Hvordan komme i gang med elektronisk faktura? Kjell Øyvind Arntzen Rådgiver
Stortingsmelding 36 hvor står vi? Samfunnsøkonomisk analyse i kommunesektoren Staten er klar via DFØ med elektronisk fakturering mottar EHF Difi har bidratt med prosjektstøtte innen kommunesektoren EHF Elektronisk Handelsformat 7 kommuner har bidratt til å være ledestjerner for å oppfylle Lovkrav efakturakrav og bokføringsloven Høringer, rundskriv, forskrifter, pålegg Utviklingsønsker og samhandling Samarbeidet arbeider med hele verdikjeden, fra bestilling til betaling dvs. ehandel til efaktura eller fra ordre til betaling
Innhold hvordan komme i gang? Intern kultur, organisering og samhandling Ekstern samhandling Tekniske løsninger i samvirke IKT forskjellighet IKT sikkerhet og sårbarhet Internkontroll og risikoområder Leverandørers tilpasninger Stamdata og formatkrav Integrasjonsutfordringer Fra prosjekt til kontinuerlig prosess
Noen begreper om elektronisk fakturering efaktura Elektronisk faktura, ikke pdf. B2C = Business 2 Consumer, utgående fakturering fra kommuner B2B = Business 2 Business, inngående fakturering far leverandører. Gjelder også internfakturering. XML m/stylesheet (leverandør har tilpasset fakturalayout i XML) XML m/vedlegg (vedlegg av originalfaktura, bilag, reklame) E2b = Elektronisk fakturaformat (størst utbredelse i det private næringsliv) EHF = Elektronisk HandelsFormat (Tidl. Cen BII fra Peppol-prosjektet, og inkluderer e2b. EHF er under utvikling for ytterligere betalingsdokumenter, som for eksempel refusjoner, tilskudd og bransjetilpasninger). FTP/SFTP = Filoverføringsprotokoll/Kryptert filoverføringsprotokoll HTTP/HTTPS = Filoverføring via webportal/sikker filoverføring via webportal. Aksesspunkt = Postkontor Meldingsformidler = Konverteringsfabrikk
Intern kultur, organisering og samhandling Forankring i ledelsen Følge opp anskaffelsesstrategi Lojalitet hos innkjøpere bestillere Ansvarliggjøring av enhetsledere Opplæring i bruk av e-handel Holdninger til nye automatiserte arbeidsprosesser Kommunikasjon med leverandørene Hva er standard utvekslingsformat (e2b EHF) EHF er i utvikling, hva med andre betalingsdokumenter? Bestillingsinformasjon følger med frem til betaling
Ekstern samhandling Infoskriv om overgang til efaktura Hva med fortsatt mottak av papirfaktura? Skanning, brev, mail vs. efaktura? Hva med samlefaktura? Hvordan håndteres mange vedlegg? Hva med samtrafikkavtaler private vs. Banknettverk? Hvordan ivaretas validering og krav i ELMA? For kommuner vil det være nødvendig å fremme samme krav til leverandører, jfr. Samhandlingsavtalen Hva med kra overfor alle som ikke har samhandlingsavtale? Hvordan skal regler og ulikheter i mottakende fakturamottak valideres? og avvikshåndteres?
Tekniske løsninger i samvirke Samfunnsøkonomisk analyse fokuserte på fakturamottaksprosess Gevinstrealisering vil i tillegg kunne hentes ut på ordrematching Obligatoriske felter på faktura? Hva dekkes av EHF?
FELT/INFO Beskrivende Org.Nr Både leverandør og Kunde Felt1 Bestillers/attestants nummer og navn Felt2 Anvisers nummer og navn Felt3 Kostnadssted (Ansvar/enhet) Ordrenr Bestillingsnummer Art 3 siffer (kostra) + interne Funksjon 3 siffer (kostra) + intern Prosjekt Internt i kommune Mva Mva-sats pr. varelinje Beløp Netto pr. varelinje Benyttes feltene likt i alle ERP-systemene og hos leverandørene?
Risikoområder 10 hovedprosesser følges opp
Start arbeid med prosessutvikling Innkjøpsprosesser Leverandørprosesser ERP-prosesser Betalingsprosesser Avviksprosesser Verktøy : BPMN Medfører god dokumentasjon som kan benyttes internt til opplæring og kompetanseheving Riktige krav stilles til eksterne partnerer
Spørsmål til oppfølging for å komme i gang! Sett krav til å få å flere leverandører til å levere efaktura! Aktivisering! Meldingsformidlere som er klare til å avhjelpe fakturaformatkonvertering! Sett krav til eget testmiljø på mottakssiden! Tilpass efaktura-mottak som ivaretar EHF. Få på plass nødvendige tjenester i egen IKT-arkitektur (helautomatisert) Iverksette rutiner for ajourhold og kommunisering av STAMDATA Utvikle samtrafikk mellom Bestillingssystem og fakturasystem (Disposisjonsregnskap og ordrematch) Med EHF vil det (etter hvert) bli mulig å preutfylle: kontering (konto, kostnadssted, tjeneste, mva, beløp ++.) godkjenningssløyfa (bestiller, godkjenner, anviser,++). Ivareta alle betalingsdokumenter (refusjon, tilskudd, utlegg,++)
Oppfordring det lønner seg å komme i gang uansett! Sett krav til egen organisasjon IKT arkitektur Forankre i ledelsen Opplæring og holdninger i egen organisajon Sett krav til samarbeidspartnere ERP-systemer, Meldingsformidler Sett krav til leverandører av varer og tjenester Samhandlingsavtale Tilgjengelig på markedsplass Tekniske løsninger er klare så sett i gang!