Meldal kommune 4. april 2006, versjon 3, redigert 18.06.13 HÅNDBOK I OPPFØLGING AV SYKMELDTE Meldal kommune Planstatus Fagplan Arkivsak og dato År/saksnummer 13/759 Vedtatt av Administrativt vedtatt 19.06.2013
INNHOLD 1. MÅL, OMFANG OG DEFINISJONER 1.1 Innledning 1.2 Målet med håndboken 1.3 Hvem gjelder retningslinjene for? 1.4 Definisjoner 2. Arbeidsgivers ansvar 2.1 Hva skal sektoren/enheten gjøre? 2.2 Hva er nærmeste leder sitt ansvar? 2.3 Hvor søke råd og bistand? 3. Sykmeldtes ansvar/plikter 3.1 Hvilken rolle kan verneombud og tillitsvalgt ha? 3.2 Sykefravær med årsak i psykososialt arbeidsmiljø 4. Økonomi og sykefravær 4.1 Viktig å vite 4.2 Lønn, feriepenger og skatt SIDE 3 3 3 3 4 5 5 5 6 7 7 8 8 8 8 Ved spørsmål kontakt personalavdelingen. 2
1. Mål, omfang og definisjoner 1.1 Innledning Det er den enkelte leder som har hovedansvar for helse, miljø og sikkerhet (HMS) på sin arbeidsplass. Det omfatter også ansvaret for forebygging av sykefravær, oppfølging av sykmeldte og igangsetting, oppfølging og evaluering av tiltak for sykmeldte. Håndboken gir retningslinjer for dette arbeidet. Forebygging av sykefravær gjennom bevisst satsing på eget arbeidsmiljø, er viktig for det tjenestetilbud vi gir våre innbyggere. Derfor bør arbeidsgiver og ansatte organisere arbeidet i kommunen og på arbeidsplassen slik at arbeidsdagen blir mest mulig variert og oppleves mest mulig positivt for den enkelte. Selv med et godt fysisk og psykososialt arbeidsmiljø, kan man ikke gardere seg mot sykdom og sykefravær. Hvis en arbeidstaker blir arbeidsufør på grunn av sykdom, er det viktig og en klar målsetting å forsøke å få han /hun tilbake i arbeid snarest mulig. Arbeidsgiver må derfor innarbeide gode rutiner for hvordan man skal følge opp medarbeidere som er borte fra arbeid på grunn av sykdom. Meldal kommune skal gjennom aktiv oppfølging og tilretteleggingstiltak bidra til at ansatte kan komme tilbake til sitt arbeid, eller beholde passende arbeid. Retningslinjene gjelder for alle medarbeidere i Meldal kommune. 1.2 Målet med håndboken Retningslinjene i håndboken skal: Sikre at ansvarlig leder iverksetter nødvendige tiltak for å forebygge arbeidsrelatert fravær. Sikre at sykmeldte får tilbud om tilrettelegging i samsvar med bestemmelsene i arbeidsmiljøloven (AML) 4-6. Sikre at tiltak blir iverksatt så tidlig som mulig under sykefraværet. Sikre at Meldal kommunes ledere ivaretar kravene i AML, Lov om Folketrygd samt intensjonene om et inkluderende arbeidsliv. Sikre at den sykmeldte får informasjon om rettigheter og plikter i forbindelse med trygd og pensjon. 1.3 Hvem gjelder retningslinjene for? Retningslinjene omfatter ansatte på alle arbeidsplasser i Meldal kommune, og skal anvendes ved hyppig korttidsfravær, sykmelding eller dersom en medarbeider av fysiske, psykiske eller sosiale årsaker har vansker med å utføre sitt ordinære arbeid. Ved spørsmål kontakt personalavdelingen. 3
1.4 Definisjoner Arbeidsgiverperioden: De første 16 dagene av sykmeldingsperioden. Sykepengeåret og maksdato: Sykepengeåret er de første 52 ukene den sykmeldte leverer sykmelding. Maksdato er en dato som NAV beregner for opphør av refusjon for ordinær lønn normalt 52 uker. Sykepenger: Meldal kommune forskutterer sykepenger som refunderes av Folketrygden. Sykemeldt: En medarbeider som er sykemeldt fra hele eller deler av sin stilling som følge av ulykke, sykdom, slitasje eller lignende. Arbeidsavklaringspenger Arbeidsavklaringspenger skal sikre inntekt i perioder en på grunn av sykdom eller skade har behov for bistand fra NAV for å komme i arbeid. Bistanden kan bestå av arbeidsrettede tiltak, medisinsk behandling eller annen oppfølging fra NAV. Søknad om arbeidsavklaringspenger sendes NAV. Se mer på www.nav.no. Nærmeste leder: Nærmeste leder med personalansvar. Uføre/attføringspensjon: En medarbeider som er medlem i KLP kan få uførepensjon fra KLP om vedkommende må slutte eller redusere sin stilling på grunn av sykdom eller skade. Uførepensjon utbetales ikke så lenge han/hun har rett til sykepenger. Det tas også hensyn til om vedkommende har mulighet til å gå over i annet arbeid. Det er ikke et krav at uførheten skal være varig. Finner KLP at attføring kan være hensiktsmessig, kan det i stedet for uførepensjon gis attføringspensjon. Attføringspensjon gis etter de samme reglene som for uførepensjon. Ordningen må ikke forveksles med Folketrygdens uførepensjon, som har strengere inngangsvilkår. KLP: Kommunal Landpensjonskasse. Som hovedregel har alle ansatte i Meldal kommune (med unntak av undervisningspersonale) pliktig medlemskap i KLP, og betaler 2% av lønnen til pensjonskassen. Meldal kommune betaler også prosentvis del av lønnen. SPK: Statens Pensjonskasse. All undervisningspersonell har pliktig medlemskap i SPK og betaler 2% av lønnen til pensjonskassen. Meldal kommune betaler og en prosentvis del av lønnen. Ved spørsmål kontakt personalavdelingen. 4
2. Arbeidsgivers ansvar Arbeidsgiver har et overordnet ansvar for at sykefraværsoppfølging skjer i henhold til vedtatte retningslinjer, AML, Lov om Folketrygd og avtale om et inkluderende arbeidsliv. Gjennom at Meldal kommune er en IA bedrift, er det etablert rutiner for oppfølging av sykmeldte. Som hovedregel forplikter Meldal kommune seg til å følge opp sykmeldte inntil 2 år etter sykepengeperioden. Hvis den sykmeldte har vært arbeidsufør i mer enn disse 2 årene og fortsatt ikke kan gjenoppta arbeidet, skal det foreligge en skriftlig oppsigelse fra en av partene. Unntaksvis kan det gis permisjon utover 2 år, når arbeidstakers prognose tilsier senere arbeidsførhet. Jfr. Retningslinjer for rettigheter og plikter i tilsettingsforhold ved langvarig sykdom. 2.1 Hva skal sektoren/enheten gjøre? Den enkelte enhet har det primære ansvar for egne ansatte under hele sykefraværsperioden. For fullt ut å kunne utnytte kommunens mangfold av arbeidsplasser og stillinger, er det nødvendig med et utstrakt samarbeid mellom enhetene/sektorene om arbeidstreningsplasser og mulige alternative stillinger. Den enkelte enhet skal til enhver tid ha oversikt over egne ansatte som er sykmeldt. Leder skal informere personalavdelingen dersom det er behov for å vurdere arbeidsutprøving ved en annen enhet. 2.2 Hva er nærmeste leder sitt ansvar? Nærmeste leder skal holde kontakt med og informere den sykmeldte under hele sykefraværs. Leder sitt ansvar under sykemeldingsperioden: Med mindre det er åpenbart unødvendig, skal det utarbeides oppfølgingsplan i forbindelse med sykmeldinger som strekker seg over flere uker. Oppfølgingsplan skal utarbeides av nærmeste leder og den sykmeldte i fellesskap snarest og innen 4 uker etter sykmelding. Oppfølgingsplanen skal sendes sykmelder. Senest innen 7 uker skal arbeidsgiver innkalle til dialogmøte 1. Sykmelder skal delta, med mindre den sykmeldte ikke ønsker det, eller det ikke anses som hensiktsmessig. Bedriftshelsetjeneste skal være representert. Innen 9 uker skal arbeidsgiver rapportere til NAV og sende inne rapporteringsskjema og oppfølgingsplan. Etter 26 uker innkaller NAV til et dialogmøte 2 hvor leder skal delta. Revidert oppfølgingsplan skal sendes inn 1 uke før møtet. Den sykmeldte og leder blir innkalt, samt sykmelder dersom NAV anser det hensiktsmessig. Ved behov kan alle parter innkalle til dialogmøte 3. For utfyllende informasjon, se www.nav.no. Ved søknad om virkemidler bør oppfølgingsplanen kopieres og oversendes NAV. Oppfølgingsplanen kan etterspørres av NAV i forbindelse med behandling av saker, og av arbeidstilsynet i forbindelse med tilsyn i virksomheten. Ved spørsmål kontakt personalavdelingen. 5
2.3 Hvor søke råd og bistand? Personalavdelingen er en støttetjeneste for enhetene. Utover dette kan det søkes bistand hos bedriftshelsetjenesten, den sykemeldtes fastlege, NAV eller hos andre offentlige etater. IA-hovedkontakt Personalsjef i Meldal kommune er ansvarlig IA-hovedkontakt. Hos ansatte ved personalavdelingen kan ledere få hjelp og veiledning om sykefraværsoppfølging og tiltak. Disse kan fungere som bindeledd til andre samarbeidspartnere, eksempel utprøving ved annet arbeidssted og være et bindeledd til NAV lokalt og til NAV arbeidslivssenter. NAV lokalt og NAV arbeidslivssenter NAV skal følge opp alle sykmeldte og samarbeider med arbeidsgiver, fastlege og andre instanser. Som Inkluderende Arbeidslivsvirksomhet har kommunen en fast kontaktperson i arbeidslivssenter. Kontaktpersonen skal bistå kommunen når de ber om råd, veiledning og ved bruk av ulike virkemidler. Folketrygden refunderer sykepenger som Meldal kommune betaler til den sykmeldte, med unntak av de første 16 dagene (arbeidsgiverperioden). Stamina HOT Helse AS Meldal kommune kjøper bedriftshelsetjenester hos Stamina HOT Helse AS. De kan kontaktes for å gi faglige råd og støtte i arbeidet med oppfølging av sykmeldte. Bedriftshelsetjenesten er en ressurs som kan benyttes for å finne gode og varige løsninger på et tidlig tidspunkt. Bistand kan gis i form av samtale, informasjon, rådgiving og tilrettelegging. Husk at bistand også kan søkes før ansatt blir sykmeldt. Sykmelder Sykmelder har et ansvar for å gi en medisinsk vurdering av funksjonsevnen til den sykmeldte. Funksjonsvurderingen skal være et godt utgangspunkt for utprøving og iverksetting av tiltak. Det er enklere for sykmelder å medvirke i tilrettelegging på arbeidsplassen, dersom oppfølgingsplanene inneholder forslag om tilrettelegging. Legen vil da kunne ta stilling til følgende: Hvilke hensyn bør tas ved arbeid/arbeidsrelatert aktivitet? Innspill til tilrettelegging og eventuell gradering Når kan nåværende arbeid gjenopptas, er det behov for tilrettelegging eller er det behov for annet arbeid? Hvis det er behov for å drøfte aktuelle tiltak og opplegg med sykmelder, må dette gjøres med den sykmeldtes samtykke. Dokumentasjon Det er viktig å ha dokumentasjon i forbindelse med oppfølging av sykmeldte. Viktig dokumentasjon legges i personalmappa ved personalavdelingen. Nærmeste leder eller den som tar i mot beskjeden om sykefraværet, fyller ut første del på skjemaet Melding om fravær/egenmelding. Nærmeste leder er ansvarlig for at det skrives referat fra alle møter. Nærmeste leder er ansvarlig for å sende inn individuell oppfølgingsplaner og rapporter egne skjema. Ved spørsmål kontakt personalavdelingen. 6
3. Sykmeldtes ansvar/plikter Den sykmeldte skal bidra positivt til dialog med nærmeste leder om egen funksjonsevne og nødvendige/mulige tiltak for å være i eller komme tilbake til hel eller deltidsarbeid. Levere egenmelding eller sykmelding så raskt som mulig. Opplyse om fraværet er relatert til arbeidssituasjonen. Skal også være aktiv i utarbeidelsen av egen oppfølgingsplan og bidra aktivt i oppfølgingsarbeidet (AML 2-3 punkt 2f). Den sykmeldte skal ta med oppfølgingsplan til sin lege ved neste legetime. I AML 2-3 punkt 2 e heter det: Arbeidstaker skal melde fra til arbeidsgiver dersom arbeidstaker blir skadet i arbeidet eller pådrar seg sykdom som arbeidstaker mener har sin grunn i arbeidet eller forholdene på arbeidsplassen.» Nærmeste leder skal orienteres om fraværets utvikling og når friskmelding kan påregnes. Den sykmeldte plikter å møte når det kalles inn til dialogmøter i forbindelse med sykefraværet. Han/hun kan gjerne ta med seg verneombud, tillitsvalgt eller en annen person til møtet. (AML 2-3 pkt 2g) Den sykmeldte plikter å medvirke til gjennomføring av nødvendige tiltak som blir iverksatt. Den sykmeldte er selv ansvarlig for å søke arbeidsavklaringspenger eller uførepensjon gjennom NAV eller pensjonskassen, når retten til sykepenger fra NAV opphører, normalt etter 52 uker. Personalavdelinga er behjelpelig med å søke om ytelser fra pensjonskassen, legen om ytelser fra NAV. Blir arbeidstaker innvilget hel eller gradert tidsbegrenset uførepensjon, skal han/hun søke permisjon fra sin stilling/ den del av sin stilling som man har fått innvilget uførepensjon for. 3.1 Hvilken rolle kan verneombud og tillitsvalgte ha? Den sykmeldte kan på et hvert tidspunkt under sykefraværet bruke verneombud, tillitsvalgt eller en annen person som vedkommende har tillit til som rådgiver og veileder. Dersom det er aktuelt å overføre den sykemeldte til annet arbeid, skal arbeidstaker og arbeidstakers tillitsvalgte tas med på råd før saken avgjøres (AML 4-6 ). 3.2 Sykefravær med årsak i psykososialt arbeidsmiljø Om sykefraværet skyldes arbeidsmiljøet, og dette er vanskelig å ta opp med nærmeste leder, bør den sykmeldte kontakte enhetsleder/sektorsjef eller personalavdelingen. Tillitsvalgte og verneombud kan også kontaktes. Den sykmeldte kan kontakte bedriftshelsetjenesten for å finne en videre løsning for videre oppfølging under sykefraværet. Ved spørsmål kontakt personalavdelingen. 7
4. Økonomi og sykefravær 4.1 Viktig å vite Økonomisk ansvar for tiltak Vedkommende avdeling/enhet har det økonomiske ansvaret for tiltak som iverksettes for den sykmeldte. Refusjonsordninger benyttes der hvor slike finnes. Det er personalavdelingen v/lønningsansvarlig som sender og følger opp refusjonskrav. Refusjon fra NAV NAV refunderer sykepenger som Meldal kommune betaler til den sykmeldte, med unntak av de første 16 dagene (arbeidsgiverperioden). Unntak for arbeidsgiveransvar i arbeidsgiverperioden Det kan søkes unntak for arbeidsgiveransvar for sykepenger i arbeidsgiverperioden ved: Kronisk sykdom som medfører hyppige og/eller lengre sykefravær Svangerskapsrelatert sykefravær (kan søkes om unntak 3 mndr. tilbake i tid) Det vil si at sykepengene også de første 16 dagene refunderes fra Folketrygden. Både arbeidstaker, arbeidsgiver og fastlege kan søke. 4.2 Lønn, feriepenger og skatt Lønn generelt Den sykmeldte mottar sykepenger fra Meldal kommune de første 52 ukene han/hun er sykmeldt (sykepengeåret). Dette inkluderer også variable tillegg etter oppsatt turnusplan. Retten til sykelønn i arbeidsgiverperioden opparbeides igjen etter 16 dager i arbeid. Retten til lønn under sykdom bortfaller dersom fraværet ikke blir tilfredsstillende dokumentert. Etter at sykepengerettighetene er opphørt, vil han/hun få utbetalt ca. 66% av ordinær lønn fra Folketrygden og pensjonskassen (KLP eller SPK). Rettigheter i forhold til lønn ved sykdom, se Hovedtariffavtalen pkt 8.2. Lønn ved omplassering til lavere lønnet stilling etter fullført attføring Der det skjer omplassering til lavere lønnet stilling, skal arbeidstakeren som hovedregel beholde sin opprinnelige grunnlønn som en personlig ordning (HTA 3.4.1). Feriepenger Meldal kommune har vedtatt at det skal være full opptjening av feriepenger under sykdom. Skatt Redusert inntekt det andre sykepengeåret kan ha betydning for den sykmeldtes skattetrekk. Vedkommende oppfordres til å ta kontakt med Skatteetaten. Ved spørsmål kontakt personalavdelingen. 8