Møteinnkalling Rådmannsutvalget 25.10.2019 BREISTUL I - KRONA Tid: kl 09:00-14:00 TIL: Jon G. Pedersen, Hans Henrik Thune, Rune Antonsen, Rune Engehult, Per Sturla Wærnes, Stine Nyheim Folserås og Wenche Grinderud Annette Finnerud Daglig leder Kongsbergregionen annette.finnerud@kongsbergregionen.no Mob 48166416
INNHOLD Sak 077/19: Godkjenning av møtereferat... 2 Sak 078/19: Presentasjon av Sigdal kommune... 3 Sak 079/19: Info om opplæring innen personvern... 4 Sak 080/19: Samarbeidsavtale -Arkivnettverket... 4 Sak 082/19: Overføring av oppgaver fra prosjekt til kommunene- sak/arkiv... 5 Sak 082/19: Endring i samarbeidsavtale Suks-IT... 6 Sak 083/19: Avslutning, overlevering og ubrukte midler- FF110 Sak/ARKIV... 8 Sak 084/19: Søknader næringsutvikling- til behandling i Regionrådet... 10 Sak 085/19: Fastsetting av mandat for næringssamarbeidet i Kongsbergregionen... 11 Sak 086/19: Informasjon om DigiOrden... 12 Sak 087/19: Innhold Representantskapet 2020... 13 Sak 088/19: Nytt fra sekretæriatet... 15 Eventuelt... 15 Felles bord... 15 Frukt kl. 09:00 og lunch kl. 11:30. SAK 077/19: GODKJENNING AV MØTEREFERAT Referat fra møtet i rådmannsutvalget 27.09.2019 Saksbehandler: Annette Finnerud Referatet fra siste møtet er sendt ut til rådmannsutvalgets medlemmer, samt lagt ut på Kongsbergregionens nettside. Rådmannsutvalget godkjenner møtereferatet fra 27.09.2019
SAK 078/19: PRESENTASJON AV SIGDAL KOMMUNE Forslag til invitasjonsbrev datert 21.10.2019 Saksbehandler: Annette Finnerud I prosessen med ny strategi ble det avklart at kommunene opplever dagens organisering som funksjonell, men kan ta inn flere kommuner dersom det er tilstrekkelig likhet. Regionrådet vedtok før sommeren 2019 at kommunen kan starte uformelle samtaler med Sigdal og Krødsherad kommuner for å se på muligheter ved mulig fremtidig samarbeid. Det har vært avholdt to møter med Sigdal kommune. Et på overordnet nivå og et på mer praktisk/teknisk nivå. Sigdal og Krødsherad er invitert inn som observatører i nettverk og prosjekter høsten 2019, samt at de har vært observatører i Suks-IT siden våren 2019. Det vil fremmes en sak for Regionrådet 5. november om å sende en invitasjon til Sigdal kommune om medlemskap i regionen. Sigdal kommune v/rådmann Jostein Harm inviteres inn til Rådmannsutvalget for å presentere Sigdal kommune for utvalget. Forslag til invitasjonsbrev ligger vedlagt saken. Rådmannsutvalget slutter seg til innholdet i forslaget i invitasjonsbrev og støtter at saken løftes frem til behandling i Regionrådet 05.11.2019
SAK 079/19: INFO OM OPPLÆRING INNEN PERSONVERN Saksbehandler: Jo Jøldal Regionalt Personvernombud presenterer status. Sier litt om opplæring og viser opplæringsvideo rettet mot ledere Tas til orientering SAK 080/19: SAMARBEIDSAVTALE -ARKIVNETTVERKET Forslag til samarbeidsavtale Forslag til Forvaltningsplan Forklarende notat Møtereferat Suks-IT 17.10.2019 Saksbehandler: Ann Kristin Marumsrud (samarbeidsavtale) Britt- Inger Kolset (Uttalelse Suks-It) Rådmannsutvalget vedtok 24.05.19 at arkivnettverket skulle lage et forslag til en samarbeidsavtale. Utkast til denne legges nå frem til Rådmannsutvalget slik at de kan gi eventuelle tilbakemeldinger på denne. Sammen med avtalen ligger et forklarende notat og et utkast til forvaltningsplan. Dokumentene må sees i sammenheng. Rådmannsutvalget vedtok at samarbeidsavtalen skulle til uttalelse i Suks-IT før behandling i Rådmannsutvalget. Det ble gjennomført et ekstramøte den 17.10.2019, der denne ble drøftet. Uttalelsen ligger med som vedlegg. Rådmannsutvalget gir følgende tilbakemelding på utkast til samarbeidsavtale:.
SAK 082/19: OVERFØRING AV OPPGAVER FRA PROSJEKT TIL KOMMUNENE- SAK/ARKIV Saksbehandler: Anne Rygaard Overføringsplan (utkast) Prosjekt «Implementering regional sak/arkivløsning og etablering av digitale arkiver» avsluttes 31.12.19. Det er 2 år og 2 måneder etter at første kommune gikk i produksjon med Elements og 3 måneder etter at siste kommune gikk over til Elements. Det vil også etter nyttår være oppgaver knyttet til drift og forbedring/videreutvikling av både Elements og rutiner knyttet til saksbehandling, møtegjennomføring og arkivering i kommunene. Denne saken belyser hvilke oppgaver som skal overføres løpende fremover til henholdsvis driftsorganisasjoner og ulike nettverk. Drift Når det gjelder driftsoppgaver utarbeides det en overføringsplan. Et utkast er vedlagt saken. Overføringsplanen har tatt utgangspunkt i tidligere beslutninger om at man ønsker å samarbeide om viktige funksjoner for å bedre både kvalitet og sårbarhet og oppnå en del stordriftsfordeler. Det er helt essensielt for en god overføring av kompetanse og oppgaver, at det avklares ansvarsroller i henhold til overføringsplanen. Hvorvidt det er en midlertidig eller permanent rolleavklaring er ikke så viktig, men det er viktig at noen holder i oppgavene og kunnskapen til samarbeidsavtalen for arkivsamarbeid er på plass. Videre forbedringer og utvikling Når det gjelder oppgaver knyttet til videre utvikling og forbedring av både Elements og prosesser anbefaler prosjektet at dette legges til de nettverk hvor dette fornuftig hører hjemme. Det vil for eksempel si at det regionale nettverk for tekniske sjefer får oppgaven med å bestille/koordinere videre utvikling og oppfølging av ebyggesak, eplansak og andre oppgaver knyttet til teknisk sektor. Komtek nettverket ser på integrasjoner og bedre utnyttelse for deres område. Oppvekstnettverket har allerede tatt eierskap til samhandlingen mellom IST og Elements. Arkivnettverket følger opp arkivfunksjonen og har allerede meldt inn ønske om å se på esignering i et videre forløp.
Overføringsplanen vedtas Sekretariatet avklarer tekniske roller direkte med K-IKT Frist for å komme med tilbakemelding på personer på øvrige roller til sekretariatet er onsdag 6. november. Rådmennene vedtar at følgende..skal ha ansvaret for å finne rette personer til de ulike rollene. De ulike fagnettverk må definere og følge opp sine videre regionale oppgaver knyttet til Elements i eget nettverk. SAK 082/19: ENDRING I SAMARBEIDSAVTALE SUKS-IT Saksbehandler: Britt Inger Kolset Samarbeidsavtale SuksIT av 01.05.2010 Beskrivelse av SuksIT revidert av RMU 27.03.15 Felles rutine for anskaffelse av digitale løsninger revidert av RMU 25.01.19 Saken sto på sakslista i Rådmannsutvalg 27.09.2019, men ble utsatt til neste møte SuksIT fikk i møte 16.08.19 presentert Narvik kommunes robotisering av sykefraværsprosessen. I diskusjonen etterpå var det tydelig at dersom kommunene i regionen skal kunne nyttiggjøre seg denne type verktøy og automatisere/robotisere arbeidsprosesser, så vil det forutsette at arbeidsprosessene/rutinene knyttet til bruk av digitale løsninger er tilnærmet like i våre kommuner. Dette forutsetter antakeligvis en harmonisering av «bruken» av enkelte løsninger. I samarbeidsavtalen som ble inngått da kommunene opprettet SuksIT i 2010 (vedlagt) står det i punkt 4: 4. Kommunenes forpliktelser: «Kommunene må oppfylle sine forpliktelser beskrevet i dokumentet «Beskrivelse av permanent IKT Strategi og Utviklingssamarbeid i Kongsbergregionen» herunder krav om regional deltakelse,
harmonisering av planer og anskaffelser og etablering av felles rutiner ved anskaffelser av IKTløsninger». I tiltaksplanen for digitalisering for 2020 2023 som SuksIT legger fram for rådmannsutvalget i september er et viktig satsningsområde de neste 4 årene robotisering og automatisering. For å kunne lykkes med dette er det nå et behov for å tydeliggjøre viktigheten av at det etableres felles rutiner/arbeidsprosesser. For å sikre nødvendig mandat for videre arbeid foreslår SuksIT for rådmannsutvalget at dette må presiseres i punkt 4 i samarbeidsavtalen (referert over) ved å legge til nytt avsnitt på slutten av punkt 4 i avtalen med følgende tekst: «Dette innebærer også at kommunene forplikter seg til å etablere felles rutiner og arbeidsprosesser i nye felles løsninger, og når løsninger som allerede er tatt i bruk skal integreres/automatiseres/robotiseres. Dette for å sikre at kommunene kan hente ut planlagte gevinster ved felles-satsninger og for å sikre effektiv IKT-drift». En slik harmonisering vil også muliggjøre et mye tettere tjenestesamarbeid mellom kommunene i regionen dersom dette er ønskelig. SuksIT besluttet i forrige møte 13.09.19 å legge fram forslag til revidert avtale til rådmannsutvalget for behandling og ny signering. Forslag til ny avtale følger vedlagt. I tillegg ønsker SuksIT at alle regionale nettverk gjøres kjent med revidert samarbeidsavtale raskest mulig etter rådmannsutvalgets behandling. Revidert samarbeidsavtale for SuksIT godkjennes og signeres Alle regionale nettverk gjøres kjent med revidert samarbeidsavtale raskest mulig
SAK 083/19: AVSLUTNING, OVERLEVERING OG UBRUKTE MIDLER- FF110 SAK/ARKIV Saksbehandler: Annette Finnerud ingen Saken var opp i forrige Rådmannsutvalg og det ble vedtatt følgende: Det utarbeides en sak om overføring av oppgaver (i oktober) Ubrukte midler tas opp igjen i oktober Styrkning av arkivfunksjonen med en stilling sees i sammen Denne saken gjelder kulepunkt nr 2. Saksfremlegget er det samme som ble skrevet til forrige møte. Alle kommunene i regionen vil i løpet av høsten 2019 ha tatt i bruk Elements og e-byggesak. Det er gjennomført forprosjekt og hovedprosjekt for å se på muligheten for et formalisert samarbeid innen arkivtjenesten etter bestilling fra Rådmannsutvalg. Det ble i møte 24.05.2019 besluttet at man går for en løsning med samarbeidsavtale og ikke et formalisert samarbeid med felles arbeidsgiverfunksjon i denne omgang. Vedtaket: Rådmannsutvalget mener at den beste løsningen er et formalisert samarbeid, men finner ikke handlingsrom for dette nå. Det opprettes derfor ikke et oppgavefelleskap for arkivsamarbeid nå. Videre føringer er: Det regionale samarbeidet videreutvikles gjennom å bygge videre på arkivnettverket i et nettverkssamarbeid De gjensidige forpliktelsene avklares gjennom en samarbeidsavtale. Nettverket utarbeider et forslag til avtale. Rådmennene tydeliggjør sine forventinger og koordineres seg imellom gjennom rådmannsutvalget Representanter fra rådmannsutvalget deltar på møte i arkivnettverket 05.06.2019 for å drøfte videre prosess
Temaet ble så løftet opp igjen i etterkant av møtet for å se på muligheter til å ompostere midler i regionens rammer for mulig styrkning av arkivfunksjonen. I skrivende stund er fem kommuner godt i gang med bruk av det nye systemet, mens Notodden er midt i utrulling i uke 38 og Kongsberg i uke 40. Erfaring så langt er at kommunene opparbeider seg ulike måter å gjøre oppgaver i systemet på. Det er ikke per nå tatt ut effektiviseringsgevinst som felles systemansvarlig o.l. Sak/arkivsystemet er hovedsystemet i kommunene og andre arbeidsprosesser er avhengig av lik behandling i arkiv for å kunne utnytte fremtidig digitalisering og robotisering. Grunnlaget i arkivsystemet setter premisser for om vi lykkes med andre prosjekter. Ambisjonene knyttet til gevinster bør derfor justeres i henhold til bruk av system. Prosjektet avsluttes 31.12.2019, og det utarbeides en overføringsplan for oppgaver som kommunene overtar fra sekretariatet før avslutning. Dette kommer som egen sak i oktober. Dette gjelder for eksempel: Maler Flyter (saksflyt og dokumentflyt) inkl utvidelse og bruk av metadata og oppgaver Vedlikehold og utvidelse av skriveregel-verktøy Kommunikasjon mot brukerstøtte/evry Koordinering av felles integrasjoner (oppsett og vedlikehold) Etter en gjennomgang av økonomien i prosjektet anslår vi at ubrukte midler vil komme på ca. 1,2 mill kroner. Dette er midler som er avsatt til prosjektet. Det forslås at gjenværende midler benyttes som en støtte ute i kommunene det første året etter utrulling. Dersom kommunene ser behov for å styrke arkivfunksjonen ytterligere anbefales det å gjøre det gjennom budsjettprosessen for 2020.
SAK 084/19: SØKNADER NÆRINGSUTVIKLING- TIL BEHANDLING I REGIONRÅDET Beskrivelse Fylkeskommunale arbeidsplasser i Viken fylke Beskrivelse Test Site Kongsberg Beskrivelse- Fyrtårn Saksbehandler: Annette Finnerud Kongsbergregionen ønsker å sende inn tre søknader om regionale utviklingsmidler fra Buskerud Fylkeskommune. Det er delvis søknad om nye midler, samt omdisponering av tidligere midler det er gitt tilsagn til, der prosjekter er lagt på is (regional næringsplan). Det kan ikke søkes om midler til drift og det krever en egenandel/engeninnsats på 50%. Det er et krav i søknadene at de skal være forankret i kommunene gjennom vedtak i Regionrådet. Saken skal derfor videre til behandling i Regionrådet den 05.11.2019. Søknadene ble vurdert i næringssamarbeidet den 18.10.2019 og fikk positiv tilslutning. 1. Oppfølging fylkeskommunale arbeidsplasser 300 000 kr Dette er videre oppfølging av vedtak fra fellesnemda i Viken om mulig utplassering av fylkeskommunale arbeidsplasser i det nye fylket. Det er tidligere levert levert inn en kort mulighetsbeskrivelse. Det må nå jobbes videre med konkretisering av denne. 2. Testsite Kongsberg- 400 000 kr Søknad om å videreutvikle testarena autonomi fra forprosjekt til hovedprosjekt. Ønsker inn flere deltagere i utviklingen og oppskalering av omfang. 3. Fyrtårn - reiseliv 500 000 første år- 900 000 andre år. Prosjekt som skal løfte frem noen grundere i regionen som kan bli fyrtårn for andre. En blanding av inkubator og mentor program. Rådmannsutvalget støtter seg bak søknadene. Saken sendes videre til Regionrådet
SAK 085/19: FASTSETTING AV MANDAT FOR NÆRINGSSAMARBEIDET I KONGSBERGREGIONEN Mandat datert 18.10.2019 Saksbehandler: Annette Finnerud Næringssamarbeidet i Kongsbergregionen har eksistert siden regionen ble opprettet i 2005. Mange regionsamarbeid ble nettopp dannet med bakgrunn i regional næringsutvikling da dette gav økte muligheter for å få fylkeskommunale næringsutviklingsmidler. Fylkeskommunenes økonomiskes virkemidler har blitt vesentlig redusert i løpet av årene, men nettverket har fortsatt å eksistere, da man har opplever en egenverdi å være i selve nettverket. Nettverket består av følgende: Navn på medlem Stillingsbetegnelse Kommune John Terje Veseth Daglig leder Notodden Utvikling Notodden Tor Helge Flåto Daglig leder Rjukan Næringsutvikling Tinn Stefan Langfors Samfunnsutvikler Hjartdal Terje Halland Næringsrådgiver Nore og Uvdal Espen Berg Omstillingsleder Rollag John Gjæver Pedersen Rådmann Flesberg Ingar Vaskinn Næringssjef Kongsberg Annette Finnerud Daglig leder Kongsbergregionen Daglig leder sitter som medlem for å sikre bindeleddet mellom nettverket og Regionrådet. Revidering av strategi, samt større behov for å tenke regionalt etter ny fylkesinndeling har gitt økt behov for å strukturerer og spisse samarbeidet. Mandatet gir en tydeliggjøring av oppgaver, ledelse og møtestruktur.
Næringssamarbeidet lagte et utkast til mandat 18.10.2019 som ligger vedlagt. Nettverksmandater pleier å bli godkjent av Rådmannsutvalget. Næringsarbeidets oppgaver avviker derimot fra de andre nettverkenes fokus på tjenesteutvikling, og det anbefales at mandatet oversendes i Regionrådet for sluttbehandling. Rådmannsutvalget gir sin tilslutning til mandatet og saken videresendes til Regionrådet. SAK 086/19: INFORMASJON OM DIGIORDEN Saksbehandler: Britt Inger Kolset Tiltaksplan for digitalisering 2018 Kommunene i Kongsbergregionen har i samarbeid med kommunene i Telemark utviklet en digital løsning for å kartlegge kommunenes applikasjonsportefølje og datasett mm. Løsningen skal bidra til at kommunene får oversikt over hva slags informasjon som forvaltes i hvilke systemer og få en oversikt over hvilke digitale løsninger som er i bruk. Løsningen ivaretar anbefalinger fra DIFI vedr. «Orden i eget hus». Utvikling av løsningen er beskrevet i SuksIT s tiltaksplan for digitalisering for 2018. Fylkesmannen i Telemark har tildelt skjønnsmidler til utviklingsarbeidet og kommunene har bidratt med egeninnsats knyttet til blant annet beskrivelse av behov og testing av løsning. Nå er løsningen i fase 1 utviklet og vi ser at også andre kommuner i Norge vil ha nytte av å ta løsningen i bruk. Noen kommuner utenfor Telemark og Kongsbergregionen har allerede gjort det. Kongsbergregionen og Telemarkskommunene har som eiere av koden derfor søkt KS om å overta løsningen og tilby den som en kommunal fellesløsning slik det gjøres med andre løsninger (DIGISOS, DIGIBARNEVERN mm). KommIT-rådet i KS tilsluttet seg søknaden i mai i år. Kongsbergregionen vil på vegne av eierne samarbeide med KS om overføring av løsningen slik at KS overtar forvaltningen tidlig i 2020. I søknaden til KS inngikk også søknad om økonomisk støtte til videreutvikling av løsningen på 4,6 mill kr. Dette finansieres ved at DigiOrden blir en «DIGIFINløsning». Kongsbergregionen vil på vegne av eierne motta tildelingsbrev fra KS på midlene, og følge
opp videre aktiviteter i et utviklingsprosjekt. Utviklingen innebærer forbedringer av funksjonalitet, noe som også våre kommuner vil nyte godt av. DigiOrden passer veldig godt inn i KS eget pågående arkitekturarbeid og kommunenes behov for verktøy for i eget arkitekturarbeid. DigiOrden ble presentert som en ny kommunal fellesløsning på KS ekommune-konferanse 18.10.19. Koordinator for SuksIT hadde en 5-min presentasjon av løsningen på konferansen. I dagens møte gis samme presentasjon for rådmennene. SuksIT vil få en demo av løsningen i neste møte 15.11.19 og status for bruk av løsningen i våre kommuner. Saken tas til orientering SAK 087/19: INNHOLD REPRESENTANTSKAPET 2020 Saksbehandler: Annette Finnerud ingen Regionrådet bør allerede nå begynne å planlegge samling for representantskapet i 2020. Da kan vi tidlig for satt av datoer og planlegge innhold. Regionrådet har to møter før rep.skap. Et i november og et i januar/februar. Endagssamling kontra todagerssamling: Tidligere hadde man todagerssamling, men gikk bort ifra dette på grunn av kostnader og at det vanskelig å avsette to dager. De seneste årene har det vært samling fra ca. kl. 10:00-15:00. I 2020 har vi flere nye politikere og skal gjøre nybrottsarbeid gjennom en felles politisk tiltaksplan. I tillegg kan det være mulig at Sigdal kommune blir en del av regionen i løpet av 2020. Det vil derfor være viktig å ha tilstrekkelig tid til å diskutere og forankre arbeidet. Samtidig er det sosiale blir svært viktig. Under strategiarbeidet kom det også frem fra flere av kommunene at man savnet todagerssamlingen, da det var viktig for kontaktnettverket og
opplevelsen av tilhørighet. Det anbefales derfor at denne første samlingen blir over to dager. Det er satt av midler i budsjettet for 2020 til dette. Forslag til innhold på samlingen: 1. Folkevalgt opplæring- regionens historikk, strategidokumenter, m.m. 2. Presentasjon av de nye Fylkeskommunene- hva tenker de om regioner/kommuner 3. Velkommen til eventuelle nye kommuner. Presentasjon. 4. Nye kommunelov- hva betyr det for de interkommunale oppgavefelleskapene? - Hvordan skal nytt Interkommunalt politisk råd se ut (gruppearbeid) 5. Ny strategi politisk handlingsplan (flere gruppearbeid) - Næringsutvikling - Infrastruktur - Kompetanse Saken løftes også inn i Rådmannsutvalget for innspill. Rådmannsutvalget gir sin tilslutning til forslaget og gir eventuelt innspill
SAK 088/19: NYTT FRA SEKRETÆRIATET Saksbehandler: Annette Finnerud Samling 9.-10. januar Vegkonferanse 18. november Prosjektleder Anne Rygaard har sagt opp sin stilling fra 31.12.2019 Underskriving datahandleravtale Vitec MV (Hjartdal, Kongsberg, Notodden og Tinn) Midler til Alle med er sikret for 2020 Kommende saker i Regionråd (november): Konstituering, budsjett/handlingsplan, valg til Osloregionen, mandat næringssamarbeidet, invitasjon Sigdal kommune, høring tingrettene, E134, søknader fylkeskommunen, tiltaksplan digitalisering, møteplan 2020, tema rep.skap Tas til orientering EVENTUELT Støtte til Telemark ring v/notodden kommune Samarbeid om planer/planstrategi FELLES BORD