Community Live 2013 Fravær og fraværsoppfølging Karen Helene Eriksen Page 1
Målsetning Fravær og fraværsoppfølging Forenkle fraværshåndtering Page 2
Gi leder mulighet for oppfølging av fravær Sporing av saksgang Prossesstøtte - varsel via e-post og oppdatering av oppgavelisten på Enterprise web Page 3
Arbeidsprosesser på web Ansatt søker om ferie Leder/merkantile registrerer fravær Leder/merkantile registrerer ferie Ferie Fravær Fraværsoppfølging web modul med saksgang Ansatt registrerer fravær Leder/merkantile sender fravær og ferie i saksgang Fraværsoppfølging / varsling Page 4
Arbeidsprosesser i windows Ferie oppdateres i windows når leder har godkjent Fravær eget godkjenningsbilde Fravær Ferie - Fraværsoppfølgning windows Varsler for å ivareta kravene knyttet til fraværsoppfølging/ egendefinerte varsler Page 5
Hvilke muligheter har vi for føring av fravær? Manuell føring i windows Web selvbetjening Import av fravær fra forsystem som for eksempel Ressursstyring Page 6
N Ferie Fravær Fraværsoppfølging - praktisk bruk Page 7
Varsling og fraværsoppfølging Funksjoner i web tilrettelagt for ledere, eller ansatte med gitte roller, for å motta varsler på fravær Behandle fraværsvarsler ved fraværsoppfølging Page 8
Varsler Varsler bygges opp i windows Hvilke varsler vil vi ha, hvem skal motta varsler, når skal varsel sendes Page 9
Oppfølging av sykemeldte Formålet er å få så mange som mulig tilbake i arbeid så raskt som mulig Erfaringer: Langtidssykemeldte faller ofte ut av arbeidslivet Aktiv og systematisk tilnærming til oppfølging av sykemeldte gir god effekt på sykefraværet Dokumentasjon av god oppfølging og tilrettelegging tillegges vesentlig vekt ved eventuell terminering av arbeidsforhold Page 10
Gangen i oppfølging av sykmeldte Oppfølgingsplan Dialogmøte 1 Rapportering NAV Dialogmøte 2 Dialogmøte 3 12 mnd vurdering Skal utarbeides innen 4 uker Fokus på hva den sykemeldte kan utføre Oppfølgingsplan skal sendes lege og arbeidstaker Skal utarbeides selv om den ansatte er delvis sykemeldt (gradert) men ikke hvis det er åpenbart unødvendig ved alvorlig sykdom, eller den ansatte kommer tilbake innen kort tid Page 11
Dialogmøte 1 Oppfølgingsplan Dialogmøte 1 Rapportering NAV Dialogmøte 2 Dialogmøte 3 12 mnd vurdering Skal avholdes innen 7 uker Lege kan delta dersom dette er formålstjenlig Fokus på å følge opp og jobbe videre med oppfølgingsplan Vurdere tilpassinger på arbeidsplass Skal utarbeides selv om den ansatte er delvis sykemeldt (gradert) men ikke hvis det er åpenbart unødvendig ved alvorlig sykdom, eller den ansatte kommer tilbake innen kort tid Page 12
Rapportering til NAV Oppfølgingsplan Dialogmøte 1 Rapportering NAV Dialogmøte 2 Dialogmøte 3 12 mnd vurdering Arbeidsgiver skal innen 9 uker utarbeide og sende inn: Oppfølgingsplan Rapport om oppfølging av sykemeldte Rapportering kan skje via Altinn Krever virksomhetssertifikat eller tilsvarende rettigheter 6 ganger rettsgebyret i overtredelsesgebyr ved manglende rapportering Page 13
Dialogmøte 2 Oppfølgingsplan Dialogmøte 1 Rapportering NAV Dialogmøte 2 Dialogmøte 3 12 mnd vurdering Skal avholdes innen 26 uker NAV kaller inn til møtet Fokus på fremdrift av oppfølging Page 14
Dialogmøte 3 Oppfølgingsplan Dialogmøte 1 Rapportering NAV Dialogmøte 2 Dialogmøte 3 12 mnd vurdering Avholdes dersom en av partene krever det før sykepengeperioden utløper NAV kaller inn til møtet Page 15
Sykemeldt over ett år Oppfølgingsplan Dialogmøte 1 Rapportering NAV Dialogmøte 2 Dialogmøte 3 12 mnd vurdering Opphør av rett til sykepenger Andre ytelser? Oppsigelse? Page 16
Varsler Bruk varsler for å sikre godt oppfølgingsløp Første sykedag Etter tre dager To ukers fravær Tre uker oppfølgingsplan Dialogmøte 1 Rapportering til NAV Dialogmøte 2 Dialogmøte 3 Informasjon om rettigheter etter 12 måneder Page 17
Når kan vi ta i bruk direkte oppfølgingsplan mot Altinn? Vi jobber med dette men det er en del testing av sending og mottak til Altinn igjen Dette blir releaset når vi føler oss trygge på testen, sannsynligvis i løpet av året Page 18
Oppfølgingsplan - utfylling Page 19
Oppfølgingsplan - utfylling Page 20
Oppfølgingsplan - utfylling Page 21
Arkivering av dokumenter Rapportene kan arkiveres som pdf dokumenter Lagres i mappen Altinn rapporter i personalarkivet Page 22
Forholdet til personvern Ikke konsesjons eller meldepliktig til Datatilsynet Jf. personopplysningsforskriften 7-16 Rapportene skal ikke inneholde sensitive personopplysninger Lagring av sensitive opplysninger er meldepliktig jf. personopplysningsforskriften 31 første ledd Bør ha et bevisst forhold til oppbevaring, lagring og sletting Page 23
Import fravær Varianter av import Xml Askii Xml og Askii kommer fra et forsystem og importeres via rapporter i HRM. Page 24
Forbedring av import fravær Når vi importerer fravær fra f.eks Ressursstyring i dag så blir det lest direkte inn i windows uten godkjenning Dette ønsker vi å se på slik at vi også der får samme godkjenningsbilde som vi får via saksgang i web. Utfordring vi har i dag er å få registrert fravær på alle stillingsid. En leder som mottar sykmelding får ikke opp andre avdelinger og det kan jo hende at det ved lange fravær skulle vært registrert på flere id. Vi skal i løpet av 2013 se på hele løsningen med import av fravær for alle kunder Page 25
Forutsetninger fravær/fraværsoppfølging Har bygd opp organisasjonsstruktur pga saksgang Huke på synlig web for de fraværskodene som det skal kunne registreres på Huke på saksgang vil du komme inn i et annet bilde som du tildeler oppgaver for eksempel attestere, anvise, reg for andre Varsler er bygget opp Page 26
Oppsummert Ferie, Fravær og Fraværsoppfølging gir dere : Elektronisk fraværsregistrering med saksgang Status på fravær i saksgang Varsel på oppfølging av sykmeldte etter NAV s regler og egendefinerte Kontroll på at fraværsoppfølging er gjennomført Page 27
Informasjon: E-post til prosjektkontoret@visma.no Kundeansvarlig Page 28
Takk for oppmerksomheten Vi sees i Visma Community! http://community.visma.no Page 29