Utdanningsetaten Saksbehandlingsrutiner for Utdanningsadministrasjonen Versjon 2.0
Utdanningsetaten Side 3 Innhold 1. Styrende dokumenter... 4 2. Hovedprinsipper for i Utdanningsadministrasjonen 4 3. Arkivets oppbygging... 5 4. Rollebeskrivelse i saksbehandlingsprosessen... 6 5. Sikkerhet sikret sone og tilgangsstyring... 6 5.1 Sikret sone... 6 5.2 Tilgangsgrupper... 7 6. Dokumentflyt i utdanningsadministrasjonen... 8 7. Dokumenttyper i Utdanningsadministrasjonen... 8 7.1 Interne dokument... 8 7.2 Prosedyre behandling interne dokument... 9 8. Eksterne dokument... 10 8.1 Prosedyre eksterne dokument... 10 9. Restansekontroll... 11 9.1 Kvartalsvis restansekontroll... 11 9.2 Restansekontroll når noen slutter i sin stilling... 11 10. Møte- og utvalg... 13 10.1 Prosedyre behandling av møtedokumenter... 13 11. Dokumentasjon av anskaffelsessaker... 14 11.1 Generelle krav til dokumentasjon i anskaffelsessaker:... 14 11.2 Anskaffelser over kr 500 000... 15 11.3 Direkteanskaffelse/tilbudsinnbydelse under kr. 500.000... 16 11.4 Avrop/minikonkurranse innenfor rammeavtale inngått av UDA... 17 11.5 Avrop på rammekontrakter/samkjøpsavtaler gjeldene for Oslo kommune.. 18 12. Tilsettingssaker... 19 13. Prosjekter... 20 14. Rundskriv... 20 15. Pressemeldinger... 20 16. Offentlig journal og behandling av innsynsbegjæringer... 21 17. Pliktavlevering... 22 18. Rutiner ved driftsstans... 22 Saksbehandlingsrutiner for UDA Side 3
Utdanningsetaten Side 4 1. Styrende dokumenter Arkivloven med forskrifter pålegger offentlige organ å ha arkiv og regulerer hvordan disse skal innrettes Offentlighetsloven sikrer innsynsretten til offentligheten Forvaltningsloven styrende for hvordan saksbehandlingen skal foregå Personopplysningsloven sikrer at personvernet blir ivaretatt Instrukser og rundskriv som er spesifikke for Oslo kommune: Rundskriv 23-2003 Regler om offentlighet i Oslo kommune - regulerer hvordan Oslo kommune skal praktisere offentleglova Rundskriv 24-2001 Revidert instruks for bruk av e-post i Oslo kommune regulerer hvordan e-post kan benyttes av ansatte Arkivinstruks for Oslo kommune For å sikre at saksbehandling og følger gjeldende regelverk, benyttes Public 360 som saksbehandlingssystem. 2. Hovedprinsipper for i Utdanningsadministrasjonen Alle dokument som er å regne for et saksdokument for UDA skal lagres elektronisk i virksomhetens saksbehandlingssystem Public 360. Saksdokument defineres som dokument som er kommet inn til eller lagt fram for et organ, eller som organet selv har opprettet, og som gjelder ansvarsområdet eller virksomheten til organet. Dette betyr at: Alle dokument som er å regne for et saksdokument for UDA skal produseres i eller importeres/skannes inn i Public 360. Alle saksdokument som sendes ut av UDA til eksterne mottakere skal være godkjent i Public 360 av en leder i henhold til gjeldende fullmaktsmatrise. Unntaket er rene oversendelsesbrev, men det forutsettes da at signerte vedlegg (for eksempel kontrakter) er skannet inn Alle saksdokument skal være journalført før de sendes ut. All utsending av dokumenter skal gå via /postmottak. Saksbehandler skal ikke sende ut dokumenter selv. Interne dokument skal produseres og lagres i Public 360. Dokument som inneholder personsensitive opplysninger skal alltid lagres i sikret sone. Tilgang til sikret sone gis ut fra tjenestelig behov. Tilgang til dokumenter styres av tilgangsgrupper. Medlemskap i tilgangsgrupper gis ut fra tjenestelig behov. Denne tilgangsstyringen gjelder også for dokument som skrives ut i papirformat. Det vil si at en ansatt som ikke er medlem av en bestemt tilgangsgruppe heller ikke skal ha tilgang til samme dokument i papirformat. Saksbehandlingsrutiner for UDA Side 4
Utdanningsetaten Side 5 3. Arkivets oppbygging Dokumentene lagres i følgende struktur: Arkivdeler: En arkivdel er en del av et arkiv som inneholder en bestemt type saker ordnet etter et felles ordningsprinsipp. I UDA er det tre arkivdeler: o o o Sakarkiv: Arkivdel for felles administrative saker. Arkivkode benyttes som ordningsprinsipp Elev-/lærlingmapper: Arkivdel for elev- og lærlingmapper. Fødselsdato (ddmmåå) benyttes om ordningsprinsipp Personalarkivet: Arkivdel for personalmappene for ansatte i UDA. Fødselsdato (ddmmåå) benyttes som ordningsprinsipp Sak: En sak er ett eller flere dokument som logisk hører sammen, enten i form av en saksbehandlingsprosess eller at dokumentene er knyttet til et objekt eller en person. En sak skal alltid være tilknyttet en av arkivdelene. Dokument: Logisk avgrenset informasjonsmengde som er lagret på et (hvilket som helst) medium for senere lesing, lytting, framvisning eller overføring. Et dokument må bestandig være tilknyttet en sak. I Public 360 består et dokument av en eller flere filer Fil: Lagringsmedium for innholdet i dokumentet. En fil må være knyttet til et dokument i form et hoveddokument eller et vedlegg Arkivet og arkivdeler Arkivdel for felles administrative saker Arkivdel for elev- og lærlingmapper Arkivdel for personalmapper til ansatte i UDA Sakarkiv - Inneholder felles administrative saker Saksnivå En sak pr. elev/lærling En sak pr. ansatt i UDA - Personalmappa Dokumentnivå - intern og sikret sone Dokument tilknyttet den enkelte sak. Lagres på intern sone såfremt det ikke inneholder personsensitive opplysninger Hvis dokumentet inneholder personssensitive opplysninger, skal det lagres på sikret sone Filer på filnivå Hovdokument med eventuelle vedlegg Saksbehandlingsrutiner for UDA Side 5
Utdanningsetaten Side 6 4. Rollebeskrivelse i saksbehandlingsprosessen I en saksbehandlingsprosess er det ulike roller, avhengig av hvor i prosessen en er. Disse rollene benyttes i Public 360 og regulerer ansvarsområde og tilgangsstyring til dokumentene: Administrator: En person i Utdanningsetaten som gir tilgangsrettigheter til saksbehandlere, ledere, seksjoner og avdelinger samt kvalitetssikrer den elektroniske dokumentflyten. Arkivleder innehar administratorrollen og er ansvarlig for oppretting av brukere og tildele roller Arkivar: En person som åpner, registrerer, skanner, distribuerer til avdeling og journalfører dokumenter, oppretter, redigerer og avslutter saker, samt kvalitetssikrer den elektroniske dokumentflyten Leder: En person som har det overordnede saksansvar for avdeling/seksjon og som godkjenner dokument Saksbehandler: En person som behandler enkeltdokumenter og/eller er saksansvarlig for hele saker En person kan ha flere roller. 5. Sikkerhet sikret sone og tilgangsstyring Sikkerhet og tilgang til dokumenter styres på to måter, ved bruk av sikret sone og ved hjelp av tilgangsgrupper. 5.1 Sikret sone For å kunne lagre dokument som inneholder personsensitive opplysninger er det stilt krav fra Datatilsynet om at slike dokument lagres på et eget område som er avskjermet fra det øvrige nettverket og som ikke er tilknyttet internett. Sikret sone oppfyller disse kravene. Dokumenter som inneholder personsensitive opplysninger blir lagret på en egen server som ligger på et lukket område adskilt fra det øvrige nettverket. Sikret sone krever egen pålogging. Med personsensitive opplysninger menes (Personopplysningsloven 2 pkt 8): Opplysninger om rasemessig eller etnisk bakgrunn, eller politisk, filosofisk eller religiøs oppfatning Opplysninger om at en person har vært mistenkt, siktet, tiltalt eller dømt for en straffbar handling Opplysninger om helsearbeid (dette innbefatter også opplysninger om sosiale forhold) Opplysninger om seksuelle forhold Opplysninger om medlemskap i fagforeninger Alle dokument som inneholder opplysninger av denne art, skal alltid lagres på sikret sone. Saksbehandlingsrutiner for UDA Side 6
Utdanningsetaten Side 7 5.2 Tilgangsgrupper Tilgangsgrupper regulerer hvilke dokumenter ansatte internt i Utdanningsadministrasjonen skal få tilgang til. Alle dokumenter skal være tilknyttet en tilgangsgruppe. For å få tilgang til dokumentet, må en være medlem av tilgangsgruppen dokumentet ligger i. Av personvernhensyn skal ansatte kun ha tilgang til de dokumentene som de har tjenestelig behov for. Tilgangsmatrise er knyttet til rolle og avdeling/seksjon. Medlemskap i en tilgangsgruppe innebærer at det gis tilgang til alle dokumenter i tilgangsgruppen. Følgende tilganger gis som standard: Alle ansatte har tilgang til tilgangsgruppe Public Ledere: Tilgang til personalmapper i egen avdeling. I tillegg har ledere tilgang til tilsettingssaker (tilgangsgruppe Tilsetting) og tilgangsgruppe som dekker eget fagområde. Saksbehandlere: Tilgang til tilgangsgruppe som dekker eget fagområde. Ved nytilsettinger meldes behov for tilganger skriftlig til arkivleder av avdelingsdirektør. Dette gjelder også hvis det er behov for endringer i tilganger. Enkeltdokumenter kan fordeles til ledere og eller saksbehandlere selv om de ikke er medlem av tilgangsgruppen. De får da kun tilgang til det ene dokumentet i tilgangsgruppen. Saksbehandlingsrutiner for UDA Side 7
Utdanningsetaten Side 8 6. Dokumentflyt i utdanningsadministrasjonen Mottak av dokumenter i seksjon for vurderer om dokumentet er å regne som et saksdokument Journalfører dokument, knytter det til sak og skanner inn seksjon for fordeler til avdeling Saksbehandling i avdeling Leder fordeler dokument til sakbehandler Saksbehandler ekspederer dokumentet til arkiv etter det er godkjent Saksbehandler vurderer saksbehandlingsform - besvar med utgående dokument, eler avskriv med kode Dokumentet sendes på saksgang for godkjenning Saksbehandler ekspederer dokumentet til arkiv etter det er godkjent Utsending av dokument kontrollerer om dokumentet er godkjent av leder. Er alt i orden, sendes det ut til mottaker 7. Dokumenttyper i Utdanningsadministrasjonen Dokumenttypene grupperes i to hovedgrupper, interne og eksterne dokumenter. I tillegg er det knyttet noen dokumenttyper til modul for møte- og utvalg. Til de ulike dokumenttypene er det knyttet bestemte maler. 7.1 Interne dokument Et internt dokument er et dokument som sendes innenfor et enkelt organ. For UDA vil det si dokument som sendes mellom saksbehandlere/ledere og/eller seksjoner/avdelinger. Internt dokument med oppfølging skal brukes på dokument internt i UDA når det er ønskelig at mottaker må ta stilling til innholdet (derav med oppfølging). Mottakeren må da ta stilling til innholdet i dokumentet enten i form av et svar eller ved at dokumentet avskrives. Internt dokument uten oppfølging brukes på interne dokument som ikke har innhold som stiller krav til saksbehandling, men som skal lagres som en informasjon knyttet til en sak Intern e-post skal brukes på e-post fra interne brukere i UDA som inneholder arkivverdig informasjon Til internt dokument er det knyttet følgende maler: Innkalling, notat, referat, rundskriv og tom mal (for avtaler, kontrakter og lignende). Saksbehandlingsrutiner for UDA Side 8
Utdanningsetaten Side 9 7.2 Prosedyre behandling interne dokument Ansvarlig Prosedyre for interne dokument Oppretter dokumentet på riktig sak i Public 360 og velger riktig type internt dokument. 1 Saksbehandler 2 Saksbehandler/Leder 3 Saksbehandler Hvis dokumentet skal følges opp av mottaker, velges Intern dokument med oppfølging. Hvis det interne dokumentet ikke krever oppfølging, velges Intern dokument uten oppfølging Godkjenning av interne dokument er ikke obligatorisk, dette avgjøres av hvem dokumentet sendes på vegne av og/eller hvem som er mottaker. Hovedregel er hvis dokument skrives på vegne av egen avdeling til annen avdeling skal det godkjennes av leder Hvis dokumentet krever godkjenning, sender saksbehandler det til godkjenning i Public 360 Leder vurderer dokumentet med hensyn til godkjenning Når saksbehandler har ferdigstilt dokumentet, sendes det til mottaker ved å ekspedere det i P360. Har saksbehandler valgt " Intern dokument med oppfølging" vil dokumentet havne i "Ubesvarte dokumenter" hos den saksbehandleren som er satt som mottaker. Er en avdeling satt som mottaker vil dokumentet havne i mappen til fordeling i vedkommende avdeling. 4 Mottaker av intern notat Behandling av mottatte interne dokument Er et "Intern dokument med oppfølging" sendt en avdeling, må det fordeles til saksbehandler før det behandles. Intern dokument med oppfølging kan behandles ved at det avskrives med kode. Dokumentet er da ferdig behandlet når avskrivingskode er påført i P360. Et internt dokument med oppfølging kan også behandles ved at det besvares med et nytt dokument. Saksbehandler velger da "Besvar" og produserer et nytt Internt dokument med oppfølging som svar Saksbehandlingsrutiner for UDA Side 9
Utdanningsetaten Side 10 8. Eksterne dokument Eksternt dokument er et dokument som har en ekstern mottaker eller avsender. For Utdanningsadministrasjonen vil det si et dokument som skal sendes ut til eller er mottatt fra eksterne. Følgende dokumenttyper i Public 360 kan brukes som eksterne dokument: Dokument ut brukes på dokumenter som skal sendes i papirformat til eksterne mottakere Dokument inn brukes på dokumenter mottatt i papirformat fra eksterne avsendere E-post ut brukes på dokument som sendes ut elektronisk via postmottak. NB! Kan ikke benyttes hvis dokumentet inneholder taushetsbelagte opplysninger E-post inn brukes på dokument som mottas pr e-post fra eksterne avsendere Til eksterne dokument er det knyttet følgende maler: Brev, innkalling, pressemelding, referat, rundskriv og tom mal (for avtaler, kontrakter og lignende) 8.1 Prosedyre eksterne dokument Ansvarlig Prosedyre for eksterne dokument Innkommet dokument som skal besvares, opprett svardokument ved å velge Besvar i Public 360 1 Saksbehandler Innkomne dokumenter som ikke krever skriftlig svar - dokumentet avskrives med kode. Følgende koder kan benyttes: o TO Til orientering o TE Til etterretning o Tlf Telefon Dersom saksbehandlingen starter i UDA, opprettes nytt dokument. Saksbehandler sjekker om det eksisterer en sak fra før, hvis ikke opprettes ny sak 2 Leder 3 Saksbehandler 4 Når saksbehandler er ferdig med dokumentet, sendes det til godkjenning via Public 360 Leder vurderer dokumentet med hensyn til godkjenning o Godkjent hvis dokumenter godkjennes o Ikke godkjent vis dokumentet ikke godkjennes. Dokumentet må da behandles videre av ansvarlig saksbehandler Når dokumentet har fått status Godkjent, ekspederes dokumentet til arkiv. Dokumentet får status Ferdig fra ansvarlig person/leder Når dokumentet skal sendes ut i papirformat, må saksbehandler selv skrive ut dokumentet og levere det fysisk til seksjon for. Dette gjelder også alle kopier til eventuelle kopimottakere Endrer status på dokumentet til Journalført og sender ut dokumentet Saksbehandlingsrutiner for UDA Side 10
Utdanningsetaten Side 11 9. Restansekontroll Restansekontroll gjennomføres for å sikre at alle inngående dokumenter og interne dokumenter med oppfølging blir ferdigbehandlet til rett tid i henhold til kravene til rett saksbehandlingstid. Restansekontrollen gjennomføres fire ganger pr. år. Hensikten er å gjøre det enklere for lederne å følge opp saksbehandlingen. I tillegg skal det gjennomføres endelig restansekontroll når noen slutter i sin stilling. 9.1 Kvartalsvis restansekontroll Ansvarlig Prosedyre restansekontroll 1 Utarbeider hvert kvartal oversikt over følgende dokument sorter på Avdeling/seksjon og saksbehandler: Inngående dokument som ikke er ferdig behandlet Interne dokument med oppfølging som ikke er ferdig behandlet 2 Leder 3 Saksbehandler Oversikten sendes avdeling Ansvarlig for at restanselistene fordeles ut til den enkelte saksbehandler Saksbehandler gjennomgår restanselisten ved å påføre kommentarer for hvert enkelt dokument. Saksbehandler opplyser om: Om dokumentet fortsatt er under arbeid Eller om dokumentet allerede er besvart med et utgående dokument, da oppgis dokumentnummer Eller hvis dokumentet ikke krever skriftlig svar, avskrives det med kode og dette oppgis i restanselisten 4 Når restanselisten er gjennomgått, leveres den til Seksjon for Gjennomgår restanselistene og oppdaterer dokumentstatus i Public 360 9.2 Restansekontroll når noen slutter i sin stilling Når ansatte slutter i sin stilling, skal det foretas en gjennomgang av dokumenter vedkommende er ansvarlig for å sikre at alle er besvart eller avskrevet. Leder er ansvarlig for at saksbehandler som skal slutte må: Kontakte for å få oversikt over restanser Gå gjennom restanselisten for å avskrive med kode dokumenter som ikke krever skriftlig svar Dokumenter som krever skriftlig svar må enten ferdigstilles før saksbehandleren slutter eller de må omfordeles til andre. Omfordeling gjøres i samråd med leder Saksbehandlingsrutiner for UDA Side 11
Utdanningsetaten Side 12 Når restanselisten er gjennomgått og alle dokumenter er avskrevet, ferdigstilt eller omfordelt, leveres listen til som så oppdaterer dokumentstatus i Public 360 Saksbehandlingsrutiner for UDA Side 12
Utdanningsetaten Side 13 10. Møte- og utvalg Dokumenter som produseres i forbindelse med møter og utvalg er å regne som saksdokumenter og skal derfor produseres i Public 360. Til følgende møter skal møteog utvalgsmodulen i Public 360 benyttes: Arbeidsmiljøutvalget i Utdanningsetaten(AMU) Arbeidsmiljøutvalget i Utdanningsadministrasjonen (AMU-UDA) Medbestemmelsesutvalget (MBU) UBY - Underutvalg for byggesaker Attføringsutvalget AKAN utvalget Direktørmøtet Ovennevnte møter skal ha en fast møtesekretær som er ansvarlig for å produsere møteinnkalling og protokoll på bakgrunn av innmeldte saker Saker som fremmes for disse møte- og utvalgene, skal produseres hjelp av dokumenttypen saksfremlegg og knyttes til riktig møte- og utvalg via Public 360. 10.1 Prosedyre behandling av møtedokumenter Ansvarlig Prosedyre for interne dokument 1 Saksbehandler Oppretter saksframlegg og sender det til godkjenning 2 Leder Godkjenner dokumentet 3 Saksbehandler Sender saksframlegget til utvalget Klargjør innmeldte saker til møte 4 Utvalgssekretær Sender møtedokumenter til utvalgsmedlemmer 6 Utvalg Behandler innmeldte saker Produserer møteprotokoll. Vedtak genereres som eget 7 Utvalgssekretær dokument i opprinnelig sak 8 Saksbehandler Følger opp vedtak Saksbehandlingsrutiner for UDA Side 13
Utdanningsetaten Side 14 11. Dokumentasjon av anskaffelsessaker Dette kapittelet beskriver krav til dokumentasjon i anskaffelsessaker. For komplett rutine ved anskaffelser, se Anskaffelsesrutiner for UDE 11.1 Generelle krav til dokumentasjon i anskaffelsessaker: 1. Anskaffelser skal ha et anskaffelsesnummer 2. Alle dokument i en anskaffelse skal samles i en sak. Sakstittel skal inneholde anskaffelsesnummer og beskrivelse av hva som anskaffes. Eks: 39-UDE-2011 APEX videreutvikling styringsparametre og indikatorer 3. Tilbud skal leveres seksjon for uåpnet (NB! Det kan være unntak for direkteanskaffelser under 500 000 og avrop på rammeavtaler, se kap. 10.3 og 10.5 og i Anskaffelsesrutiner for UDE 4. Anskaffelser over 500 000 skal gjennomføres av sertifisert innkjøper Alle dokumenter skal fortløpende registreres og lagres på saken. Følgende dokumenter må lagres på anskaffelsessaken: Behovsmelding/behovsverifikasjon Kontraktsstrategi Konkurransegrunnlag med kravspesifikasjon Tilbudsbrev Åpningsprotokoll Utfyllende korrespondanse vedrørende tilbudet Referat fra forhandlingsmøter Anskaffelsesprotokoll med vedlegg som vektingsmatrise, vurderinger og begrunnelser Meddelelse til tilbyderne som for eksempel begrunnelser, avvisninger og meddelelsesbrev Signert kontrakt Saksbehandlingsrutiner for UDA Side 14
Utdanningsetaten Side 15 11.2 Anskaffelser over kr 500 000 Ansvarlig 1 Saksbehandler 2 3 Saksbehandler 4 5 Saksbehandler Prosedyre Saksbehandler kontakter seksjon for for tildeling av anskaffelsesnummer. Saksbehandler opplyser samtidig om det er en anskaffelse på over 500 000 oppretter egen sak i Public 360. Sakstittel skal inneholde anskaffelsesnummer og beskrivelse av hva som anskaffes. Eks: 42-UDE-2010 Påmeldingssystem Sommerskolen Oslo Når frist for innlevering av tilbud er fastsatt, informerer saksbehandler seksjon for om dette. Sendes postmottak med følgende opplysninger: Hvilken anskaffelse det gjelder (anskaffelsesnr.) Når innleveringsfrist er Alle tilbud skal leveres dokumenttjenesten uåpnet. Seksjon for påfører anbudene dato og klokkeslett for mottak. Anbudene overleveres så saksbehandler Henter anbudsdokumentene i. Gjennomfører tilbudsåpning og lager åpningsprotokoll. Anbudsdokumentene og signert åpningsprotokoll leveres så til arkiv for registrering. 6 Dokument som produseres i anskaffelsessaken lagres fortløpende i Public 360. Når anskaffelsesprotokoll er signert, leveres denne arkiv for skanning Registrerer og skanner inn signert kontrakt. Saken avsluttes når kontraktsperiode er gått ut og all dokumentasjon er lagt inn på saken. Saksbehandlingsrutiner for UDA Side 15
Utdanningsetaten Side 16 11.3 Direkteanskaffelse/tilbudsinnbydelse under kr. 500.000 Ansvarlig 1 Saksbehandler 2 3 Saksbehandler 4 5 Saksbehandler 6 Prosedyre Saksbehandler kontakter for tildeling av anskaffelsesnummer. Saksbehandler opplyser samtidig om det er en direkteanskaffelse/tilbudsinnbydelse under 500 000 kr oppretter egen sak i Public 360. Sakstittel skal inneholde anskaffelsesnummer og beskrivelse av hva som anskaffes. Eks: 42-UDE-2010 - Påmeldingssystem Sommerskolen Oslo Saksbehandler skal innhente minst 3 tilbud, og fra minst en ny tilbyder der det er mulig. Når frist for innlevering av tilbud er fastsatt, informerer saksbehandler om dette. Sendes postmottak med følgende opplysninger: Hvilken anskaffelse det gjelder (anskaffelsesnr.) Når innleveringsfrist er Hvordan tilbudene leveres. Ved direkteanskaffelser kan tilbud mottas pr. e-post, postmottak@ude.oslo.kommune.no skal i da benyttes Registrerer tilbudene fortløpende på saken og fordeler til saksbehandler Anskaffelsesprotokoll føres fortløpende av saksbehandler og ferdigstilles samtidig som kontrakt underskrives. Signert anskaffelsesprotokoll leveres for skanning. Øvrige dokument som produseres i anskaffelsessaken lagres fortløpende i Public 360 Registrerer og skanner inn signert kontrakt når den er mottatt. Saken avsluttes når kontraktsperiode er gått ut og all dokumentasjon er lagt inn på saken. Saksbehandlingsrutiner for UDA Side 16
Utdanningsetaten Side 17 11.4 Avrop/minikonkurranse innenfor rammeavtale inngått av UDA Ansvarlig Prosedyre Sender forespørsel til aktuelle avtaleparter. Dokumentene opprettes på saken for rammeavtalen det gjøres avrop på. 1 Saksbehandler 3 Saksbehandler 4 5 Saksbehandler Dokumenttitlene skal ha en referanse til hvilken rammeavtale som benyttes: Eks. 1: Minikonkurranse 40-UDE-2010 Rammeavtale Medietreningskurs Eks. 2: Avrop på 12-UDA-2011 Bistand til rekruttering til ledig stilling Når frist for innlevering er fastsatt, informerer saksbehandler om dette. Sendes postmottak med følgende opplysninger: Hvilken anskaffelse det gjelder (anskaffelsesnr.) og når innleveringsfrist er Alle tilbud skal leveres dokumenttjenesten uåpnet. Seksjon for påfører anbudene dato og klokkeslett for mottak. Anbudene overleveres så saksbehandler Henter tilbudsdokumentene i. Gjennomfører tilbudsåpning og lager åpningsprotokoll. Anbudsdokumentene og signert åpningsprotokoll leveres så til arkiv for registrering. Dokument som produseres i anskaffelsessaken lagres fortløpende i Public 360. Når anskaffelsesprotokoll er signert, leveres denne arkiv for skanning 6 Registrerer og skanner inn signert kontrakt. Saken avsluttes når kontraktsperiode er gått ut og all dokumentasjon er lagt inn på saken. Saksbehandlingsrutiner for UDA Side 17
Utdanningsetaten Side 18 11.5 Avrop på rammekontrakter/samkjøpsavtaler gjeldene for Oslo kommune For samkjøpsavtaler gjeldene for hele Oslo kommune, gjelder fortsatt det samme anskaffelsesregelverket, men mye av det formelle er allerede ivaretatt ved inngåelsen av samkjøpsavtalene. Krav til dokumentasjon av anskaffelsen avhenger da av hvilke type avtale som er inngått. Bestilling/avrop på samkjøpsavtalene kan gjøre på følgende måter: Bestilling direkte fra leverandør må ikke dokumenteres i Public 360. Dokumentasjon blir ivaretatt av Agresso E-handel (bestilling direkte fra Markedsplassen) må ikke dokumenteres i Public 360. Dokumentasjon blir ivaretatt av Agresso Anbud se krav i den enkelte samkjøpsavtale. Noen avtaler har en øvre grense for bestilling. Dersom denne grensen overstiges, må det gjennomføres egen anbudskonkurranse. I så tilfelle følges prosedyre for dokumentasjon i anskaffelsessaker Minikonkurranse innenfor samkjøpsavtale - Samme prosedyre som avrop på rammeavtale inngått av UDA, men anbudsforespørsel sendes direkte til tilbydere det er inngått avtale med. Dokumenteres i egen sak. Sakstittel skal henvise til hvilken samkjøpsavtale som benyttes. Eks: Minikonkurranse Samkjøpsavtale Konsulenttjenester IKT Saksbehandlingsrutiner for UDA Side 18
Utdanningsetaten Side 19 12. Tilsettingssaker Ved tilsetting i ledige stillinger i Utdanningsadministrasjonen skal rekrutteringssystemet Webcruiter benyttes. Webcruiter er integrert med Public 360 og alle arkivverdige dokument produsert der blir overført Public 360. Systemet benyttes under følgende trinn i tilsettingsprosessen: 1. Stillingen publiseres via Webcruiter og det opprettes automatisk en sak i Public 360. 2. Søkere sender sin søknad via Webcruiter. Søknaden blir automatisk overført til riktig sak i Public 360. Søkeren får automatisk en bekreftelse på mottatt søknad 3. Når søknadsfristen utløper, genereres utvidet og offentlig søkerliste fra Webcruiter som overføres til Public 360 4. Når kandidat er valgt og tilsatt, sendes det ut brev til alle søkere om resultatet av tilsettingsprosessen fra Webcruiter Tilsettingssaker administreres av rekruttering og personalplanlegging i ADP, men det er den enkelte avdeling som er ansvarlig for å lage annonsetekst og utvelgelse av kandidat (ved tilsetting av rektorer, er det områdedirektør som lager annonsetekst og velger ut kandidat). Ansvarlig 1 Saksbehandler 2 Saksbehandler i ADP 3 Saksbehandler 4 Saksbehandler i ADP 5 Prosedyre i tilsettingssaker Avdeling med ledig stilling utarbeider utlysningstekst på eget skjema og sender det til rekruttering og personalplanlegging Publiserer utlysning i Webcruiter. Er ansvarlig for at utlysning blir publisert i media (i henhold til bestilling på skjema) Ved publisering i Webcruiter blir det automatisk opprettet sak i Public 360. Blir tilgjengelig for ansvarlig for tilsettingen (saksbehandler) under Mine åpne saker. Følgende dokument blir overført fra Webcruiter: Utlysning, søknader, melding om mottatt søknad og melding om tilsetting/endelig svar på søknad Når søknadsfrist er utløpt, genereres utvidet søkerliste som overføres til Public 360 Er ansvarlig for utvelgelse av kandidat, innkalling og gjennomføring av intervju Når kandidat er valgt, produseres innstilling i Public 360. Innstilling sendes organisasjonene Når tilbakemelding på innstilling er mottatt og behandlet, lager rekruttering og personalplanlegging tilsettingsbrev og arbeidskontrakt som sendes aktuell kandidat. Tilsetting fullføres og brev med melding om tilsetting sendes øvrige søkere. Melding om tilsetting genereres i Webcruiter og overføres automatisk til sak i Public 360 Oppretter personalmappe på tilsatt kandidat. Overfører søknad og CV fra søknad til personalmappe. Tilsettingssak avsluttes i Public 360 Saksbehandlingsrutiner for UDA Side 19
Utdanningsetaten Side 20 13. Prosjekter Generell saksbehandlingsprosedyre følges med følgende tilleggskrav: 1. Hele prosjektet skal dokumenteres og prosjektets saksdokumenter skal lagres samlet på en sak i Public 360 2. Sakstittel skal ha følgende oppbygging: Prosjekt navn på prosjektet Eksempel: Prosjekt Innføring av nytt HR-system i Utdanningsetaten 3. Dokument som produseres i prosjektet skal fortløpende lagres på saken etter hvert som de blir ferdigstilt. NB: Dette gjelder også dokument som er produsert ved hjelp av malene i prosjektrammeverket. I den grad disse benyttes, er det for å dokumentere aktiviteter, avgjørelser, vedtak og lignende. Disse blir da å regne som saksdokumenter og skal alltid lagres i Public 360 4. Prosjektleder er ansvarlig for at prosjektets dokumenter blir lagret i Public 360 14. Rundskriv Generell saksbehandlingsprosedyre følges med følgende tilleggskrav: 1. Alle rundskriv skal ha eget rundskrivnummer. Tildeles av 2. Det opprettes en sak pr. rundskriv. Sakstittel skal ha følgende oppbygging: Rundskriv 2-2011 Tittel på rundskriv Eksempel: Rundskriv 2-2011 Utbetaling av lønn i juni og juli 2011 3. Rundskriv lages på dokumenttype E-post ut og mal for rundskriv 4. Når rundskrivet er godkjent av leder og ekspedert til arkiv, sender det ut og legger det ut på UDEs internettsider 15. Pressemeldinger Generell saksbehandlingsprosedyre følges med følgende tilleggskrav: 1. Pressemeldingen legges på saken som pressemeldingen omhandler 2. Dokumenttittel skal ha følgende oppbygging: Pressemelding det pressemeldingen omhandler. Eksempel: Pressemelding Inntak til videregående skoler skoleåret 2011-2012 3. Lages som på dokumenttype E-post ut og på mal for pressemelding 4. Når pressemeldingen er godkjent av leder og ekspedert arkiv, sendes det ut fra postmottak 5. Eventuell publisering på UDE s nettsider gjøres av Info-teamet etter at dokumentet er journalført Saksbehandlingsrutiner for UDA Side 20
Utdanningsetaten Side 21 16. Offentlig journal og behandling av innsynsbegjæringer Offentlig journal består av UDAs inn- og utgående journalførte saksdokument. Offentlig journal produseres og publiseres daglig av, senest 3 dager etter journalføring. Interne saksdokument blir ikke publisert på offentlig journal. Grunnlaget for behandling av innsynsbegjæringer er at noen ber om innsyn i en sak eller et eller flere dokument. Det er ikke noe krav eksakt saks- og dokumentnummer ved innsynsbegjæringer. Det er nok at et dokument og/eller en sak blir identifisert. Innsynsbegjæringer behandles på følgende måte: 1. Innsynsbegjæringer skal sendes postmottak. Kommer en innsynsbegjæring direkte til en saksbehandler, skal denne straks videresendes arkiv 2. setter en intern svarfrist på 3 virkedager på innsynbegjæringen og sender den til ansvarlig saksbehandler med kopi til avdelingsdirektør/overordnet leder 3. Saksbehandler vurderer innsynsbegjæring i samråd med sin avdelingsleder/overordnet leder. Hvis det er en sak det er bedt om innsyn i, skal alle sakens dokumenter vurderes, også interne dokument 4. Når innsynsbegjæringen er vurdert, meldes dette skriftlig til pr. e-post. Hvis avslag gis, skal det alltid oppgis hvilken paragraf i offentleglova avslag gis i henhold til 5. Hvis innsyn gis, sender ut dokumentene. Hvis avslag gis, sender ut melding om dette, og da med informasjon om klagerett 6. Innsynsbegjæringer journalføres ikke. De journalføres først hvis det kommer en klage på avslag om innsyn. Klagen legges da på samme saken til det dokumentet de ble bedt om innsyn i Saksbehandlingsrutiner for UDA Side 21
Utdanningsetaten Side 22 17. Pliktavlevering Dokument som produseres av UDA som gjøres tilgjengelig for allmennheten, skal avleveres til Nasjonalbiblioteket i Mo i Rana. Med tilgjengelig for allmennheten menes dokument som er spred utover en avgrenset krets. Organinterne dokument skal ikke avleveres såfremt det ikke er spredt til medlemmer av en åpen organisasjon. Dokument som produseres i UDA som skal avleveres er: o o o Papirdokument, som for eksempel årsmelding, årsrapport, rapporter som blir gjort allment tilgjengelig, skal avleveres i 5 eksemplarer. Småtrykk, som reklametrykk, brosjyrer, kataloger, programmer, kalendere og lignende publikasjoner som blir gjort allment tilgjengelig, skal avleveres i 2 eksemplarer Filmer som er vist offentlig skal avleveres i 2 eksemplarer. Dette gjelder også reklamefilmer og filmer som er laget for å markedsføre Osloskolen Dokument som innbefattes av pliktavlevering, leveres arkiv i riktig antall. sender til Nasjonalbiblioteket. Alle dokument som er pålagt avleveringsplikt skal også arkiveres elektronisk på riktig sak i Public 360 18. Rutiner ved driftsstans Ved lengre driftsstans som gjør at det ikke er mulig å bruke Public 360 vil iverksette følgende tiltak: 1. journalfører innkomne dokument i en papirjournal 2. fordeler dokumentet til avdeling og eller direkte til saksbehandler med følgende påskrift: Dokumentene mangler saks- og dokumentkortnummer fordi systemet er nede. Dokumentene blir lagt inn i systemet så snart som mulig 3. Dokumentet blir behandlet i avdeling. Dokumenter godkjennes ved at papirversjoner signeres 4. Innkomne dokument som ikke krever svar avskrives ved å påføre avskrivingskode på dokumentet. Dokumentet leveres så til 5. Utgående dokument leveres arkiv for journalføring og avskriving 6. Når Public 360 er i drift igjen vil dokumentene produsert under driftsstansen bli journalført og skannet inn Saksbehandlingsrutiner for UDA Side 22
Utdanningsetaten Strømsveien 102 Pb 6127 Etterstad, 0602 Oslo Tlf: 02 180 Faks: 22 65 79 71 www.ude.oslo.kommune.no postmottak@ude.oslo.kommune.no Endret dato: Endret av: Sidenummer: Omhandlende Uke 48-2009 Heidi Randem 6,18.22.24.34 Oppdatert plan for periodisering samt rutinene 1, 2b, 3 og 9 Uke 15-2011 Heidi Randem Oppdatert for nytt dokumentasjonssystem Public 360 Uke 3-2012 Tore Berg Alle sider Oppdatert og revidert ved innføring av møte- og utvalgsmodul i Public 360