STJØRDAL KOMMUNE Arkiv: 014 Arkivsaksnr: 2014/4890-57 Saksbehandler: Leif Roar Skogmo Saksframlegg Utvalg Utvalgssak Møtedato Formannskapet Kommunestyret Fylkestings- og kommunestyrevalget 2015, oppsummering og evaluering. Rådmannens forslag til vedtak: Saken tas til orientering, rådmannens samlede vurdering bes fulgt opp som egne saker før neste valg. Vedlegg: Ingen Andre saksdokumenter (ikke vedlagt): Evalueringer fra stemmestyrene Sammendrag: Rådmannen legger med dette fram oppsummering og evaluering av valgavviklingen 2015. Saken tar for seg forberedelser til valget, forhåndsstemmegivingen, selve valgavviklingen på valgdagen, statistikk for valgdeltagelse, andel forhåndsstemmer, tilbakemeldinger fra de enkelte stemmestyrer, overgangen til endags valg, økonomi og samla vurdering fra rådmannens side med forslag til tema som bør vurderes nærmere før neste valg. Saksopplysninger Forhåndsstemmegivningen: Andel av stemmegivingen som skjer som forhåndsstemmer er økende, nær 1 av 4 stemmer nå på forhånd. Fortsatt ligger Stjørdal lavere enn andre sammenlignbare kommuner, lands- og fylkesgjennomsnittene:
Andel forhåndsstemmer i % stortings og kommunestyrevalg 2003-2015 2003 2005 2007 2009 2011 2013 2015 Hele landet 18,1 24,4 30,2 27,8 Sør-Trøndelag 12,1 17,8 19,1 28,2 26,5 33,2 27,8 Nord-Trøndelag 11 16,5 15,2 23,5 19,4 26,6 23,7 1601 Trondheim 13,2 19,7 22,6 33,2 30,7 38,3 31,8 1702 Steinkjer 12,6 19,1 16,6 28,4 20,8 29,9 26,1 1703 Namsos 10,1 16 13,5 20,6 17,9 25 19,9 1714 Stjørdal 9 13,8 13,2 20,3 17,6 24 23 1719 Levanger 12,5 18,5 16,9 28,1 23,4 30,3 26,3 1721 Verdal 6,9 14,8 13,3 22,5 20,9 26,9 29,9 Det ble avgitt 2541 forhåndsstemmer, i tillegg ble det avgitt 102 stemmer til andre kommuner. Av disse ble 1876 avgitt i servicetorget, 341 i Kimen siste uka før valget, 195 kom fra andre kommuner/utland og de øvrige på institusjoner og skoler. 79,4 % ble avgitt siste 2 uker før valget, 51,1 % siste uka før valget. Det var en prioritert oppgave å tilrettelegge bedre for forhåndsstemmegivingen med bakgrunn i overgang til endags valg. Spesielt i 2015 var at biblioteket på grunn av flyttingen til Kimen ikke kunne ta seg av forhåndsstemmegivingen slik som tidligere. Dette ble søkt kompensert med ekstra åpningstid i servicetorget og bemannet mottak på Kimen siste uka før valget. Det ble det leid inn 4 kommunale pensjonister som på en meget god måte tok seg av forhåndsstemmemottaket på institusjoner, skoler, ambulerende og på Kimen. Annonsering mv I tillegg til riksannonsene om valget ble valget i Stjørdal annonsert i henhold til valglovens krav, i tillegg ble det rykket inn påminning om valget på Facebook hvor velgeren ble linket opp mot valglokaler.no med opplysninger om valglokaler og stemmetider. 306 personer klikket på denne. Nytt av året var også at vi hadde annonsesamarbeid med Meråker gjennom eksternt reklamebyrå, Franz AS i Bodø som har hatt mangeårig samarbeid med et betydelig antall kommuner om valgannonser. Dette ga mindre arbeid og reduserte kostnader for oss. Valgdeltagelse: Kommunestyrevalget: Det ble avgitt 11029 stemmer i Stjørdal kommune. 8488 stemmer ble avgitt på valgtinget og 2541 stemmer på forhåndsstemmegivningen. Antall stemmeberettigede var 17597 dvs. at valgdeltakelsen ble på 62,7 %. Valgdeltagelse i % stortings og kommunestyrevalg 2003-2015 2003 2005 2007 2009 2011 2013 2015 Hele landet 59 77,4 61,2 76,4 64,2 78,2 60
Sør-Trøndelag 76,8 61,7 76,4 66,4 79,2 66,7 Nord-Trøndelag 76,7 61,9 74,5 63,7 76,9 60,8 1601 Trondheim 58 77,5 61 77,8 67,1 80,6 60,8 1702 Steinkjer 57,8 76,4 59,5 74,2 62,8 76,7 58,6 1703 Namsos 57,3 75,4 59,3 73,1 60,5 74,5 55,7 1714 Stjørdal 58,2 78,5 65,8 76,1 64,6 78,1 62,7 1719 Levanger 58,1 77,8 60,3 75,7 62,4 78,6 59,5 1721 Verdal 56,5 74,7 55 72,5 60,2 75,5 54,9 Fylkestingsvalget: Det ble avgitt 9692 stemmer i Stjørdal kommune. 7444 stemmer ble avgitt på valgtinget og 2248 stemmer på forhåndsstemmegivningen. Antall stemmeberettigede var 17597 dvs. at valgdeltakelsen ble på 55,1 %. (2011: 58,1 %) Valgkort Ca 250 valgkort kom i retur av ulike årsaker som flytting, ufullstendig eller feil adresse mv. Adressekilden er folkeregistret. Av kapasitetsmessige årsaker ble det ikke lagt arbeid i å finne riktig adresse og sende de ut på ny. Valgavviklingen, evaluering Stemmestyrene er bedt om å evaluere gjennomføringen av fylkestings og kommunestyrevalget 2015 innen eget ansvarsområde og eventuelle synspunkter på gjennomføringen av valget i sin helhet. Det er i tillegg avholdt evalueringsmøte for stemmestyreledere evt nestledere. Stikkordene i evalueringsskjemaet var følgende: Stemmelokalets funksjonalitet Utstyr Gjennomføring generelt Personalsituasjonen Opptelling Utfylling av stemmestyrets protokoll Innlevering av urner, protokoll og materiell Spesielle situasjoner som oppstod under gjennomføring av valget. Disse punktene danner grunnlaget for å konkludere på følgende: Hva fungerte bra under avviklingen av valget? Hva kan gjøres bedre? Rådmannens valgmedarbeidere er også anmodet om å evaluere valggjennomføringen og gi tilbakemelding på hva som fungerte bra og hva kan gjøres bedre. Det er mottatt evaluering fra stemmestyrene. Hovedinnhold i evalueringen fra stemmestyrene er: Skatval stemmekrets:
Hva fungerte bra: Ingen problemer, det fungerte greit. God planlegging, høy kompetanse og opplæring, økt bemanning, ekstra stempel, mange avlukker gjorde at dert ikke var kø av betydning. Meget godt samarbeid med skolen bl.a mht parkering. Hva kan gjøres bedre: Bemanning bra men når valget ble konsentrert på en dag ble det noen travle timer og små muligheter for pauser. Behov for minst 2 ekstra medlemmer til i stemmestyret. Ved senere valg må en prøve å få inn yngre medlemmer i valgstyret fordi mange av oss begynner å trekke på årene. Kvislabakken stemmekrets: Hva fungerte bra: Kom seint inn men OK forberedelser, tilstrekkelig bemanning, 1-dags valg er flott! Hva kan gjøres bedre: Bør ha 5-6 avlukker neste gang, lang kø opptil 30 minutter store deler av ettermiddagen. Halsen stemmekrets: * Kimen og Vektersalen var utmerket. Kanskje kunne vi hatt noe mer markering flere steder utenfor Kimen som viste at det var valglokale (og gjerne for Halsen stemmekrets). Neste gang bør vi kunne utnytte hele Vektersalen bl.a. ved å plassere fremmedstemmeavlukket ved vestveggen. Tilstrekkelig antall avlukker. * Kødannelse kun mellom ca. kl. 14 og 19, men siden det var god flyt var ikke det noe problem (noe kødannelse på en slik dag tror jeg ikke folk reagerer negativt på) * Køen ved fremmedstemmebordet var derimot urovekkende lang i perioder (her har vi en utfordring, ville en oppfordring i lokalpressen om å stemme ved "sitt stemmelokale" redusere pågangen noe? ) * For logistikken sin del er ikke endagsvalg noe problem på Kimen. Men dersom det holdes todagersvalg, vil åpningstilbudet være større og valgdeltakelsen vil utvilsomt (?) bli noe høyere. Jeg mener at det derfor bør vurderes gjeninnført. * Stemmestyret bør møtes for gjennomgang og trening minimum en kveld i forkant, helst i tillegg til rigging kvelden før. I år var der veldig mange nye medlemmer, og flere uttrykte behov for både noe trening og opplæring, samt gjennomgang av de mest sentrale pkt. i valgloven. Og ikke minst, få anledning til å stille spm. Her var både spente og uerfarne pensjonister samt ungdom som ikke hadde stemmestyreerfaring. * Antallet medlemmer i stemmestyret var tilstrekkelig men nødvendig. * Matleveransen fra rådhuset var grei. God mat.
Haraldreina stemmekrets: Hva fungerte bra: Forberedelser, planlegging og info fungerte greit, bemanning perfekt, god stemning Hva kan gjøres bedre: Behov for 2 nye avlukker og 2 ekstra stempel, problemer med logistikken med kirkevalget lokalmessig. Vi har også fått tilbakemelding fra skolens rektor som er bekymret over parkeringssituasjonen under valget. Lånke stemmekrets: Et av stemmestyremedlemmene har levert en god og omfattende evaluering med konstruktive forslag til forbedringer. Forberedelser, materiell; for lite tid avsatt til rigging og klargjøring, mer tid må avsettes neste gang. Kapasitet, åpningstid: Mye kø, tidvis mer enn 30 minutter, forslag om åpningstid 10:00 20:00 og flere ( 2 ekstra) stemmeavlukker. Avkryssingsmanntallet bør deles opp i 3, manntallsbordene trekkes lengre inn i lokalet, vurdere annen utgang. Godt arbeid i stemmestyret, god forpleining Elvran stemmekrets: Ingen skriftlig evaluering mottatt, det ble ikke meldt om noen spesielle problemer i evalueringsmøtet Hegramo stemmekrets: Jevnt tilsig hele åpningstida, økt tilstrømming etter kl 1600, stort sett noe kø, inntil 15 minutters ventetid. Kapasiteten bør økes til neste valg med ekstra avlukke og 2 avkryssingsbord, 3 stempel. Kun 20 minutter til matpause som ble avviklet i valglokalet. Fordel med kontinuitet blant stemmestyremedlemmene. Det stilles spørsmål om kommunikasjonssvikt for kirkevalget. De som møtte for kirkevalget i Hegra hadde nærmest en forståelse av at det var vi som hadde ansvar for kommunestyre- og fylkestingsvalget som skulle ordne det praktiske for dem. De trodde av vi hadde ordnet med alt av mat og drikke, valgavlukke, plassering osv. Ingen dårlig stemning men godt samarbeid på tross av dette. Skjelstadmark stemmekrets: Det meste gikk greit, hadde eget forberedelsesmøte for stemmestyret i uka før valget, trenger de 8 stemmestyremedlemmene som var oppnevnt. Avlukkene er gått ut på dato, ønskelig med med 3 nye avlukker. Til tider noe kø. Forradal stemmekrets:
Det gikk greit, 4 personer i stemmestyret går greit. (reduksjon fra forrige valg) Alle har vært med i mange år. Mangler stemmeavlukker og litt kø med bare et skjermet rom som fungerte som stemmeavlukke. Ønsker 2 nye stemmeavlukker. Flormo stemmekrets: Hva fungerte bra: 4 medlemmer i stemmestyret er tilstrekkelig, mye erfaring, alt har fungert greit. Fosslia stemmekrets: Hva fungerte bra: Forberedelser og planlegging gikk bra, bra med bistand fra valgansvarlig. Mange stilte opp søndag kveld for rigging og informasjon, tok lengre tid enn planlagt med bakgrunn i at de måtte lete etter utstyret og at noe merking av utstyr ikke var foretatt. Bra med at Grete Moe var med i arbeidet. Kapasiteten var økt, men det var travelt nok på valggjennomføringen. Gjennomføringen gikk fint, noe kødannelse på ettermiddagen. Hva kan gjøres bedre: Noen mangler ifm med plakater og skilting. Noen kommenterte at det var langt å gå fra inngangsdøren og gjennom hele valglokalet. Varmen i hallen burde vært skrudd opp på forhånd - kaldt å sitte i hallen hele mandagen. Bistand til opplåsing og låsing må forbedres. Stemmestyrene, oppnevning mv. Nye bestemmelser i forhold til habilitet. 116 stemmestyremedlemmer bisto ved valget og gjorde en god jobb. Arbeidet med oppnevning av medlemmer og supplering gikk vesentlig lettere enn tidligere takket være en bedre prosess og godt arbeid i egen politisk valggruppe som rekrutterte nye kandidater, dette ga også relativt færre fritakssøknader enn tidligere. En del tidligere stemmestyremedlemmer sto på valglister og var etter nye bestemmelser i valgloven ikke valgbare som stemmestyremedlemmer. I tillegg er det en del naturlig avgang slik at det ble relativt mange nye stemmestyremedlemmer. Det er tilbakemeldinger fra flere om at det bør søkes å rekruttere noe yngre mannskap, det er fysisk krevende med bæring, rigging og nedrigging av utstyr og lang arbeidsdag spesielt for valgkretsene som har 10 timers åpningstid. Det ble forut for valget vedtatt nytt godtgjørelsesreglement for stemmestyrene, de få tilbakemeldingene som er registrert i forhold til dette har vært gode. Overgang til endags valg ga en besparelse på 74 godtgjøringer.
Bruk av valgprogrammet EVA til opptelling og valgadministrative oppgaver. Valgprogrammet fungerte tilfredsstillende under både forberedelser, testvalg, prøvevalg og selve valgopptellingen. Mindre problemer ved forberedelsene og testvalget men Ok på valgdag/kveld. Økonomi: Kostnadene med kommunestyre og fylkestingsvalget ble kr 1.031.000 (det tas forbehold om ikke innkomne fakturaer og kreditnotaer) med slik fordeling: Utgifter kommunestyre- og fylkestingsvalg 2015 Lønn, godtgjøringer regnskap Godtgj. stemmest. inkl tapt arbeidsfortj. 249000 lønn ekstern forhåndsstemmegiving 37000 lønn, overtid valgapparatet 147000 sosiale kostnader 68000 Sum lønn, godtgj. 501000 Driftsutgifter Kontorutgifter, rekvisita 36000 Bevertning 41000 annonser 67000 trykkeutgifter 77000 Opplæring, inkl reiseutgifter 46000 skyssgodtgjøring 6000 leid transport 14000 Utstyr, stemmeavlukker mv 103000 IT-utstyr inkl installasjon og opplæring 152000 542000 1043000 salg av stemmesedler 12000-12000 Sum 1031000 Kostnadene med kommunestyre- og fylkestingsvalget i 2011 var kr 780.000, det ble da ikke kjøpt inn noe valgutstyr. Kostnadene med opplæring var også større i 2015 enn tidligere på grunn av at all opplæring i regi av KRD, skjedde i Oslo. Budsjett for valget 2015 er på kr 592.000 slik at det er en betydelig overskridelse. Framtidige budsjett må justeres opp i tråd med behovet. Det er neppe mulig å avvikle valg i Stjørdal særlig rimeligere enn hva som har medgått av utgifter i 2015.
Stemmesteders størrelse, antall stemmeberettigede: Krets Antall stemmeberettigede Avgitte ord. stemmer ved kommunevalget på valgtinget Mottatte fremmedstemmer Skatval 1838 933 6 Kvislabakken 1289 628 12 Halsen 5047 2082 194 Haraldreina 1131 557 9 Lånke 2159 956 9 Elvran 349 204 8 Hegramo 1251 629 6 Skjelstadmark 686 369 4 Forradal 138 98 24 Flormo 183 104 5 Fosslia 3453 1569 53 Uoppgitt 73 Sum Stjørdal kommune 17597 8129 330 Antall stemmesteder i Stjørdal har vært uendret siden Fosslia ble skilt ut fra Halsen krets for mer enn 20 år tilbake. En del kommuner har gått gjennom kretsinndelingen og foretatt en reduksjon i antall stemmekretser. Vi har en uheldig kretsgrense i Forradal hvor store deler av dalføret ligger i Hegramo stemmekrets og gir som resultat et betydelig antall fremmedstemmer avgitt i Forradal som går til Hegramo. Gjennom valgresultat.no har rådmannen sett på hvor mange opptellingskretser andre sammenlignbare kommuner har: Levanger 12 Verdal 4 Steinkjer 16 Namsos 5 Malvik 5 Melhus 8 Orkdal 5 Stjørdal 11
Ved neste valg vil det med stor sannsynlighet vil bli mulighet for elektronisk manntallsavkryssing. Dette vil gi mange fordeler ved valgoppgjøret bl.a ved fremmedstemmegiving, men vil også kreve mer innsats i forberedelser, utstyrsanskaffelser, sikker dataforbindelse med redundans og kvalifisert bemanning. Det vil være naturlig å se på kretsinndelingene før neste valg også sett i forhold til at det ikke er foretatt vurderinger av disse på mange år. Overgangen fra 2 til 1 dags valg: Valget 2015 ble for første gang avviklet over en dag. Dette gikk meget bra ut fra tilbakemeldingene fra stemmestyrene, valgadministrasjonen og valgansvarlig sin vurdering. Det oppsto noe kø i valglokalene på ettermiddagen for noen stemmekretser, andre stemmesteder opplevde ikke dette. Erfaringer fra andre kommuner (inntrykk fra Valgforums evalueringskonferanse) sammenfaller med vårt inntrykk om at velgerne brukte lengre tid i valgavlukkene enn tidligere (antall stemmetillegg og slengere styrker denne opplevelsen). Mange fremmedstemmer (101 flere enn ved siste kommunevalg i 2011) økte trykket i stemmelokalene, spesielt gjelder dette Halsen stemmekrets, men også i en viss grad Forradal og Fosslia. Antall stemmeavlukker bør økes til neste valg, ved overgang til elektronisk manntallsavkryssing vil kapasiteten gjennom dette øke og ønske om flere avkryssingsbord må vurderes ut fra dette. Det er stilt spørsmål om lengre åpningstider ved noen stemmelokaler, dette begrunnes med kapasitetshensyn men også av hensyn til velgerne. Kapasitetsspørsmålet kan løses med flere valgavlukker og antall avkryssingsbord/elektronisk manntallmanntall og andre organisatoriske tiltak. Hensynet til velgerne må også vurderes her, valgdeltagelsen tilsier ikke at overgangen til 1 dags valg har redusert denne. I de fleste stemmekretsene med unntak for Halsen, Fosslia og Hegramo er valglokalene i skolelokaler, en utvidelse av åpningstida er på ingen måte uproblematisk i forhold til trafikksikkerhet, sambruk av lokaler og at skoledagen skal gå som normalt. Valget i 2017 er stortings- og sametingsvalg, muligheten for slengere og stemmetillegg er ikke de samme og tid i stemmeavlukker vil trolig være mindre enn ved kommunestyre og fylkestingsvalg. Evaluering fra rådmannens valgmedarbeidere. Samtlige i arbeidsgruppen for valg må dekke sine løpende oppgaver i tillegg til valgarbeidet. Det blir derfor for lite tid til valgarbeidet. Lang erfaring hos nøkkelpersoner og hos de fleste i valgapparatet er verdifullt. De som har sentrale valgoppgaver bør frigjøres fra andre oppgaver i valginnspurten. Ca 40 ansatte var engasjert i valgarbeidet enten som forhåndsstemmemottakere, i den sentrale valgorganisasjonen og/eller ved opptellingsarbeidet. Med til sammen 160 personer som enten er stemmestyremedlemmer eller valgmedarbeidere er det en betydelig organisasjon og det en betydelig turnover. Det mye arbeid med godkjenning av valglistene, med fritakssøknader, foreslåtte kandidater som ikke var i manntallet mv. Rekruttering av nye medlemmer til stemmestyrene gikk i år vesentlig bedre enn ved tidligere valg, måten det ble gjort på i 2015 bør videreføres ved seinere valg.
De fleste i stemmestyrene er godt voksne som gjør en meget god jobb og ssvært glad i denne viktige samfunnsoppgaven. En del av disse vil neppe være aktuelle ved neste valg og en bør om mulig rekruttere noe yngre mannskap. Hensynet til at det er lange arbeidsøkter, fysisk krevende arbeid og mer komprimert arbeid som følge av 1 dags valg bør vektlegges ved senere rekruttering. Samtidig bør en av økonomiske årsaker unngå så langt det er mulig å rekruttere der det blir snakk om erstatning for tapt arbeidsfortjeneste. Overgang til elektronisk manntall gjør det nødvendig å styrke stemmestyrene med administrativ kompetanse og kapasitet, problemet her er hvor en skal skaffe dette fra - å få medarbeidere fristilt til valgarbeidet utover valgdag/kveld har ikke vært enkelt. Det må settes av mere tid til opplæring av stemmestyrene, tilbakemeldingene fra de to stemmestyrene i sentrum hvor det var noe bistand fra valgadministrasjonen er gode. Opplæringsbehovet gjelder spesielt utfylling av skjemaer og stemmestyreprotokoll og gi stemmestyrene bedre innsikt i opptellingsprosessen for å understreke viktigheten med riktig utfylling av skjemaene. Vurdering Gjennomføringen av fylkestings- og kommunestyrevalget 2015 gikk bra og valgstyreprotokollen for fylkestingsvalget ble godkjent av fylkesvalgstyret uten merknader for Stjørdals del. Kommunestyret i Stjørdal godkjente kommunestyrevalget i møte 15.10.2015. Som det fremgår av evalueringen har det aller meste gått greit. Det er selvsagt fortsatt forhold som kan forbedres. Rådmannen vil gjennomgå organiseringen og utførelse av de administrative valgoppgavene i god tid før stortingsvalget i 2017. Rådmannen har i dette saksframlegget også tatt inn en del statistikk og sammenligning med andre kommuner. Dette som grunnlag for seinere beslutninger om organisering av valget, åpningstider, antall stemmesteder mv. Følgende forhold bør utredes og vurderes før neste valg: Overgang til elektronisk manntallsavkryssing når valgloven gir mulighet for dette. Administrativ støtte til stemmekretsene. Vurdering av antall stemmekretser og geografisk inndeling av disse. Åpningstider enkelte valglokaler Fastsetting av valgdag kommer som vanlig egen sak høsten før valget, dvs høst 2016. Oppsummering og evaluering av fylkestings og kommunestyrevalget 2015 legges herved fram til behandling.