Møteinnkalling Utvalg: Rissa Kommunestyre Møtested: Rissa rådhus Storsalen Møtedato: 12.05.2016 Tid: 09:00 16:00 Forfall meldes til servicetorget som sørger for innkalling av varamedlemmer. Varamedlemmer møter kun ved spesiell innkalling. Innkalling er sendt til: Navn Funksjon Representerer Ove Vollan Ordfører RI-HØ Liv Darell Varaordfører RI-SP Benjamin Schei Medlem RI-HØ Rune Schei Medlem RI-HØ Bjørn Vangen Medlem RI-HØ Daniel Lyngseth Fenstad Medlem RI-HØ Karl Idar Frengen Medlem RI-HØ Lillian Nøst Medlem RI-HØ Torun Skjærvø Bakken Medlem RI-AP Maria Husby Gjølgali Medlem RI-AP Gerd Janne Husby Medlem RI-AP Per Kristian Skjærvik Medlem RI-AP Petter Harald Kimo Medlem RI-AP Erling Kristian Pedersen Medlem RI-SP Eivind Myklebust Medlem RI-SP Randi Kvitland Brødreskift Medlem RI-SP Harald Fagervold Medlem RI-PP Jan Stølen Medlem RI-PP Vegard Heide Medlem RI-MDG Per Brovold Medlem RI-SV Odd - Arne Sakseid Medlem RI-KRF Marthe Helen Småvik Medlem RI-FRP Stefan Hansen Medlem RI-V Innslag fra kulturskolen v/ elever som går på danseopplæring Drøftingssaker: - Mælan skole og Stadsbygd skole, renovering eller nybygg? Innledning v/ Knut Solberg Orienteringssaker: - Barnevernarbeid i Rissa kommune v/ leder Fosen barneverntjeneste Therese Guddingsmo - Utvikling av Indre Fosen kommune -1-
- Kommunestyret drar til Hysnes ca kl 13:30 for å bli orientert om resultater av arbeidet ved Hysnes Helsefort. Det blir også lagt opp til drøftinger om aktuelle spor det jobbes etter for å videreføre Hysnes Helsefort. Info rådmann Info ordfører Ove Vollan Ordfører Vigdis Bolås Rådmann -2-
Saksnr Sakstittel Lukket Saker til behandling PS 17/16 Tertialrapport pr. 30.04.2016 PS 18/16 Budsjettkorrigeringer - mai 2016 PS 19/16 Tilstandsrapport 2016 - Helse- og omsorgssektoren i Rissa PS 20/16 Stadsbygd omsorgssenter - videre prosess entrepriseform PS 21/16 Revidert samarbeidsavtale Fosen barneverntjenester - Forslag til internkontrollsystem PS 22/16 PS 23/16 PS 24/16 PS 25/16 PS 26/16 PS 27/16 PS 28/16 Mandat - Råd for mennesker med nedsatt funksjonsevne Delegasjonsreglement for perioden 2015-2019. Nytt punkt om delegering av vedtaksmyndighet etter barnehageloven med forskrifter. Endring av forskrift for tømming av slamavskillere, privét, tette tanker m.v. og for gebyr av denne tjenesten Valg av meddommere i Lagmannsretten Valg av medlemmer til Fosen tingrett Valgperiode for skjønnsmedlemmer og medlemmer i jordskifteutvalget Registrering i Brønnøysundregisteret - forutsetninger for godkjenning Referatsaker RS 5/16 Møteprotokoll - Hovedutvalg for landbruk, teknisk og miljø i Rissa - 04.05.16 RS 6/16 Møteprotokoll - Hovedutvalg for landbruk, teknisk og miljø i Rissa - 29.03.16 RS 7/16 Møteprotokoll - Hovedutvalg for oppvekst og kultur - 18.03.16 RS 8/16 Møteprotokoll - Hovedutvalg for helse og omsorg - 03.05.16 RS 9/16 Møteprotokoll - Råd for mennesker med nedsatt funksjonsevne Rissa - 20.04.16 RS 10/16 Møteprotokoll - Formannskap - 12.04.2016 RS 11/16 Møtereferat - Rissa Eldreråd - 06.04.16-3-
-4-
Sakertilbehandling -5-
Sakertilbehandling -6-
RISSA KOMMUNE Arkiv: Dato: 04.05.2016 SAKSFRAMLEGG Saksnr Utvalg Møtedato 25/16 Rissa Formannskap 12.05.2016 17/16 Rissa Kommunestyre 12.05.2016 Saksbehandler: Kristoffer Fjeldvær TERTIALRAPPORT PR. 30.04.2016 Vedlegg 1 Tertialrapport pr. 30.04.2016 Sakens bakgrunn og innhold: Hvert tertial rapporteres det fra administrasjonen til kommunestyret på kommunens økonomiske situasjon målt oppimot tidligere vedtatte årsbudsjett. Rådmannens innstilling: Tertialrapporten tas til etterretning. Det må foretas budsjettkorrigeringer med utgangspunkt i dagens rammer. Sak om budsjettkorrigeringer behandles senere i dagens møte. Etter at budsjettkorrigering er behandlet i kommunestyret, må organisasjonen i sin helhet ha en klar målsetting om økonomisk måloppnåelse i henhold til revidert budsjett. -7-
TERTIALRAPPORT PR 30.04.2016 1.Tertial 2016 Økonomisjef: Kristoffer Fjeldvær 03.05.2016 Tertialrapport pr 30.04.2016-8-
INNHOLDSFORTEGNELSE INNHOLDSFORTEGNELSE... 2 1 Vurdering av tertialrapporten... 3 2 Økonomistatus... 6 3 Investeringsregnskapet... 7 4 Sektorvise kommentarer og tiltak... 11 4.1.1 Ansvar: Oppvekst: 140, 200,211, 220,221,222,223,225,... 11 4.1.2 Ansvar: Omsorg, Helse og NAV + Helse- og omsorgssjef... 12 4.1.3 Ansvar: 350 Fosen barneverntjeneste... 14 4.1.4 Ansvar: 409 Plan, kart, miljø... 14 4.1.5 Ansvar: 414 Bygg og Eiendom og 415 Hysnes Helsefort... 15 4.1.6 Ansvar: Rådmann, inkl stab eks Bygg & Eiendom... 16 2-9-
1 Vurdering av tertialrapporten Generell betraktning Økonomistatus pr 1. tertial 2016 viser et merforbruk i enhetene i forhold til budsjett med kr 4 522`. Prognose ved årets slutt er pr 30.04.2016 et merforbruk på driften på kr 7 550`. Når reduserte finansinntekter i tillegg hensyntas, er prognosen pr 31.12.2016 på minus kr 9.650`. Avviket mellom budsjett og prognose for året ligger i hovedsak på følgende områder: 1. Omsorgsenheten har en prognose på kr -2,0 mill.. Omsorg leverte i 2015 et resultat på kr 5,3 mill.. Rammene for 2016 har en økning på knapt kr 1,0 mill i tillegg til lønnsoppgjør. Signalene pr i dag er at de klarer å hente inn ca kr 2 mill av fjorårets underskudd, men at det blir utfordrende å hente inn de siste 2. I tillegg skjedde det en feil under budsjettprosessen, slik at enhetsleder trodde at rammen var kr 2 mill høyere enn den i virkeligheten var. De har også fått en utfordring rundt mange ledige institusjonsplasser. Viser her til egne kommentarer i enhetens rapport. 2. Helse har en prognose på -3,9 mill. Helse leverte i 2015 et resultat på kr -4,6 mill.. Merforbruket er i sin helhet knyttet til Oppfølgingstjenesten. Budsjettforutsetningene for avdelingen er endret, knyttet til flere faktorer: nye brukere, ny driftsmodell, manglende personell i overgangsfasen fra gammel til ny drift, samt høyt sykefravær. Det er allerede iverksatt tiltak for å se på kostnadsbesparende tiltak. 3. Oppvekst har en prognose på kr -1,850 mill. som er fordelt med kr 1,6 mill på skolene og kr 250` på barnehagene. Av disse er ca 900` kjent gjennom vedtak i kommunestyret ift nye SFOvedtekter og flere ekvivalenter i Akrobaten barnehage. Utover dette er det større lønnskostnader enn budsjettert på Åsly- og Stadsbygd skole, samt flere barn i Fagerbakken som er årsak til prognosen. 4. Finansinntekter har en prognose på kr -3,1 mill.. Dette skyldes forventet redusert avkastning på langsiktige aktive plassert i markedet. Pr i dag er det budsjettert en avkastning på 5,0 %, denne ansees noe optimistisk ift markedsutsiktene. I tillegg justeres utbytte fra TrønderEnergi ned med kr 1,5 mill., dette etter utbyttevedtak i TrønderEnergi. Utfordring å få daglig drift i balanse Dette gir et tydelig bilde av at de største enhetene sliter med å komme i balanse, og at det må settes enda større fokus på en mere effektiv drift av våre tjenester. Kostratallene fra 2015 er nylig gjennomgått, og signalene der er at Rissa kommune har et lavt kostnadsnivå på sine tjenester. Dette betyr at forbruket i 2015 er på et bra nivå, men grunnet redusert inntekter de senere år, er det tungt å komme i balanse til tross for at Rissa kommune på landsbasis er nr 58 vedrørende kostnadsnivå. Det jobbes godt med sykefraværet, og det er særdeles viktig også i tiden fremover. I tillegg må det jobbes med å få litt mere ut av de pengene Rissa kommune har til rådighet, samt at det må vurderes å redusere nedbetaling av gjeld for å dekke inn noe av antatt merforbruk. 3-10-
Finans Avkastningen på plasseringer i Grieg viser også ved inngangen av 2016 at de er lavere enn budsjettert. Finansreglementet beskriver at avkastningen skal legges ca 2,0 % over bank. Dette er i dag ca 3,5 %, og pr i dag er det budsjettert med 5 %. Avkastningen pr 1. tertial tilsier at avkastningen bør nedjusteres til 3,5 %. I tillegg blir utbyttet i TrønderEnergi noe lavere enn budsjettert, og signalene for de kommende år er at denne bør budsjetteres til 0. Porteføljen i Grieg Investor er i 1. tertial splittet. Denne er nå fordelt med ca kr 70 mill i Grieg Investor og kr 50 mill i Allegro Kapitalforvaltning. Dette for å spre porteføljen på flere aktører. Investeringsbudsjettet Det er brukt kr 47,6 mill av investeringsbudsjettet på totalt kr 220 mill. (hvorav kr 151 mill er overført fra 2015). Dette viser at det er ca kr 170 mill som er «ubrukt». Av dette er ca kr 60 mill knyttet opp mot nye Åsly skole. Kr 71 mill er selvfinansierende investeringer. Prognosen pr. 31.12.2016 er 184 mill., som igjen medfører at ca 36 mill. vil bli overført til 2017. Sykefravær Sykefraværsdata for januar mars (apriltallene var ikke 100 % oppdatert) for Rissa kommune totalt: 1. tertial 2015: 9,5 % fravær 1. tertial 2016: 7,8 % fravær (korttidsfravær 2,1 og langtidsfravær 5,7 %) I tillegg har er det lagt ved en oversikt over hvordan sykefraværet fordeler seg mellom enhetene. Tallene viser at det er en positiv utvikling i Rissa kommune i sin helhet. Det er jobbet mye med å få redusert sykefraværet det siste halve året, og dette har gitt resultat. Utfordringen fremover blir å få dette ytterligere redusert, og at fraværet stabiliseres på et noe lavere nivå. 4-11-
Nedenfor er også tallene sammenlignet med samme periode i 2015, som bekrefter den positive utviklingen. Bemanningssituasjonen Etter gjennomføring av nedbemanningsprosessen i 2013 har bemanningen i Rissa kommune vært stabil på mellom 445 og 465 årsverk. Det gjelder også for 1. tertial 2016. Tallene er basert på månedlig utbetaling av fastlønn og kan derfor være noe unøyaktig. Det gir likevel et godt bilde av utviklingen i antall årsverk over tid. 5-12-
2 Økonomistatus 6-13-
3 Investeringsregnskapet 7-14-
-15-8
-16-9
-17-10
4 Sektorvise kommentarer og tiltak 4.1.1 Ansvar: Oppvekst: 140, 200,211, 220,221,222,223,225 Økonomi: Periodisert regnskap pr. 30.04. 2016 Tall i hele 1.000 Periodisert regnskap Budsjett Netto Pr 30.04. 2016 Avvik 140 Oppvekst 659 659 0 200 Felleskostnad Oppv 8 305 8 305 0 410 Åsly skole 12 245 11 959-286 211 Stadsbygd skole 8 893 8 334-559 212 Mælan Skole 3 381 3 286-95 214 Fevåg/Hasselvika sk 1 545 1 449-96 220 Høgåsmyra bhg 2 912 2 848-64 221 Skogly bhg 747 789 42 222 Fevåg bhg 752 773 21 223 Fembøringen bhg 2 555 2 611 56 225 Fagerbakken bhg 852 825-27 TOTALT -1 008 Kommentarer: Oppvekst: 200: Noe usikkert hvor mange elever som vil kreve spes.ped tiltak og søskenmoderasjon. Det arbeides med en endringsprosess ift det spesialpedagogiske tilbudet for barn i barnehager. Dette er omfattende, og vil ha stor betydning for både barn og medarbeidere. Målet er at det spesialpedagogiske tilbudet skal bli mer effektivt, særlig med tanke på ressursutnyttelse. Hovedtanken er et inkluderende miljø, hvor også barn med særlige behov i større grad er en del av gruppefelleskapet på lik linje med andre barn. Barn lærer best sammen med andre barn, og det er i felleskapet den sosiale treningen foregår. Barnehagene: Fagerbakken: Uforutsett økning av barnetall fra januar, søknader i hovedopptaket og riktig pedagogisk bemanning ut i fra lovverk. Skolene: Vedtak i kommunestyret i 2015 om endrede SFO-vedtekter gir økte utgifter. Dette ble dessverre uteglemt av administrasjonen i budsjettarbeidet og foreslås budsjettkorrigert. Utgifter til IKT er vanskelig å budsjettere korrekt. Skolene har utfordringer med å redusere på budsjett midt i skoleår da timeplaner må endres og elever mister undervisningstimer. Skolene jobber med å finne løsninger med å kombinere skoleår med budsjettår. Prognose pr. 31.12. 2016 Tall i hele 1.000 Prognose Budsjett Netto Pr 31.12. 2016 Avvik 140 Oppvekst 0 200 Felleskostnad Oppvekst 0 210 Åsly skole - 700 211 Stadsbygd Skole - 400 212 Mælan Skole - 250 214 Fevåg/Hasselvika skole - 244 220 Høgåsmyra bhg 0 221 Skogly bhg 0 222 Fevåg bhg 55 223 Fembøringen bhg - 10 225 Fagerbakken bhg - 295 TOTALT -1 844 11-18-
Kommentarer: Skolene i Rissa driver forholdsvis nøkternt når man sammenlikner med kommunene i landet og i fylket. Overforbruket kan tas ned ved naturlig avgang evt oppsigelser. Dette kan få konsekvenser for lovpålagte vedtak om spesialundervisning eller klassestørrelse. Det varsles bl.a. om flere elever med store behov som kommer fra barnehagene til skolene høsten 2016. Barnehagene: Rissa kommune er opptatt av at familier som ønsker barn i barnehage skal få det. Fagerbakken barnehage har tatt i mot flere enn planlagt i budsjettprosessen høsten 2015. Fagerbakken har jobbet godt med å tilrettelegge for disse familiene, men det er vanskelig å dekke alle ekstra utgifter med dette. I februar 2016 vedtok kommunestyret at ytterligere 6 ekvivalenter ved Akrobaten barnehage godkjennes. Tiltak for å komme i balanse: Timeplaner justeres fra nytt skoleår. Dette medfører en nedbemanning. Oppvekst ber om budsjettkorrigering ut fra bl.a større utgifter som en følge av SFO-vedtektene, flere ekvivalenter ved Akrobaten barnehage, flere barn ved Fagerbakken barnehage enn planlagt og utfordrende for skolene å klare budsjettmål ved årsskiftet uten oppsigelser. 4.1.2 Ansvar: Omsorg, Helse og NAV + Helse- og omsorgssjef Økonomi: Periodisert regnskap pr. 30.04. 2016 Tall i hele 1.000 Periodisert regnskap Budsjett Netto Pr 30.04. 2016 Avvik Omsorg 30 533 29 677-856 Helse 18 484 17 734-750 NAV 3 237 3 150-87 SUM 52 254 50 561-1 693 Kommentarer: Omsorg Merforbruket skyldes feilbudsjettering knyttet til KLP og arbeidsgiveravgift. Det har i tillegg oppstått en situasjon med svært mange ledige institusjonsplasser fra starten av året. Antall søkere har gradvis økt utover våren, men situasjonen har likevel gitt økonomiske utfordringer. Dette er forsøkt løst ved å redusere bemanning. Sykefraværet har vært relativt høyt, særlig de første månedene. Dette gjelder først og fremst korttidsfraværet, som vi ikke får refundert. Det jobbes fortsatt godt med de tiltakene som er satt inn i forhold til sykefravær/arbeidsmiljø. Dersom man holder den summen som ble feilbudsjettert under budsjettprosessen utenfor, er det et mindreforbruk i enheten. Helse Merforbruket er i sin helhet knyttet til Oppfølgingstjenesten. Budsjettforutsetningene for avdelingen er endret, knyttet til flere faktorer: nye brukere, ny driftsmodell, manglende personell i overgangsfasen fra gammel til ny drift, samt høyt sykefravær. NAV NAV har et relativt beskjedent merforbruk. Det merforbruket de har skyldes økonomisk sosialhjelp og høyere utbetalinger enn forventet. Enheten har fortsatt relativt høyt sykefravær. Prognose pr. 31.12. 2016 Tall i hele 1.000 Prognose Budsjett Netto Pr 31.12. 2016 Avvik Omsorg 83 965 81 957-2 008 Helse 52 496 48 596-3 900 NAV 9 029 8 681-348 SUM 145 490 139 234-6 256 12-19-
Kommentarer: Omsorg Den feilbudsjetteringen som er gjort, knyttet til KLP og arbeidsgiveravgift, vil utgjøre 2 millioner ved utgangen av 2016. Ut over det, virker det som om enheten er i balanse pr 1. tertial og prognosen ser bra ut, på nåværende tidspunktet. Den eneste usikkerhetsfaktoren er den situasjonen vi har hatt, knyttet til svært mange ledige plasser ved institusjonene. På grunn av modellen med vederlagsberegning som brukes, er det vanskelig å si nøyaktig hvilket utslag dette vil ha for regnskap 2016, selv om situasjonen er forsøkt utjevnet ved mindre bemanning. Helse Alle avdelinger, med unntak av Oppfølgingstjenesten, forventes å holde budsjett. Det er et lite forbehold knyttet til legebemanning, selv om vi nå har ansatt flere nye leger. Oppfølgingstjenesten forventer et stort merforbruk i 2016, dersom det ikke gjøres noe med situasjonen. Bemanningssituasjonen er noe bedret f.o.m mars-april, og det vil gi mindre kostbare innleieløsninger ved fravær, men den driften avdelingen har pr i dag, stemmer ikke med budsjettet som ble lagt høsten 2015. NAV NAV IO vil gå i balanse i 2016. Når det gjelder NAV er det vanskeligere å forutsi resultatet. Vi vet at vi har et høyt antall søkere og mottakere på økonomisk sosialhjelp, samt at kommunen i juni får en økning på 130-150 nye arbeidssøkere, grunnet stopp i produksjonen ved Fosen Yard. Tiltak for å komme i balanse: Omsorg Det er høyt fokus i enheten i forhold til å minimalisere overtidsbruk, redusere innleie ved sykdom dersom det er forsvarlig, samt fortsette sykefraværsjobbingen. Med det stramme budsjettet som er lagt for enheten, vil det likevel være meget vanskelig å nå budsjett uten en korrigering av budsjettet. Helse Det er restriktiv vikarbruk ved fravær i enheten, særlig i Oppfølgingstjenesten. Det jobbes videre med oppfølgings av sykefravær og arbeidsmiljø. Slik prognosen er, vil det likevel være vanskelig å holde budsjett, kun basert på redusert vikarinnleie. Det er derfor startet en prosess i avdelingen, for å se på totalbildet og identifisere muligheter for å redusere det anslåtte merforbruket, men slik totalbildet ser ut pr 1. tertial, vil det bli vanskelig å ta inn hele det anslåtte merforbruket. NAV Bemanningen er økt midlertidig, for å få større fokus og mer ressurser i møte med brukeren og oppfølgingsarbeidet av hver enkelt. Det jobbes aktivt med å redusere sykefraværet. 13-20-
4.1.3 Ansvar: 350 Fosen barneverntjeneste Økonomi: Periodisert regnskap pr. 30.04. 2016 Tall i hele 1.000 Periodisert regnskap Budsjett Netto Pr 30.04. 2016 Avvik 3.893 4.077 184 Kommentarer: Vi har et mindreforbruk pr 2. tertial. Flere av våre fosterbarn avsluttes og går over på ettervern og billigere tiltak. Noe av dette forutså vi ved budsjettfastleggelsen, ikke alt. Prognose pr. 31.12. 2016 Tall i hele 1.000 Netto Prognose Budsjett Pr 31.12. 2016 Avvik 11.281 11.831 550 Kommentarer: Det prognoseres et mindreforbruk for året 2016. Mye kan skje innen barnevernsområdet i løpet av et år, da man ikke har full oversikt over hva som kommer inn av saker. Dette blir derfor en prognose ut i fra dagens kjennskap til sakene. En plassering på institusjon i uke 17 er kostnadskrevende. I denne prognosen tar vi utgangspunkt i at denne plasseringen blir kortvarig. 4.1.4 Ansvar: 409 Plan, kart, miljø Økonomi: Periodisert regnskap pr. 30.04. 2016 Tall i hele 1.000 Periodisert regnskap Budsjett Netto Pr 30.04. 2016 Avvik 409 Plan, kart, miljø 1 607 1 171-436 Kommentarer: Hovedårsak til avvik er et ikke budsjettert tilskudd fra Fylkesmannen til prosjektarbeid. Annen gjennomgående årsak er ikke samsvar mellom periodisering av inntekter/utgifter i budsjettet og faktiske ut-/innbetalinger i regnskapet. Prognose pr. 31.12. 2016 Tall i hele 1.000 Prognose Budsjett Netto Pr 31.12. 2016 Avvik 409 Plan, kart, miljø 3 196 3 196 0 14-21-
4.1.5 Ansvar: 414 Bygg og Eiendom og 415 Hysnes Helsefort Økonomi: Periodisert regnskap pr. 30.04. 2016 Tall i hele 1.000 Periodisert regnskap Budsjett Netto Pr 30.04. 2016 Avvik Eiendomsforvaltning 7 522 6 627 895 Hysnes Helsefort -1 301-1 301 0 Kommentarer: Innleie på fravær nødvendig renhold kr 180 Overforbruk på nødvendig vedlikehold kr 200 Overforbruk snøbrøyting/strøing kr 140 Leieinntekter Blålysbygg April kr kr 200 Leieinntekter andre bygg kr 175 Prognose pr. 31.12. 2016 Tall i hele 1.000 Prognose Budsjett Netto Pr 31.12. 2016 Avvik Eiendomsforvaltning 18 562 18 562 0 Hysnes Helsefort -3 902-3 902 0 Kommentarer: Ber om budsjettkorrigering for å tilbakestille to røykskadde leiligheter Rema 1000 med kr 550 000.- Tiltak for å komme i balanse: Redusere vedlikehold med kr 250 resten av året Ytterligere reduksjon av renhold med kr 150 resten av året Energireduksjon med kr 400 Utleie av ledig areal til eksterne vurderes. 4.1.6 Ansvar: 230 Kultur Økonomi: Periodisert regnskap pr. 30.04. 2016 Tall i hele 1.000 Periodisert regnskap Budsjett Netto Pr 30.04. 2016 Avvik Kultur 3383 3383 0 Prognose pr. 31.12. 2016 Tall i hele 1.000 Prognose Budsjett Netto Pr 31.12. 2016 Avvik Kultur 9590 9590 0 15-22-
4.1.7 Ansvar: Rådmann, inkl stab eks Bygg & Eiendom Økonomi: Periodisert regnskap pr. 30.04. 2016 Tall i hele 1.000 Netto Periodisert regnskap Budsjett Pr 30.04. 2016 Avvik Økonomi -1 549-1 549 0 Kommunikasjon og personal -2 594-2 535-59 Lærlinger -369-369 0 Kommunalteknikk -1 820-1 090-730 Brann- og redningstjenesten -2 010-2 066 56 Plan -1 607-1 171-436 Kirken -1 681-1 681 0 Felleskostnader -5 126-5 126 0 Rådmann -831-831 0 SUM RÅDMANN -17 587-16 418-1 169 Kommentarer: Regnskap pr 3004 ansees bra ift budsjett, med unntak av kommunalteknikk, som har en merkostnad på kr 730` som knyttes mot større brøytekostnader enn budsjettert. Kommunalteknikk har som mål å komme i balanse ved årsskiftet. Plan har også et merforbruk, men dette forventes innhentet ila året. Prognose pr. 31.12. 2016 Tall i hele 1.000 Prognose Budsjett Netto Pr 31.12. 2016 Avvik Kommunalteknikk -3 196-3 196 0 Brann- og Redningstjenesten -6 223-6 223 0 Plan -3 196-3 196 0 Rest Rådmann inkl stab -36 450-36 450 0 Sum Rådmann eks B & E -49 765-49 065 0 Tiltak for å komme i balanse: Kommunalteknikk: Tiltak for å komme i balanse er kutt i alt sommervedlikehold kommunale veger unntatt det aller nødvendigste. 16-23-
RISSA KOMMUNE Arkiv: Dato: 04.05.2016 SAKSFRAMLEGG Saksnr Utvalg Møtedato 26/16 Rissa Formannskap 12.05.2016 18/16 Rissa Kommunestyre 12.05.2016 Saksbehandler: Kristoffer Fjeldvær BUDSJETTKORRIGERINGER - MAI 2016 Sakens bakgrunn og innhold: På grunn av uforutsette utgifter, samt noe feilbudsjettering er det behov for korrigering av driftsbudsjettet, investeringsbudsjettet og avgiftsheftet. Vurdering budsjettkorrigering drift, investering og avgiftsheftet: Drift: Rissa kommune hadde et relativt stort underskudd i noen enheter i 2015. Tallene hittil i 2016 tyder på at rammene på enkelte enheter ikke er tilstrekkelig. Kostratallene for 2015 viser at Rissa kommune har en god score når det gjelder «kostnadsnivå» på enhetene. Dette betyr at de nedskjæringene som er gjort de siste årene, har vært helt nødvendig, og at det nå har gitt et godt resultat. Det kan derimot tyde på at ytterligere reduksjon kan være krevende uten at det gjennomføres større tilpasningstiltak. Det er en utfordring at inntektene på finanspostene «Utbytte TrønderEnergi» og «avkastning Grieg» må reduseres sett oppimot inndekning av underskuddet. Dette betyr at administrasjon ser det nødvendig å foreta en driftsøkning på til sammen kr 5.775.000 i Oppvekst og Helse & Omsorg. Dette fordelt med kr 1.775.000 på Oppvekst hvorav ca kr 900.000 er knyttet til endring i SFO-vedtekter som ble vedtatt i kommunestyret i oktober 2015, og flere ekvivalenter til Akrobaten barnehage vedtatt i kommunestyret i februar 2016. De resterende kr 4.000.000 er fordelt med kr 2.000.000 til Omsorg og kr 2.000.000 til Helse (Oppfølgingstjenesten). Inndekningen av dette tas i hovedsak av redusert avdragsbetaling, fondsmidler, økt rammetilskudd og mindreforbruk barnevern. Utfordringen med å redusere innbetaling av avdrag, er at nye investeringer bør skyves ut i tid. Investering: Det er mottatt varsel om pålegg vedr opprydding av grunnforurensningen på Nordmololeira på Kvithyll havn. Antatt kostnad på dette er stipulert til kr 3,5 mill. inkl mva. -24-
Avgiftshefte: Vedlagt ligger forslag til endring av byggesaksgebyr for byggesaksbehandling (kapittel 13). Endringen går ut på at det er tatt inn én ny arealkategori for «andre kategorier nybyggherunder uthus, garasjer, drivhus, tilbygg, påbygg, underbygg, hovedombygning, skur o.l». Tidligere var kategoriene: under 50 m2, 50-70 m2, 70-500 m2, 500-1000 m2, samt bygg over 1000 m2. Nå er det tatt inn en ny kategori på 70-200 m2 i tillegg. I tillegg er det en justering i kap: 8. Kulturskolen. Der er det lagt inn følgende endringer, som tilsvarer en økning pål kr 100,- fra skoleårets start høsten 2016: 1) Musikk individuell undervisning og instrumentalgrupper, visuelle kunstfag og teater. Pris kr 2.500 fra skoleårets start, høsten 2016. 2) Dans. Pris kr 1.700 fra skoleårets start, høsten 2016. Dette medfører følgende budsjettkorrigeringer: Budsjettkorrigering Drift nr 1-2016 Årsak Debet Kreditt Belastes Godskrives Matfokus i skolen Overføres KulturCompagniet Rissa KF 200 000 200 000 Felleskostnad Oppvekst KulturCompagnie Finans - Redusert avkastning «Grieg» med 1,5 % 1 650 000 Finans Finans - Bruk av bufferfond langsiktige aktiva 1 650 000 Fondsmidler Utbytte TrønderEnergi ihht vedtak TrønderEnergi 1 514 000 Finans Oppvekst Barnehage 6 nye ekvivalenter Akrobaten 250 000 Barnehagene Oppvekst Barnehage flere barn i Fevåg og Råkvåg 240 000 Barnehagene Oppvekst Skolene Endringer SFO vedtekter. Vedtatt KST 630 000 Skolene Oppvekst Generell økning grunnet driftsutfordringer 655 000 Skolene Helse og Omsorg Omsorg- Driftsutfordringer 2 000 000 Omsorg Helse og Omsorg Oppfølgingstjenesten- Driftsutfordringer 2 000 000 Helse/Oppfølgn.tj Barnevern - antatt mindreforbruk 550 000 Barnevern Rammebetingelser Økt rammetilskudd 400 000 Rammetilskudd Rammebetingelser Økt skatteinngang 500 000 Skatteinngang Fondsmidler Bruk/Rydding av fond 25600052/54/83 245 000 Disposisjonsfond Finans Redusert avdragsbetaling 5 594 000 Avdrag Totalt 9 139 000 9 139 000-25-
Budsjettkorrigering avgiftshefte 2016 Rådmannens innstilling: Fremlagte forslag til budsjettkorrigeringer vedtas. -26-
RISSA KOMMUNE Arkiv: G00 Dato: 03.05.2016 SAKSFRAMLEGG Saksnr Utvalg Møtedato 19/16 Rissa Kommunestyre 12.05.2016 Saksbehandler: Hilde Anhanger Karlsen TILSTANDSRAPPORT 2016 - HELSE- OG OMSORGSSEKTOREN I RISSA Vedlegg 1 Tilstandsrapport 2016 - Helse- og omsorgssektoren i Rissa Sakens bakgrunn og innhold: Tilstandsrapport for helse- og omsorgssektoren ble første gang utarbeidet i 2015 og årets utgave er dermed den andre i sitt slag. Rapporten bygger først og fremst på årsmeldingene for 2015 fra de tre enhetene Omsorg, Helse og NAV og den beskriver utviklingen i sektoren det siste året, både i forhold til bemanning og arbeidsmiljø, samt tjenesteyting. I tillegg har rapporten fokus på økonomi og sykefravær. I årets tilstandsrapport er også enhetenes plassering i Kommunebarometeret beskrevet. Avslutningsvis beskrives utfordringsbilde, samt fokusområder for det kommende året. Rådmannens innstilling: 1. Hovedutvalg for Helse og omsorg tar rapporten «Tilstandsrapport 2016 Helse- og omsorgssektoren i Rissa» til etterretning. Saksprotokoll fra Hovedutvalg for helse og omsorg i Rissa 3.5.2016 Behandling: Saken ble lagt frem av helse- og omsorgssjef. Avstemming: Rådmannens innstilling ble enstemmig vedtatt. Endelig vedtak HOM: 1. Hovedutvalg for Helse og omsorg tar rapporten «Tilstandsrapport 2016 Helse- og omsorgssektoren i Rissa» til etterretning. -27-
-28-
TILSTANDSRAPPORT 2016 HELSE- OG OMSORGSSEKTOREN I RISSA -29-
Innhold 1 Sammendrag... 2 2 Organisering... 3 3 Enhet Omsorg... 4 3.1 Bemanning og arbeidsmiljø... 4 3.2 Tjenesteyting, inkludert avvikshåndtering... 5 3.2.1 Rissa sone merkantil avdeling... 5 3.2.2 Rissa sone kjøkken... 5 3.2.3 Rissa sykehjem... 5 3.2.4 Rissa sone hjemmetjenesten... 5 3.2.5 Dagsenter for hjemmeboende demente... 5 3.2.6 Stadsbygd sone... 6 3.2.7 Stjørna sone... 6 3.2.8 Kommunalt akutt døgnopphold(kad)... 6 3.2.9 Brukerundersøkelser... 6 3.2.10 Avvik... 6 4 Enhet Helse... 7 4.1 Bemanning og arbeidsmiljø... 7 4.2 Status tjenesteyting, inkludert avvikshåndtering... 8 4.2.1 Legetjenesten... 8 4.2.2 Helsestasjonen... 8 4.2.3 Psykisk helsetjeneste og rus... 9 4.2.4 Fysioterapi- og ergoterapitjenester... 10 4.2.5 Oppfølgingstjenesten... 10 4.2.6 PPT... 11 4.2.7 Avvik... 11 5 NAV... 12 5.1 Bemanning og arbeidsmiljø... 12 5.2 Tjenesteyting og brukermedvirkning... 13 6 Kommuneoverlegen... 14 7 Økonomi... 14 8 Sykefravær... 15 9 Kommunebarometer... 15 10 Utfordringsbilde... 18 11 Fokusområder 2016... 19 1-30-
1 Sammendrag Tilstandsrapporten for helse- og omsorgssektoren i Rissa 2016, bygger først og fremst på årsmeldingene fra de tre enhetene Omsorg, Helse og NAV, samt tilleggsopplysninger. Tilstandsrapport 2015 var den første i sitt slag og den inneholdt detaljerte beskrivelser av tjenesteytingen i sektoren. I tilstandsrapport 2016, er vi mer opptatt av å beskrive utviklingen i sektoren fra 2015 til 2016. Oppsettet er derfor noe endret fra i fjor. I denne utgaven har vi også valgt å ta med materiale fra Kommunebarometeret. 2015 har vært et spennende år for helse- og omsorgssektoren i Rissa og mye har skjedd. Av positive ting, kan følgende nevnes: 2 nye bofellesskap, med til sammen 16 omsorgsboliger for mennesker med funksjonshemming, ble ferdigstilt og tatt i bruk. Øyeblikkelig hjelp døgnopphold ble, i samarbeid med Leksvik kommune, etablert ved Rissa sykehjem fra 1.3.2015. Tilbudet har hatt et belegg på 34 %, noe som er meget bra så kort tid etter oppstart. Bosetting av flyktninger går etter planen og det gjøres et meget godt arbeid på området. Sykefraværet går ned i hele sektoren. Helse oppnådde en 61. plass på Kommunebarometeret. Demensteam ble etablert og demensplan utarbeidet. Felles psykologressurs med Leksvik ble etablert. Det er likevel ikke til å komme fra at sektoren har hatt et utfordrende år. Hovedtendensen i enhet Omsorg har i 2015 vært en økning i etterspørselen etter hjemmetjenester, overbelegg ved institusjonene, høyt sykefravær, overforbruk knyttet til bemanning, flere komplekse og ressurskrevende saker, raskere pasientflyt og kort liggetid ved St Olavs Hospital. Enhet Helse har hatt store utfordringer knyttet til bemanning ved legetjenesten, i tillegg til høyt sykefravær i enkelte avdelinger, stadig flere krevende og komplekse saker, endring av drift og mindre omorganiseringer, for å nevne noe. NAV har i 2015 vært sterkt preget av situasjonen ved tidligere Noryards, nåværende Fosen yards. Det medførte at Rissa kommune i lange perioder hadde den høyeste arbeidsledigheten i Sør-Trøndelag og vi hadde på det meste over 300 arbeidsledige. Dette har, naturlig nok, påvirket oppgavene ved kontoret. Sektoren hadde et samlet merforbruk på over 10 millioner kroner i 2015, noe som medfører tiltak for å sikre økonomistyringen i 2016. Tjenesteytingen går likevel sin vante gang. Det er gjennomført bruker/pårørendeundersøkelser i flere enheter, med gjennomgående gode resultat. Det er ikke foretatt store endringer i bemanning i sektoren. Det jobbes meget godt på tvers av enhetene, både på områder som er definert som felles, som for eksempel forvaltningskontor, demensteam og Ø-hjelp, men også i enkeltsaker. Det er ikke gjennomført arbeidsmiljøundersøkelse i kommunen i 2015, men det er likevel grunn til å anta at arbeidsmiljøet stort sett er bra. Dette baseres på gjennomførte medarbeidersamtaler, personalmøter, samt de faste møtene som avholdes mellom ledelse, tillitsvalgte og verneombud og tilbakemeldingene som kommer der. Helse og omsorg er en stor og kompleks sektor og utfordringsbildet er mangfoldig. Det er likevel enighet i alle enheter om at det største fokusområdet i det kommende året er utviklingen av Indre Fosen kommune. 2-31-
2 Organisering Organisasjonskart ledelse HELSE- OG OMSORGSSJEF Hilde Anhanger Karlsen KOMMUNE- OVERLEGE Arnfinn Seim NAV André Sagmo ENHET HELSE Marit Vaarheim ENHET OMSORG Lillian Nøst Organisasjonskart enhet Omsorg Organisasjonskart NAV NAV- leder André Sagmo Mottaksteam Team/gruppeleder: Monica Berget Oppfølgingsteam Team/gruppeleder: Maria H Fines Avdeling integrering og opplæring Avdelingsleder Aiga Berg 3-32-
Organisasjonskart enhet Helse Enhet Helse Enhetsleder Marit Vaarheim Forvaltningskontor sammen med enhet Omsorg Forvaltning av tjenester knyttet til logoped voksne Forvaltning av private fysioterapihjemler med kommunalt driftstilskudd Legetjenester Avd. leder John Martin Teigen Pedagogisk Psykologisk tjeneste (PPT) Avd.leder Tove-Karin Lein Helsestasjon Avd.leder Solveig Brørs Psykisk helse og rus Avd.leder John Martin Teigen Fysio- og ergoterapitjenester Avd.leder Børge Solem Oppfølgingstjenesten Avd.leder Børge Solem Fastleger Tilrettelegging for barn/ elever med spesielle behov Helsesøstertjeneste Psykisk helsearbeid Tjenester i institusjon og tjenester i hjemmet Døgnbaserte tjenester i hjemmet og avlastning Legevakt dag Rissa Sakkyndig vurdering av elever Skolehelsetjenste Kommunepsykolog sammen med Leksvik Barn- og unge Psykisk utv.h. Lekevakt kveld/helg, Rissa Leksvik, Vanvikan Rådgivning, veiledning foreldre, hjelpeapparat mv. Jordmortjeneste Kommunalt rusarbeid Hjelpemidler mv. Alvorlige psyk.lidelser Lab.tjenester Følge-/beredskapsordning jordmor Psykososialt krise- og beredskapsteam (kjerne) Funksjonsh. Sykehjemsleger Helsestasjonslege 3 Enhet Omsorg 3.1 Bemanning og arbeidsmiljø Bemanning Avdeling Antall ansatte Antall årsverk Stadsbygd sone 30 18,30 Stjørna sone 29 19,85 Rissa sone, sykehjem, inkl. Ø- 64 44,75 hjelp og dagsenter demente Rissa sone, hjemmetjenesten 33 23,37 Kjøkken 18 11,08 Merkantilt 7 4,55 4-33-
Det har ikke skjedd store endringer i bemanningen i løpet av det siste året. Enkelte ansatte har fått større stillinger som følge av krav i henhold til Arbeidsmiljølovens 14.4. Arbeidsmiljøundersøkelse Det er ikke gjennomført arbeidsmiljøundersøkelse i Rissa kommune i 2015. Ny undersøkelse vil gjennomføres i løpet av mai 2016. Medarbeidersamtaler Det er ikke gjennomført medarbeidersamtaler med alle ansatte i 2015. Det er en uttalt målsetting at dette skal gjennomføres i 2016, og arbeidet er allerede i gang. 3.2 Tjenesteyting, inkludert avvikshåndtering 3.2.1 Rissa sone merkantil avdeling Merkantil avdeling er i all hovedsak plassert ved Rissa Helsetun, bortsett fra 20 % ressurs ved Stadsbygd eldresenter (2015). Merkantil avdeling utfører ulike administrative oppgaver som arbeidsavtaler, vederlagsberegning, fakturering av tjenester, lønn, innleie av vakter, mm. 3.2.2 Rissa sone kjøkken Kjøkkentjenesten er fordelt på alle tre soner, med hovedkjøkken i Rissa sone. Hovedkjøkkenet leverer middag til beboere ved Rissa sykehjem, Stadsbygd eldresenter og hjemmeboende i begge soner. I tillegg drives kantine ved Rissa Helsetun. Råkvåg aldershjem har eget kjøkken som server beboere på aldershjemmet og hjemmeboende. I tillegg drives cateringservice. Avdelingen har ikke hatt noen spesielle kostnadsmessige utfordringer i 2015, men har kjøpt inn en del nytt utstyr ved Råkvåg aldershjem, som følge av meget dårlig vannkvalitet. 3.2.3 Rissa sykehjem Rissa sykehjem hadde i 2015 omtrent 352 døgn med overbelegg. I tillegg var det lange perioder med utagerende atferd hos pasienter ved skjerma avdeling, og dette medførte ekstra innleie. Overbelegget skyldes stadig raskere pasientflyt fra sykehuset. Dette fører til ekstra utgifter i forhold til innleie av personell, for å sikre god nok kompetanse/bemanning. Ut over dette tilkommer ekstra kostnad når kommunen ikke er i stand til å ta i mot utskrivningsklare pasienter fra St Olavs, jfr samarbeidsavtalen med Helseforetaket. Det ble i 2015 etablert demensteam i Rissa kommune og det er utarbeidet en demensplan. Demensteamet er et samarbeid på tvers av enhetene. 3.2.4 Rissa sone hjemmetjenesten Det var i 2015 økt tjenesteyting i hjemmetjenesten, som følge av økt behov, bortsett fra hjemmehjelpssiden. 50 % hjemmehjelp er vakant på grunn av mindre etterspørsel etter slike tjenester. Tjenesteytingen i avdelingen preges av godt arbeidsmiljø og høy fagkompetanse. 3.2.5 Dagsenter for hjemmeboende demente Dagsenter for hjemmeboende demente drives av 2 aktivitører, fem dager i uka. Tilbudet skal gi en meningsfull hverdag for demente, og har ulike aktiviteter/underholdning fra interne og eksterne aktører. Dagsenteret stenges i hovedferien, grunnet mangel på ressurser. Dagsenteret er fullfinansiert gjennom statlig tilskudd med årlig rapportering- og søknad. Dette innebærer at tilbudet 5-34-
først og fremst er øremerket for hjemmeboende demente, som igjen gir en avlastningsordning for deres pårørende. Beboerne ved Rissa sykehjem har ingen egen aktivitør. 3.2.6 Stadsbygd sone Stadsbygd sone har i 2015 hatt en økning av etterspørsel av tjenester i hjemmetjenesten. Det har vært flere oppdrag med omfattende pleie, derav økt tidsbruk. Det er også flere hjemmeboende som ønsker middagslevering. Eldresenteret har hatt overbelegg med en til to brukere, gjennom hele året, til sammen 507 døgn. Sonen har vært preget av høyt sykefravær. Dette har medført omfattende bruk av vikarer og ekstra personell. Ansatte har gjort en fantastisk innsats for å holde driften i gang, til tross for store utfordringer. I KST i desember 2014, ble det vedtatt at kommunen skal bygge 40 nye omsorgsboliger på Stadsbygd. Disse skal bygges på ny tomt, noe som innebærer at beboerne får bli på Stadsbygd Eldresenter til det nye bygget står klart. Med tanke på avvikene som er knyttet til eksisterende bygningsmasse, de nåværende arbeidsforhold, samt utformingen av dagens bygg, var dette en meget god nyhet for brukere, pårørende og ansatte. 3.2.7 Stjørna sone Råkvåg aldershjem hadde gjennom hele 2015 konstant overbelegg med 1 pasient, noe som til sammen utgjorde 171 døgn med overbelegg. Institusjonen har hatt flere tunge brukere, som krever mer enn én ansatt pr bruker. Det har ikke vært behov for økt bemanning i hjemmetjenesten, men oppdragene har i lange perioder vært omfattende, slik at det ikke har vært mulig å yte hjelp på institusjonen. På grunn av økt behov i hjemmetjenesten i perioder, overbelegg på institusjonen, kombinert med flere svært hjelpetrengende pasienter, har det vært vanskelig å gjennomføre reduksjonen i bemanning-innleie. Lønnskostnadene har dermed blitt høyere enn budsjettert. Sykefraværet har jevnt over vært litt høyere enn ønskelig. 3.2.8 Kommunalt akutt døgnopphold(kad) Kommunalt akutt døgnopphold/ø-hjelpssenger, ble i samarbeid med Leksvik kommune etablert ved Rissa sykehjem fra 1. mars 2015. Beleggsprosenten har vært 34 % i 2015, noe som er meget bra så kort tid etter oppstarten. Det er jobbet med bygningsmessige faktorer for å få til gode løsninger for inn/utkomst til Ø-hjelpssengene og dette fungerer nå veldig bra. Alle legene har vært på befaring og sier seg svært fornøyd med den totale løsningen. Det er opprettet et eget «minilaboratorium», der det meste av prøvetaking ved innkomst utføres lokalt. Det har vært et godt samarbeid med laboratoriet ved legekontoret i Rissa omkring dette. Vår erfaring så langt, er at opprettelsen av Ø- hjelpssenger har medført at ansatte får brukt sin kompetanse, samt tilegnet seg ny. Ansatte oppgir også at det har gitt positive effekter for arbeidsmiljøet. Vi har gode tilbakemeldinger fra både legetjenesten og pasienter. 3.2.9 Brukerundersøkelser Bruker- og pårørendeundersøkelse er gjennomført ved alle institusjoner og i hjemmetjenesten i 2015, med gjennomgående gode tilbakemeldinger på tjenesteyting. 3.2.10 Avvik Avvik meldes på to måter; avvik knyttet til behandling/medisinering på individnivå registreres i profil, avvik knyttet til tjenestekvalitet, HMS og informasjonssikkerhet registreres i kommunens avviksmodul i Risk Manager. 6-35-
Avvik Profil Avvik RM Rissa sone - kjøkken 1 Rissa sykehjem 119 17 Rissa sone - hjemmetjeneste 61 0 Stadsbygd sone 10 7 Stjørna sone 83 0 4 Enhet Helse 4.1 Bemanning og arbeidsmiljø Overordnet mål: Alle innbyggerne i Rissa kommune skal oppleve å ha et godt helse- og omsorgstilbud, uavhengig av alder, funksjonsnivå og bosted. Avdelingene har ulike fokusområder for å nå dette målet. Felles er fokus på Individuell Plan, koordinerte tjenester og tverrfaglig samhandling. Enhet helse prioriterer derfor arbeidet i de tverrfaglige teamene; overordnet tverrfaglig team, 0-6årsteam, 6-20årsteam, og voksenteam. Disse teamene oppleves som svært viktig og virksomme for å utvikle tjenestene og sikre god tjenestekvalitet. Bemanning Avdeling Antall ansatte Antall årsverk Legetjenesten 20 10, 62 + 8 fastleger PPT 4 2,8 Helsestasjon 10 6,8 Psykisk helse og rus 8 6,32 Fysio-og ergoterapi 6 5,2 Private fysioterapihjemler 4 2,8 Oppfølgingstjenesten 68 42,15 De største endringene i bemanning det siste året er knyttet til Oppfølgingstjenesten. Som følge av drift ved flere tjenestesteder og nye brukere, har bemanningen økt. De andre endringene skyldes omrokkering og ny organisering av Psykisk helsetjeneste og rus, samt fysio- og ergoterapi. Arbeidsmiljøundersøkelse Rissa kommune har ikke gjennomført arbeidsmiljøundersøkelse i 2015. Dette gjennomføres i mai 2016 Medarbeidersamtaler Alle avdelingsledere og alle ansatte i PPT, helsestasjonen og fysio- og ergoterapitjenesten har hatt medarbeidersamtale i 2015. Avdeling psykisk helse og rus, legetjenesten og Oppfølgingstjenesten har ikke gjennomført medarbeidersamtaler med alle ansatte i 2015. 7-36-
4.2 Status tjenesteyting, inkludert avvikshåndtering 4.2.1 Legetjenesten I 2015 har det vært relativt stort innslag av vikarer blant legene, dette dels grunnet sykefravær og dels grunnet venting på nye fast ansatte leger. Skiftene av leger i de faste stillingene har medført ekstra utfordring knyttet til opplæring og oppfølging for medleger og medarbeidere. Det forventes at alle faste legehjemler er besatt primo 2016. Det har i perioden kommet inn avvik knyttet til bygningsmasse. Avvikene er av mindre kostnadsmessig karakter og følges opp. Det kommer med jevne mellomrom avvik opp mot tjenesteutøvere. Disse følges opp fortløpende. Legetjenesten har i 2015 gjennomført følgende endringer av teknisk art: Journalsystemet ble byttet ut i midten av oktober 2014 og 2015 har vært første år med full drift. Innføringen av dette programmet gir gode muligheter til ytterligere effektivisering. Det har derfor i 2015 blitt brukt ressurser på konsulentbistand fra leverandør for å optimalisere driften av programmet. I tråd med de andre kommunene og i samarbeid med 2.linjetjenestene, har legetjenesten utviklet sine systemer for elektronisk meldingsutveksling. Epikriser, henvisninger, prøvesvar m.m. kommuniseres nå elektronisk. Prosessen har medført en rekke utfordringer knyttet til ustabilitet og usikkerhet. Elektronisk kjernejournal skulle etter planen innføres i september 2014. Dette arbeidet er i gang, men er forsinket. Kjernejournal er fortsatt ikke aktivt implementer i 2015. De tekniske løsningene ble ferdigstilt tidlig i 2016. Det er tatt i bruk informasjonsskjerm i ventearealet. På skjerm publiseres generell informasjon om hvordan kontakte lege, hvilke leger jobber her osv. Tilbakemeldingene fra publikum har vært gode. Nytt nasjonalt nødnett ble tatt i bruk pr mai 2015. Det har vært en del feil knyttet til dekning, som det fortsatt jobbes med for å løse, blant annet knyttet til lokalisasjon Vanvikan. Legetjenestens mål i perioden 2014 til 2017 er at de skal bidra til bruk av IP i enkeltsaker, samt at de skal jobbe med brukertilfredshet og ressursbruk, med satsningsområde E-resept, nytt datasystem, EPJ og betalingsterminal. Videre satsning vil knyttes til IP og sms-bestillingsordning for publikum. Ny akuttmedisinforskrift som kom i 2015 gir nye kompetansekrav til legevaktsbemanning gjeldende fra 1. mai 2018. Organisering og bemanning av legevakta har derfor vært i fokus fra 2015, og vil måtte være det i tiden framover. Dette må også ses i sammenheng med forestående planlagt sammenslåing til Indre Fosen kommune. 4.2.2 Helsestasjonen Helsestasjonens mål for perioden 2014 til 2017 er å ivareta det helhetlige forebyggende og helsefremmende arbeidet rettet mot gravide, barn og unge 0-20 år. I tillegg har man fokus på IP, saksbehandlingstid, elevers skolehverdag, ressursbruk og arbeidsmiljø. Status mål pr vår 2015 er at Helsestasjonens medarbeidere deltar på mange ulike arenaer, knyttet til helsefremmende og forebyggende arbeid. Jordmødrene deltar i vaktsamarbeidet på Fosen, finansiert og administrert av St Olavs hospital. 8-37-
Det var stor aktivitet på alle områder i helsestasjon- og skolehelsetjenesten i 2015. En helsesøster som har gått videreutdanning i psykisk helse for barn og unge, blir ferdig våren 2016. Fram til nyttår har helsestasjonen hatt en vikar som også jobber i Psykisk helse i kommunen. Det opplevdes som en fin beriking av fagmiljøet i avdelinga. Stillingen som hjemkonsulent ble sent på høsten 2015 ledig, og stillingen ble omgjort til helsesøsterstilling. Dette, sammen med statlige midler til styrking av tjenesten, gjorde at det ble en 100 % ny stilling for helsesøster. Jordmortjenesten og helsesøstertjenesten samarbeider om oppfølging etter tidlig heimreise fra barsel. Samarbeidet helsesøstre-jordmødre fungerer godt. I 2014 kom det nye retningslinjer for oppfølging av barselkvinner, og Rissa er godt rustet til å møte de nye kravene. Helsestasjonen i 2015: godkjent som Ammekyndig helsestasjon og jobber stadig med å bli bedre som ammehjelpere for nybakte mødre. deltar i tverrfaglige arbeidsgrupper som er kommunens tverrfaglige team for 0-6 år og 6-20 år. Ledende helsesøster er leder av 0-6 års teamet. jobber bevisst med hvordan vi kan satse på tilknytning og psykisk helse, helt fra svangerskap/barsel og til ungdom/voksen. samtalegruppe for barn/unge som har opplevd samlivsbrudd videreføres. Det er ønskelig at alle skoler skal få tilbudet. fødselstallet i 2015 ble 72. Fordelt på skolekretser: Fevåg/Hasselvika 7, Mælan 2, Rissa 41 og Stadsbygd 22. Jordmortjenesten og helsesøstrene samarbeider tett, og dette, sammen med et vel etablert samarbeid med barneverntjenesten, gir et sterkt fokus på forebygging og tidlig innsats. Samarbeidet med St.Olavs Fødeavdeling fungerer bra og er i stadig utvikling. Gjennom beredskapstjenesten er jordmødrene sikret faglig oppdatering gjennom deltagelse på fagdager og kurs på St.Olav. 4.2.3 Psykisk helsetjeneste og rus Avdelingen har ivaretatt vanlig drift gjennom hele året med høy henvisningsmengde. Fosenteamet/2.linjetjensten tildeler tjenester på bakgrunn av sin prioriteringsveileder. Dette medfører at alle som ikke får innfridd sin rettighet her, overføres til kommunal psykisk helsetjeneste. For 2015 kan det se ut som at strengere håndtering opp mot denne prioriteringsveilederen har medført øket henvisningspress mot kommunal psykisk helsetjeneste. Dette medfører øket behov for kompetanse i de kommunale tjenestene. Avdelingen har gjennomført det årlige arrangementet «verdensdagen for psykisk helse» i samarbeid med Mental helse Rissa. I 2015 ble teamet/psykisk helsetjeneste og rus styrket ved at psykologstillingen ble øket fra 30 % til 100 % stilling totalt. Stillingen deles med Leksvik kommune. Styrkingen dekker pasientgruppen i hele aldersspekteret fra ufødt til voksen. Styrkingen har betydning for tidlig intervensjon, noe som vil ha både behandlende og forebyggende effekt. I 2015 besluttet Rissa kommune å overføre ansvaret for oppfølging av personer med utfordringer knyttet til rus, fra NAV Rissa til Psykisk helsetjeneste. Ny tjeneste «Psykisk helsetjeneste og rus» ble 9-38-
etablert høsten 2015. Avdelingen ble tilført ruskoordinator finansiert av prosjektmidler, og i tillegg ble 0,5 årsverk overført fra NAV. Like etter at endringen ble effektuert, gjennomførte fylkesmannen varslet systemtilsyn med Rissa kommune, i forhold til kommunens oppfølging av personer med samtidig rus og psykisk helselidelse. Tilsynet avdekket ett avvik og flere merknader. Rissa kommune tar dette med i etableringen av ny tjeneste for brukergruppen og er i gang med forbedringer og lukking av avvik. Kommunens psykososiale kriseteam har vært aktive flere ganger i 2015. 4.2.4 Fysioterapi- og ergoterapitjenester Fysio- og ergoterapitjenestene har fått økte oppgaver gjennom året 2015. Velferdsteknologisatsning og etablering av demensteam krever ergoterapi- og teknikerkompetanse, og har medført mye tid til kompetanseheving, møter, kurs mv. Rissa kommune etablerte Demensteam i 2015, ergoterapeut er sentral i arbeidet rundt demente og inngår som fast ressurs i teamet. Fra 1. januar 2016 er det derfor gitt en 10 % ressurs som styrking av tjenesten. Aktive fysioterapibrukere gjennom året er 126, hvorav 43 er rehabiliteringssaker. Aktive ergoterapibrukere gjennom året er totalt 211, hvorav 177 rehabiliteringssaker. I samarbeid med omsorgstjenesten er det fokus på hverdagsrehabilitering, som er et satsningsområde i 2016. Målet er å øke funksjonsevne og korte ned liggetid for pasienter på korttidsopphold, slik at de kan reise hjem raskere, samt å opprettholde funksjonsnivå for langtidspasienter. Tjenesten opplever en meget god flyt på beredskap til rask hjemsendelse til hjemmet med tekniske hjelpemidler. Dette indikerer pålitelighet og tilgjengelighet. Utstyret fra kommunalt lager er tilpasset hjemmet og har strukturkvalitet. Rissa kommune yter ergoterapitjenester til Leksvik kommune tilsvarende 20 % stilling. 4.2.5 Oppfølgingstjenesten I 2015 ble to nye bofellesskap, med 8 boenheter i hvert, ferdigstilt og beboerne flyttet inn, enkelte før jula 2015, andre på nyåret 2016. I den forbindelse ble det opprettet 4 «nye»team med ansatte. Avdelingen har i 2015 opplevd en krevende personalsituasjon, med stort sykefravær, utfordringer med å få tak i nok vikarer og mye bruk av overtid, spesielt ved ferieavvikling og høytider. Mange av de som leies inn ekstra har lav kompetanse i forhold til de de skal erstatte og over tid fører dette til en forskyvning av kompetansebalansen i avdelingen, ved at ukvalifiserte gis fortrinn til ledige stillinger etter AML 14. Flytting til nye lokaler har også vært krevende for personalgruppa. Det er iverksatt prosesser, både knyttet til sykefravær og til arbeidsmiljø. Antall tjenestemottakere er for tiden totalt 65. Dette inkluderer beboere i omsorgsboliger og i egne hjem, avlastningstilbud (både privat og offentlig), støttekontakter, omsorgslønn mm. Det er utstrakt samhandling med brukere, pårørende, verger og samarbeidsaktører. I løpet av de neste fem årene vil det komme flere brukere med behov for tjenester, så langt har vi kjennskap til 2-3. Pr i dag har avdelingen nesten like mange brukere som mangler støttekontakt som de som har og dette er et økende problem. 10-39-
Antallet avviksmeldinger på grunn av vold og trusler i avdelingen er svært høyt, men har gått noe ned. Det har vært et vedvarende problem med utagering vold/trusler knyttet til 1 bruker der medikamentell behandling ikke har adekvat virkning og der behandlingsmiljø ikke er tilfredsstillende. Dette fører til økt stressnivå og nedsatt jobbtilfredshet for de ansatte, og potensielt til alvorlig personskade. Plan for endring er utarbeidet og iverksatt og gjennomføres i løpet av 2016. Aktivitetstilbud ved Homla skal nedlegges, grunnet avvikling av bygningen. Det er viktig at det så snart som mulig kommer et nytt tilbud om bygningsmasse til denne sårbare gruppen. 4.2.6 PPT PPT sine mål for perioden 2014-17 er å øke fokuset på bruk av IP, på saksbehandlingstid, ressursbruk og arbeidsmiljø. Antall henvisninger går fremdeles noe ned, noe som kan skyldes at PPT i større grad enn tidligere gjennomfører konsultasjoner med skoler og barnehager i forkant av en eventuell henvisning. Man bidrar da til å prøve ut ulike tiltak, og gjennom dette kan man unngå å henvise. Avdelingen får en mer overkommelig arbeidssituasjon ved at tallet på antall henvisninger reduseres. I tillegg frigjøres det tid til å arbeide mer forebyggende. PPT deltar i ulike forum med blant annet forebyggende arbeid som formål: 0-6 års gruppa, 6-20 års gruppa, Barnehageteam, faste møter mellom kommunen og BUP, fagmøtene til barnehagestyrerne og rektorene, faggruppe for språk, lesing og skriving, språkforum med fokus på fremmedspråklige det siste året. Det er i tillegg besluttet å opprette Skoleteam fra høsten 2016, tilsvarende Barnehageteam, som skal være et rådgivende organ for skolene slik at elevene sikres rett hjelp til rett tid. Det er laget en rutine for oppfølging av fravær ved skolene i Rissa, og målet er at den skal iverksettes fra høsten 2016. Flere av de sakene PPT har er krevende og sammensatt, og fordrer et godt tverrfaglig og tverretatlig samarbeid. Avdelingen har siden høsten 2015 hatt et tett og regelmessig samarbeid med kommunepsykologen, og det oppleves svært nyttig og relevant. Det er godt arbeidsmiljø i Rissa PPT. To ansatte jobber i 60 % stilling gjennom AFP. De andre to går i 80 % stilling og tar master ved siden av, henholdsvis til Logoped og i PPT-arbeid. Det knyttes spenning til utviklingen av Indre Fosen kommune. Det vil kunne innebære store organisatoriske endringer for avdelingens del. 4.2.7 Avvik Enheten skiller på avvik og klager. Avvik meldes på to måter: 1. avvik knyttet til behandling/medisinering på individnivå registreres i fagsystemet Profil 2. avvik knyttet til tjenestekvalitet, HMS og informasjonssikkerhet registreres i kommunens avviksmodul i fagsystemet Risk Manager. Brukerklager registreres og behandles i fagsystemet ephorte. 11-40-