Anskaffelsesstrategi 2012-2015 for Kristiansund kommune Sak i bystyret 27.03.2012 PS 12/13
Samhandling Nyskaping Optimisme - Raushet Innholdsfortegnelse Innledning... 3 Overordnet mål... 3 Rammebetingelser og styrende dokumenter... 4 Roller og ansvar... 4 Innkjøpsprosess... 4 Nå-situasjon på anskaffelsesområdet... 4 PROSESS- Nå situasjon... 4 Saksprosess og dokumentmaler for anskaffelser... 4 Arbeidsprosess kontraktshåndtering og intranett... 5 Bestilling av varer og tjenester... 5 Videreutvikling prosess... 5 TEKNOLOGI- Nå situasjon... 5 Intranett... 5 Ehandelsløsning/ elektroniske verktøy... 5 Videreutvikling teknologi... 6 ORGANISASJON- Nå situasjon... 6 Roller og ansvar... 6 Samhandling enheter og innkjøpstjenesten... 6 Innkjøpssamarbeid... 7 Videreutvikling organisasjon... 7 Roller og ansvar... 7 Samhandling enheter og innkjøpstjenesten... 7 Innkjøpssamarbeidet... 8 KOMPETANSE- Nå situasjon... 8 Videreutvikling kompetanse... 8 STYRING AV FORBRUK- Nå situasjon... 9 Videreutvikling styring av forbruk... 9 SAMFUNNSANSVAR OG OMDØMME- Nå situasjon... 10 Miljøkrav... 10 Rettferdig handel Fairtrade... 10 Initiativ for etisk handel... 10 Reserverte kontrakter og ideelle organisasjoner... 11 Universell utforming... 11 Leverandørutvikling... 11 Videreutvikling samfunnsansvar og omdømme... 11 Ønsket videreutvikling frem til 2015... 12 Side 2 av 12
Innledning Kristiansund kommune ønsker med å utarbeide anskaffelsesstrategi å fastsette en plan for ønsket videreutvikling innen anskaffelsesområdet. Det er valgt å ta utgangspunkt i nå- situasjon på sju ulike områder: Prosess, teknologi, organisasjon, kompetanse, styring av forbruk, og samfunnsansvar og omdømme. Deretter har man gjort vurdering knyttet til hvordan kommunen bør prioritere for å videreutvikle seg, slik at man oppnår det overordna målet om at sikrere, bedre og enklere innkjøp skal gi bedre tjenester. Riksrevisjonen og media har satt stor fokus på viktigheten av overholdelse av regelverket, da særlig knyttet til korrupsjonsavsløringer de seneste årene. Formelle krav om blant annet internkontroll er hjemlet i Kommunelovens 23 (2) hvor det står: Administrasjonssjefen skal sørge for at administrasjonen drives i samsvar med lover, forskrifter og overordnede instrukser, og at den er gjenstand for betryggende kontroll. Det ligger således til rådmannen å sørge for at regelverket følges og at internkontrollen fungerer. Det har de siste årene blitt økt fokus på internkontroll i det offentlige, for å sikre at regelverk og interne retningslinjer overholdes, samt avdekke eventuelle områder hvor man ikke er gode nok til å dokumentere prosesser. Innkjøpsfaget innen det offentlige er blitt mer komplekst de senere årene med en økende regelstyring. Det er i tillegg til innkjøpsfaget og regelverk for offentlig anskaffelser svært mange andre områder som griper inn i anskaffelsesprosessene. Den nye Offentleglova har en meroffentlighet som er utfordrende for innkjøperne, da man også må sikre at man ikke avslører tilbydere sine forretningshemmeligheter. I tillegg kommer regler om miljø, sosial dumping, rettferdig- og etisk handel, LCC og innovasjon. Utfordringer ved anskaffelser i offentlig sektor og oppfyllelse av lovverket vil derfor ha sterk fokus fremover. Sentrale utfordringer er økt konkurranseeksponering av anskaffelser, økt avtalelojalitet og økt fokus på effektivitet. Det å drive kostnadseffektivt og forvalte de offentlige ressurser på en forsvarlig måte, er svært viktig for å kunne gi bedre tjenester. Kristiansund kommune har et potensial for å videreutvikle seg og utnytte ressursene på en mer effektiv og profesjonell måte, både ved å effektivisere prosesser ved hjelp av elektroniske løsninger og ha fokus på kompetanseheving og samarbeid over faggrensene. Kristiansund kommune er den største kommunen i Nordmøre interkommunale innkjøpssamarbeid, samt tjenestested for den ansatte i Nordmøre interkommunale innkjøpssamarbeid (NII). Det er således viktig at Kristiansund kommune tar ansvar og bidrar til at regionen øker sin kompetanse og bruker sin markedsmakt slik at man oppnår anskaffelser som gir høy kvalitet og er kostnadseffektiv. Utfordringer som er vurdert i utarbeidelsen av anskaffelsesstrategien er: Hvordan skal vår innkjøpsorganisasjon organiseres? Hvordan ta i bruk muligheter i regelverk? Hvordan kan vi utøve samfunnsansvar gjennom utførelse av markedsmakt? Hvilke muligheter gir bruk av elektroniske verktøy til å påvirke rapportering, utnyttelse av økonomisystem, intern kontroll, leverandørstyring? Hvilke økonomiske effekter kan oppnås ved bedre innkjøp? Hovedfokus og overordnede mål Gode rutiner og gjennomtenkte systemer for kommunens innkjøp vil generere bedre omdømme, mer rasjonelle arbeidsprosesser og bedre betingelser i markedet, som igjen vil styrke kommunens primære oppgaver. Dette uttrykkes gjennom følgende hovedfokus for innkjøpsområdet: Profesjonelle innkjøp - bedre tjenester Overordnede mål med utarbeidelse av en anskaffelsesstrategi kan oppsummeres slik: Sikrere innkjøp o Færre feil og bedre kontroll gjennom elektronisk sporbarhet Bedre innkjøp o Prisgevinster gjennom økt lojalitet til inngåtte avtaler og bedre grunnlag for inngåelse av nye avtaler Enklere innkjøp o Mindre administrasjon og redusert tidsbruk gjennom mer effektive og enklere rutiner Side 3 av 12
Rammebetingelser og styrende dokumenter Det er flere eksterne og interne rammebetingelser og styrende dokumenter som regulerer anskaffelsesområdet. Lov og forskrift om offentlige anskaffelser og andre lover, er eksempler på eksterne styringsdokumenter. Delegasjonsreglementet, Økonomihåndbok og Innkjøpshåndbok er eksempler på interne styringsdokumenter. Roller og ansvar Rådmannen plikter å sørge for at krav fastsatt i gjeldende regelverk for offentlige anskaffelser systematisk følges opp, og at det praktiske arbeid dokumenteres. Roller og ansvar i forhold til anskaffelser er definert i innkjøpshåndboken, og bygger på gjeldende delegasjonsstruktur i Kristiansund kommune. Dette er blant annet beskrevet i økonomihåndboken. Innkjøpshåndboka skal hjelpe kommunen til å ta riktige valg i forhold til bruk av prosedyrer ved anskaffelser for kommunen. Håndboka er bygget opp med en overordnet del og en prosessorientert del. Dette skal være en veileder til å følge prosessen fra begynnelse til slutt. Håndboka gjelder for alle som har fullmakt til å foreta anskaffelser for Kristiansund kommune. Anskaffelsesprosess Gjennom felles forståelse og etablerte retningslinjer skal det sikres at anskaffelsesprosessen skal være helhetlig og lik for hele kommunen. Dette skal gjelde for alle typer innkjøp varer, tjenester, bygg og anlegg. Prosessen skal sikre at innkjøper ivaretar både de formelle kravene til en offentlig anskaffelse, følger kommunens etiske retningslinjer, samt sikrer et best mulig økonomisk resultat for kommunen. Beskrivelse av innkjøpsprosesser ligger i innkjøpshåndboken, og går fra et behov oppstår til oppfølging av anskaffelsen. I prosessbeskrivelsene finner man løsninger for hvordan man kan ivareta behovet for erfaringsoverføring mellom personer, samtidig som det opplyses om hvordan innkjøpsprosesser skal dokumenteres jf. protokollplikt (med blant annet vesentlige beslutninger som tas underveis i en anskaffelsesprosess). Behov Markedsvurdering Konkurranse - grunnlag Evaluering Bestilling Utarbeide kravsspesifikasjon Kunngjøring Kontraktstildeling Oppfølging Protokollføring Erfaringsoverføring Figur 1. Anskaffelsesprosess Gjennomgang av anskaffelsesområdet Som et utgangspunkt for den videre vurderingen av hvilke målsetninger og tiltak som er nødvendige å iverksette innenfor anskaffelsesområdet, er det hensiktsmessig å etablere et bilde av nå -situasjonen i Kristiansund kommune. Beskrivelsen i det følgende er ikke ment å være en fullstendig og detaljert redegjørelse for status på området, men peker på vesentlige forhold innenfor hvert delområde. Anskaffelsesområdet er delt opp i sju ulike områder: Prosess, teknologi, organisasjon, kompetanse, styring av forbruk, og samfunnsansvar og omdømme. Det vil i det påfølgende beskrives nå- situasjon og ønsket videreutvikling for hvert av områdene. PROSESS- Nå situasjon Saksprosess og dokumentmaler for anskaffelser Det er laget mal for hva som skal arkiveres i en anskaffelsesprosess i kommunens saksbehandlingssystem, ephorte. Denne malen tar for seg aktiviteter i anskaffelsesprosessen fra behovet avklares og spesifiseres til leveransen gjøres og deretter oppfølging av leveransen i avtaleperioden/garantiperioden. Kravet knyttet til protokollføring og erfaringsutveksling ivaretar de formelle dokumentasjonskrav som stilles til offentlige anskaffelser. Dette er også beskrevet i innkjøpshåndboken. Side 4 av 12
Arbeidsprosess kontraktshåndtering og intranett Kommunen har ikke et eget kontraktshåndteringsverktøy, men oversikt over inngåtte rammeavtaler ligger på intranett. Her er det informasjon om varighet på avtalen og grunnleggende betingelser, samt kontaktpersoner internt og hos leverandør. For enhetsledere og de som har fått delegert myndighet til å gjennomføre avrop på rammeavtaler, ligger ytterligere informasjon om betingelser som priser, responstid, leveringstid tilgjengelig. Kontraktsoppfølging er i dag et manuelt system basert på excel, outlook og sharepoint. Bestilling av varer og tjenester Økonomihåndboken setter krav til arbeidsprosesser fra bestilling, varemottak og betaling. Prosessen inneholder følgende aktiviteter: bestilling, mottak, kontroll, attestasjon, anvisning, betaling. Innkjøpshåndboken innehar informasjon om hvordan bestillinger skal gjennomføres, mens delegasjonsreglementet gir bestemmelser om hvordan rettigheter til bestillere skal delegeres. Videreutvikling prosess Det er et mål at Kristiansund kommune har en innkjøpskultur med en klar og entydig arbeidsflyt som hindrer dobbeltfunksjoner i anskaffelsesprosessen. Det er økt fokus i organisasjonen på at anskaffelsesprosessene dokumenteres i saksbehandlingssystemet etter de maler som er utarbeidet. Ønsket utvikling: Alle bruker mal for arkivering av anskaffelser. TEKNOLOGI- Nå situasjon Intranett Siden 2009 har innkjøpstjenesten utviklet egne sider på intranett hvor det er gjort tilgjengelig informasjon og kursmateriell om offentlige anskaffelser, kommunens interne retningslinjer, linker til relevante fagsider på intranett og lignende. Det er i tillegg utarbeidet maler for konkurransegrunnlag, protokoller, kontraktsdokumenter og arkiveringsrutiner for anskaffelser. Ved inngåelse av nye avtaler legges et kort resymé om grunnleggende betingelser for disse tilgjengelig på intranett. For avtaler som er under arbeid er det lagt ut informasjon om arbeidet inkludert informasjon om hvem som deltar i faggrupper, plan for prosess frem til ny avtale er på plass osv. For enhetsledere og andre sentrale innkjøpere, gjøres ytterligere informasjon tilgjengelig på intranett, herunder komplett kontrakt og prislister. Formålet er at ansatte enkelt via intranett kan tilegne seg kompetanse og kunnskap om hvilke avtaler kommunen har inngått og hva som er gjeldene praksis når et behov oppstår som ikke dekkes av eksisterende avtaler. Det er også mulig for gruppediskusjon med innkjøpstjenesten eller andre innkjøpere via intranett. Ehandelsløsning/ elektroniske verktøy Det offentlige Norges satsning på ehandel har sine røtter i Stortingsmelding 41 (1998-1999), med visjonen om at Norge skal være i fremste rekke i bruk av elektronisk handel og forretningsdrift. ehandel defineres som hele transaksjonskjeden fra behovsidentifiseringen til betalingen. Dette inkluderer elektroniske prosesser knyttet til utlysning og evaluering av innkomne tilbud, selve innkjøpsprosessen, fakturabehandlingen og bokføring/betaling. DIFI er en pådriver for at det offentlige skal ta i bruk elektroniske verktøy, og er en samarbeidspartner når Kristiansund kommene sammen med NII tar i bruk e-handelsplattformen. Behov Markedsvurdering Konkurranse - grunnlag Evaluering Bestilling Utarbeide kravsspesifikasjon Kunngjøring Kontraktstildeling Oppfølging Figur 2: Anskaffelsesprosess grønne markeringer på områder som i dag gjennomføres med elektronisk verktøy. For Behov og Oppfølging finnes ikke elektroniske verktøy som kan automatisere disse prosessene, men for definering av Behov vil en imidlertid kunne ta utgangspunkt i tilgjengelige regnskapsdata som dokumenterer innkjøpsatferd/volum, i tillegg til bruk av faggrupper. For Markedsvurdering, Utarbeidelse av kravspesifikasjon og Konkurransegrunnlag, kan mal for arkivering i ephorte brukes som en prosessveileder sammen med innkjøpshåndboken. I prosessene Kunngjøring (inkl. innsending av tilbud) og Kontraktstildeling (inkl. evaluering av tilbud) finnes det i dag ikke elektroniske verktøy, og konkurransene lyses ut via www.doffin.no. Side 5 av 12
I prosessen fra Bestilling til Betaling har enhetene brukt netthandelsløsningene til leverandørene, men noen bestiller også pr telefon. Enkelte enheter bruker også rekvisisjoner når de handler i butikker, eller sender bestilling på telefaks. Ved bruk av netthandelsløsninger sikrer man dokumentasjon på bestilling, jf etterprøvbarhet av avtalt pris i forhold til faktura. Ved kjøp via telefon, mangler man denne dokumentasjonen. Ved direkte kjøp i butikk er man avhengig av å kontrollere kvitteringer mot faktura manuelt. Kristiansund kommune har tatt i bruk bruk eordre 1 løsningen på e-handelsplattformen med utvalgte pilotenheter. Dette er en del av e-handelsprosjektet hvor Kristiansund og Eide kommune er piloter for Nordmøre interkommunale innkjøpssamarbeid. Prosjektet er finansiert med skjønnsmidler fra Fylkesmannen og deltakende kommuner i NII 2. Planen er at dette i løpet av 2012/2013 skal rulles ut i alle enheter. Når det gjelder Oppfølging av kontrakter med leverandører er det nødvendig å ta i bruk et avtaleforvalterverktøy. Dersom man velger å ta i bruk et KGV- verktøy 3, vil trolig kontraktsoppfølging kunne inngå som del i løsningen. Det finnes i dag ikke elektroniske løsninger for alle deler av anskaffelsesprosessen, men ved å ta i bruke elektroniske støtteverktøy i deler av prosessene, vil man kunne oppnå gevinster, slik som man gjorde da man i 2005 innførte skanning av inngående faktura i Kristiansund kommune. Videreutvikling teknologi Kristiansund kommune har et potensial for å effektivisere anskaffelsesrutiner ved å ta i bruk elektroniske verktøy. Dette vil også bidra til å sikre at de grunnleggende prinsipper i LOA 5 etterleves i forhold til etterprøvbarhet og sporbarhet. I tillegg til at det vil bidra til økt lojalitet til rammeavtaler, økt konkurranse og vil redusere antall feil knyttet til bestillinger. Kristiansund kommune vil blant annet innføre e-handel for å bidra til dette. eordre er basisløsningen for å ta i bruk e- handelsplattformen. Ved også å ta i bruk en sluttbrukerapplikasjon, eksempelvis løsning i Agresso, Visma, Basware, ligger det muligheter for en utvidet funksjon ved at man kan få på plass en integrasjon som medfører at ordre kan matches med faktura. En utvidet bruk av e-fakturaløsninger vil være en videreføring av NII sitt e-handelsprosjekt, enten via e-handelsplattformen, eller direkte med aktuelle leverandører som ikke er aktuelle som leverandører på e- handelsplattformen (typisk abonnementer og lignende). Det vil også i strategiperioden gjøres vurderinger knyttet til om man bør anskaffe KGV- verktøy (konkurransegjennomføringsverktøy). Fordelen med KGV- verktøy er at man sikrer at anskaffelsene gjennomføres i henhold til det til enhver tid gjeldene regelverk, samt at protokoll utarbeides underveis i IT løsningen/systemet. En slik løsning vil også forenkle en del arbeidsoperasjoner for både Kristiansund kommune og leverandører ved innlevering av tilbud. I tillegg innehar en KGV løsning kontraktsoppfølgingsverktøy. Ved å ta i bruk KGV vil man nå mange leverandører på en kostnadseffektiv måte, redusere direkte kostnader knyttet til porto og fysisk tilstedeværelse, redusere ressursbruk til å utforme konkurransedokumenter da løsningen tilbyr standarder - men også i forhold til kvalifisering og evalueringsprosessen. KGV gir mer effektiv innkjøpssyklus da mye kan gjøres elektronisk, noe som er tidsbesparende både for oppdragsgiver og leverandører. Ønsket utvikling: Anskaffe sluttbrukerløsning for e-handel, slik at anskaffelser som gjøres på e-handelsplattformen blir integrert mot økonomisystem, og kan konteres rett i regnskapet når e-faktura kommer inn. Anskaffe KGV- verktøy for gjennomføring av anskaffelse, og kontraktsstyringsverktøy. ORGANISASJON- Nå situasjon Roller og ansvar Det er utarbeidet en innkjøpshåndbok hvor det er definert en klar rollefordeling. Innkjøpstjenesten skal være en faglig kompetanseenhet som kan bistå enhetene med innkjøpstekniske problemstillinger, mens enhetene skal bistå med fagkompetanse inn i faggrupper. Faggrupper etableres for å utarbeide kravspesifikasjon i konkrete anskaffelsesprosesser. Samhandling enheter og innkjøpstjenesten I gjennomføring av anskaffelsesprosesser er det mange ulike berøringspunkter mellom innkjøpstjenesten og enhetene. Det er utfordrende å samhandle mellom ulike fagområder, men erfaringen viser at man får frem de beste avtalene ved 1 eordre- bestillingsløsning på ehandelsplattformen 2 Nordmøre interkommunale innkjøpssamarbeid 3 Konkurransegjennomføringsverktøy (KVG-verktøy) Side 6 av 12
tverrfaglig samarbeid. Det er et forbedringspotensial i forhold til optimal samhandling, på tvers av fagområdene. I dag kommer det mange ad-hoc henvendelser til innkjøpstjenesten, og det er et behov for å få en forbedret strukturere på behovet som meldes inn slik at henvendelsene kan behandles raskt og ikke forsinke fremdriften. Kristiansund kommune skal foreta sine innkjøp innen den rammen regelverket fastsetter, men i tillegg er det også et klart mål at alle enheter skal kunne gjøre sine innkjøp så rimelig og effektivt som mulig. Mer kostnadseffektive innkjøp medfører økte økonomiske rammer til kommunes tjenesteproduksjon. Det er et forbedringspotensial i forhold til å formidle informasjon, samt i forhold til å redusere antall bestillere/avropere for å samkjøre innkjøpene og oppnå mer kostnadseffektive kjøp. Det finnes i dag et relativt lite antall innkjøpsansvarlige ute i enhetene, og det er foruten innkjøpstjenesten noen få ansatte som har tilgang til å legge ut konkurranser på Database for offentlig innkjøp; http://www.doffin.no/. Det lyses i tillegg ut en rekke konkurranser av eksterne konsulenter på vegne av Kristiansund kommune. Innkjøpssamarbeid Kristiansund kommune har vært en del av Nordmøre interkommunale innkjøpssamarbeid siden oppstarten i 2002. Dette er formalisert etter Kommuneloven 27, og i dag er hele 12 kommuner en del av dette samarbeidet. Disse kommunene er: Averøy, Aure, Eide, Fræna, Gjemnes, Halsa, Rindal, Smøla, Sunndal, Surnadal og Tingvoll. Samarbeidskommunene finansierer årlig en stilling ved Innkjøpstjenesten. Målsetting med samarbeidet er å effektiviser anskaffelsesprosessene på rammeavtaler og ved økt volum oppnå bedre betingelser og reduksjon av anskaffelseskostnadene. Det er ressursbesparelsene for samarbeidskommune da den enkelte samarbeidskommune slipper å gå ut med konkurranse på de områder der en har felles avtaler. Innkjøpstjenesten bruker et ekstranett for å formidle informasjonen om inngåtte avtalene til kommunene. I første rekke for å effektivt informere om rammeavtaler som er inngått, men også for å kunne fortelle om status på arbeid med nye avtaler, gi kommunene verktøy for gjennomføring av egne anskaffelser, herunder maler for konkurransegrunnlag, kontrakter, arkiveringsrutiner. Samarbeidet gir innkjøpsansvarlige hos kommunene tilgang til et fagmiljø, som igjen stimulerer til faglig utvikling og kompetanseheving. Innkjøpssamarbeidet er opptatt av å heve innkjøpskompetansen innad i egen organisasjon, og en del av samarbeidet er å arrangere felles kurs for kommunenes innkjøpere. Videreutvikling organisasjon Roller og ansvar Rollene er klart definert, men det er et potensial for å videreutvikle innkjøpskompetansen til de som deltar i faggrupper og som har ansvar for å ivareta det faglige perspektivet. Ønsket utvikling: Deltakere i Faggrupper bør inneha innkjøpskompetanse på tilstrekkelig nivå, og også delta i oppfølging av kontraktene etter standardprosedyre/ frekvens fastsatt av Innkjøpstjenesten og får derfor en aktiv rolle i hele kontraktsperioden. Samhandling enheter og innkjøpstjenesten Det er behov for bedre koordinering og oversikt over hele innkjøpsområdet i Kristiansund kommune, noe som tilsier at det bør etableres et mer fast og forpliktende samarbeid, bl.a. for å sikre at Kristiansund kommune opptrer mest mulig enhetlig i forhold til leverandørmarkedet, sikre bruk av felles standarder, prosedyrer og maler. Det kan etableres fora for innkjøpsfaglig ansvarlige for å sikre kompetanseoverføring og samordning av verktøy, prosedyrer mv. Kristiansund kommune sitt behov for anskaffelser på ett område, må sees i sammenheng med tilsvarende behov på andre områder og koordineres via ett punkt som naturlig bør være Innkjøpstjenesten. Der det er få avdelinger som er interessenter, kan eieransvaret for avtalen legges til største bruker eller til Innkjøpstjenesten i de tilfeller der avtalen vil bli brukt av hele Kristiansund kommune. Med eieransvar følger også oppfølgingsansvar etter standardprosedyre/frekvens. Faggrupper har en viktig og nødvendig rolle for å sikre at det anskaffes rett produkt/tjeneste i forhold til kommunens behov, samtidig som det sikres grundighet og bredde i leverandøroppfølgingen. Konkret betyr dette at dersom en enhet har behov for å anskaffe varer/tjenester innen en bestemt kategori, må dette behovet meldes til Innkjøpstjenesten som da må undersøke om andre enheter har behov for avtaler innenfor samme område. Når innkjøpsbehovene er identifisert, må Innkjøpstjenesten vurdere leverandørmarkedet, omfang av anskaffelsen, tidligere innkjøpsatferd på området mv. i samarbeid med de som har behov for anskaffelsen. Det sikrer et godt vurderingsgrunnlag for å avgjøre konkurranseform, avtalelengde og øvrige prosedyrer i forbindelse med anskaffelsen. Side 7 av 12
Ordningen med faggrupper som representant for brukerne av innkjøpsavtaler bør i større grad profesjonaliseres ved at disse faggruppene etableres som permanente for de forskjellige produktkategoriområdene. I tillegg må den enkeltes mandat og ansvar i prosessen være avklart. Innkjøpstjenesten må på sin side tilrettelegge for så effektive prosesser som mulig, slik at ressursbruken i faggruppene kan minimeres. Når det gjelder ikke-gjentagende anskaffelser, vil det fortsatt være hensiktsmessig å oppnevne adhoc-faggrupper. Det er også behov for å styrke kompetansen på bestillerleddet for å sikre korrekte innkjøp/avrop innenfor rammeavtaler, og i henhold til retningslinjer/forskrifter. E-handelsprosjektet inneholder et kort kurs som de som skal få tilgang til å handle på e-handelsplattformen må gjennomgå. Her vil de få informasjon om hvordan gjøre gode innkjøp, hvor informasjon ligger tilgjengelig og bruk av ny eordre løsning. Bruk av e-handelsplattformen vil også redusere problematikk knyttet til leverandørbytte. Ønsket utvikling: Det bør vurderes å stille krav om sertifiseringskurs innen offentlig anskaffelser for å ha rett til å publisere konkurranser på www.doffin.no. Alle kommunale konkurranser lyses ut via kommunen sin doffin side. Bedre oppfølging og/ eller redusere bruk av eksterne konsulenter ved gjennomføring av anskaffelser. Konsulenter brukes på sitt respektive fagfelt, men bør ikke alltid brukes på det innkjøpstekniske. Systematisk opplæring av innkjøpere/avropere på rammeavtale. Innkjøpssamarbeidet Det er fra samarbeidskommuene et ønske om å kjøre rammeavtaler på flere kategorierområder, og da spesielt innen tekniske tjenester. Det har også vært flere henvendelser med ønske om bistand i enkeltsaker fra noen kommuner. De ønsker som fremkommer fra deltakerne i Innkjøpssamarbeidet må drøftes på bredere basis i denne saken og mål for videre samarbeid må deretter justeres i samsvar med dette. Dette må også ses i sammenheng med prosjektet om mulig samarbeid mellom innkjøpssamarbeidene i ORKidè og ROR. Her har PwC vurdert NII som et mer modent samarbeid, da spesielt i forhold til medbestemmelse og modenhet. Hovedkonklusjonen i rapporten er at et samarbeid mellom Orkide og ROR bør etableres. I et relativt kortsiktig tidsperspektiv vil det ikke være aktuelt å gjøre endringer på dette området. Men det må forsøkes å få på plass rammeavtaler på flere kategoriområder. Ønsket utvikling: Utvikle samarbeidsformen og vurdere utvidede samarbeidsmodeller, gi bedre informasjon, heve kompetansen hos samarbeidspartene. Øke omfanget av felles avtaler. Vurdere mulighet for å utvide antall ansatte innenfor innkjøpsområdet for å kunne etablere flere felles avtaler. KOMPETANSE- Nå situasjon Kartleggingen viser at kompetansen om regelverket for offentlige anskaffelser er variabel internt i kommunen. Alle som arbeider med innkjøp har behov for grunnleggende kunnskap og forståelse for innkjøp innen offentlig sektor. Det er med ulike mellomrom holdt foredrag for enhetslederne om innkjøpsregelverket, og det er blitt gjennomført grunnleggende innkjøpskurs med bistand fra ekstern kursholder. Pr i dag har alle ansatte på innkjøp gjennomgått sertifiseringskurs i regi av KSI, og dette tilbudet er også gitt til sentrale innkjøpere i andre virksomheter i kommunen. Det er i hovedsak innkjøpstjenesten som gjennomfører anskaffelser over 500 000 kroner. Som en del av introduksjonspakken fra økonomiseksjonen til nye enhetsledere, inngår opplæring om offentlige anskaffelse. For enhetsleder og innkjøpere ute i enhetene har det vært arrangert kurs om offentlig anskaffelser, senest med kursholder fra KS Advokatene høsten 2009. Utviklingen av intranett har også hatt et kompetansefokus i forhold til å tilgjengeliggjøre informasjon til ansatte på en enkel måte. Da både om avtaler som kommunen har, men også om regelverk og interne retningslinjer. Det har ikke vært noe særskilt fokus på kompetansebygging i forhold til politikere innen fagfeltet. Videreutvikling kompetanse Det er et potensial for økt samkjøring av behov for kompetanse innen regelverk og generell kompetanse om anskaffelser. Det er også et potensial for å få til en mer systematisk erfaringsutveksling mellom innkjøpstjenesten, innkjøpsmiljø i enheter og kommunale foretak. Her bør man forsøke å utarbeide en felles oversikt når det gjelder bruk av eksterne opplæringstiltak/kurs, samt jevnlige dialogmøter. Det er ingen fastsatte kompetansekrav til innkjøpere/avropere i kommunen. I forbindelse med innføring av e-handel vurderes en sertifiseringsordning for innkjøpere med fokus på kompetanse innen regelverket, interne retningslinjer for hvordan gjøre gode kjøp og systemteknisk i forhold til e-handelsløsningen. Formålet er å gi nødvendige kompetanse Side 8 av 12
til å utføre den del av arbeidet som omhandler innkjøp på en effektiv måte, samt å gi trygghet på å gjøre gode kjøp for virksomheten. Det vurderes kontinuerlig mulighet for å arrangere kurs lokalt og da gjerne i samarbeid med NII, slik at sentrale innkjøpere får mulighet til å øke sin kompetanse uten utstrakt reisevirksomhet og store kostnader. Det er ønskelig at man har slike kurs regelmessig. Det bør vurderes om informasjon om offentlig anskaffelser og tilhørende regelverk skal inngå som del av opplæringen av de folkevalgte. Utfordringene på området Offentlige anskaffelser har økt betydelig de siste årene. Både nye konkurranseformer, økte krav til dokumentasjon av anskaffelsesprosessene og et stadig mer skiftende og internasjonal marked stiller økte krav, særlig til personell som skal styre og lede anskaffelsesprosesser. Det er et stadig sterkere fokus på at offentlige anskaffelser skjer innenfor rammen av regelverket, både fra pressen og næringslivets organisasjoner. Ønsket utvikling: Bidra til mer kostnadseffektive og korrekte anskaffelser gjennom økt kompetanse. Tilpasset opplæring avhengig av rolle i innkjøpsprosessen og plassering i organisasjon. Systematisk, planmessig og tverrfaglig samarbeid om anskaffelser i Kristiansund kommune. STYRING AV FORBRUK- Nå situasjon Kristiansund kommune anskaffet varer og tjenester for omtrent 252 mill. kroner i 2010, fordelt på 1 025 leverandører. Dette utgjorde omtrent 24000 transaksjoner. Anskaffelse fra 35 leverandører utgjorde 65 % av de totale kjøp i 2010, mens 810 leverandører utgjorde 6 % av det totale kjøp. Forbruk i kroner fordelt på antall leverandører 35 lev- 163,5mill.kr 50 lev- 45,4 mill.kr 130 lev- 29 mill.kr 810 lev- 14 mill.kr Mange leverandører gir høye transaksjonskostnader. Det kan være besparelser ved å ha rammeavtaler på flere områder, men også ved å oppnå økt avtalelojalitet på dagens rammeavtaler. Det er trolig noe lekkasjer til andre leverandører i våre etablerte avtaleforhold. Småkjøp fordelt på mange leverandører kan summere seg opp til så store beløp, at det burde ha vært rammeavtaler på området. Det er ikke foretatt en grundig kartlegging av og analyse på alle anskaffelsesområder siden dette er en omfattende og ressurskrevende jobb. Kartleggingen har vært knyttet til aktuelle områder hvor det er gjennomført anbudsprosesser. Egne rapporter bør utarbeides og samtidig må man manuelt ned på fakturanivå for å få eksakte data og eliminere eventuelle feilkilder knyttet til feilkontering osv. Videreutvikling styring av forbruk Det er et potensial for økt koordinering av innkjøpsbehov internt i kommunen vi kan utnytte vår markedsmakt som stor kunde mer effektivt. Det er inngått rammeavtaler som dekker innkjøpsbehovene innenfor flere store og viktige produktkategoriområder og tjenesteområder, men ved å etablere rammeavtaler på flere områder, vil man kunne fremforhandle bedre betingelser samt redusere antall faktura og kostnader knyttet til behandling av disse. Det er et potensial for å utarbeide bedre målingsverktøy, slik at man systematisk kan sammenligne utviklingen i organisasjonen, ved bruk av eksempelvis benchmarking. Dermed kan man tidligere vurdere områder man burde ha rammeavtaler på i forhold til ressurser som brukes på ulike produktkategoriområdet/tjenesteområder. For å reduserer ressursbruken er innføring av efaktura et effektivt verktøy. Det medfører at fakturaen sendes elektronisk i økonomisystemet, og reduserer det manuelle arbeidet knyttet til blant annet scanning. Efaktura ligger som del av e-handelsprosjektet til NII. Ved å anskaffe en SBA 4 -løsning vil dette kunne integreres mot økonomisystemet. 4 SBA= Sluttbrukerapplikasjon Side 9 av 12
Ønsket utvikling: Utvikle målsettinger for hva som bør oppnås av prisnivå i den enkelte konkurranse, samt etablere rutiner for systematiske målingsverktøy. Innføre e-faktura løsning. Øke avtalelojalitet. SAMFUNNSANSVAR OG OMDØMME- Nå situasjon I formålsparagrafen i Lov om offentlig anskaffelser (LOA) 1 understrekes det at offentlige anskaffelser skal baseres på forretningsmessighet og likebehandling. Regelverket skal også bidra til at det offentlige opptrer med stor integritet, slik at allmennheten har tillit til at offentlige anskaffelser skjer på en samfunnstjenelig måte. Statlige, kommunale og fylkeskommunale myndigheter og offentligrettslige organer skal under planleggingen av den enkelte anskaffelse ta hensyn til livssykluskostnader, universell utforming og miljømessige konsekvenser av anskaffelsen. I den senere tid er det også blitt poengtert viktigheten av innovasjon for å utvikle markedet. Offentlig sektor som i Norge kjøper for over 400 milliarder kroner i året, kan ved bevisste innkjøp bidra til en samfunnsutvikling som gir en bedre hverdag for innbyggerne og som også vil ha betydning globalt. Med sistnevnte tenker en først og fremst på de krav en kan stille til miljø og livssykluskostnader. Universell utforming er løsninger som kan brukes av alle ut fra den tankegang at det ikke er diagnose som fører til funksjonshemming, men møtet med dårlig funksjonalitet. Det er videre økende krav og interesse for å stille etiske krav til produksjonen av varer og tjenester. Et annet utrykk for økt samfunnsansvar er bestemmelsen i regelverket om reserverte kontrakter. Dette medfører at oppdragsgiver kan begrense konkurransen til virksomhet hvor flertallet av de berørte ansatte er funksjonshemmede slik at de ikke kan utøve arbeid på ordinære vilkår. Når det gjelder omdømme/etikk er det positivt at Kristiansund kommunen har generelle etiske retningslinjer, men det eksisterer ikke egne retningslinjer for innkjøpere. Innkjøpspraksis viser også at lojalitet til å bruke rammeavtaler og følge regelverket ikke er like sterk innenfor alle områder. Miljøkrav Miljøkrav og vektlegging av totale livssykluskostnader er tatt inn i mal for konkurransegrunnlag til leverandør og tildelingskriterier. Det knytter seg likevel relativt stor usikkerhet til hvilke miljøkrav som skal stilles i den enkelte konkurranse, blant annet begrunnet i at det mangler en overordnet strategi på miljøområdet og at markedets modenhet er sterkt varierende. Imidlertid gir dette en mulighet til å påvirke leverandørene. Grunnet ulik modenhet i markedet er det mest hensiktsmessig at det i hver enkelt anskaffelse vurderes hvordan miljøkrav skal hensyntas. Med det menes at det ved hver enkelt anskaffelse vurderes om og hvor det skal stilles krav knyttet til miljø. Det er mulig for kommuner å ha kontrollmedlemskap i Grønt punkt, men medlemskap medfører at det legger en del premisser for alle anskaffelser som gjennomføres, samt krav om rapportering. Kristiansund kommune har av ressursmessige årsaker ikke medlemskap i Grønt punkt. Rettferdig handel Fairtrade Fairtrade er en internasjonal merkeordning for rettferdig handel som garanterer at småbønder og plantasjearbeidere i utviklingsland får tryggere arbeidsvilkår og bedre priser for sine produkter. For å bli Fairtrade kommune, må man oppfylle kravene Fairtrade Max Havelaar stiller. Det var i desember 2011 30 kommuner i Norge som var godkjent som Fairtrade kommune. Kristiansund kommune er ikke Fairtrade kommune. Initiativ for etisk handel Etisk handel er: Samfunnsansvarlig næringsvirksomhet som ivaretar menneskerettigheter, arbeidstakerrettigheter, utvikling og miljø i hele verdikjeden. Kontinuerlig arbeid for håndfast forbedringer av sosiale og miljømessige forhold knyttet til produksjon av varer og tjenester. Å ta samfunnsansvar i vid forstand, gjennom å motarbeid ulovlig og uetisk adferd på ulike områder, eksempelvis gjennom korrupsjon og dyreplageri. Initiativ for etisk handel (IEH) er et ressurssenter og en pådriver for etisk handel. Formålet deres er samarbeid for handel som sikrer menneskerettigheter, arbeidstakerrettigheter, utvikling og miljø. Kristiansund kommune er ikke medlem av IEH, men det stilles krav knyttet til lønns- og arbeidsvilkår gjennom bruk av egenerklæringer og kontraktskrav. Side 10 av 12
Reserverte kontrakter og ideelle organisasjoner I FOA 3-12 vedrørende Reserverte kontrakter åpnet for at en oppdragsgiver kan begrense konkurransen til virksomheter hvor flertallet av de berørte ansatte er funksjonshemmede,. I første rekke vil dette kunne omfatte såkalte Vernede bedrifter som i dag produserer varer/tjenester innenfor mange områder. I forskriften til lov om offentlige anskaffelser fremgår det at for kontrakter om utførelse av helse- og sosialtjenester med en ideell organisasjon, er ikke oppdragsgiver forpliktet til å følge reglene i del II og III i forskriften til LOA, der det stilles detaljerte krav til hele anskaffelsesprosedyren. I Veileder til reglene om offentlige anskaffelser fremgår likevel at kravet om konkurranse også gjelder for denne typen anskaffelser når verdien er over EØS-terskelverdi. Det skal derfor gjennomføres en forenklet konkurranse etter forskriftens del I. Kristiansund kommune har en rammeavtale på kopieringstjenester, hvor konkurranse ble lyst ut som reservert kontrakt. Universell utforming I LOA 6 heter det at en under planleggingen av den enkelte anskaffelse skal ta hensyn til livssykluskostnader, universell utforming og miljømessige konsekvenser av anskaffelsen. Med universell utforming menes her at en skal vektlegge at det som anskaffes kan gjøres tilgjengelig for alle, uavhengig av eventuelle funksjonshemminger. For eksempel ved gjennomføring av konkurranser knyttet til Opera- og kulturhus er det tatt inn krav om universell utforming. Leverandørutvikling Kartlegging viser at det er ujevn og ulik fokus på leverandørutvikling. Det er viktig at kommune opptrer helhetlig og møter markedet med en felles holdning. Videreutvikling samfunnsansvar og omdømme Kristiansund kommune har valgt å ikke være medlem i organisasjoner, men tar ansvar i forhold til bruk av egenerklæringer, kvalifikasjonskrav, tildelingskriterier og kontraktskrav i konkurranser. Det kreves at det gjennomføres oppfølging av de krav som stilles. Dette er en ressurskrevende oppgave, og det jobbes med å utarbeide maler for oppfølging av avtaler med leverandører. Som et prøveprosjekt ble det utarbeidet et skjema for etiske og sosiale krav til leverandør som skal leveres inn med tilbud og som vil brukes av oppdragsgiver til oppfølging og videreutvikling av leverandør i avtaleperioden. Formålet er å sikre at leverandøren ivaretar de krav som stilles, samt å bidra til at leverandøren videreutvikler seg i avtaleperioden. Skjema ble første gang brukt ved utlysning av konkurranser i 2011, og erfaringene vil bli evaluert i forhold til om skjema kan brukes videre eller bør videreutvikles. KS har utarbeidet interne etiske retningslinjer for innkjøp. Disse legger krav på leverandører, og er basert på internasjonale, anerkjente konvensjoner om arbeidsforhold og miljø. Retningslinjene er et utgangspunkt for å forbedre arbeids- og miljøforhold. Kristiansund kommune bør vurdere å følge KS sine interne retningslinjer for innkjøp, og legge krav til leverandører om at KS interne retningslinjer for innkjøp også skal gjelde Kristiansund kommune sine leverandører. Ønsket utvikling: Kristiansund kommunes medarbeidere skal opptre med integritet hva angår etikk og omdømme. Det skal arbeides videre med leverandørutvikling, blant annet gjennom å utarbeide maler for å ivareta oppfølging av leverandører i forhold til samfunnsansvar. Gjøre gjeldende KS interne retningslinjer for innkjøp for Kristiansund kommune. Side 11 av 12
Ønsket videreutvikling frem til 2015 Gjennomgangen av de syv områdene anskaffelsesstrategien er delt inn i, viser at det er ønsker om videreutvikling på flere områder. Under hvert område er det satt opp slike punkter, og disse er innlemmet i mer overordnede og generelle punkter for ønsket videre utvikling frem mot 2015. Dette har resultert i 6 punkter som man frem mot 2015 skal arbeide med å utvikle videre, og disse er; Kristiansund kommunes arbeid med offentlige anskaffelser skal være kjennetegnet av profesjonelle holdninger, høy kompetanse og fokus på etikk og miljø. Det skal arbeides tverrfaglig og systematisk på alle nivåer i en innkjøpsprosess og man skal ha gode prosedyrer for oppfølging av leverandørene. Gjennom målrettet satsning skal Kristiansund kommune være aktive bruker av e-handelsløsninger og elektronisk samhandling, og kommunen skal være en pådriver ovenfor de øvrige deltakerkommunene i Nordmøre interkommunale innkjøpssamarbeid (NII) 5, i forhold til å ta i bruk elektroniske løsninger. Ved samhandling, effektiv organisering og videreutvikling av innkjøpsverktøy, skal innkjøpsfaget ha sterk forankring i Kristiansund kommune. Det er ønskelig at det utvikles måleindikatorer for de avtaler som inngås, slik at man får synliggjort de økonomiske effekter av kommunens anskaffelser på en tydeligere måte. Kristiansund kommune skal være en naturlig samarbeidspartner for andre offentlige aktører. Innkjøpssamarbeidet utvikles og forvaltes i en balanse mellom markedsmakt og samfunnsansvar. Ved å iverksette ønsket anskaffelsesstrategi, vil Kristiansund kommune profesjonaliserer sine anskaffelsesprosesser og således videreutvikle seg. Da vil man kunne utnytte ressursene på en på en mer effektiv måte, noe som vil kunne gi bedre tjenester. 5 Nordmøre interkommunale innkjøpssamarbeid (NII) Side 12 av 12