2 Vedlikehold Lovisa og Høyrett -0,15 3-6-5 Vedlikehold sak/arkiv -0,10 3-6-10 Eksterne ressurser brukersenteret -0,40 Budsjettreduksjoner -2,25 Netto - budsjettøkning IKT-området 2,23 Det foreslås til sammen 4,5 mill. kroner i budsjettøkninger. Dette er finansiert ved å omprioritere 2,3 mill. kroner innenfor IKT-området og tilføre ytterligere 2,2 mill. kroner fra andre områder i budsjettet. 2.2.2. Kompetanseområdet Høy deltakelse på dommerseminarer og høyere utgifter til forelesere og gruppeledere enn først antatt, kan gi et merforbruk i 2015 for aktiviteten 3-7-1 Tiltak dommere. En full oversikt over kostnadene vil først foreligge i løpet av juni. En eventuell overskridelse på tiltaket dekkes innenfor kompetanseområdet. Nødvendige budsjettjusteringer blir i tilfelle forelagt styret i september 2015. Som følge av feil fordeling av mva.trekk ved budsjettbehandlingen høsten 2014, foreslås det en budsjettjustering hvor 3-7-5 Studiepermisjonsordningen reduseres med 100 000 kroner og 3-7-9 Stipend / lokale økes med 100 000 kroner. Forslaget om å redusere budsjettet til studiepermisjonsordningen er tatt opp med Kompetansekomitten for dømmende funksjoner og innebærer ikke en svekkelse av ordningen. Reduksjonen kommer som en følge av at budsjettposten tidligere år har blitt belastet med utgifter til merverdiavgift, noe som ikke vil være tilfelle i 2015. DA har mottatt en belastningsfullmakt fra Barne- og likestillingsdepartementets på inntil 1,85 mill. kroner i 2015 til kompetanseheving ved domstolene i foreldretvister etter barneloven. Utgifter og inntekter konteres på et eget kapittel/post og holdes utenfor regnskapet på kap. 410. 6
2.2.3. Prosjekter Et prosjekt er en definert tidsavgrenset oppgave. Vanligvis vil prosjektene være av et omfang som krever dedikerte ressurser (økonomi/bemanning). Forslag til prosjekt (mandatutkast) fremmes for direktøren som beslutter om prosjektet skal iverksettes. Prosjekt etableres vanligvis for å løse aktiviteter direkte knyttet til DAs strategier. Revidert budsjett 2015 Regnskap pr. 1. tertial Ingen prosjekter rapporterer vesentlige avvik etter første tertial 2015. Nytt revidert budsjett 2015 %-vis Forslag 1 Prosjekter forbruk revidering 1-1 ELSAM - gevinstrealiseringsplan 100 000-0 % - 100 000 1-2 Nye saksbehandlersystemer 30 025 100 11 897 140 40 % - 30 025 100 1-3 Samhandling med aktørene (Elsam) 175 000 120 643 69 % - 175 000 1-4 Implementering kvalitetsrammeverk 407 000 16 890 4 % - 407 000 1-5 Innføring av ny jordskiftelov 2 900 000 436 895 15 % - 2 900 000 Sum prosjekter 33 607 100 12 471 569 39 % - 33 607 100 ELSAM gevinstrealisering Prosjektet gjennomfører første halvår 2015 en datainnsamling (spørreundersøkelse) for å kartlegge mulige områder hvor elektronisk utveksling av dokumenter i sivile saker, og elektronisk innlevering av salærkrav kan gi gevinster. Datagrunnlaget skal gi grunnlag for å synliggjøre mulige gevinster (effekter på relevante områder), samt å utarbeide en plan for realisering av eventuelle gevinster når domstoler tar i bruk ELSAM. Nye saksbehandlingssystem Prosjektet skal: Realisere felles plattform for saksbehandlingssystemer. Realisere nytt saksbehandlingssystem for jordskiftedomstolene på ny plattform. Realisere nytt saksbehandlingssystem for Høyesterett på ny plattform. Videreutvikle saksbehandlingssystemet for tingrettene og lagmannsrettene på ny plattform. I perioden frem til 1.1.2016 har prosjektet en kritisk linje som gjelder utvikling av nytt saksbehandlingssystem for jordskifterettene. Andre delleveranse, av totalt tre, er mottatt. Både utviklingsleverandør og faggruppen for jordskifte melder om fremdrift som planlagt. Stabil minimumsløsning skal leveres i juni 2015. Prosjektgruppen har videre arbeidet med å redusere og omprioritere utviklingsaktiviteter for å tilpasse seg tilgjengelige budsjettmidler. Samhandling med aktørene (Elsam), Utprøvingsprosjektet hadde ved årsskiftet nådd målsettingen om å få i gang utprøvingen i seks domstoler. Prosjektet skal avsluttes i juni 2015 ved at det blir utarbeidet en rapport med anbefaling om videre implementering av løsningen og forutsetninger for videre implementering. 7
Implementering av kvalitetsrammeverk Prosjektet skal implementere det digitale rammeverket for kvalitetsarbeid i domstolene KRUT, og gjøre det enklere for domstolene å arbeide systematisk med kvalitetsutvikling i egen virksomhet. Implementering av kvalitetsrammeverk har etter første tertial 2015 anvendt kun 4 pst. av budsjettet på 407 000 kroner. Dette skyldes at færre aktiviteter enn planlagt er gjennomført. Innføring av ny jordskiftelov Etter første tertial har prosjektet et forbruk på 15 pst. av budsjett. Prosjektet rapporteres å være i rute. 2.2.4. AMA Revidert budsjett 2015 Regnskap pr. 1. tertial %-vis forbruk Forslag revidering Nytt revidert budsjett 2015 2 Andre midlertidige aktiviteter (AMA) Intern arbeidsgruppe - framtidig domstolsstruktur i Oslo 2-1 regionen 50 000 285 1 % - 50 000 2-2 Handlingsplan for serviceutvikling 150 000 1 867 1 % - 150 000 2-3 Kommunikasjonsstrategi 20 000 1 852 9 % - 20 000 2-4 Barn i domstolene 892 000 102 731 12 % - 892 000 2-5 Arbeidsformen i andre instans 200 000 63 504 32 % - 200 000 2-6 Oppfølging utredning ny straffeprosesslov 100 000-0 % - 100 000 2-7 Arbeidsgruppe lovendringer, trussel mot dommere 70 000 150 0 % - 70 000 2-8 Rekruttering alminnelige domstolene 200 000 10 000 5 % - 200 000 2-9 Lokalprosjekter/teknisk utstyr 5 350 000 187 794 4 % -1 000 000 4 350 000 2-10 Konsulentkjøp lokalprosjekter/anskaffelser 1 740 000 419 303 24 % - 1 740 000 2-11 Videreutvikling fordelingsmodeller/statistikk og analyse 200 000-0 % - 200 000 2-12 KVU i Bergen og Stavanger 7 000 000-0 % -2 000 000 5 000 000 2-13 Høyrett leveranser 630 000 163 060 26 % - 630 000 2-14 Ny gjennomgang av løsning for opptak i retten 50 000 44 371 89 % - 50 000 2-15 Portalleveranser 820 000 759 903 93 % 1 685 000 2 505 000 2-16 Tilgang og brukerstyring (IAM) 2 000 000-0 % -1 000 000 1 000 000 2-17 Mellomvare (Biztalk) leveranser 1 230 000 264 189 21 % - 1 230 000 2-18 Kommunikasjonsplattform 2 300 000 1 007 276 44 % - 2 300 000 2-19 Nytt Helpdesksystem 450 000-0 % - 450 000 2-20 Sikker dokumentdeling 450 000-0 % - 450 000 2-21 Digital rettsmøter 880 000 112 950 13 % - 880 000 2-22 Utvikle og implementere e-læring og basisprogram 1 871 000 885 402 47 % - 1 871 000 2-23 WebSak i domstolene 100 000 0 % - 100 000 Sum andre midlertidige aktiviteter (AMA) 26 753 000 4 024 638 15 % -2 315 000 24 438 000 2-9 Lokalprosjekter/teknisk utstyr Utgiftene på AMA 2-9 Lokalprosjekter/teknisk utstyr har vært lave første tertial 2014. Av budsjettet er 0,45 mill. kroner anvendt som tilleggsbevilgninger til domstolene. Disse midlene blir tildelt og regnskapsført i domstolene. Budsjettet til Lokalprosjekter nedjusteres derfor tilsvarende. Samlokaliseringsprosjektet mellom Søre-Sunnmøre tingrett og Sunnmøre jordskifterett vil kreve ombygginger/nybygg slik at budsjetterte midler først vil komme til utbetaling i 2016. Det foreslås å redusere budsjettet med 0,55 mill. kroner i 2015. Midlene til prosjektet på Sunnmøre må tilbake på budsjettet i 2016. 8
2-10 KVU i Bergen og Stavanger budsjett 7 mill. kroner Statsbygg er engasjert for å gjennomføre KVUer på vegne av DA. Det er nå skrevet avtale med et konsulentmiljø som skal utføre arbeidet. Oppstart tilsier at fakturering og utbetaling av store deler av kostnadene først vil skje i 2016. Det foreslås derfor å redusere budsjettet i 2015 med 2 mill. kroner. Det må tas hensyn til dette i budsjettet for 2016. 2-11 Videreutvikling fordelingsmodeller / statistikk og analyse Videreutvikling av fordelingsmodeller pågår kontinuerlig i hovedsak ved å benytte interne ressurser. I løpet av 2015 vil arbeidet med ny beslutningsinformasjon og datavarehus starte. Noen av midlene på budsjettet vil bli brukt til dette formålet. 2-15 Portalleveranser Omtalt under 2.1.1 IKT-området. 2.2.5. Drift 3-1-6 HMS/AKAN personaltiltak Merforbruket skyldes sikkerhetstiltak dommer. 3-5-1 Agresso/SAP/EFB-drift Midlene brukes til drift av domstolenes sentrale lønn- og regnskapsfunksjon. Betaling for kjøp av tjenester fra med Direktoratet for økonomistyring (DFØ) reguleres med bruk av belastningsfullmakt, og vil ikke vises i regnskapsrapporten. I tillegg påløper variable kostnader knyttet til lisensadministrasjon og andre driftsutgifter. 3-5-3 Sikkerhetstiltak En av målsettingene i DAs strategiske plan er at fokus på sikkerhet i domstolene økes og tilpasses endringer i trusselbildet samtidig som nye tiltak balanseres mot prinsippet om tilgjengelighet for brukerne. I 2015 ble det avsatt 1,5 mill. kroner for å dekke de mest prekære behov. I første tertial er behovene spesifisert og det er innhentet priser. Foreløpige estimat tilsier at om lag 1 mill. kroner vil bli brukt til installering av overfallsalarmer og etablering av innsyn i rettssaler. Til mindre ombygginger for å etablere indre/ytre sone vil det bli anvendt om lag 0,5 mill. kroner. 3-5-4 AV-utstyr 9
Mange domstoler melder inn behov for utskifting av AV-utstyr. I tillegg til utstyret som begynner å bli utrangert, er det et økende behov for nye installasjoner i rettssaler som ikke har slikt utstyr i dag. I 2015 ble det avsatt 2 mill. kroner til innkjøp av AV-utstyr. Ny rammeavtale for AV-utstyr skal være på plass i løpet av august 2015. Arbeidet med nye AVprosjekter settes i gang i juni slik at de er klar for anskaffelser og installering når avtale er på plass. Foreløpig planlegges det med 0,9 mill. kroner til Sunnmøre tingrett, 0,4 mill. kroner i Sarpsborg tingrett og i Borgarting lagmannsrett. Resterende av budsjettet anvendes til prosjektering av mindre oppgraderinger. 2.2.6. Øvrig Finnmarkskommisjonen og Utmarksdomstolen for Finnmark I 2015 ble det tildelt 9 mill. kroner til Finnmarkskommisjonen og 6 mill. kroner til Utmarksdomstolen for Finnmark. Utmarksdomstolens ansvar for partenes saksomkostninger legger beslag på store deler av tildelt budsjett. For å avvikle berammede saker i 2015 er domstolen innvilget et overskridelsessamtykke på 1,5 mill. kroner. Finnmarkskommisjonens tertialrapport viser et prognostisert merforbruk i 2015 på minimum 0,7 mill. kroner. Dette skyldes i første rekke høye faste kostnader, og at samtlige kommisjonsmedlemmer snart vil være på plass. DA har mottatt en søknad om tilleggsbevilgning på 0,7 mill. kroner fra kommisjonen, jf. vedlegg 6. Det forslås å innvilge en tilleggsbevilgning på 0,3 mill. kroner, og samtidig signalisere at FK bør vurdere om det er nødvendig med bemanningstiltak for å redusere et for høyt utgiftsnivå. Reserven Budsjettert reserve er 4 mill. kroner. Første tertial 2015 er det innvilget tilleggsbevilgninger til domstolene på 1 mill. kroner. Videre foreslås det å dekke budsjettreduksjonen på 1,3 mill. kroner som følge av overføringen til kap. 61 Høyesterett over reserven. Videre er 0,1 mill. kroner av reserven benyttet til nytt AMA 2-23 WebSak i domstolene og AMA 2-4 Barn i domstolene er styrket med 67 000 kroner. Etter disse disponeringene og øvrige forslag til budsjettjusteringer vil det gjenstå om lag 1,9 mill. kroner i reserve i 2015. Det vil være nødvendig å anvende deler av reserven til delvis tilbakeføring av MVA til noen domstoler som fikk reduserte budsjettrammer i 2015 ved innføring av ny merverdiavgiftsordning. Det kan ikke trekkes ut MVA når renhold- og energiutgifter inngår som en del av husleiekontraktene. Dette gjelder i all hovesak avtaler med Statsbygg. Forholdet var ikke kjent for DA på tidspunkt for fastsettelse av budsjett for 2015. Det arbeides med å endre avtalene. 10
2.3. Kap. 411 Domstoladministrasjonen Kap. 411 Domstoladministrasjonen er totalt innenfor forventet forbruk per 30.4.2015. På kontogruppe for lønn midlertidig ansatte dekkes blant annet utgifter til vikarer i forbindelse med vakante stillinger og sykefravær. Lønnsutgifter i forbindelse med internasjonalt arbeid føres også på denne kontogruppen. DA mottar refusjoner for dette arbeidet. Forbruket på kontogruppe for lønn midlertidig ansatt må sees i sammenheng med refusjonene DA mottar. En stilling overføres fra SERV til RETT med virkning fra 1.5.2015. Dette medfører ingen netto kostnadsendringer overordnet på kap. 411 Domstoladministrasjonen. På enhetsnivå er lønnskostnader og midler til kurs og reiser flyttet fra SERV til RETT fra 1.5.2015. Etter overføring av mindreforbruk fra 2014 var reserven på om lag 1,4 mill. kroner på kap. 411 Domstoladministrasjonen. I løpet av 1. tertial er det benyttet midler av reserven til gjennomføring av lønnsforhandlinger (etter HTA. 2.3.4) samt utvidelse av et midlertidig engasjement på KOMM. Det er også disponert 175 000 kroner til å arrangere et 3-dagers møte i Bergen med Europarådets konsultative råd for europeiske dommere(ccje). Reserven før rapportering per 30.4.2015 var på 819 000 kroner. Forslag til revidering Kontogruppe Lønn fast ansatte og kontogruppe Arbeidsgiveravgift pensjonspremie foreslås redusert med totalt 385 000 kroner som følge av reduserte stillingsandeler, tilsetting i lavere lønnstrinn enn budsjettert og vakante stillinger. Kontogruppe Kostnad og godtgjørelse for reise, diett, bil o.l. foreslås økt med om lag 120 000 kroner på grunn av høy reiseaktivitet i forbindelse med HMS-arbeid og for DAs direktør. Reserven på kap. 411 per 30.4.2015 er på 1 mill. kroner. Reserven disponeres av direktøren i DA ved behov. 2.4. Kap. 413 Jordskiftedomstolene Budsjettet på kap. 413 Jordskiftedomstolene er svært stramt i 2015. Innføring av ny jordskiftelov medfører flere tiltak til forberedelser og opplæring i ny lov som det ikke er bevilget midler til, hverken i forbindelse med behandling av statbudsjettet for 2015 eller i RNB. Dette legger ytterligere press på en allerede presset budsjettsituasjon for jordskiftedomstolene. For å skape rom for tiltak i forbindelse med ny lov, ble det vedtatt at ledige stillinger skulle holdes vakante inntil en innsparing på 2,8 mill. kroner var oppnådd. Innsparingsbehovet ble redusert til 2,25 mill. kroner i forbindelse med styrebehandlingen av mindreforbruket for 2014. Det er få vakante stillinger i jordskiftedomstolene i 2015, og det ser ut til at det blir vanskelig å oppnå nødvendig innsparing i løpet av høsten. Til nå har det vært mulig å holde en dommerstilling vakant i hele 2015. En ingeniør og saksbehandler slutter i løpet av sensommeren, og disse stillingene blir også 11
holdt vakant ut året. Etter dette gjenstår det fortsatt et innsparingsbehov på 971 000 kroner i forbindelse med vakante stillinger. I forbindelse med innføring av nøytral merverdiavgiftsordning ble budsjettet for Drift GIS/SPS redusert med 500 000 kroner. Det viser seg at det ikke er mulig å trekke merverdiavgift fra posten og budsjettet for Drift GIS/SPS må derfor økes med 500 000 kroner. Følgelig er det et tilpasningsbehovet på kap. 413 Jordskiftedomstolene på 1, 471 mill. kroner per 30.4.2015. Tabellen under viser foreslåtte budsjettendringer for å dekke inn tilpasningsbehovet. Tiltak kap 413 Selv etter de nevnte budsjettendringene vil det fortsatt være innsparingsbehov i forbindelse med vakante stillinger på 76 000 kroner. Regnskapstallene for de øvrige aktivitetene er i samsvar med gjeldene budsjett per 30.4.2015. Det er mottatt 6,5 mill. kroner i saks- og gebyrinntekter og 0,5 mill. kroner i foreldre- og sykepengerefusjoner per 30.4.2015. Per 30.4.2014 var saks- og gebyrinntektene på om lag 5 mill. kroner, mens foreldre- og sykepengerefusjoner var på 0,8 mill. kroner. Jordskiftedomstolene er tildelt 129 000 kroner i ordinære tilleggsbevilgninger som er dekket av reserven på kap. 413. Midlene har i hovedsak gått til dekning av kostnader i forbindelse med restansenedarbeiding. Fra sentrale midler er det tildelt 200 000 kroner i forbindelse med godtgjøring for tilkalte dommere. Forslag til revidering Forslag revidering Teknisk utstyr, PC, maskiner -500 000 Ledelsesforum -50 000 Kompetanseutvikling -300 000 Rekruttering (sommerjobb) -295 000 Innføring av ny jordskiftelov -100 000 Reserven -150 000 Sum innsparing -1 395 000 Det foreslås å justere budsjettet med endringene i tabellen over. Etter disse endringene vil reserven på kap. 413 være på 548 000 kroner. Dette forutsetter at det oppnås en ytterligere innsparing for vakante stillinger på 76 000. Uten ytterligere innsparing på vakante stillinger, vil reserven reduseres til 472 000 kroner. En reserve på om lag 0,5 mill. kroner anses som nødvendig. Jordskiftedomstolene rapporterer til DA per 1.tertial og 2.tertial, og eventuelle nødvendige budsjettendringer som følge av dette må dekkes av reserven. Andre uforutsette behov må også dekkes av reserven. Reserven disponeres av direktøren i DA ved behov. 12
Fremdrift Avhengigheter Risiko Økonomi Bemanning 3. Avviksrapportering virksomhetsplan første tertial 2015 Virksomhetsplanen (VP) er et viktig plandokument for realisering av Strategisk plan (2014-2020). VP skal gi en helhetlig oversikt over prioriterte aktiviteter som DA skal gjennomføres i 2015. Til styret rapporteres det tertialvis på prosjekter og andre aktiviteter med budsjett, samt på andre vesentlige avvik i øvrige deler av virksomhetsplanen. 3.1. Prosjekter Tabellen oppsummerer status per 1.5.2015 på prosjektene angitt ved bruk av lyktene: = OK = Avvik, kan håndteres i prosjektet = Avvik, behov for ekstraordinære tiltak (mer tid og/eller ressurser mv.) Prosjekt Innføring av ny jordskiftelov Nye saksbehandlingssystemer Aktørportal - utprøving (ELSAM) Implementering kvalitetsrammeverk ELSAM gevinstrealiseringsplan Rapporteringen viser ingen avvik som ikke kan håndteres av prosjektet. DAs styre involveres først når prosjektet melder avvik som trenger bistand rødt. 3.2. Andre midlertidige aktiviteter (AMA) I virksomhetsplanen til DA gjøres følgende endringer: Aktiviteten "Mål og handlingsplan Internasjonalt arbeid" er avsluttet "Kommunikasjonsstrategi" er utsatt til høsten Ny aktivitet. Forenklet mandat for "Statistikk og beslutningsinformasjon (datavarehus)" Ny aktivitet "WebSak Fokus i domstolene" Ny aktivitet "Handlingsplan for digitale domstoler 2020" Aktiviteten "Ny gjennomgang for opptak i retten" er avsluttet 13
Direktørens innstilling: Styret tar regnskapsrapportene for Høyesterett, lagmannsrettene og tingrettene, Domstoladministrasjonen og jordskiftedomstolene og avviksrapporten for første tertial 2015 til orientering, og slutter seg samtidig til de budsjettendringer som er foreslått. Samtidig slutter styret seg til forslagene om å trekke inn midler fra budsjettene til domstolene i forbindelse med at ansvaret for avhør av barn og særlig sårbare vitner i straffesaker overføres fra domstolene til politiet fra 2. oktober 2015, og reduserte kostnader for de domstolene som går over til IP-telefoni finansiert av DA. Finnmarkskommisjonen innvilges en tilleggsbevilgning på 0,3 mill. kroner. 27.05.2015 Sven Marius Urke direktør Jann Ola Berget avdelingsdirektør 14