Prosjektdirektiv for Prosjektnavn NAV i nye Sandefjord Planlagt startdato 23.11.15 Planlagt sluttdato 31.12.16 Oppdragsgiver Prosjekteier Fellesnemnda SAS og Fylkesdirektør NAV Vestfold og Telemark Terje Tønnessen Prosjektleder SAS Gudrun Haabeth Grindaker og Fylkesdirektør NAV Vestfold og Telemark Terje Tønnessen Utfylt av Lise Tanum Aulie Dato XXX A. Organisering Prosjektgruppe Tittel Navn Antall dagsverk Prosjektleder Helse- og sosial sjef * Lise Tanum Aulie? Prosjektdeltakere Nav leder Sandefjord Hanne Krogh Lyng Sundbø Nav leder Stokke Nav leder Andebu Statlig representant Tillitsvalgt kommune Jessica Sørensen Svein Greger Hanne Knudsen Sedberg Roar Gunnufsen, fagforbundet Tillitsvalgt Stat Verneombud Ann Kristin Drevland, NTL En representant valgt av de 4 lokale verneombudene i de tre kontorene i dag Kommunereformprosjektet Espen A. Gulbrandsen Observatør Inntil ny Nav leder er ansatt Skal prosjekt ha styringsgruppe? Ja X Nei Styringsgruppe Tittel Navn Virksomhet Leder Avklares av styringsgruppen Sekretær Prosjektleder* Lise Tanum Aulie Sandefjord kommune Deltakere Prosjektleder SAS Gudrun Haabeth Grindaker SAS Fylkesdirektør Nav Vestfold Terje Tønnessen Nav Vestfold Observatør Kommunereformprosjektet Anders Kise Arbeids- og Velferdsdirektoratet Inntil ny Nav leder er ansatt Prosjektforum AS 2012 - www.prosjektforum.no Side 1
Referanse personer/-gruppe Tittel Navn Virksomhet Brukerreferanser Lokale Brukerråd Brukerråd Sandefjord, Stokke og Andebu Arbeidsgivere Markedsforum SAS B. Prosjektbeskrivelse Bakgrunn for prosjektet - Problembeskrivelse Stikkord: Møte 4.9.15- Fylkesdir., Nav ledere, IKT Brev til Arbeidsutvalget/fellesnemnda 5.9.15 Svar fellesnemnda 23.9 Møte prosjektleder SAS og Fylkesdirektør 6.11 Målgrupper og effektmål Overordnet målbilde: Bedre og mer enhetlige tjenester til innbyggerne i nye Sandefjord Flere i arbeid og aktivitet og færre på stønad Effektmål Innbyggere, som innbygger i nye Sandefjord opplever jeg: Bedre kvalitet på / stadig bedre tjenester Like tjenester Like god tilgjengelighet med hensyn til reisevei og offentlig kommunikasjon Tett på og har god kjennskap til sine brukere. At jeg er velkommen i kontoret. De ansatte og lokalene innbyr til trygghet. Større bredde i tiltaksapparatet Raske beslutningslinjer Resultatmål Sikre utbetalinger fra dag 1 Flere i jobb Redusere antall mottakere av sosialhjelp og AAP Redusere gjennomsnittlig mottakstid av sosialhjelp og AAP Bedre resultat på Brukerundersøkelser Færre serviceklager Arbeidsgivere, som arbeidsgiver i nye Sandefjord opplever jeg: Økning i antall formidlinger Prosjektforum AS 2012 - www.prosjektforum.no Side 2
Bedre og mer enhetlige tjenester Tilgjengelighet Kompetanse til å levere kvalitet Proaktiv og god samarbeidspartner At Nav er førstevalget i rekrutteringsprosesser Økt integrering av de som står lengst fra arbeidsmarkedet Mer samhandling med arbeidsgivere Ansatt, som ansatt i nye NAV Sandefjord opplever jeg: Et stort og robust fagmiljø Muligheter for hver enkelt faglige utfordringer og medvirkning i prosessen At jeg bidrar til å få folk i arbeid Godt arbeidsmiljø Felles kultur Gode og tydelige ledere Mestring og handlingsrom Tydelige forventninger Gode fysiske arbeidsforhold Sikre lokaler Helhetlig og like arbeidsmetoder Tidstyver er identifisert og fjernet Velfungerende medbestemmelse og vernetjeneste IT- system som fungerer Bedre HKI resultater Lavere sykefravær Færre trussel- og voldssituasjoner Lokaler som er tilpasset ny organisering Innplassering av alle medarbeidere og ledere er gjennomført i henhold til HR- plan Andre samarbeidspartnere Et enhetlig NAV kontor Lik praksis Positiv omtale i media Andre kommuner som vurderer eller jobber med sammenslåing av NAV-kontor Bidra til læring av nye NAV Sandefjord sitt arbeid. Informasjonen er åpen, oversiktlig og ærlig. Andre kommuner benytter vår erfaring Prosjektforum AS 2012 - www.prosjektforum.no Side 3
Startdato Sluttdato C. Milepæler Milepæltekst 02.12.15 31.12.16 Lokaler for nye NAV Sandefjord 14.01.16 Arbeidsgruppe levert notat Bygg 21.01.16 Prosjektgruppemøte 21.0216 Beslutningsnotat sendes prosjektgruppe 01.03.16 Prosjektgruppe behandle beslutningsnotat og sende Styringsgruppe 10.03.16 Styringsgruppe beslutte videre fremdrift Arkiv 01.03.16 Hanne Sundbø har sjekket ut mulighet for alternativt arkiv 17.03.16 Prosjektgruppa vurderer videre fremdrift 02.12.15 31.12.16 IKT for nye NAV Sandefjord 14.01.16 Arbeidsgruppe levert notat IKT 21.01.16 Prosjektgruppemøte, opprette ny arbeidsgruppe anskaffe nytt sosialsystem 21.01.16 01.12.16 Anskaffe nytt Sosialsystem 01.03.16 Ferdigstilt konkurransegrunnlag med kravspesifikasjon 02.03.16 Gudrun beslutter videre fremdrift 21.01.16 31.12.16 Flyktninger 01.03.16 NAV lederne notat «Hva er viktig å stillingen til når?» 21.01.16 31.12.16 Felles arbeidsmetodikk 01.03.16 NAV lederne foreslår hva som burde settes i gang 17.03.16 Prosjektgruppa vurderer videre fremdrift 21.01.16 31.12.16 Kommunikasjon 21.01.16 Prosjektgruppen opprettet arbeidsgruppe 16.03.16 Arbeidsgruppa leverer foreløpig forenklet kommunikasjonsplan Prosjektforum AS 2012 - www.prosjektforum.no Side 4
Prosjektforum AS 2012 - www.prosjektforum.no Side 5
D. Ressursrammer ~ økonomi Budsjettrammer (beløp i 1000 kr.) Tekst Kostnader Arbeid tidsforbruk for prosjektleder og øvrige deltakere Beløp Egne midler Inntekter/finansiering Andre kostnader: Kurs, reiser, innkjøp etc. Sum budsjett Statusrapportering? Ja X Nei E. Rapportering Avsender Mottaker Prosjektleder Styringsgruppen Frekvens Første rapport Sluttrapport? Ja X Nei Ansvarlig Ny Nav leder Frist Sluttevaluering? Ja x Nei Ansvarlig Ny Nav leder Frist F. Underskrifter Prosjekteier Prosjektleder Andre Prosjektforum AS 2012 - www.prosjektforum.no Side 6