Sykehuset Innlandet HF Styremøte 11.02.15 SAK NR 006 2016 OPPFØLGING BUDSJETT DIVISJONSVISE TILTAK 2016 Forslag til VEDTAK 1. Styret tar de framlagte tiltakene for å nå budsjettmålet for 2016 til orientering. 2. Styret ser svært alvorlig på utviklingen av den økonomiske situasjonen i helseforetaket, og at de fleste divisjonene har negativ inngangsfart i 2016. Styret ber derfor om at nødvendige tiltak for å oppnå budsjettert resultat i 2016 iverksettes umiddelbart. 3. Styret legger fortsatt til grunn at budsjettets forutsetninger følges opp gjennom aktiv ledelse, risikovurderinger og risikostyring i tråd med retningslinjer fra eier. Styret forutsetter at det sikres god medvirkning fra ansatte og brukere. Brumunddal, 3. februar 2016 Morten Lang-Ree administrerende direktør
SAKSFREMSTILLING SAK 006-2016 1 Innledning og bakgrunn Administrerende direktør legger med dette fram for styret en sak med ny gjennomgang, kvalitetssikring og risikovurdering av divisjonsvise tiltak for budsjett 2016. De divisjonsvise tiltakene slik de ble lagt fram i sak 092 2015 «Mål og budsjett 2016», er i noen tilfelle supplert med nye tiltak der dette er nødvendig, enten fordi det manglet tiltak eller fordi risikovurderingen tilsier at det må skapes mer trygghet for at målene nås. Det er i tillegg tatt hensyn til foreløpig resultat for 2015 for divisjonene som inngangsfart i 2016, og ikke prognose som ble benyttet i budsjettsaken i desember. Styret vedtok «Mål og budsjett for 2016» med forbehold om at det skulle arbeides videre med tiltak, risiko og omstillingsbehov knyttet til de foreslåtte tiltakene i sak 092-2015 og flere tiltak fra enkelte divisjoner. I vedtaket heter det: 1. Styret vedtar Mål og budsjett for 2016, men forutsetter at det arbeides videre med tiltak og omstilling for å håndtere risiko knyttet til svakere resultat enn prognosen for 2015 og for øvrig manglende tiltak fra enkelte divisjoner. Styret ber om å få seg forelagt en komplett oversikt over tiltak og konsekvensene av disse i styremøte 11. februar 2016, jfr også styrets vedtak i sak nr 091-2015, herunder forslag om divisjonsovergripende tiltak. 2. Styret legger til grunn at budsjettets forutsetninger følges opp gjennom aktiv ledelse, risikovurderinger og risikostyring i tråd med retningslinjer fra eier. Styret forutsetter at det sikres god medvirkning fra ansatte og brukere. Tabellen under viser foreløpig årsresultat for 2015 for divisjonene og SI samlet. I styresak «Tertialrapport 3. tertial inkludert foreløpig årsregnskap 2015» er det rapportert detaljert om resultatene for 2015, men de overordnede divisjonstallene tas med her som en del av bakgrunnen for kvalitetssikringen av tiltakene for budsjett 2016. Side 2 av 38
Regnskap 2015 Regnskap Budsjett Avvik Divisjon 1 000 kr Elverum / Hamar -11 043 0-11 043 Gjøvik -20 039 0-20 039 Lillehammer -10 932 0-10 932 Kongsvinger -5 340 0-5 340 Tynset -659 0-659 Hab/Rehab 2 533 0 2 533 Med service -1 201 0-1 201 Psykiatri -5 533 0-5 533 Prehospitale tjenester 7 834 0 7 834 Eiendom og Internservice 7 522 0 7 522 Stab SI HF 8 257 0 8 257 Felles SI HF 8 327 70 000-61 673 Forskning 5 417 0 5 417 Totalsum -14 856 70 000-84 856 Oversikten viser at de somatiske divisjonene, divisjon psykisk helsevern og medisinsk service har underskudd i 2015, og går inn i 2016 med negativ inngangsfart. I tillegg er det store overskridelser i kostnader knyttet til behandlingshjelpemidler, høykostmedisiner, pasientreisekostnader og gjestepasientkostnader på fellesområdet. Dette understreker behovet for ytterligere arbeid med å sikre at SI har nok tiltak for å nå budsjettmålet for 2016, og at risikoen knyttet til gjennomføringen av disse, er akseptabel. Budsjettert årsresultat for 2016 er 50 millioner kroner. Dette er bekreftet i mottatt utkast til Oppdrag og bestillingsdokument for 2016 fra HSØ. 2 Sammendrag I budsjettarbeidet for 2016 tok man utgangspunkt i en prognose på 50 mill kroner som årsresultat for 2015. Divisjonene leverte tiltak i forhold til prognostisert årsresultat. Inngangsfarten til de fleste divisjonene er mer negativ enn forventet i budsjettprosessen, og de har måttet utarbeide ytterligere tiltak for å komme i budsjettbalanse i 2016. I oversikten under vises beregnet utfordring til den enkelte divisjon og sum tiltak som er levert. Tiltakene er kategorisert i andel inntektsøkende tiltak og andel kostnadsreduserende tiltak, og eventuelt buffer. Det er stor variasjon mellom andel av inntektsøkende og kostnadsreduserende tiltak for den enkelte divisjon, og for foretaket som helhet utgjør inntektsøkende 37 % av sum tiltak og 63 % på andel kostnadsreduserende tiltak. Erfaringsmessig er det større risiko knyttet til inntektsøkende tiltak enn til kostnadsreduserende tiltak, men dette varierer noe fra divisjon til divisjon. Erfaringsmessig er det heller ikke 100 % måloppnåelse på alle tiltak, slik at bufferen burde vært langt større enn vist i tabellen. Man anslår at de beste oppnår 75 % måloppnåelse på planlagte tiltak. Side 3 av 38
Omstillingstiltak 2016 Beløp Divisjon Utfordringer Tiltak Inntektsøkende tiltak Andel i % Kostnadsreduserende tiltak Andel i % Buffer Elverum Hamar 37 849 37 849 15 849 42 % 22 000 58 % 0 Gjøvik 28 909 30 033 10 700 36 % 19 333 64 % 1 124 Lillehammer 22 853 22 890 7 900 35 % 14 990 65 % 37 Prehospitale tjenester 808 2 000 0 0 % 2 000 100 % 1 192 Habilitering og rehabilitering 2 376 6 981 1 820 26 % 5 161 74 % 4 605 Medisinsk service 3 688 6 360 2 500 39 % 3 860 61 % 2 672 Psykisk helsevern 43 573 43 573 7 884 18 % 35 689 82 % 0 Eiendom og internservice 11 383 14 741 1 000 7 % 13 740 93 % 3 358 Kongsvinger 30 264 33 783 24 486 72 % 9 297 28 % 3 519 Tynset 6 267 6 267 4 965 79 % 1 302 21 % 0 Stab 4 344 4 344 0 0 % 4 344 100 % 0 Sum 192 314 208 821 77 104 37 % 131 716 63 % 16 507 Side 4 av 38
Under følger en oppsummert tabell over planlagte reduksjoner i årsverk og reduksjon i antall senger. Omstillingstiltak 2016 Reduksjon i bemanning og sengetall Divisjon Årsverk Sengetall Elverum Hamar 21,1 0 Gjøvik 11,3 0 Lillehammer 11,1 0 Prehospitale tjenester 0,0 Habilitering og rehabilitering 7,0 0 Medisinsk service 0,0 Psykisk helsevern 50,0 16 Eiendom og internservice 12,8 Kongsvinger 18,0 0 Tynset 2,0 2 Stab 6,1 Sum 139,3 18 3 Administrerende direktørs vurdering Sykehuset Innlandet har siden 2009 presentert gode årsresultater. I perioden 2010 til 2013 lå resultatene på over 150 millioner kroner pr år. I 2014 falt imidlertid resultatet til ca 70 millioner kroner for så å falle ytterligere til et marginalt negativt resultat i 2015. Administrerende direktør er opptatt av at den negative trenden må snus så raskt som mulig. For 2016 er det budsjettert med et positivt resultat på 50 millioner kroner og det må settes et nytt og forsterket fokus på økonomisk oppfølging for å nå dette målet. I foreliggende sak blir det presentert økonomiske tiltak fra divisjoner som ikke hadde ferdigstilt sine budsjetter til årsskifte. Tiltakslistene som følger vedlagt saken er gjennomgått av økonomidirektør og administrerende direktør i oppfølgingsmøter med hver divisjon. De fleste tiltakene er knyttet til driftseffektivisering/-optimalisering og noen av disse tiltakene kan vurderes som sårbare. Flere av tiltakene vil få full effekt først i 2017, men med noe effekt i 2016 (eks. sammenslåing av MOV/Intensiv og styrking av dagkirurgi ved divisjon Elverum/Hamar). Det er også tiltak som ble iverksatt i 2015 som vil få full effekt i 2016 (etablering av pasienthotell på Lillehammer og avvikling av Kløverhotellet på Gjøvik). Administrerende direktør legger opp til tettere oppfølging i 2016 enn tidligere år for å følge med på at tiltak får tilsiktet effekt. Ved avvik forutsettes umiddelbar iverksetting av ytterligere tiltak. Regimet med å se driftsresultat og investeringsmidler i sammenheng vil bli videreført som et effektivt belønnings-/sanksjonssystem. I rådende situasjon finner administrerende direktør det også riktig at styret blir enda tettere involvert i budsjettoppfølgingen, gjennom bl.a. mer detaljert oversikt over divisjonsvise tiltak ved hver månedsrapportering. Det er flere pågående prosesser som ikke står beskrevet i vedlagte tiltaksoversikt, men som vil kunne få effekt utover i 2016 og årene fremover. Ved flere divisjoner pågår det interne prosesser knyttet til sammenslåing av poster og intern logistikkforbedring. Side 5 av 38
Ved divisjon Kongsvinger er det startet en grunnleggende gjennomgang av divisjonens fremtidige oppgaver. Et av tiltakene som vil bli vurdert er om det i fremtiden vil være behov for senger innenfor revmatologi. Divisjonen vil også på faglig grunnlag foreta en vurdering av det fremtidige tilbudet innenfor gyn/føde. Det er også satt i gang overordnede prosesser i foretaket som i ulik grad forventes å få økonomisk effekt: Gjennomgang av den sterke kostnadsøkningen knyttet til behandlingshjelpemidler Gjennomgang av kostnadsnivået på høykostmedisiner Etablering av bedre system for årsverks-/bemanningskontroll Utredning av foretakets sengekapasitet (jfr styrets vedtak) Utredning av ortopedikapasiteten i Mjøsregionen (jfr styrets vedtak) Utredning av samarbeid mellom divisjonene i forbindelse med sommerferieavviklingen (jfr styrets vedtak) Utredning av kapasitet og behov innenfor rehabilitering (jfr styrets vedtak) Administrerende direktør mener også at virkning av såkalt hverdagssparing og forsterket fokus på økonomi i foretaket ikke må undervurderes. Sykehuset Innlandet må ha fokus på hva som gir best mulig kvalitet i pasientbehandlingen innenfor de økonomiske rammene vi har. 4 Fordeling av utfordring til divisjonen I sak 092-2015 «Mål og budsjett 2016» ble det vist et trekk på 15 mill kr på alle divisjoner og staber til intern styrking av områdefunksjoner og økning i ekstraordinære kostnader for enkeltdivisjoner. Etter søknadsprosess og gjennomgang i ledermøte er fordelingen av de 15 mill kr besluttet fordelt på følgende måte på divisjon: Divisjon Område Beløp Elverum-Hamar Økte kostnader intervensjonsbehandling karkirurgi 4 000 Elverum- Hamar Overgrepsmottak 1 150 Gjøvik Stråleonkolog og økte kostnader hematologi 3 100 Gjøvik Overgrepsmottak 1 000 Lillehammer Overlege Barnehuset 600 Lillehammer Overgrepsmottak 950 Med service LIS-lege patologi 1 100 Psykisk Helsevern Gjestepasientkostnader/inntekter 3 000 Prehospitale tjenster Økt legeressurser prehospitalt, redusert trekk 100 Sum 15 000 Noen divisjoner og staber har kun fått trekk, og dette påvirker utfordringen som ble fordelt ifbm budsjettprosessen for 2016. Tabellen under viser ny utfordring 2016 fordelt pr divisjon etter utdeling av 15 mill kr i interne midler: Side 6 av 38
Opprinnelig utfordring 2016 ØLP 2016-2019 Trekk - styrking av områdefunksjon og andre ekstraord kost Fordeling av 15 mill kr - områdefunksjon og andre ekstraord kost Andel utfordring av kostnadsbudsjett Ny utfordring Divisjon 2016 Stab SI HF 4 629 385 0 5 014 2,7 % Elverum / Hamar 23 761 2 540-5 150 21 151 1,7 % Gjøvik 13 718 1 479-4 100 11 097 1,6 % Lillehammer 16 132 1 724-1 550 16 306 2,0 % Prehospitale tjenester 2 000 1 542-100 3 442 Hab/Rehab 3 999 427 0 4 426 2,2 % Med service 0 883-1 100-217 Eiendom og intern service 14 394 1 361 0 15 755 2,7 % Kongsvinger 7 994 855 0 8 849 2,2 % Tynset 3 292 352 0 3 644 2,2 % Totalt somatikk og staber 89 919 11 549-12 000 89 468 Psykisk helsvern 30 000 3 451-3 000 30 451 1,8 % Sum utfordringsbilde 119 919 15 000-15 000 119 919 5 Medvirkning Tillitsvalgte og vernetjeneste har medvirket i arbeidet med å identifisere og konkretisere budsjettiltak i divisjonene både gjennom kontaktmøter og mer spesifikt tiltaksarbeid. På foretaksnivå har TV20 og hovedarbeidsmiljøutvalg også blitt holdt løpende orientert om arbeidet gjennom budsjettprosessen. De foreslåtte budsjettiltakene kan påvirke ansattes arbeidssituasjon og medfører økte behov for omstilling. Se divisjonsvise risikokart for nærmere beskrivelse og vurdering av mulige konsekvenser og risiko. 6 Samlet risikovurdering I forbindelse med ledelsens gjennomgåelse for 3. tertial (LGG) er det utarbeidet er helhetlig risikomatrise for SI. Det vises til tertialrapport for 3. tertial for beskrivelse av risikoområdene med handlingsplan og tiltak. Risikoområdene 1 og 4 er nært knyttet opp til utfordringene knyttet til budsjett 2016. Side 7 av 38
SANNSYNLIGHET KONSEKVENS 1 2 3 4 5 5 (4) Manglende midler til nødvendige Investeringer i bygg, MTU og lokale IKT investeringer 4 (5) IKT kvalitet på leveranse, funksjonalitet og oppgradering av systemløsninger 3 (12) Manglende etterlevelse av samhandlingsreform en når det gjelder liggetid for utskrivningsklare pasienter og risiko for korridorpasienter (6) Arbeidsbelastning for mellomledere og ansatte (7) Brudd på arbeidstidsbestemmelsene i arbeidsmiljøloven ved enkelte avdelinger (8) Avvikshåndtering og meldekultur (1) Ikke tilstrekkelig gjennomføring av nødvendige omstillinger (2) Kvalitetsutfordringer ved innføring av nytt elektronisk radiologisystem (3) Rekruttere og beholde ansatte innenfor enkelte legespesialistområder, psykologspesialister, bioingeniører og spesialsykepleiere. 2 (14) Manglende gjennomføring av system for internkontroll og virksomhetsstyring 1 (13) Manglende etterlevelse av lovkrav (Eks. brann, elektro mv.) (9) Koordinering og kapasitet ved implementering av pakkeforløp kreft (10) Variasjon i tilbud til pasienter (Styring og kontroll av det pas.adm.arbeidet, faglig kvalitet og pasientsikkerhet og tilgjengelighet) (11) Omsette pasientsikkerhetsprogrammet til klinisk forbedring i praksis For å oppnå en bærekraftig økonomisk utvikling og samtidig nå målet om økt kvalitet i pasientbehandlingen, vil det være avgjørende at foretaket realiserer nødvendige investeringer. Midler til investeringer får SI gjennom positive årsresultater i tillegg til noe likviditet fra HSØ. Det negative resultatet i 2015 reduserer mulighetene for foretaket til å foreta nødvendige og prioriterte investeringer. Negativt årsresultat i 2015 og for høy inngangsfart inn i 2016 for mange av divisjonene medfører behov for kostnadsreduserende og effektive tiltak for å snu den negative utviklingen. Det må derfor gjennomføres nødvendige tiltak for å oppnå økonomisk balanse i 2016, og divisjonene vil bli fulgt tett opp gjennom måneds- og tertialrapportering, samt månedlige oppfølgingsmøter for å sikre gjennomføring av tiltak som skal sikre økonomisk effekt. Side 8 av 38
Tiltak for å oppnå budsjettert resultat i 2016 Tett, løpende oppfølging av divisjonene med vekt på gjennomføringen av vedtatte tiltak og utarbeidelse av nye tiltak ved behov dersom resultatet i 2016 ikke er i tråd med budsjettet. Innføring av målekort med fokus på tiltaksplaner, avvik i iverksettelsestidspunkt for tiltak, produktivitet og bemanningsutvikling i tillegg til vedtatte kvalitetsmål. Følges opp i månedlige oppfølgingsmøter med administrerende direktør. Igangsatt et arbeid med å analysere fokusområder som kan gi SI et større handlingsrom i 2017 og muligens allerede i 2016. Dette arbeidet ser blant annet på bedre samordning av ferieavviklingen, sengekapasiteten i SI, kapasiteten innen ortopedi, samt kapasitet og behov innenfor rehabilitering i henhold til styrevedtak etter 2. tertial. Analyse og arbeid med å se på kostnadene innenfor høykostmedisiner, behandlingshjelpemidler og gjestepasientkostnader Det er startet opp ulike prosjekter for å effektivisere driften av poliklinikkene. Målet er å etablere systemer og rutiner som frigjør mest mulig legetid til pasientbehandling. Det rettes ytterligere fokus mot god ressursstyring i divisjonene. Det planlegges mer systematisk opplæring og bevisstgjøring av linjeledere og stabsressurser på fagområdet våren 2016. I tillegg er et forenklet analyseverktøy for analyse av ressursbruk (basert på BRASSE-metodikk) under implementering i organisasjonen. Enkelte divisjoner har satt sammen lokale stabsressurser og linjeledere i team for å følge opp og gjennomgå ressursbruk i egne enheter. Divisjonenes aktiviteter og fokus på ressursstyring vil i tiden fremover også være tematikk i administrerende direktør sine oppfølgingsmøter med divisjonene. Risikoområder budsjett 2016 Ved utarbeidelse av budsjett 2016 tok man utgangspunkt i en årsprognose på 50 mill kr i overskudd i 2015. Foreløpig årsresultat for 2015 er 15 mill kr i underskudd. Av dette utgjør 17 mill kr regnskapsmessig netto tap ved salg av eiendom som er en engangskostnad i 2015. Når det gjelder divisjonene har de i sine kvalitetssikrede tiltak nå tatt hensyn til foreløpig årsresultat 2015 som inngangsfart i 2016. Årsresultatet for divisjonene utgjorde 11 mill kr mer i merforbruk enn prognosen pr oktober tilsa. Merforbruket på fellesområdet er i stor grad knyttet til gjestepasienter, høykostmedisiner, pasientreiser og behandlingshjelpemidler. Her er det allerede lagt inn økning i budsjettet for 2016, slik at kostnadsøkningen skal være ivaretatt. Kun pasientreiser har en økt kostnad på slutten av året i 2015 som ikke er hensyntatt inn i budsjettet for 2016 på fellesområdet. Det vil uansett være risiko knyttet til kostnadsøkninger på disse områdene, da kostnadsøkningen har vært langt større enn forutsatt de siste årene. Dette gjelder alle helseforetak. SI har i 2016 fokus på å følge opp disse kostnadene spesielt for å prøve å begrense kostnadsutviklingen der det er mulig gjennom prioriteringsveiledere og informasjon til rekvirenter av disse kostnadsområdene. Nye risikoområder i budsjett 2016 er innføring av Fritt behandlingsvalg, kostbare medikamenter og trekk i basis knyttet til at nye stillingsgrupper får ISF-refusjon. For Fritt behandlingsvalgordningen har foretaket mottatt 19 mill kr i økt basis fra HSØ til å dekke kostnader knyttet til dette. Fritt behandlingsvalg ble innført i november 2015 med hovedvekt innenfor psykisk helsevern. SI har mottatt første faktura fra HELFO knyttet til Fritt behandlingsvalg-ordningen, og den utgjør 0,6 mill kr for 2015. Dette gjelder psykisk helsevern. Det er vanskelig å si hvordan pasientene vil benytte ordningen, som SI har finansieringsansvar for. Side 9 av 38
Det ble også overført finansieringsansvar for en rekke nye medikamenter fra 01.01.2016 til helseforetakene, og her må forbruket følges nøye opp for å se i hvor stor grad overføringen i basis fra HSØ på 97 mill kr dekker disse kostnadene. Siste nye risikoområde i 2016 er trekk i basis i forhold til at nye stillingsgrupper som fysioterapeuter og ergoterapeuter får ISF-refusjon. Her har interne beregninger anslått at trekket er vesentlig større enn refusjonsbeløpet disse stillingsgruppene oppnår. Dette blir fulgt opp og rapportert når ny grupperingslogikk er på plass. Side 10 av 38
7.1 Divisjon Elverum Hamar Budsjett 2016 - tiltak Divisjon Elverum - Hamar Beskivelse Beløp Resultat 2015-11 000 Korrigering for engangsinntekter- / kostnader Aktivitetsinntekter 2014 Avregningsutvalget - avkorting koding ISF 2014 1 706 Ø-hjelp midler samhandlingsreformen Ubrukte midler til kommuner i opptaksområdet -8 300 RIS-PACS prosjektet Reduserte lønnskostnader 3 500 Sum korringert inngangsfart 2015-14 094 Nye inntekter/kostnader i 2016 Overgrepsmottak Bortfall av kommunal finansiering -1 150 Nukleærmedisin Økt budsjettansvar for radioaktive midler -2 323 Bryst diagnostisk senter (BDS) Reduserte takster på behandling -2 000 Sum nye forpliktelser/kostnader 2016-5 473 Basisendringer Basisendringer Utfordring ØLP -23 761 Basisendringer Økt finansiering av radioaktive midler 2 323 Basisendringer Pasienter tidligere behandlet i Oslo - redusert gjestepas 2 189 Basisendringer Kompensasjon voldtektsmottak 1 150 Basisendringer Kompensasjon områdefunksjoner-karkirurgi 4 000 Basisendringer Nettoeffekt andre endringer fra eier -4 183 Sum endring basis -18 282 Sum utfordringer -37 849 7 Divisjonenes tiltak og risikovurdering I dette kapitlet vises den enkelte divisjonens komplette tiltaksliste med risikomatrise og handlingsplan. Område/avdeling Beskrivelse Antall Antall Innslagstidspunkt Virkning 2016 Tiltakene som settes opp skal være realistiske, årsverk senger Tiltak 2015 konkrete, og med innslagstidspunkt Flere avdelinger Generell aktivitetsvekst 1%-netto effekt etter varekostnader 01.01.2016 7 000 Liten Flere avdelinger Aktivitet ekstra arbeidsdag 29. februar - skuddår 29.02.2016 2 000 Liten Flere avdelinger Økt aktivitet sykpleier poliklinikk 01.02.2016 349 Liten Medisin E, ØNH, Medisin H Refusjon for nye stillingsgrupper - KEF/FysioErgo/Audio 01.01.2016 2 000 Liten Ortopedi, Gyn, ØNH Bedret logistikk dagkirurgi 01.09.2016 2 500 Middels Flere avdelinger med sengeposter Økt fakturering for utskrivnigsklare pasienter 01.01.2016 2 000 Middels Sum inntektsøkende tiltak 15 849 Ortopedisk avdeling Reduksjon av forbruk faste stillinger,variabel lønn, effektivisering 7,0 01.01.2016 6 000 Liten Barneavdeling Redusert bemanning 1,4 01.01.2016 1 000 Liten Bilde avdeling Hamar Redusert bemanning og UTA (tjenesteplaner) 3,0 01.01.2016 2 000 Liten Kirurgisk avdeling Hamar Ledig turnuslegehjemmel 6 måneder 0,5 01.01.2016 300 Liten Øye avdeling Redusert bruk av fast lønn og variabel lønn/innleie 4,5 01.01.2016 3 000 Liten Indremed Hamar Redusert bruk av ekstrahjelp/overtid/effektiviseringsprosjekt 1,0 01.01.2016 1 700 Liten Flere avdelinger Redusert bruk av legevikarer - flere fast ansatte 01.01.2016 3 500 Liten Risikovurdering Indremed Elverum-Akuttmed Elverum Slå sammen medisinsk overvåkning og intensiv enheter 1,5 01.07.2016 1 000 Middels Indremed Elverum Samling av poliklinikker - effektivisering 01.07.2016 1 000 Middels Flere avdelinger Utnyttelse av bemanning sengeposter 0,8 01.02.2016 1 000 Middels Flere avdelinger Bedret ressursutnyttelse og ferieplanlegging 0,8 01.02.2016 1 000 Middels Indremed Elverum Flere dialysepasienter på dag i f t kveld 0,7 01.07.2016 500 Middels Sum kostnadsreduserende tiltak 22 000 Sum tiltak 21,1 0,0 37 849 Kontroll Utfordring Tiltak Sum -37 849 37 849 0 Den økonomiske situasjonen i Norge er i endring, og det vil bli større press på de økonomiske rammer for sykehusene fremover. Konsekvensene for oss blir at vi må gjennomgå hele vår virksomhet både for å se på mulige driftsforbedringer men også vurdere hva som er god nok behandling. Divisjonsledelsen i Elverum- Hamar har, sammen med de tillitsvalgte og vernetjenesten, satt i gang en bevisstgjøringskampanje som vi kaller «hverdagsparing». Det betyr at alle ansatte skal «tenke økonomi», dvs huske å slå av lyset/slå av PCen, starte presis med dagens første operasjon, ha en meget streng vurdering av innleie ved fravær osv osv. Vi tror at disse forholdene vil bedre divisjonens økonomi, men har ikke lagt inn noe konkret innsparingsbeløp i vårt budsjett. Side 11 av 38
Det foreløpige økonomiske resultatet i 2015 justert for engangskostnader og inntekter samt endringer i basisfinansiering medfører et krav om økonomiske tiltak på 37,8 mill kr for at divisjonen skal ha en drift i økonomiske balanse i 2016. Dette er utfordrende krav som divisjonen må arbeide med løpende gjennom budsjettåret. De tiltak som er satt opp og presenteres i egen tabell er planer som kan måtte justeres med andre tiltak i løpet av driftsåret hvis den opprinnelige målsettingen ikke blir oppnådd. Divisjonens drift påvirkes ikke kun av egne beslutninger, men også av beslutninger gjennomført på foretaksnivå, regionnivå og nasjonalt nivå. Et eksempel på dette er innføring av nye IKT systemer og nye behandlingsregimer uten at det bevilges ekstra ressurser til dette. Divisjon Elverum-Hamar planlegger en drift i balanse i 2016 ved å øke inntektene med 15,8 mill kr og redusere kostnadene med 22 mill kr. Inntektsveksten kommer fra en generell vekst på 1 % som er befolkningsveksten i sykehusets opptaksområde og at 2016 har en virkedag mer enn i 2015 pga skuddår. Sykehusene på Hamar og Elverum har fakturert større månedlige beløp for utskrivningsklare pasienter til kommunene siste halvår i 2015. Trenden gjør at budsjettet for inntekter fra utskrivningsklare pasienter økes da vi erfarer at ikke alle kommuner har etablert et eget tilbud i tråd med forutsetningene i samhandlingsreformen. Når ny dialyseavdeling åpnes i Elverum i april/mai frigjøres det lokaler i Elverum som skal benyttes til å etablere mer effektive driftsformer for dagkirurgi, det er beregnet at dette skal gi divisjonen økte inntekter allerede i 2016. Resten av inntektsøkningen kommer fra å behandle flere pasienter som tidligere ble behandlet på regionsykehus og fra nye stillingsgrupper som er inkludert i ISF-ordningen. Dette siste gjelder fysioterapeuter, kliniske ernæringsfysiologer og audiografer. Divisjonens basisfinansiering har blitt trukket 5,3 mill kr som følge av nye inntektsgrupper, men divisjonen estimerer økte inntekter til kun 2 mill kr. Reduksjonen i kostnader på 22 mill kr gjelder i sin helhet reduksjon i personalkostnader. Reduksjonen i personalkostnader gjelder både nye tiltak og tiltak som ble påbegynt i 2015. Det planlegges en del bygningsmessige/organisatoriske endringer på Elverum. I april 2016 vil ny dialyseavdeling stå ferdig. Det gir rom for følgende endringer; 1. Medisinske poliklinikker som ligger på flere steder i sykehuset kan samles i de «gamle» dialyselokalene og effektiviseres. 2. Frigjorte lokaler fra diverse medisinske poliklinikker vil gi mulighet til å opprette en egen dagkirurgisk enhet (utskilt fra sentral operasjonsavdeling). 3. Frigjorte lokaler fra medisinske poliklinikker vil gjøre det mulig arealmessig å slå sammen Intensiv og Medisinsk overvåking til en funksjonell og arealmessig enhet. Disse tre tiltakene vil gi mulighet til betydelige faglige forbedringer og økonomiske driftsforbedringer. Tiltakene krever investeringsmidler til bygningsmessige tilpasninger i størrelsesorden 5 mill kr. Side 12 av 38
SANNSYNLIGHET 5 4 KONSEKVENS 1 2 4 5 Økte kostnader til medikamenter og medisinske forbruksvarer som følge av endringer i behandlingsregime/prosedyr er eller endring i valutakurser. Høyere personalkostnader enn budsjettert på grunn av vakanser, fravær eller ferieavvikling 3 2 1 Rekruttering av legespesialister påvirker aktivitetsnivå og inntekter. Rekruttering av spesialsykepleiere påvirker aktivitet og økonomi. Lavere pasientvolum enn budsjettert gir risiko for redusert inntekt. 70% av divisjonens inntekter er avhengig av pasientvolum. Mangel på ferievikarer til spesialavdelinger. Kostnader til ferieavvikling Mangel på ressurser til kompetanseutvikling inklusive overlegepermisjoner, Risikoområde Tiltak Høyere personalkostnader enn budsjettert på grunn av vakanser, fravær eller ferieavvikling. Mangel på ferievikarer til spesialavdelinger. Kostnader til ferieavvikling Mangel på ressurser til kompetanseutvikling inklusive overlegepermisjoner. Økte kostnader til medikamenter og medisinske forbruksvarer som følge av endringer i behandlingsregime/prosedyrer eller endring i valutakurser. Rekruttering av legespesialister påvirker aktivitetsnivå og inntekter. Rekruttering av spesialsykepleiere påvirker aktivitet og økonomi. Fokus på logistikk og utnyttelse av operasjonskapasitet og legetid til polikliniske konsultasjoner. Tidlig planlegging av sommerferieavvikling. Ta risiko/øke risiko i forhold til bemanningsbehov i ferietiden. Tidlig planlegging av sommerferieavvikling. Ta risiko/øke risiko i forhold til bemanningsbehov i ferietiden. Stram styring av vikarkostnader i forhold til aktivitet. Arbeide for å bedre divisjonens økonomi og frigjøre midler til kompetanseutvikling. Arbeider kontinuerlig med å hente tilbake pasienter tidligere behandlet i Oslo. Ø-hjelp kan ikke styres. Avdelingene arbeider kontinuerlig med rekruttering Avdelingene arbeider kontinuerlig med rekruttering Lavere pasientvolum enn budsjettert gir risiko for redusert inntekt. 70% av divisjonens inntekter er avhengig av pasientvolum. Side 13 av 38
7.2 Divisjon Gjøvik Budsjett 2016 - tiltak Divisjon Gjøvik Beskivelse Beløp Resultat 2015-20 000 Korrigering for engangsinntekter- / kostnader Alle Engangshendelser 2015 2 300 ØNH Avkortning ISF 2014 1 100 Alle Kløverhotellet, kostnader utover avtale i 2015 400 Stråleenheten Avregning OUS 2014 300 Bildediagnostikk E.o. kostnadet til RIS/Pacs 2015 850 Sum korringert inngangsfart 2015-15 050 Nye inntekter/kostnader i 2016 Alle Økning kostnader til utdanning av spesialsykepleiere -1 650 Akuttmedisin Bortfall av kommunal finansiering overgrepsmottak -1 000 Sum nye forpliktelser/kostnader 2016-2 650 Basisendringer Basisendringer Utfordring ØLP -13 718 Basisendringer Netto effekt forhold fra eier -112 Basisendringer Andel netto trekk områdefunksjon 2 621 Sum endring basis -11 209 Sum utfordringer -28 909 Område/avdeling Beskivelse Antall Antall Innslagstidspunkvurdering Virkning 2016 Risiko- årsverk senger Tiltak 2015 Tiltakene som settes opp skal være realistiske, konkrete, og med innslagstidspunkt ØNH Bedre lokaler tann-kjeve, bedret logistikk 01.01.2016 750 Middels ØNH Ny poliklinikk, nettoeffekt 01.04.2016 1 500 Middels Medisin Økt poliklinikk- bedre resursutnyttelse 01.01.2016 1 000 Middels Medisin Økt antall innleggelser (50-60 innleggelser i økning fra 2015) 01.01.2016 1 050 Middels Medisin Økt antall innleggelser i forbindelse med pakkeforløp kreft. Anslag 50 pasienter i 2016 01.01.2016 1 050 Middels Medisin Øke egenbetaling på alle poliklinikker, gjelder materiell 01.01.2016 300 Liten Alle Økt aktivitet pga ekstra virkedager. 01.01.2016 1 000 Liten Medisin EBUS, effekt av sparte gjestepasientkostnader 01.01.2016 2 400 Liten Alle Kvalitetsforbedring - redusert liggetid 01.01.2016 500 Middels Alle Bedring medisinsk koding 01.01.2016 1 150 Middels Sum inntektsøkende tiltak 10 700 Kirurgi Diverse tiltak på lønnsområdet knyttet til permisjoner, avgang og reduksjoner i stillingsbrøk. 3,2 01.01.2016 2 285 Liten Kirurgi-Medisin-Bildediagnostikk Redusert timetantall turnusleger per uke, UTA og vakante vakter 01.01.2016 1 296 Middels Divisjonsledelsen Engasjement, arbeidsforhold avsluttes mai 2016, redusert stilling fra 1.9.2015. 0,8 01.01.2016 890 Liten Bildediagnostikk Diverse tiltak på lønnsområdet knyttet til innføring av RIS/Pacs og jobbglidning. 01.01.2016 1 040 Stor Medisin Overføring av oppgaver til apoteket 01.01.2016 400 Liten Medisin Diverse tiltak på lønnsområdet knyttet til permisjoner, avgang og reduksjoner i stillingsbrøk. 4,3 01.01.2016 4 067 Middels Gyn Ny bemanningsplan for barnepleiere. Iverksatt fra 2015. Helårseffekt i 2016 0,4 01.01.2016 422 Liten ØNH Diverse tiltak på lønnsområdet knyttet til permisjoner og avgang. 1,6 01.05.2016 1 033 Liten Alle Kløverhotellet, avtale sies opp og strålepasienter benytter pasienthotellet. Iverksatt nov. 2015, helårseffekt i 2016 01.01.2016 4 500 Liten Alle Prosjekt effektivitet i poliklinikk 01.01.2016 1 000 Middels Alle Prosjekt for sommerferieturnus 2016, settes i gang nov. 2015 01.06.2016 1 400 Middels Akuttmedisin Brasse prosjekt intensiv 1,0 01.01.2016 1 000 Middels Sum kostnadsreduserende tiltak 19 333 Sum tiltak 11,25 0 30 033 Kontroll Utfordring Tiltak Sum -28 909 30 033 1 124 Kirurgisk avdeling For kirurgisk avdeling er det i hovedsak tiltak som går på reduserte lønnskostnader i form av en rekke ulike tiltak. Bildediagnostisk avdeling Det nye PACS/RIS forventes å gi besparing av kontorpersonell som følge av innføring av talegjenkjenning. Utdanning av beskrivende radiografer medfører jobbglidning, og forventes å gi innsparing i variabel lønn. Side 14 av 38
Øre-nese-hals avdeling Avdelingen planlegger økt aktivitet i form av etablering av en ekstra ØNH-poliklinikk. Dette gjøres innenfor tidligere tildelte rammer. Tann/kjeve forventer økt aktivitet som følge av bedre tilpasning av lokaler. Medisinsk avdeling For medisinsk avdeling er det tiltak som går på økte inntekter i form av både økt antall innleggelser, økt poliklinisk aktivitet, samt sparte gjestepasientkostnader for EBUS-pasienter (lungeseksjonen). Medisinsk avdeling har i tillegg en rekke tiltak innenfor lønnsområdet. Akuttmedisin Intensiv gjennomfører prosjekt for å optimalisere ressursutnyttelsen, og forventes å få effekt av dette arbeidet i 2016. (Brasseprosjekt) Generelle tiltak Avtalen med Kløverhotellet er sagt opp, og pasienthotell inne på sykehuset er etablert som alternativ for de aktuelle pasientene. Nettoeffekt her forventes å være ca. 4,5 mill kr. Divisjonen jobber med et prosjekt knyttet til sommerferien 2016, og muligheter for å optimalisere turnusplanlegging for leger og pleiepersonell i perioden juni-august. Det er nedsatt arbeidsgruppe som arbeider med å kvalitetssikre dette tiltaket. Det er i divisjonen igangsatt et prosjekt for bedre effektivitet i poliklinikk. Alle aktuelle avdelinger jobber med kvalitetsforbedring av medisinsk koding, og redusert liggetid. Divisjonen er i ferd med å etablere et kodenettverk for å ha bedre internkontroll med medisinsk koding. I mandatet til kodenettverket er det skissert en rekke konkrete tiltak for forbedring av kompetanse og kontroll av prosessen. Det vil også bli gjennomført et tettere oppfølgingsregime knyttet til innslagspunkt for tiltakene i budsjettet. I den forbindelse vil bemanningsutvikling på den enkelte avdeling følges tett. Divisjonen er trukket 3,1 mill kr i basis i 2016 som følge av utvidelse av helsepersonell som kan generere ISF-refusjon (bla fysioterapeuter og ergoterapeuter). Det er knyttet usikkerhet til om inntekten vil øke tilsvarende, og denne inntekten er derfor ikke forskuttert i budsjett 2016. Divisjonen vil følge opp omstilling og utvikling 2015-2016 i det videre arbeidet med å tilpasse driftsrammene. I dette arbeidet vil også oppgave- og funksjonsfordeling inngå. Side 15 av 38
SANNSYNLIGHET 5 4 KONSEKVENS 1 2 3 4 5 8. Overbelegg 2. Rekruttere og beholde ansatte/spesialister 3 9. Økt sykefravær 10. AML-brudd 11. Fristbrudd og ventetider 3. Økonomisk balanse/overskudd avhengig av aktivitet 6. Styring og kontroll av det pasientadministrative systemet 7. Omdømme 1. Investeringer i bygg og MTU 2 1 4. Aktivitetskrav begrenser mulighet for kompetanseheving 5.Sykehusinfeksjoner Side 16 av 38
Risikoområde Konsekvens Tiltak Ansvar 1.Investeringer MTU og bygg Stort behov for oppgradering av bad og toaletter. Behov for oppgradering av operasjonsstue og poliklinikker. Mangler midler til oppgradering av utstyr, fare for å ikke kunne tilby beste behandling på grunn av utdatert utstyr. 2. Rekruttere og beholde ansatte/spesialister Utfordringer med å rekruttere og beholde legespesialister (stråleonkolog, gynekolog), jordmødre og sykepleiere 3. Økonomisk balanse/overskudd avhengig av aktivitet Manglende mulighet til å utbedre/utvikle bygnings-masse for å tilpasse denne til nåværende og framtidig behov. Kan føre til at divisjonen kan mangle utstyr for å kunne gi den beste behandling Økte ventetider og fristbrudd. Økt arbeidsbelastning Divisjonen må selv sørge for budsjettbalanse for å frigjøre midler til investeringer. Ledergruppen prioriterer innenfor den rammen som foreligger. Tett oppfølging av avdelingene gjennom hyppige oppfølgingsmøter i 2016. Spesielt fokus på budsjett og innslagspunkter for tiltakene i de ulike avdelinger. Det settes i gang arbeid for å kvalitetssikre tiltakene i budsjettet. Bemanningsutviklingen følges tett opp videre. Leder-gruppen Divisjonsdirektør/ avd.sjefer Arbeide for å få på plass legespesialister Avd.sjef Avd.sjef. på sårbare fagområder. Div.dir/avd.sjef Kompetanseplaner for bedre planlegging. Plan for avvikling av overlegepermisjoner lagt for første halvår 2016. Ledergruppen har prioritert å bruke noe av kompetansemidlene til 2 utdanningsstillinger (80 %) for jordmorstudenter mot bindingstid. Arbeid for å redusere arbeidsbelastning vil igangsettes. Budsjettet har overvekt av kostnadsreduserende tiltak. Aktiviteten blir tett fulgt opp ved oppfølgingsmøter. 5. Sykehusinfeksjoner Økning av sykehus-infeksjoner Fortsette igangsatt arbeid med forebyggende tiltak. Registering av antibiotika 6. Styring og kontroll av det pasientadministrative systemet Fristbrudd, økt ventetid, svikt i pasientsikkerhet. 7. Omdømme Redusert antall pas. som velger SIG. Rekruttering av ansatte kan bli vanskeliggjøres. 8. Overbelegg Redusere kvaliteten i pasientforløpet- og true pasientsikkerheten. Følges tett opp av kontorlederne, gjennomgås ukentlig av divisjonsrådgiver Arbeide med å forbedre omdømmet til divisjonen. Åpenhet rundt resultater. Fortsette med forbedringsarbeid på alle nivåer. Arbeide for god samhandling med kommunene i forhold til utskrivningsklare pasienter, og bedre utnytting av de kommunale akutte døgnplassene. Avd.sjefene Avd. sjefene Kontor-ledere / divisjonsrådgiver Avd. sjefene Nivå 4-lederne, avd. sjefene Side 17 av 38
7.3 Divisjon Lillehammer Budsjett 2016 - tiltak Divisjon Lillehammer Beskivelse Beløp Resultat 2015-10 932 Korrigering for engangsinntekter- / kostnader Innslag av tiltak reduserte den negative farten i 2015. Effekt pasienthotell Tiltak 2. halvår 2015 er ikke tatt med her, da dette tiltaket fortsetter inn i 2016. 4 600 Korrigering ISF 2014 Avregningsutvalget - avkorting koding ISF 2014 735 Sum korringert inngangsfart 2015-5 597 Nye inntekter/kostnader i 2016 Overgrepsmottak Bortfall av kommunal finansiering -950 Sum nye forpliktelser/kostnader 2016-950 Basisendringer Basisendringer Utfordring ØLP -16 132 Basisendringer Andel netto trekk områdefunksjon -174 Sum endring basis -16 306 Sum utfordringer -22 853 Kirurgi Øke aktivitet 1% 01.01.2016 1 600 Liten Indremedisin Øke aktivitet 1% 01.01.2016 1 600 Liten Barn Øke aktivitet 1% 01.01.2016 700 Liten Bildediagnostikk Øke aktivitet 1% 01.01.2016 160 Liten Gyn/føde Øke aktivitet 1% 01.01.2016 440 Liten Nevrologi Øke aktivitet 1% 01.01.2016 500 Liten Kirurgi Tidligere oppstart operasjon fredager 01.01.2016 1 000 Liten Kirurgi Oppgradering oppvåkning dagkirurgi 01.01.2016 1 000 Liten Divisjon Økning palliasjon 01.01.2016 400 Middels Divisjon Ekstra inntekter pga skuddår 29.02.2016 500 Liten Sum inntektsøkende tiltak 7 900 Område/avdeling Beskivelse Antall Antall Innslagstidspunkt Virkning 2016 årsverk senger Tiltak 2015 Tiltakene som settes opp skal være realistiske, konkrete, og med innslagstidspunkt Risikovurdering Divisjon Pasienthotell, effekt 2016, 7 mnd 6,00 01.01.2016 5 400 Liten Kirurgi Samordning av arbeidstid ifm fagdager 1,00 01.01.2016 700 Liten Kirurgi Redusert lønn leger 01.01.2016 1 500 Liten Indremedisin Reduksjon kostnader dialysen på Otta i påvente av pasienter 1,00 01.01.2016 900 Liten Indremedisin Reduksjon variabel lønn leger 0,75 01.01.2016 1 000 Stor Barn Reduksjon lønnskostnader 1,50 01.01.2016 1 500 Liten Bildediagnostikk Reduksjon UTA 0,30 01.01.2016 440 Liten Divisjon Samarbeid sommerferieavvikling internt i divisjonen 22.06.-22.08 500 Middels Kirurgi Samarbeid brystpoliklinikk Hamar 01.01.2016 250 Liten Bildediagnostikk Frys 0,5 overlegestilling 0,5 01.07.2016 800 Liten Divisjon Sammenslåing sengeposter for bedre drift 22.08.2016 800 Middels Divisjon Gjennomgang GAT og Personalportal for å sikre korrekt lønn 01.01.2016 1 200 Liten Sum kostnadsreduserende tiltak 14 990 Sum tiltak 11,05 0 22 890 Kontroll Utfordring Tiltak Sum -22 853 22 890 37 Divisjonen har lagt opp til en generell aktivitetsøkning på 1 % på alle avdelinger. I tillegg har Kirurgi tiltak som skal bedre effektiviteten som det heftes liten risiko ved. Dette gjelder punktet om tidligere oppstart operasjoner på fredager, og oppgradering av oppvåkningsarealet på Dagkirurgisk avdeling. Med flere senger til oppvåkning, kan man også ta flere pasienter inn til operasjon, da det er god kapasitet på operasjonsstuene på avdelingen. Inntekter fra palliativ behandling forventes å øke fra 2015 til 2016. Dette skyldes at palliative tjenester i en periode ikke ble kodet i en periode da man ikke oppfylte kriteriene til tverrfaglig gruppe på palliativt team. Dette er nå på plass, og forventes å kunne videreføres i hele 2016. Det er satt opp kostnadsreduserende tiltak for til sammen 15 mill kr i 2016. Dette er stort sett reduserte lønnskostnader. Pasienthotellet er den største bidragsyteren her, da man tar ut resten av effekten av etableringen i 2016. Barneavdelingen har fått et krav om å redusere lønnskostnadene med 1,5 mill kr, Indremedisin og Bildediagnostikk skal redusere variabel lønn. Side 18 av 38
Ferieavviklingen 2015 ble gjennomført med 3,7 mill kr lavere kostnad enn 2014. Sommerferieplanleggingen for 2016 er i gang, og det legges planer for ytterligere tiltak i 2016. Antatt besparelse er kr 500 000. Sammenslåing av sengeposter i divisjonen Her vil det sannsynligvis bli foretatt en sammenslåing av to sengeposter fra sommeren 2016, de to kirurgiske sengepostene har ønske om å samles i en etasje og drive samdrift. Antatt innsparing 800 tusen kr. Planen er å slå sammen når sommerferien starter den 22. juni. Gjennomgang GAT og Personalportal for å sikre korrekt lønn Divisjonen har dedikert en ressurs som skal gjennomgå og følge opp legeavtaler m.m. i GAT. Det er blitt avdekket ulik praksis og feil. Det antas at en slik gjennomgang vil bidra til en lavere lønnskostnad, uten at bemanningen i antall timer blir endret. Dette tiltaket sammen med en bedre opplæring antas å gi besparelse på minst 1 mill kr. Divisjonen har organisert et nettverk for etterkontroll av koding ledet av en koordinator. Dette vil bidra til at man får kodet det en skal samt gi bedre kodekvalitet. Tiltak innenfor ressursstyring og koding er en del av det kontinuerlige forbedringsarbeidet som divisjonen jobber med hver eneste dag. Ved å sørge for interne kontrolltiltak som sikrer korrekt inntekt og minsker risikoen for å utbetale for mye lønn, vil regnskapet gi et mer korrekt bilde på hva den reelle driften gir av inntekter og kostnader. Divisjonen samarbeider tett med divisjon Eiendom og internservice vedrørende bruk av Servicetorgets ressurser som et ledd i arbeidet med å få til mer effektiv drift og bedre arbeidsfordeling. Et tiltak som er under utprøving er avlastning av sengeposter/poliklinikker vedrørende bestilling av pasientreiser. Videre er det aktuelt at Servicetorget kan ta over flere funksjoner knyttet til pasientmottak. Forhåpentligvis vil dette gi bedre pasientservice samt være ressursbesparende for de ulike ekspedisjoner på poliklinikkene. Divisjonen har også satt i gang et arbeid med å vurdere potensialet i å stokke om og slå sammen sengeposter for å få til mer rasjonell drift i høyblokka. Divisjonen regner med at det kan være noe å hente her, men det er vanskelig å anslå noen gevinster før det er nærmere utredet. Det legges opp til en så rask prosess som mulig, men gjennomføring kan ta noe tid da dette kan utløse investeringsbehov. Dette arbeidet vil sannsynligvis ha mest å bety for budsjett 2017. Divisjonen har i de seinere år brukt LEAN som metode for forbedring. Dette arbeidet gir resultater og divisjonen ønsker å bredde dette mer ut i organisasjonen ved at det i 2016 gjennomføres diverse opplæringsmoduler innen LEAN for ledere og ansatte. Hensikten med dette er å få til medvirkning fra ledere og ansatte til å utvikle standardiserte pasientforløp og kontinuerlig forbedring på arbeidsplassen slik at det kan skapes mer verdi i pasientbehandlingen samt fjerne «sløsing». Side 19 av 38
SANNSYNLIGHET 5 KONSEKVENS 1 2 3 4 5 4 3 4. Økt sykefravær 6. Overbelegg 2. Økonomisk balanse 3. Rekruttere og beholde ansatte/spesialister 1. Investeringer i MTU 2 1 7. Styring og kontroll av det pas.adm. systemet 5. Aktivitets- krav begrenser mulighet for kompetanse-heving Risikoområde Konsekvens Tiltak 3. Rekruttere og beholde ansatte 1. Investeringer i MTU Driften er sårbar mht svikt i MTU. Det må være handlingsrom for å sikre forsvarlig drift og muligheter for å skifte utstyr ved havari, og muligheter for å oppgradere utstyr 2. Økonomisk balanse Inntektssiden påvirkes av tilgang på pasienter, det forutsettes høy kapasitetsutnyttelse ved divisjonen. Uforutsett økning på medikamentkostnader. Rekruttere og beholde ansatte. Først og fremst knyttet til nevrologi og onkologi 4. Økt sykefravær Økt fare for økende sykefravær ved økt arbeidsbelastning. 5. Aktivitets- krav begrenser mulighet for kompetanse-heving Redusert mulighet for å sende ansatte på kompetansehevende tiltak på grunn av tilstedeværelseskrav for å opprettholde aktivitet. For 2016 gjelder dette særlig overlegepermisjoner og andre kompetansegivende kurs. 6. Overbelegg Risiko for overskridelser på kostnadssiden fordi man må øke utover planlagt bemanning. For stor pågang av pasienter skaper dårlig drift og uforutsette kostnader. Sikre økonomisk balanse Tett ledelsesoppfølging. Fortsatt systematisk endrings-og omstillingsarbeid Kompetanseplaner, særskilt rekrutteringstiltak. Herunder karriereplaner for LIS Handlingsplaner for å forebygge sykefravær, tett oppfølging av sykemeldte ihht rutiner. God og lang planleggingshorisont for avvikling av permisjoner, og prioritering av kompetansegivende kurs. Kompetanse i front, plassering av pasienter, økt samarbeid med kommunene. 7. Styring og kontroll av det pas.adm. systemet, herunder fristbrudd Fare for at man ikke kan få god drift ved nye krav om behandling, som f eks ved innføring av kreftpakkene. Manglende evne til å jobbe annerledes gir økte kostnader og fristbrudd. Ledelseskraft til å sikre nødvendig gjennomføring av endringsarbeid og omlegging av rutiner. Side 20 av 38
7.4 Divisjon Kongsvinger Budsjett 2016 - tiltak Divisjon Kongsvinger Beskivelse Beløp Prognose 2015-5 300 Korrigering for engangsinntekter- / kostnader Ø-hjelp avatale Ahus ortopedi -5 000 Reduserte inntekter overvekt -150 Sum korringert inngangsfart 2015-10 450 Nye forpliktelser/kostnader i 2016 Økte kostnader tiltak Ahusavtale kirurgi -3 500 Sum nye forpliktelser/kostnader 2016-3 500 Basisendringer Basisendringer Utfordring ØLP -7 994 Øvrige basisjusteringer -8 320 Sum endring basis -16 314 Sum utfordringer -30 264 Det knyttes høy risiko til inntekter og investeringer i medisinskteknisk utstyr. Det er lagt en god tiltaksplan for store deler av utfordringen i 2016, men 30 millioner er mye for divisjon Kongsvinger. Område/avdeling Beskivelse Antall Antall Innslagstidspunkt 2016 vurdering Virkning Risiko- årsverk senger Tiltak 2016 Tiltakene som settes opp skal være realistiske, konkrete, og med innslagstidspunkt Ortopedi Kirpol klargjort for dagkir + 200 pas 01.01.2016 1 298 Liten Kirurgi Økt kap stue 5 som følge av ØNH 01.01.2016 1 600 Liten Ortopedi Økt andel egne og gjestepas ortopedi (proteser), 2 pas ekstra pr uke 01.01.2016 3 589 Middels Kirurgi Ahus avtale kirurgi, helårsavtale 2 pas pr dag 01.01.2016 17 999 Middels Sum inntektsøkende tiltak 24 486 Divisjon Effekter av nye turnus/tjenesteplaner 2,00 01.01.2016 1 500 Liten Divisjon Samarbeid sommerferieavvikling, tilbake til 2014 kostnad 2,00 01.01.2016 1 500 Liten Divisjon Totalgjennomgang poliklinikker 1,50 01.01.2016 1 000 Liten Revma Revmatologi 0,50 01.02.2016 750 Liten Klinisk ernæringsfys 0,35 01.02.2016 245 Liten Divisjon Sykehusprest 0,82 01.04.2016 536 Liten Medisinsk avdeling Avslutte overvekt poliklinikk 1,30 01.09.2016 260 Liten Divisjon Ufrivillig deltid (avvikle ordningen) 4,50 01.03.2016 2 625 Middels Divisjon Vikarpool 4,90 01.10.2016 796 Middels Divisjon Spesialrådgiver reduseres fra 0,30 til 0,15 0,15 01.04.2016 84 Liten Sum kostnadsreduserende tiltak 9 297 Sum tiltak 18,02 0 33 783 Kontroll Utfordring Tiltak Sum -30 264 33 783 3 519 Den erkjennelsen ledelsen i SI Kongsvinger har kommet til i prosessen rundt budsjett 2016 og med de utsiktene som ligger i ØLP 2016-1019, er at vi må ha en helhetlig gjennomgang av sykehusets drift og organisering for å legge en plan for hva sykehuset skal være i framtida og hvordan vi skal drive det innenfor gitte rammer. Dette blir en form for generalplan og arbeidet igangsettes umiddelbart. Side 21 av 38
SANNSYNLIGHET Avtalen om avlastning for Ahus ble utvidet fra midten av desember 2015. Nytt i avtalen er at SI Kongsvinger skal avlaste Ahus med 2 gastrokirurgiske pasienter, øyeblikkelig hjelp. Pasientene skal primært komme fra kommunene Ullensaker og Eidsvoll. Dette handler om å snu en pasientstrøm på en avgrenset gruppe pasienter. Det er derfor forventet at effekten ikke vil komme umiddelbart. De første 3 ukene etter signering av avtalen kom det ingen pasienter. Siste uken i januar kom det i gjennomsnitt 1 pasient per døgn. Vi rapporterer daglig til Ahus, og vil i begynnelsen av februar evaluere avtalen så langt. Informasjon til involverte aktører er et tiltak som er gjennomført, og som vil bli gjentatt. Samtidig kan endring av seleksjonskriteriene gi flere pasienter. KONSEKVENS 1 2 3 4 5 5 4 1. Økonomisk balanse 2. Investeringer i MTU 3 2 1 5. Økt sykefravær 4. Overbelegg 3. Rekruttere og beholde ansatte/spesialister 6. Styring og kontroll av detr pas.adm systemet 7. Aktivitetskrav begrenser mulighet for kompetanseheving Risikoområde Konsekvens Tiltak Ansvar 1. Økonomisk balanse 2. Investeringer i MTU 3. Rekruttere og beholde ansatte Stor andel inntekter baseres på Ahusavtale, inntekssvikt hvis pasientene ikke kommer Overvåkningsutstyr og CT kan svikte. Redusert pasientilbud Viktig med nok spesialister, størst utfordring på gyn, rad og anestesi 4. Overbelegg Økt forbruk, innleie av personell. Driftsutfordringer, økt liggetid mv 5. Økt sykefravær 6. Styring og kontroll av det pas.adm. systemet 7. Aktivitetskrav begrenser mulighet for kompetanseheving Mer vikarer, mindre kontinuitet og kvalitet i drift Fristbrudd, økt ventetid, brudd ift kreftpakker Høy aktivitet gjør at ansatte ikke får gått fra ved opplæringstilbud. Vanskelig å gi perm God informasjon til de som skal endre pasientmønsteret Hyppig kontakt mellom partene Regelmessig dialog med Ahus Må avsette det som er mulig til investeringer. Vurdere nye rekrutteringstiltak. Jobbe spesielt mot det svenske markedet Enda tettere samarbeid mellom sengepostene i fordeling av pasienter og personell God forebygging og oppfølging. Gode nok personalressurser og kompetanse til å følge opp. I større grad styre bemanning slik at ansatte kan delta på nødvendig opplæring Divisjon Divisjon Divisjon Divisjon Divisjon Divisjon Divisjon Side 22 av 38
7.5 Divisjon Tynset Budsjett 2016 - tiltak Divisjon Tynset Tynset Beskivelse Beløp Resultat 2015-659 Korrigering for engangsinntekter- / kostnader Stab Overføring av hygienesykepleier 470 Stab Tilbakeførte ø-hjelpsmidler -1 964 Sum korringert inngangsfart 2015-2 153 Nye inntekter/kostnader i 2016 Sum nye forpliktelser/kostnader 2016 0 Basisendringer Basisendringer Utfordring ØLP -3 292 Basisendringer Overføring av hygienesykepleier -470 Basisendringer Trekk områdefunksjoner -352 Sum endring basis -4 114 Sum utfordringer -6 267 Område/avdeling Beskivelse Antall Antall Innslagstidspunkvurdering Virkning 2016 Risiko- årsverk senger Tiltak 2015 Tiltakene som settes opp skal være realistiske, konkrete, og med innslagstidspunkt Kirurgi Helårsvirkning øyevirksomhet 01.01.2016 900 Middels Kirurgi/ortopedi Bedre kapasitetsutnyttelse (effekt av "Opp og gå") 01.01.2016 2 065 Middels Indremedisin Avtale om KAD-plasser med kommunene 01.01.2016 2 000 Liten Sum inntektsøkende tiltak 4 965 Alle Omstilling/utvikling helårseffekt 1,6 2,0 01.01.2016 1 096 Middels Kir 7-døgn og Med 7-døgn Samarbeid bemanning kir/med på helg 0,4 206 Middels Sum kostnadsreduserende tiltak 1 302 Sum tiltak 2 2 6 267 Kontroll Utfordring Tiltak Sum -6 267 6 267 0 Helårsvirkning øyevirksomhet I 2015 ble ekstern øyekirurg leid inn en dag pr uke for å gjøre øyelokksplastikker. Dette er helårseffekt av denne virksomheten. Bedre kapasitetsutnyttelse I den senere tiden er det gjennomført bedre strukturering av pasientforløp innen protesekirurgien. Dette har medført kortere liggetid med bedre kapasitet som resultat. Tiltaket går ut på å utnytte denne kapasiteten med økt aktivitet. Avtale om KAD-plasser med kommunen SI Tynset er i forhandlinger med kommunen om å dekke behovet for kommunale ø-hjelpsplasser (KAD) i eksisterende tilbud i sykehuset. Omstilling/utvikling helårseffekt. Dette er estimert helårseffekt av prosjektet "Omstilling og utvikling Sykehuset Innlandet Tynset 2014-2015". Samarbeid bemanning kir/med i helgene Det samarbeides om bemanning på helg for medisinsk og kirurgisk sengepost. Side 23 av 38