Elektronisk meldingsutveksling Erfaringer fra en stor kommune Thea M. Kristensen, rådgiver Helse- og Omsorg Bodø kommune
Kort om foredragsholder Er utdannet sykepleier Har 2 år med IKT-utdannelse Klinisk erfaring som sykepleier fra sykehjem, sykehus og hjemmetjeneste, samt som avdelingsleder i hjemmetjenesten Har jobbet som saksbehandler for kommunale pleie- og omsorgstjenester Jobber nå som rådgiver i Helse- og omsorgsavdelingen i Bodø kommune. Systemansvar for Gerica, og hovedansvar for elektronisk meldingsutveksling
9 sykehjem Bodø kommune Fra 8 60 senger Langtidsplasser 8 institusjoner Korttidsplasser 1 institusjon Rehabiliteringsplasser 1 institusjon Hjemmebaserte tjenester 8 virksomheter Fra 40 600 brukere Totalt ca 1900 brukere Rehabiliteringssenter Tildelingskontor 3
Kort historikk Elektronisk kommunikasjon mot fastleger i 2011 Oppstart med epikriser og labsvar vår 2012 Oppstart prosjekt for PLO-meldinger i oktober 2013 Pilot NLSH frem til 6. januar 2014 gikk da over til ordinær drift på ei avdeling (Ortopedisk avdeling)
Status pr i dag: Mottar og sender meldinger til 11 legekontor 54 leger (1 legekontor gjenstår) Mottar basismeldinger fra NLSH og UNN Epikriser Labsvar Sender elektronisk vederlagstrekk til NAV PLO-meldinger mot NLSH og UNN somatikk, minus Nevrologisk avdeling Pilot for PLO-meldinger fra psykiatrien NLSH var planlagt i mai 2014, men er utsatt 5
Omfang av elektroniske meldinger tall fra mai 2014 Sykehus Mottatt 603 labsvar Mottatt 108 epikriser Sendt og mottatt til sammen 1036 PLOmeldinger Fastleger Sendt og mottatt til sammen 711 meldinger 6
Kort om oppsett Tjenestebasert adressering mellom kommunen og legekontorene Sykepleietjenesten Rehabiliteringstjenesten Legetjenesten Saksbehandlertjenesten Ønske om tjenestebasert adressering mellom Bodø kommune og sykehusene. Utfordring for tjenestestedene å finne «sine» meldinger. 7
Daglig drift og rutiner Tilgangene rollestyres Tilgang til bruker Tilgang til elink-modulen Ansatte med helsefaglig høgskole kan sende/behandle meldinger. Hjelpepleiere har lesetilgang. Den som sender melding har ansvaret for å sjekke at meldingen de sender kommer frem og at de får svar. I tillegg overordnet meldingsansvarlig i hver virksomhet som har ansvar for å overvåke meldingsflyten, at meldingen Systemansvarlig for Gerica har det overordnede 8 ansvaret for meldingsovervåkningen
Våre rutiner og prosedyrer Overordnet rutinebeskrivelse hvordan gjør vi dette i Bodø kommune, stort dokument som beskriver alle leddene og oppgavene Laget «hurtigveiledninger» til å sende og behandle meldinger Interne rutiner i den enkelte virksomheten Ulike rutiner i sykehjem og hjemmetjeneste. 9
De gode erfaringene Tidsbesparende man sender melding når det passer driften best Klarere ansvarsfordeling Mindre rom for usikkerhet rundt kommunikasjon og beskjeder Bedre kvalitet på sykepleierdokumentasjon det vi sender fra oss m være rett og oppdatert til en hver tid Økt forståelse av hva sykehuset trenger av informasjon fra kommunen, og omvendt Bedre samarbeid mellom sykehus og Tildelingskontor Lettere å ha oversikt over hvilke brukere som er inneliggende i sykehus Lettere å få et totalbilde av brukers situasjon når man har kommunikasjonen elektronisk og på en plass i brukers journal 10
Utfordringer Å få gitt de som skal håndtere meldingsutvekslingen den kompetansen de trenger for å ivareta det på en smidig og god måte I kommunen har det vært utfordrende å få de ansatte i sykehjem og hjemmetjeneste til å svare på PLO-meldinger raskt nok Dobbelt system fordi ikke alle postene kommuniserer elektronisk, både telefon og elektroniske meldinger Forespeiling av kommunale tjenester fra postene på NLSH utfordrende både for pasienter, pårørende og saksbehandlere Brukere meldes noen ganger utskrivningsklar sent på dagen Tildelingskontoret opplever at de må etterspørre opplysninger om pasientens problemstillinger og funksjonsnivå, dette gjør at det tar lengre tid før man kommer med et tjenestetilbud når bruker er meldt utskrivningsklar 11
Utfordringer Samarbeidspartnere må også følge opp og gjøre det de skal. F.eks ved oppgraderinger må de huske på å sjekke at vi fortsatt ligger inne som kommunikasjons-partnere Bare bruke de meldingstypene vi har avtale om God og tett dialog om felles rutiner er avgjørende Avhengig av stabil drift Gode rutiner for håndtering og formidling av feil Når meldingsomfanget øker, øker også tiden man bruker på oppfølging av meldinger. Meldinger må følges opp daglig. 12
Viktigste råd Nok tid! Ha basisrutiner på plass før oppstart juster underveis Nok opplæring er viktig Godt samarbeid med alle relevante aktører At man er likeverdige partnere og kommuniserer godt og konstruktivt Lurt å holde jevnlig kontakt etter pilotfasen er ferdig Kombinasjon av helsefaglig og teknisk kompetanse er en fordel på systemansvarsnivå Hos oss har tildelingskontoret vært en suksessfaktor de har den totale oversikten og holder trådene «Dette er fremtiden og et kjempebra system når alle gjør det de skal!» 13
Takk for oppmerksomheten