Behandles i: Arbeidsmiljøutvalget Partssammensatt utvalg NÆRVÆRSARBEID, SYKEFRAVÆR OG TURNOVER Dokumenter Dato Trykt vedlegg til SAKSFREMLEGG 1. SAKSOPPLYSNINGER 1.1 Fravær i kommunal sektor Kommunesektoren hadde i perioden 3. kvartal 2012 til 3. kvartal 2013 et samlet sykefravær på 7,8 prosent, jf. SSB. Vestby kommune hadde i samme periode samlet sykefravær på 8,1 %. Sykefraværet i norsk arbeidsliv var 6,3 prosent i samme periode. Nivået på sykefraværet er lavest i privat sektor med 5,8 prosent, mens statlig og kommunal forvaltning hadde et fravær på henholdsvis 6,2 og 7,8 prosent. Skal kommunal sektor nå målet i IA avtalen må sykefraværet være 6,7 prosent innen utgangen av 2013. Kommunesektoren har en høy kvinneandel, i Vestby kommune er denne andelen over 80 prosent. Det er godt dokumentert at kvinner har et vesentlig høyere fravær enn menn, og at kjønn kan forklare mye av fraværet i kommunesektoren. På landsbasis, og for samtlige næringer (både privat, statlig og kommunalt), har kvinner en gjennomsnittlig fraværsprosent på 8,13 mens menns gjennomsnittlige fraværsprosent er på 4,90, jf. SSB. Sykefraværet må også sees i sammenheng med sysselsettingsveksten, særlig i pleie- og omsorgssektoren og barnehagene, de siste årene. Økt omfang av årsverk på områdene barnehage/pleie/omsorg som tradisjonelt har høyt sykefravær, har bidratt til å holde sykefraværet oppe. Uten denne økningen er det grunn til å anta at sykefraværet ville ha gått noe ned. 1.2 Kostnader knyttet til sykefravær/ sykepenger Arbeidstakere har rett til sykepenger med full lønn i opptil ett år. Arbeidsgiver dekker kostnadene av sykefravær i arbeidsgiverperioden samt pensjonskostnader, arbeidsgiveravgift, feriepenger av lønn utover 6G og feriepenger utover 48 dagers sykefravær. Med dagens fraværsnivå dekker kommunesektoren som arbeidsgiver om lag 55 prosent av kostnadene knyttet til sykefraværet, jf. Sintef 2013. Kostnadene er knyttet til utbetaling av sykepenger med mer, og ikke til kostnader knyttet til tilrettelegging, oppfølging, møter med lege/nav. Dette kommer i tillegg. 1.3 Vestby kommune som IA-bedrift Vestby kommune har siden 1.3.2002 vært IA-bedrift. Samarbeidsavtalen om et inkluderende arbeidsliv (IA-avtalen) har som overordnet mål å forebygge og redusere sykefravær, styrke jobbnærværet og bedre arbeidsmiljøet, samt hindre utstøting og frafall i arbeidslivet. Som IA-
bedrift stiller kommunen seg bak målene i IA-avtalen og forplikter seg til å opptre i tråd med disse. Dette krever blant annet fokus på, og arbeid med, jobbnærvær. Nærværsarbeid kan defineres som den samlede innsatsen for å oppnå et miljø hvor flest mulig kan være tilstede på arbeidsplassen. I samspill med andre skal den enkelte mestre arbeidets krav og utfordringer og trives med det. Vestby kommune bestreber seg på å være en inkluderende arbeidsplass. Særlig for de langtidssykmeldte ansatte har nærværsarbeidet ført til gode resultater. Gjennom systematisk oppfølging og støtte til mestring, skal arbeidsplassen være en arena hvor de ansatte raskere kan gjenvinne god helse. Utvikling av arbeidets helsefremmende kvaliteter har gitt positive resultater for det fysiske og psykososiale arbeidsmiljøet. 1.4 Gjennomføring og etablert praksis Forskjellige oppfatninger av hvordan arbeid og helse virker inn på hverandre, og ulike syn på løsningsstrategier, gjør det nødvendig å bli enig om et felles utgangspunkt. Nærværsarbeidet må derfor starte med en prosess som er bygget på medvirkning og felles ansvar. I stedet for ensidig fokus på problemer og årsaker, må oppmerksomheten rettes mot betingelser for mestring av arbeidets utfordringer. Uvikling av et mer helsefremmende arbeidsmiljø vurderes som en viktig betingelse for det, og denne utviklingsprosessen har resultert i et felles verdigrunnlag som setter rammene for den praktiske gjennomføringen av nærværsarbeidet. Nærværsarbeidet er av praktiske hensyn oppdelt i tre nivåer; Nærværsnivå/ grønt lys -arbeid: Nærværsnivået, og såkalt grønt lys -arbeid består i å arbeide for å oppnå et miljø og et fellesskap hvor arbeidet vurderes som positivt for helse og velvære, og hvor den enkelte forholder seg aktiv til denne utfordringen. Det er tydelig at utfordringene på dette nivået handler om organisasjonsutvikling. Kommunen agerer i tråd med IA avtalen intensjoner, og har fokus på HMS, preventivt sykefraværsarbeid og lederutvikling. Vestby kommune har som mål at alle ansatte skal trives på arbeidsplassen, og at de skal skånes mot fysiske og psykiske helseskader. Medarbeidere med helseproblem skal gis den støtte og hjelp de trenger for at arbeidssituasjonen skal være best mulig. Støttenivå/ gult lys -arbeid: Innsatsen på støttenivået, også kalt gult lys -arbeid består i å støtte de som står i fare for å bli syk, og å arbeide for å finne løsninger for å unngå sykefravær blant annet gjennom tilrettelegging av arbeidsplassen eller ved å ta i bruk tiltak og/ eller tjenester levert fra bedriftshelsetjenesten. Målgruppen er her ansatte som tidvis har behov for hjelp, og hvor målet er å holde den ansatte i arbeid, til tross for at vedkommende ikke er 100 % funksjonsdyktig. Dette krever forståelse fra kolleger og leder spesielt når alternativet er at denne person blir erstattet av en frisk vikar. I medarbeiderundersøkelsen har respondentene gitt dimensjonen Samarbeid og trivsel med kollegene gjennomsnittlig 5 av 6 mulige poeng. Dette indikerer at lojaliteten og det kollegiale samholdet jevnt over er godt. Av dette kan en forvente at omfordeling av arbeidsoppgaver for kortere tidsrom for å avhjelpe en kollega med nedsatt funksjonsevne bør la seg gjøre. På en annen side er det åpenbart at der merbelastningen for kollegene er av en viss utstrekning, bør leder være varsom med å pålegge dette over tid. Mulighetene for tilrettelagt arbeid som varig løsning vil i stor grad være styrt av praktisk gjennomførbarhet i den enkelte enhet, men også av økonomiske
støtteordninger finansiert gjennom NAV. Eksempler på dette er tidsbegrenset og tidsubegrenset lønnstilskudd. Når en ansatt føler at han/hun ikke mestrer jobben, og når leder eller kolleger merker at noen sliter, skal det avholdes et møte mellom den ansatte og leder. I disse møtene diskuteres hva som skal til for at den ansatte skal klare av å stå i arbeid, men også mulighetene med tanke på framtiden. I all hovedsak vil det i dette møtet diskuteres arbeidstakers behov, mulig tilrettelegging innenfor vedtatte rammer, og eventuelt alternativt arbeid der dette er mulig og hensiktsmessig. Det skal også vurderes om det skal igangsettes tiltak i regi av bedriftshelsetjenesten. Eksempler på slike tiltak er fysikalsk behandling og samtaletimer hos gestaltterapeut og/ eller coach. Alternativt arbeid er per i dag kun en etappe på vei til full mestring. I planen er det alltid innbakt en progresjon og en tidsbegrensning. For å oppfylle kravene til inkluderende arbeidsliv må en i framtiden se på muligheter for varige løsninger, men dette er i stor grad styrt av budsjettmessige og kapasitetsmessige spørsmål. Alternativt arbeid som varig løsning blir et spørsmål om omplassering. Nettverksnivå/ rødt lys -arbeid: Nærværsarbeidets tyngdepunkt, både i forhold til ressursbruken og oppmerksomheten, ligger på nettverksnivået, også kalt rødt lys -arbeid. Innsatsen på dette nivået består i å legge til rette for at langtidssykmeldte snarest mulig skal kunne komme tilbake til, og mestre eget arbeid. Arbeidsgiver har hovedansvaret for å tilrettelegge og å følge opp sykemeldte på arbeidsplassen, og arbeidstaker plikter å samarbeide om å finne løsninger som hindrer unødig langvarig sykefravær. Lovreguleringer som trådte i kraft 1.7.2011 innskjerpet reglene for dette arbeidet, se vedlegg. I Vestby kommune avholdes dialogmøte 1 og 2 på rådhuset hver 3. tirsdag hele året. På dialogmøte 1 deltar rutinemessig bedriftshelsetjenesten for å bistå leder og sykemeldt samt for å avdekke eventuelle behov for tjenester BHT kan levere. Koordineringen gjennomføres av personalavdelingen, og det overvåkes at alle langtidssykemeldte følges opp i henhold til lov og lokale rutiner. Tilbakemeldingene fra sykmeldte som har deltatt på dialogmøter har gjennomgående vært svært god. Det rapporteres om at man har følt seg ivaretatt og sett, og at arbeidsgiver har vært løsningsorientert og kommet med forslag til hvordan den sykemeldte skal komme tilbake i eget eller alternativt arbeid. Etter lang tids fravær, kan sykemeldte oppleve en følelsesmessig barriere mot å gjeninntre i arbeidslivet, og det er derfor av stor betydning at arbeidstaker føler seg ivaretatt av arbeidsgiver, og fremdeles anses som en av bedriftens ressurser. Fra et dialogmøte til fullt arbeid kan det være en lang vei, og det finnes alltid en risiko for at en ikke lykkes i å få samsvar mellom det som er blitt sagt og det som blir gjort. Den subjektive vurderingen av nytten av et nettverksmøte er avhengig av hvilke forventninger deltakerne har, og i enkelte tilfeller kan man konstatere at forventningene kan være til dels urealistiske. Hvor tilbakeføring til eget arbeid er realistisk, konkluderer de fleste dialogmøtene med en konkret anbefaling vedrørende tilbakeføring til arbeid, både tidsmessig og organisasjonsmessig. Det vanligste utfallet er anbefaling om forsiktig tilbakeføring via kartlegging av restarbeidsevne, videre progresjon via gradert sykmelding med tilrettelagt arbeid og tilbake til full tid i sitt tidligere arbeid.
Hvor tilbakeføring i eget arbeid synes urealisisk, skal det så tidlig som mulig i sykefraværsløpet vurderes utprøving i alternativt arbeid internt i organisasjonen. Hvor slik utprøving er vellykket, vil den sykemeldte få status som omplasseringskandidat. Omplasseringskandidater kan direkteplasseres inn i ledig stilling vedkommende kvalifiserer til, og i den grad arbeidet er relevant i forhold til kandidatens yrkesbakgrunn og helsemessige behov, jf. AML 4-6 (1), jf. (2). 1.5 Kartlegging av restarbeidsevne Ansatte som ved utløpet av sykepengeåret ikke har anledning til og gjennintre i sitt arbeid/ alternativt arbeid grunnet helsesituasjon, vil normalt søke om arbeidsavklaringspenger hos NAV. Etter Folketrygdlovens 11-6 og 11-8 er det et vilkår for ytelse at medlemmet bidrar aktivt i prosessen med å komme i arbeid, og det skal vurderes arbeidsrettede tiltak i perioden det tilstås AAP. I 2010 ble det innført en endring i Forskrift om arbeidsrettede tiltak som innebærer at arbeidspraksis etter tiltaksforskriftens kap. 4 ikke kan foregå hos egen arbeidsgiver, jf. tiltaksforskriftens 4-6. Å prøve ut medlemmets arbeidsevne hos egen arbeidsgiver kan imidlertid kombineres med graderte arbeidsavklaringspenger. Dette innebærer i praksis at arbeidsgiver lønner den ansatte for produksjon i utprøvingsperioden. Denne problemstillingen er hovedsakelig aktuell hvor utprøving gjennomføres i eget arbeid, eller i stillinger hvor det ikke er krav om formell kompetanse, typisk assistentstillinger. Interne kandidater prioriteres til dette tiltaket, men kommunen legger også til rette for at eksterne kandidater skal få tilbud i den grad det er praktisk gjennomførbart. Vestby kommune bestreber seg på generelt grunnlag på at at alle langtidssykemeldte skal få tilbud om kartlegging av restarbeidsevne der dette anses hensiktsmessig. Erfaringene med kartlegging av restarbeidsevne er på generelt grunnlag gode. Det er en myk start for ansatte som skal gjeninntre i egen stilling, og som er usikre på hvilken arbeidsbelastning de vil takle. For kandidater som prøves ut i alternativt arbeid, er dette en verdifull anledning til å få bekreftelse på at de faktisk kan fungere i arbeid til tross for at mulighetene innen tidligere arbeidsområde er små. All kartlegging av restarbeidsevne avsluttes med en sluttrapport der arbeidstreningen evalueres. Rapporten sendes til NAV og personalavdelingen, og interne kandidater vurderes for omplassering der dette er aktuelt og kommunen har ledig passende stilling. 1.6 Sykefravær i Vestby kommune. Sykefraværet innen kommunal forvaltning hadde en nedgang fra 3. kvartal 2012 på 8,1 % til 3. kvartal 2013 på 7,8 %. I Vestby kommune hadde vi i samme tidsrom henholdsvis 8,31 % (2012) og 8,01 % (2013). I Vestby kommune hadde vi i 2009 en sykefraværsprosent på 9,93. Det ble satt ekstra fokus på opplæring og kompetanseheving av kommunens ledere innen fraværsoppfølging og tilretteleggingsarbeid, og det antas at dette arbeidet medvirket til en bedring av nærværsprosenten i 2010, hvor fraværet var på 7,02 %. Dette arbeidet ble fulgt opp i 2011, men ved årets slutt hadde kommunen en marginal stigning i fraværsprosenten som endte på 7,39. Denne endringen kan hovedsakelig tilskrives oppgang i korttidsfraværet (fravær innen 16 dager).
Det ble innført lovendringer i den lovpålagte sykefraværsoppfølgingen fra 01.07.2011 som innebar at fristene for avholdelse av dialogmøter og innrapportering av individuelle oppfølgingsplaner for den enkelte sykemeldte ansatte ble forkortet. Første individuelle oppfølgingsplan skulle sendes NAV og behandlende lege innen 4 ukers fravær, og første dialogmøte skulle avholdes innen 7 uker, mot tidligere henholdsvis 6 og 12 uker. Forventningene til denne endringen i praksis var at jobbnærværet skulle øke, og at sykemeldigene skulle forkortes gjennom tidlig intervenering og dialog om arbeidsmuligheter/ restarbeidsevne. Samtidig skulle endringene innebære en ansvarliggjøring av både arbeidsgiver og sykemelder til å komme i dialog for en mer konkret vurdering av sykemeldtes arbeidsevne. Tidligere har det til dels vært vanskelig å få i gang kommunikasjon med sykemelder. Dette har medført at man har risikert at sykemelder ikke har sittet med tilstrekkelig vurderingsgrunnlag for sykemeldtes arbeidsevne relatert til den konkrete arbeidssituasjon. Så langt tilsier erfaringene etter endringene i praksis en vesentlig økt frekvens av dialogmøte 1, da dette møtet kommer hele 5 uker tidligere enn før lovendringene. Dette har medført en betydelig kostnad for kommunen, da det er lovpålagt deltakelse av BHT på disse møtene, og NAV kun refunderer en del av denne kostnaden. Dialogen med behandlende lege gjennom deltakelse på dialogmøter har ikke økt i ønsket retning, og arbeidsgiver sitter fortsatt med utfordringer i forhold til samarbeid med fastlegene. I tillegg ser man at resultatene med tanke på økt jobbnærvær har uteblitt, og at 2012 faktisk ble et år med en topp på sykefravær sammenlignet med de to foregående årene samt 2013. 1.7 Turnover i Vestby kommune Så langt eksisterer lite sammenligningsgrunnlag bakover i tid vedrørende turnover i Vestby kommune, og dette har sammenheng med at det ikke har vært tradisjon for å rapportere inn sluttgrunner for de ansatte som sier opp sin stilling/ slutter i løpet av året. Årsaken til at ansatte slutter kan for enkelhets skyld deles i dem som slutter på grunn av uførhet eller alderspensjonering og dem som er arbeidsføre når de slutter. Per 01.11.2013 hadde Vestby kommune 100 ansatte født i 1952 eller tidligere. Da alle ansatte gis muligheten til å gå av med Avtalefestet pensjon fra fylte 62, under forutsetning av at de oppfyller pensjonsordningens vilkår for uttak, kan inntil ca. 9,9 prosent av ansattmassen velge å slutte grunnet førtids- og alderspensjonering innen utgangen av 2014. Gjennomsnittlig har kommunen til enhver tid mellom 75-90 uførepensjonister, og i 2013 hadde Vestby kommune 80 uførepensjonister. Det tas her ikke med tall for graderte uførepensjonister, da disse gjeninntrer etter endt sykefravær i redusert stilling. Det sendes hvert år mellom 17-25 nye søknader til Kommunal landspensjonskasse (KLP) og Statens pensjonskasse (SPK), sistnevnte for undervisningspersonalset, om midlertidig eller varig uførepensjon. Vanligvis får ansatte som ikke er arbeidsføre etter første sykefraværsår innvilget arbeidsavklaringspenger (AAP) fra NAV, og man kan tilstås AAP i inntil 4 år før endelig uførepensjon vedtas. Situasjonen for de som mottar AAP er derfor vanligvis uavklart, slik at arbeidsforholdet ikke nødvendigvis opphører. Tradisjonelt ser man at ca. 45% av de ansatte som ikke er arbeidsføre etter første sykefraværsår ender opp med en uførepensjon, jf. Kann, Christioffersen og Thune (2013). Kommunen krever vanligvis å få en avklaring av
arbeidsforholdet etter to års sykefravær, og med ovennevnte estimat kan man forvente en potensiell avgang på ca. 1,09 prosent av ansattmassen grunnet uførepensjonering innen utgangen av 2015. I 2012 utgjorde antallet årsverk som avsluttet sitt arbeidforhold som arbeidsføre 4,16 prosent av årsverkmassen. Da det ikke eksisterer data fra tidligere år omhandlende dette tema, vil tallene fra 2012 legges til grunn for estimatet for 2014. 2. VURDERINGER Vestby kommune har, i likhet med kommunal sektor generelt, et høyere fravær i forhold til landsgjennomsnittet for alle næringer. Dette må ses i sammenheng med høy kvinneandel samt økt sysselsetting innen pleie- og omsorg samt barnehagene de senere årene. Kommunen har siden 2003 vært IA-bedrift, og har siden 2009 hatt styrket fokus på nærværsarbeid. Det arbeides kontinuerlig med tilrettelegging av arbeidssituasjonen for ansatte med nedsatt arbeidsevne for å forebygge fravær, og hvor ansatte har sykefravær følges disse opp etter nøye utarbeidede rutiner og i henhold til aktuelt lov- og regelverk. Overordnet mål for ansatte med langtids sykefravær er gradvis gjeninntreden i eget arbeid, og hvor dette ikke er aktuelt, blir fokus utprøving i alternativt arbeid og vurdering av muligheter for omplassering. Mulighetene for tilrettelagt arbeid som varig løsning vil i stor grad være styrt av praktisk gjennomførbarhet i den enkelte enhet, men også av økonomiske støtteordninger finansiert gjennom NAV. Lovendringer av 01. juli 2011 vedrørende tettere oppfølging av sykemeldte har så langt ikke påvirket nærværsprosenten i positiv retning. Kommunen har også fortsatt utfordringer med tanke på involvering av fastlegene i oppfølgingen av de sykemeldte, så dette vil bli et satsningsområde i tiden som kommer. Det tette og gode samarbeid med bedriftshelsetjenesten og NAV videreføres, og det vil i tillegg være fortsatt fokus på ajourhold og videreutvikling av ledernes kompetanse innen personalforvaltning gjennom blant annet gjennom kursing og nettverkssamlinger. Kommunen har en realtivt stabil ansattmasse. Det kan estimeres at inntil 9 prosent av eksisterende ansattmasse kan slutte i kommunen grunnet førtids- og alderspensjonering over en femårsperiode, mens kun 4,16 prosent av årsverkmassen slutter i arbeidsfør alder. Ca. 1 prosent av ansattmassen estimeres til potensielt å avslutte sitt arbeidsforhold grunnet uførepensjonering. Turnover kan utfordre den interne kompetansen i organisasjonen, hvilket fordrer et sterkere fokus på rekruttering samt utnyttelse av eksisterende intern kompetanse. Sysselsettingsveksten innen pleie- omsorgssektoren samt innen barnehagene tilsier at det er behov for å se på rekrutteringen innen disse fagfeltene. Herunder kan lærlingeordningen være en viktig rekrutteringsbase. 3. ALTERNATIVER Ikke vurdert. 4. KONKLUSJON
Vestby kommune vil fortsette å ha fokus på nærværsarbeid i årene som kommer. Det vil også bli en sterkere vektlegging på videreutvikle det statistiske datagrunnlag for turnover, for derigjennom å være mer forberedt på potensielle utfordringer med å beholde og erstatte verdifull kompetanse i organisasjonen i overskuelig fremtid. RÅDMANNENS INNSTILLING: Saken tas til orientering. Vestby, 9.1.14 Knut Haugestad rådmann