VEDLIKEHOLDSSTRATEGI FOR STAVANGER KOMMUNES BYGNINGSMASSE OG AKTUELLE UTEOMRÅDER SAMLET RAPPORT 28.05.13

VEDLIKEHOLDSSTRATEGI FOR STAVANGER KOMMUNES BYGNINGSMASSE OG AKTUELLE UTEOMRÅDER SAMLET RAPPORT 28.05.13 Del I Innledning... 2 1.1 Hva saken gjelder... 2 1.2 Sakens bakgrunn... 2 1.3 Mandat... 2 1.4 Prosjektorganisasjon og arbeidsmåte... 3 Del II Bygg... 4 2.1 Drifts- og vedlikeholdsrelaterte krav til nye bygg... 4 2.2 Beregning av vedlikeholdsetterslepet, resultater, analyser og forslag til prioritering... 6 2.2.1 Innledning og forutsetninger... 6 2.2.2 Resultater og analyse... 6 2.2.3 Kort vurdering av funn pr bygningsgruppe... 8 2.3 Plan- og styringssystem for framtidig vedlikehold av kommunens bygg... 11 2.3.1 Gjeldende plan- og styringssystem for kommunens formålsbygg... 11 2.3.2 Ressursbruk i andre større kommuner... 11 2.3.3. Valg av standard for drifts- og vedlikeholdsnivå for bygningsmassen... 13 2.3.4. Ny vedlikeholdsstrategi... 14 Del III Uteområder... 16 3.1 Krav til nye anlegg med hensyn til drift og vedlikehold... 16 3.2 Valg av standard for drift og vedlikeholdsnivå... 16 3.3 Beregning av vedlikeholdsetterslepet resultater, analyser og behov... 16 3.3.1 Prosjektorganisering og arbeidsmåte... 16 3.3.2 Metode... 16 3.3.3 Kort vurdering av funn per type uteområde... 17 3.3.4 Total kostnad for istandsetting av uteområdene... 18 3.4 Kostnader for vedlikehold av uteområder ved barnehager, skoler og sykehjem basert på enhetspriser og mengde... 19 3.5 Plan og styringssystem for framtidig vedlikehold av uteområder ved skoler, barnehager og sykehjem... 19 3.5.1 Gjeldene plan og styringssystem... 19 3.5.2 Ny vedlikeholdsstrategi... 20 3.6 Utfordringer for uteområdene... 22 Del IV Oppsummering... 23 1

Del I Innledning 1.1 Hva saken gjelder I denne saken framlegges et forslag til en overordnet strategi for vedlikehold av kommunens bygningsmasse og uteområder i tilknytning til skoler, barnehager og sykehjem. Sentrale elementer i dette arbeidet har vært dokumentasjon av vedlikeholdsetterslep og midler avsatt til vedlikehold sammenholdt med faglige standarder. Samlet sett er dette ment å bidra til at kommunen utnytter sine ressurser på en best mulig og planmessig måte. Dette innebærer bl.a. en ambisjon om at de konklusjonene en kommer fram til, så langt det er mulig kan innarbeides ved revisjon av Handlings- og økonomiplanen. I saken er dokumentert et betydelig vedlikeholdsetterslep både når det gjelder bygg og aktuelle uteområder. Samtidig er midler avsatt til løpende vedlikehold av kommunens bygg altfor lavt til å unngå ytterligere etterslep. En forutsetning for en bærekraftig forvaltning på dette området er en overgang fra kortsiktig investeringsfokus til et langsiktig forvaltningsfokus. Saken er basert på registering av faktistke tilstandsgrader på byggene, og normtall for å oppgradere vedlikehodsetterslepet. Kartleggingen var påkrevd, og er ikke satt i noen sammenheng med sak om bestiller-utfører organiseringen som i større grad handler om drifting av byggene. Bygg er nærmere omtalt i del II, aktuelle uteområder i del III og sammenfattende vurdering og anbefalinger er foretatt i del IV. 1.2 Sakens bakgrunn Lokalt har det ved ulike anledninger vært politisk etterlysning av sak om vedlikeholdsetterslepet. Videre vedtok bystyret 09.05.11 ved behandling av en forvaltningsrevisjonsrapport om eiendomsforvaltning og vedlikehold (sak 37/11) at kommunen skal styrke sitt arbeid med en helhetlig eiendomsstrategi der vedlikehold inngår som et vesentlig element. Sett fra rådmannens side har det lenge vært et behov for å dokumentere tilstand på bygg og aktuelle uteområder som grunnlag for en systematisk vurdering av vedlikeholdsetterslep og løpende bevilgninger til vedlikehold. Arbeidsutvalget i KMU ble orientert om prosjektet i sitt møte 27.11.12. Prosjektet ble hilst velkommen av et samlet arbeidsutvalg. Arbeidsutvalget er videre gitt orienteringer om foreløige resultater bl.a. i mai 2013 1.3 Mandat Hensikten med denne saken er å få laget en overordnet strategi for vedlikehold av kommunens bygningsmasse og uteområder i tilknytning til skoler, barnehager og sykehjem. Mer konkret er kjernen i dette arbeidet som følger: - kartlegge og legge en overordnet plan for å håndtere vedlikeholdsetterslepet. - kartlegge og lage en overordnet plan for vedlikehold 2

- lage et plansystem eller tidshjul, for eksempel over fire år, der bl.a. behandling i aktuelle politiske fora framgår - klarlegge personalmessige og organisatoriske forutsetninger og implikasjoner 1.4 Prosjektorganisasjon og arbeidsmåte Basert på ovenstående mandat er nedsatt en prosjektgruppe med følgende sammensetning: Prosjektgruppen har bestått av: Jostein Førland, prosjektansvarlig Jarl Harry Gjedrem, prosjektleder Stig Wathne, prosjektmedarbeider og sekretær Olav Stredet, forvaltningsansvarlig Jostein Ellingsen, prosjektmedarbeider Torgeir E. Sørensen og Aina Hovden Lunde, begge Park og vei, Odd Kåre Kvelvane, Prosjektavdelingen ved Stavanger eiendom og Ernst Olsen, Drifts- og energiseksjonen ved Stavanger eiendom, samt Belma Covic ved Økonomi drift, har deltatt i dette arbeidet etter behov. Representanter for Oppvekst og levekår og for de som utfører tilsyn i henhold til forskrift om miljørettet helsevern i barnehager og skoler mv. er blitt orientert om arbeidet underveis. Tillitsvalgte har vært involvert etter Hovedavtalens bestemmelser. Kartlegging av vedlikeholdsetterslep for byggene og tilstøtende uteområder er gjennomført av egne ansatte. På grunnlag av denne kartleggingen har ekstern konsulent, Multiconsult, utarbeidet en rapport om vedlikeholdsetterslepet for byggene. (vedlegg 1). For uteområdene har det dessverre ikke vært mulig å benytte seg av et slikt analyseverktøy. Rapport er derfor utarbeidet av egne ansatte. (vedlegg 2). 3

Del II Bygg 2.1 Drifts og vedlikeholdsrelaterte krav til nye bygg Tydelige krav til nybyggene Plan- og bygningsloven og Byggteknisk forskrift (TEK 10) definerer de lovpålagte kravene som stilles til et bygg. Disse kravene er minstekrav for lovlig oppføring av nye bygg. Byggene planlegges og prosjekteres vanligvis for en levetid på mer enn 60 år. Ved prosjektering av et nybygg legger man føringene for byggets egenskaper for hele levetiden. Bla. vil framtidig energiforbruk, byggets CO2- footprint, framtidig vedlikeholdsbehov, fleksibilitet og funksjonalitet påvirkes av valgene som gjøres før byggene tas i bruk. Stavanger kommune stiller i Klima- og miljøplan for Stavanger 2010-2025 allerede høye krav til nybygg med hensyn til energibruk og miljøvennlighet. Kravene er formulert i konkrete prosjekteringsanvisninger for de tekniske fagene. Ved systematiske tiltak kan kommunen hente inn betydelige økonomiske gevinster ved å legge til rette for redusert energibruk. På tilsvarende måte som i Klima- og miljø planen kan det formuleres overordnete krav til vedlikehold/ fleksibilitet. Med en bevisst satsing på kvalitet kan framtidig vedlikeholdsbehov reduseres. Framtidens bygg blir mer og mer komplekse og blir styrt av tekniske installasjoner og systemer. Kravene til bygningene våre har økt enormt i løpet av de siste årene og trolig er en passivhusstandard snart et lovpålagt krav. Mye tyder på at vi til nå har tatt for lite hensyn til denne utviklingen med tanke på prosjekterings- og byggetid og kostnadsrammen. En grundig prosjektering og planlegging av byggefasen er sammen med en god faglig utførelse nøkkelen til at byggene skal fungere godt i hele levetiden.. Ved å gi byggene en mest mulig fleksibel utforming står en bedre rustet til å møte framtidige ønsker om forbedringer og tilpasninger til nye bruks-behov. Byggenes forventede levetid vil være førende for de bygningtekniske kvaliteter som velges. Bygg med kortere levetid vil dermed kunne ha en enklere utførelse. Strategi for å oppnå miljø- og vedlikeholdsvennlige nybygg Bevisste valg og tydelige føringer for dem som prosjekterer et bygg fører til at de spesifikke målene kan nås, for eksempel lav CO2- belastning eller lite vedlikeholdsbehov. Dette forutsetter at også de som bestiller et bygg er klare i bestillingen sin og er villige til å vurdere eventuelt økte byggekostnader opp mot måloppnåelse. Stavanger eiendom har bedre bygg med mindre vedlikeholdsbehov som mål. Dette målet søkes nådd ved at følgende virkemidler blir brukt: Prosjekteringsanvisninger Det skal utvikles en standardisert prosjekteringsanvisning/kravspesifikasjon for alle bygningskategorier Målet er å har en jevn kvalitet i byggene, med mer forutsigbare drifts- og vedlikeholdskostnader. Bruk av LCC- beregninger I nye byggeprosjekter skal livsløpskostnadene vises ved at byggekostnaden vurderes opp mot en langsiktig bruks- og vedlikeholdsverdi. Kvalitetssikringssystem Stavanger eiendom sitt kvalitetssikringssystem oppdateres og forbedres. Prøvedrift 4

Det innføres en prøvedriftsfase for å sikre at de tekniske installasjonene oppfyller funksjonskravene Overtakelse og oppfølging Det skal utvikles bedre rutiner for oppfølging i byggefasen og for overtakelse av bygg. Målet er å bygge 0-feil-bygg. Leverandørene gjøres tydeligere ansvarlige for kvaliteten av leveransen ved overlevering og i garantifasen. Det forutsettes tett samhandling mellom prosjektleder og forvaltningsansvarlig ved planoppstart, ved overlevering og i garantifasen På midlertidige bygg og ombygginger av bygg der det er en formålsmessig bestemt levetid benyttes rutinene så langt de passer. 5

2.2 Beregning av vedlikeholdsetterslepet, resultater, analyser og forslag til prioritering 2.2.1 Innledning og forutsetninger Stavanger eiendom har i februar-mars registrert og vurdert den tekniske tilstanden på 18 bygningskomponenter pr bygg. Alle bygg der vi har normalt ansvar for drift og vedlikehold er tatt med. Totalt 792 bygg med samlet areal på 678 909m2 er tilstandsregistrert. Bygg som har en annen forvaltningsprofil (typisk boligbyggelag og sameier) er utelatt. Her vil husleie for kommunen være rene driftsutgifter som også skal dekke vedlikehold. Enkelte andre bygg som garasjer, uværskur tilfluktsrom m.m. er også utelatt. Tilstandene er innregistrert i MultiMap som er et kalkulasjonsverktøy Multiconsult har utviklet. Dette danner grunnlaget for hele tilstandskartleggingen (vedlegg 1). Her beregnes vektede tilstandsgrader og kostnader med oppgradering til opprinnelig byggstandard. Hovedelementene i kalkulasjonen er kvadratmeter, bygningstype, byggeår og aktuelle tilstandsgrader. Alle kalkylene baseres på samme normtall, og gir kun noenlunde presis informasjon når de leses samlet. På byggnivå er det kun den registrerte tilstandsgraden som er presis. Vi har derfor valgt å utelate de økonomiske størrelsene på detaljert nivå (pr bygg). Et viktig usikkerhetsmoment i sammenligning mellom bygningsgruppene er den menneskelige faktoren. Selv om de bygningsansvarlige har gjennomgått samme opplæring og fått samme instrukser er det hver enkelt fagkunnskap, kompetanse og skjønn som er avgjørende for den tilstandsgraden som fastsettes. Funnene som presenteres i rapporten kan heller ikke benyttes for å beregne noe fremtidig investeringsbehov. Beløpene i rapporten er kun et estimat av avstanden på dagens standard og standard i byggeår. Rapporten gir dermed ingen svar eller estimater på behovet for funksjonsendringer i byggene. 2.2.2 Resultater og analyse Resultatene viser at den samlede vektede teknisk tilstandsgraden er 1,3, som er noe lavere enn et bygningsteknisk ønsket ambisjonsnivå på tilfredstillende standard. Tilstandsgraden er gitt i henhold til Norsk Standard 3424 «Tilstandsanalyse av byggverk» og er et utrykk for i hvilken tilstand en bygg/bygningskomponent befinner seg i forhold til et definert referansenivå. Teknisk tilstand er gradert fra tilstand 0 (beste tilstand) til tilstand 3 (svakeste tilstand). Den estimerte kostnaden til å oppgradere den kartlagte bygningsmassen til tilfredsstillende standard (tilstandsgrad 1) utgjør kr 2,1 mrd og kalles for vedlikeholdsetterslepet. Vedlikeholdsetterslepet synliggjør en underfinansiering over mange år, og har ført til forfall ved flere av kommunens bygninger. Utsatt vedlikehold har blitt akkumulert over tid og fremtvinger større rehabiliteringsprosjekter som er kostnadskrevende. I tillegg til etterslepet kommer økte krav fra brukerne, tilsynsmyndigheter og samfunnet generelt i forhold til funksjonsendringer. Dette gir i sum et betydelig investeringsbehov. 6

Som ytterpunkt nevnes Eiganes skole. Her er investeringsbehovet i HØP kalkulert til kr 325 mill., mens etterslepet i rapporten er kalkulert til 44,3 mill. Den store differansen skyldes nødvendig funksjonsendring og kapasitetsøkning og illustrerer godt at rapporten ikke kan benyttes til å beregne kommunes fremtidige investeringsbehov. Tabell 2.2.2_1 Multiconsults beregning/sammendrag: I tabellen inngår alle bygg som kommunen ivaretar forvaltningen av pr april 2013. Noen av byggene er ikke i bruk, vedtatt solgt eller sikret oppgradering i gjeldende Handlings- og økonomiplan. Dette er korrigert for i tabell 222_2 nedenfor. Tabell 2.2.2_2 Multuconsults beregning fratrukket bygg som ikke er i bruk/rives/erstattes med nybygg Tabellen viser netto vedlikeholdsetterslep for bygg som kommunen skal drifte og vedlikeholde i årene som kommer. I kolonnen lengst til høyre er ført opp de midlene som må til for å bringe de dårligste byggene opp til tilstandsgrad 1. Alle disse byggene har i dag tilstandsgrad 3 (dårligst) på minst en av de vurderte bygningsdelene. 7

I kolonnen nest lengst til høyre er ført opp vedlikeholdsetterslepet for de ulike bygningsgruppene, samlet etterslep er ca 1,8 milliarder. 2.2.3 Kort vurdering av funn pr bygningsgruppe Byggene er her vurdert i henhold til Stavanger eiendoms busjettorganisering, og ikke bygningsteknisk gruppering som i rapporten. Udekket etterslep og tilstandsgrad er hentet fra tabell 2.2.2_2 og prosent FDV er hentet i fra tabell 2.3.3_2 De 3 dårligste byggene oppsummert i hver enkelt kategori er hentet fra Multiconsults diagrammer 3.1 3.9 i vedlagte rapport og korrigert for ikke i bruk/høp/selges. I det følgende er det også vist til Holte Prosjekts kalkulasjonsnøkkel. Denne er nermere definert i kapittel 2.3.3. Skole Samlet tilstandsgrad: 1,2 Kortsiktig udekket etterslep (0-4 år): kr 156 mill. Budsjett FDV ift Holte middels sats: 33% Den store satsingen på rehabiliteringer og nybygg de siste 15 år har bidratt betydelig til å oppnå denne tilstandsgraden. I tillegg avsettes det årlig om lag 6,5 mill. til løpende rehabilitering og utbedring av skoler. I beregning av tilstandsgraden inngår også skolene Kristianlyst og Eiganes. Begge skolene er under utbygging og korrigert for disse vil tilstandsgraden for denne gruppa bli noe bedret. Denne formålsgruppa har desidert størst areal og det er årsaken til at både vedlikeholdsetterslepet er størst her og at fortløpende vedlikehold krever mest budsjettmidler. Årlige, budsjetterte vedlikeholdsmidler er svært lave i forhold til standardsatsene. Denne lave satsingen gjør at en del av avsatte rehabiliteringsmidler (investering) nå omdisponeres til vedlikehold. Det vil være behov for å øke vedlikeholdsmidlene på denne gruppen fremover slik at vi bevarer verdien av siste års rehabiliteringer lengst mulig. De tre dårligste skolene som ikke er innarbeidet i HØP er: Ramsvig, Tastaveden og Revheim. (I tillegg har Madlamark skole spesielt store behov for funksjonsendringer (ATO-avd.). Barnehager Samlet tilstandsgrad: 0,8 Kortsiktig udekket etterslep (0-4 år): kr 6,3 mill. Budjett FDV ift Holte middels sats: 79% Samlet tilstandsgrad for barnehager er isolert sett veldig bra. Tilstandsgraden er i stor grad påvirket av siste års volumendringer og nybygg, samt årlig rehabiliteringsbevilgning på kr 5 mill. Bygningsmessig er det forskjeller mellom barnehagene som må søkes utjevnet. De tre dårligste barnehagene som ikke er innarbeidet i HØP er: Vågen, Stokka, Veden og Vardenes Boliger 8

Samlet tilstandsgrad: 1,65 (omsorg 1,2) Kortsiktig udekket etterslep (0-4 år): kr 59 mill.. + omsorg kr 13 mill. Budjett FDV ift Holte middels sats: 165% (Omsorg 120%) Etterslepet på bolig har hatt fokus både administrativt og politisk, og det er allerede gjennomført en satsing som gjør at tilstanden har hatt en positiv utvikling. Dette begynte med «krisepakken» i 2009/10, og ble videreført med disponering av økte leieinntekter. Fortsatt satsing er imidlertid nødvendig for å nå ønsket standard. Det er viktig å merke seg at tallet for etterslep i Multiconsults kalkyle ligger mye høyere enn det som har blitt meldt i disposisjonsplan for bolig de siste år. Årsaken til dette er at i disposisjonsplanen for boliger er etterslepet enkelt sagt manglende utvendig vedlikehold, mens fremlagte rapport kalkulerer med alle bygningsdeler (som bl.a. vvs og elektro) og gir derfor høyere etterslep ut i fra forventet levealder. De dårligste byggene i kategori bolig er tunge å vedlikeholde og er ikke godt egnet for kommunal utleie. Stavanger eiendom vurderer derfor salg av disse og nyanskaffelse av mer hensiktsmessige boliger. (Jmf KMU sak 12.12.2011) Omsorgsboligene skiller seg ut ved å ha bedre tilstand enn øvrige boliger. Dette skyldes primært mange nybygg i denne gruppen de siste 10 år. Sykehjem Samlet tilstandsgrad: 1,2 Kortsiktig udekket etterslep (0-4 år): kr. 29,6 mill. Budjett FDV ift Holte middels sats: 87% Sykehjemmene er få i antall, men svært kostnadskrevende. Korrigert for tilstanden til Mosheim, Våland og St. Petri som skal fases ut, blir totalen en del bedre. Byggene som var nye på 80 tallet har store utskiftinger på tekniske anlegg foran seg. Arbeidet er påbegynt, men må videreføres. De største utbedringene krever imidlertid nedstenging av bygg og må komme etter at Lervig sykehjem er kommet i drift og beboere kan overføres. De tre dårligste sykehjemmene som ikke er innarbeidet i HØP er: Slåtthaug, Haugåstunet og Sunde Primærhelsebygg Samlet tilstandsgrad: 1,7 Kortsiktig udekket etterslep (0-4 år):kr 25,6 mill. Budjett FDV ift Holte middels sats: 53% Samlet tilstandsgrad på 1,7 påvirkes mye av «Teknikken» på 8600 m2 (1/3 av totalt areal ikke i bruk). Kategorien inneholder ellers mange typer bygg som OSK kontor og Legevakt, og kan vanskelig kommenteres som gruppe. De tre dårligste byggene i denne kategorien er: Grannesveien 40, Kongsgt 47/49 og Lagård dag/natt Bydels og fritidsbygg Samlet tilstandsgrad: 1,5 Kortsiktig udekket etterslep (0-4 år):kr 20 mill. Budjett FDV ift Holte middels sats: 107% Samlet tilstandsgrad 1,5. Bydelshusene har normalverdi på 1,1, mens Tou trekker snittet mye ned med hele 5000 m2 svært slitte lokaler. De tre dårligste byggene som ikke er innarbeidet i HØP: Byhaugkafeen, Vålandstårnet og Kyviksmarka 9

Idrettsbygg Samlet tilstandsgrad: 1,5 Kortsiktig udekket etterslep (0-4 år):kr 41 mill. Budjett FDV ift Holte middels sats: 37% Undersøkelsen bekrefter at etterslepet på idrettsbygg presentert i egen sak til KMU 22.06.10 fremdeles eksisterer. Foruten kostnadskrevende behov for oppgradering av tekniske anlegg (spesielt svømmehaller) viser rapporten også at det står svært dårlig til med garderobeanleggene for uteidretten. 3 dårligste bygg som ikke er innarbeidet i HØP: Hinna bydelsanlegg (garderobe), Turnhallen og Hundvåg bydelsanlegg (garderobe), Kontor og forretningsbygg Samlet tilstandsgrad: 1,4 Kortsiktig udekket etterslep (0-4 år): kr 18,5 mill. Budjett FDV ift Holte middels sats: 44% Kategorien er sammensatt slik at den vanskelig kan kommenteres som gruppe. Normtall for drift og vedlikehold er også lite relevant. Hovedfunn er at Hermetikklabratoriet, Nytorget og Sandvigå 24 er svært dårlige. Brannstasjonene, Norges bank-bygget og Nedre Strandgate 17-21 dårlige, mens Sølvberget med 50% av arealet trekker snittet opp. Administrasjonsbygg Samlet tilstandsgrad: 1,7 Kortsiktig udekket etterslep (0-4 år): Kr 30 mill. Budjett FDV ift Holte middels sats: 113% Gruppen består av fire bygg. Hermetikkfagskolen med tilstandsgrad 2,5 skal selges og må imidlertid ses bort fra. Selv om undersøkelsen viser at Rådhuset (2,0) har en lavere tilstandsgrad enn Olav Kyrres gate 19 (1,5) er det bygningstekniske forhold (spesielt varmesentral og tilstand svømmeanlegg) som tilsier at OK 19 bør rehabiliteres først. 10

2.3 Plan og styringssystem for framtidig vedlikehold av kommunens bygg I denne sakens kapittel 2.2 fremgår det at vedlikeholdsetterslepet for Stavanger kommunes bygg er svært stort. En landsomfattende registrering utført i regi av KS i 2008 viser at etterslepet er tilsvarende stort i de aller fleste av landets kommuner. En reduksjon av etterslepet betinger ytterligere tilførsel av midler til vedlikehold. I denne sammenheng er det viktig at de disponible midlene utnyttes på en rasjonell måte. 2.3.1 Gjeldende plan og styringssystem for kommunens formålsbygg Bygningsmassen som eies av Stavanger kommune, forvaltes, driftes og vedlikeholdes av Stavanger eiendom. For å holde oversikten over den tekniske tilstanden er årlige vedlikeholdsbefaringer forutsatt gjennomført. I tillegg skal ca. ¼ av bygningsmassen gjennomgå en grundigere teknisk vurdering hvert år. Dette rullerer slik at alle byggene skal bli vurdert i løpet av en fireårsperiode. Vedlikeholdsbehovet spilles årlig inn i budsjettprosessen. Det må imidlertid konstateres at Stavanger eiendom bare delvis har maktet å følge opp dette styringssystemet. Årsaken til dette er i hovedsak manglende personellkapasitet og tildels lite brukervennlig FDV system. De siste årene har vedlikeholdsbudsjettet vært stabilt, og justert kun som følge av arealøkning av bygningsmassen. Før arealøkning ble kompensert fikk SE kun tilført en prosentvis økning for å dekke økte FDV-kostnader. Siden 2007 er det heller ikke gitt kompensasjon for prisveksten på bygningsutgifter (i likhet med kommunen for øvrig kun kompensasjon for lønnsvekst). De to siste budsjettårene er det imidlertid gitt en ekstra satsing på verdibevaring. I 2012 ble vedlikeholdsbudsjettet til kommunale boliger styrket med kr 22,5 mill. og i 2013 ble i tillegg vedlikeholdsbudsjettet for alle bygningsgrupper økt med ytterligere kr 5 mill. Selv om det har vært økt fokus og en liten økning av vedlikeholdsbudsjettet, ligger Stavanger svært langt bak det som er Holtes normtall for godt teknisk vedlikehold av bygg. Tidligere års praksis har dermed i stor grad vært å strekke de tilgjengelige midler lengst mulig. Bygningsgruppene har fått tildelt en sum som først har blitt brukt til faste forvaltnings- og driftsutgifter, og de resterende midler er deretter disponert til vedlikehold. 2.3.2 Ressursbruk i andre større kommuner Stavanger kommune brukte i år 2012 kr 675 per kvm i driftsutgifter (FDV- utgifter) eks. avskrivninger til formålsbygg, som var kr 3 mindre per kvm enn ASSS*- gjennomsnittet. Figuren under viser at det er kun Fredrikstad, Bærum og Sandnes kommune som hadde lavere driftsutgifter per kvm enn Stavanger i fjor. I driftsutgifter inngår alle FDV utgifter til formålsbyggene, eks. avskrivninger. 11

Tabell 2.3.2_1 Korrigerte brutto driftsutgifter eks avskrivinger per kvm 2010-2012 ASSS-kommuner ASSS - Aggregerte Styringsdata for f Samarbeidende Storkommuner, ogg består av Fredrikstad, Bærum, Oslo, Drammen, Kristiansand, Sandnes, Stavanger, Bergen, Trondheim og Tromsø. I ASSS-nettverket er det fortsatt noe ulik praksis i henhold til regnskapsføring av forvaltnings- og vedlikeholdsutgifter, slik at figuren under vises med forbehold at enkelte kommuner har ført vedlikeholdsutgifter under driftsutgifter og omvendt. Tabell 2.3.2_2 Forvaltnings-, drifts- ogg vedlikeholdsutgifter pr kvm i 2012. ASSS-kommuner Forvaltning, drift og vedlikeholdd per kvm i 2012 900,0 800,0 700,0 600,0 500,0 400,0 300,0 200,0 100,0 0,0 FRE BÆR OSL Driftsutg per kvm Vedlikehold per kvm Forvaltning per kvm 591,0 23,0 44,0 449,0 74,0 64,0 0,0 0,0 0,0 DRA KRI SAN STAS BER TRD TRØ 549,0 597,0 452,0 525,0 0,0 514,0 664,0 137,0 85,,0 59,0 116,0 0,0 143,0 108,0 73,0 42,,0 47,0 44,0 0,0 100,0 48,0 Det er viktig å påpeke at tallgrunnlaget i ASSS-nettverkett viser anvendelse av budsjettmidler og sammenligner bruken mellom ASSS-kommunene og ASSS-snittet, men m sier ikke noe om hverken «riktig» bruk av midler eller bygningstekniskk behov. 12

2.3.3. Valg av standard for drifts og vedlikeholdsnivå for bygningsmassen Hvis en skal oppnå effektiv endring fra «kortsiktig investeringsfokus til langsiktig forvaltningsfokus» er en avhengig av at det bevilges midler til vedlikehold og utskiftinger gjennom en lengre periode på flere år. For å beregne gjennomsnittskostnader benyttes normtall pr bygningstype. Holte prosjekts kalkulasjonsnøkkel (vedlegg 4) er en anerkjent standard som legges til grunn i denne saken og benyttes også i andre kommuner for å estimere FDV-budsjettbehovet. Denne nøkkelen ajourholdes årlig slik at normale inflasjon og markedsendringer inkluderes. Holte prosjekts kalkulasjonsnøkkel skiller mellom lav, middels og høy sats. lav sats - innebærer kun forefallende vedlikehold. Dette vil gradvis redusere standarden på bygget middels sats - innebærer det vi enkelt kaller «verdibevarende vedlikehold» høy sats innebærer mulighet for utvikling av byggene basert på standardheving og forskriftskrav. (men ikke funksjonsendringer) Tabellen under viser korrigert budsjettbehov* per kvm i henhold til Holte lav, middels og høy sats for de ulike byggingskategorier. For å sammenligne må vi skille mellom det som dekkes av Stavanger eiendom og det som dekkes av kommunens virksomheter. Tabell 233_1 Bygningskategori Holte lav sats m2* Holte middels sats m2* Holte høy sats m2* Skoler 702,93 1 104,98 1 637,88 Barnehager 710,31 1 056,66 1 529,65 Bolig (unntatt BBL/sameie) 240,15 384,82 584,65 Omsorg (bofellesskap) 247,32 385,24 590,21 Sykehjem 196,49 305,51 467,61 Bydels og fritidsbygg 195,15 297,65 455,78 Idrettsbygg 494,04 888,34 1 341,36 Kontor/forretning** 266,07 425,08 668,58 Administrasjonsbygg 599,66 892,20 1 323,39 *Satsene er korrigert slik at de sammenfaller og er sammenlignbare med SE' s budsjettansvar **(utleie foretak Sølvberget, brann, museer, tomme bygg). Dagens forvaltnings-, drifts- og vedlikeholdsbudsjett for bygningsmassen ligger på i alt ca 90 % av Holte lav sats. Dette gjør at bygningsmassen forfaller ytterligere. I tabellen under er det oppgitt dagens budsjettmidler per byggtype og budsjettbehovet for å heve FDV- budsjettmidler opp til Holte middels sats (som forhindrer ytterligere økning av vedlikeholdsetterslepet). Som følge av lave vedlikeholdsmidler blir det årlig omdisponert deler av rehabiliteringsmidler på skoler, barnehager, kontorbygg og sykehjem og institusjoner til vedlikeholdsbehov. Årlige rehabiliteringsmidler til overnevnte bygg-kategorier utgjør om lag kr 20,5 mill. og er ment å dekke ombygging, tilpassing, utbedring, mindre funksjonsendringer og akutt vedlikeholdsbehov 13

Tabell 233_2 Bygningskategori Antall bygg** M2** Budsjett 2013* Holte middels kr Diff. Budsjett Holte mid. Holte middels % Skoler 130 251 081 90 822 000 277 439 483 186 617 483 33 Barnehager 87 53115 44 122 000 56 124 496 12 002 496 79 Bolig (unntatt BBL/sameie) 361 83697 53 148 000 32 208 280 20 939 720 165 Omsorg (bofellesskap) 86 55231 25 484 000 21 277 190 4 206 810 120 Sykehjem 14 54521 14 486 000 16 656 711 2 170 711 87 Primærhelsebygg**** 18 18087 2 943 000 5 525 759 2 582 759 53 Bydels og fritidsbygg 32 18152 5 787 000 5 402 943 384 057 107 Idrettsbygg 36 60399 20 060 000 53 654 546 33 594 546 37 Kontor/forretning*** 26 49860 9 373 000 21 194 489 11 821 489 44 Administrasjonsbygg 4 20735 20 995 000 18 499 767 2 495 233 113 *inkl. rehabiliteringsmidler (sekkeposter investering) **Bygg uten drift eksempelvis Hermetikken og Teknikken er ikke med i beregningen ***(utleie foretak sølvberget, brann, museer, tomme bygg) ****OSK kontorer, dagsenter legevakt hospits m.m. 794 664 878 287 220 000 507 983 664 220 763 664 Deler av kommunens investeringer (rehabiliteringer/oppgradering av slitte bygg) kompenserer for akkumulert vedlikeholdsetterslep. Disse midlene kommer i tillegg til drifts- og vedlikeholdsmidler. En andel av rehabiliteringene blir dermed «kompensasjon» for lave vedlikeholdsmidler relatert til HolteProsjekts normtall. Dette er serlig relevant for skolebygg. 2.3.4. Ny vedlikeholdsstrategi For å kunne snu trenden med økende etterslep må det tilføres mer midler til vedlikehold. Stavanger kommunes økonomiske handlingsrom setter imidlertid begrensninger. En ambisjon om å kunne komme på nivå med Holte middels sats innenfor HØP-perioden anses som urealistisk. Det vil derfor være viktig å sette inn ressurser der det gir best effekt. Det velges å gi oppgradering/økt vedlikehold av de dårligste byggene høyest prioritet. Før det iverksettes vedlikeholdstiltak må følgende vurderes: - er det behov for bygget? - er bygget egnet for brukeren? - annen bruk? - salg? - riving /nybygg? Etter denne vurderingen er gjort prioriteres og finansieres økt vedlikehold slik: Kategori 3 bygg - investeringsmidler Byggene er i så dårlig forfatning at totalrenovering med investeringsmidler er nødvendig. Bør prioriteres igjennom HØP. 14

Kategori 2 bygg driftsmidler + delvis investering Byggene kan her heves til kategori 1 ved hjelp av økte vedlikeholdsmidler. Unntak hvis det er behov for funksjonsendringer. Behandles da som investeringsprosjekt i HØP. Kategori 0 og 1 bygg - driftsmidler Verdibevarende vedlikehold gjennomføres slik at byggene ikke får lavere tilstandsgrad enn 1 Byggenes tilstander og utvikling skal få en tettere oppfølging. På alle bygg skal det gjennomføres en årlig vedlikeholdsbefaring. Her kartlegges tilstand ved visuell inspeksjon og dialog med driftspersonale og virksomheten. I tillegg skal det hvert 4. år på hvert bygg gjennomføres en komplett tilstandsregistrering pr bygningsdel (basert på Norsk standard) Vedlikeholdsbefaringene skal danne grunnlag for en årlig rapport til KMU pr bygningsgruppe. Rapporteringen skal gi en kortfattet oversikt over tilgjengelige budsjettmidler, hva som settes av til faste driftsutgifter og hvilke variable vedlikeholdstiltak som planlegges gjennomført inneværende år. Saken skal også kort redegjøre for virksomhetenes innmeldte behov og gi en status på fjorårets planlagte gjennomføring. Saken legges frem for politisk behandling i mars/april slik at KMU gis en mulighet til å påvirke prioriteringer, og om nødvendig vurdere budsjettmessige tiltak i tertialrapporteinger. Fremtidig oversikt av vedlikeholdsbehov skal være basert på tilstandsregistreringer. Vedlikeholdsplan for inneværende år og gjennomførte vedlikeholdstiltak fra foregående år skal årlig (1. kvartal) rapporteres politisk i en egen vedlikeholds sak for kommunale bygg. 15

Del III Uteområder 3.1 Krav til nye anlegg med hensyn til drift og vedlikehold For å få til gode uteområder med hensyn til både funksjonalitet for brukerne og til drift og vedlikehold er det nødvendig med god planlegging. Park og vei jobber med en ny norm for utearealer som tar for seg planlegging, prosjektering og etablering av parker, lekeplasser, friområder, idrettsanlegg, torg og plasser samt skole- og barnehageanlegg i Stavanger kommune. Normen er delt inn i 4 deler: Krav i reguleringsprosessen, krav i prosjekteringsfasen, tekniske krav og krav ved gjennomføring, overtakelse og etableringsvedlikehold. Det jobbes for å få denne normen interkommunal. Normen er planlagt ferdigstilt i 2013. Det må etableres gode rutiner internt i Stavanger kommune for å oppfylle kravene i normen. 3.2 Valg av standard for drift og vedlikeholdsnivå Alle anlegg som blir driftet og vedlikeholdt av Park og vei skal ligge inne i anleggsregisteret ISY Park. I anleggskortene til hvert enkelt anlegg skal det beskrives mengde og ønsket standard på de ulike elementene i anlegget. Anleggskortene danner grunnlag for bestilling til utfører/entreprenør. Per i dag bestiller Park og vei vedlikeholdet av uteområdene fra Stavanger natur- og idrettsservice (NIS). I bestillingen er det beskrevet mengde og ønsket standard basert på Norsk standard 3420 Beskrivelsestekster for bygg, anlegg og installasjoner. Del Z: Drift og vedlikehold og opplysninger i Park og veis anleggsregister ISY park. Park og vei har årlig til disposisjon kr 6,765 mill. til drift og vedlikehold av uteområdene ved barnehager, skoler og sykehjem. 3.3 Beregning av vedlikeholdsetterslepet resultater, analyser og behov 3.3.1 Prosjektorganisering og arbeidsmåte Stavanger Eiendom og Park og vei har laget analyser for henholdsvis bygg og uteområder hver for seg, men analysene har hatt utgangspunkt i samme mal og det har vært dialog flere ganger i prosjektperioden. Stavanger Eiendom har fått utarbeidet en egen rapport for bygg ved å benytte Multiconsult og analyseverktøyet Multimap. For uteområder har det dessverre ikke vært mulig å benytte seg av et slikt analyseverktøy, da dette ikke eksisterer fra før. Park og vei har derfor gjennomført kartlegging, analyse og skrevet rapport ved hjelp av egne ansatte. 3.3.2 Metode Uteområdene er vurdert ut fra befaringer utført av ansatte i Park og vei i mars 2013, merknader fra de enkelte skolene og barnehagene på fellesbefaringer med Park og vei i løpet av 2012, innkomne svar på spørreskjema til barnehager som ble sendt ut i forkant av kartleggingen, ettersynsrapporter på lekeutstyr ved skoler og barnehager samt andre innkomne merknader fra virksomhetene til Park og vei (blant annet gjennom Varsle om feil (VOF)). 16

Park og vei har valgt å kartlegge 36 ulike elementer på uteområdene og har utviklet tilstandsgrader for uteområdene etter prinsipper i Norsk Standard 3424 Tilstandsanalyse byggverk, da det ikke finnes egne tilstandsgrader for uteområder. Tilstanden er satt fra 0-3, der 1 gjenspeiler god tilstand (grønn), 2 gjenspeiler tilstand med vesentlige avvik (gul) og 3 gjenspeiler dårlig tilstand (rød). Tilstand 0 viser at dette elementet ikke er aktuelt for uteområdet eller ikke tilgjengelig for inspeksjon. Dette skiller seg fra tilstandsgrader for bygg. Se mer utfyllende beskrivelse i vedlagt tilstandsrapport. For å sammenstille resultatene, og kunne sammenligne de ulike uteområdene, har Park og vei foretatt en vekting basert på tilstandsgrad på enkeltelement og omfang av avviket. Videre har uteområdene fått en samlet tilstandsgrad med fargene grønn, gul eller rød i ulike intervaller. Grønn betyr at uteområdene har en god standard med få eller små avvik, gul betyr at det er vesentlig etterslep med flere avvik og rødt betyr at det finnes store mangler som bør prioriteres for utbedring. Park og vei har likevel anbefalt omlegging av noen uteområder som kommer ut med grønn tilstandsgrad. Dette kan bero på at enkeltelementer på uteområdet har et slikt avvik at funksjonaliteten på området er forringet, f.eks. større områder med mangelfull drenering, dårlig terrengforming m.m. Vurderingene i prosjektet er gjort på et overordnet detaljeringsnivå, tilpasset formålet med prosjektet. 3.3.3 Kort vurdering av funn per type uteområde Park og vei har definert ambisjonsnivået for uteområder til tilstandsgrad grønn. Ut fra dette ambisjonsnivået, har en kostnadsberegnet hva det vil koste å istandsette utearealene. Kostnadsberegningene bygger på erfaringspriser, samt type og omfang av avvik. Kostnadsestimatene er grove overslag da en ikke har gått inn i detaljer. For istandsetting av uteområdene er det derfor lagt inn et påslag på 70% på antatt entreprisekostnad for å dekke inn kostnader til konsulenter, administrasjon, prosjektledelse, prosjektering, uforutsette kostnader, prisstigning m.m. De hyppigste problemelementene er drenering, terrengforming, plen/grasbakke, vegetasjon, asfaltflater og terrengrutsjebaner på kunstig haug. Utfyllende informasjon om tilstanden til de enkelte barnehagene, skolene og sykehjemmene finnes i vedlagt rapport. Barnehager Samlet tilstandsgrad: 1,5 (gul) Udekket etterslep: kr 193,1 mill. Utdekket etterslep inkl. omlegging: kr 253,7 mill. 18 barnehager ligger innenfor rød kategori, 32 innenfor gul kategori og 20 innenfor grønn kategori. Analysen har foreslått omlegging av 24 uteområder ved barnehager. Barnehagene som kommer dårligst ut i analysen er Kløvereng barnehage (avd. Sunde), Buøy barnehage og Kampen barnehage. Skoler Samlet tilstandsgrad: 1,4 (gul) Udekket etterslep: kr 85,5 mill.* Utdekket etterslep inkl. omlegging: kr 121,0 mill.* *fratrukket kr 47,7 mill. i Prosjekt skolegård (2013-2016) 16 skoler ligger innenfor rød kategori, 14 innenfor gul kategori og 17 innenfor grønn kategori. Kristianlyst skole er under renovering i 2014 og er ikke tatt med i analysen. I tillegg er flere skoler prioritert i skolegårdsprosjektet i perioden 2013 2016. Summen for dette er trukket i fra totalkostnaden for istandsetting. Analysen har foreslått omlegging av 9 uteområder ved skoler. Skolene som kommer dårligst ut i analysen er Eiganes skole, Hinna ungdomsskole og Vaulen skole. Austbø skole kom også dårlig ut, men her pågår det et prosjekt på uteområdet. Sykehjem Samlet tilstandsgrad: 1,2 (grønn) 17

Udekket etterslep: kr 6,2 mill. Utdekket etterslep inkl. omlegging: Ikke vurdert. To sykehjem ligger innenfor gul kategori og seks innenfor grønn kategori. Analysen har ikke vurdert behov for omlegging av uteområdene for sykehjem, da en ikke har funksjonskrav til disse på samme måte som for skoler og barnehager. Rosendal og Boganes er sykehjemmene som kom dårligst ut i analysen. 3.3.4 Total kostnad for istandsetting av uteområdene Totalsum for istandsetting av uteområdene ved barnehager, skoler og sykehjem er kr 285,6 mill. uten omlegging av utearealene og kr 381,0 mill. dersom en skal omlegge de utearealene som analysen har anbefalt. Denne summen er fratrukket kr 47,7 mill. som er satt av i skolegårdsprosjektet i perioden 2013 2016. Analysen viser at etterslepet per i dag er størst i barnehager. Tabell 3.3.4_1 viser estimert totalkostnad for istandsetting av uteområdene ved skoler, barnehager og sykehjem. For skolegårder er trukket fra egen bevilgning til Prosjekt skolegårder fra totalkostnaden. Tabell 3.3.4_1. Estimerte kostnader for istandsetting av uteområdene ved skoler, barnehager og sykehjem. Estimerte kostnader for istandsetting av uteområder Behov for midler til rehabilitering Behov for midler hvis omlegging av enkelte anlegg Samlet kostnad barnehager 193,84 mill. 253,68 mill. Samlet kostnad skoler (uten prosjekt skolegårder) 133,21 mill. 168,67 mill. Samlet kostnad skoler (fratrukket kr 47,7 mill.* for Prosjekt skolegårder 2013-2016) 85,51 mill.** 120,97 mill.** Samlet kostnad sykehjem 6,24 mill. 6,24 mill. Sum totalt etterslep 333,3 mill. 428,6 mill. Sum totalt etterslep (fratrukket kr 47,7 mill.* for Prosjekt skolegårder 2013-2016) 285,6 mill. 381,0 mill. *inkludert ubenyttede midler fra 2012 **tas ikke med i totalsum, da denne er medregnet i sum over 18

3.4 Kostnader for vedlikehold av uteområder ved barnehager, skoler og sykehjem basert på enhetspriser og mengde Park og vei har årlig til disposisjon kr 6,765 mill. til drift og vedlikehold av uteområdene ved barnehager, skoler og sykehjem. For å finne ut om dette beløpet er tilstrekkelig, har Park og vei innhentet enhetspriser fra Oslo kommune og Stavanger natur- og idrettsservice. Prisene forutsetter at alle anlegg holder standard ved oppstart og er ikke iberegnet kostnaden for oppgradering fra dagens standard til Norsk standard 3420. Prisene er tilpasset anleggstypene skoler, barnehager og sykehjem. Analysen viser det er behov for ca. kr 2,1 millioner i tillegg årlig for å få til et ønsket vedlikehold. Resultatene av beregningene vises i tabell 3.4_1. Tabell 3.4_1. Total kostnad for vedlikehold av uteområder ved barnehager, skoler og sykehjem basert på enhetspriser, mengde og kvalitetsbeskrivelser i Norsk standard 3420.Del Z. Anleggstype Kostnad (kr) for årlig vedlikehold basert på enhetspriser og mengde Barnehager 2,980 mill. Skoler Sykehjem Totalt kostnad (kr) Midler til disposisjon, Park og vei (per 2013) Manglende midler for å holde ønsket vedlikeholdsnivå 5,232 mill. 0,645 mill. 8, 857 mill. 6,765 mill. 2,1 mill. 3.5 Plan og styringssystem for framtidig vedlikehold av uteområder ved skoler, barnehager og sykehjem 3.5.1 Gjeldene plan og styringssystem Park og vei forvalter alle kommunale uteanlegg og områder. Park og vei er en forvaltnings- og bestillerorganisasjon, og driver i tillegg to virksomheter: Stavanger botaniske hage og Stavanger friluftssenter. Ansvaret for forvaltning og bestilling av drift og vedlikehold av de kommunale uteområdene og anleggene, med unntak av veianlegg, ligger til parkseksjonen. I parkseksjonen er det for tiden 11 ansatte, som per nå utgjør ca. 10 årsverk. Herav har ett årsverk ansvar for anleggsregisteret ISY Park, ett årsverk er satt av til kontroll av lekeutstyr på lekeplasser, nærmiljøanlegg, skoler og barnehager og ett årsverk til oppfølging og forvaltning av alle skoler, barnehager, sykehjem, nærmiljøanlegg og lekeplasser (til sammen i underkant av 500 anlegg). For å holde oversikten over den tekniske tilstanden på uteområdene utfører Park og vei kontroll av sikkerheten på lekeplassutstyr (4 g/år), har årlige befaringer på skoler og barnehager sammen med virksomhetene og har dialog med utfører av drift og vedlikehold på anleggene. 19

3.5.2 Ny vedlikeholdsstrategi Forfall av uteområdene pågår kontinuerlig og starter med en gang de tas i bruk. Dersom uteområdene ikke vedlikeholdes og driftes, vil kvaliteten bli dårligere og etter hvert vil det oppstå avvik og funksjonen forringes. Dersom det mangler en definert strategi for vedlikehold, vil en måtte foreta en «brannslukningsstrategi». Dette vil ofte være mer kostbart enn et jevnt og planlagt vedlikehold, og vil etter hvert føre til et vedlikeholdsetterslep. En overordnet strategi for drift og vedlikehold bør kunne relateres til målbare krav. Eventuelle avvik fra kravene kan da avdekkes og resultere i tiltak. Park og vei har lagt til grunn Norsk standard 3420 Beskrivelsestekster for bygg, anlegg og installasjoner. Del Z: Drift og vedlikehold for å beskrive ønsket tilstand og vedlikehold på de ulike elementene på uteområdene. Forslag til vedlikeholdsstrategi for uteområder ved kommunale skoler, barnehager og sykehjem: Mål: Drift og vedlikehold av uteområdene ved skoler, barnehager og sykehjem skal skje på en kostnadseffektiv måte slik at anleggene opprettholder sin funksjon. Anleggene skal oppleves som sikre, velholdte, velfungerende og tilgjengelige. 1. Økte krav ved etablering av nye uteområder for å redusere vedlikeholdsbehovet mest mulig Delstrategier: - I løpet av 2013 vil det utarbeides en norm for opparbeidelse av utomhusanlegg, jf. tidligere avsnitt. - Gjennomgang av interne rutiner for planlegging, godkjenning, ferdigbefaringer, overtakelsesbefaringer og etableringsvedlikehold på uteområder for tilpasning til normen. - Prosjekt for å definere funksjonskrav for uteområder ved sykehjem (tidligst 2015). 2. Dokumentasjon på tilstand av de ulike uteområdene Delstrategier: - Kartlegging av teknisk tilstand på uteområder ved barnehager, skoler og sykehjem. Utført vår 2013. - Ettersynsprogram for sikkerhet på lekeplassutstyr (pågår løpende gjennom året) - Årlige befaringer på uteområdene der Park og vei og virksomheten deltar (er innført på skoler og barnehager, må innføres fra 2014 for sykehjem) 3. Unngå ytterligere etterslep av tilstand på uteområdene Delstrategier: - Det er behov for kr 2,1 mill. ekstra årlig for å kunne drifte og vedlikeholde uteområdene til den standard som er beskrevet. Denne prisen forutsetter at uteområdene allerede er istandsatt. Dette vurderes i kommende handlings- og økonomiplaner. - Det er behov for prosjekter for uteområdene med egne bevilgninger i en 10 års periode. Prioriteringer må gjøres i prosjektene, men uteområder som er foreslått omlagt på grunn av sin dårlige funksjon eller som befinner seg i rød kategori i tilstandsanalysen bør prioriteres først. 20

- Videreføre Prosjekt skolegårder - Oppdatere anleggsregisteret ISY Park (2013/2014) - Drift og vedlikehold etter NS 3420, gjennomgang av standard (påstartet) - Gjennomgang av det som i dag er definert som brukertjenester. Virksomhetene følger opp dette i ulik grad. Mangelfull oppfølging av disse tjenestene kan føre til forringelse og vedlikeholdsetterslep. Dersom brukertjenester skal inn i vedlikeholdet, må dette legges til i den økonomiske rammen til dette formålet. 4. Redusere etterslepet basert på gjennomført kartlegging av tilstanden på de ulike uteområdene Delstrategier: - Det er behov for prosjekter for uteområdene med egne bevilgninger i en 10 års periode. Prioriteringer må gjøres i prosjektene, men uteområder som er foreslått omlagt på grunn av sin dårlige funksjon eller som befinner seg i rød kategori i tilstandsanalysen bør prioriteres først. - Videreføre Prosjekt skolegårder. - Det er behov for kr 2,1 mill. ekstra årlig for å kunne drifte og vedlikeholde uteområdene til den standard som er beskrevet. Denne prisen forutsetter at uteområdene allerede er istandsatt. Dette vurderes i kommende handlings- og økonomiplaner. 5. Vurdere omlegging av de dårligste uteområdene (ev. nedleggelse) Delstrategier: - Uteområder som har havnet i rød kategori eller som er anbefalt omlagt prioriteres ved vurdering i kommende handlings- og økonomiplaner. Omlegging av sykehjem er ikke vurdert i analysen. - Ev. nedleggelse av uteområder må sees i sammenheng med ev. nedleggelse av bygg. 6. Følge uteområdene nøyere gjennom vedlikeholdsbefaring og rapportering en gang i året og en komplett tilstandskartlegging hvert fjerde år Delstrategier: - Ettersynsprogram for sikkerhet på lekeplassutstyr (pågår løpende gjennom året) - Årlige befaringer på uteområdene der Park og vei og virksomheten deltar (er innført på skoler og barnehager, må innføres fra 2014 for sykehjem) - Stikkprøvekontroll av vedlikehold (oppstart 2013 2014) - Kartlegging av uteområdene hvert 4. år etter mal utarbeidet våren 2013 7. Overordnet skisse for mulige bevilgninger, muliggjort bl.a. gjennom streng prioritering av nye bygg eller anlegg som ikke er en del av den grunnleggende infrastrukturen. Delstrategier: Vurderes i kommende handlings- og økonomiplaner. 8. Behov for økt kapasitet og kompetanse for å fange opp økt ambisjonsnivå Delstrategier: Vurderes i kommende handlings- og økonomiplaner. 21

3.6 Utfordringer for uteområdene Kartleggingen og påfølgende analyse viser at det er et stort vedlikeholdsetterslep på uteområdene ved skoler, barnehager og sykehjem. De hyppigste problemelementene er drenering, terrengforming, plen/grasbakke, vegetasjon, asfaltflater og terrengrutsjebaner på kunstig haug. Vedlikeholdsetterslepet er størst i barnehager. Park og vei har i 2013 til disposisjon kr 6,765 mill. til drift og vedlikehold av skoler, barnehager og sykehjem per år. Investeringsmidler per år er for barnehager kr 0,5 mill., Prosjekt skolegårder 11,0 mill. (herav løpende rehabilitering skoler kr 3,0 mill.) og for sykehjem kr 0,0 mill. Dersom drifts- og investeringsmidlene blir holdt på 2013-nivå, vil en få et ytterligere etterslep på uteområdene. Dagens investeringsmidler for barnehager er så lave at disse i hovedsak går til sikkerhetsmessige tiltak på lekeutstyr, gjerder m.m. Det er ikke nok midler til å gjennomføre rehabiliteringer eller omlegginger. For sykehjemmene er det ingen investeringsmidler, slik at her kan det ikke gjøres tiltak utover vanlig drift og vedlikehold. For skolene gir Prosjekt skolegårder muligheter til å gjøre noe med enkeltdeler av skolegårdene, men det er ikke nok midler til en full rehabilitering. Analysen viser at det mangler midler til årlig vedlikehold av arealene. Da flere områder er svært nedslitte, blir det vanskeligere å gjøre et kontinuerlig vedlikehold. Flere midler blir brukt til «brannslukning». Dette er kostbart og fører til at andre oppgaver må nedprioriteres. Noe som igjen fører til økt vedlikeholdsetterslep. Et økende vedlikeholdsetterslep fører til dårligere funksjon på uteområdene, som igjen går ut over brukerne. Deler av uteområder blir sperret av fordi det ikke er midler til nødvendige reparasjoner eller arealene har en slik utforming at de er vanskelig å benytte for brukerne, eks. gruslagte gangveier ved sykehjem. Per i dag kompenseres det ikke automatisk for nye anlegg. Driftsmidlene må derfor fordeles på flere anlegg når det kommer nye til. Oppsummert viser tilstandsanalysen at det er behov for kr 2,1 mill. ekstra årlig for å kunne drifte og vedlikeholde uteområdene til den standard som er beskrevet. Denne prisen forutsetter at uteområdene allerede er istandsatt. I tillegg er det behov for prosjekter for uteområdene ved skoler, barnehager og sykehjem med egne bevilgninger for å istandsette uteområdene. Vurderes i kommende handlings- og økonomiplaner (HØP. 22

Del IV Oppsummering Målsettingen med dette arbeidet har vært å utvikle en verdibevarende vedlikeholdsstrategi for kommunens bygningsmasse og uteområder i tilknytning til barnehager, skoler og sykehjem. Et stort vedlikeholdsetterslep for kommunens bygningsmasse og aktuelle uteområder er dokumentert. En mulig overordnet prioritering for de nærmeste årene er skissert. Videre er dokumentert et stort behov for å styrke bevilgningene til løpende vedlikehold for å unngå et høyere vedlikeholdsetterslep. Siktepunktet er å redusere vedlikeholdsetterslepet til et minimum og å sette av tilstrekkelige midler til vedlikehold for å unngå nytt eller ytterligere etterslep. Tabellarisk kan aktuelle beløp oppsummeres slik: Art Vedlikeholdsetterslep Etterslep som bør prioriteres Behov for økt vedlikehold pr år Bygg kr 1 776 mill. kr 403 mill. kr 220 mill. * Uteområder kr 285 mill. kr 85 mill. kr 2 mill. Sum kr 2 061 mill. kr 488 mill. kr 222 mill. * Basert på Holte-modellen middels sats For ordens skyld presiseres at disse beløpene kommer i tillegg til nåværende bevilgninger. Foruten reduksjon av vedlikeholdsetterslepet og styrking av bevilgningene til løpende vedlikehold foreslås følgende delstrategier: - Økte krav ved nybygg og nye uteområder for å redusere vedlikeholdsbehovet mest mulig - Dokumentasjon av tilstanden på de ulike byggene og uteområdene - Vurdere avhending eller riving av de dårligste objektene (gjelder byggene) - Følge byggene og aktuelle uteområder nøye gjennom vedlikeholdsbefaring og rapportering en gang i året og en komplett tilstandsregistrering hvert fjerde år - Økt kapasitet og kompetanse for å fange opp økt ambisjonsnivå. Stavanger 28.05.13 Jarl Harry Gjedrem Jostein Førland Torgeir E. Sørensen prosjektleder eiendomssjef leder Park og vei Vedlegg: 1. Tilstandskartlegging - Multimap. Rapport fra Multiconsult datert 08.05.13 Med registrerte tilstandsgrader på alle bygningsdeler 2. Kartlegging av vedlikehodsetterslep på uteområder ved barnehager, skoler og sykehjem datert 13.05.13 23