Felles studieadministrativt tjenestesenter - FSAT OMN Til styret Sak 3 Status fusjoner i 2015-2016, konsekvenser og risikovurdering Bakgrunn Dette notatet er todelt, en statusrapport og en risikovurdering. Risikovurderingen inneholder de samme risikoene som for styremøtet 23. april, men det er lagt til noen nye tiltak/forhold under enkelte av risikoene. I del 1 får styret informasjon om hvilke grep FSAT har gjort for å møte sektorens behov for bistand til fusjonering av FS-databaser siden forrige statusrapport i april. Del 2 inneholder risikovurderingen som styret vil følge på styremøtene fremover. Del 1: Statusrapport 1.1 Stortingsmelding 18: «Konsentrasjon for kvalitet Strukturreform i universitets- og høyskolesektoren» I uke 13 kom Kunnskapsdepartementet (KD) stortingsmeldingen «Konsentrasjon for kvalitet Strukturreform i universitets- og høyskolesektoren» https://www.regjeringen.no/nb/dokumenter/meld.-st.-18-2014-2015/id2402377/ Stortingsmeldingen lager et nytt kart over utdannings-norge og angir hvilke sammenslåinger KD anbefaler med virkningsdato 1. januar 2016 (kategori 1), og hvilke som må utredes nærmere (kategori 2 og Kategori 3). https://www.regjeringen.no/contentassets/9269702f54224a75abf4889ce2833faa/sammenslaing-avlaresteder-21.03_endelig.pdf 11. juni 2015 blir Stortingsmelding 18 behandlet i Stortinget.
1.2 Institusjonenes behov for bistand fra FSAT Siden siste styremøte har følgende institusjoner inngått avtale med FSAT om bistand til fusjon: - Norges teknisk-naturvitenskapelige universitet, Høgskolen i Gjøvik, Høgskolen i Ålesund og Høgskolen i Sør-Trøndelag - UiT Norges arktiske universitet, Høgskolen i Harstad og Høgskolen i Narvik - Universitetet i Stavanger og Høgskolen Stord/Haugesund - Universitetet i Nordland og Høgskolen i Nesna - Campus Kristiania fusjon av 4 FS-databaser - Diakonhjemmet høgskole, Misjonshøgskolen, Haraldsplass diakonale høgskole og Høgskolen Betanien NTNU har i tillegg bedt om bistand til å flytte drift av FS-databasen fra NTNU til USIT. FSAT har ledet flytteprosjektet i samarbeid med prosjektleder fra NTNU. 1.3 Møter med UH-sektoren 1.3.1 Felles workshop om fusjon av FS-databaser 26. 27. mai 2015 FSAT inviterte alle FS-institusjonene som har inngått avtale om fusjonsbistand til seminar om fusjoner 26. 27. mai. Det var totalt 49 deltakere, hvorav 5 fra FSAT. De øvrige deltakerne bestod av både studieadministrativt ansatte og IT-ansatte. Prosjektleder for fusjonsprosjektet fra FSAT, Knut Løvold, var ansvarlig for programmet. Innholdet var fokusert på statusvurdering og egenrefleksjon fra de ulike institusjonene, i tillegg til erfaringsutveksling og diskusjon mellom deltakerne. Programmet bestod av plenumssesjoner, workshops for IT-ansatte for å avklare forholdet mellom FS og omkringliggende systemer, og workshops for studieadministrativt ansatte med fokus på FS-spesifikke spørsmål. Det ble også satt av tid til møter mellom de enkelte fusjonspartnerne. Totalt sett er inntrykket at fusjonsinstitusjonene har nedsatt prosjektorganisasjoner og at arbeidet med rydding i data er kommet i gang. Det er ulike utfordringer for de ulike fusjonspartnerne avhengig av størrelse og kompleksitet, og fremdrift varierer også. Workshopen åpenbarte at enkelte fusjoner kommer til å operere med flere læringsmiljøsystemer (LMS) og arkivsystemer etter fusjon. I første omgang vil en løsning med flere arkiv- og LMS-systemer først og fremst være en utfordring for institusjonene det gjelder. Det er således deres ansvar. FSAT har likevel bedt de aktuelle institusjonene så snart som mulig gi en oversikt over omfang, hva institusjonene kan løse selv og hva de har behov for at FSAT kan løse. Det vil så bli en vurdering hva FS og FSAT kan gjøre for å avhjelpe situasjonen. FS leverer data til flere av disse systemene i dag, en utfordringen blir å sende de riktige dataene til de riktige systemene hvis en institusjon har flere systemer.
1.3.2 Flytting av drift av FS for NTNU I mai har det vært gjennomført en utvidet testperiode med svært intensivt arbeid for å vurdere muligheten for flytting av drift av FS for NTNU til USIT. NTNU har driftet FS på egenhånd siden 1996 og har utviklet mange løsninger mot omkringliggende systemer tett integrert med FS. Den tette koblingen mot omkringliggende systemer ga teknikerne nye utfordringer i forhold til flytting av drift for andre institusjoner. I testperioden har man skrevet om koden for mange av NTNUs lokale integrasjonsløsninger, noe som har gitt positiv effekt. NTNU-IT og USIT-drift har nå god oversikt over integrasjonsløsningene, hva som virker tilfredsstillende og hva som kan forbedres. Det anbefales at det nedsettes et eget prosjekt for å se på hvilke jobber det er hensiktsmessig å utvikle felles webservice-løsninger for, som erstatning for dagens lokale NTNU-kode. Flytting av drift av FS for NTNU er vedtatt helgen 6. -7. juni. 1.4 Overordnet tidsramme for fusjonsprosjektet av FS-baser: - Prosjektstart: Gjennomført o Uke 17 - Seminar 1: Gjennomført o 26. 27. mai - Flytting av drift av FS for NTNU o 6. 7. juni - Prøvefusjon 1: o September/oktober - Seminar 2: o Oktober/november - 1. januar 2016: o Fusjonspartnerne benytter dagens FS-databaser, men har identiske vitnemål, Studentweb mv - Prøvefusjon 2: o Januar/februar 2016 - Fusjon av databaser: o Februar/mars 2016 - Semesterstart høsten 2016 o Klargjøring innen 1. juli 2016
Del 2: Risikovurdering 2.1 Risikovurdering Risiko Det er fortsatt tidlig i prosjektet, men fremdeles mener FSAT at de samme 4 risikoene som ble presentert i april, er de relevante. Det er lagt til noen tiltak og forhold under risiko C og D. Disse er tydeliggjort. A) Utilstrekkelige ressurser FSAT skal i 2015 gjennomføre store organisasjonsendringer, alle skal flytte, og alle løpende ordinære oppgaver skal gjennomføres. I tillegg har FSAT fått midler til å starte arbeidet med vitnemålsbank, samt EU-finansiering til et prosjekt for europeisk resultatutveksling. FSAT er dimensjonert for å gjennomføre planlagte oppgaver. Ressurser for ikke planlagte oppgaver i 2015 må hentes internt i organisasjonen gjennom effektivisering og omprioriteringer. Arbeidet med fusjonering av FS-databasene vil måtte hentes gjennom intern omprioritering. I første omgang vil det ha størst konsekvenser for FS-støtte i perioden. En ansatt i FS-støtte har sagt opp sin stilling fra 1. august, noe som forverrer situasjonen med intern omprioritering ytterligere. Dette vil kunne få konsekvenser for øvrig drift i FS-støtte. Tiltak for å redusere risiko knyttet til utilstrekkelige ressurser vil være: Utarbeide en prioritert liste over oppgaver som skal utføres av FS-støtte Være tydelig på prioriteringene utad slik at brukerne har realistiske forventninger. Vurdere å øke ressursene i FS-støtte midlertidig gjennom bemanningsøkning Risiko er vurdert med utgangspunkt i at planlagte tiltak blir gjennomført (gjenværende risiko). Vi vurderer sannsynligheten for at vi i 2015 har utilstrekkelige ressurser til å nå målene om fusjonene for og konsekvensen av at vi ikke har tilstrekkelige ressurser til å nå målet. Sannsynlighet: 1 Konsekvens: 5 B) Manglende kompetanse FSAT har god erfaring med fusjonering av FS-databaser både for prosjektlederkompetanse og på databasesiden. Tiltak for å redusere risiko knyttet til manglende kompetanse ressurser vil være: Opprette fusjonsteam i FS Flere personer er involvert i fusjon av databaser Planlagte tiltak er gjennomført. FSAT vurderer sannsynligheten for at vi i 2015 har manglende kompetanse til å nå målet og konsekvensen av at vi ikke har tilstrekkelig kompetanse til å nå målet Sannsynlighet: 1
Konsekvens: 4 C) Manglende oppfølging fra FS-institusjonene FSAT er avhengig av å gjennomføre et stramt tidsløp med lite rom for avvik fra prosjektplanen. Vi er derfor avhengig av at den enkelte institusjon følger opp krav fra prosjektleder i FSAT. I møtene med institusjonene som skal fusjonere i april var fusjonsteamet i FSAT opptatt av ledelsesforankring og prosjektorganisering av det kommende arbeidet. Situasjonene er her betydelig bedret og alle fusjonene har nå ledelsesforankring og prosjektorganisering ved institusjonene. Tiltak for å redusere risiko knyttet til manglende oppfølging fra FS-institusjonen vil være: Ledelsesforankring på møtene med institusjonene som skal fusjonere Krav om prosjektorganisasjon for fusjon av FS-databasene på institusjonene som skal fusjonere Gjennomføring av to seminarer som planlagt i prosjektplanen Månedlige telefonmøter/nettmøter med prosjektlederne ved fusjonsinstitusjonene Bruk av verktøyet Jira for å se hvilke oppgaver som er utført og hvilke som gjenstår. Nye tiltak siden april: Oppfølging fra institusjonene om ting FSAT påpeker er viktige for å komme i havn Avslutning av saker i Jira Risiko er vurdert med utgangspunkt i at tiltakene fra april er gjennomført eller igangsatt. Samtidig ser vi at det er ulikt hvor fort arbeidet i den enkelte fusjon skrider frem. Mye arbeid skal gjøres før og etter sommeren, og FSAT vil vurdere nærmere hvorvidt manglende oppfølging fra institusjonene representerer en risiko frem mot septembermøtet. Vi vurderer sannsynligheten for at vi i 2015 har manglende oppfølging fra FS-institusjonene til å nå målet og konsekvensen av at vi ikke får tilstrekkelige oppfølging til å nå målet. Sannsynlighet: 1 Konsekvens: 5 D) Problemer med flytting av drift av FS for NTNU til USIT, og konsekvenser for fusjon av FSdatabasene For de institusjonene som driftes av USIT har databasemedarbeiderne i FSAT tilgang til alle institusjonenes FS-data. Det er derfor enklere å kjøre script som henter data det bør rydde i og kjøre fusjoneringsscriptene. FSAT har høy kompetanse på fusjonering av FS-databaser. NTNU har driftet FS på egenhånd siden 1996 og har utviklet mange omkringliggende systemer knyttet direkte mot FS-basen eller tett rundt FS-basen. God håndtering av omkringliggende systemer er avgjørende for om driften kan flyttes eller ikke. Hvis det ikke lykkes å flytte driften av FS for NTNU vil det bety at data for HiST, HiG og HiAls må flyttes ut av databasene driftet av USIT, og flyttes til NTNU som må gjennomføre fusjonene, ev. med bistand fra FSAT. Tiltak for å redusere risiko knyttet til problemer med flytting av drift av FS for NTNU til USIT og konsekvenser for fusjon av FS-databasene vil være:
Testperiode med flytting av driften av FS for NTNU til USIT, og vedtak om flytting skal foretas eller ikke Å flytte NTNU sin lokale programkode til en lokal database hos NTNU som får logge seg inn direkte inn i FS-databasen på USIT med en dedikert databasebruker Nye tiltak siden april: Omskriving av kode i NTNU sin lokale programkode Eget prosjekt med utvikling av webservices som erstatning for lokal NTNU-programkode Vedtatt flytting av drift av FS for NTNU 6. 7. juni Risiko er vurdert med utgangspunkt i at planlagte tiltak blir gjennomført (gjenværende risiko). Vi vurderer sannsynligheten for at vi i 2015 får problemer med flytting av drift av FS for NTNU til USIT, og konsekvenser for fusjon av FS-databasene til å nå målet og konsekvensen av at vi ikke får tilstrekkelige oppfølging til å nå målet. Sannsynlighet: 1 Konsekvens: 4 Risikomatrise: Sannsynlighet/konsekvens 1 2 3 4 5 5 4 3 2 1 BD AC